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unknown - 02 dca2022m12n02 conv oscar clicorvaultlachapellesurerdre
Document publié le Vendredi 18 juin 2021 par la commune d'Orvault.
Lien du pdf (unknown - 02 dca2022m12n02 conv oscar clicorvaultlachapellesurerdre)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Assurance,
CONV_OSCAR_SEV_44_ORVAULT_OrvaultLaChapelleSurErdre_DIACNM
Action Sociale Retraite
Convention tripartite de partenariat pour les Structures évaluatrices dans le cadre des OSCAR
(Offre de Services Coordonnée pour l’Accompagnement de ma Retraite)
Entre les soussignées :
La Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé au Travail des Pays de la Loire, dénommée la Carsat Pays de la Loire,
ci-dessous dénommée la "Caisse",
représentée, en application des articles L 122-1 et R 122-3 du Code de la Sécurité Sociale, par la Directrice Générale, Madame Christelle POISNEUF,
dont le siège est actuellement situé 2 Place de Bretagne - 44932 NANTES Cedex 9,
dûment accréditée à l’effet de passer la présente convention,
d’une part,
et :
Nantes Métropole,
ci-dessous dénommée "Nantes Métropole",
représentée par Madame Johanna ROLLAND, Présidente de Nantes Métropole,
dont le siège est actuellement situé 2 rue de l'Hôtel de Ville - 44094 NANTES Cedex 1,
dûment accréditée à l'effet de passer la présente convention,
et :
Le Centre Communal d'Action Sociale gestionnaire du Centre Local d'Information et de Coordination Orvault-La Chapelle sur Erdre,
ci-dessous dénommé la "Structure évaluatrice",
représenté par Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, Président,
dont le siège est actuellement situé 9 rue Marcel Deniau - CS 70616 - 44706 ORVAULT CEDEX,
dûment accrédité à l’effet de passer la présente convention,
d’autre part,
Vu la Convention d’Objectifs et de Gestion 2018-2022 entre l'Etat et la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse ;
Vu la circulaire CNAV n°2021-21 du 18 juin 2021 relative aux conditions de mise en œuvre du dispositif des OSCAR ;
Vu la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales transférant les compétences de l’Etat en matière de CLIC aux Conseils Départementaux ;
Vu les lois du 27 janvier 2014 relative à la modernisation de l'action publique territoriale et l'affirmation des Métropoles et du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République et la délibération du Conseil Métropolitain du 16 octobre 2016 (délibération n°2016-172) ;
Vu la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et en particulier le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018.
Il est convenu ce qui suit 2/12
Préambule et contexte
Dans le cadre de ses engagements en matière d’action sociale, qui s’inscrivent dans le contexte de la loi de l’adaptation de la société au vieillissement, la Caisse Nationale de l’Assurance Vieillesse (CNAV) se positionne comme un acteur central de la prévention, au service des retraités fragilisés.
L’expérimentation des paniers de services, conduite entre février 2014 et avril 2016, a confirmé ce besoin d’accompagnement des retraités, tout en pointant la réticence de certains d’entre eux à accepter une démarche préventive pour des motifs culturels et sociaux mais aussi financiers.
Riche des enseignements de cette expérimentation, la CNAV a coconstruit avec les Caisses et les administrateurs de la Commission d’Action Sanitaire et Sociale de la CNAV un nouveau dispositif d’aide visant une approche plus globale des besoins des retraités fragilisés : l’Offre de Services Coordonnée pour l’Accompagnement de ma Retraite (OSCAR).
Cette nouvelle génération de plan d’aide, dont la description complète est disponible sur le portail "Partenaires Action Sociale" (PPAS – www.partenairesactionsociale.fr) :
Propose une offre de service élargie, avec une complémentarité des aides individuelles et collectives.
Permet une certaine modularité de l’offre, notamment dans l’attribution de prestations forfaitaires en lien avec l’offre locale.
S'appuie sur une démarche globale visant la hausse de la qualité de services et une meilleure articulation de tous les partenaires autour des retraités.
Ce dispositif cible une meilleure qualité de l'accompagnement au quotidien et favorise la réalisation des prestations de prévention préconisées. Il vise également une plus grande reconnaissance du professionnalisme des partenaires et une meilleure coordination des actions de tous les partenaires autour du retraité, contribuant à une mise en œuvre effective des plans d'aides notifiés et par voie de conséquence une gestion optimisée des opérations comptables et du suivi budgétaire.
Cette convention présente les critères sine qua non de mise en œuvre du partenariat.
Précisions sur l’intervention de Nantes Métropole
Nantes Métropole coordonne l'action des CLIC situés sur son territoire et veille à la cohérence de leurs actions respectives en s'appuyant sur le schéma "personnes âgées" du Département, chef de file de la politique Gérontologique, en application de la délibération n°2016-172 concernant le transfert de compétences départementales.
La signature de la présente convention engage chacun des signataires.
La présente convention devra pouvoir être proposée aux futurs CLIC sur les territoires du département non encore couverts à ce jour. 3/12
Article 1 - Objet de la présente convention
La présente convention a pour objet de fixer les conditions dans lesquelles la Caisse confie à la Structure évaluatrice, pour le territoire défini en annexe (cf. Annexe A de la convention), la mission d’évaluer à leur domicile les besoins de retraités qui sollicitent une aide auprès de la Caisse, d’élaborer, le cas échéant, un OSCAR, de le valoriser en euros et d’en assurer le suivi et, en cas de désignation, d’en réaliser la coordination quand aucun prestataire d'aide à domicile conventionné pour cette mission n'intervient dans la mise en œuvre du plan d'aides.
