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Arrêté - 14 ANNEXE1 Convention Service Informatique mutualise CCHB Oloron
Document publié le Mercredi 5 juin 2024 par la commune d'Oloron-Sainte-Marie.
Lien du pdf (Arrêté - 14 ANNEXE1 Convention Service Informatique mutualise CCHB Oloron)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Industrie, Consommateurs,
1
CONVENTION POUR LA CREATION D’UN
SERVICE COMMUN DES SYSTEMES D’INFORMATION
ENTRE
LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU HAUT-BEARN
ET
LA VILLE D’OLORON SAINTE-MARIE
ENTRE
D'une part,
La Communauté de Communes du Haut-Béarn, établissement public de coopération
intercommunale, créée pour une durée illimitée par arrêté préfectoral du vingt-deux juillet deux mille
seize modifié, sise 12 Place de Jaca à Oloron Sainte-Marie (Pyrénées-Atlantiques), représentée par
Monsieur Bernard UTHURRY, Président de ladite communauté, agissant aux présentes, ci-après
désignée la « Communauté »,
ET
D'autre part,
La Ville d'Oloron Sainte-Marie, sise Place Clémenceau à Oloron Sainte-Marie (Pyrénées
Atlantiques), représentée par son Maire, Bernard UTHURRY, agissant aux présentes, ci-après désignée
« la Commune »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L 5211-4
Vu l'avis du Comité Social Territorial de la CCHB en date du 5 juin 2024,
Vu l'avis du Comité Social Territorial de la Ville d'OLORON du 26 juin 2024,
Vu la délibération de la Ville d'OLORON en date du 15 juillet 2024,
Vu la délibération de la CCHB en date du 20 juin 2024. 2
IL A PREALABLEMENT ETE EXPOSE CE QUI SUIT :
Le système d’information est un élément structurant la délivrance de services publics de la Communauté
de Communes du Haut-Béarn et la Ville d'Oloron Sainte-Marie. L’efficience, la sécurisation et la résilience
du système d’information sont une priorité pour les deux collectivités. Dans un marché de l’emploi tendu
et concurrentiel, les deux collectivités ont tout intérêt à recruter et fidéliser des moyens humains
communs en matière de système d’information. La mutualisation est devenue une nécessité dans le
contexte de maîtrise de la dépense publique locale. Elle constitue également un outil précieux pour
améliorer l'efficience de l'action publique et favoriser les économies d'échelle.
En dehors des compétences transférées, le service commun constitue l'outil juridique le plus abouti en
matière de mutualisation.
C'est pourquoi, en application de l'article L 521 1-4.2 du CGCT et par délibérations concordantes des 20
juin et 15 juillet 2024 et la Communauté de Communes du Haut-Béarn et la Ville d'Oloron Sainte-Marie
ont décidé de créer un Service des Systèmes d’Information. (SSI)
CECI ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de déterminer les effets, notamment administratifs et financiers,
de la création d'un service informatique commun.
Article 2 : Identification du périmètre du service commun
2.1 Missions du service commun
Les missions dévolues au service informatique commun sont les suivantes :
• Animer le système d’information mutualisé
o Organiser et mettre en œuvre la gouvernance du système d’information mutualisé entre
la CCHB et la Ville
o Renforcer et développer la sécurité des systèmes d’information propres à la CCHB, à la
Ville et mutualisé (développement d’une charte utilisateur, mise en place de plan
d’action préconisé par le Pack Initial CCHB, ....)
o Communiquer et sensibiliser les services
o Organiser une instance de suivi des projets en liaison avec les services
• Conduire les projets informatiques
o Mettre en œuvre les projets informatiques
o Assister les directions métiers sur le montage de marchés en lien avec le numérique
o Suivre les évolutions technologiques et identifier les opportunités pour la collectivité
• Assurer l’exploitation de l’activité 3
o Maintenir en conditions opérationnelles l’ensemble de l’infrastructure technique
(serveurs, réseaux, systèmes de stockage, équipements divers…), y compris dans le cloud
o Installer, maintenir et dépanner le parc informatique d’un point de vue matériel
(ordinateurs, smartphones, tablettes, copieurs, …) et logiciel (système, application, bases
de données, …)
o Fournir une assistance aux utilisateurs finaux pour résoudre les problèmes
informatiques, les pannes matérielles et les questions techniques, à travers un système
de gestion des incidents
Le périmètre d’application figure en Annexe 1, sous forme d’un lien vers le descriptif cartographique du
système d’information de la CCHB et de la Ville. Le champ d’intervention du service commun porte sur le
système d’information propre à la CCHB, le système d’information propre à la Ville et le système
d’information mutualisé entre les parties.
Ces missions sont assurées par les agents affectés au service commun selon les modalités ci-après.
2.2 Composition du service commun
A sa création, le service commun est composé de 4 agents affectés de plein droit :
1 responsable de service (catégorie A) à 100 % issu de la CCHB
1 technicien (catégorie B) à 100 % issu de la CCHB
1 agent de maîtrise en alternance (catégorie C) à 70% issu de la CCHB
1 agent de maîtrise (catégorie C) à 100% issu de la Ville
A terme, l’organisation cible prévoit 4 agents affectés au service informatique commun, soit :
1 responsable de service (catégorie A) à 100 %
3 techniciens (catégorie B ou C) à 100 %
La liste d'emplois composant le service informatique commun figure en Annexe 2 à la présente
convention.
2.3 Situation des agents transférés au service commun
En application de l'article L 52114-2 du CGCT, le service commun est géré par la CCHB.
