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Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Clamart.
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Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Institutions publiques,
1
CONVENTION CONSTITUTIVE D’UN GROUPEMENT DE COMMANDES
POUR LA PASSATION D’UN MARCHE DE FOURNITURE ET DE LIVRAISON DE
MOBILIERS DE BUREAU
ENTRE
La Ville de Clamart, dont le siège est situé 1, place Maurice Gunsbourg – 92140 Clamart, représentée par Madame Véronique De La Touanne, Conseillère municipale en charge de la Commande Publique, dûment habilitée à cet effet,
D’une part,
Et,
Vallée Sud - Grand Paris, Etablissement Public territorial, dont le siège est situé 28, rue de la Redoute – 92260 Fontenay-aux-Roses, représenté par Carl SEGAUD, Président,
Et,
Vallée Sud Aménagement, Société Publique Locale dont le siège est situé 28 rue de la Redoute – 92260 Fontenay-aux-Roses, représentée par Nelly Pinaud, Directrice,
Et,
La Ville de Bagneux, dont le siège est situé 57, avenue Henri Ravera – 9220 Bagneux, représentée par Madame Marie-Hélène Amiable, Maire en exercice,
D’autre part,
Préambule :
L’article L. 2113-6 du Code de la commande publique offre la possibilité aux acheteurs publics d’avoir recours à des groupements de commandes. Ces groupements ont pour vocation de rationaliser les achats en permettant des économies d’échelle et de gagner en efficacité en mutualisant les procédures de passation des contrats.
Une convention constitutive, définissant les modalités de fonctionnement du groupement, doit être signée entre ses membres. Cette convention doit également désigner le coordonnateur et déterminer la Commission d’appel d’offres compétente s’agissant de l’attribution des marchés passés dans le cadre du groupement.
En vue de réaliser l’acquisition de mobiliers de bureau, l’Etablissement public Vallée Sud -Grand Paris, la Ville de Clamart, la Ville de Bagneux et Vallée Sud Aménagement sont convenus de constituer un groupement de commandes (ci-après dénommé « le Groupement) avec désignation d'un coordonnateur chargé de l’ensemble des opérations de sélection d’un titulaire, de la signature et de la notification des marchés et accords-cadres qui seront pour chacun des membres du groupement. 2
IL A PAR CONSEQUENT ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : Objet et membres du groupement de commandes
La présente Convention Constitutive a pour objet de créer un Groupement de commandes entre l’Etablissement public Vallée Sud-Grand Paris, la Ville de Clamart, la Ville de Bagneux et Vallée Sud Aménagement, conformément aux dispositions des articles L.2113-6 et L.2113.7 du Code de la commande publique et de définir ses modalités de fonctionnement en vue de la passation et de l’exécution du Marché décrit à l’article 2.
La signature de la présente Convention Constitutive par les Membres vaut adhésion au Groupement de commandes.
La présente Convention Constitutive identifie et définit :
- le Coordonnateur du Groupement et ses missions ;
- les missions de chacun des Membres du Groupement quant à la passation et l’exécution des marchés et accords-cadres ;
- l’étendue des engagements de chaque Membre du Groupement, tant pour la passation que pour l’exécution des marchés et accords-cadres.
Le Groupement est dépourvu de la personnalité morale. Les Membres déclarent expressément qu’ils n’ont pas l’intention de constituer entre eux une société, chacun agissant dans son intérêt propre et conservant son autonomie. Tout affectio societatis est donc formellement exclu.
ARTICLE 2 : Caractéristiques du Marché concerné par la Convention Constitutive
2.1 Objet du Marché
Le groupement de commande est constitué pour coordonner la passation des marchés et accords- cadres relatifs à la fourniture et la livraison de mobiliers de bureau.
La procédure de passation des marchés et accords-cadres sera déterminée par le coordonnateur du groupement, en lien avec les autres membres du groupement.