Cette convention se substitue aux conventions précédemment conclues pour les plans d’aides OSCAR. Les conventions existantes continuent à s’appliquer pour les PAP en cours et seront résiliées, selon les conditions prévues, à l’issue du déploiement complet des OSCAR.
Article 2 - Ensemble conventionnel
La présente convention et ses annexes contiennent tous les engagements des parties les unes à l’égard des autres et forment, à ce titre, un ensemble contractuel.
Les parties s’engagent sur :
Les présentes dispositions.
Ses annexes dans leur version actualisée (les annexes n’ayant pas de hiérarchie entre elles) : Annexe A : Territoire d’intervention
Annexe B : Documents de référence
Annexe C : Informations relatives au dispositif OSCAR
Annexe D : Clauses RGPD
Annexe E : Éléments constitutifs de la demande de conventionnement Annexe F : Revue trimestrielle des habilitations PPAS
Annexe G : Modalités de gestion des cas particuliers
Les annexes visées ci-dessus pourront évoluer dans le temps.
La convention ne peut être modifiée que par un avenant signé par les parties. Les avenants ultérieurs font partie de la convention et sont soumis à l’ensemble des stipulations qui la régissent.
Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir ou de tarder à se prévaloir de l’application d’une clause de la convention ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir de cette clause dans l’avenir.
Article 3 - Critères de conventionnement
La bonne mise en œuvre de l’ensemble des critères de conventionnement pourra faire l’objet d’un contrôle par la Caisse selon les dispositions décrites dans l'Article 6 de la présente convention.
3.1 - Critères généraux
La Structure évaluatrice doit :
Etre équipée d'outils informatiques, d’Internet et s’engager à utiliser les autres outils informatiques mis à disposition par la Caisse pour la gestion et le suivi des dossiers.
Assurer la sécurité des données concernant les personnes âgées. 4/12
Faire preuve d’une très bonne connaissance du contexte local social et médico-social, notamment tenir à jour la liste de l’ensemble des services et actions sur son territoire d’action pouvant intervenir au bénéfice du maintien à domicile et de la prévention de la perte d’autonomie des retraités, et de leurs conditions d’intervention, de façon à renseigner au mieux le retraité et valoriser correctement les prestations dans l’OSCAR.
Etre en relation avec les acteurs locaux intervenant auprès des personnes âgées afin de pouvoir les solliciter dans le cadre de la mise en œuvre de l’OSCAR.
S’assurer que tous ses intervenants connaissent le contexte, les démarches et les différentes étapes de mise en place d’un OSCAR afin d'être en mesure d'en assurer la promotion et la compréhension auprès du bénéficiaire (cf. information et ressources disponibles dans l’espace dédié sur PPAS, flyer à destination du bénéficiaire).
Fournir la totalité des pièces administratives requises à la signature de la convention (cf. Annexe E).
3.2 - Critères de compétence et de professionnalisme des interventions
La Structure évaluatrice veille à respecter les critères suivants relatifs à :
Son fonctionnement :
Elle veille à situer les interventions en complémentarité et coordination avec les autres intervenants et dispositifs.
Elle établit une relation de confiance et de dialogue avec le retraité et son entourage familial et social.
Elle respecte l’intimité des personnes et des familles, leur culture, leur choix de vie, leur espace privé et leurs biens, ainsi que la confidentialité des informations reçues.
Elle respecte les droits et liberté individuels, conformément à l’Article L.311-3 du Code de l’Action Sociale et des Familles tel qu’il est susceptible de s’appliquer à l’intervention d’évaluation.
Elle prend en compte, avec discernement et en fonction de leur pertinence pour la situation d’évaluation, les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées notamment par le Conseil national de l’évaluation sociale et médico-sociale créé à l’Article L.312-8 du Code de l’Action Sociale et des Familles.
Elle interdit aux intervenants, professionnels de l’évaluation, de recevoir des bénéficiaires auprès desquels ils interviennent toute délégation de pouvoir sur les avoirs, biens ou droits, toute donation, tout dépôt de fonds, de bijoux ou valeurs.
Elle contribue à la prévention de la maltraitance.
Elle s’assure de la bonne compréhension par ses intervenants du mode opératoire (cf. Annexe B de la convention) : consignes, tâches à accomplir...
Elle met en place des contrôles internes réguliers.
Elle fournit à la Caisse un organigramme de son effectif (en nombre) en précisant par fonctions les missions, formations, diplômes, expérience acquise dans le domaine, temps de travail et nature du contrat de travail (CDD/CDI) ainsi que le ratio CDD et CDI.
Elle signale à la Caisse tout changement dans la composition de l’équipe d’intervenants.
Elle s’assure des aptitudes des candidats à exercer les emplois d’évaluateurs proposés, elle organise à cette fin son processus de recrutement. 5/12
La formation de ses salariés
Les professionnels de l’évaluation doivent être titulaires d’un diplôme, certificat ou titre délivré par l’Etat ou homologué ou inscrit au répertoire national des certifications professionnelles, attestant de leurs compétences dans le secteur gérontologique, ou médico-social ; à défaut ils doivent disposer d’une expérience professionnelle significative dans ces secteurs et plus particulièrement dans l’évaluation de la perte d’autonomie et de la fragilité (utilisation de la grille AGGIR et de la grille FRAGIRE).
Le personnel d’encadrement de la Structure évaluatrice justifie de compétences managériales, qui lui permettent d’assurer le fonctionnement de la Structure évaluatrice dans le respect des exigences de la Caisse pour la prestation confiée, de coordonner les interventions et de développer le travail en réseau.
