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Acte - D21 Transmission électronique des actes Signature Convention télétra Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Neufchâteau. Lien du pdf (Acte - D21 Transmission électronique des actes Signature Convention télétra)Thèmes du document : Consommateurs, Institutions publiques, Assurance, À EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS Séance du 4 janvier 2025 4 4 y % Nombre effectif Etaient présents : Légal 39 Simon LECLERC Maire, Philippe EMERAUX Maire délégué, M. ROL, P. BERARD, M. DEMANGEON, JM. ROCHE, C. DAMIANI, JJ. DACUNHA, R. PAUTRAT, A. MARQUES, J. SIMONIN, MF. VALENTIN, M. CHAVAL, MA. HARMAND, C. LAURENT, G. PISANO, D. SEGURA, F. LAMAZE, C. JEANNOËEL, C. LEMAIRE, C. GILLET, C. SCHMIEDERER, A. ALBRECHT, H. AURY, A. WEINBISSINGER, D. MONTESINOS, P. COLLE, G. HOCQUARD, JF. MERLIN, F. LOUIS, E. ELHOMSY Formant la majorité des membres en exercice conformément à l’article 2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales ; Conformément à l’article 2122-20 du Code Général des Collectivités Territoriales ; Pouvoirs : JC. ETIENNE donne pouvoir à P. EMERAUX, S. FARNOCCHIA à C. LAURENT, M. FURGAUT à A. MARQUES, M. GAU-CHWALISZEWSKI à M. ROL, S. HARROY à JM. ROCHE, N. LEONARDI à C. DAMIANI, C. LETOURNEUR à G. PISANO, F. SZATKOWSKI à M. DEMANGEON Mme Claudine DAMIANI a été élue Secrétaire de séance. kXk*% En exercice 39 Présents 31 Votants 39 N°21 TRANSMISSION ELECTRONIQUE DES ACTES AU REPRESENTANT DE L'ETAT SIGNATURE D’UNE CONVENTION M. le Maire informe qu’il convient de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité prévu à l’article L.2131-1 du CGCT. Une convention est alors nécessaire qui établira les engagements des parties visant à assurer l'intégrité des informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu’ils soient substitués de plein droit aux modes d'échanges de droit commun. Certifié éxécutoire compte tenu Le Conseil Municipal, de sa transmission au représentant de Entendu l’exposé de M. le Maire, l'Etat EVoy el de sa publication ou des jon le... A l’unanimité, | Le Maire Sick AUTORISE le Maire à signer la convention ci-annexée entre la Préfecture des Vosge la Commune Nouvelle de Neufchâteau convention. (ANNEXE n°4) Ainsi fait et délibéré les jour, mois et an susdits et ont signé les membres présen POUR COPIE CONFORME, SOUS-PRÉFECTURE Le Maire, REÇU LE Simon LECLERC. -9 JAN. 2025 88300 NEUFCHATEAU BP. 329 - 88306 NEUFCHÂTEAU CÉDEX - Tél. 03 29 95 20 20 - Fa 94 04 88 www.mairie-neufchateau.fr - mail : accueil@mairie-neufchateau.frPRÉFET DES VOSGES “Liberté ÉgalitéFraternité CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ETAT ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'ETAT SOUS-PRÉFECTURE REÇULE 0 [LT JAN. 2075 88300 NEUFCHATEAUSOMMAIRE PRÉAMBULE.eescsssssssessssseseeerserseseseceeeeeeeeceeeeereeeeeeeeeeneseeeeeeeeeeeecceeeeseoeseeeeseseoseesssesesennneeeeeeeeeeneesssns 1) PARTIES PRENANTES À LA CONVENTION nnnreneeesessrrsesesesssesssoneenennennneesessenesenenesnneneeseneneesneneseseneeeseseee 2) PARTENAIRES DU MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR... ee sssnesssssesesseneeessssesenenssees 21. L'opérateur de transmission et son dispositif... 3) IDENTIFICATION DE LA COLLECTIVITÉ... eee osssesssseseses esse sensnneesnnnesesneeennesneteeennesens 31. L'opérateur de mutualisation... 4) ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE... creuses esesenessoesocoone 41. Clauses nationales... ses 411. Organisation des échanges... 41.2. Signature... sisi 41.3. Confidentialité... ss 41.4. interruptions programmées du Service... 41.5. Suspension et interruption de la transmission électronique... 41.6. Preuve des échanges... ss 4.2. Clauses locales... ss 4.21. Classification des actes par matières... 4.2.2. Support MUTUEL... sereine 4.3. Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l'application Actes budgétaires... 4.31. Transmission des documents budgétaires de l'exercice en cours... 4.3.2. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique... 5) VALIDITÉ ET MODIFICATION DE LA CONVENTION ssecneseesnnnseennsessceessseseneeseeneenenneee nes sessssnennnese 51. Durée de validité de la convention... ss sise sens 5.2. Modification de la convention... 5.3. Résiliation de la convention... iiiisissiinssessssssessseessssesssseseesessseeennes. MINISTÈRE CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DE L'INTE RIEUR ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION Liberté ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT * Égalité Fraternité PRÉAMBULE Vu la Constitution du 4 octobre 1958 et notamment son article 72 ; Vu le code général des collectivités territoriales ; Vu le code des relations entre le public et l'administration ; Vu la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales ; Vu la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République ; Vu le décret n° 2016-146 du 11 février 2016 relatif aux modalités de publication et de transmission, par voie écrite et par voie électronique, des actes des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale ; Vu le décret n°2005-324 du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales ; Vu l'arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d'un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d'homologation de ces dispositifs ; Conviennent de ce qui suit. Article 1. La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité prévu à l’article L. 21311 du code général des collectivités territoriales. À cette fin, elle établit les engagements des parties visant à assurer l'intégrité des informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu'ils soient substitués de plein droit aux modes d'échanges de droit commun. 