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unknown - Schema de mutualisation de la Vallee dOssau Version validee COPIL tampon
Document publié le Mercredi 1 janvier 2020 par la commune de Bielle.
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Thèmes du document : Travail et emploi, Démocratie locale et participation citoyenne, Consommateurs,
Adopté le …………….
SCHEMA DE MUTUALISATION DES SERVICES
DE LA VALLEE D’OSSAU SOMMAIRE :
I. Présentation du territoire.
A. Présentation géographique.
B. Présentation administrative.
II. Définitions.
A. La mutualisation.
B. Le schéma de mutualisation.
III. Les objectifs, les enjeux de la mutualisation.
A. Un enjeu financier.
B. Un enjeu de maintien ou de renforcement du service public local.
C. Un enjeu de rationalisation des organisations.
D. Un enjeu de sécurisation de l’action publique locale.
E. Un enjeu de renforcement de la solidarité à l’échelle du territoire.
IV. Le cadre juridique de la mutualisation.
A. Le cadre juridique du schéma de mutualisation.
1. L’obligation d’élaborer un schéma de mutualisation des services.
2. Contenu et procédure d’élaboration du schéma de mutualisation.
B. Les outils juridiques de la mutualisation.
V. La démarche de la Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau.
A. La méthodologie du projet.
B. Gouvernances et instances.
C. Le calendrier du projet.
VI. Le diagnostic territorial.
A. Les ressources humaines.
B. Les informations budgétaires.
VII. La mutualisation existante.
A. La mutualisation de moyens humains.
B. La mutualisation de moyens matériels.
C. Les groupements de commandes.
D. Les autres exemples de mutualisation.
VIII. Les perspectives de mutualisation.
A. Le plan d’action.
B. Les fiches action. I. Présentation du territoire
A. Présentation géographique
Située dans les Pyrénées-Atlantiques, la Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau est un
territoire rural d’une superficie de 620 km². Il s'étire géographiquement du nord au sud sur une
cinquantaine de kilomètres depuis Rébénacq, à une quinzaine de kilomètres de Pau, jusqu'au col du
Pourtalet, à la frontière espagnole. Le territoire est constitué d’un paysage de piémont au nord puis
remonte une vallée glacière qui s’étire vers le sud dans des paysages de basse, moyenne et haute
montagne.
La Vallée d’Ossau compte une population d’environ 9 700 habitants. La CCVO se situe de ce point de
vue assez nettement en dessous du nombre moyen d’habitants par communauté de communes en
France, qui s’élève à 22 249 habitants.
Communes Population municipale Population Totale
Arudy 2 229 2 275
Aste-Béon 237 243
Béost 217 220
Bescat 255 260
Bielle 390 407
Bilhères 160 164
Buzy 974 996
Castet 157 161
Eaux-Bonnes 243 247
Gère-Bélesten 190 197
Iseste 425 428
Laruns 1 194 1 217
Louvie-Juzon 1 058 1 087
Louvie-Soubiron 119 120
Lys 334 338
Rébénacq 682 693
Sainte-Colome 356 360
Sévignacq-Meyracq 538 553
Total 9 758 9 966
*Vallée d’Ossau : population légale en vigueur au 1er janvier 2020 (source : INSEE)
B. Présentation administrative
Sur le plan administratif, la vallée d’Ossau est divisée en 18 communes, regroupées au sein de la CCVO,
établissement public de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre crée en janvier 2009 sur
les bases de l’ancien SIVOM de la vallée d’Ossau. La vallée se caractérise par une certaine hétérogénéité notamment au regard de la taille et de la
population des communes qui composent son territoire. Cette composition rejaillit nécessairement
sur la taille et l’organisation de leur administration. Cet état de fait n’est pas sans conséquence sur les
possibilités, les besoins et les attentes en matière de mutualisation.
Contrairement à de nombreux EPCI, dans lesquels l’observation des pratiques a mis très tôt en avant
le fait que la mutualisation se fait fréquemment entre la ville centre et l’EPCI, dans le cas de la vallée
d’Ossau, la situation peut paraitre un peu différente.
Le territoire ne se caractérise par la présence de deux bassins de vie articulés autour de communes
centre, anciens chef lieux de canton, que sont Arudy et Laruns.
La Vallée d’Ossau se compose ainsi de deux communes importantes, quatre communes de taille
intermédiaires et treize communes plus petites.
Ces 18 communes sont représentées au conseil communautaire selon la répartition suivante :
Communes Nombre de délégués titulaires
Arudy 8
Aste-Béon 1
Béost 1
Bescat 1
Bielle 1
Bilhères 1
Buzy 3
Castet 1
Eaux-Bonnes 1
Gère-Bélesten 1
Iseste 1
Laruns 4
Louvie-Juzon 3
Louvie-Soubiron 1
Lys 1
Rébénacq 2
Sainte-Colome 1
Sévignacq-Meyracq 1
Total 33
*Répartition des sièges du conseil communautaire par commune en 2019.
Compétences
Depuis sa création, les compétences de la CCVO n’ont eu de cesse d’évoluer. Elle est aujourd’hui en
charge des compétences suivantes (voir les statuts pour les compétences détaillées) :
- Aménagement de l’espace pour la conduite d'actions d'intérêt communautaire : schéma de
cohérence territoriale. - Actions de développement économique dans les conditions prévues à l'article L. 4251-17 ;
création, aménagement, entretien et gestion de zones d'activité industrielle, commerciale,
tertiaire, artisanale, touristique, portuaire ou aéroportuaire ; politique locale du commerce et
soutien aux activités commerciales d'intérêt communautaire ; promotion du tourisme, dont la
création d'offices de tourisme.
- Gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations (GEMAPI), dans les conditions
prévues à l'article L. 211-7 du code de l'environnement ;
- Création, aménagement, entretien et gestion des aires d’accueil des gens du voyage et des
terrains familiaux locatifs définis aux 1° à 3° du II de l'article 1er de la loi n° 2000-614 du 5 juillet
2000 relative à l'accueil et à l'habitat des gens du voyage.
- Collecte et traitement des déchets des ménages et déchets assimilés.
- Protection et mise en valeur de l’environnement, le cas échéant dans le cadre de schémas
départementaux et soutien aux actions de maîtrise de la demande d'énergie.
- Construction, entretien et fonctionnement d'équipements culturels et sportifs d'intérêt
communautaire et d'équipements de l'enseignement préélémentaire et élémentaire d'intérêt
communautaire.
- Politique du logement et du cadre de vie.
- Action sociale d’intérêt communautaire.
- Création et gestion de maisons de services au public et définition des obligations de service
public y afférentes.
- Assainissement non collectif.
- Action culturelle.
- Politique locale de santé.
- Etudes d’intérêt communautaire.
- Prestation de services.
- Télévision et TIC. II. La mutualisation : définitions
A. La mutualisation, un concept aux contours ambigus
La mutualisation est un concept polymorphe, qui ne fait l’objet d’aucune définition juridique précise.
Pour autant, il est possible d'en donner une définition pratique et communément admise. La notion
désigne généralement la dynamique de mise en commun des moyens humains, matériels et financiers
entre différentes structures. Si ce concept traverse l’ensemble des administrations centrales et
décentralisées, il s’est posé avec une acuité particulière pour les collectivités territoriales, et plus
spécifiquement les administrations du bloc local : les communes et leurs EPCI.
La CCVO, comme bon nombre d’EPCI avant elle, a fait le choix de retenir une définition la plus extensive
possible, afin de permettre d’y intégrer tout un ensemble de dispositifs juridiques, ainsi que de réalités
pratique de mise en commun de moyens matériel, humains, financiers, mais également et plus
largement de toute forme de coopération informelle, de partage de compétences, d’expérience, de
solidarité territoriale.
B. Le schéma de mutualisation des services, document de planification de la mutualisation
Le schéma de mutualisation des services quant à lui est un document de planification, de
programmation. Il a pour rôle de cadrer cette dynamique, en ce qu’il prévoit les différentes hypothèses
de partage, de mise en commun de matériel, d'équipements, d’agents ou de services entre les échelons
communal et intercommunal, ainsi que les impacts d’une telle organisation sur les moyens du bloc
local. III. Les enjeux et objectifs de la mutualisation
La mutualisation est au carrefour de nombreux enjeux pour les administrations du bloc local. C’est avec
l’ensemble de ces éléments à l’esprit que la CCVO s’est lancée dans cette démarche. C’est également
autour de ces éléments qu’elle a tenté de fédérer les différentes structures du territoire autour de ce
projet.
A. Un enjeu financier
Les collectivités territoriales et leurs groupements connaissent un contexte budgétaire et financier de
plus en plus contraint, notamment marqué depuis 2013 par une importante baisse des concours
financiers de l’Etat ou plus récemment par la suppression de la taxe d’habitation. Ce contexte érige
pour beaucoup l'objectif d'optimisation des dépenses locales au rang d'impératif. Le territoire de la
vallée d’Ossau n’échappe pas à ce constat : la question des moyens financiers reste l’un des plus
importants moteurs de mutualisation.
Fréquemment associé à l’idée de maîtrise, voire de réduction des dépenses publiques, elle apparait
comme un outil de gestion permettant, à travers la mise en commun des moyens, une optimisation
financière (réalisation d’économies d’échelles, réduction des coûts engendrés par d’éventuels
doublons, etc.), et donc de dégager des marges de manœuvre pour continuer d’agir et de se
développer. Pour autant, ces effets ne se faisant généralement sentir qu'à moyen ou plus long terme,
et étant souvent assez difficiles à évaluer, la démarche de la vallée d’Ossau n’a pas été envisagée que
sous le seul angle financier. D'autres enjeux majeurs ont guidé sa réflexion.
B. Enjeux de maintien ou de renforcement du service public local :
La mutualisation peut contribuer à concrétiser des projets qu’une collectivité pourrait ne pas être en
capacité financière, matérielle ou technique de mener seule. Elle peut donc permettre d’améliorer et
d’étendre la qualité de service rendu ou de maintenir un niveau de service public répondant aux
attentes toujours plus grandes de la population, et ce en dépit des contraintes financières, en
renforçant la cohérence et l’homogénéité des interventions.
C. Un enjeu de rationalisation des organisations :
La mutualisation est l’occasion de réfléchir à des manières d’assurer une plus grande cohérence dans
la gestion des ressources humaines et matérielles, de limiter certaines dépenses de fonctionnement
communes aux différentes structures locales. En menant une réflexion globale tenant compte des ressources disponibles sur l’ensemble du territoire et non plus par collectivité chaque fois que possible,
elle peut répondre à des problématiques d’organisation et de fonctionnement communes. Elle est
enfin l’opportunité de réfléchir à la meilleure manière d'organiser et de rendre les services, en
permettant une réflexion d’ensemble sur l’échelle et les modalités de gestion des services publics
locaux.
Cette réflexion doit cependant être menée dans le respect des identités, des structures et des agents,
ainsi qu’en maintenant une réelle proximité avec la population.
D. Un enjeu de sécurisation de l’action publique locale :
La mutualisation doit être une occasion pour les collectivités de monter en expertise grâce la mise en
commun de moyens ou services, au partage de compétences, à la capitalisation et la valorisation de
l’expérience et des savoir-faire développés par les agents municipaux et communautaires.
Elle peut notamment conduire à une professionnalisation et une sécurisation de certaines opérations
complexes ou à forte technicité que les collectivités, et plus particulièrement les plus modestes, ont
parfois des difficultés à assurer. Cette montée en compétence est dans certains domaines rendue
d’autant plus nécessaire que l’on assiste depuis un certain temps au désengagement de l’état dans ses
missions d’assistance technique aux collectivités ainsi qu’au développement croissant de normes
techniques requérant des compétences de plus en plus spécifiques. La mutualisation peut ainsi
constituer un moyen pour tous de disposer des ressources nécessaires à une sécurisation de l’action
publique locale.
E. Un enjeu de renforcement de la solidarité territoriale :
L’élaboration de ce schéma a enfin été l’occasion pour la vallée d’Ossau de réaffirmer sa volonté de
renforcer la solidarité locale entre ses acteurs institutionnels. En menant une réflexion destinée à
permettre le développement d’un partage des savoirs faire, des expertises, des compétences et des
moyens, elle peut permettre d’offrir à l’ensemble du territoire un niveau de service homogène.
C’est une occasion intéressante de développer un peu plus encore les habitudes de travail en commun,
mais également de permettre aux collectivités les plus fragiles ou les plus modestes de bénéficier de
ressources dont elles ne pourraient disposer seules et aux plus importantes de monter en compétence
ou en expertise. IV. Le cadre juridique de la mutualisation
A. Le cadre juridique du schéma de mutualisation des services
Ce cadre juridique s’est quelque peu assoupli en 2019, mais prévoit encore un certain nombre
d’éléments tenants à son contenu et à sa procédure d’élaboration.