Cette gestion implique que les fonctionnaires et agents non titulaires de la CCHB, qui remplissent en
totalité leurs fonctions dans un service ou une partie de service mis en commun sont transférés de plein
droit.
Il est précisé que, s'ils y ont intérêt et que ce mode est retenu, les agents de la Ville transférés conservent
leur régime indemnitaire et leurs avantages acquis collectivement à la date du transfert, en application
de l'article L5211-4-2 du Code général des Collectivités Territoriales.
Une fiche d'impact a été établie afin notamment de décrire les effets de la mise en commun des services
sur l'organisation et les conditions de la rémunération et les droits acquis pour les agents. Cette fiche
d'impact fait l'objet de l'Annexe 3 à la présente convention, laquelle en fait partie intégrante.
Les dispositions réglementaires s'appliqueront au regard des 3 règlements votés en conseil
communautaire les 07 juillet 2021, 24 février 2022 et 20 septembre 2022 sur, respectivement, "la refonte
du temps de travail", "le règlement du temps de travail des services" et "le règlement du télétravail." 4
Article 3 : La gestion du service commun
L'autorité gestionnaire et hiérarchique des fonctionnaires et agents non titulaires qui exercent en totalité
leur fonction dans le service commun est le Président de la CCHB.
Si le service est ainsi géré par le Président de la CCHB qui, dans le cadre de son autorité hiérarchique,
dispose de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination, les
agents affectés au service commun sont placés, en fonction de la mission réalisée, sous l'autorité
fonctionnelle du Président ou du Maire.
Dès lors, le service commun sera géré de la manière suivante :
3.1 Dans le cadre de l'exécution des tâches
Le Président de la CCHB et le Maire établissent un programme prévisionnel annuel des missions
(constitué d’un volet relatif à la gouvernance du système d’information, à la conduite des projets et à
l’activité d’exploitation) qu'ils souhaitent confier au service commun et qu'ils communiquent au
responsable dudit service.
Sur la base de ce programme, le responsable du service établit un programme prévisionnel d'exécution
des tâches confiées.
En cas de difficulté pour établir cette programmation ou pour en maintenir l'exécution dans les délais
prévus, un arbitrage sera réalisé, selon la procédure suivante :
Les directeurs généraux des services (ou leurs adjoints ou le cas échéant, l'autorité hiérarchique
supérieure directe des agents) trouvent un compromis entre les besoins de chacune des deux
collectivités ;
A défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés à trouver une solution, en
lien si nécessaire, avec les élus concernés.
Cette même procédure sera utilisée en cas de conflit de priorité.
Dans l'exécution des tâches confiées, le Président de la CCHB ou le Maire, adresse directement au
responsable du service commun toutes instructions nécessaires. Sur simple demande, ils s'adressent
mutuellement copie de ces actes et informations.
Le Président de la CCHB contrôle l'exécution de ces tâches en tant qu'autorité gestionnaire et hiérarchique
des fonctionnaires et agents non titulaires.
Toutefois, en cas de difficultés dans la gestion ou l'exécution des missions, le Maire pourra adresser au
Président de la CCHB toute remarque ou demande visant à remédier aux difficultés qu'il rencontre,
notamment en matière de respect de la règlementation, des instructions données et de la qualité du
service rendu.
Le Président de la CCHB s'engage à prendre en considération les demandes et remarques formulées, ainsi
qu'à mettre tout en œuvre pour remédier aux difficultés soulevées.
Chaque année, le responsable du service commun dressera un état des recours à son service par
chacune des deux parties qu'il communiquera aux directeurs généraux des services de chaque
collectivité. 5
3.2 Dans le cadre des prérogatives hiérarchiques
L'évaluation professionnelle annuelle des agents exerçant leurs missions dans le service commun relève
de la compétence du Président de la CCHB.
Le pouvoir disciplinaire relève du Président de la CCHB.
La CCHB prend les décisions relatives aux congés annuels des agents du service commun. Elle en informe
la Ville si celle-ci en fait la demande.
Article 4 : Dispositions financières
Le coût du système d’information mutualisé peut se diviser en 2 parties :
- Le coût imputable au service commun,
- Le coût imputable aux services utilisateurs que le système d’information soit mutualisé ou
spécifique à chacune des deux collectivités.
4.1 Détermination des couts imputables au service commun
4.1.1 Fonctionnement
Le coût de fonctionnement du service commun est intégralement pris en charge par les collectivités
bénéficiaires du service selon la définition décrite ci-après, et facturé selon les modalités fixées à
l'article 4.3 ci-après.
Les coûts imputables au service commun se définissent comme suit :
salaires et charges du personnel, renforts ponctuels et stagiaires, assurance statutaire et frais
de visites médicales, corrigés des remboursements de salaires et aides diverses à l'emploi.
charges directement imputables au service pour assurer son fonctionnement (formation,
documentation, utilisation véhicule de service, frais de missions/déplacement, frais de
recrutement, annonces...), prestations extérieures, contrats de service rattachés et frais de
fonctionnement divers (ex : maintenance de logiciels).
Sur la base d’hypothèses valable en 2023, le coût du service commun est modélisé dans la fiche
d’impact en annexe 3.
La clé de répartition des coûts imputables au service commun est la suivante : 60% CCHB – 40 % Ville.
Sous un délai de 24 mois, la commission de gestion du service commun, décrite à l’article 5, se
prononcera sur l’adaptation de cette clé de répartition.
4.1.2 Investissement
Le service commun est doté à son fonctionnement des immobilisations mises à disposition des agents
du service commun par leur collectivité d’origine. Elles le sont pour une valeur nette nulle et
totalement amortie à la constitution du service commun.