Les professionnels de l’évaluation sont soutenus et accompagnés dans leur pratique professionnelle par différents moyens, notamment via la participation systématique aux formations et réunions d’échange de pratiques planifiées par la Caisse.
3.3 - Critères spécifiques à l’exercice de la fonction de coordination
Dans certaines situations validées par la Caisse, la Structure évaluatrice pourra être amenée à exercer la fonction de coordination qui implique la réalisation des 3 missions suivantes :
Assurer un suivi personnalisé du retraité.
Orienter le retraité dans ses choix et favoriser / faciliter la mise en œuvre des prestations.
Informer les partenaires en cas de changement de la situation.
Afin de pouvoir remplir ces 3 missions de coordination prévues dans le cadre d’OSCAR, il est nécessaire que la Structure évaluatrice :
Possède une bonne connaissance du contexte local, social et médico-social correspondant au public auquel elle s’adresse, et dispose d’un ancrage partenarial facilitant la bonne mise en œuvre de l’ensemble des prestations.
Dispose de personnel dédié et formé à la coordination et au suivi.
Soit en capacité d’assurer une fonction de veille en mettant en place un dispositif de suivi individualisé de l’intervention en accord avec le bénéficiaire afin :
de détecter les besoins d’évolution des prestations préconisées,
d'informer la Caisse et le prestataire de service en cas de changement de situation du bénéficiaire.
Article 4 - Engagements réciproques
4.1 - Engagements de la Structure évaluatrice
4.1.1 - Réalisation d'une prestation pour le compte de la Caisse
4.1.1.1 – Evaluation des besoins
A la demande de la Caisse et dans les conditions définies par celle-ci, la Structure évaluatrice réalise une évaluation des besoins des retraités à leur domicile. L’évaluation des besoins des retraités s’effectue :
sur la base d’une commande spécifique préalablement transmise par PPAS, adressée par la Caisse à la Structure évaluatrice, faisant figurer les données individuelles nécessaires à son intervention (nom du retraité, âge, tranche de revenus…) ;
sur la base des outils d’évaluation transmis par la Caisse ; 6/12
au domicile du retraité, puis elle est transmise à la Caisse de façon dématérialisée via PPAS dans les délais suivants :
pour les dossiers de première demande : 25 jours maximum entre la commande d’évaluation par la Caisse et la transmission de l’évaluation par la Structure évaluatrice ;
pour les réexamens : la transmission de l’évaluation doit être réalisée 1 mois avant l’échéance de la prise en charge ;
au moyen du dossier national d’évaluation et en suivant les bonnes pratiques définies dans le mode opératoire remis par la Caisse à la Structure évaluatrice.
sur le département de la Loire-Atlantique (cf. Annexe A de la convention), pour les retraités du Régime Général ou de la Fonction Publique d'Etat. Sont exclus du périmètre les retraités relevant de l'ex-régime des Travailleurs Indépendants.
4.1.1.2 – Connaissance de l'offre de services
La Structure évaluatrice s’engage à promouvoir OSCAR auprès de l’assuré, en présentant les objectifs visés par cette nouvelle offre, les évolutions apportées par rapport au dispositif existant et en soulignant les avantages pour le retraité.
En outre, afin de préconiser des services adaptés et diversifiés lors de l’entretien d’évaluation, la Structure évaluatrice s’engage à ce que chaque évaluateur vérifie qu’il a à sa disposition toutes les informations nécessaires concernant l’offre de services locale.
L’évaluateur doit notamment :
disposer de la dernière version du recensement des prestataires conventionnés avec la Caisse et compétents sur sa zone d’intervention, pour communiquer au retraité la liste intégrale des prestataires conventionnés afin que le libre choix s’exerce pleinement ;
recenser les prestataires non-conventionnés par la Caisse, susceptibles de réaliser les prestations du plan d’aides dans sa zone d’intervention et en informer la Caisse ;
se tenir informé des actions de prévention organisées sur sa zone d’intervention par la Caisse ou en inter-régimes ou par tout autre organisme financé par elle ou pas et inciter la personne évaluée à y prendre part.
4.1.1.3 – Elaboration du plan d’aides OSCAR
L’évaluateur élabore et propose, en fonction des besoins du retraité pour son maintien à domicile, le plan d’aides OSCAR tel que prévu par la circulaire CNAV n°2021-21 du 18 juin 2021.
Celui-ci doit respecter les principes suivants :
préconiser des aides en adéquation avec les besoins identifiés du retraité ;
tenir compte de l’offre de services existante ;
veiller à ce que le total des préconisations ne dépasse pas les plafonds fixés pour les différentes familles des prestations dans la circulaire CNAV n°2021-21 du 18 juin 2021, ou dans les circulaires de mise à jour correspondantes ;
proposer et aider au choix de prestataires pour la mise en œuvre du plan d’aide ;
identifier le coordinateur en laissant le choix au retraité parmi les acteurs éligibles. 7/12
4.1.1.4 – Valorisation indicative du plan d'aides OSCAR
Avant de valoriser le plan d’aides, la Structure évaluatrice relève pour transmission à la Caisse les changements non-détectés lors de la prise de rendez-vous (bénéficiaire d’une APA à compter de telle date, demande d’APA en cours, refus d’APA, changement de situation familiale, etc…). Elle note également le revenu brut global et les revenus complémentaires.
Une fois le plan d’aides élaboré, la Structure évaluatrice procède à sa valorisation, c’est-à- dire à l’estimation chiffrée du coût global du plan en distinguant la part qui sera prise en charge par la Caisse du reste à payer par le retraité. Cette valorisation s’effectue en tenant compte des conditions financières fixées par la Caisse.
