Acte - CC 250306 03 EvenementsDetonnants

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Acte - CC 250306 03 EvenementsDetonnants Document publié le Jeudi 6 mars 2025 par la commune de Cros. Lien du pdf (Acte - CC 250306 03 EvenementsDetonnants)Thèmes du document : Culture et patrimoine, Justice et droit, Médias, RÉPUBLIQUE COMMUNAUTÉ DE COMMUNES

LODÈVOIS ET LARZAC FRANÇAISE DÉPARTEMENT DE

L’HÉRAULT ----------

CANTON DE EXTRAIT DU REGISTRE DES ACTES

CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU 6 MARS 2025

numéro

LODÈVE CC_250306_3

----------

L'an deux mille-vingt cinq, le six mars,

Le Conseil communautaire, dûment convoqué le vingt huit février deux mille vingt-cinq, s'est réuni en session ordinaire, salle du conseil de l'Espace Marie-Christine BOUSQUET, sous la Présidence de Jean-Luc REQUI.

nombre de membres

en exercice 59

présents 38

exprimés 45

vote

pour 45

contre 0

abstention 0

Présents :

Michel COMBES, Martine BAÏSSET, Claire VAN DER HORST, Jérôme VALAT, Sonia ROMERO, Jean TRINQUIER, Bernard GOUJON, Daniel FABRE, Luc BEVILACQUA, Jean-Marc SAUVIER, Ludovic CROS, Fadilha BENAMMAR KOLY, David BOSC, Monique GALEOTE, Gilles MARRES, Marie-Laure VERDOL, Didier KOEHLER, Damien ALIBERT, Isabelle PEDROS, Frédéric ROIG, Antoine GOUTELLE, Valérie ROUVEIROL, Félicien VENOT, Jean-Luc REQUI, Michel ABRIC, Bernard JAHNICH, Jean-Christophe COUVELARD, Clément THERY, Sophie PRADEL, Pierre-Paul BOUSQUET, Sandrine TONON, Philippe BERLENDIS, Éric OLLIER, Isabelle PERIGAULT, Alain FALCOU, Chantal BASCOUL, Daniel VALETTE.

M. Bertrand SONNET suppléant de M. Christophe ROMO.

Absents avec pouvoirs :

Jean-Paul PAILHOUX à Jean-Luc REQUI, Jean Michel BRAL à Jérôme VALAT, Gaëlle LEVEQUE à Ludovic CROS, Nathalie ROCOPLAN à Jean-Marc SAUVIER, Ali BENAMEUR à Gilles MARRES, Fatiha ENNADIFI à Monique GALEOTE, Ahmed KASSOUH à Marie-Laure VERDOL.

Absents :

Joëlle GOUDAL, Véronique VANEL, Jérôme CLARISSAC, Alain VIALA, Izia GOURMELON, David DRUART, Nathalie SYZ, Claude LAATEB, Magali STADLER, Christian RICARDO, Joana SINEGRE, Damien ROUQUETTE, Françoise OLIVIER, Michel DRUENE.

OBJET : Renouvellement de l'engagement à la démarche de labellisation des événements éco- responsables en Occitanie Événements détonnants, pilotée par l'association régionale Élémen'terre pour l'édition 2025 de Résurgence, festival des arts vivants

VU la loi n°2019-1147 du 8 novembre 2019 relative à l’énergie et au climat,

VU la loi n°2021-1104 du 22 août 2021 portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets,

VU la délibération n°CC_240307_17 du Conseil communautaire du 7 mars 2024 relative à la convention d’engagement au label des événements éco-responsables en Occitanie Événements détonnants piloté par l’association régionale Élémen’terre dans le cadre de l’édition 2024 de Résurgence, festival des arts vivants,

VU le courriel enregistré au numéro 2024-10-73195 du 15 octobre 2024 de l’association régionale Élémen’terre que Résurgence, festival des arts vivants, a obtenu le label Événements détonnants de niveau 1 dont le certificat d’attribution a été remis lors des rencontres régionales pour les évènements responsables le 21 novembre 2024,

