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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 04 3. Annexe Convention CLER 2022 23 Annexe 2 Document publié le Samedi 1 janvier 2022 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 04 3. Annexe Convention CLER 2022 23 Annexe 2)Thèmes du document : Données personnelles, Télécommunications et internet, Cybersécurité, DÉCLICS ENSEMBLE POUR LE CLIMAT

Programme Déclics - conformité RGPD

La collectivité ou ces associations (structures animatrices) partenaires traitent des données

personnelles dans le cadre du programme Déclics et doit à ce titre se conformer au Règlement Général

sur la Protection des Données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018. Le traitement des données se

fait notamment par l'intermédiaire de la plateforme d’animation et de suivi de participation Déclics

mise à disposition par le CLER.

Ce document présente les démarches à effectuer par la collectivité pour être en conformité avec le RGPD dans le cadre de Déclics. Elle doit notamment tenir un registre des activités de traitement (1), informer les ménages sur leurs droits et leur permettre de les exercer (2.1) et recueillir leur consentement dans la cadre de participations à un ou plusieurs défis (2.2).

1. Registre des activités de traitement

1.1. Création d’un registre des activités de traitement par la collectivité ou la structure animatrice

La collectivité ou la structure animatrice est responsable du traitement des données personnelles

qu’elle collecte dans le cadre de son dispositif. Avec le RGPD il n’est plus nécessaire d'effectuer

une déclaration auprès de la CNIL, la collectivité doit cependant tenir à jour un registre des activités de traitement qu’elle effectue. Le traitement des données personnelles dans le cadre de qué dans ce registre. Vous trouverez en annexe une fiche type pré-remplie pour l’activité Déclics, à intégrer dans le registre de la collectivité.

1.2. Informations importantes concernant le traitement

a) Finalités du traitement des données personnelles :

- Accompagnement des participant-es et ménages dans le changement de comportement de

consommation,

- Réalisation de bilans locaux d’actions

- Réalisation d’un bilan national des actions

CLER RÉSEAU

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b) Traitements de données personnelles réalisés :

- Stockage en ligne : les données sont synchronisées avec une base de données en ligne intégrée à la

plateforme numérique Déclics mise à disposition par le CLER (hébergé en France par OVH),

- Interface particulier en ligne : une partie des données personnelles est accessible en ligne par

l’animateur-rice et le coordinateur-rice, notamment les données de consommation,

- Tableau de bord du territoire : des tableaux présentant certaines données agrégées sont

accessibles en ligne par le coordinateur de territoire,

- Tableau de bord national : des tableaux présentant certaines données agrégées sont

accessibles en ligne par le coordinateur national

- Export territoire : l’animateur-rice et le coordinateur-rice peuvent réaliser un export de certaines

données pour réaliser des bilans de l’action au niveau local.

- Export territoire : le coordinateur national peut réaliser un export de certaines données pour

réaliser des bilans de l’action aux niveaux national et régional.

c) Détail des informations à caractère personnel recueilli par la plateforme :

Coordonnées

- __Nom/ prénom

- Numéro de téléphone (facultatif)

- Adresse mail

Informations sur le logement

- Adresse de domiciliation

- Type de logement

-__ Locataire ou propriétaire

- Nombre d'habitants du logement

- Surface du logement (m2)

- Année de construction du logement

- Niveau d'isolation (3 niveaux proposés)

Suivi des consommations

- Index des consommations d'énergie (si un compteur dédié a été créé) - Index des pesées/volumes de déchets (si un compteur dédié a été créé) - Index des déplacements en Km (si un compteur dédié a été créé)

- Index des consommations d'eau (si un compteur dédié a été créé)

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© FY (D, seen, ÉNERGÉTIQUE .. | - ?EDÉCLICS ENSEMBLE POUR LE CLIMAT , nn

d) Accès aux données par les utilisateurs :

- Coordinateur de territoire : il s’agit de la collectivité ou de la structure pilote, elle a accès aux

données agrégées et peut exporter une partie des données non anonymisées dans le cadre de

l’animation des défis. Celle-ci est responsable de l’utilisation qu’elle en fait, et ne peut en aucun cas

les utiliser sans le consentement des usagers de la plateforme.