1. L’obligation d’élaborer un schéma de mutualisation des services
La loi n°2010-1563 du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales (RCT), était venue
instituer une obligation faite aux EPCI d’adopter un schéma de mutualisation des services. Elle
prévoyait que « dans l'année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux, le
président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre établit un
rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l'établissement public de
coopération intercommunale à fiscalité propre et ceux des communes membres ». C’est dans ce cadre
que la CCVO s’est lancée dans l’élaboration de son schéma de mutualisation.
Mais la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la
proximité de l'action publique est venue supprimer cette obligation. L’élaboration du schéma deviens
une simple faculté pour l’intercommunalité. Déjà bien avancée dans sa démarche, et convaincue de
l’intérêt de la mutualisation pour le territoire, la CCVO et ses communes membres ont fait le choix de
poursuivre ce projet de manière volontariste, ce en dépit de ce changement législatif.
2. Contenu et procédure d’élaboration du schéma de mutualisation :
Le rapport établi par le président comporte un projet de schéma de mutualisation des services à mettre
en œuvre pendant la durée du mandat. Le projet de schéma doit notamment prévoir l'impact
prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs de l'établissement public de coopération
intercommunale à fiscalité propre et des communes concernées, ainsi que l’impact prévisionnel sur
leurs dépenses de fonctionnement.
Une fois établit, le rapport est transmis pour avis à chacun des conseils municipaux des communes
membres, qui disposent d'un délai de trois mois pour se prononcer. A défaut de délibération dans ce
délai, son avis est réputé favorable. Le projet de schéma est alors approuvé par délibération de l'organe
délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre. Une fois
adopté, le schéma de mutualisation est adressé à chacun des conseils municipaux des communes
membres de l'établissement public de coopération intercommunale. Chaque année, lors du débat d'orientation budgétaire ou, à défaut, lors du vote du budget,
l'avancement du schéma de mutualisation fait l'objet d'une communication du président de
l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre à son organe délibérant.
B. Panorama des outils juridiques de la mutualisation :
Au même titre que la définition de la mutualisation est multiple, les modalités de sa mise en œuvre le
sont également. Le droit des mutualisations comporte une importante variété de dispositifs juridiques,
prévus par le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), le code de la commande publique ou
encore le code du patrimoine. Ces dispositifs constituent une véritable boîte à outils pour les
collectivités.
Cette boîte à outil permet de recourir à des hypothèses de mutualisation, sur des objets, avec des
partenaires, à des échelles et selon des modalités variés. Ces formes peuvent être horizontales,
verticales, construites avec deux ou plusieurs structures, sur des objets divers (services opérationnels,
services fonctionnels, dans ou en dehors du cadre des compétences transférées, etc.).
Ce cadre juridique est supposé favoriser la mise en place d’une mutualisation « sur mesure », adaptée
aux réalités locales et aux projets des territoires et leurs collectivités.
Ce panel d’outils propose une approche différente et progressive du degré de partenariat entre les
structures. Chacun d’eux se traduit par une intégration croissante des missions et/ou des services
et/ou de leurs moyens. Les aspects graduels et progressifs de cette échelle mettent en exergue le fait
qu’un processus de mutualisation doit être appréhendé comme des étapes successives dont
l’évolution n’est aucunement figée ni dans le temps ni dans la réflexion.
Ces outils peuvent être matérialisés, sur une échelle d’intensité du partenariat entre collectivités, de
la manière suivante : Chaque outil sera analysé en fonction des éléments constitutifs suivants :
- Le fondement juridique.
- La définition.
- Les structures concernées.
- Les conditions et modalités de mise en œuvre.
- Les domaines ou missions concernés.
- La situation des agents.
- Les éléments de relation entre l’EPCI et la ou les Communes.
1. La création ou gestion d’équipements ou de services
Fondement juridique Articles L.5211-56 et L.5214-16-1 du CGCT
Définition Le CGCT permet la coopération entre les administrations du bloc local, sous la forme d’une prestation de service pour la création ou la gestion d’équipements et de services.
Structures concernées - EPCI vers une de ses communes membres (descendante) - D’une commune membre vers l’EPCI (ascendante)
Conditions et modalités
de mise en œuvre
La prestation de service doit constituer une activité marginale par rapport à l’activité globale
du prestataire. Elle doit être ponctuelle et d’une importance limitée. Son objet doit se situer
dans le prolongement des compétences de la commune ou de l’EPCI, qui doit y être habilité
par la loi ou par ses statuts.
Elle doit nécessairement se faire dans le respect des règles de la commande public, des
principes de spécialité fonctionnelle, et en justifiant d’un intérêt public.
Les modalités de mise en œuvre de cet outil sont déterminées par une convention. Elle
détermine la nature et l’étendue de la prestation de service et les conditions financières de
la rémunération du prestataire.
Les prestations, qui constituent des opérations réalisées au nom et pour le compte de tiers,
ne doivent pas être financées par la communauté. Afin d'individualiser les recettes et les
dépenses liées aux prestations de service que sont susceptibles de réaliser les EPCI, l'article
L 5211-56 du CGCT a prévu deux mécanismes :
- Lorsque la prestation consiste à rendre un service, les dépenses et les recettes liées à cette
activité doivent être individualisées dans un budget annexe.
- Lorsque la prestation consiste à réaliser des travaux, le texte prévoit qu'elle est retracée
budgétairement et comptablement comme opération sous mandat.
Domaines / missions /
services concernés
Cet outil peut s‘appliquer à tous les domaines, dans le respect des règles de la commande
publique, des principes de spécialité fonctionnelle et à condition de justifier d’un intérêt
public.
Situation des agents Cet outil n’entraine pas transfert de l’autorité fonctionnelle et hiérarchique : les services qui assurent la prestation continuent de dépendre de la structure prestataire.
Eléments de relation
entre l’EPCI et la (les)
Commune(s)
La convention confiant la création ou la gestion de l’équipement ou du service en fixe
librement les conditions financières, sous réserve des dispositions évoquées précédemment.
2. Les prestations de services et les services unifiés
Fondement juridique Articles L.5111-1, L.5111-1-1, et R.5111-1 du CGCT
Définition
Des conventions qui ont pour objet la réalisation de prestations de services peuvent être conclues entre des établissements publics de coopération intercommunale ou entre des communes.
Structures concernées - Plusieurs EPCI entre eux. - Plusieurs communes entre elles.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Lorsque les prestations qu'elles réalisent sur ce fondement portent sur des services non
économiques d'intérêt général au sens du droit de l'Union européenne ou lorsque,
portant sur d'autres missions d'intérêt public, les prestations ont pour objet d'assurer
l'exercice en commun d'une compétence reconnue par la loi ou transférée à leurs
signataires, ces conventions prévoient alors :
- soit la mise à disposition du service et des équipements d'un des cocontractants à la
convention au profit d'un autre de ces cocontractants
- soit le regroupement des services et équipements existants de chaque cocontractant
à la convention au sein d'un service unifié relevant d'un seul de ces cocontractants
Dans ces conditions, ces conventions ne sont pas soumises aux règles prévues par le
code de la commande publique. La participation au financement d'une prestation ne
saurait, à elle seule, être assimilée à une coopération au sens de ces articles.
Domaines / missions /
services concernés Compétences opérationnelles partagées entre les signataires à la convention.
Situation des agents
La convention précise les effets sur le personnel concerné.
Le personnel du service unifié est placé sous l’autorité fonctionnelle de l’autorité
territoriale pour laquelle il exerce sa mission.
En cas de mise à disposition des agents, en l’absence de disposition spécifique dans la
loi, celle-ci s’effectue selon les règles de droit commun qui nécessitent au préalable de
recueillir leur accord et l’avis de la CAP. Les fonctionnaires mis à disposition sont soumis
aux dispositions du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à
disposition.
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s)
La convention précise les modalités de remboursement des dépenses engagée sur la base des dispositions de l’article R.5111-1 du CGCT.
3. La constitution de groupements de commandes
Fondement juridique Articles L.2113-6 et suivants du code de la commande publique
Définition
Ces articles permettent à plusieurs collectivités de se grouper pour mutualiser leurs
achats. Cet outil permet d’agréger leurs besoins, de partager une expertise technique et
juridique, d’obtenir une sécurité juridique et une performance économique optimales.
Cet outil permet de mener à bien une seule procédure pour toutes les collectivités
Structures concernées - EPCI et une ou plusieurs de ses communes membres. - Communes membres entre elles.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Les membres du groupement signent une convention constitutive du groupement, qui
définit les règles de fonctionnement du groupement. Elle peut confier à l'un ou plusieurs
de ses membres la charge de mener tout ou partie de la procédure de passation ou de
l'exécution du marché au nom et pour le compte des autres membres
Domaines / missions /
services concernés
Tous les besoins en achat public des collectivités sont susceptibles d’être concernés
(travaux, fournitures, services). Il convient cependant d’en étudier la pertinence en
amont.
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s)
Les acheteurs membres du groupement de commandes sont solidairement
responsables des seules opérations de passation ou d'exécution du marché qui sont
menées conjointement en leur nom et pour leur compte selon les stipulations de la
convention constitutive.
Selon la répartition des responsabilités entre le coordonnateur et les autres membres
du groupement, la convention peut prévoir une participation financière de chaque
membre aux frais de procédure 4. Le partage de moyens matériels
Fondement juridique Article L.5211-4-3 du CGCT
Définition Cet outil permet à un EPCI à fiscalité propre, afin de faciliter la mise en commun des moyens, de se doter de biens qu’il peut mettre à disposition de ses communes membres.
Structures concernées EPCI vers une ou plusieurs de ses communes membres.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Cette possibilité est ouverte y compris pour l’exercice par les communes des
compétences qui n’ont pas été transférées à l’EPCI.
La loi prévoit l’établissement d’un règlement de mise à disposition adopté par l’organe
délibérant de l’EPCI, qui détermine les modalités de cette mise à disposition : il prévoit
notamment la description du matériel mis à disposition, les conditions de son entretien,
la durée de la mise à disposition, ainsi que ses modalités financières.
Domaines / missions /
services concernés Le matériel peut relever de tous domaines et missions
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s)
C’est le règlement qui détermine ces relations, et notamment le remboursement des
frais de fonctionnement par le bénéficiaire de la mise à disposition.
5. La mise à disposition de services
Fondement juridique Article L.5211-4-1 et Article D.5211-16 du CGCT
Définition
Le CGCT pose le principe général selon lequel tout transfert de compétences des
communes vers un EPCI entraîne le transfert obligatoire et concomitant du service
chargé de sa mise en œuvre.
Les fonctionnaires et agents territoriaux non titulaires qui remplissent en totalité leurs
fonctions dans un service ou une partie de service transféré sont transférés dans l'EPCI.
Les fonctionnaires territoriaux et agents territoriaux non titulaires exerçant pour partie
seulement dans un service ou une partie de service transféré, peuvent se voir proposer
un transfert. En cas de refus, ils sont de plein droit et sans limitation de durée mis à
disposition, à titre individuel et pour la partie de leurs fonctions relevant du service ou
de la partie de service transféré, du président de l'organe délibérant de l'établissement
public de coopération intercommunale.
Mutualisation ascendante Mutualisation descendante
Par dérogation, dans le cas d’un transfert
partiel de la compétence (définition d’un
intérêt communautaire ou compétence
facultative), les communes qui le
souhaitent peuvent, dans le cadre d’une
bonne organisation des services, déroger à
cette règle générale en conservant
certains de leurs services.
Dans ce cas, ces services sont en tout ou
partie mis à disposition de l'établissement
public de coopération intercommunale
auquel la commune adhère pour l'exercice
des compétences de celui-ci.
Par dérogation au principe d’exclusivité et
de spécialité, les services d’un EPCI à
fiscalité propre peuvent être mis à la
disposition de ses communes membres
pour l’exercice de leurs compétences,
qu’elles aient ou non fait l’objet d’un
transfert partiel, si cela présente un
intérêt en termes de « bonne organisation
des services ».
Structures concernées - D’une commune membre vers l’EPCI (ascendante). - De l’EPCI à une ou plusieurs communes membres (descendante).
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Dans les deux hypothèses, une convention conclue entre l'établissement public de coopération intercommunale et chaque commune intéressée en fixe les modalités après consultation des comités sociaux territoriaux compétents.
Cette convention prévoit notamment les modalités de mise en œuvre de la mise à disposition, les conditions de remboursement par la commune ou l'établissement public bénéficiaire de la mise à disposition des frais de fonctionnement du service. Les modalités de ce remboursement sont définies par décret. Domaines / missions /
services concernés
Dans le cadre d’une mutualisation ascendante, la mise à disposition est forcément en
lien avec une (des) compétence(s). Ce qui exclut les missions et services fonctionnels,
qui ne peuvent être liées à aucun transfert de compétence
Dans le cas d’une mutualisation descendante, celle-ci semble moins liée aux transferts
de compétences, mais doivent présenter un intérêt dans le cadre d’une bonne
organisation des services. Les contours de cette notion n’ont pas encore été définis par
la jurisprudence.
Situation des agents
Conséquences de
la mise à
disposition
La mise à disposition est de plein droit, sans limitation de durée,
auprès de l’administration bénéficiaire (EPCI ou Commune), que
ce soir pour les agents titulaires, non titulaires, également pour
les emplois fonctionnels.