1) PARTIES PRENANTES À LA CONVENTION La présente convention est passée entre : 1) La préfecture des Vosges représentée par la préfète, Madame Valérie MICHEL-MOREAUX, ci-après désignée : le « représentant de l'État ». 2) Et la commune de Neufchâteau, représentée par son maire, Monsieur Simon LECLERC, ci-après désignée: la « collectivité ». Pour les échanges effectués en application de la présente convention, la collectivité est identifiée par les éléments suivants : Numéro SIREN : 933 709 198; Nom : Neufchâteau; Nature : Commune; Em veu de La deUlbgration n°21 do OU ou] los, 3MINISTÈRE CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'Értar DE L'INTE RIEUR ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION Liberté ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT ÉgalitéFraternité Code Nature de l'émetteur: 31; Arrondissement de la « collectivité » : Neufchâteau. 2) PARTENAIRES DU MINISTÈRE DE L'ÉNTÉRIEUR 21. L'opérateur de transmission et son dispositif Article 2. Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s'engage à utiliser le dispositif suivant: tdt.spl.xdemat.fr. Celui-ci a fait l'objet d'une homologation par le ministère de l'Intérieur. La société SPL-Xdémat chargée de l'exploitation du dispositif homologué, désignée ci-après « opérateur de transmission » est chargé de la transmission électronique des actes de la collectivité. 3) IDENTIFICATION DE LA COLLECTIVITÉ Article 3. Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier les personnes chargées de la transmission, la collectivité s'engage à faire l'acquisition et à utiliser des certificats d'authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévu à l’article 1er de l'arrêté du 26 octobre 2005 susvisé. Article 4. 31. L'opérateur de mutualisation l'intermédiaire technique intervenant entre la collectivité et l'opérateur de transmission est désigné ci-après « opérateur de mutualisation ». Il est identifié par les éléments suivants : Nom : SMIC des Vosges ; Nature : Syndicat Mixte Adresse postale : 9 avenue Pierre Blanck 88000 EPINAL ; Numéro de téléphone : 03 29 30 39 41; Adresse de messagerie : smic.vosges@wanadoo.fr. 4) ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE 41. Clauses nationales 411. Organisation des échanges Article 5. La collectivité s'engage à transmettre au représentant de l'État les actes mentionnés à l’article L. 2131-2 du code général des collectivités territoriales et les actes demandés par ce dernier en vertu des dispositions de l'alinéa 2 de l’article L. 2131-3 du code général des collectivités territoriales.MINISTÈRE CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DE L'INTE RI EUR ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION Liberté ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'Érar * Égalité Fraternité Un accusé de réception électronique est délivré automatiquement pour chaque acte. Il atteste de la réception de ces derniers par le représentant de l'Etat. Article 6 La collectivité s'engage à transmettre, dans là mesure de ses facultés, les actes sous forme électronique au format natif. Si cela est impossible, elle peut transmettre ces actes numérisés. La transmission concurrente d'un acte sous forme papier et sous forme électronique est interdite. Dans l'hypothèse d'une impossibilité technique de transmettre un acte par voie électronique, la collectivité peut le transmettre sur support papier ou par tout autre moyen préalablement accepté par le représentant de l'État. 41.2. Signature Article Z La collectivité s'engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique. Elle mentionne sur les actes transmis par voie électronique le prénom, le nom et la qualité du signataire. Article 8. La collectivité s'engage à ne pas scanner des actes à seule fin d'y faire figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d'une signature manuscrite numérisée étant quasi nulle. Article 9. Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés électroniquement dans les conditions prévues à l'article L. 212-3 du code des relations entre le public et l'administration. 41.3. Confidentialité Article 10. La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l'intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l'État. Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu'elles soient protégées d'actions malveillantes. Article 11. La collectivité s'assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu'ils ne sous-traitent pas indüment certaines de leurs obligations à un autre opérateur. 