Cet accès peut être partagé à une autre structure qui accompagne la collectivité ou la structure

pilote dans la mise en œuvre de son action,

- Coordinateur national : il s’agit du CLER, il a accès aux données agrégées et peut exporter une partie

des données anonymisées.

- Partenaire informatique : l’association HESPUL (membre du réseau CLER) assure le développement et la

maintenance de la plateforme Déclics.

d) Hébergement :

- Serveurs et base de données : les données sont hébergées en France par OVH.

e) Conservation des données :

- Conservation des données anonymisées à des fins statistiques : le CLER et les coordinateurs de

territoire pourront conserver les données agrégées et les données exportées anonymisées.

f) Sécurité des données :

CLER RÉSEAU LR

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te DECLICS ENSEMBLE POUR LE CLIMAT . . | , - Mesures techniques : le partenaire informatique s'assure que les mesures techniques adéquates sont mises en œuvre pour assurer la sécurité de la plateforme,

- Mesures organisationnelles : les mesures organisationnelles permettent de s’assurer que seules les

personnes qui en ont besoin en lien avec la finalité du traitement peuvent y avoir accès. L'accès au

site est régi par une politique de mot de passe conforme au RGPD,

- _ Hébergement : l'hébergeur s'assure que les mesures techniques adéquates sont mises en œuvre

pour assurer la sécurité de la plateforme.

2. Exercice du droit des personnes

2.1. Droits des personnes et obligations du responsable de traitement

a) Droit à l'information :

La collectivité ou la structure pilote doit informer les personnes sur l'identité du responsable du fichier,

la finalité du fichier, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses et des conséquences d’un défaut

de réponse, les destinataires des données, leurs droits (droit d’accès, de rectification, et d'opposition).

Elle peut le faire en remettant un formulaire aux participant-es à leur inscription au défi.

Exemples de mentions à faire apparaitre sur la fiche d’information :

« Les informations recueillies pendant la visite feront l’objet d’un traitement informatique permettant

d'assurer votre accompagnement et de produire des analyses statistiques. Elles permettront également

de dresser un bilan local et national du dispositif dont vous bénéficiez.

CLER RÉSEAU

a on À F7 CD. séceen, ÉNERGÉTIQUE | L ?EDÉCLICS NSEMBLE POUR LE CLIMAT... . , nom de la collectivité] est responsable du traitement de vos données.

Les données seront traitées par [nom de la collectivité], [nom du partenaire opérationnel]. Avec votre

accord, elles pourront être envoyées sous forme de rapport aux acteurs à même de poursuivre votre

accompagnement.

Le CLER-Réseau pour la transition énergétique coordonne le programme au niveau national et pourra

accéder aux données anonymisées pour en dresser un bilan.

Vous disposez d’un droit d'accès, de rectification et de suppression aux informations qui vous

concernent.

Vous pouvez accéder aux informations vous concernant en vous adressant à :

[service_chargé_du_droit_dacces] »

b) Droit d'accès et de rectification :

Dans le cadre du RGPD, toute personne peut demander à avoir accès, ou/et à pouvoir rectifier ses

données.

Dans le cadre de Déclics, il peut être exercé par la personne auprès de l’utilisateur qui a réalisé l’animation

ou le coordinateur-rice. Une mention indiquant le contact de la personne à qui s’adresser doit apparaitre

sur le formulaire d’information.

CLER RÉSEAU

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3

ee DECLICS ENSEMBLE POUR LE CLIMAT

c) Droit d'opposition

Toute personne a le droit de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données la concernant

soient enregistrées dans un fichier informatique, sauf si celui-ci présente un caractère obligatoire.

2.2. Recueil du consentement

La collectivité doit recueillir le consentement du ménage pour traiter ses données. Elle peut pour cela

faire signer un formulaire aux participant-es en début de défi.

Exemples de mentions à faire apparaitre sur la fiche d’information :

« J'autorise [nom de la collectivité] à traiter mes données dans le cadre du programme Déclics afin

d'assurer mon accompagnement et de dresser un bilan de l’action.

Suite à la visite et avec mon accord, certaines données pourront être transmises sous la forme d’un

rapport à un acteur qui assurera la poursuite de mon accompagnement. »

CLER RÉSEAU

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