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unknown - Communauté de communes - Gally Mauldre - annexe 2023 06 39 renouvellement de la convention de services partages entre la ccgm et la commune de maule doc signe
Document publié le Dimanche 1 janvier 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Gally Mauldre - annexe 2023 06 39 renouvellement de la convention de services partages entre la ccgm et la commune de maule doc signe)
Thèmes du document : Travail et emploi, Consommateurs, Grandes et moyennes entreprises,
Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
Publié le
ID : 078-200034130-20230629-20230639-DE
CONVENTION DE SERVICES PARTAGES
ENTRE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES GALLY MAULDRE ET LA COMMUNE DE MAULE
Entre :
La communauté de communes Gally Mauldre, sise en mairie de Feucherolles, 39 Grande Rue,
78810 FEUCHEROLLES, représentée par son Président M. Patrick LOISEL, agissant en vertu de
la délibération du conseil communautaire en date du 29 juin 2023,
Désignée ci-après, par le terme « la communauté »
d'une part,
Et:
La commune de Maule représentée par M. Laurent RICHARD, Maire, et agissant en vertu de la
délibération du conseil municipal en date du 26 juin 2023
Désignée ci-après, par le terme « la commune »
d'autre part,
PREAMBULE :
Dans le cadre du fonctionnement de la communauté de communes, et dans un souci de
rationalisation et d'optimisation des dépenses de la communauté, la commune de Maule assume sur son propre budget divers frais liés à l'exercice des compétences fonctionnelles : ressources humaines, comptabilité, marchés publics et gestion des subventions dans le cadre de services communs. Une convention de services partagés avait à cet effet été conclue entre la Communauté et la Commune de Maule.
Cette convention portait sur deux points :
- Le remboursement forfaitaire de frais administratifs par la communauté à la commune Le remboursement de frais de personnel par la communauté à la commune
C'est l'objet de la présente convention entre les deux collectivités.
IL À ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
1/13 Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
Publié le
ARTICLE 1°’ - OBJET DE LA MUTUALISATION DES MOYENS ADMINIS FA 10220629 20280680-DE
Afin de renforcer l'efficacité de leurs services et de réduire les coûts de fonctionnement de la
communauté, la commune met à disposition de cette dernière les moyens matériels et logistiques
nécessaire à l'exercice de certaines missions de la collectivité.
La présente convention a pour objet d'arrêter les modalités de remboursement de la commune dans
le respect des dispositions de l’article L. 5211-4-2 du CGCT,
La présente convention est élaborée sur la base des fiches d'impact figurant en annexe de la convention (cf. Annexe n° 1).
La structure des services partagés pourra, en tant que de besoin, être modifiée d'un commun accord
entre les parties et ce, en fonction de l'évolution des besoins respectifs constatés par les parties.
ARTICLE 2 - PRESTATIONS OBJET DE LA MUTUALISATION :
Le coût des missions mis en commun est lié, hors personnel :
- aux moyens logistiques utilisés pour rendre les services mutualisés : locaux accueillant les
services supports, véhicule de l’appariteur (policiers municipaux), informatique, téléphonie,
reprographie et affranchissement, fournitures administratives, etc.
ARTICLE 3 — PRISE EN CHARGE FINANCIERE ET MODALITES DE REMBOURSEMENT
3.1 — Le remboursement des sommes individualisables :
Le remboursement des sommes individualisables concerne :
les fournitures administratives (incluant le papier) faisant l'objet de commandes spécifiques
par la commune.
Ces dépenses feront l'objet d'un état annuel de remboursement chaque fin d'année, état qui sera
accompagné des justificatifs correspondants.
3.2 — Le remboursement des sommes non individualisables
Le remboursement des frais non individualisables concerne :
l'utilisation des locaux et matériels mis en commun : fluides des locaux abritant les services
ressources humaines et finances, téléphonie et maintenance informatique des services
susvisés, frais d'affranchissement et de reprographie.
le remboursement s'effectue sur la base d'un montant forfaitaire s'élevant à 3 000 € par an.