Le responsable du service commun aura pour la responsabilité de présenter, à compter de la deuxième
année d’exercice de la convention, un plan d’investissement annuel complémentaire validé par la
commission de gestion du service commun.
La clé de répartition des couts d’investissement du service commun est la suivante : 50% CCHB – 50
% Ville. 6
4.2Détermination des coûts imputables aux services utilisateurs du système d’information
Le coût du service utilisateurs du système d’information est intégralement pris en charge par les
collectivités bénéficiaires du service selon la définition décrite ci-après, et facturé selon les modalités
fixées à l'article 4.3 ci-après.
Les coûts imputables aux services utilisateurs se définissent comme suit :
Infrastructures physiques (serveurs physiques, stockage...) ou logiques (machines virtuelles)
Equipements propres aux utilisateurs (PC, smartphone, tablettes, ...)
Systèmes d’exploitation
Réseaux
Bases de données
Logiciels
Prestations d’intégration (paramétrage, formation, interfaces, …)
Prestation d’assistance et de maintenance
Formation des utilisateurs
Prestations abonnées dans le cadre de service cloud (PaaS, IaaS, SaaS)
La clé de répartition des coûts imputables aux services utilisateurs du système d’information mutualisé
est la suivante :
Ventilées à 100% sur la CCHB pour les solutions exclusivement utilisées par la CCHB
Ventilées à 100% sur la Ville pour les solutions exclusivement utilisées par la Ville
Ventilées entre la CCHB et la Ville pour les solutions mutualisées selon des clés de répartition
à définir au cas par cas et présentées à la commission de gestion du service commun par le
responsable du service commun.
4.3 Modalités de facturation
4.3.1 Modalités de facturation du service commun
La participation financière de la Ville au service commun sera facturée selon les modalités suivantes :
Elaboration d'un état détaillé tenant compte de la clé de répartition (article 4.1), établi pour
le 10 décembre de l'année N, permettant à la Ville et à la CCHB d'intégrer les dépenses et les
recettes à l'exercice N. La période court du 1erdécembre année N-1 au 30 novembre année N.
Emission d’un titre de dépenses par la CCHB vers la Ville du montant validé par les deux
parties.
4.3.2 Modalités de facturation des services utilisateurs
La participation financière de la Ville aux services utilisateurs sera facturée selon les modalités
suivantes :
Dépenses d’investissements :
o Elaboration d'un état détaillé des dépenses d’investissement, tenant compte de la clé
de répartition (article 4.2), à une fréquence à définir
o Emission d’un mandat de dépenses par la CCHB vers la Ville du montant validé par les
deux parties
Dépenses de fonctionnement :
o Elaboration d'un état détaillé des dépenses de fonctionnement, tenant compte de la
clé de répartition (article 4.2), permettant à la Ville et à la CCHB d'intégrer les
dépenses et les recettes à l'exercice N. La période court du 1 er décembre année N-1
au 30 novembre année N.
o Emission d’un mandat de dépenses par la CCHB vers la Ville du montant validé par les
deux parties. 7
Article 5 : Dispositif de suivi du service commun
Un suivi contradictoire annuel de l'application de la présente convention est assuré par une
commission de gestion du service commun composée :
du Directeur Général des Services de la CCHB
du Directeur Général des Services de la Ville
de la DRH CCHB
de la DRH Ville
du Directeur Financier de la CCHB
de la Directrice Financière de la Ville
du responsable du service informatique commun
Cette commission a pour mission :
de réaliser un rapport annuel de la mise en œuvre de la convention qui figurera dans le
rapport annuel sur le schéma de mutualisation présenté au Conseil Communautaire et
sera intégré ou annexé au rapport annuel d'activités de la CCHB visé à l'article L 5211-39,
alinéa 1, du CGCT,
d'examiner les conditions financières de ladite convention, notamment toute évolution
prévisible ou envisagée des effectifs fixés à l'article 2 des présentes et les différentes clés
de répartition envisagées à l’article 4,
d'être force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service informatique
commun.
Le fonctionnement du service informatique commun sera évalué la première année selon un fréquence à
définir entre les parties.
En fonction des résultats et des contraintes de prise en charge, la composition du service commun est
susceptible d'évoluer.
Article 6 : Entrée en vigueur de la convention et durée
Selon le calendrier d’information des agents et des instances paritaires, la présente convention entrera en
vigueur au 1er Septembre 2024 pour une durée d’un an. Elle pourra être renouvelée par reconduction
expresse par périodes successives de trois ans, sauf dénonciation par l'une ou l'autre des parties, avec un
préavis de six mois avant la date d'échéance.
Article 7 : Résiliation
La présente convention peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par simple décision de l'exécutif
de l'une ou l’autre des parties signataires, agissant en vertu d'une délibération exécutoire, notifiée au
moins 6 mois avant l'entrée en vigueur de cette résiliation, 8
Article 8 : Différends et litiges
8.1Différends
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la présente
convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance
juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d'épuisement des voies internes
de conciliation à la mission de conciliation prévue par l'article L 21 1.4 du Code de Justice Administrative.
8.2 Litiges
En cas d'échec des voies amiables de résolution, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur
l'application de la présente convention devra être porté devant la juridiction compétente.
Article 9 : Modification
Toute modification des termes de la présente convention cadre fera l'objet d'un avenant dûment approuvé
par les parties.
A cet égard, il est précisé que l'imputation du coût du service commun sur l'attribution de compensation
pouvant s'avérer avantageux d'un point de vue financier pour les deux collectivités, les parties conviennent
que les modalités de facturation, fixées à l'article 4.3 ci-dessus, pourront être modifiées en conséquence
par voie d'avenant à la présente convention,
FAIT A OLORON STE MARIE, en deux exemplaires originaux, le 15 juillet 2024.