Hiérarchie et
délégation
L’agent continue de relever de sa collectivité d’origine mais sous
l’autorité fonctionnelle de l’exécutif de la collectivité bénéficiaire
pour les missions exercées pour elle.
Possibilité d’une délégation de signature au chef de service pour
l'exécution des missions qu'il lui confie.
Carrière, régime
indemnitaire,
droits acquis,
action sociale
L’agent conserve son déroulement de carrière, son régime
indemnitaire et droits acquis dans sa collectivité d’origine.
La loi impose une obligation de négociation sur l’action sociale au
sein du Comité Technique (si + de 50 agents)
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s)
Les modalités de remboursement sont fixées par la convention et encadrées par l’article
D.5211-16 du CGCT.
6. La mise à disposition individuelle d’agent
Fondement juridique Article 61 et s. de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale
Définition
La mise à disposition est la situation du fonctionnaire qui demeure dans son cadre d'emplois ou corps d'origine, est réputé y occuper un emploi, continue à percevoir la rémunération correspondante, mais qui exerce ses fonctions hors du service où il a vocation à servir.
Structures concernées
- Communes entre elles.
- EPCI vers une commune membre.
- Commune membre vers EPCI.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Cette mise à disposition doit être prévue par une convention de mise à disposition
entre la collectivité ou l’établissement émetteur et la collectivité ou l’établissement
bénéficiaire.
Elle ne peut avoir lieu qu'avec l'accord du fonctionnaire et doit être prévue par une convention conclue entre l'administration d'origine et l'organisme d'accueil. L'organe délibérant de la collectivité territoriale ou de l'établissement public en est préalablement informé.
Le fonctionnaire peut être mis à disposition auprès d'un ou de plusieurs organismes pour y effectuer tout ou partie de son service.
Un fonctionnaire peut également être recruté en vue d'être mis à disposition pour effectuer tout ou partie de son service dans d'autres collectivités ou établissements que le sien sur un emploi permanent à temps non complet.
Domaines / missions /
services concernés
Toutes les missions peuvent à priori être concernées, sous réserve de prévoir ces
missions dans la convention de mise à disposition. ?
Situation des agents
Le fonctionnaire mis à disposition est soumis aux règles d'organisation et de fonctionnement du service où il sert, à l'exception des articles L. 1234-9, L. 1243-1 à L. 1243-4 et L. 1243-6 du code du travail, de toute disposition législative ou réglementaire ou de toute clause conventionnelle prévoyant le versement d'indemnités de licenciement ou de fin de carrière. 7. L’entente
Fondement juridique Article L.5221-1 et L.5221-2 du CGCT
Définition
Deux ou plusieurs conseils municipaux, organes délibérants d'établissements publics de coopération intercommunale ou de syndicats mixtes peuvent provoquer entre eux, par l'entremise de leurs maires ou présidents, une entente sur les objets d'utilité communale ou intercommunale compris dans leurs attributions et qui intéressent à la fois leur commune, leur établissement public de coopération intercommunale ou leur syndicat mixte respectifs.
Ils peuvent passer entre eux des conventions à l'effet d'entreprendre ou de conserver à frais communs des ouvrages ou des institutions d'utilité commune.
Structures concernées EPCI et communes membres.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Les questions d'intérêt commun sont débattues dans des conférences où chaque conseil municipal et organe délibérant des établissements publics de coopération intercommunale ou des syndicats mixtes est représenté par une commission spéciale nommée à cet effet et composée de trois membres désignés au scrutin secret. Le représentant de l'Etat dans le ou les départements concernés peut assister à ces conférences si les communes, les établissements publics de coopération intercommunale ou les syndicats mixtes intéressés le demandent.
Les décisions qui y sont prises ne sont exécutoires qu'après avoir été ratifiées par tous les conseils municipaux, organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale ou des syndicats mixtes intéressés et sous les réserves énoncées aux titres Ier, II et III du livre III de la deuxième partie.
Cette entente doit respecter les règles de la commande publique.
Domaines / missions /
services concernés
Les domaines consernés peuvent être larges, sous réserve que l’entente porte sur un
objet qui rentre dans les attributions des différentes parties prenantes.
Cet outil peut concerner des opérations d’investissement (création d’ouvrage) ou
d’entretien d’ouvrages (conservation).
8. La délégation de compétence
Sources juridiques Article L.1111-8 du CGCT
Définition Cet outil permet à collectivité de déléguer, de manière temporaire, une compétence à un autre type de collectivité ou à un EPCI.
Structures concernées - Commune vers une collectivité d’une autre catégorie. - Commune vers EPCI.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Les compétences déléguées sont exercées au nom et pour le compte de la collectivité territoriale délégante.
Cette délégation est régie par une convention qui en fixe la durée et qui définit la compétence déléguée et son périmètre, la durée de la délégation, les modalités de son renouvellement et de sa résiliation anticipée, les objectifs à atteindre, les indicateurs de suivi et les modalités de contrôle de l’autorité délégante, le cadre financier dans lequel s’exerce la délégation, ainsi que les moyens de fonctionnement et les agents ou services mis à disposition.
Domaines / missions /
services concernés Toutes les compétences relevant de leurs attributions peuvent être déléguées.
Situation des agents
Conséquences de
la mise à
disposition
Mise à disposition de plein droit, sans limitation de durée, auprès
de l’administration bénéficiaire (EPCI ou Commune), valable pour
les agents titulaires, non titulaires, également pour les emplois
fonctionnels.
Hiérarchie et
délégation
L’agent continue de relever de sa collectivité d’origine mais sous
l’autorité fonctionnelle de l’exécutif de la collectivité bénéficiaire
de la MAD pour les missions exercées pour elle
Possibilité de délégation de signature des deux exécutifs pour
l’exercice des missions de chaque collectivité Carrière, régime
indemnitaire,
droits acquis,
action sociale
L’agent conserve son déroulement de carrière, son régime
indemnitaire et ses droits acquis dans sa collectivité d’origine.
Obligation de négociation sur l’action sociale au sein du Comité
Technique (si + de 50 agents).
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s)
L'autorité délégataire est substituée à l'autorité délégante dans tous ses droits et obligations relatifs à l'objet de la délégation pendant la durée de celle-ci. Elle exerce mes compétences déléguées au nom et pour le compte de la collectivité territoriale délégante.
9. La création de service commun
Sources juridiques Article L.5211-4-2 du CGCT
Définition
Cet outil permet, en dehors des compétences transférées, à un EPCI et une ou plusieurs
communes de se doter de services communs, chargés de l'exercice de missions
fonctionnelles ou opérationnelles
Structures concernées EPCI et une ou plusieurs communes membres.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Les services communs sont gérés par l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre. A titre dérogatoire, un service commun peut être géré par la commune choisie par l'organe délibérant de l'établissement public. Les effets de ces mises en commun sont réglés par convention conclue entre les exécutifs, après accord des organes délibérants et avis des Comités Techniques compétents, après établissement d'une fiche d'impact décrivant notamment les effets sur l'organisation et les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis pour les agents.
Cette convention précise notamment les modalités de la mise en commun, le nombre d’agents (titulaires ou non) transférés par les communes, ainsi que les conditions de remboursement par le(s) bénéficiaire(s).
Domaines / missions /
services concernés
Cet outil peut concerner potentiellement toutes les missions opérationnelles ou
missions fonctionnelles, à l’exception des missions mentionnées à l'article 23 de la loi n°
84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique
territoriale pour les communes et les établissements publics obligatoirement affiliés à
un centre de gestion.
Situation des agents
Transfert ou mise à
disposition
individuelle
Les fonctionnaires et agents non titulaires qui remplissent en
totalité leurs fonctions dans un service ou une partie de service
mis en commun sont transférés de plein droit, après avis, selon
le cas, de la commission administrative paritaire ou de la
commission consultative paritaire compétente, à l'établissement
public de coopération intercommunale à fiscalité propre ou à la
commune chargée du service commun.
Les fonctionnaires et agents non titulaires qui remplissent en
partie leurs fonctions dans un service ou une partie de service mis
en commun sont de plein droit mis à disposition, sans limitation
de durée, à titre individuel, de l'établissement public de
coopération intercommunale à fiscalité propre ou de la
commune chargé du service commun pour le temps de travail
consacré au service commun.
Hiérarchie et
délégation
Les agents transférés au service commun exercent leurs
fonctions sous l'autorité fonctionnelle du président de
l'établissement public ou du maire de la commune gestionnaire
du service.
C’est aussi le cas des agents mis à disposition pour sous l'autorité
fonctionnelle du président de l'établissement public ou du maire
de la commune gestionnaire du service, pour le temps de travail
concerné.
Le maire ou le président de l'établissement public peut donner,
par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de
signature au chef du service commun pour l'exécution des
missions qui lui sont confiées. Carrière, régime
indemnitaire,
droits acquis
L’agent transféré conserve son déroulement de carrière, son
régime indemnitaire (s’il y a intérêt) et droits acquis dans sa
collectivité d’origine
Obligation de négociation sur l’action sociale au sein du Comité
Technique (si + de 50 agents)
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s) Les modalités de remboursement sont prévues par la convention.
10. Le transfert de compétence
Fondement juridiques Articles L.1321-1 à L.1321-8, L.5211-17 et L.5211-4-1 du CGCT
Définition Cet outil prévoit la possibilité pour les communes membres d’un EPCI de lui transférer en tout ou partie, une ou plusieurs compétences.
Conditions et modalités de
mise en œuvre
Ces transferts sont décidés par délibérations concordantes de l'organe délibérant et des conseils municipaux se prononçant dans les conditions de majorité requise pour la création de l’EPCI.
Le conseil municipal de chaque commune membre dispose d'un délai de trois mois, à compter de la notification au maire de la commune de la délibération de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale, pour se prononcer sur les transferts proposés. A défaut de délibération dans ce délai, sa décision est réputée favorable.
La compétence doit être définie de manière précise, avec une division possible de la
compétence (définition d’un intérêt communautaire) si le morcellement n’est pas
interdit par la loi ou en raison de l’interdiction de la scission des opérations
d’investissement et de fonctionnement.
Le transfert est prononcé par arrêté préfectoral.
Domaines / missions /
services concernés Toutes les compétences relevant de leurs attributions peuvent être transférées.
Situation des agents
Transfert ou mise à
disposition de
service
Les agents exerçant en totalité dans le service transféré sont
transférés de plein droit après avis des instances paritaires
(Commune et EPCI).
En cas de transfert partiel de la compétence, la commune peut,
dans le cadre d’une bonne organisation des services, décider de
conserver tout ou partie du service concerné.
Les agents exerçant en partie dans le service transféré peuvent
se voir proposer le transfert. EN cas de refus, ils sont mis à
disposition de plein droit pour la partie transférée.
Les modalités du transfert font l'objet d'une décision conjointe
de la commune et de l'établissement public de coopération
intercommunale, après établissement d'une fiche d'impact
décrivant notamment les effets du transfert sur l'organisation et
les conditions de travail, ainsi que sur la rémunération et les
droits acquis des fonctionnaires et des agents territoriaux non
titulaires concernés.
Hiérarchie et
délégation
Les agents transférés relèvent alors de l’EPCI.
Les agents mis à disposition sont sous l’autorité fonctionnelle de
l’exécutif en fonction de la mission réalisée.
Il existe une possibilité de délégation de signature des exécutifs
pour l’exercice des missions de chaque collectivité.
Carrière, régime
indemnitaire, droits
acquis
L’agent transféré conserve son déroulement de carrière, son
régime indemnitaire (s’il y a intérêt) et ses droits acquis dans sa
collectivité d’origine.
Obligation de négociation sur l’action sociale au sein du Comité
Technique (si + de 50 agents)
Eléments de relation entre
l’EPCI et la (les) Commune(s)
Les communes se dessaisissent de la compétence, et l’ensemble des biens meubles et
immeubles, équipements et services publics utilisés pour l’exercice de la compétence
sont de plein droit mis à dispositions transférés. V. La méthodologie d’élaboration du schéma de mutualisation de la vallée d’Ossau
A. La méthodologie du projet
Une démarche de mutualisation nécessite, pour être menée à bien, une certaine appropriation des
outils juridiques de la mutualisation ainsi qu’une recherche de consensus social et politique pour
asseoir la consistance et la légitimité de ce schéma. Aussi, le présent document est issu d’une
recherche constante d’appropriation et d’adhésion des élus et des agents communaux et
intercommunaux.
1. Une démarche intégrative et fédérative
La démarche, telle qu’envisagée par la CCVO a été pensée dans une logique intégrative et fédérative
avec l’ensemble des acteurs du territoire, afin d’asseoir la légitimité du projet, à pallier le poids
prépondérant accordé à l’intercommunalité par le législateur dans le processus de mutualisation, et à
construire une mutualisation au plus près des besoins de l’ensembles des acteurs du territoire et de
travailler en collaboration étroite avec les communes membres. Elle s’est donc efforcée de faire de
l’élaboration de ce schéma le fruit d’un travail collectif et collaboratif. Cette volonté s’est traduite à
tous les stades de la démarche.