3.4 - Délai de remboursement
Le remboursement prévu au présent article s'effectuera par l'émission d'un titre de recettes par la
commune, accompagné des justificatifs correspondants.
2/13 ARTICLE 4 - MISE A DISPOSITION DE SERVICE
Publié le
Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
ID : 078-200034130-20230629-20230639-DE
La commune met à disposition de la communauté la partie de service nécessaire à l'exercice des missions suivantes :
- Responsable comptabilité
Adjoint au responsable comptabilité
Responsable ressources humaines.
Marchés publics et gestion des subventions
Assistante ressources humaines
Cette mise à disposition partielle s'établit comme suit :
Dénomination Nombre d'agents Taux QE
CT CT concernés et temps de mise . à
SE SET CR Missions concernées travail mensuel sur leur! disposition
to collectivité au
01/07/2023
| Préparation budgétaire, DOB,
prospective, simulations financières et
fiscales, calcul de coûts et analytiques,| ! 49€nt à temps complet) 40% Responsable a Kris RÉ mn À
nan Sete SUIVI budgétaire, délibérations du service,
suivi des refacturations, supervision
marchés publics, développement
politique achat mutualisation
x Préparation budgétaire, suivi budgétaire,
Adjointe service! relations avec la Trésorerie,
financier engagements, mandats, titres, dossiers] ! 49ent à temps complet! 20%
FCTVA, suivi des refacturations…
Paies, carrières, formation, absences,
Responsable contrats, préparation budget RH, suivi
ressources budget, recrutement, délibérations du 1 agent à temps complet} 30%
humaines : service, dossiers spécifiques (retraites,
maladies...)
; Paies, carrières, formation, absences, Assistante . «e. .
rte EL médailles, suit médical, RUES ne
FES retraites, suivi budget, fin de contrat, g P v
recrutement, dossiers spécifiques. complet
Missions marchés publics: suivi des
contrats courants, mises en concurrence,
rédaction de cahiers des charges, aide à| ! agent à temps complet 20%
| Marchés la définition des besoins, suivi
publics et| administratif, veille sur les échéances.
gestion des
subventions : Missions gestion des subventions : aide à
l'établissement des dossiers de demande,
traitement des demandes d'acompte et de
soldes
3/13 Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
Publié le
ID : 078-200034130-20230629-2023063% DE
La mise à disposition d'une partie du service assurant la comptabike0-rreroroc-permroc-tilt-Ià
gestion des subventions et les ressources humaines concerne 5 agents.
La structure des services mis à disposition pourra, en tant que de besoin, être modifiée d'un commun
accord entre les parties et ce, en fonction de l'évolution des besoins respectifs constatés par les
parties.
La présente mise à disposition des services s'exerce, s'agissant du personnel, dans les conditions
fixées par la présente convention et en vertu notamment des articles L. 5211-4-1 et D. 5211-16 du
CGCT.
ARTICLE 5 - CONDITIONS D’EMPLOIS DES AGENTS MIS A DISPOSITION :
5.1 — Mise à disposition
Les agents sont, de plein droit, mis à la disposition de la commune, à titre individuel et sans limitation
de durée pour la partie de leurs fonctions relevant du service partagé.
5,2 — Gestion statutaire et rémunération
Ils demeurent statutairement employés par la commune, dans les conditions de statut et d'emploi qui
sont les leurs. À ce titre, ils perçoivent la rémunération versée par la commune.
Ainsi la commune gère la situation administrative des agents mis à disposition (position statutaire et
déroulement de carrière) et leur verse la rémunération correspondant à leur grade et à leur emploi.
Le personnel mis à disposition est indemnisé directement par la commune pour les frais et sujétions
auxquels il s'expose dans l'exercice de ses fonctions auprès la commune. Il est en
revanche indemnisé directement par la communauté pour les frais auxquels il s'expose dans
l'exercice de ses fonctions auprès de celle-ci : frais de déplacements avec un véhicule personnel sur
ordre de mission, stationnement, péages, transports en commun dûment justifiés, etc.