Le Président de la Communauté de Communes du Haut-Béarn
Le Maire de la ville d’Oloron Sainte-Marie ANNEXE 1
PERIMETRE DU SERVICE INFORMATIQUE MUTUALISE
Descriptif détaillé du système d’information de la CCHB : SI de la CCHB
Accès à l’instance Mercator de la CCHB : https://cartosi-cchb.lafibre64.fr
Descriptif détaillé du système d’information de la Ville d’Oloron : SI Ville d'Oloron
Accès à l’instance Mercator de la Ville d’Oloron : https://cartosi-oloron.lafibre64.fr ANNEXE 2
COMPOSITION DU SERVICE DES SYSTÈMES D’INFORMATION
La composition du service informatique commun porte sur les emplois suivants :
Responsable du service - Ingénieur - Catégorie A
Technicien - Catégorie B ou C
Technicien - Catégorie B ou C
Technicien - Catégorie B ou C
Directeur du Service
Informatique et Responsable des
systèmes d'information
Multi-sites
Administrateur
Systèmes et réseaux
Site Ville
Chargé de support
du SI
Site CCHB
Administrateur
systèmes et réseaux
Site CCHB ANNEXE 3
FICHE D’IMPACT
Impact Qualitatif :
- Assurer la continuité du Service Public et notamment le maintien en condition opérationnelle du SI nécessaire à l’exercice des missions
- Accroître la réactivité et le traitement des incidents
- Professionnaliser la gestion du SI en mettant en place une gouvernance et une conduite de projet
- Assurer une meilleure cybersécurité
Impact physique :
Au regard des missions qui seront exercées par chacun des agents du nouveau service informatique
mutualisé, ceux-ci seront physiquement répartis comme suit :
- Partage du responsable de service à mi-temps entre les deux entités : 50% de son activité sera réalisée au sein des locaux de la Communauté de communes, l’autre moitié dans les locaux de la Ville d’Oloron ;
- Le technicien en charge des projets métiers sera quant à lui exclusivement localisé au sein de la CCHB ;
- Le technicien en charge de l’assistance utilisateurs et de la gouvernance des systèmes d’information sera présent dans les locaux de la Ville ;
- Enfin, le technicien en charge de l’administration des systèmes et réseaux pourra être présent sur les deux sites avec une prédominance pour l’Hôtel communautaire.
Il est convenu que la nature des projets à mener pourra ponctuellement modifier ces affectations.
Impact fiche Financière :
Au 1er septembre 2024, l’agent transféré sera très certainement en congés de longue maladie.
Pour pallier un transfert sans agent physiquement présent, il est convenu de lancer le recrutement d’un
technicien contractuel pour une durée de 6 mois, et faisant fonction d’administrateur systèmes et
réseaux.
Le coût de ce remplacement sera intégralement pris en charge par la Ville d’Oloron, de la date du
recrutement jusqu’au 31 décembre 2024.
Au-delà, la situation devra s’apprécier au regard de l’évolution médicale de l’agent titulaire remplacé lors
d’une réunion qui sera programmée courant novembre 2024. Tableaux Théoriques prévisionnels annuels
2024
Clé de répartition
de prise en
charge
CCHB/VILLE
Coût brut
chargé sept.
à déc 2024
Part
CCHB
Sept à déc
2024
Part
Ville
Sept à déc
2024
Responsable service informatique (A)
Ingénieur principal contractuel
60% - 40%
24 963 € 14 816 € 9 877 €
Technicien informatique (B)
Technicien principal de 1ère classe titulaire 17 297 € 10 378 € 6 919 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique principal de 2ème classe titulaire 14 693 € 8 816 € 5 877 €
Technicien informatique (sans catégorie)
Apprenti - salaires 7 132 € 4 279 € 2 853 €
Technicien informatique
Apprenti - frais de formation 5 250 € 3 150 € 2 100 €
Technicien informatique (C)
Rempla.adjoint technique contractuel à/c du 01/09 0% - 100% 11 130 € 0 € 11 130 €
TOTAL sept à
déc 2024 80 195 € 41 439 € 38 756 €
2025
Clé de répartition
de prise en
charge
CCHB/VILLE
Coût annuel
brut chargé
Part
CCHB
Part
Ville
Responsable service informatique (A)
Ingénieur principal contractuel
60% - 40%
71 725 € 43 035 € 28 690 €
Technicien informatique (B)
Technicien principal de 1ère classe titulaire 49 390 € 29 634 € 19 756 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique principal de 2ème classe titulaire 40 765 € 24 459 € 16 306 €
Technicien informatique (C)
Apprenti jusqu’au 30/09 puis NST adjoint technique - salaires 25 529 € 15 317 € 10 212 €
Technicien informatique
Apprenti - frais de formation 15 750 € 9 450 € 6 300 €
Technicien informatique (C)
Rempla.adjoint technique contractuel jusqu’à 02/2025
à définir fin
nov.2024 5 565 €
TOTAL 2025
hors rempla. 203 159 € 121 895 € 81 264 € 2026
Clé de répartition
de prise en
charge
CCHB/VILLE
Coût annuel
brut chargé
Part
CCHB
Part
Ville
Responsable service informatique (A)
Ingénieur principal contractuel
60% - 40%
71 725 € 43 035 € 28 690 €
Technicien informatique (B)
Technicien principal de 1ère classe titulaire (AVE fin fév.2026) 51 160 € 30 696 € 20 464 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique principal de 2ème classe titulaire 40 765 € 24 459 € 16 306 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique titulaire 38 225 € 22 935 € 15 290 €
TOTAL 2026 201 875 € 121 125 € 80 750 € 1
CONVENTION POUR LA CREATION D’UN
SERVICE COMMUN DES SYSTEMES D’INFORMATION
ENTRE
LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU HAUT-BEARN
ET
LA VILLE D’OLORON SAINTE-MARIE