41.4. Interruptions programmées du service Article 12. L'accès électronique à l'infrastructure technique du ministère de l'Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de l'État s'engage à ce que l'équipe technique du ministère de 5MINISTÈRE CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTar DE L'INTERIEUR ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION Liberté ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT ÉgalitéFraternité l'Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l'avance. En cas d'interruption de l'accès à l'infrastructure technique pour cause de maintenance, il appartient à la collectivité d'attendre le rétablissement du service pour transmettre ses actes par voie électronique. 41.5. Suspension et interruption de la transmission électronique Article 13. Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l'application de la présente convention à tout moment. Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit à l'autre partie. Cette notification doit intervenir au moins un mois avant la prise d'effet de la décision. À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun. La collectivité peut demander au représentant de l'État l'autorisation de mettre fin à la suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l'État s'engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés. En cas d'absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l'issue d'une année franche à compter de leur suspension, la convention devient caduque. 41.6. Preuve des échanges Article 14. Les parties à la présente convention s'engagent à reconnaître la validité juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité. Les accusés de réception délivrés par les infrastructures techniques du ministère de l'Intérieur et de l'opérateur de transmission attestent de la réception des échanges intervenus dans les procédures du contrôle de légalité et du contrôle administratif. 4.2. Clauses locales 4.21. Classification des actes par matières Article 15. La collectivité s'engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département, prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. La classification des actes en vigueur dans le département et annexée à la présente convention comprend cinq niveaux.n : MI NISTÈRE CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DE L'INTE RIEUR ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION Liberté ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'ÉTar » Égalité Fraternité 4.2.2. Support mutuel Article 16. Dans l'exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d'information mutuelle. 4.3. Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l'application Actes budgétaires 4.31. Transmission des documents budgétaires de l'exercice en cours Article 17. La transmission des documents budgétaires doit porter sur l'exercice budgétaire complet. Article 18. Le flux qui assure la transmission de l'acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l'approuve. Article 19. Le document budgétaire est transmis sous la forme d'un seul et même fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l'arrêté du 26 octobre 2005 SUSvISé. La dématérialisation des budgets porte à la fois sur le budget principal et sur les budgets annexes. À partir de la transmission électronique du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l'exercice doivent être transmis par voie électronique. Article 20. Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l'application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire transmis. 4.3.2. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique Article 21. La transmission électronique des documents budgétaires concerne l'intégralité des documents budgétaires de l'ordonnateur. 5) VALIDITÉ ET MODIFICATION DE LA CONVENTION 51. Durée de validité de la convention Article 22. La présente convention prend effet le jour de sa signature et a une durée de validité d’un an. Elle annule et remplace la convention du 9 mai 2016 de la commune de Neufchâteau et la convention du 18 février 2019 de la commune de Rollainville. La présente convention est reconduite d'année en année, par reconduction tacite. 5.2. Modification de la convention Article 23. Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants. Article 24. Dans l'hypothèse où les modifications apportées au cahier des chargesMINISTÈRE CONVENTION ENTRE LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT DE LI NTE RIEUR ET LA COMMUNE DE NEUFCHÂTEAU POUR LA TRANSMISSION Liberté ÉLECTRONIQUE DES ACTES AU REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT Égalité Fraternité de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d'une concertation entre le représentant de l'État et la collectivité avant même l'échéance de la convention. 5.3. Résiliation de la convention Article 25. Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 susvisée, la collectivité peut résilier la présente convention à tout moment. Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit au représentant de l'État. Cette notification doit intervenir au moins trois jours avant la prise d'effet de la décision. À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun. Fait à Epinal, et à Neufchâteau, LeEn deux exemplaires originaux. La préfète, Le maire, (Nom, prénom et signature) SOUS-PRÉFECTURE REÇU LE — 3 JAN, 2025 88300 NEUFCHATEAU