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Document publié le Dimanche 1 janvier 2017
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Thèmes du document : Justice et droit, Aménagement du territoire, Consommateurs,
Bisca
À Grands
Lacs
Concerré deg landes
$ COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DES
(ACS
1
Convention d’objectifs GLV 2019
Office de Tourisme
des Grands Lacs
Communauté de communes
des Grands Lacs
Convention d’objectifs
pour la mise en œuvre
des « Grands Lacs à Vélo 2019 » 2
Convention d’objectifs GLV 2019
Parties à la convention
Entre les soussignés :
L’Office de Tourisme des Grands Lacs, Association loi 1901,
représenté par Madame Françoise DOUSTE, sa première vice Présidente, dûment dûment habilitée à l’effet des présentes par une délibération du conseil d’administration du____________________
ci-après dénommée « l’association Office de Tourisme des Grands Lacs » ou OTGL,
d’une part,
La communauté de communes des Grands Lacs,
représentée par Monsieur Alain DUDON, Président, dûment habilité à l’effet des présentes par une délibération du conseil communautaire du_______________________________
ci-après dénommée « la CCGL »,
d’autre part, 3
Convention d’objectifs GLV 2019
PREAMBULE
L’Office de Tourisme des Grands Lacs(OTGL) existe depuis le 1er janvier 2017. L’article 2 de ses statuts indique notamment qu’il a pour objet « d'assurer l'animation touristique et d'organiser, dans un cadre contractuel, des manifestations pour le compte de ses communes et établissement de coopération intercommunale membres ». A ce titre, l’OTGL dispose déjà de deux conventions passées avec les villes de Biscarrosse et Sanguinet pour l’animation de leur station respective.
La présente convention vise à s’appuyer sur cette expertise et cette mission de l’OTGL pour l’organisation des Grands Lacs à Vélos 2019. Cette manifestation consiste à promouvoir le réseau cyclable de la communauté de communes ainsi que la découverte de son territoire par la pratique du vélo.
Cette manifestation répond pleinement aux missions de l’OTGL et à la nouvelle marque « Bisca Grands Lacs concentré des Landes ».
L’OTGL a proposé un programme d’animations répondant aux objectifs des Grands Lacs à Vélos. Sur la base de cette proposition, la CCGL attribue une subvention et un concours en nature à l’OTGL pour la mise en œuvre de ce programme.
Cette présente convention permet de garantir un usage adéquat des subventions, de préciser et garantir l’exigence de transparence quant à l’usage des fonds publics.
Ceci exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION
Par la présente convention, l'association Office de Tourisme des Grands Lacs s’engage à son initiative et sous sa responsabilité, à organiser l’édition 2019 des Grands Lacs à Vélos. Ce programme est établi et arrêté avant le 30 juin 2019 : il consiste à promouvoir un itinéraire cyclable en site propre, long d’une quinzaine de kilomètres sur le territoire de la communauté de communes des Grands Lacs. Il met en lumière les points de départ et d’arrivée, ainsi que les communes traversées par de multiples animations. L’évènement se déroule un dimanche à la mi- septembre.
La CCGL reconnaît l’intérêt social et économique général du projet et à ce titre y contribue financièrement et matériellement.
ARTICLE 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La convention est conclue pour une durée de un an à compter du 01 janvier 2019.
ARTICLE 3 – COÛT DU PROJET ET CONTRIBUTION DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES
Afin de mener à bien le projet, la CCGL apporte un financement global destiné à soutenir l’Office de Tourisme des Grands Lacs dans l’organisation de cette manifestation. 4
Convention d’objectifs GLV 2019
Le financement global apporté par la CCGL pour soutenir le projet de l’Office de Tourisme des Grands Lacs pour l’année 2019 se porte à 20 000 euros.
La contribution financière de la communauté de communes n’est versée que sous réserve du respect des deux conditions cumulatives suivantes :
- le respect par l’association Office de Tourisme des Grands Lacs des obligations mentionnées
aux articles 1er, 5 à 9 sans préjudice de l’application de l’article 11
- la vérification par la CCGL que le montant de la contribution n’excède pas le coût du projet,
conformément à l’article 11.