Ces éléments sont expliqués au retraité. Pour appuyer son propos, la Structure évaluatrice lui remet une fiche personnalisée reprenant la proposition de plan d’aides et décrivant, pour chaque service proposé dans le plan d’aides, le mode de paiement qui sera retenu par la Caisse (tiers payant ou forfait), ainsi que les démarches à effectuer pour la mise en œuvre du plan d’aides.
La Structure évaluatrice doit indiquer au retraité que la Caisse se réserve le droit d’attribuer ou non les services préconisés. Le retraité devra donc attendre la notification de son plan d’aides, qui seule vaudra engagement de la Caisse pour le financement des services proposés.
A l’issue de la visite, la Structure évaluatrice s’engage à remettre au retraité :
Les brochures et plaquettes d’offre de services en matière d’action sociale et de prévention de sa Caisse.
Tout document permettant au retraité de connaître l’offre de services ainsi que l’offre de prévention de son secteur (plaquette des offres de service de sa caisse de retraite, livrets de prévention sur le Bien Vieillir, etc…).
4.1.1.5 – Contribution de la Structure évaluatrice au suivi
La Structure évaluatrice s’engage à :
faciliter la mise en œuvre du plan d’aides,
reprendre contact avec le retraité au terme de 4 mois, afin d’évaluer l’adéquation du plan d’aides préconisé aux besoins du bénéficiaire et vérifier la mise en œuvre des prestations. En lien avec la personne évaluée ou sa famille, il appartient à l’évaluateur de déterminer et de hiérarchiser le mode de suivi
une simple mise en relation avec les partenaires dans le respect du libre choix ;
un entretien téléphonique avec la personne pour les premières demandes, dans les premiers mois de la mise en œuvre du plan d'aides ;
une visite à domicile pour les personnes fragilisées dont les modalités pratiques et financières doivent être définies en lien avec la Caisse.
signaler au coordonnateur du plan d’aides OSCAR le cas échéant et à la Caisse (en utilisant les outils mis à disposition par la Caisse), toute information concernant la situation du retraité susceptible d’entraîner la révision du plan d’aides OSCAR ou un réexamen de ses besoins ;
mettre en œuvre ses compétences en matière de travail en réseau, afin de faciliter la mise en œuvre effective auprès du retraité du plan d’aides OSCAR tel qu’il aura été validé par la Caisse, avec le coordinateur du plan d’aides OSCAR lorsqu’il y en a un. 8/12
4.1.1.6 – Accompagnement des retraités
En réalisant l’évaluation, la Structure évaluatrice doit sensibiliser le retraité à la prévention des risques et aux actions à mener pour préserver son autonomie et favoriser le Bien Vieillir, tel que décrit dans le mode opératoire de l’évaluateur disponible sur le portail PPAS.
4.1.2 – Compétences et professionnalisme des évaluateurs
La Structure évaluatrice s’engage à dépêcher auprès des retraités dont l’évaluation des besoins lui est confiée, des évaluateurs dont la compétence et le professionnalisme correspondent aux exigences de la Caisse (cf. Article 3.2).
4.1.3 – Respect des réglementations en vigueur
La Structure évaluatrice respecte les réglementations en vigueur, en particulier eu égard à ses obligations fiscales et sociales, aux autorisations et attestations délivrées par les pouvoirs publics dont elle a besoin pour exercer et à ses obligations de formation de son personnel.
4.1.4 – Clause de confidentialité
Le partage d'informations strictement nécessaires au suivi social ou médico-social s'exerce dans les conditions prévues par l'Article L.1110-4 du Code de la Santé Publique ou l'article L. 226-2-2 du Code de l'Action Sociale et des Familles.
4.1.5 – Coordination
Dès lors qu’elle assume la fonction de coordination valorisée par la Caisse pour un plan d’aides diversifié (au moins 3 prestations parmi les heures d’accompagnement et prévention, le forfait prévention ou l’orientation vers les dispositifs de prévention), la Structure évaluatrice s’engage sur la durée de l’OSCAR à assurer les missions de coordination et à réaliser les engagements suivants :
Mission 1 - Assurer un suivi personnalisé du retraité
Assurer un suivi régulier avec le retraité : point d’étape 2 mois après la visite initiale puis 6 mois après la visite initiale, a minima par téléphone.
Réaliser un point d’étape supplémentaire en cas d’évolution de la situation du bénéficiaire.
Suivre et optimiser la mise en œuvre effective du plan d’aides.
Mission 2 - Favoriser et faciliter la mise en œuvre des prestations et orienter le retraité dans ses choix
Réaliser une visite initiale au domicile du retraité :
- au maximum 1 mois après la notification du plan d’aides en cas de première demande,
- au plus tard 2 semaines avant la date d’effet du nouvel OSCAR en cas de réexamen.
Renseigner dans l’outil PPAS mis à disposition par la Caisse la répartition des heures d’accompagnement prévues à ce titre (entretien du linge et du logement, aide au déplacement pédestre de proximité, aide à la préparation des repas, accompagnement à la toilette).
Vérifier que le bénéficiaire a pu identifier les prestataires répondant à ses besoins à partir d’éléments fournis par l’évaluateur ; le cas échéant, communiquer au retraité une liste complémentaire des prestataires pouvant intervenir et si nécessaire, l’accompagner.
Valider le déclenchement des différentes prestations aux échéances définies et sensibiliser l’assuré à la nécessité de conserver les factures des prestations réalisées ; a fortiori lorsque le forfait prévention est versé directement au bénéficiaire. 9/12
Mission 3 – Informer les partenaires en cas de changement de situation
Alerter la Caisse de tout changement de situation et toute situation difficile, dès leur identification et établir une concertation avec le service évaluateur pour proposer à la Caisse une évolution de l’OSCAR le cas échéant.