CONSIDÉRANT que le label régional "Événements détonnants" a pour objectif de faciliter la mise en place d’une démarche environnementale concrète des événements culturels, sportifs ou de loisir en Occitanie et de la rendre crédible et vérifiable,

Je certifie, sous ma responsabilité, le caractère exécutoire du présent acte et informe que le présent acte peut faire l’objet d’un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal administratif de Montpellier dans un délai de deux mois, à compter de la notification : le Tribunal administratif peut être saisi par l’application informatique « Télérecours citoyens » accessible par le site internet www.telerecours.fr.

1/2CONSIDÉRANT que ce label se veut être un outil de progression pratique et opérationnel pour toutes les équipes organisatrices ainsi qu’un outil de sensibilisation du public et des partenaires sur les engagements pris par l’événement, conformément au guide du référentiel accessibles sur ce lien : https://www.elemen-terre.org/wp-content/uploads/2023/05/Guide_Pagesimple.pdf

CONSIDÉRANT que la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) Occitanie oriente son aide en 2025 aux festivals dans le champ de la création artistique (spectacle vivant) qui témoigneront d’un engagement fort en faveur de la transition écologique,

CONSIDÉRANT le souhait de maintenir le niveau 1 du label obtenu en 2024 pour témoigner, consolider les engagements et continuer à progresser dans la démarche environnementale pour l’édition 2025 de Résurgence, festival des arts vivants qui se tiendra du jeudi 17 juillet au dimanche 20 juillet prochains,

CONSIDÉRANT qu’une participation financière sera demandée pour l’accompagnement au processus de renouvellement de labellisation,

Ouï l'exposé de Jean-Marc SAUVIER et après en avoir délibéré, le Conseil communautaire : - ARTICLE 1 : RENOUVELLE l’engagement à la démarche de labellisation des événements écoresponsables en Occitanie Événements détonnants, pilotée par l’association régionale Élémen’terre pour l’édition 2025 de Résurgence, festival des arts vivants, et pour un montant correspondant aux conditions financières spécifiées à l’article 7 de la convention d’engagement, soit deux-cent-seize euros (216 €),

- ARTICLE 2 : AUTORISE le Président, ou son représentant, à effectuer toutes les démarches nécessaires à l'exécution de la présente délibération et à signer tous les documents y afférents, et en particulier la convention d’engagement annexée à la présente délibération,

- ARTICLE 3 : IMPUTE la dépense correspondante au budget principal, chapitre 65, article 6574,

- ARTICLE 4 : DIT que le présent acte sera transmis au service du contrôle de légalité, notifié aux tiers concernés, publié selon la réglementation en vigueur et inscrit au registre des actes.

Pour extrait certifié conforme au registre des actes.

Accusé de réception en préfecture

34-200017341-20250306-lmc116117-DE-1-1

Date de télétransmission : 10/03/25

Date de publication : 13/03/2025

Date de notification aux tiers :

Moyen de notifications aux tiers :

Le six mars deux mille vingt-cinq

Le Président,

Jean-Luc REQUI

Je certifie, sous ma responsabilité, le caractère exécutoire du présent acte et informe que le présent acte peut faire l’objet d’un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal administratif de Montpellier dans un délai de deux mois, à compter de la notification : le Tribunal administratif peut être saisi par l’application informatique « Télérecours citoyens » accessible par le site internet www.telerecours.fr.