ENTRE
D'une part,
La Communauté de Communes du Haut-Béarn, établissement public de coopération
intercommunale, créée pour une durée illimitée par arrêté préfectoral du vingt-deux juillet deux mille
seize modifié, sise 12 Place de Jaca à Oloron Sainte-Marie (Pyrénées-Atlantiques), représentée par
Monsieur Bernard UTHURRY, Président de ladite communauté, agissant aux présentes, ci-après
désignée la « Communauté »,
ET
D'autre part,
La Ville d'Oloron Sainte-Marie, sise Place Clémenceau à Oloron Sainte-Marie (Pyrénées
Atlantiques), représentée par son Maire, Bernard UTHURRY, agissant aux présentes, ci-après désignée
« la Commune »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L 5211-4
Vu l'avis du Comité Social Territorial de la CCHB en date du 5 juin 2024,
Vu l'avis du Comité Social Territorial de la Ville d'OLORON du 26 juin 2024,
Vu la délibération de la Ville d'OLORON en date du 15 juillet 2024,
Vu la délibération de la CCHB en date du 20 juin 2024. 2
IL A PREALABLEMENT ETE EXPOSE CE QUI SUIT :
Le système d’information est un élément structurant la délivrance de services publics de la Communauté
de Communes du Haut-Béarn et la Ville d'Oloron Sainte-Marie. L’efficience, la sécurisation et la résilience
du système d’information sont une priorité pour les deux collectivités. Dans un marché de l’emploi tendu
et concurrentiel, les deux collectivités ont tout intérêt à recruter et fidéliser des moyens humains
communs en matière de système d’information. La mutualisation est devenue une nécessité dans le
contexte de maîtrise de la dépense publique locale. Elle constitue également un outil précieux pour
améliorer l'efficience de l'action publique et favoriser les économies d'échelle.
En dehors des compétences transférées, le service commun constitue l'outil juridique le plus abouti en
matière de mutualisation.
C'est pourquoi, en application de l'article L 521 1-4.2 du CGCT et par délibérations concordantes des 20
juin et 15 juillet 2024 et la Communauté de Communes du Haut-Béarn et la Ville d'Oloron Sainte-Marie
ont décidé de créer un Service des Systèmes d’Information. (SSI)
CECI ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de déterminer les effets, notamment administratifs et financiers,
de la création d'un service informatique commun.
Article 2 : Identification du périmètre du service commun
2.1 Missions du service commun
Les missions dévolues au service informatique commun sont les suivantes :
• Animer le système d’information mutualisé
o Organiser et mettre en œuvre la gouvernance du système d’information mutualisé entre
la CCHB et la Ville
o Renforcer et développer la sécurité des systèmes d’information propres à la CCHB, à la
Ville et mutualisé (développement d’une charte utilisateur, mise en place de plan
d’action préconisé par le Pack Initial CCHB, ....)
o Communiquer et sensibiliser les services
o Organiser une instance de suivi des projets en liaison avec les services
• Conduire les projets informatiques
o Mettre en œuvre les projets informatiques
o Assister les directions métiers sur le montage de marchés en lien avec le numérique
o Suivre les évolutions technologiques et identifier les opportunités pour la collectivité
• Assurer l’exploitation de l’activité 3
o Maintenir en conditions opérationnelles l’ensemble de l’infrastructure technique
(serveurs, réseaux, systèmes de stockage, équipements divers…), y compris dans le cloud
o Installer, maintenir et dépanner le parc informatique d’un point de vue matériel
(ordinateurs, smartphones, tablettes, copieurs, …) et logiciel (système, application, bases
de données, …)
o Fournir une assistance aux utilisateurs finaux pour résoudre les problèmes
informatiques, les pannes matérielles et les questions techniques, à travers un système
de gestion des incidents
Le périmètre d’application figure en Annexe 1, sous forme d’un lien vers le descriptif cartographique du
système d’information de la CCHB et de la Ville. Le champ d’intervention du service commun porte sur le
système d’information propre à la CCHB, le système d’information propre à la Ville et le système
d’information mutualisé entre les parties.
Ces missions sont assurées par les agents affectés au service commun selon les modalités ci-après.
2.2 Composition du service commun
A sa création, le service commun est composé de 4 agents affectés de plein droit :
1 responsable de service (catégorie A) à 100 % issu de la CCHB
1 technicien (catégorie B) à 100 % issu de la CCHB
1 agent de maîtrise en alternance (catégorie C) à 70% issu de la CCHB
1 agent de maîtrise (catégorie C) à 100% issu de la Ville
A terme, l’organisation cible prévoit 4 agents affectés au service informatique commun, soit :
1 responsable de service (catégorie A) à 100 %
3 techniciens (catégorie B ou C) à 100 %
La liste d'emplois composant le service informatique commun figure en Annexe 2 à la présente
convention.
2.3 Situation des agents transférés au service commun
En application de l'article L 52114-2 du CGCT, le service commun est géré par la CCHB.
Cette gestion implique que les fonctionnaires et agents non titulaires de la CCHB, qui remplissent en
totalité leurs fonctions dans un service ou une partie de service mis en commun sont transférés de plein
droit.