En cas d’hospitalisation du retraité, renseigner les dates d’entrée et de sortie d’hospitalisation sur l’outil PPAS.
Afin de justifier de la bonne réalisation de ces missions, la Structure évaluatrice produira les documents suivants et les transmettra systématiquement à la Caisse, via PPAS :
le support de visite initiale, signé par le retraité,
les fiches de suivi par bénéficiaire formalisées à l’issue de chaque point de suivi,
les fiches alerte indiquant les évolutions de la situation du retraité
Les documents seront transmis via le menu "Suivi OSCAR" dans PPAS au moment de la signature.
La Structure évaluatrice, dans son rôle de coordinateur, conservera les autres documents clés du dossier du bénéficiaire afin de les transmettre à la Caisse sur demande. Ces documents doivent être produits par la Structure évaluatrice pendant les cinq années qui suivent une intervention.
4.2 - Engagements de la Caisse
4.2.1 – Paiement de la prestation d'évaluation à la Structure évaluatrice
La Caisse assure le paiement de la prestation décrite dans l'Article 2 dans des conditions tarifaires fixées annuellement par la CNAV par voie de circulaire.
Le paiement est réalisé après transmission du dossier d’évaluation à la Caisse.
4.2.2 - Paiement de la prestation de coordination
Pour la mission de coordination, la Caisse prend en charge la totalité de la rémunération.
Le forfait coordination est payé à l'échéance du plan d'aides, c'est-à-dire à la fin de la période de prise en charge du bénéficiaire. Ce règlement est conditionné à la transmission via PPAS, de l'ensemble des pièces justifiant de l'effectivité de la coordination : compte-rendu de la visite initiale (dont échéancier de mise en œuvre des prestations), comptes-rendus des points de suivis.
Le montant du forfait coordination est fixé et périodiquement actualisé, par une circulaire de la CNAV.
En cas d’évolution de la situation du retraité ou d’interruption du plan d’aide susceptible d’induire un impact sur le paiement du forfait coordination, les règles de gestion et de paiement appliquées sont détaillées en Annexe G de la convention.
4.2.3 – Animation et suivi de la mise en œuvre de la mission d'évaluation dans le cadre d'un OSCAR
La Caisse s’engage à mettre à disposition les documents méthodologiques nécessaires à la mission confiée à la Structure évaluatrice, en particulier le dossier d’évaluation et le mode opératoire (cf. Annexe B de la convention) et à assurer dans la mesure de ses moyens, à l’égard du signataire, les conditions du bon déroulement de la mise en œuvre des dispositifs d’évaluation et de formulation des plans d’actions personnalisés. 10/12
4.3 - Engagements des signataires de la convention
4.3.1 – Engagement de Nantes Métropole
Un bilan annuel, qualitatif, quantitatif et financier du dispositif décrit à la présente convention est réalisé à l'initiative de Nantes Métrople lors des instances départementales CLIC.
Les CLIC du territoire métropolitain contribueront à ce bilan.
4.3.2 – Instance technique départementale
Un Comité technique, organisé par la Caisse et associant les services de la Caisse, les CLIC du département, et des représentants de Nantes Métropole et du Conseil Départemental se réunit autant que de besoin et au minimum une fois par an afin d’échanger autour des pratiques et des modalités d’application du dispositif.
4.3.3 – Suivi du dispositif
Un Comité de pilotage, organisé par le Conseil Départemental et associant la Caisse, le Conseil Départemental de Loire-Atlantique, Nantes Métropole et les représentants de l’Inter-CLIC 44, se réunit une fois par an et autant que de besoin afin de suivre la mise en œuvre du dispositif dans de bonnes conditions et de proposer des aménagements en fonction des besoins et des difficultés rencontrées. En cas d'impossibilité, la Directrice Générale de la Carsat devra saisir directement la Directrice PAPH du Conseil Départemental afin de l'informer des modifications envisagées. Cette instance décide également du calendrier de montée en charge du dispositif, sous réserve des décisions des organes délibérants de chaque organisme. Pour ce faire, le Comité de pilotage s’appuie sur le Comité technique.
4.4 - Reconnaissance mutuelle des évaluations
Dans le cadre de la politique de maintien à domicile des personnes âgées, les évaluateurs du département de la Loire-Atlantique sont amenés à rencontrer des personnes ayant déposé une demande d'APA mais évaluées GIR 5 à 6. A l'inverse, les évaluateurs de la Structure peuvent intervenir suite à une demande d'aide Carsat mais évaluer des personnes en GIR 1 à 4.
A ce titre, la Structure s'engage à faire application des modalités et circuits construits entre le Département et la Caisse et à suivre les formations ou échanges de bonnes pratiques s'y rapportant.
Article 5 – Situations administrative, fiscale et comptable
5.1 – Situation administrative
La Structure évaluatrice doit informer par écrit la Caisse de toutes modifications concernant les statuts, les membres du bureau, les délégations de signature, le règlement intérieur.
Par ailleurs, la Structure évaluatrice devra informer par écrit la Caisse de toute décision la plaçant en situation de redressement ou de liquidation judiciaire, dès le prononcé de la décision ouvrant la période d’observation.
5.2 – Situation fiscale, parafiscale et comptable
La Structure évaluatrice est tenue d’utiliser un plan comptable permettant de suivre les opérations financières et comptables relatives à sa mission telle que définie aux Articles 1 et 2 de la présente convention. 11/12
Elle est tenue de fournir sur demande à la Caisse le compte de résultat et un rapport commenté de l’activité "évaluation, préconisation, valorisation et suivi du plan d’aides OSCAR" ainsi que le compte de résultat et le bilan consolidé de son activité générale.