2/2CONVENTION D’ENGAGEMENT

LABEL ÉVÉNEMENTS DÉTONNANTS

Entre les soussignés :

L’association Elémen’terre

5 rue de Kiev, 31100 Toulouse

Représentée par Pablo BELIME, Dominique CASTELLS, Quentin DULIEU et Bernadette SING, co-

président·es

Personne contact : Béatrice MAGNIER, coordinatrice

Téléphone : 05 62 75 51 94 | Mail contact : coordination@elemen-terre.org

SIRET : 503 493 199 00031

Dénommé ci-après « Elémen’terre »

Et

Nom de la structure :

Nom de l’événement concerné :

Adresse postale de la structure :

Ville : CP :

Statut juridique : (écrire un « x » dans la case)

Association

Collectivité

Entreprise

Autre (précisez)

Numéro de SIRET :

Téléphone :

Mail général :

Mail comptabilité :

Représenté par le/la responsable

Nom :

Prénom :

Fonction :

Dénommée ci-après « La structure engagée »

Il a été convenu ce qui suit :

Convention d’engagement Label Événements détonnants 1/6Article 1 – Nature de l’engagement

Elémen’terre, en partenariat avec une quinzaine de structures de la région Occitanie, a co-créé

le label Événements détonnants, dédié à accompagner et promouvoir les événements éco-

responsables en Occitanie.

En signant cette convention, la structure en démarche de labellisation demande à être

labellisée, pour :

• une première labellisation,

• un changement de niveau,

• ou un renouvellement de labellisation au même niveau.

Le label est attribué pour une année.

Les modalités de la labellisation varient selon le cas, comme détaillé ci-dessous.

1. Processus complet de labellisation

Applicable pour une première labellisation ou un changement de niveau :

1. Signature de la présente convention d’engagement.

2. Pré-remplissage du référentiel par la structure en démarche de labellisation, en précisant les actions à mettre en place en fonction des engagements choisis et du niveau visé.

3. Entretien d’accompagnement réalisé entre la structure et Elémen’terre. Si les actions prévues sont jugées suffisantes et adéquates, un pré-label « en cours de démarche » est attribué, permettant à l’événement de communiquer sur cette démarche de labellisation dans ses supports de communication.

4. Évaluation des engagements pris : une partie de l’évaluation se fait par l’envoi de pièces justificatives et une autre partie est réalisée sur site.

5. Un comité de labellisation indépendant statue sur l’attribution du label et du niveau.

2. Processus allégé de renouvellement de labellisation

Applicable si la structure souhaite maintenir son niveau obtenu en consolidant ses

engagements :

1. Signature de la présente convention d’engagement.

2. Pré-remplissage du référentiel par la structure en démarche de labellisation, en précisant les actions à reconduire ou à ajuster pour maintenir et consolider le niveau atteint.

3. Entretien d’accompagnement réalisé entre la structure et Elémen’terre. Si les actions prévues sont jugées suffisantes et adéquates, un pré-label « en cours de démarche » est attribué, permettant à l’événement de communiquer sur cette démarche de labellisation dans ses supports de communication.

4. Évaluation des engagements pris : pas d’évaluation sur site, mais envoi de photos et des pièces justificatives demandées par la structure accompagnatrice.

5. Un comité de labellisation indépendant statue sur l’attribution du label et du niveau.

Article 2 – Engagements de la structure engagée

La structure en démarche de labellisation s’engage à :

• Identifier un·e référent·e ou un binôme de référent·es pour le suivi de la démarche de

labellisation. Le ou la référent·e doit être un membre fixe de l’organisation : les

Convention d’engagement Label Événements détonnants 2/6stagiaires et les volontaires en service civique ne pourront donc être référent·es qu’en

binôme avec un membre fixe.

• Transmettre à la structure accompagnatrice le budget prévisionnel de l’événement pour

l’édition à venir et le budget réalisé de l’édition passée avant l’entretien de pré-

labellisation.

• Participer à l’entretien de pré-labellisation : à minima le ou la référent·e (ou les

référent·es), et un membre de la gouvernance. D’autres membres de l’organisation

peuvent également participer à cet entretien.

• Régler la facture liée au processus de labellisation avant la tenue de l’événement et

indépendamment de la décision finale du comité de labellisation.

• S’investir sincèrement dans la mise en œuvre des engagements pris et allouer les

moyens nécessaires à leur accomplissement.