Il est précisé que, s'ils y ont intérêt et que ce mode est retenu, les agents de la Ville transférés conservent
leur régime indemnitaire et leurs avantages acquis collectivement à la date du transfert, en application
de l'article L5211-4-2 du Code général des Collectivités Territoriales.
Une fiche d'impact a été établie afin notamment de décrire les effets de la mise en commun des services
sur l'organisation et les conditions de la rémunération et les droits acquis pour les agents. Cette fiche
d'impact fait l'objet de l'Annexe 3 à la présente convention, laquelle en fait partie intégrante.
Les dispositions réglementaires s'appliqueront au regard des 3 règlements votés en conseil
communautaire les 07 juillet 2021, 24 février 2022 et 20 septembre 2022 sur, respectivement, "la refonte
du temps de travail", "le règlement du temps de travail des services" et "le règlement du télétravail." 4
Article 3 : La gestion du service commun
L'autorité gestionnaire et hiérarchique des fonctionnaires et agents non titulaires qui exercent en totalité
leur fonction dans le service commun est le Président de la CCHB.
Si le service est ainsi géré par le Président de la CCHB qui, dans le cadre de son autorité hiérarchique,
dispose de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination, les
agents affectés au service commun sont placés, en fonction de la mission réalisée, sous l'autorité
fonctionnelle du Président ou du Maire.
Dès lors, le service commun sera géré de la manière suivante :
3.1 Dans le cadre de l'exécution des tâches
Le Président de la CCHB et le Maire établissent un programme prévisionnel annuel des missions
(constitué d’un volet relatif à la gouvernance du système d’information, à la conduite des projets et à
l’activité d’exploitation) qu'ils souhaitent confier au service commun et qu'ils communiquent au
responsable dudit service.
Sur la base de ce programme, le responsable du service établit un programme prévisionnel d'exécution
des tâches confiées.
En cas de difficulté pour établir cette programmation ou pour en maintenir l'exécution dans les délais
prévus, un arbitrage sera réalisé, selon la procédure suivante :
Les directeurs généraux des services (ou leurs adjoints ou le cas échéant, l'autorité hiérarchique
supérieure directe des agents) trouvent un compromis entre les besoins de chacune des deux
collectivités ;
A défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés à trouver une solution, en
lien si nécessaire, avec les élus concernés.
Cette même procédure sera utilisée en cas de conflit de priorité.
Dans l'exécution des tâches confiées, le Président de la CCHB ou le Maire, adresse directement au
responsable du service commun toutes instructions nécessaires. Sur simple demande, ils s'adressent
mutuellement copie de ces actes et informations.
Le Président de la CCHB contrôle l'exécution de ces tâches en tant qu'autorité gestionnaire et hiérarchique
des fonctionnaires et agents non titulaires.
Toutefois, en cas de difficultés dans la gestion ou l'exécution des missions, le Maire pourra adresser au
Président de la CCHB toute remarque ou demande visant à remédier aux difficultés qu'il rencontre,
notamment en matière de respect de la règlementation, des instructions données et de la qualité du
service rendu.
Le Président de la CCHB s'engage à prendre en considération les demandes et remarques formulées, ainsi
qu'à mettre tout en œuvre pour remédier aux difficultés soulevées.
Chaque année, le responsable du service commun dressera un état des recours à son service par
chacune des deux parties qu'il communiquera aux directeurs généraux des services de chaque
collectivité. 5
3.2 Dans le cadre des prérogatives hiérarchiques
L'évaluation professionnelle annuelle des agents exerçant leurs missions dans le service commun relève
de la compétence du Président de la CCHB.
Le pouvoir disciplinaire relève du Président de la CCHB.
La CCHB prend les décisions relatives aux congés annuels des agents du service commun. Elle en informe
la Ville si celle-ci en fait la demande.
Article 4 : Dispositions financières
Le coût du système d’information mutualisé peut se diviser en 2 parties :
- Le coût imputable au service commun,
- Le coût imputable aux services utilisateurs que le système d’information soit mutualisé ou
spécifique à chacune des deux collectivités.
4.1 Détermination des couts imputables au service commun
4.1.1 Fonctionnement
Le coût de fonctionnement du service commun est intégralement pris en charge par les collectivités
bénéficiaires du service selon la définition décrite ci-après, et facturé selon les modalités fixées à
l'article 4.3 ci-après.
Les coûts imputables au service commun se définissent comme suit :
salaires et charges du personnel, renforts ponctuels et stagiaires, assurance statutaire et frais
de visites médicales, corrigés des remboursements de salaires et aides diverses à l'emploi.
charges directement imputables au service pour assurer son fonctionnement (formation,
documentation, utilisation véhicule de service, frais de missions/déplacement, frais de
recrutement, annonces...), prestations extérieures, contrats de service rattachés et frais de
fonctionnement divers (ex : maintenance de logiciels).
Sur la base d’hypothèses valable en 2023, le coût du service commun est modélisé dans la fiche
d’impact en annexe 3.
La clé de répartition des coûts imputables au service commun est la suivante : 60% CCHB – 40 % Ville.
Sous un délai de 24 mois, la commission de gestion du service commun, décrite à l’article 5, se
prononcera sur l’adaptation de cette clé de répartition.
4.1.2 Investissement
Le service commun est doté à son fonctionnement des immobilisations mises à disposition des agents
du service commun par leur collectivité d’origine. Elles le sont pour une valeur nette nulle et
totalement amortie à la constitution du service commun.
Le responsable du service commun aura pour la responsabilité de présenter, à compter de la deuxième
année d’exercice de la convention, un plan d’investissement annuel complémentaire validé par la
commission de gestion du service commun.