2.2 Règlementation applicable
L’Etablissement public Vallée Sud-Grand Paris, la Ville de Clamart, la Ville de Bagneux et Vallée Sud Aménagement sont soumis, eu égard à leur statut de pouvoirs adjudicateur, aux règles de mise en concurrence telles que prévues au Code de la commande publique. Il en résulte que la passation et l’exécution des marchés et accords-cadres seront soumises aux règles prévues par ces textes.
ARTICLE 3 : Coordonnateur du Groupement de Commandes
Les Membres du Groupement désignent Monsieur Yves COSCAS, Maire de la Ville de Clamart, comme Coordonnateur du Groupement.
ARTICLE 4 : Répartition des rôles entre le coordonnateur et les autres membres du groupement
Conformément à l’article L. 2113-7 du Code de la commande publique, le Coordonnateur agit, au nom 3
et pour le compte des Membres, dans la limite des missions qui lui sont confiées au terme de la présente Convention, et à partir des éléments qui lui sont fournis par les autres Membres, dans tout le processus de passation et d’exécution des marchés et accords-cadres. Ainsi, le Coordonnateur assure un rôle de représentation du Groupement vis-à-vis des tiers dans ce cadre.
Il incombe au Coordonnateur de procéder à l'organisation de l'ensemble des opérations de sélection du ou des cocontractants, de signer, notifier les marchés et accords-cadres au nom et pour le compte des Membres du Groupement.
4.1 Missions du Coordonnateur
Il incombe au coordonnateur de procéder à l’organisation de l’ensemble des opérations de sélection du ou des cocontractants, de signer, notifier les marchés et accords-cadres au nom et pour le compte des Membres du Groupement.
En conséquence, relèvent du Coordonnateur les missions suivantes :
- Recensement, définition et synthèse des besoins définis par les Membres ; - Détermination du mode de consultation et de dévolution idoines de la consultation ; - Rédaction des cahiers des charges et constitution des dossiers de consultation ; - Rédaction et envoi des avis d’appel à la concurrence ;
- Mise à disposition gratuite du dossier de consultation des entreprises (DCE) au sein des services du Coordonnateur et téléchargement gratuit possible du DCE sur le profil acheteur de la ville de Clamart ; - Centralisation des questions posées par les candidats et centralisation des réponses ; - Réception des candidatures et des offres ;
- Analyse des candidatures et demande de compléments éventuels ;
- Analyse des offres ;
- Organisation et conduite des négociations, le cas échéant, en partenariat avec les membres ; - Convocation et organisation de la CAO si besoin et rédaction des procès-verbaux ; - Présentation du dossier et de l’analyse en CAO, le cas échéant ;
- Information des candidats évincés (stade candidature et stade offre) ;
- Gestion des contentieux liés à la procédure de passation des marchés pour le compte des membres du groupement. Il informe et consulte sur sa démarche et son évolution ;
- Rédaction et envoi de l’avis d’intention de conclure, le cas échéant ;
- Mise au point du marché ;
- Signature du marché ;
- Agrément des sous-traitants présentés, le cas échéant ;
- Transmission au préfet du marché soumis au contrôle de légalité ;
- Notification ;
- Rédaction et publication de l’avis d’attribution et des données essentielles ; - Reconduction du marché : les formalités de reconduction du marché sont assurées par le coordonnateur. Il sera tenu de solliciter par écrit l’Etablissement public Vallée Sud – Grand Paris, la Ville de Bagneux et Vallée Sud Aménagement pour avoir confirmation de leur souhait de reconduire annuellement les marchés (en cas de tacite ou d’expresse reconduction), l’absence de réponse dans les délais prescrits dans la sollicitation valant accord tacite,
- Rédaction et passation des actes modificatifs au marché communs aux cinq membres du groupement ;
- Gestion des précontentieux et contentieux relatifs à la passation du Marché. Dans le cadre de la gestion des contentieux, le Coordonnateur désignera un avocat pour représenter, le cas échéant, les Membres devant les juridictions ; 4
- Gestion des précontentieux et contentieux relatifs à l’exécution du Marché communs aux cinq membres du groupement. Dans le cadre de la gestion des contentieux, le Coordonnateur désignera un avocat pour représenter, le cas échéant, les Membres devant les juridictions ; - Résiliation du Marché, après accord de l’ensemble des Membres.