• Communiquer sur sa labellisation : valoriser la démarche de labellisation sur les

supports de communication numériques (site internet, réseaux sociaux, etc.) et, si

possible, sur des supports papier (affiches, dossiers de presse, programmes, etc.).

• Afficher clairement les engagements pris à l’entrée de l’événement pour qu’ils soient

visibles du public.

• Accueillir le binôme évaluateur lors de l’événement et lui accorder le temps nécessaire

pour qu’il puisse faire l’évaluation dans de bonnes conditions. Cela inclut une visite du

site, un temps d’échange avec le ou la référent·e label et des échanges avec les

responsables de chaque pôle.

• Transmettre un bilan complet et les pièces justificatives nécessaires, dans les délais

impartis pour finaliser le dossier.

• Participer à l’évaluation d’un autre événement dans l’année : voir article 6.

• Participer au comité de labellisation dans lequel cet autre événement évalué est

présenté.

Article 3 – Engagements d’Elémen’terre

Elémen’terre s’engage à :

• Informer et guider l’événement sur les étapes à suivre et les moyens à mettre en œuvre

durant toute la durée du processus de labellisation.

• Organiser et mener un entretien d’accompagnement en amont de l’événement pour

valider les actions prévues et les engagements pris (entretien de pré-labellisation).

• Fournir un kit de communication aux événements pré-labellisés afin qu’ils puissent

valoriser leur démarche dans leurs supports de communication.

• Promouvoir la labellisation des événements sur les réseaux sociaux et le site internet

d’Elémen’terre.

• Réaliser une évaluation sur site pendant l’événement des engagements pris (sauf pour

les structures suivant un processus allégé, voir article 1).

• Organiser et animer le comité de labellisation chargé de valider ou non l’attribution du

label de l’événement, sur la base des éléments fournis et du référentiel complété par les

évaluateur pendant l’événement.

Convention d’engagement Label Événements détonnants 3/6Article 4 – Calendrier et délais

Pour assurer le bon déroulement de la labellisation, la structure en démarche de labellisation

s’engage à respecter les délais suivants :

• Participer à l’entretien de pré-labellisation au plus tard deux mois avant le 1er jour de son événement.

• Fournir le budget réalisé de l’édition précédente ainsi que le budget prévisionnel de

l’édition à venir au moment de l’entretien de pré-labellisation.

• Transmettre les justificatifs demandés (bilan et preuves nécessaires) dans un délai maximum de deux mois après la fin de l’événement.

• Régler la facture liée à la labellisation avant la tenue du comité de labellisation.

• Être positionné·e pour évaluer un autre événement avant la tenue du comité de

labellisation et autant que possible avant son propre événement.

Article 5 – Communication liée à la labellisation

La structure en démarche de labellisation est encouragée à communiquer sur la pré-

labellisation et la labellisation de son événement via ses différents supports de communication,

numériques (site internet, réseaux sociaux) ou print (affiches, dossier de presse...).

Pour cela, Elémen’terre lui fournira :

• Après l’entretien de pré-labellisation (si concluant) : un kit de communication « en démarche », comprenant :

◦ le logo spécifique ;

◦ des éléments permettant de valoriser la démarche de labellisation en cours sur les

différents supports de communication.

• Après le comité de labellisation (si l’événement est labellisé) : envoi d’un kit de communication correspondant au niveau obtenu, incluant :

◦ le logo du label avec le niveau obtenu et l’année.

◦ des éléments permettant de valoriser l’obtention du label sur les différents supports

de communication.

Article 6. Participation à la co-évaluation des événements

Cet article s’applique aux structures engagées dans un processus complet de labellisation (voir

article 1).

Dans un objectif de montée en compétences collective, Elémen’terre met en œuvre un

système d’évaluation par les pairs. Ce processus d’évaluation croisée permet aux référent·es

des structures engagées de découvrir de nouvelles initiatives et de partager leurs retours

d’expérience tout en favorisant la mise en réseau des acteur·ices engagé·es dans le label.