Le lancement du projet :
Le projet a été initié avec l’organisation d’une réunion de lancement en janvier 2019, à laquelle étaient
conviés les représentants élus et des services de l’ensemble des 18 communes que compte la vallée
d’Ossau, ainsi que ceux de la CCVO.
Cette réunion procédait d’un triple objectif. Informer et présenter aux élus et aux agents locaux le cadre
juridique de la mutualisation, la méthodologie de travail retenue et son calendrier, ainsi que l’équipe
projet. Impulser, notamment par la voie de son président, la démarche au niveau politique, en faisant
naître les premières discussions entre les acteurs locaux. Elle permettait d’amorcer la phase d’audit du
projet en préparant les élus et les agents à la réception d’une enquête relative à la mutualisation sur le
territoire. Enfin, essayer de fédérer les élus autour des différents enjeux qui peuvent guider la mise en
œuvre d’une démarche de mutualisation, et autour d’une communication basée sur la volonté de faire
de la mutualisation un projet ambitieux dans lequel chaque structure aurait à la fois un intérêt et son
mot à dire. Elle a donc véritablement constitué la première pierre de la communication autour du
projet. La détermination collective des orientations en matière de mutualisation :
Cette logique s’est poursuivie avec le souhait d’une mutualisation bâtie autour d’un diagnostic
territorial partagé, grâce à un important travail de concertation.
Cette concertation s’est traduite en pratique par la réalisation d’une enquête qui a été transmise aux
18 communes membres de l’EPCI, à l’ensemble des services et élus qui composent la CCVO, ainsi qu’aux
structures intercommunales et aux satellites des communes et de la CCVO.
Ce travail d’enquête a permis de procéder à un état des lieux précis des ressources humaines,
matérielles et financières et de l’organisation des services du territoire afin que l’ensemble des acteurs
locaux puisse disposer d’une information précise sur les ressources du territoire, et afin d’anticiper la
détermination de l’impact des mutualisations sur les personnels et les dépenses de fonctionnement.
C’était également l’occasion de repérer d’éventuels doublons matériels ou humains, ou encore
d’éventuelles coopérations informelles qu’il pourrait être intéressant de sécuriser d’un point de vue
technique ou juridique.
Il a ensuite permis de dresser un état des lieux et un bilan de la mutualisation déjà existante avant
même le lancement de la démarche, afin d’étudier d’éventuels axes d’amélioration, ainsi que de tirer
les éventuelles conséquences négatives ou positives pour les futures pistes envisagées pour le schéma.
Cela a aussi été pour le territoire une occasion de faire part de ses besoins et de livrer ses attentes et
perspectives en matière de mutualisation.
Les pistes de travail dégagées et leur approfondissement
Ce travail de concertation a permis de dégager un certain nombre de pistes de mutualisation
envisageables au plus près des attentes et des besoins du territoire.
L’ensemble des pistes et attentes évoquées dans les enquêtes ont été considérées et soumises à
validation politique des instances de pilotages du projet. Les pistes finalement retenues pour être
discutées dans le cadre de l’élaboration du futur schéma de mutualisation ont été organisées autour
de trois axes qui ont fait l’objet de réflexions et d’approfondissements quant à l’opportunité, la
faisabilité et les modalités éventuelles de mise en œuvre d’une solution mutualisée.
Le premier de ces axes s’articule autour de la question de la mutualisation des moyens matériels, le
deuxième autour de différentes problématiques ayant trait à la gestion des ressources humaines et le
troisième autour du développement de l’expertise territoriale sur un certain nombre de services
supports. Cette réflexion a donc été menée par trois groupes de travail. • Le groupe de travail n°1 relatif à la mise en commun des moyens matériels :
Il se décline autour d’une triple problématique dont le ressort principal réside à la fois dans la
recherche d’économie et dans l’amélioration du service rendu et donc de l’action publique locale.
L’idée étant de permettre l’augmentation de la capacité des acteurs locaux de disposer de matériel
qu’ils n’auraient pas les moyens ou l’utilité de disposer seuls. L’objectif de ce groupe a été de réfléchir
à des solutions mutualisées pour :
- Structurer et faciliter la mise en commun du matériel existant sur le territoire,
- Acquérir du matériel nouveau, notamment par la CCVO,
- Développer les recours aux groupements d’achats de matériel.
• Le groupe de travail n°2 relatif à la gestion des ressources humaines :
L’objectif de ce groupe a été de réfléchir à des solutions mutualisées pour :
- Faciliter le remplacement et les mises à disposition de personnels entre les acteurs du bloc
local, au besoin par la constitution d’un pool de remplacement au sein de
l’intercommunalité.
- Développer une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) à l’échelle
de l’ensemble du territoire.
- Développer la coopération en matière de formation.
- Se grouper dans le cadre de la participation financière des structures aux garanties de
protection sociale souscrites par leurs agents en matière de santé et de prévoyance.
- Développer les missions « hygiène et sécurité » qui doivent être assurées par les
employeurs locaux (notamment pour les assistants de prévention et l’élaboration du
document unique de prévention des risques professionnels).
• Le groupe de travail n°3 relatif au développement de l’expertise territoriale :
Il a pour objectif d’interroger les possibilités de développer une solution mutualisée dans des domaines
où tout ou partie du territoire était susceptible de manquer de compétences, d’expertise ou de moyens
humains ou financiers. La volonté des acteurs locaux est de développer une forme de mutualisation
permettant une montée en compétence à moindre coût. L’objectif de ce groupe a été de réfléchir à
des solutions mutualisées dans les domaines suivants :
- Commande publique.
- Affaires juridiques. - Informatique et systèmes d’informations.
- Communication.
- Archives.
- Recherche et montage de dossiers de financement.
- Assistance à la maîtrise d’ouvrage.
Toutes ces pistes ont donc été approfondies dans le cadre des groupes de travail, puis entérinées ou
écartées par le comité de pilotage du projet, pour aboutir au plan d’action définitif contenu dans ce
schéma.
Communication, transparence, information :
Les conséquences éventuelles en matière politique et sociale d’une démarche de mutualisation étant
nombreuses et possiblement délicates, la mise en œuvre d’une réflexion et d’une démarche de
mutualisation ne peut se faire sans un recours important à une communication constante, à
destination des élus et des personnels communaux et intercommunaux. Cette dimension de
transparence et d’information très tôt été perçue par la CCVO. Aussi, chacune des étapes, des avancées
et des discussions ont fait l’objet d’une communication soit par l’intermédiaire des instances du projet,
premiers vecteurs de cette communication, soit par une information directe à destination des
communes notamment.
Un projet évolutif
Conformément aux dispositions du CGCT, ce schéma est conçu comme un document programmatif,
dont la mise en œuvre doit faire l’objet d’un rapport annuel du président de l’EPCI. Il sera donc
nécessaire de procéder au suivi et à l’évaluation de la mise en œuvre du schéma, qui pourra le cas
échant être amené à évoluer, en cas de constatation de dysfonctionnements ou en cas d’apparition de
besoins ou d’attentes nouvelles qui surviendraient au cours du mandat. Ce schéma pourra donc être
amendé et des points pourront y être ajoutés ou retirés.
B. Gouvernances et instances du projet
La volonté d’associer les agents et les élus de l’ensemble du territoire s’est aussi traduite en pratique
dans le choix de la constitution des instances de gouvernance du projet. La CCVO a fait le choix de tout
à la fois s’appuyer sur des instances à l’existence et la légitimité déjà bien établies, ainsi que sur des
instances ad hoc spécialement formées pour ce projet. Le premier objectif était d’assurer un double portage du projet. Un portage politique : compte tenu de
la sensibilité de la question de la mutualisation, ainsi que pour impulser une dynamique à la démarche
et faire valider politiquement le projet à toutes les étapes clés. Un approfondissement technique :
compte tenu de la technicité de certaines questions ou de la complexité du cadre juridique de la
mutualisation, ainsi que dans l’optique de faire des agents des parties prenantes au projet.
Le second objectif était de bâtir une mutualisation au plus près des besoins et des attentes de
l’ensemble du territoire. L’idée était de ce point de vue d’associer à la réflexion non seulement les
principales communes de la Vallée d’Ossau, dont la structuration de l’administration et les moyens
rendent intéressante la mutualisation, mais également les représentant des communes de tailles plus
modestes, afin que chacun puisse, au-delà de la concertation menée en amont, avoir son mot à dire
dans le processus et les choix opérés au cours de la démarche.
C’est avec ces éléments à l’esprit que la CCVO a fait le choix de construire sa démarche autour trois
types d’instances : un comité de pilotage, un comité technique et des groupes de travail thématiques.
Si la CCVO elle a elle-même proposé la composition des deux premières instances, les groupes de
travail thématiques ont quant à eux été composés sur la base du volontariat, ce afin de disposer des
élus et agents les plus intéressés et impliqués dans la démarche.
1. Le comité de pilotage
- Composition : le bureau des maires
Afin d’assoir le portage politique et la légitimité
de la démarche, dans une optique se voulant la
plus fédérative possible, le choix a été fait de
s’appuyer sur une instance à l’existence bien
établie au sein du territoire plutôt que sur un
comité ad hoc : le bureau des maires, composé
de tous les maires des communes membres de
la Communauté de Communes de la Vallée
d’Ossau.
- Missions :
Cette instance est chargée d'effectuer le
cadrage politique de la démarche en amont, de
discuter et arrêter les grandes lignes du projet,
puis d’en valider les étapes importantes en
procèdent aux arbitrages politiques et à la
validation des pistes de mutualisations
envisagées. 2. Le comité technique
- Composition :
Il a été composé avec la volonté d’associer élus
et agents du territoire représentatifs de chacun
des profils de structures présentes sur le
territoire, ainsi qu’avec la volonté de disposer
d’une diversité d’expertises.
On y trouve ainsi des profils administratifs
disposant d’une vision stratégique, comme les
directions des services ou des représentant des
secrétaires de mairies. On trouve également
des profils de nature à assurer une expertise
juridique, ou des représentants des services
techniques.
- Missions :
Le comité technique est chargé de faire
remonter et de retranscrire les décisions prises
au niveau politique, de conduire le travail de
réflexion et d’approfondissement technique
des choix opérés en bureau des maires.
Il a aussi la tâche d’envisager et d’anticiper les
éventuelles difficultés matérielles, humaines
ou juridiques susceptibles de se poser, et
d’assurer l’orientation et la coordination des
groupes de travail thématiques
3. Les groupes de travail thématiques
- Pilotage et composition :
Toujours dans une volonté de mêler portage
politique et expertise technique, le choix a été
fait d’assurer le pilotage des groupes par un
binôme composé d’un élu et d’un technicien
volontaires et validés par le comité technique.
- Missions :
Une fois les pistes de mutualisation dégagées,
les groupes sont chargés de mener une
réflexion sur l’opportunité et la faisabilité de
développer une éventuelle solution mutualisée
sur l’ensemble des pistes envisagées et, le cas
échéant, sur les modalités pratiques et
juridiques de mise en œuvre.
Ils sont également en charge, conformément
aux dispositions du CGCT, de procéder à
l’évaluation de l’impact éventuel des pistes de
mutualisation sur le personnel et les dépenses
de fonctionnement.
Enfin, dans une optique d’aide à la décision
dans la perspective de l’adoption du schéma, ils
travaillent à l’élaboration d’une fiche-action
pour chacun des axes de mutualisation. C. Le calendrier de la démarche
L’élaboration du schéma de mutualisation de la Vallée d’Ossau s’est déroulée en trois temps. Le
premier consacré à la concertation et à la réflexion pour l’établissement d’un diagnostic de territoire
destiné à se mettre d’accord sur l’identification les enjeux locaux, la détermination des orientations
politiques, les choix des périmètres, le champ et le degré de la mutualisation. Elle s’est poursuivie par
une deuxième phase d’élaboration d’un plan d’action en matière de mutualisation et par la rédaction
du schéma de mutualisation. La troisième phase du projet consiste en la mise en œuvre des actions
retenues dans le cadre du schéma, reposant sur un pilotage fort, une communication claire et
transparente et une conduite du changement au sein des structures impactées.
1ère Phase : Diagnostic et détermination collective des axes de mutualisation
(Janvier 2019–Mars 2020)
1ère étape : lancement de la démarche :
- Présentation du projet et discussion en Bureau des maires le 19 juin 2018.
- Réunion de lancement du projet avec élus et techniciens à Buzy le 31 janvier 2019.
2ème étape : diagnostic territorial :
- Enquête transmise et renseignée par les communes, les services de la CCVO, les syndicats
intercommunaux, les établissements publics les élus du bureau communautaire entre janvier
et avril 2019.
- Traitement et compilation des retours d’enquêtes, benchmark, proposition de pistes de
mutualisation dégagées des retours d’enquête et proposition de composition de 3 groupes de
travail thématiques entre février et avril 2019.
- Enquête complémentaire transmise aux communes et à la CCVO en janvier 2020.