4.2 Modalités d’exercice des missions du Coordonnateur
Le Coordonnateur s’engage à faire valider par les autres Membres du Groupement :
- les documents communiqués dans le cadre de la pré-consultation et les pièces contractuelles des marchés et accords-cadres ;
- l’analyse des candidatures ;
- l’analyse des offres ;
- les négociations intermédiaires, le cas échéant, et les offres finales ;
- la proposition d’attribution des marchés et accords-cadres ;
- les avenants ou prestations supplémentaires aux marchés et accords-cadres; les éventuelles révisions de prix ;
- la position et l’argumentaire défendus dans le cadre des précontentieux et contentieux ayant trait aux marchés et accords-cadres dont il assure la gestion, et notamment les mémoires.
Le Coordonnateur assure aux Membres du Groupement un accès au contenu des candidatures et offres techniques et financières des soumissionnaires dans les conditions de confidentialité prévues à l’article 11 de la présente Convention Constitutive.
Le cas échéant, Le Coordonnateur organise les négociations avec les entreprises soumissionnaires en présence de représentants de chaque Membre. L’équipe de négociation est composée des services prescripteurs et/ou juristes et/ou acheteurs de chaque Membre.
Préalablement à la négociation, la stratégie de négociation et les montants objectifs des marchés et accords-cadres sont définis conjointement puis validés par tous les Membres.
Le Coordonnateur assure également un accès aux mémoires de réclamation et requêtes transmises dans le cadre d’un précontentieux ou d’un contentieux ayant trait des marchés et accords-cadres dans les conditions de confidentialité prévues à l’article 12 de la présente Convention Constitutive.
Dans le cadre de ses missions, le Coordonnateur peut assurer un rôle de représentation du Groupement vis-à-vis des tiers. Néanmoins, les autres Membres sont conviés systématiquement par le Coordonnateur à toutes les réunions concernant la passation et l’exécution des marchés et accords- cadres visés à l’article 2.1.
Le Coordonnateur a pour missions exclusives celles mentionnées à l’article 4.1 ci-avant. Toute modification de son périmètre d’action ne peut se faire que par avenant à la présente Convention.
4.3 Obligations des membres du groupement
Chaque Membre du Groupement s’engage à :
- Communiquer au Coordonnateur une évaluation quantitative et qualitative de ses besoins en vue de la passation des marchés et accords-cadres ;
- Respecter les demandes du Coordonnateur en s’engageant à y répondre dans le délai imparti ; 5
- Participer si besoin, en collaboration avec le Coordonnateur, à la définition des prescriptions administratives et techniques (élaboration des CCAP, CCTP, règlement de consultation) ; - Respecter les clauses du contrat signé par le Coordonnateur ;
- Inscrire le montant de l’opération qui le concerne dans le budget de sa collectivité/son établissement et à assurer l’exécution comptable des marchés et accords-cadres qui le concernent ; - Informer le Comité du Groupement de tout litige né à l’occasion de l’exécution des marchés et accords-cadres ;
- Participer au bilan de l’exécution des marchés et accords-cadres en vue de leur amélioration, reconduction ou relance, dans le cadre du Comité de Groupement.
A l’issue de la notification des marchés ou accords-cadres, chacun des Membres réalise pour son propre compte les missions relatives à l’exécution du Marché pour la partie des prestations qui le concerne, à savoir :
- L’exécution technique et financière pour la part des prestations le concernant. L’exécution technique et financière recouvre notamment les opérations suivantes : envoi des ordres de service (OS) ou bon de commande (BC), gestion des livraisons / livrables, réception et paiement des factures, gestion des sous-traitants (à l’exception des sous-traitants préalablement déclarés et agréés lors de la signature du marché) ;
- La gestion des litiges pouvant subvenir en cours d’exécution des marchés et accords-cadres, notamment pour ce qui concerne l’application des pénalités.
Il appartient dans ce dernier cas, à chaque Membre du Groupement, d’informer le Coordonnateur du groupement des éventuels litiges et des suites qui leurs sont données.