La clé de répartition des couts d’investissement du service commun est la suivante : 50% CCHB – 50
% Ville. 6
4.2Détermination des coûts imputables aux services utilisateurs du système d’information
Le coût du service utilisateurs du système d’information est intégralement pris en charge par les
collectivités bénéficiaires du service selon la définition décrite ci-après, et facturé selon les modalités
fixées à l'article 4.3 ci-après.
Les coûts imputables aux services utilisateurs se définissent comme suit :
Infrastructures physiques (serveurs physiques, stockage...) ou logiques (machines virtuelles)
Equipements propres aux utilisateurs (PC, smartphone, tablettes, ...)
Systèmes d’exploitation
Réseaux
Bases de données
Logiciels
Prestations d’intégration (paramétrage, formation, interfaces, …)
Prestation d’assistance et de maintenance
Formation des utilisateurs
Prestations abonnées dans le cadre de service cloud (PaaS, IaaS, SaaS)
La clé de répartition des coûts imputables aux services utilisateurs du système d’information mutualisé
est la suivante :
Ventilées à 100% sur la CCHB pour les solutions exclusivement utilisées par la CCHB
Ventilées à 100% sur la Ville pour les solutions exclusivement utilisées par la Ville
Ventilées entre la CCHB et la Ville pour les solutions mutualisées selon des clés de répartition
à définir au cas par cas et présentées à la commission de gestion du service commun par le
responsable du service commun.
4.3 Modalités de facturation
4.3.1 Modalités de facturation du service commun
La participation financière de la Ville au service commun sera facturée selon les modalités suivantes :
Elaboration d'un état détaillé tenant compte de la clé de répartition (article 4.1), établi pour
le 10 décembre de l'année N, permettant à la Ville et à la CCHB d'intégrer les dépenses et les
recettes à l'exercice N. La période court du 1erdécembre année N-1 au 30 novembre année N.
Emission d’un titre de dépenses par la CCHB vers la Ville du montant validé par les deux
parties.
4.3.2 Modalités de facturation des services utilisateurs
La participation financière de la Ville aux services utilisateurs sera facturée selon les modalités
suivantes :
Dépenses d’investissements :
o Elaboration d'un état détaillé des dépenses d’investissement, tenant compte de la clé
de répartition (article 4.2), à une fréquence à définir
o Emission d’un mandat de dépenses par la CCHB vers la Ville du montant validé par les
deux parties
Dépenses de fonctionnement :
o Elaboration d'un état détaillé des dépenses de fonctionnement, tenant compte de la
clé de répartition (article 4.2), permettant à la Ville et à la CCHB d'intégrer les
dépenses et les recettes à l'exercice N. La période court du 1 er décembre année N-1
au 30 novembre année N.
o Emission d’un mandat de dépenses par la CCHB vers la Ville du montant validé par les
deux parties. 7
Article 5 : Dispositif de suivi du service commun
Un suivi contradictoire annuel de l'application de la présente convention est assuré par une
commission de gestion du service commun composée :
du Directeur Général des Services de la CCHB
du Directeur Général des Services de la Ville
de la DRH CCHB
de la DRH Ville
du Directeur Financier de la CCHB
de la Directrice Financière de la Ville
du responsable du service informatique commun
Cette commission a pour mission :
de réaliser un rapport annuel de la mise en œuvre de la convention qui figurera dans le
rapport annuel sur le schéma de mutualisation présenté au Conseil Communautaire et
sera intégré ou annexé au rapport annuel d'activités de la CCHB visé à l'article L 5211-39,
alinéa 1, du CGCT,
d'examiner les conditions financières de ladite convention, notamment toute évolution
prévisible ou envisagée des effectifs fixés à l'article 2 des présentes et les différentes clés
de répartition envisagées à l’article 4,
d'être force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service informatique
commun.
Le fonctionnement du service informatique commun sera évalué la première année selon un fréquence à
définir entre les parties.
En fonction des résultats et des contraintes de prise en charge, la composition du service commun est
susceptible d'évoluer.
Article 6 : Entrée en vigueur de la convention et durée
Selon le calendrier d’information des agents et des instances paritaires, la présente convention entrera en
vigueur au 1er Septembre 2024 pour une durée d’un an. Elle pourra être renouvelée par reconduction
expresse par périodes successives de trois ans, sauf dénonciation par l'une ou l'autre des parties, avec un
préavis de six mois avant la date d'échéance.
Article 7 : Résiliation
La présente convention peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par simple décision de l'exécutif
de l'une ou l’autre des parties signataires, agissant en vertu d'une délibération exécutoire, notifiée au
moins 6 mois avant l'entrée en vigueur de cette résiliation, 8
Article 8 : Différends et litiges
8.1Différends
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la présente
convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance
juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d'épuisement des voies internes
de conciliation à la mission de conciliation prévue par l'article L 21 1.4 du Code de Justice Administrative.
8.2 Litiges
En cas d'échec des voies amiables de résolution, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur
l'application de la présente convention devra être porté devant la juridiction compétente.
Article 9 : Modification
Toute modification des termes de la présente convention cadre fera l'objet d'un avenant dûment approuvé
par les parties.
A cet égard, il est précisé que l'imputation du coût du service commun sur l'attribution de compensation
pouvant s'avérer avantageux d'un point de vue financier pour les deux collectivités, les parties conviennent
que les modalités de facturation, fixées à l'article 4.3 ci-dessus, pourront être modifiées en conséquence
par voie d'avenant à la présente convention,
FAIT A OLORON STE MARIE, en deux exemplaires originaux, le 15 juillet 2024.
