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Document publié le Dimanche 1 juin 2025 par la commune d'Aire-sur-la-Lys.
Lien du pdf (unknown - 2024 12 7 1 Convention Concours National Musique Harmonies 01.06.25)
Thèmes du document : Consommateurs, Médias, Assurance,
CONVENTION
Concours National d'Harmonies, Batteries-Fanfares, Fanfares
et Ensembles Vocaux.
à AIRE SUR LA LYS les 31 mai et 1er juin 2025.
Entre :
GLa Ville de AIRE SUR LA LYS dénommée par ailleurs Structure d'accueil, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Claude DISSAUX,
et
& La Fédération Régionale des Sociétés Musicales Hauts de France 121 rue Barthélémy Delespaul
59000 LILLE
Tél. : 03.28.55.30.20 Mail : fsm@orange.fr
dénommée ci après Fédération Régionale
représentée par son Président, Monsieur Patrick ROBITAILLE
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 : SIGNATAIRES DU CONTRAT
Les parties référencées ci-dessus représentées par
- Monsieur Jean-Claude DISSAUX , Maïe, pour la Ville de AIRE SUR LA LYS - Monsieur Patrick ROBITAILLE, pour la Fédération Régionale des Sociétés Musicales Hauts de France
sont conjointement d'accord pour l'organisation d'un Concours National de Musique pour Harmonies, Fanfares, Baïteries-Fanfares et Ensembles vocaux qui aura lieu 1e Juin 2025 au sein de la Ville de AIRE SUR LA LYS aux conditions
générales citées ci-après. Chacune des parties s'engage à les respecter.
Article 2 : DESCRIPTIF DE L'EVENEMENT
Cet évènement musical se présente en trois parties distinctes :
a) Un concert inaugural, le samedi soir.
b) Un concours de musique pour Harmonies, Fanfares, Batteries-Fanfares et Ensembles vocaux réservé aux sociétés de musique « Amateur» fédérées ou non, le dimanche matin.
c) Des aubades « debout» avec la participation obligatoire des sociétés présentes au concours, le dimanche en 2eme partie de matinée (pour les Sociétés ayant déjà concourues) et l'après-midi en particulier dans le cadre d'un rassemblement avant la proclamation des résultats et des prix.
RP
Accusé de réception en préfecture
062-216200147-20241209-2024-12-7-DE
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 Article 3 : REGLEMENT DU CONCOURS
Le festival concours est placé sous l'égide de la Confédération Musicale de
France don le siège se trouve à Montrouge (92120) 10/12, avenue de la Marne
La Fédération Régionale des Sociétés Musicales Hauts de France s'engage à
respecter le règlement en particulier :
- la nomination et la mise en place du jury pour le concours,
- la détermination du classement général,
- les Us et coutumes pour le choix, l'interprétation et la Direction des morceaux
d'ensembles pour le final.
Aricle 4 : ASPECT — SECURITE
La struciure d'accueil s'engage formellement à demander les autorisations nécessaires et légales et plus particulièrement relatives à la sécurité des personnes, pour le déroulement d'un tel événement musical en signalant les différentes implantations et lieux du Concert, Concours et Rassemblement. Un endroit sera défini pour le stationnement des autocars ou voitures.
Arlicle 5 : SECRETARIAT
La Fédération Régionale possède ses propres moyens de secrétariat. La présence des sociétés, leur accueil, leur prise en charge la journée durant est du ressort de la Fédération.
En contre - partie, la structure d'accueil mettra à disposition dès l'heure convenue ef jusqu'au soir au moins un local pour ce secrétariat avec moyens adéquats pour la finalisation des résultats du concours. Ce local devra fermer à clefs pendant l'heure du midi.
Article 6 : ASSURANCES/SACEM
La Fédération est à même de justifier d'une assurance responsabilité civile et au tiers pour le déroulement du festival concours, l'occupation des locaux qui lui ont été réservés pour ce secrétariat, ainsi que pour le déroulement du concours. La Fédération prendra en charge la déclaration et les sommes dues à la Sacem.
Article 7 : FRAIS — PRIMES - RECOMPENSES
La Fédération prendra à sa charge les frais de déplacement des membres des jurys.
Les frais de déplacements des Sociétés participantes étant à leur charge.
La Fédération finance, s'il y a lieu, toutes les récompenses aux sociétés lauréates. l'est néanmoins d'usage pour la structure d'accueil de prévoir et d'attribuer une récompense spéciale, unique, aux sociétés ayant acquis au concours une mention « Très Bien » (diplôme, coupe ou souvenir).