- Traitement des retours de complément d’enquête
3ème étape : présentation des résultats de l’enquête par les instances de gouvernance du
projet, validation des axes de mutualisation et des groupes de travail thématiques :
- 1ère réunion du comité technique le jeudi 2 mai 2019.
- 1ère réunion du comité de pilotage le 28 mai 2019.
- 2ème réunion du comité de pilotage le 4 juin 2024.
- 3ème réunion du comité de pilotage le 10 janvier 2025. 4ème étape : Réunions des groupes de travail thématiques :
- Groupe n°1 : - 1ère réunion le 9 juillet 2019
- Groupe n°2 : - 1ère réunion le 3 juillet 2019
- 2ème réunion le 4 mars 2020
- Groupe n°3 : - 1ère réunion le 11 juillet 2019
- 2ème réunion le 5 mars 2020
2ème phase : l’élaboration du schéma de mutualisation :
(Mars 2020 – ………………)
- Rédaction du schéma de mutualisation en mars 2020.
- Actualisation du schéma rédigé au second semestre 2024.
- Adoption du plan d’action définitif en comité de pilotage le 9 janvier 2025.
- Transmission aux communes pour avis le ……………
- Adoption du schéma de mutualisation par le conseil communautaire en date du ……………
- Schéma de mutualisation adressé au conseils municipaux des communes membres le ………….
3ème phase : la mise en œuvre du schéma de mutualisation :
(à partir de 2025)
- Mise en œuvre des différents axes de mutualisation contenus dans le schéma selon le
calendrier fixé pour chacun d’entre eux.
- Suivi et évaluation du schéma et de sa mise en œuvre.
- Communication annuelle du président de la CCVO sur l’avancement du schéma de
mutualisation au moment du vote du budget. VI. Le diagnostic territorial : état des lieux en 2020
Le diagnostic territorial réalisé par la Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau (CCVO) dans le
cadre de l’élaboration de son schéma de mutualisation des services a non seulement vocation à
permettre la détermination par la collectivité des axes de mutualisation à même de figurer dans le
schéma, mais également à procéder à un état des lieux des ressources du territoire : les ressources
humaines, matérielles et financières.
Ce diagnostic a été établi en 2020 sur la seule base des retours de l’enquête transmise aux communes
membres. Il constitue donc une photographie parfois incomplète et traduisant un état des lieux à un
instant déterminé de la vie administrative du territoire.
A. Les ressources humaines de la vallée d’Ossau :
1. Effectifs de la vallée d’Ossau :
En 2020, le territoire est fort de près de 245 agents, pour un total de 160,08 équivalents temps plein
(ETP), répartis au sein des communes et de la communauté de communes de la manière suivante :
Communes Nombre d’agents (ETP) Part dans l’emploi total Part ETP
Arudy 40 (38) 16,39 % 18,98%
Aste-Béon 3 (2,14) 1,23 % 1,34%
Béost 5 (3,5) 2,05 % 2,19%
Bescat 3 (1,06) 1,23 % 0,66%
Bielle 5 (3,48) 2,05 % 2,17%
Bilhères 5 (3,51) 2,05 % 2,19%
Buzy 13 (8,43) 5,33 % 5,27%
Castet 3 (1,57) 1,23 % 0,98%
Eaux-Bonnes 29 (23) 11,89 % 14,37%
Gère-Bélesten 3 (2,69) 1,23 % 1,65 %
Iseste 2 (2) 0,82 % 1,25%
Laruns 45 (-) 18,45 % -
Louvie-Juzon 14 (10,34) 5,74 % 6,46%
Louvie-Soubiron 4 (1,94) 1,64 % 1,21%
Lys 3 (1,94) 1,23 % 1,21%
Rébénacq 6 (5,83) 2,46 % 3,64%
Sainte-Colome 3 (1,53) 1,23 % 0,96%
Sévignacq-Meyracq 4 (2,88) 1,64 % 1,80%
CCVO 57 (48,93) 23,36 % 30,57% *Part de chaque commune dans l’emploi total, qui s’élève à 244 agents. Cela représente un taux d’administration dans la vallée qui s’élève environ à 25 agents et 18,98 ETP
pour mille habitants. A titre de comparaison, le taux d’administration moyen national dans la fonction
publique territoriale (FPT) s’élevait à 27,4 ETP pour mille habitants sur la même période.
2. Répartition des effectifs par catégorie hiérarchique :
Ces agents sont répartis dans les différentes catégories hiérarchiques de la manière suivante :
Répartition des effectifs par catégorie hiérarchique
Catégorie A Catégorie B Catégorie C
Vallée d’Ossau 7 % 10 % 83 % Comparaison FPT 9 % 15 % 76 %
3. Répartition des effectifs par statuts :
Ces effectifs se composent dans leur grande majorité de titulaires et de contractuels, répartis de la
manière suivante :
Répartition des effectifs par statuts
Titulaires Contractuels Autres
Vallée d’Ossau 74 % 24 % 2 % Comparaison FPT 74,3% 25,7 % -
7%
10%
83%
Répartition des effectifs par catégorie
Catégorie A Catégorie B Catégorie C
74%
24%
2%
Répartition des effectifs par "statut"
Titulaires Contractuels Autres 4. Répartition des effectifs par sexe :
L’effectif total du territoire est réparti de la manière suivante :
Répartition par sexe
Femmes Hommes
Vallée d’Ossau (%) 56,56 % 43,44 %
Moyenne FPT (%) 60,9% 39,1 %
5. Répartition des effectifs par services :
La Vallée d’Ossau est structurée autour de 138 agents exerçant des fonctions au sein de services dits
« supports » ou « fonctionnels », c’est-à-dire des services administratifs ou techniques concourant à
l’exercice des compétences des collectivités intéressées sans être directement rattachés aux dites
compétences, par opposition aux services opérationnels. La part de ces deux catégories se répartie de
la manière suivante :
Part des services supports et opérationnels (%)
Services supports Services opérationnels
56,6 % 43,4 %
56,6%
43,4%
Répartition des effectifs par sexe
Femmes Hommes
57%
43%
Part des services dits "supports" dans le total des effectifs
Services supports Services opérationnels Les services supports compte 86 agents répartis dans les différents services techniques de la vallée,
contre 52 dans les services administratifs.
Répartition des services supports (%)
Services techniques Services administratifs
62,3 % 37,7%
6. Pyramide des âges :
La lecture de la Pyramide des âges de la Vallée d’Ossau permet de mettre en lumière un certain nombre
d’éléments sur les effectifs territoriaux.
Dans une logique de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), il est intéressant
de noter que 12 agents (6 %) ont plus de 60 ans. Si l’on élargit un peu la tranche considérée, 20,6% des
agents de la vallée ont plus de 55 ans et 38,2% plus de 50 ans. En moyenne, les effectifs de la FPT dans
son ensemble sont composés pour 40 % d’agents de 50 ans ou plus.
Enfin, on peut observer que sur l’ensemble des effectifs du territoire, 34,7% des agents ont entre 45
et 55 ans, ce qui constitue la plus grande part toutes tranches d’âges confondues.
37,7%
62,3%
Répartition des services dits "supports"
Administratifs Techniques
-30 -20 -10 0 10 20 30
15-19
25-29
35-39
45-49
55-59
65+
PYRAMIDE DES ÂGES
Hommes Femmes B. Les informations budgétaires du territoire :
NB : les informations budgétaires n’incluent pas la commune de Laruns.
1. Budget global des administrations de la vallée d’Ossau :
L’ensemble des dépenses des 17 communes de la Vallée d’Ossau ayant répondu à cette partie de
l’enquête, ajoutées à l’ensemble des dépenses de la CCVO, constituent un budget total de 30 658 305€
en 20181.
Rapportée à la population du territoire2, celles-ci s’élèvent dès lors à 3 616 € par habitant (hors Laruns).
Budget total
2016 2017 2018
32 003 976 € 29 605 006 € 30 658 305 €
2. Répartition par type de dépense :
Dépenses de fonctionnement Masse salariale 2016 2017 2018 2016 2017 2018 20 172 436 € 19 827 180 € 19 801 562 € 5 373 385 € 5 378 537 € 5 380 791 €
Dépenses d'investissement Dépenses de fonctionnement hors MS 2016 2017 2018 2016 2017 2018 11 831 540 € 9 777 826 € 10 856 743 € 14 799 051 € 14 448 643 € 14 420 771 €
1 Dépenses de fonctionnement et dépenses d’investissement.
2 Population municipale qui s’élève à 9 675 habitants au 1er janvier 2019, 8 485 sans Laruns.
5 380 791 €
10 856 743 €
14 420 771 €
Répartition par type de dépenses
Masse salariale Dépenses d'investissement Dépenses de fonctionnement hors MS Dépenses de fonctionnement / Budget total
2018 2017 2016 64 % 67 % 63 %
Masse salariale / Dépenses de fonctionnement
2018 2017 2016
27% 27% 26,5%
Masse salariale / Budget total
2016 2017 2018 17 % 18 % 17,5 %
64%
36%
Poids des dépenses de fonctionnement dans le budget
total en 2018
Dépenses de fonctionnement Dépenses d'investissement
27%
73%
Poids de la masse salariale dans l'ensemble des dépenses
de fonctionnement 2018
Masse salariale 2018 Dépenses de fonctionnements hors masse salariale 2018 18%
82%
Poids de la masse salariale dans le budget total 2018
Masse salariale Budget hors masse salariale
2016 2017 2018
Budget total €31 646 615,60 €29 205 840,90 €30 151 467,30
Dépenses d'investissement €11 764 083,20 €9 670 315,91 €10 721 545,00
Dépenses de fonctionnement €19 882 532,30 €19 535 525,00 €19 429 922,30
Masse salariale €5 286 930,02 €5 292 190,54 €5 302 630,97
€-
€5 000 000,00
€10 000 000,00
€15 000 000,00
€20 000 000,00
€25 000 000,00
€30 000 000,00
€35 000 000,00
Montant en euros
Année
Evolution finances locales entre 2016 et 2018
Budget total Dépenses d'investissement
Dépenses de fonctionnement Masse salariale VII. Bilan des mutualisation existantes :
Avant même l’adoption d’un schéma de mutualisation des services, la vallée d’Ossau était forte d’un
certain nombre d’hypothèses de mutualisation de ses moyens humains ou matériels. Ces hypothèses
témoignent d’une organisation territoriale qui traduit une certaine solidarité entre ses différents
acteurs.
Celle-ci résulte semble-t-il avant tout d’une forme de pragmatisme local ou de l’existence d’habitudes
de mutualisation plus ou moins formalisées entre « îlots » de quelques communes, pour des raisons
tenant à leur proximité géographique ou résultant d’anciennes communes uniques, plus que d’une
véritable structuration d’ensemble à l’échelle du territoire valléen.
Pratiquement toutes les communes sont concernées par des hypothèses de mutualisation. Elles
concernent également six syndicats intercommunaux, deux communes non membres de la CCVO
(Buziet et Ferrières), une autre collectivité (le département des Pyrénées-Atlantiques) et une autre
intercommunalité (la Communauté de Commune du Haut-Béarn).
A. Mutualisation de moyens humains
1. Mise à disposition
Type de mutualisation Structure émettrice Structure bénéficiaire Description
MàD agent technique Lys Sainte-Colome 17h30/semaine et remboursement
MàD agent technique Eaux-Bonnes Aste-Béon, Béost Mise en place décoration de noël, éclairage public
MàD agent technique Bescat Buzy Mutualisation agent technique
MàD agent électricien Arudy
Syndicat
intercommunal
d’électrification du
Bas Ossau
Intervient pour toutes les communes
adhérentes
MàD 2 agents
techniques Bilhères en Ossau
Commission syndicale
Bielle-Bilhères Elagage des chemins
MàD de 2 agents Arudy CCVO Agents de restauration scolaire pour ALSH pour 149,5 h/an
MàD agents voirie Arudy CCVO Entretien ZAE pour 384h/an
MàD agent technique Bielle CCVO Entretien voie verte
MàD 2 agents
techniques Buzy CCVO Entretien du lac de Castet 2j/an
MàD agent technique Sévignacq-Meyracq CCVO ALSH pour 1h45 /semaine
MàD agent technique Louvie-Juzon CCVO Ménage et restauration
MàD agent technique CCVO Office de Tourisme de la Vallée d'Ossau Au besoin à la demande pour bricolage ou entretien
MàD technicien
informatique CCVO
Arudy (25%), CIAS
(5%)
Service partagé d’expertise
informatique 2. Service commun
Type de mutualisation Structure émettrice Structure bénéficiaire Description
Service Instruction autorisations d’urbanisme CCVO
Arudy, Aste-Béon,
Béost, Bescat,
Bielle, Buzy, Castet,
Louvie-Juzon, Lys,
Sainte-Colome,
Sévignacq-Meyracq
Instruction des dossiers
d'autorisations d'urbanisme
3. Prestations de services
Type de mutualisation Structure émettrice Structure bénéficiaire Description
Convention de mutualisation Syndicat Mixte la Fibre64, CCVO
Arudy, Aste-Béon,
Béost, Bescat,
Bilhères en Ossau,
Buzy, Castet, Iseste,
Laruns, Louvie-Juzon,
Louvie-Soubiron, Lys,
Rébénacq, Sainte-
Colome, Sévignacq-
Meyracq
Accompagnement mise en conformité
RGPD, mise en place d'un délégué à la
protection des données, mise à
disposition d'un profil d'acheteur et
d'1/3
B. Mutualisation de moyens matériels
Type de mutualisation Structure émettrice Structure bénéficiaire Description
MàD de matériel technique Arudy Plusieurs communes Tables, chaises, barnums, estrades
MàD de matériel technique Buzy Bescat Broyeur
MàD de matériel technique Bielle/Bilhères Bilhères/Bielle Broyeur d'accotement, épareuse, tables chaises
MàD de matériel technique Eaux-Bonnes Aste-Béon, Béost Matériel décoration de noël, éclairage public, nacelle
MàD de matériel technique SIEBO Communes membres du syndicats Nacelle, mise à disposition des
communes, et stockage du véhicule à
Arudy
- Béost, SDEPA Béost, SDEPA Eclairage public
MàD de matériel
administratif Bescat
SIA Bescat, Sainte-
Colome, Sévignacq-
Meyracq
Matériel informatique (ordinateur,
multifonction)
MàD de matériel
administratif et
d'équipement
Iseste
Syndicat
Intercommunal
d’Adduction d’Eau
Potable de la vallée
d’Ossau (SIAEP).