ARTICLE 4 – APPUI TECHNIQUE, OBLIGATIONS DE SECURITE ET RESPONSABILITES
La CCGL apporte un appui technique à l’organisation des Grands Lacs à Vélos 2019 par l’association Office de Tourisme Communautaire des Grands Lacs. Cet appui technique prend la forme de mise à disposition de personnel, d’installations et équipements techniques.
La CCGL s’engage également à ce que son concours permette que la manifestation soit conforme aux règles de sécurité.
La CCGL garantira notamment à l’association Office de Tourisme des Grands Lacs la fourniture de matériels événementiels en bon état de fonctionnement et disposant de l’ensemble des registres de sécurité ainsi que des attestations de conformité à jour.
En tant qu’organisateur, l’association Office de Tourisme des Grands Lacs utilisera ces matériels confiés suivant les préconisations données par les propriétaires concernés en référence notamment aux préconisations constructeurs et aux bons usages.
Afin de faciliter l’évaluation des risques directement liés aux événements organisés et ainsi projeter le déploiement de dispositifs de sécurité en accord avec la réalité des situations, l’association Office de Tourisme Communautaire des Grands Lacs devra travailler en concertation et collaboration étroite lors de la phase préparatoire avec les services techniques de la CCGL, ainsi qu’avec les services des villes traversées.
L’association Office de Tourisme des Grands Lacs devra intégrer dans son travail préparatoire les consignes d’usage des différents espaces publics, ERP et matériels qu’elle sera amenée à utiliser. Elle devra se conformer sans réserve aux règles et consignes données par les communes et ses partenaires sécurité visant à garantir le bon fonctionnement de l’événement.
Dans sa position d’organisateur et conformément au registre national du secours à personne, elle pourra être amenée sur instruction des communes d’accueil à mettre en œuvre un DPS (Dispositif Prévisionnel de Secours à personne) qu’elle prendra à sa charge.
Pour ce qui concerne la sureté de l’événement, et compte tenu du contexte particulier de risques élevés d’attentat, la puissance publique à travers ses services assurera la prise en charge financière et la coordination des moyens nécessaires afin de garantir la protection et la mise en sécurité des personnes présentes. Ces moyens de sureté et de sécurité seront appréciés par les personnes responsables et spécialisées dans le domaine (Préfecture, Gendarmerie, Police,…). 5
Convention d’objectifs GLV 2019
ARTICLE 5 – MISE A DISPOSITION DU DOMAINE PUBLIC
L’association Office de Tourisme des Grands Lacs devra veiller à obtenir toutes les autorisations des communes d’accueil pour occuper leur domaine public pour la mise en place d’animations et/ou d’actions lorsque celles –ci sont réalisées à titre gratuit.
Toute mise à disposition onéreuse d’un espace public à un tiers fera l’objet d’une demande spécifique à la commune concernée en respectant les dispositions de l’article L.2122-1-1 du CG3P relatives à la procédure de selection préalable organisée en vue de l’attribution d’un titre d’occupation du domaine public pour une exploitation économique.
L’association Office de Tourisme des Grands Lacs veillera autant que faire ce peu à la restitution des espaces mis à disposition dans le meilleur état possible de propreté.
Elle veillera en outre à informer les participants, prestataires et bénéficiaires de ce domaine public sur la nécessité de restituer les lieux mis à leur disposition dans le meilleur état possible en assurant l’évacuation de leurs déchets encombrants.
ARTICLE 6 - MODALITÉS DE VERSEMENT DE LA CONTRIBUTION FINANCIÈRE
La CCGL verse :
- une avance à la notification de la convention dans la limite de 50% du montant prévisionnel
de la contribution fixée à l’article 4 ;
- 45 % au 30 juillet de l’année ;
- 5% dès réception des éléments d’évaluation obligatoirement fournis par l’association Office
de Tourisme des Grands Lacs et ce au plus tard au 31 décembre 2019.