Article 6 – Opérations d'information et de contrôle de la Caisse
La Caisse peut organiser des actions d’information et d’accompagnement technique liées à la mission confiée par la présente convention à la Structure évaluatrice.
6.1 – Réalisation des contrôles
La Caisse se réserve le droit de procéder à tout contrôle découlant de l’objet de cette convention, tant auprès de la Structure évaluatrice que des retraités ayant bénéficié d’une évaluation réalisée par celle-ci.
La Structure évaluatrice s’engage à faciliter ces contrôles et en particulier la vérification par la Caisse de la bonne réalisation des missions qui lui auront été confiées, sur le plan de la qualification des évaluateurs, de la qualité des évaluations et des autres conditions de leur réalisation.
Les pièces attestant des évaluations réalisées par la Structure évaluatrice auprès des retraités du Régime Général et de la Fonction Publique d'Etat (plannings de tournées ou documents équivalents) doivent pouvoir être produites par la Structure évaluatrice à la demande de la Caisse pendant les cinq années qui suivent une intervention d’évaluation.
6.2 - Contrôle des accès et habilitations PPAS
Dans le cadre de la politique de sécurité informatique de la Carsat et de la protection des données individuelles, la structure s’engage notamment à mettre en place trimestriellement une revue des identités par laquelle l’administrateur de la structure s’assure de l’actualisation de la liste des utilisateurs PPAS : création d’un identifiant unique par utilisateur, suppression des comptes des salariés ayant quitté la structure...
Les résultats de cette revue devront être communiqués à la Carsat au moyen du document type fourni par cette dernière (cf. Annexe F).
Article 7 - Confidentialité
Les parties sont tenues, ainsi que l’ensemble de leur personnel, au secret professionnel, à l’obligation de discrétion et à l’obligation de confidentialité durant toute l’exécution de la présente convention et après son expiration. Les informations mises à la disposition du partenaire sont des informations confidentielles et couvertes par le secret professionnel, tel que défini aux Articles 226-13 et suivants du Code Pénal. Sont considérées comme confidentielles les informations échangées entre les parties, quel qu’en soit le support (courriels, documents, etc…), qui n’auront pas été qualifiées de non-confidentielles par les parties de manière écrite ou verbale.
Ces informations ne doivent en aucun cas être divulguées à des tiers sans l’accord préalable et écrit de l’autre partie durant toute l’exécution de la présente convention et après son expiration. Ces informations ne sont par conséquent pas communicables à des tiers sous réserve de divulgations imposées par des dispositions légales ou réglementaires ou par des procédures juridictionnelles. Ces divulgations doivent cependant être strictement limitées à ce qui est imposé par lesdites dispositions. 12/12
N’est pas considérée comme une information confidentielle, toute information qui :
serait dans le domaine public au moment de sa transmission ou y tomberait postérieurement indépendamment de toute violation d’une clause de la convention ; ou
serait connue de bonne foi par la partie à laquelle elle était destinée avant qu’elle ne lui soit transmise par l’autre partie, sous réserve que la partie destinataire de l’information puisse justifier de façon valable en avoir eu connaissance préalablement ; ou
aurait été communiquée par un tiers de manière licite et reçue de bonne foi ; ou
constituerait une information dont l’utilisation ou la divulgation a été spécifiquement autorisée par écrit par l’autre partie.
Article 8 – Protection des données à caractère personnel
Les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel telle que détaillée dans l'Annexe D relative aux clauses RGPD de la présente convention.
Article 9 – Propriété intellectuelle
La présente convention ne confère aux parties aucun droit d’utilisation, d’usage de licence ou de propriété sur les marques et/ou logos et/ou image de l’autre partie pour la durée de la présente convention.
Chaque partie reste propriétaire de tous les documents, contenus, supports, ressources, données, informations, savoir-faire, brevets, marques et logos transmis entre eux et aux tiers à la présente convention. Chacune dispose seule des droits de propriété intellectuelle, notamment pour modifier les contenus et les formats de toutes les ressources qu’elle a légalement acquises.
Article 10 – Sécurité
Les Parties doivent mettre en œuvre et maintenir respectivement les procédures et les mesures de sécurité permettant d’assurer la protection de leurs matériels, de leurs locaux et de leurs services, ainsi que la protection des données à caractère personnel transmises contre les risques d’accès non-autorisés, de modification, de destruction ou de perte de ces données.
Les échanges entre les parties devront être réalisés au sein d’un environnement technique sécurisé. Il devra assurer la protection des données transmises contre les risques d’accès non- autorisés de modification, de destruction ou de perte des données.
En outre, conformément aux dispositions de l’Article 34 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les Parties s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel échangées dans le cadre de la convention en s’assurant qu’elles ne soient en aucun cas divulguées ou retransmises à des personnes physiques ou morales non autorisées.
Les parties doivent se tenir réciproquement informées de toute difficulté ou anomalie détectée. 13/12
Article 11 – Gestion de la convention
11.1 - Date d’effet et durée de la convention
La présente convention prend effet à compter de sa date de signature par la dernière des parties.
Elle est conclue pour la durée de l’année en cours. Elle se renouvelle ensuite, d’année en année, par tacite reconduction.
11.2 - Conditions de résiliation de la convention
Les parties peuvent mettre fin à la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis de deux mois, en cas d’inexécution des obligations contractuelles (notamment les Articles 3 et 4).
La Caisse se réserve le droit de procéder à une résiliation par déclaration unilatérale, sans respecter ce préavis, dans le cas de non-respect par la Structure évaluatrice des termes de la présente convention.