4.4 Responsabilités des Membres
Les Membres se doivent réciproquement un devoir d’information générale sur tout événement pouvant avoir un impact sur le bon déroulement des missions du Coordonnateur.
Les Membres sont co-responsables des conséquences imputables :
- aux validations communes ;
- à l’accord donné par l’ensemble des Membres sur les actes d’exécution listés à l’article 4.1 de la présente Convention Constitutive.
Les Membres ont une responsabilité partagée à hauteur de 25% chacun, pour les décisions prises communément.
Chacun des Membres reste responsable et supporte seul, sans préjudice des actions récursoires ou en garantie qu’il pourrait exercer, les conséquences pécuniaires des préjudices et dommages de toute nature résultant des décisions prises en propre par chacun, d’une faute ou d’une négligence qui lui est imputable, de tout évènement, en dehors d’un cas de force majeure, survenant sur le périmètre dont il a la responsabilité, ainsi que de l’inobservation ou l’inexécution des stipulations de la présente Convention Constitutive.
ARTICLE 5 : Archivage et conservation des documents et informations
Le Coordonnateur collecte l’intégralité des documents et informations échangés tout au long de la procédure de consultation afin de constituer les archives du Groupement. Il conserve également les 6
offres des candidats.
Le Coordonnateur est responsable de la conservation des archives pendant une durée minimale de cinq (5) ans à compter de la notification des marchés et accords-cadres. Le Coordonnateur assure un accès à ces archives à tous les Membres du Groupement.
ARTICLE 6 : Instances de validation
6.1 La Commission d'appel d'offres du groupement
La Commission d’appel d’offres compétente est celle du Coordonnateur.
La Commission d’appel d’offres intervient dans les conditions fixées par le Code général des collectivités territoriales.
Conformément à l’article L.1414-3 du Code Général des Collectivités Territoriales, la Commission d’appel d’offres peut également être assistée par des agents des Membres du Groupement, compétents dans la matière qui fait l’objet de la consultation ou en matière de marchés publics.
6.2 Le Comité du Groupement
Est constitué pour la passation et l’exécution des marchés et accords-cadres, un Comité de groupement de commandes. Chaque Membre désignera un interlocuteur privilégié chargé de le représenter.
Ce Comité se réunit autant que de besoin, et a minima une fois par an. Chaque représentant titulaire peut, en cas de difficulté de nature à le priver de la possibilité d’être présent à un Comité, désigner un représentant suppléant qui doit être dûment habilité à cet effet.
Ce Comité prend les décisions afférentes aux propositions formulées par le Coordonnateur pour l’ensemble des décisions et actes concernant l’exécution des marchés et accords-cadres, qui relèvent soit de l’ensemble des Membres soit du ressort de l’un des Membres mais qui a une incidence sur l’autre. La prise de décision s’effectue par un vote à l’unanimité des représentants présents (ou suppléés) précités.
Le Coordonnateur anime et assure le secrétariat de cette instance en envoyant les calendriers de réunions, convocations, établi les ordres du jour, relevés de décision, assure le suivi des actions et décisions actées par l’instance.
Il se contente d’informer le Comité des décisions et actes qui relèvent uniquement de son ressort, et qui n’ont aucune incidence sur les autres Membres.
ARTICLE 7 : Entrée en vigueur et durée de la présente convention
La présente convention entre en vigueur à compter de sa date de notification aux parties, après que chaque membre l’ait signée.
Elle prend fin à l’échéance des marchés et accords-cadres objets du présent groupement de commande ou en cas de dissolution du Groupement dans les conditions de l’article 14 ci-après.
En cas d’accord de l’ensemble des membres du groupement, et de relance du marché concerné, le 7
groupement pourra être prolongé jusqu’à la fin du marché renouvelé. Cette prolongation nécessitera un avenant de prolongation.
En cas de non-renouvellement pour l’un des membres, une nouvelle convention devra être réalisée.