Locaux et matériel administratif
(téléphone, copieurs)
MàD de plein droit Arudy CCVO
Mise à disposition de plein droit dans le
cadre de transferts de compétences
bâtiments OTVO, ALSH et voirie ZAE
MàD de matériel Arudy CCVO
Matériel évènementiel pour le service
culture de la CCVO, pour organisation de
manifestations culturelles (Scènes
couvertes, compteurs électriques,
barnums, écran cinéma…)
MàD de matériel Arudy CCVO Matériel technique pour le service
tourisme de la CCVO (groupe
électrogène portatif)
MàD d'équipements Arudy CCVO Locaux mis à disposition de l'école de musique
MàD d'équipements Iseste CCVO Locaux mis à disposition de l'école de musique
MàD d'équipements Sévignacq-Meyracq CCVO Locaux scolaires et salle polyvalente mis à disposition ALSH
MàD matériel Buzy CCVO
Matériel évènementiel pour le service
culture de la CCVO, pour organisation de
manifestations culturelles (praticables
scènes)
MàD de matériel CCVO Buzy
Mise à disposition à titre gratuit de
l’outil informatique de gestion de
réservation des ressources (Salles,
véhicules, matériel)
MàD de matériel CCVO Communes Mise à disposition d’une épareuse et de bennes aux communes demandeuses
C. Groupements de commandes
Type de mutualisation Structure émettrice Structure bénéficiaire Description
Groupement de commandes
voirie
Aste-Béon, Béost, Bescat, Buzy, Castet, Béost,
Eaux-Bonnes, Iseste, Louvie-Juzon, Louvie-
Soubiron, Sainte-Colome, Sévignacq-Meyracq
Voirie, Travaux de voirie. Groupement
de commande porté par la commune de
Buzy
Groupement de commandes
matériel Sainte-Colome, Lys Taille-Haie, Débrousailleuse
Groupement de commandes CCVO
CCVO, Béost, Buzy,
Sainte-Colome, Bescat,
Bilhères en Ossau,
Bielle
Sel de voirie
Groupement de commandes
prestation intellectuelle CCHB CCHB, CCVO
Prestation intellectuelle dans le cadre de
l'élaboration d’une charte de
signalisation des équipements et des
services
D. Autres mutualisations diverses
Type de mutualisation Structure émettrice Structure bénéficiaire Description
Regroupement pédagogique Buzy - Buziet Buzy, Buziet Ecole, garderie, restauration transport scolaire
Regroupement pédagogique Bielle - Bilhères Bielle, Bilhères
Regroupement pédagogique Sainte-Colome - Sévignacq-Meyracq Sainte-Colome, Sévignacq-Meyracq
Délégation de compétence Arudy Département des Pyrénées Atlantiques Restauration scolaire
Convention de mutualisation CCVO CCHB
1 agent en charge de la mise en œuvre
de la Plateforme de Rénovation
Energétique de l'Habitat (PREH)
Convention de mutualisation CCHB CCVO
Service de 2 agents en charge de la mise
en œuvre du programme européen
LEADER, dans le cadre du GAL « LEADER
Haut-Béarn » pour le compte de la
CCHB et de la CCVO Convention de mutualisation CCHB CCVO
1 agent en charge de la mise en œuvre
du programme territorial de santé du
haut Béarn pour le compte de la CCVO
et de la CCHB
Convention de mutualisation CCHB CCVO
1 agent en charge de la gestion du label
Pays d'Art et d'Histoire pour le compte
de la CCVO et de la CCHB
VIII. Les perspectives de mutualisation en Vallée d’Ossau
A. Le plan d’action
1. Mutualisation des moyens matériels
Action 1.1 : Banque intercommunale de matériel
Action 1.2 : Mise à disposition de matériel avec agent
Action 1.3 : Groupement de commandes
2. Mutualisation des ressources humaines
Action 2.1 : Formation des agents
Action 2.2 : Missions hygiène et sécurité
Action 2.3 : Remplacement et mise à disposition de personnel
3. Développement de l’expertise territoriale
Action 3.1 : Service commun informatique et système d’informations B. Les fiches action
1. Mutualisation des moyens matériels
Priorité Axe de travail : Mutualisation des moyens matériels
2 Action 1.1 : Banque intercommunale de matériel
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau. Peut potentiellement concerner les 18 communes de la vallée d’Ossau.
Eléments de contexte / Diagnostic / Enjeux :
Dans le cadre des travaux préparatoires à l’élaboration du schéma de mutualisation, de nombreuses attentes ont
été exprimées par les communes autour d’un développement de la mutualisation des moyens matériels,
notamment du matériel des services techniques.
En effet, les communes ont souvent recours à la location parfois coûteuse de différents matériels, et ont évoqué
des difficultés liées à des manques de moyens matériels, faute de pouvoir recourir seule à l’achat de matériel
souvent couteux (faible utilisation et/ou coût trop élevé).
Elles souhaitent donc voir se développer la mise à disposition et l’achat groupé de matériel ou de prestation, ou
encore la constitution d’une banque intercommunale de matériel.
Ont donc été recensé le matériel existant dans toutes les collectivités du territoire, ainsi que les besoins en
matériels identifiés par les communes et la CCVO.
Pour simplifier la mise en place de ces mises à disposition, ont été identifié le matériel prioritairement
mutualisable. Parmi ce matériel, a été distingué :
- Le matériel important, couteux, difficile d’utilisation ou d’entretien et nécessitant des habilitations spécifiques
et une certaine expérience d’utilisation.
- Le petit matériel, simple à mettre à disposition.
Si les travaux préparatoires ont conclu à la non opportunité de constituer dans l’immédiat une banque
intercommunale pour ce qui concerne le matériel prioritaire important, en raison d’un investissement trop
important pour la CCVO, une solution de ce type est jugée en revanche plus intéressante pour le petit matériel
suivant :
- Estrade
- Barrières
- Bétonnière
Ce matériel pourra par la suite et au besoin être compléter.
Description de l'action : Objectifs / Résultats attendus :
Constitution par la CCVO d’une banque
intercommunale de matériel qui sera mis à disposition
des communes à leurs demande.
- Compléter le matériel existant sur le territoire.
- Permettre à des communes de disposer de certains
matériels sans avoir à recourir à l’achat.
- Optimisation des dépenses liées à la location du
matériel en question.
Forme juridique envisagée :
Le partage de biens, conformément à l’article L. 5211-4-3 du CGCT, qui prévoir qu’afin de permettre une mise en
commun de moyens, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre peut se doter de
biens qu'il partage avec ses communes membres selon des modalités prévues par un règlement de mise à disposition, y compris pour l'exercice par les communes de compétences qui n'ont pas été transférées
antérieurement à l'établissement public de coopération intercommunale.
Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel :
Reste à déterminer par type de matériel en fonction
du degré de priorité de cette action.
Achat du matériel (dépendra des prix et des quantités à
acquérir).
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Pour la CCVO : elles seront grevées part l’achat du
matériel en question (reste à déterminer
précisément), et le coût de gestion du matériel par les
agents de la CCVO.
Pour les communes, coût de la mise à disposition si
remboursement prévu par le règlement de mise à
disposition. En cas de gratuité, optimisation du coût de
location ou d’achat du matériel (économies ou non
dépenses).
Pas d’impact sur le personnel.
Points de vigilance : Etat d’avancement :
Outil simple, pas une usine à gaz.
Bien prévoir les modalités de mise à disposition et de
remboursement.
Modalités d’évaluations :
Questionnaire de satisfaction envoyé aux communes pour déterminer le coût avant après la constitution de la banque de matériel, les modalités de mise à disposition…
Comptabiliser le nombre de mise à disposition sur chaque matériel.
Priorité Axe de travail : Mutualisation des moyens matériels
2 Action 1.2 : Mise à disposition de matériel avec agents
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
CCVO pour la centralisation des données puis variable
selon le matériel
Reste à déterminer en fonction de l’offre de service faite
aux communes et du recensement des communes
intéressées. Potentiellement susceptible de concerner
toutes les communes ainsi que la CCVO.
Eléments de contexte / Diagnostic / Enjeux :
Dans le cadre des travaux préparatoires à l’élaboration du schéma de mutualisation, de nombreuses attentes ont
été exprimées par les communes autour d’un développement de la mutualisation des moyens matériels,
notamment du matériel des services techniques.
En effet, les communes ont souvent recours à la location parfois coûteuse de différents matériels, et ont évoqué
des difficultés liées à des manques de moyens matériels, faute de pouvoir recourir seule à l’achat de matériel
souvent couteux (faible utilisation et/ou coût trop élevé).
Elles souhaitent donc voir se développer la mise à disposition et l’achat groupé de matériel ou de prestation, ou
encore la constitution d’une banque intercommunale de matériel.
Ont donc été recensé le matériel existant dans toutes les collectivités du territoire, ainsi que les besoins en
matériels identifiés par les communes et la CCVO.
Pour simplifier la mise en place de ces mises à disposition, ont été identifié le matériel prioritairement
mutualisable. Parmi ce matériel, a été distingué : - Le matériel important, couteux, difficile d’utilisation ou d’entretien et nécessitant des habilitations spécifiques
et une certaine expérience d’utilisation.
- Le petit matériel, simple à mettre à disposition.
Plusieurs élus et responsables de services techniques ont considéré, pour ce qui est du matériel important, que
les mise à disposition devaient nécessairement s’accompagner de la mise à disposition de ou des agents
habituellement en charge de son utilisation.
Ont donc été envisagées différentes solutions pour développer ces mises à disposition :
- Mise à disposition matériel et agent.
- Mise à disposition croisées.
- Convention cadre de mise à disposition afin d’éviter de rédiger une nouvelle convention à chaque mise à
disposition.
La CCVO se propose donc de jouer un rôle de facilitateur dans le développement de ces solutions mutualisées :
- Création et actualisation de tableaux recensant le matériel existant, les agents susceptibles de faire l’objet de
mise à disposition, ainsi que les besoins des communes et de la CCVO.
- Mise à disposition d’une boîte à outil accessible aux communes et à la CCVO pour faciliter le recours à ces
solutions (conventions type de mise à disposition de matériel, de matériel et d’agents, modèle de planning…).
- Développement d’une solution informatique pour rendre ces outils accessibles aux communes.
Description de l'action : Objectifs / Résultats attendus :
Développer le recours à la mise à disposition de matériel
avec l’agent habituellement en charge de son utilisation
et de son entretien. Plusieurs solutions sont
actuellement à l’étude :
- Mise à disposition matériel et agent.
- Mise à disposition croisées
- Convention cadre de mise à disposition pour éviter de
rédiger une nouvelle convention à chaque mise à
disposition.
- Optimisation des moyens matériels sur le territoire.
- Permettre de disposer de matériel qu’il serait
impossible ou non pertinent d’acquérir pour une
commune ou la CCVO.
- Amortir le matériel possédé par certaines communes.
- Réduire les coûts engendrés par la location de
matériel s’il s’avère qu’une mise à disposition coûterait
moins cher.
- Permettre l’achat de matériel à moindre coût.
- Réfléchir à l’opportunité de mutualiser l’acquisition de
matériel nouveau entre communes.
- Réfléchir à des modalités de structuration de ces
acquisitions communes.
- Évaluer les impacts éventuels sur le personnel ainsi
que sur les dépenses de fonctionnement (obligation
légale qui doit figurer dans le schéma).
- Développer la solidarité territoriale entre communes.
- Développer une réflexion territoriale autour de
l’acquisition de moyens matériels et optimiser le
matériel sur le territoire.