Le Président de la Communauté de Communes du Haut-Béarn
Le Maire de la ville d’Oloron Sainte-Marie ANNEXE 1
PERIMETRE DU SERVICE INFORMATIQUE MUTUALISE
Descriptif détaillé du système d’information de la CCHB : SI de la CCHB
Accès à l’instance Mercator de la CCHB : https://cartosi-cchb.lafibre64.fr
Descriptif détaillé du système d’information de la Ville d’Oloron : SI Ville d'Oloron
Accès à l’instance Mercator de la Ville d’Oloron : https://cartosi-oloron.lafibre64.fr ANNEXE 2
COMPOSITION DU SERVICE DES SYSTÈMES D’INFORMATION
La composition du service informatique commun porte sur les emplois suivants :
Responsable du service - Ingénieur - Catégorie A
Technicien - Catégorie B ou C
Technicien - Catégorie B ou C
Technicien - Catégorie B ou C
Directeur du Service
Informatique et Responsable des
systèmes d'information
Multi-sites
Administrateur
Systèmes et réseaux
Site Ville
Chargé de support
du SI
Site CCHB
Administrateur
systèmes et réseaux
Site CCHB ANNEXE 3
FICHE D’IMPACT
Impact Qualitatif :
- Assurer la continuité du Service Public et notamment le maintien en condition opérationnelle du SI nécessaire à l’exercice des missions
- Accroître la réactivité et le traitement des incidents
- Professionnaliser la gestion du SI en mettant en place une gouvernance et une conduite de projet
- Assurer une meilleure cybersécurité
Impact physique :
Au regard des missions qui seront exercées par chacun des agents du nouveau service informatique
mutualisé, ceux-ci seront physiquement répartis comme suit :
- Partage du responsable de service à mi-temps entre les deux entités : 50% de son activité sera réalisée au sein des locaux de la Communauté de communes, l’autre moitié dans les locaux de la Ville d’Oloron ;
- Le technicien en charge des projets métiers sera quant à lui exclusivement localisé au sein de la CCHB ;
- Le technicien en charge de l’assistance utilisateurs et de la gouvernance des systèmes d’information sera présent dans les locaux de la Ville ;
- Enfin, le technicien en charge de l’administration des systèmes et réseaux pourra être présent sur les deux sites avec une prédominance pour l’Hôtel communautaire.
Il est convenu que la nature des projets à mener pourra ponctuellement modifier ces affectations.
Impact fiche Financière :
Au 1er septembre 2024, l’agent transféré sera très certainement en congés de longue maladie.
Pour pallier un transfert sans agent physiquement présent, il est convenu de lancer le recrutement d’un
technicien contractuel pour une durée de 6 mois, et faisant fonction d’administrateur systèmes et
réseaux.
Le coût de ce remplacement sera intégralement pris en charge par la Ville d’Oloron, de la date du
recrutement jusqu’au 31 décembre 2024.
Au-delà, la situation devra s’apprécier au regard de l’évolution médicale de l’agent titulaire remplacé lors
d’une réunion qui sera programmée courant novembre 2024. Tableaux Théoriques prévisionnels annuels
2024
Clé de répartition
de prise en
charge
CCHB/VILLE
Coût brut
chargé sept.
à déc 2024
Part
CCHB
Sept à déc
2024
Part
Ville
Sept à déc
2024
Responsable service informatique (A)
Ingénieur principal contractuel
60% - 40%
24 963 € 14 816 € 9 877 €
Technicien informatique (B)
Technicien principal de 1ère classe titulaire 17 297 € 10 378 € 6 919 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique principal de 2ème classe titulaire 14 693 € 8 816 € 5 877 €
Technicien informatique (sans catégorie)
Apprenti - salaires 7 132 € 4 279 € 2 853 €
Technicien informatique
Apprenti - frais de formation 5 250 € 3 150 € 2 100 €
Technicien informatique (C)
Rempla.adjoint technique contractuel à/c du 01/09 0% - 100% 11 130 € 0 € 11 130 €
TOTAL sept à
déc 2024 80 195 € 41 439 € 38 756 €
2025
Clé de répartition
de prise en
charge
CCHB/VILLE
Coût annuel
brut chargé
Part
CCHB
Part
Ville
Responsable service informatique (A)
Ingénieur principal contractuel
60% - 40%
71 725 € 43 035 € 28 690 €
Technicien informatique (B)
Technicien principal de 1ère classe titulaire 49 390 € 29 634 € 19 756 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique principal de 2ème classe titulaire 40 765 € 24 459 € 16 306 €
Technicien informatique (C)
Apprenti jusqu’au 30/09 puis NST adjoint technique - salaires 25 529 € 15 317 € 10 212 €
Technicien informatique
Apprenti - frais de formation 15 750 € 9 450 € 6 300 €
Technicien informatique (C)
Rempla.adjoint technique contractuel jusqu’à 02/2025
à définir fin
nov.2024 5 565 €
TOTAL 2025
hors rempla. 203 159 € 121 895 € 81 264 € 2026
Clé de répartition
de prise en
charge
CCHB/VILLE
Coût annuel
brut chargé
Part
CCHB
Part
Ville
Responsable service informatique (A)
Ingénieur principal contractuel
60% - 40%
71 725 € 43 035 € 28 690 €
Technicien informatique (B)
Technicien principal de 1ère classe titulaire (AVE fin fév.2026) 51 160 € 30 696 € 20 464 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique principal de 2ème classe titulaire 40 765 € 24 459 € 16 306 €
Technicien informatique (C)
Adjoint technique titulaire 38 225 € 22 935 € 15 290 €
TOTAL 2026 201 875 € 121 125 € 80 750 €