ARTICLE 7 – JUSTIFICATIFS
L’association Office de Tourisme des Grands Lacs s’engage à fournir à la CCGL :
> au plus tard le 15 décembre de l’année :
- Le compte-rendu financier conforme au modèle présenté en annexe pour la détermination
des coûts. Ce document est accompagné d’un compte rendu quantitatif et qualitatif du projet. Ces documents sont signés par le président ou toute personne habilitée.
- Un bilan financier du projet récapitulant et détaillant l’ensemble des dépenses.
> dans les six mois suivant la clôture de chaque exercice les documents ci-après :
- Les comptes annuels de l’association Office de Tourisme des Grands Lacs et le rapport du
commissaire aux comptes prévus par l’article L 612-4 du code de commerce,
- L’association Office de Tourisme des Grands Lacs produira un état récapitulatif de dépenses
cosigné par son Président et son Trésorier, accompagné des pièces comptables justificatives de son programme d’animations (version numérique ou papier). 6
Convention d’objectifs GLV 2019
ARTICLE 8 - AUTRES ENGAGEMENTS
En tant que pouvoir adjudicateur (2ème catégorie), l’association Office de Tourisme communautaire des Grands Lacs s’engage à organiser l’évènement conformément aux règles et directives régies par l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics.
En cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard dans la mise en œuvre de la présente convention, l’association Office de Tourisme Communautaire des Grands Lacs en informera la CCGL sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.
L’association Office de Tourisme des Grands Lacs s’engage à faire figurer de manière lisible l’identité visuelle de la CCGL sur tous les supports et documents produits en référence au projet soutenu dans le cadre de la présente convention.
ARTICLE 9 – RESPONSABILITES ET SANCTIONS
En cas d’inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard des conditions d’exécution de la convention par l’Office de Tourisme Communautaire des Grands Lacs sans l’accord écrit de la CCGL, celle-ci peut respectivement ordonner le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, la suspension de la subvention ou la diminution de son montant, après examen des justificatifs présentés par l’Office de Tourisme et avoir entendu ses représentants.
Si l’association Office de Tourisme des Grands Lacs estime que les moyens apportés par la CCGL ne lui permettent pas d’organiser de manière satisfaisante l’action prévue, elle pourra décider unilatéralement d’annuler la ou les actions prévues :
- non sans en avoir averti la CCGL dans un délai cohérent de 48 h
- et produire a posteriori un argumentaire étayé sur les raisons de l’annulation.
De même, L’office de tourisme pourra décider de son propre chef d’annuler la manifestation en cas d’absolues nécessités notamment liées à des événements météorologiques ou événements majeurs. L’Office de Tourisme Communautaire des Grands Lacs devra informer la CCGL par communication via un système d’astreinte téléphonique en cas d’annulation nécessaire, impérative ou subie.
ARTICLE 10- ÉVALUATION
La CCGL procède à la réalisation d’une évaluation contradictoire avec l’association Office de Tourisme des Grands Lacs de la réalisation du projet auquel elle a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
ARTICLE 11 - CONTROLE DE LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Pendant et au terme de la présente convention, un contrôle sur place peut être réalisé par la CCGL. L'association Office de Tourisme des Grands Lacs s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces 7
Convention d’objectifs GLV 2019
justificatives des dépenses (contrats, factures,…) et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle. Le refus de leur communication entraîne de fait la résiliation de la convention et le remboursement des sommes déjà perçues au titre de la convention d’objectifs.
La CCGL contrôle annuellement et à l’issue de la convention que la contribution financière n’excède pas le coût de la mise en œuvre du projet. Si le cas se produit, la CCGL peut exiger le remboursement de la partie de la subvention supérieure aux coûts éligibles du projet ou la déduire du montant de la nouvelle subvention en cas de renouvellement.
ARTICLE 12 - RÉSILIATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect par l'une des parties de l’une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
ARTICLE 13 - RECOURS
Tout litige résultant de l’exécution de la présente convention est du ressort du tribunal administratif de Pau .
Pour l’association Office de Tourisme des
Grands Lacs
Pour la Communauté de
communes des Grands Lacs
Date : Date :
Françoise DOUSTE
première vice Présidente
Alain DUDON
Président