Cette piste de mutualisation a été évoquée par la
communauté de communes.
Forme juridique envisagée :
- Convention de mise à disposition de matériel et de mise à disposition individuelle. - Convention de mise à disposition croisées.
- Convention cadre de mise à disposition.
- Convention de mise à disposition de service.
Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel : Reste à déterminer en fonction du degré de priorité de
cette action.
Reste à déterminer, notamment au regard du
développement d’un outil informatique accessible aux
communes.
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Reste à déterminer.
Optimisation des coûts de location ou d’achat de
matériel.
Remboursement des frais engagés en cas de mise à
disposition.
Le personnel
Points de vigilance : Etat d’avancement :
Nécessite l’accord des agents.
Modalités d’évaluations :
- Recensement du nombre de mise à disposition effectué au bout d’un an ou deux. - Questionnaire à envoyer aux communes pour évaluer la satisfaction sur les modalités de mise à disposition, sur la boîte à outil et les outils en ligne fournis aux communes pour faciliter le recours à ces mises à disposition. - Questionnaire aux agents concernés par les mises à disposition.
Priorité Axe de travail : mutualisation commande publique
2 Action 1.3 : Groupement de commandes
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
Variable selon les commandes Les périmètres varient en fonction des groupements d’achats.
Eléments de contexte / Diagnostic / Enjeux :
Les travaux préparatoires à l’élaboration du schéma de mutualisation ont mis en lumière l’une des principales
attentes des communes et de la CCVO en matière de mutualisation réside dans la réalisation d’économies
d’échelles. L’un des moyens incontournables de parvenir à la réalisation de cet objectif est la réalisation d’achats
groupés entre différentes structures communales et intercommunales. Or les travaux ont également mis en
évidence un recours limité à l’outil du groupement de commande, par manque d’habitude, mais également faute
de disposer d’une ingénierie dédiée en capacité de recenser les besoins, et de prendre en charge les procédures
de passation des marchés.
La plupart des communes du territoire, comme la CCVO se montre largement intéressées par le développement
de cette pratique, ce qui justifie l’inscription de cette action au schéma de mutualisation. La constitution
prochaine d’un service commun de la commande publique devrait permettre de faciliter un recours plus
important à ces groupements d’achats.
Un certain nombre d’achats groupés ont d’ailleurs été lancés, sans attendre l’élaboration formelle du schéma. Il
est possible d’évoquer :
- Un groupement en matière d’EPI.
- Un groupement en matière d’assurance.
- Un groupement en matière prestation d’élaboration du Document unique de prévention des risques.
- Un groupement en matière de logiciel de gestion des interventions des services techniques ?
- Un groupement en matière de formations spécifiques qui nécessite de passer par des organismes privés (Hors champ CNFPT), et notamment les CACES. En cas de succès, la démarche pourra être étendue à d’autres domaines.
Description de l'action : Objectifs / Résultats attendus :
Développer le recours aux groupements de commandes
entre communes ou entre les communes et la CCVO.
- Optimisation des achats
- Réalisation d’économies d’échelles dues aux effets
seuils.
- Réduction des dépenses liées aux procédures de
passation des marchés.
Forme juridique envisagée :
- Groupement de commande auprès de prestataires privés conformément aux articles L.2113-6 et suivants du code de la commande publique.
- Achat simple par une commune ou la CCVO et mise à disposition d’une autre. Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel :
Reste à déterminer en fonction du degré de priorité de
cette action et des outils envisagés.
Coût salarial ingénierie nécessaire à la réalisation des
groupements.
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Réduction espérée des dépenses de fonctionnement
grâce aux économies d’échelles réalisées sur les achats
par effets de seuils, et aux économies sur les procédures
de passation.
Pas d’impact sur le personnel.
Points de vigilance : Etat d’avancement :
- Bien identifier en amont les achats qu’il est intéressant
financièrement de mutualiser.
- Bien identifier les achats qu’il est facile de mutualiser
(notamment au regard de la nécessaire harmonisation
des besoins).
- Être rigoureux dans l’évaluation des besoins.
- Respect des règles de la commande publique.
Modalités d’évaluations :
Comparaison avant/après des coûts, dresser un bilan des économies réalisées. Questionnaire satisfaction communes (sur les prix, les achats, me matériel, les prestations obtenues par groupement)
Déterminer les axes d’amélioration. 2. Mutualisation des ressources humaines
Priorité Axe de travail : mutualisation RH
2 Action 2.1 : Formation des agents
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
CCVO ou autre en fonction des besoins identifiés
Reste à déterminer en fonction du recensement des
communes intéressées.
Au regard du complément d’enquête :
CACES : Arudy, Béost, Bescat, Bilhères en Ossau,
Castet, Louvie-Juzon, Louvie-Soubiron, Rébénacq,
Sainte-Colome), CCVO
Habilitations électriques : Arudy, Aste-Béon, Béost,
Bescat, Bilhères en Ossau, Castet, Louvie-Juzon,
Sainte-Colome.
AIPR : Arudy, Bilhères en Ossau, Rébénacq, CCVO.
Secourisme : Arudy, Aste-Béon, Béost, Bilhères en
Ossau, Castet, Louvie-Juzon, Louvie-Soubiron,
Rébénacq, Sainte-Colome, Sévignacq-Meyracq, CCVO.
Eléments de contexte / Diagnostic / Enjeux :
Dans le cadre des travaux préparatoire à l’élaboration du schéma, un certain nombre de communes et la CCVO
ont mentionné dans leurs attentes en matière de mutualisation la question de la formation de leurs agents. Plus
indirectement certaines communes mettent en avant un manque de compétence dans un certain nombre de
domaines, posant ainsi la question de la formation de leurs agents.
Les collectivités de la vallée d’Ossau sont d’ores et déjà concernées par une forme de mutualisation en matière
de formation, au travers d’un plan de formation territorialisé « vallée Béarnaise », mis en place par le CNFPT et le
CDG 64. Certaines communes évoquent cependant des difficultés sur certaines formations, comme par exemple
une offre moins intéressante à destination des agents de restauration ou certaines journées d’actualité par
toujours très utiles. D’autres encore évoquent l’absence de certaines formations spécifiques comme les CACES
par exemple.
La présente action a donc vocation à compléter à la marge cet outil par une mutualisation interne à la vallée
d’Ossau de certaines formations, ou en structurant la demande de formation adressée au CNFPT dans le cadre du
PFM pour ouvrir des stages sur le territoire pour ses collectivités.
Les communes du territoire ont semblé assez largement intéressées par une recherche de solution mutualisée
sur certaines formations spécifiques qui ne font pas nécessairement partie de l’offre du CNFPT. C’est le cas des
CACES, Habilitations électriques et AIPR. C’est également le cas pour ce qui est des formations secourisme, et
principalement les formations Sauveteur Secouriste au Travail (SST) et Gestes Qui sauvent (GQS). Cet intérêt
justifie l’inscription de cette action au schéma de mutualisation.
Description de l'action : Objectifs / Résultats attendus :
Développement d’une mutualisation de certaines
formations techniques spécifiques (CACES, habilitations
électriques et AIPR), ainsi que des formations en matière
de secourisme (SST, GQS)
- Recensement par la CCVO des besoins des collectivités
du territoire.
- Centralisation de la demande de formation auprès
d’organismes publics ou privés.
- Optimisation des coûts de formation, notamment
en matière de formations techniques spécifiques.
- Développement de la formation des agents
territoriaux en matière de secourisme pour
développer une culture premiers secours sur le
territoire.
- Parvenir à faire dispenser les formations sur le
territoire de la vallée d’Ossau. Optimisation du
temps passé par les agents en formation ? Forme juridique envisagée :
- Demande groupée auprès du CNFPT (intra ponctuelle ou via le PFM).
- Groupement de commande auprès de prestataires privés conformément aux articles L.2113-6 et suivants du code de la commande publique.
Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel :
Piste déjà en cours de mise en œuvre. Reste à déterminer
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Reste à déterminer. A priori faible impact sur les dépenses
de fonctionnement.
Optimisation des coûts de certaines formations.
Pas réellement d’impact sur le personnel.
- Réduire les contraintes entourant les déplacements
des agents pour se rendre sur les lieux de formations.
Points de vigilance : Etat d’avancement :
- Être attentif à la qualité de la formation dispensée.
- Être attentif au coût des formations.
Modalités d’évaluations :
- Comparer le coût de la formation mutualisée avec les coûts de formations passé (coût total : coût de la prestation, ainsi que les coûts de déplacement…)
- Interroger les agents formés dans ce cadre sur le degré de satisfaction de la formation dispensée. - Evaluation de la prestation de formation.
Priorité Axe de travail : Mutualisation RH
3 Action 2.2 : Missions hygiène et sécurité
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau. Reste à déterminer. Au regard du complément d’enquête (intérêt de
principe des communes) :
Assistants de Prévention : Aste-Béon, Béost, Bescat,
Castet, Louvie-Juzon, Louvie-Soubiron, Sainte-Colome,
Sévignacq-Meyracq, CCVO.
Document unique : Aste-Béon, Béost, Bescat, Castet,
Louvie-Juzon, Louvie-Soubiron, Sainte-Colome,
Sévignacq-Meyracq ; CCVO.
Eléments de contexte / Diagnostic / Enjeux : Dans le cadre des travaux préparatoires à l’élaboration du schéma, un certain nombre d’attentes de mutualisation
ont été exprimées dans le domaine des missions d’hygiène et sécurité que doivent prendre en charge les
collectivités locales. Les communes et la communauté de communes, sont en effet tenues, en tant qu’employeur
territoriaux, de veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous leur responsabilité.
Plus précisément, deux types de problématiques ont été évoquées :
- Une première relative aux assistants de prévention hygiène et sécurité (dont le régime est prévu par l’article
108-3 de la loi 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires de la fonction publique territoriale et l’article 4 du
décret n°85-603 du 10 juin 1985 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle
et préventive dans la fonction publique territoriale).
Si un certain nombre de communes ont désigné des assistants de prévention, ce n’est pas le cas de toutes sur le
territoire. En outre, même parmi celles qui l’ont fait, les assistants de prévention n’ont pas toujours le temps ou
ont parfois des difficultés pour se saisir pleinement de ces fonctions.
- Une seconde relative à l’élaboration et de la mise à jour du Document Unique de prévention des risques
professionnels (DU, dont le régime est prévu par le décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001 portant création
d'un document relatif à l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, prévue par l'article L.
230-2 du code du travail).
Sur ce point, seules quelques communes ont procédé à son élaboration ou ont entamé une démarche en ce sens.
En outre, parmi elles, toutes ne le mettent pas à jour régulièrement.
L’importance de ces missions (eu égard notamment à la protection des agents, ainsi qu’aux questions de
responsabilité éventuelle des élus qui peuvent survenir en l’absence de mise en œuvre de ces missions), ainsi que
l’intérêt marqué du territoire pour une mutualisation sur cette question justifient que cette question fasse l’objet
d’une inscription au schéma de mutualisation.
Différentes options s’offrent au territoire sur cette question. Ces différentes options sont en cours d’évaluation
afin de déterminer la solution la plus adaptée parmi les options suivantes :
- Constitution éventuelle d’un service commun Hygiène et sécurité.
- Constitution d’un groupement de prestation pour élaboration ou mise à jour du document unique (auprès du
CDG, soit auprès de prestataires privés).
- Mise en place de réunions régulières des assistants de prévention du territoire pour échanger sur les bonnes
pratiques, sur la manière de conduire ces missions, assister les assistants du territoire pour conduire au mieux
leurs missions.
Description de l'action : Objectifs / Résultats attendus :
Plusieurs pistes à étudier :
- Groupement de prestation élaboration du Document
Unique de prévention des risques professionnels
- Organisation de réunions régulières des assistants de
prévention du territoire.
- Favoriser la mise en conformité des collectivités avec
les obligations qui leur incombent en matière de santé
et de sécurité au travail (document unique, assistants
de prévention, agents chargés de la fonction
d’inspection…).
- Limiter les risques d’engagement de responsabilité des
élus locaux.
- Montée en compétence sur les questions hygiène et
sécurité.
- Améliorer la prise en compte de ces questions sur le
territoire et la protection des agents.
- Développer la culture de prévention et de réduction
des accidents et maladies professionnelles sur le
territoire.
- Réduction des coûts éventuels liés à ces missions.
Forme juridique envisagée : Plusieurs pistes à l’étude :
- Service commun, conformément à l’article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales. - Groupement de commande conformément aux conformément aux articles L.2113-6 et suivants du code de la commande publique.
- Mutualisation informelle (réunion régulière des assistants de prévention du territoire). Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel :
Reste à déterminer en fonction du degré de priorité.
Reste à déterminer en fonction de l’évaluation des
coûts de la modalité de mutualisation retenue.
Service commun : coût du service
Groupement presta : coût du marché
Réunion des assistants du territoire : faible coût, coût
horaire pour le temps de travail passé en réunion.
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Reste à déterminer en fonction de l’évaluation des
coûts de la modalité de mutualisation retenue.