Fait à Nantes, en deux exemplaires entre les parties,
Le
Pour le CLIC Orvault-La Chapelle sur
Erdre,
Le Président,
Pour Nantes Métropole,
La Présidente,
Pour la Carsat Pays de la Loire,
La Directrice Générale,
Jean-Sébastien GUITTON Johanna ROLLAND Christelle POISNEUF 14/4
Annexes
A - Territoire d’intervention
La Structure évaluatrice s’engage par la présente convention à effectuer ses missions sur l'ensemble du territoire suivant : de la Loire-Atlantique.
B – Documents de référence
Les documents suivants sont fournis à la Structure évaluatrice : Guide sur la mission d’évaluation.
Dossier d’évaluation.
Guide de coordination.
C - Informations relatives au dispositif OSCAR
A la signature de la présente convention, la Caisse oriente la Structure évaluatrice vers la page PPAS présentant toutes les informations clés relatives aux OSCAR.
D – Annexe relative aux clauses du RGPD
1. Protection des données à caractère personnel
Dans le cadre de ce marché, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et en particulier à :
Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, ci-après le "Règlement Général sur la Protection des Données" (RGPD) ;
La Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Le décret n°2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 susmentionnée.
Les termes spécifiques employés dans la présente convention le sont tels que définis par le RGPD.
2. Description du traitement de données à caractère personnel
Conformément à l’Article 28 relatif au "sous-traitant", alinéa 3 du RGPD, le contrat qui lie le sous-traitant au responsable du traitement définit l’objet, la durée et la finalité du traitement, ainsi que le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées par le traitement de leurs données.
Les opérations de traitement sous-traitées réalisées sur les données à caractère personnel sont l’évaluation des besoins du retraité en matière de prestations de prévention.
La finalité du traitement sous-traité est l’évaluation des besoins du retraité afin de déterminer une offre de service coordonnée pour l’accompagnement de sa retraite. Les catégories de données sous-traitées sont :
L’état-civil, les numéros d’identification et informations relatives à la naissance (date, commune, département, pays) du demandeur et/ou son conjoint.
Les informations d’ordre personnel (adresse, numéro de téléphone, email, situation maritale…) concernant le demandeur, son conjoint et/ou son aidant.
Les informations relatives au contexte de demande d’aide (aides légales déjà versées, critères de fragilité du demandeur).
Les informations d’ordre financier et économique (avis d’imposition ou de non-imposition).
Les données sensibles : NIR, mesure de protection (prononcée ou demandées).
Les catégories de personnes concernées sont les retraités bénéficiant d’un OSCAR attribué par la Caisse.
La durée de conservation des données est fixée à 6 ans.
3. Responsabilité et obligation des parties
3.1 Les responsabilités des parties
Les parties reconnaissent que :
La Caisse est le responsable du traitement, au sens de l’Article 4§7 du RGPD.
La Structure évaluatrice agit en qualité de sous-traitant du responsable du traitement,
au sens de l’Article 4§8 du RGPD.
3.2 Les engagements du sous-traitant vis-à-vis du responsable du traitement
Conformément notamment au respect de l’Article 28 "Sous-traitant" et 32 "Sécurité du traitement" du RGPD, le titulaire s'engage à :
Ne traiter les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel le sous-traitant est soumis ; dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) définies ci-dessus.
Prend toutes les mesures requises en vertu de l'Article 32 du RGPD.
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
soient soumises à une obligation contractuelle appropriée de confidentialité ;
reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
Ne pas recruter un sous-traitant sans l’autorisation écrite préalable du responsable du traitement.
En cas de recours à un sous-traitant pour la mise en œuvre des activités de traitement objet de la présente convention, s’assurer que ce dernier, ainsi que ses potentiels sous- traitants ultérieurs, présentent le même niveau de garantie pour assurer la protection des données. Le sous-traitant demeure pleinement responsable devant l’autre partie de l’exécution par ce sous-traitant de ses obligations.
Aider le responsable du traitement à garantir le respect des obligations prévues aux Articles 32 à 36 du RGPD, compte-tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition.
Mettre à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations et permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’elle a mandaté, et contribuer à ces audits.
Informer le responsable du traitement si, selon lui, une instruction constitue une violation du présent droit à la protection des données à caractère personnel.
Informer le responsable du traitement si l’hébergement des données est réalisé hors de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen et à assurer un niveau de protection des données suffisant et approprié conformément au Chapitre V du RGPD.
3.3 Les engagements vis-à-vis du sous-traitant
Au vu des éléments transmis par la Structure évaluatrice, la Caisse reconnaît que celle-ci présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse les droits des personnes concernées.
3.4 Responsabilité des parties
Les contractants conviennent que leur responsabilité pourra être engagée en cas de préjudice résultant d’une violation de la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel.
En tant que responsable de traitement, la Caisse ne saurait voir sa responsabilité engagée, lorsque le sous-traitant, notamment :
agit en dehors des instructions licites de la Caisse ;
a, sans autorisation préalable et écrite de la Caisse, sous-traité tout ou partie de la réalisation du traitement de données objet de la présente annexe ; n’a pas aidé ou n’a pas mis l’ensemble des moyens à sa disposition concourant au respect par la Caisse de ses obligations résultant des Articles 32 à 36 du RGPD ; n’a pas aidé ou n’a pas mis en place les mesures techniques et organisationnelles concourant au respect par la Caisse de ses obligations résultant du Chapitre III du RGPD.
4. Droit à l’information des personnes concernées
Il appartient au sous-traitant, la Structure évaluatrice, de fournir l’information aux personnes concernées par les activités de traitement, conformément aux Articles 12, 13 et 14 du RGPD.