ARTICLE 8 : Modalités financières d'exécution des marchés et accords-cadres
Les modalités financières d’exécution des marchés et accords-cadres consistent en l’engagement financier des prestations (émission de bons de commandes, avances…) et le règlement des factures.
Chaque Membre du Groupement est chargé de cette exécution financière pour la part des prestations le concernant.
En cas de résiliation anticipée du des marchés et accords-cadres, chaque Membre du Groupement prend en charge à part égale une partie de l’indemnisation du prestataire. Le montant total de l’indemnisation est versé par le Coordonnateur du groupement, qui émet ensuite un titre de recette à l’attention des autres membres du groupement, à concurrence des sommes dues par ces derniers.
ARTICLE 9 : Traitement des réclamations et capacité à agir en justice
9.1 Traitement des réclamations portées par le(s) titulaire(s) des marchés et accords-cadres
Les marchés et accords-cadres prévoiront que le(s) titulaire(s) adresse(nt) ses (leurs) réclamations au Coordonnateur. Celui-ci en transmet une copie avec son analyse et sa proposition aux autres Membres du Groupement.
Le Coordonnateur est mandaté pour mener les négociations en vue d’une éventuelle transaction au nom et pour le compte des Membres du Groupement avec leur accord exprès préalable. Toute transaction doit être cosignée par l’ensemble des Membres, à la suite de l’accomplissement de leurs obligations respectives en matière de procédures de contrôle, d’approbation et de visas.
Les Membres conviennent de prendre en charge :
- à parts égales par chacun d’entre eux, les indemnités qu’ils accepteraient de verser suite à ces réclamations dès lors que les préjudices invoqués relèvent des domaines de responsabilité commune,
- s’agissant des préjudices invoqués par le(s) titulaire(s) qui seraient imputables à un seul des Membres, la transaction reste cosignée par les Membres. Toutefois, le montant de l’indemnisation est fixé par le Membre responsable et versé uniquement par celui-ci.
9.2 Traitement des contentieux ayant trait aux marchés et accords-cadres
Le Coordonnateur agit en justice au nom et pour le compte des Membres pour tout contentieux relatif à la passation ou à l’exécution des marchés et accords-cadres, à l’exception des contentieux relatifs aux périmètres de prestation exclusifs à l’un des Membres.
Il informe dans les meilleurs délais les Membres du Groupement de tout litige né, ou à naître, de la passation des marchés et accords-cadres et détermine avec eux la stratégie à mener, en ce compris le règlement amiable dudit litige.
Dans le cadre d’un recours contentieux, le Coordonnateur associe étroitement les autres Membres du 8
Groupement aux actions et aux défenses qu’il engage. Le Coordonnateur est mandaté par le Groupement pour mener les négociations en vue d’une éventuelle transaction au nom et pour le compte du groupement. Toute transaction doit être cosignée par l’ensemble des Membres.
Les Membres conviennent de prendre en charge, à parts égales, les indemnités, frais et sommes de toutes natures résultant d’une instance juridictionnelle engagée à l’encontre des marchés et accords- cadres conclus en application de la Convention Constitutive et, le cas échéant, de l’exécution d’une décision de justice, sous réserve que les préjudices indemnisés dans ce cadre relèvent du périmètre de coresponsabilité des Membres du groupement.
S’agissant des préjudices invoqués dans le cadre de ces contentieux qui seraient imputables à un seul des Membres du Groupement, l’indemnisation est versée par le Membre responsable.
ARTICLE 10 : Adhésion au groupement de commandes
L’adhésion à la convention doit faire l’objet d’une approbation par l’assemblée délibérante de la collectivité ou de l’établissement concerné.
Toute nouvelle adhésion au groupement de commandes doit faire l'objet d'un avenant à la présente convention, par délibérations ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles des membres.
Cet avenant, le cas échéant, met également en conformité la présente convention, notamment avec le statut du nouvel adhérent.
Toute nouvelle adhésion ne peut concerner que des consultations postérieures à l'adhésion.