Service commun : coût du service partagé entre la CCVO
et les communes adhérentes.
Groupement presta : coût du marché.
Réunion des assistants du territoire : faible coût, coût
horaire pour le temps de travail passé en réunion.
Pas réellement d’impact sur le personnel (sauf service
commun et màd d’assistants de prévention par une
commune ou la CCVO).
Dégager du temps de travail aux agents en charge des
missions d’assistants de prévention ou de l’élaboration
et de l’actualisation du DU.
Points de vigilance : Etat d’avancement :
- Veiller à l’optimisation des coûts et à la qualité des
prestations ou missions HS.
- Bien évaluer la pertinence d’une mutualisation sur ces
questions qui peux nécessiter une connaissance de la
structure, des lieux et environnements de travail, du
personnel, des outils.
Modalités d’évaluations :
- Comparer le nombre d’assistants de prévention désignés sur le territoire au nombre actuel. L’idée étant de tendre vers un ou plusieurs assistants dans toutes les collectivités de la vallée d’Ossau. - Comparer le nombre de DU l’élaborés et mis à jour sur le territoire. L’idée étant là encore de tendre vers un DU, mis à jour chaque année dans toutes les collectivités de la vallée d’Ossau. - Questionnaire de satisfaction assistants de prévention et/ou communes et CCVO. Priorité Axe de travail : Mutualisation RH
3 Action 2.3 : Remplacement et mise à disposition de personnel
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau. Reste à déterminer. Au regard du complément d’enquête (intérêt de principe des communes) :
Poste de secrétaire de mairie/agent administratif
polyvalent : Arudy, Béost, Bescat, Bilhères, Louvie-
Soubiron, Lys, Sainte-Colome, Sévignacq-Meyracq,
CCVO.
Poste d’agent technique polyvalent : Arudy, Bescat,
Bilhères, Louvie-Juzon, Louvie-Soubiron, Lys, Rébénacq.
Postes d’ATSEM : 2 communes : Louvie-Juzon et
Rébénacq, Arudy, Sévignacq-Meyracq.
Poste d’agent de restauration scolaire : Arudy, Louvie-
Juzon, Rébénacq, Lys, Sévignacq-Meyracq.
Poste agent d’Entretien : Aste-Béon, Lys, Sainte-Colome.
Eléments de contexte / Diagnostic / Enjeux :
Dans le cadre des travaux préparatoires à l’élaboration du schéma de mutualisation, un certain nombre
d’attentes ont été exprimées par les communes ou la CCVO en matière de remplacement de personnel,
ou de mise à disposition de moyens humains. La problématique du remplacement de personnel est
selon elles susceptible dans certaines structures d’entrainer des difficultés d’organisation, la mise en
attente de certains projets, ou encore des besoins non ou mal satisfaits.
Les solutions de remplacements actuelles ont ainsi fait l’objet de critiques. C’est le cas notamment de
la prestation proposée par le CDG64, qui propose un service de remplacement de personnels (pôle
mission temporaire). Son recours est jugé parfois trop coûteux, et certaines carences ont été observées
sur certain postes. A tel point que seules quelques communes y ont recours pour leur solution de
remplacement, pour une satisfaction en demi-teinte. D’autres solutions de remplacement ont été
évoquées, notamment pôle emploi, le recrutement direct, la constitution d’un vivier RH constitué par
les services, ou encore emploi service.
Ainsi, plusieurs structures ont demandé à ce qu’une solution puisse émerger des discussions
entourant la mutualisation des services.
On note un intérêt important sur le territoire pour une recherche de solution mutualisée, notamment
sur les postes suivants :
- Secrétaire de mairie, agent administratif polyvalent. - Agent technique polyvalent.
- ATSEM
- Agent de restauration scolaire
- Agent d’entretien
Trois types de besoins ont été recensés dans le cadre des travaux préparatoires :
- Remplacements ponctuels non anticipables (maladie par exemple).
- Besoins plus récurrents et prévisibles.
- Besoins permanents mais sur un temps de travail insuffisant pour effectuer un recrutement seul.
L’ensemble de ces éléments justifient l’inscription de cette action au schéma de mutualisation.
Le travail d’approfondissement de cette piste de mutualisation a permis de conclure à écarter dans un
premier temps au moins les solutions suivantes :
- Constitution d’un service commun de remplacement
- Recrutement de personnel par la CCVO pour mise à disposition aux communes intéressées.
Ces solutions semblent trop complexes à mettre en œuvre dans l’immédiat. Outre le coût pour la CCVO,
le caractère difficilement anticipable des remplacements rend assez difficile un travail de
dimensionnement et d’organisation du service. Cette solution pourra cependant être envisagée pour
l’avenir.
Pour autant, les structures ayant un besoin de mise à disposition ou de remplacement similaire, qu’elles
ne pourraient satisfaire seules, pourraient se grouper pour envisager un recrutement commun :
- Soit par le recrutement par l’une d’entre elles d’un agent pour ensuite le mettre à disposition d’une
ou plusieurs communes au besoin.
- Soit par plusieurs communes qui se mettent d’accord pour recruter un même agent (chaque commune
ayant un besoin passe un contrat avec l’agent pour le temps de travail qui la concerne, ce qui
permettrait d’arriver à un temps de travail suffisamment intéressant pour l’agent), dans le respect des
règles du cumul d’emplois publics.
- Soit de manière plus ou moins ponctuelle, par le recrutement d’un des agents déjà présents sur le
territoire à temps non complet, pour lui permettre de trouver un complément d’heure s’il le souhaite
et pour satisfaire au besoin de la commune, toujours sous réserve des règles du cumul d’emploi public.
- Soit par de la mise à disposition d’agents existant.
La solution retenue sera ainsi de développer progressivement une solution mutualisée plus informelle.
La CCVO se propose dans un premier temps de jouer un rôle de facilitation de ces regroupements, de
lien pour les communes intéressées :
- En créant et en mettant régulièrement à jour un tableau d’agents à temps non complet susceptibles
de souhaiter effectuer un complément de temps de travail au sein d’une autre structure.
- En créant et mettant à jour régulièrement un tableau des besoins des communes en matière de
remplacement ou de mise à disposition de personnel.
- En mettant à disposition des communes une boîte à outil dans le but de faciliter les solutions entre
elles (fiches sur la mise à disposition, sur les cumuls d’emplois publics, contrats, conventions etc.)
- En créant un outil en ligne accessible aux communes pour diffuser ces informations.
Description de l'action : Objectifs / Résultats attendus :
- Création et actualisation d’un tableau d’agents à
temps non complet susceptibles de souhaiter effectuer
- Palier aux difficultés des communes et de la CCVO
en matière de remplacement de personnels. un complément de temps de travail au sein d’une autre
structure.
- Création et actualisation d’un tableau recensant les
besoins des communes en matière de remplacement ou
de mise à disposition de personnel.
- Création d’un outil en ligne accessible aux communes
pour diffuser ces informations.
- Création et mise à disposition des communes d’une
boîte à outil dans le but de faciliter les solutions entre
elles (fiches sur la mise à disposition, sur les cumuls
d’emplois publics, contrats, conventions etc.)
- Mise à disposition par la CCVO d’agents techniques
pour l’entretien d’espaces publics auprès des
communes
- Palier à d’éventuels manques de moyens
humains, de compétences ou difficultés
d’organisation des structures du territoire
(ponctuelles ou récurrentes).
- Faciliter les mises à disposition ou les solutions de
remplacement entre les structures du territoire.
- Assurer une meilleure continuité du service
public local.
- Optimisation des coûts de remplacement de
personnels (notamment par rapport au coût jugé
parfois élevé de la prestation du pôle mission
temporaire du CDG).
- Développer une information claire et actualisée
des ressources humaines et des compétences sur
le territoire destiné à chaque collectivité.
Forme juridique envisagée :
- Mise à disposition individuelles, conformément aux article 61 et s. de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant
dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, et au décret n° 2008-580 du 18 juin 2008
relatif au régime de la mise à disposition applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux.
- Cumul d’emplois publics.
Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel :
Reste à déterminer en fonction du degré de priorité. Reste à déterminer. - Cout d’une solution pour mettre en ligne accessible
aux communes les tableaux et outils.
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Reste à déterminer
- Réduction des coûts engendrés par le remplacement
de personnel.
- Possibilité de mise à disposition d’agents, donc
possible impact sur les missions… Nécessite l’accord de
l’agent.
- Possibilité pour certains agents à temps non complet
d’effectuer un complément d’heure dans une autre
structure.
Points de vigilance : Etat d’avancement :
- Nécessité de recueillir l’accord de l’agent en cas de
mise à disposition individuelle.
- Respect des règles de cumul d’emploi public.
Modalités d’évaluations :
- Observer le nombre de mise à disposition ou les éventuels recrutements communs. - Questionnaire de satisfaction des communes pour déterminer si amélioration de leurs solutions de remplacement.
- Comparer le coût d’un remplacement interne mutualisé avec le coût des prestations du CDG. Développement de l’expertise territoriale
Priorité Axe de travail : Développement de l’expertise territoriale
1 Action 3.1 : Service commun informatique et systèmes d’informations
Pilote de l’action : Acteurs / Périmètre :
Communauté de Communes de la Vallée d’Ossau.
Reste à déterminer en fonction du recensement des
communes intéressées.
Complément d’enquête : CCVO, Arudy, Béost, Bescat,
Castet, Sainte-Colome, éventuellement Laruns
Eléments de contexte / Diagnostic :
Dans le cadre des travaux préparatoires à l’élaboration du schéma de mutualisation, un certain nombre de
difficultés organisationnelles ainsi qu’un manque de moyens humains ont été exprimés par certaines communes
et par la CCVO dans le domaine informatique.
Aucune structure ne dispose à l’heure actuelle de ressources affectées spécifiquement à la gestion de
l’informatique et des systèmes d’informations. En conséquence de quoi la plupart des communes comme la CCVO
ont recours à des prestataires extérieurs dont l’essentiel semblent plutôt satisfaites dans l’ensemble. En dépit de
ces prestataires, certaines estiment ne pas disposer des moyens nécessaires pour assurer convenablement les
tâches de maintenance, dépannage, d’achat, location, et suivi du parc de matériel, de conseil, d’aide à
l’installation et à l’utilisation des logiciels.
Seules quelques communes se sont montrées intéressées par la recherche d’une solution mutualisée en matière
informatique/systèmes d’informations. Pour sa part, la CCVO envisage quoi qu’il en soit de développer une
solution interne en matière informatique eu égard au fait que ce domaine lui pose de réelles difficultés
actuellement. Elle proposera d’ouvrir ce service à la mutualisation, par le biais d’un service commun, aux
communes qui se montreront intéressées, ce qui justifie son inscription au schéma de mutualisation.
Description de l'action : Enjeux / Objectifs / Résultats attendus :
Création d’un service commun informatique
- Développer l’expertise territoriale en matière
informatique, de systèmes d’informations, en
disposant de ressources humaines spécialement
affectées à l’informatique
- Se doter par la mutualisation d’un service et de
moyens réservés à des collectivités de taille
supérieure.
- Réaliser des économies d’échelle en matière
informatique, réduction des coûts de gestion
(maintenance) et d’investissement (achat matériel et
logiciels).
- Amélioration du service en matière informatique,
par une meilleure réactivité des interventions, une
plus grande continuité du service, et une meilleure
sécurité informatique.
- Permettre en interne la formation des agents,
- Permettre un meilleur suivi du matériel, des achats
et contrats en matière informatique.
- Disposer d’un référant qualifié pour le suivi et la
gestion des prestataires informatiques.
Forme juridique envisagée :
Service commun, conformément à l’article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales.
Calendrier prévisionnel : Budget prévisionnel : Reste à déterminer en fonction du degré de priorité.
Reste à déterminer précisément :
1 poste
Matériel ?
Abonnement ?
Logiciel ?
Impact sur les dépenses de fonctionnement : Impact sur le personnel :
Reste à déterminer :
Pour la CCVO, ses dépenses de fonctionnement seront
grevées du coût du futur service.
Pour les communes, de la participation au coût du service
selon les modalités de répartition des coûts déterminés
dans la convention constitutive du service commun.
- Pas réellement d’impact sur le personnel existant,
dans la mesure ou le territoire ne dispose d’aucun
agent affecté au domaine informatique. Recrutement
et création d’un service commun ex nihilo.
- Augmentation des effectifs de la CCVO.
Points de vigilance : Etat d’avancement :
Le dimensionnement du service.
Disposer d’un nombre suffisant de communes
adhérentes au service.
Bien délimiter les missions potentielles du service en
établissant une fiche de poste claire sur la base de
laquelle il conviendra d’établir un chiffrement du coût du
service ainsi que des propositions de tarification
La clé de répartition financière entre C et CC.
L’organisation et le fonctionnement du service.
Modalités d’évaluations :
Evaluer au bout d’un an après la création du service :
- Le coût du service pour les collectivités adhérentes, par exemple en le comparant au coût des anciens prestataires informatiques.
- Les temps d’intervention, la continuité du service