5. Réponse à l’exercice des droits des personnes
Il appartient au sous-traitant, la Structure évaluatrice, d’assurer la gestion et l’effectivité des droits des personnes concernées, conformément à l’Article 12 du RGPD et pour les droits énumérés aux Articles 15 à 23 du RGPD, le cas échéant. L’autre partie s’engage à apporter son aide autant que de besoin et à rerouter les demandes qui lui parviendraient dans un délai maximum de 7 jours, à l'adresse suivante : informatiqueetlibertes@carsat-pl.fr.
6. Notification des violations de données à caractère personnel
Le sous-traitant notifie au responsable du traitement toute violation de données à caractère personnel accidentel ou non dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance, en l’adressant à son délégué à la protection des données, à l'adresse suivante : informatiqueetlibertes@carsat-pl.fr.
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable du traitement, de déterminer s’il est nécessaire d’une part, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente et d’autre part, de la communiquer aux personnes concernées.
La description de la violation de données à caractère personnel comprend la nature de la violation, les catégories de personnes concernées, le nombre approximatif de personnes concernées par la violation, la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel et les mesures prises pour y remédier.
Le sous-traitant reste joignable directement jusqu’à la résolution de la violation de données, y compris pour prendre les mesures nécessaires afin d’atténuer les éventuelles conséquences négatives.
7. Durée de conservation des données à caractère personnel
Dans le cadre de la réalisation de ses prestations, si le sous-traitant est amené à stocker les données à caractère personnel, il s’engage à appliquer les durées de conservation et d’accès déterminées par le responsable du traitement. A défaut, la durée de conservation des données est la durée du contrat.
Au terme de la sous-traitance, le sous-traitant s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel, y compris les éventuelles copies et sauvegardes, sauf s’il y a une clause de réversibilité, les données seront restituées dans un format exploitable au responsable du traitement ou à un tiers désigné par celui-ci. Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant.
Une fois détruites, le sous-traitant doit pouvoir justifier, par écrit signé par son représentant légal, de la destruction.
8. Délégué à la protection des données
Le sous-traitant doit communiquer au responsable du traitement les coordonnées génériques de son délégué à la protection des données ou de son interlocuteur référent en matière de protection des données à caractère personnel, s’il en a désigné un conformément à l’Article 37 du règlement Européen sur la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données du responsable du traitement est l’adresse générique suivante : informatiqueetlibertes@carsat-pl.fr.
Les coordonnées du délégué à la protection des données ou du référent en matière de protection des données à caractère personnel du sous-traitant sont à transmettre à la Caisse (cf. Annexe E). E - Éléments constitutifs de la demande de conventionnement
Documents Association Loi 1901 Structure à but lucratif Collectivités territoriales Nouveaux partenaires Partenaires
déjà
conventionnés
Demande de conventio nnement (demande
écrite/questionnaire)
Récépissé de la déclaratio n ou de modification à la
P réfecture
Récépissé de la parutio n au Jo urnal Officiel
Co mpo sition nominative du Conseil d’ A dministration
Co mpo sition nominative des membres du B ureau
Statuts intégrant la nature de la so ciété et la liste des
actio nnaires o u asso ciés ou délibération de la collectivité
sauf EURL
Inscriptio n au Registre du Commerce (imprimé Kbis de
moins de 3 mois)
Liste des prestatio ns et des activités propo sées, des publics
et des clients concernés, des départements d’ exercice de
ces activités + Zone géographique d’ intervention
B ilan d’activité et co mpte de résultat conso lidé des 2
derniers exercices (bilan o bligato ire destiné à la Direccte au
titre de l’ année écoulée et co nsultable sur Nova) faisant
apparaitre l’ activité aux personnes retraitées +
éventuellement le no m du commissaire aux comptes
A ttestatio n de paiement des co tisatio ns so ciales (URSSA F
ou M SA , pô le emplo i)
Effectif du personnel en CDI (Co ntrat à Durée Indéterminée)
mentionnant les ETP (Equivalent Temps P lein) ainsi que le
niveau de qualificatio n pour les fonctions de Direction,
d’ encadrement, d’ administratif(s) et d’ intervenants
Effectif du personnel en CDD (Contrat à Durée Déterminée)
mentionnant les ETP (Equivalent Temps P lein) ainsi que le
niveau de qualificatio n pour les fonctions de Direction,
d’ encadrement, d’ administratif(s) et d’ intervenants
A ttestatio n d’ A ssurance Responsabilité Civile
Do cument Unique d'Evaluatio n des Risques
P rofessionnels/ P lan d'actions mis en œuvre
P lan de formatio n annuel
Les coo rdo nnées de vo tre délégué à la protectio n des
do nnées o u du référent en matière de protection des
do nnées à caractère perso nnel
Relevé d'Identité B ancaire ou P o stal F – Revue trimestrielle des habilitations PPAS
Document à transmettre trimestriellement par mail à : nantesbalasrpolesupport@carsat-pl.fr
Structure :
CLIC Orvault-La Chapelle sur Erdre
9 rue Marcel Deniau
44706 ORVAULT CEDEX
Année (à préciser) ………………….
Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Nombre
d’utilisateurs
PPAS*
Nombre de
comptes PPAS
actifs
Nombre de
comptes PPAS
supprimés
* Le nombre d'utilisateurs PPAS doit être égal au nombre de comptes PPAS actifs (un compte par utilisateur) G – Modalités de gestion des cas particuliers
En cas d’évolution de la situation du retraité ou d’interruption du plan d’aide induisant un impact sur le paiement du forfait coordination, les règles suivantes s’appliquent :