RP
Accusé de réception en préfecture
062-216200147-20241209-2024-12-7-DE
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 Article 8 : PUBLICITE — MEDIAS
| existera préalablement au concours une étroite collaboration entre les parties pour la publicité en général sur l'événement {presse locale ou spécialisée, radios locales, T.V., etc ..).
La Fédération a généralement pour habitude d'organiser environ une semaine avant l'événement une conférence de presse, pour annoncer et mettre en valeur l'événement, avec la participation des services de la structure d'accueil. La Fédération s'engage à publier dans le Musicien Fédéré plusieurs pages pour annoncer et relater ensuite le festival concours, le tout en proche collaboration avec la Structure d'Accueil.
Il est convenu que la Ville de AIRE SUR LA LYS sera mise en valeur dans le journal Le Musicien Fédéré.
Les affiches seront imprimées à la charge de la structure d'accueil ainsi que les invitations. Les parties échangeront leur listing pour couvrir les personnes concernées.
Article 9 : LIEUX ET SITES RETENUS
La Structure d'accueil s'engage à mettre à disposition de la Fédération le nombre de salles sollicitées par la Fédération permettant un déroulement normal du concours, aux heures prescrites et durant le passage des sociétés, le mobilier destiné aux musiciens (chaises) et au jury {chaises et tables), ainsi que des « salles de chauffe » attenantes ou à proximité de la salle de concours. Le public sera admis uniquement dans les salles de concours. Un représentant Fédéral sera chargé de canaliser ce public.
Une visite préalable de ces salles aura lieu par un {ou plusieurs) responsable{s) fédéral pour identifier l'acoustique.
La Structure d'Accueil s'engage à mettre à la disposition de la Fédération, pour le déroulement du concours, les salles suivantes :
Salle du Manège
Salle Foch
Salle de la Lys
Auditorium Ecole de Musique
Chapelle Saint Jacques (si présence de Chorales au Concours)
La Structure d'accueil, en relation avec la Fédération, aménagera soit la Grand Place soit la Salle du Manège pour la prestation finale, sonorisation et estrade pour discours, palmarès, distribution des lofs et récompenses ;
En fonction des conditions climatiques.
RP
Accusé de réception en préfecture
062-216200147-20241209-2024-12-7-DE
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 Article 10 : REPAS
Le repas du samedi soir des Présidents de jury, membres de la fédération et des Officiels sera organisé et offert par la structure d'accueil (env. 30 personnes)
Le repas du dimanche midi pour l'ensemble des musiciens {sauf souhait contraire d'une société) est géré par la Fédération. La structure d'accueil mettra quant à elle à disposition Une ou plusieurs salle(s) équipéel(s), ou non, de cuisine ainsi que la mise à disposition dans ce(s) lieu{x) de tables et chaises pouvant rassembler sur Un OU plusieurs services environ 350 repas servis à table. Ce repas et son organisation est à la charge de la Fédération, les prestataires locaux seront privilégiés.
Le repas du dimanche midi des Présidents de jury, membres de la fédération et des Officiels sera organisé et pris en charge par la Fédération.
Article 11 : FINANCEMENT
La Structure d'accueil s'engage à subventionner la Fédération Régionale des Sociétés Musicales des Hauts de France pour le déroulement de ce Concours- Festival de la somme forfaitaire de 500 € par Société musicale. La contribution de la Ville de AIRE SUR LA LYS sera au maximum de 5 000 euros.
Un acompte de 50% sera versé un mois avant l'événement et le solde de cette subvention devra intervenir sitôt l'événement.
Article 12 : DIVERS
D'un commun accord, il est prévu un lieu et un accueil pour les personnalités fédérales et le jury le samedi après midi afin de pouvoir donner les directives et instructions du Concours.
Une réception est prévue également le dimanche midi rassemblant les responsables fédéraux, les membres du jury, le président et le directeur de chacune des sociétés musicales {environ 100 personnes) .
Fait à LILLE, le
en deux exemplaires originaux dont un pour chacune des parties
Pour Ville de AIRE SUR LA LYS Pour la Fédération Régionale des Sociétés Musicales Hauts de France
Monsieur Jean-Claude DISSAUX Monsieur Patrick ROBITAILLE
= ë
Accusé de réception en préfecture
062-216200147-20241209-2024-12-7-DE
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024