Aussi, il est demandé à chaque référent·e du dispositif de labellisation d’aller

évaluer au minimum un événement autre que le leur dans l’année.

Le temps d’évaluation sur place dépend de la taille de l’événement évalué et du niveau visé. Il

est estimé entre 2h et 5h. Il faut ajouter à cela le temps de trajet pour se rendre à

l’événement.

Un repas sur place sera pris en charge par l’événement évalué, mais les frais de déplacement

ne sont pas pris en charge (voir article 7 – frais indirects).

La personne ayant effectué cette évaluation participera au comité de labellisation au cours

duquel sera présenté l’événement évalué. Elle disposera d’un droit de vote pour tous les

événements présentés dans ce comité.

Convention d’engagement Label Événements détonnants 4/6Les référent·es peuvent sélectionner l’événement de leur choix en s’inscrivant dans le tableau

dédié. L’inscription à une évaluation doit être réalisée le plus tôt possible, et dans tous cas

avant la tenue de leur propre événement, afin de faciliter l’organisation globale des

co-évaluations.

Article 7. Conditions financières

La labellisation implique deux types de frais :

1. Frais directs liés à la labellisation

Une participation financière est demandée à l’événement, couvrant :

• L’accompagnement en amont (entretien de pré-labellisation, conseils, etc.).

• La disponibilité de la structure accompagnatrice pendant toute la durée de la

labellisation (dans la limite du raisonnable et selon sa disponibilité, par e-mail ou

téléphone).

• L’évaluation sur site par un binôme d’évaluateurs·rices.

• La rédaction d’un rapport d’évaluation.

Le montant de cette participation est calculé en fonction du budget prévisionnel de

l’événement à venir et du type de structure porteuse (association, collectivité, entreprise). Une

facture sera émise par Elémen’terre après l’entretien de pré-labellisation.

Grille tarifaire :

Budget de l’événement *

Tarif pour

les

associations

Tarif pour les

collectivités et

SCOOP ou SCIC

Tarif pour les

entreprises

< 40 000 € 200€ 240€ 400€

de 40 001 à 100 000 € 250€ 300€ 500€

de 100 001 à 200 000€ 300€ 360€ 600€

de 200 001 à 500 000 € 400€ 480€ 800€

de 500 001 à 1 000 000€ 600€ 720€ 1 200€

> 1 000 000 € 900€ 1 080€ 1 800€

→ * Budget basé sur l’édition à venir

Conditions spécifiques pour les renouvellements :

• Si l’événement souhaite renouveler le label sans viser un changement de niveau,

l’accompagnement sera allégé (voir process décrit à l’article 1).

• Dans ce cas, les frais de labellisation sont réduits de 40 % par rapport aux tarifs indiqués.

2. Frais indirects à la charge de la structure engagée

La structure en démarche de labellisation s’engage à prendre en charge :

• L’entrée à l’événement pour les deux évaluateurs·rices.

• Les repas pour le binôme pendant l’évaluation (1 repas pour 2 personnes, à prendre de préférence au catering s’il existe).

• L’hébergement, si une nuit sur place est nécessaire (cet hébergement peut se faire chez l’habitant, un·e bénévole, etc.).

• Les frais de déplacement du·de la référent·e pour aller évaluer un autre événement, conformément à l’article 6.

Convention d’engagement Label Événements détonnants 5/6Article 8. Cas de non réalisation de l’action

La présente convention se trouverait suspendue ou annulée dans tous les cas de force

majeure. En cas de défaillance de l'une ou l'autre des parties, une annulation ou un report de

l’action de labellisation sera envisagé.

Fait à le en deux

exemplaires.

Faire précéder la signature de la mention « lu et approuvé ».

Pour Elémen’terre, Pour le bénéficiaire,

Béatrice MAGNIER, coordinatrice Nom du bénéficiaire :

Lu et approuvé :

Signature :

Convention d’engagement Label Événements détonnants 6/6