ARTICLE 11 : Retrait du groupement de commandes et résiliation de la convention
Chaque Membre conserve la faculté de se retirer du groupement de commandes, par décision écrite notifiée au Coordonnateur. Ce retrait ne saurait concerner des consultations lancées ou des marchés et accords-cadres conclus. Il n’aura d’effet que pour les consultations futures lancées au nom du groupement.
Le retrait du groupement sera réalisé par voie d’avenant.
Dans la mesure où le Comité de groupement a notamment comme attribution de délibérer sur les avenants à la présente convention, l’avenant modifiant la convention est signé uniquement par le Coordonnateur, après avis du Comité de groupement.
En cas de retrait d’un Membre du Groupement, le Coordonnateur effectue le solde comptable et financier de la situation du Membre sortant. Si cette sortie entraîne des modifications sur le fonctionnement du Groupement, elles sont prises en compte dans une convention modificative.
ARTICLE 12 : Confidentialité
Toutes les informations communiquées ou échangées par les Membres en rapport avec l’objet de la présente Convention Constitutive sont considérées comme des Informations Confidentielles.
Pendant toute la durée de la Convention Constitutive, chacun des Membres s’engage à : - Prendre toutes les mesures particulières de protection des Informations Confidentielles et à 9
protéger et traiter les Informations Confidentielles avec le même degré de précaution et de protection qu’il accorde à ses propres informations confidentielles ;
- S’assurer que les Informations Confidentielles ne soient divulguées de manière interne qu’aux seuls Membres de son personnel et prestataires ayant à les connaitre ; Ne pas divulguer à un tiers les Informations Confidentielles, sauf à demander et obtenir, au préalable, l’accord écrit du membre ayant communiqué à l'autre les Informations Confidentielles ;
- Utiliser, totalement ou partiellement, les Informations Confidentielles uniquement dans le strict cadre de la réalisation des marchés et accords-cadres et à prendre toutes les dispositions nécessaires afin que les membres de leur personnel, prestataires et les tiers autorisés respectent les présentes obligations de confidentialité ;
- Rappeler le caractère confidentiel des Informations Confidentielles avant toute réunion au cours de laquelle les Informations Confidentielles sont communiquées ;
- Maintenir les formules de copyright, de confidentialité, d’interdiction de copie, ou toutes autres mentions de propriété ou de confidentialité, figurant sur les différents éléments communiqués, qu’il s’agisse des originaux ou de copies.
La communication d’une Information Confidentielle à des collaborateurs de chaque Membre ou à un tiers, si elle est autorisée par l’autre Membre, doit s’accompagner d’un accord de confidentialité écrit, par lequel le(s) collaborateur(s) ou le tiers concerné(s) se soumet(tent) aux obligations stipulées au présent article.
Le présent engagement vaut pendant la durée de la présente Convention Constitutive et jusqu’à un (1) an après son terme, convenu ou anticipé.
ARTICLE 13 : Modification de la Convention Constitutive
La Convention Constitutive ne peut être modifiée que par voie d’avenant signé par l’ensemble des Membres.
ARTICLE 14 : Dissolution du Groupement
Le Groupement est dissout de plein droit, au terme de l’échéance, à la date de règlement définitif des marchés et accords-cadres ou en cas d’infructuosité de la procédure de passation des marchés et accords-cadres.
Il peut également être dissout par délibérations ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles de l’ensemble de ses Membres. Cette résiliation sera sans effet sur les marchés notifiés au nom du Groupement, dont l’exécution perdurera conformément à leurs dispositions particulières.
ARTICLE 15 : Litiges relatifs à la présente convention
Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera de la compétence du tribunal administratif de Cergy-Pontoise. 10
Fait à le
Pour la Ville de Clamart,
Pour le Maire et par délégation,
Véronique De La Touanne
La Conseillère municipale en charge de la Commande Publique 11
Fait à le
Pour Vallée Sud - Grand Paris
Carl SEGAUD
Président
Fontenay-aux-Roses 12
Fait à le
Pour la Ville de Bagneux,
Marie-Hélène AMIABLE
Maire 13
Fait à le
Pour Vallée Sud Aménagement,
Nelly Pinaud
Directrice