5.3 — Autorité fonctionnelle
Les agents sont placés, pour l'exercice de leurs fonctions, sous l'autorité fonctionnelle du maire de
la commune ou du président de la communauté, en fonction des missions qu'ils réalisent.
5.4 — Compétence décisionnelle
Les décisions relatives aux congés annuels, aux congés de maladie ordinaire, aux maladies
imputables aux service et aux accidents de travail et maladies professionnelles relèvent de la
communauté si l'agent est mis à disposition à temps complet ou pour une durée supérieure au mi-
temps, ou de la commune si l'agent est mis à disposition pour une durée inférieure ou égale au
mi-temps.
Après avis de la communauté, la commune prend toute autre décision relative, de façon non
exhaustive, aux congés de longue ou grave maladie, congés de longue durée, au temps partiel
thérapeutique, aux congés de maternité, d'adoption, congés de formation professionnelle, congés
pour validation des acquis de l'expérience, congés pour bilan de compétences, congés pour
formation syndicale,
4/13 Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
Publié le
LG REPONDRE 0 20D0RRS- 702 PERS DE JE Ai TONY CRC IENTONCT ETrEr La commune prend également, après avis de la communauté, les dé compte personnel de formation et à l'aménagement de la durée de travail (cycle de travail, temps partiel, etc.).
5.5 - Notation et évaluation
Le supérieur hiérarchique au sein de la communauté établit (si /a mise à disposition est supérieure à
30% du temps de travail de l'agent), après un entretien avec l'intéressé, un rapport sur sa manière
de servir, qu'il assortit, pour les fonctionnaires, d'une proposition d'évaluation (appréciation générale
littérale ou notation). Ce rapport est ensuite transmis à la commune qui procède à l'évaluation
individuelle annuelle de l'agent.
5.6 — Pouvoir disciplinaire
Le pouvoir disciplinaire est exercé par la commune qui peut être saisie en ce sens par la
communauté.
Ainsi, le Président peut saisir, en tant que de besoin, l'autorité de nomination d’un agent pour mettre
en œuvre une procédure disciplinaire.
Les dommages susceptibles d'être causés dans le cadre de l'exécution des missions confiées par le
bénéficiaire de la convention à l'agent mis à disposition, relèvent de la responsabilité exclusive du
Maire de la commune, à moins qu'un contrat d'assurance ait été souscrit à cet effet,
En cas de difficulté dans la programmation des tâches confiées aux agents des services mis à
disposition, un arbitrage sera réalisé, suivant la procédure suivante :
- les directeurs généraux adjoints (ou le cas échéant, l'autorité hiérarchique supérieure des agents)
trouvent un compromis entre les besoins de chacune des deux collectivités ;
- à défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés à trouver une solution, en
lien, si nécessaire avec le vice-président et l'adjoint concernés, voire le maire de la commune et le
président de la communauté.
ARTICLE 6 — PRISE EN CHARGE FINANCIERE ET MODALITES DE REMBOURSEMENT
6.1 - La détermination du coût unitaire de fonctionnement
Conformément à l'article D.5211-16 du Code Général des Collectivités Territoriales, le
remboursement par la communauté à la commune des frais de fonctionnement du service mis à
disposition s'effectue sur la base d'un coût unitaire de fonctionnement du service déterminé par la
commune, multiplié par le nombre d'unités de fonctionnement (exprimé en jours) constatées par la
communauté bénéficiaire de la mise à disposition.
La détermination du coût unitaire journalier prend en compte la prévision d'utilisation du service mis
à disposition, exprimée en unité de fonctionnement.
Le coût unitaire journalier comprend les charges de personnel exclusivement, à l'exclusion de toute
autre dépense liée au fonctionnement du service. Il est constaté à partir des dépenses du dernier
compte administratif, éventuellement actualisées des modifications prévisibles des conditions
d'exercice de l'activité au vu du budget primitif de l'année
5/13 Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
Publié le
ID : 078-200034130-20230629-20230639-DE
6.2 - La détermination du nombre prévisionnel d'unités de fonctiérrromere
Le remboursement des frais s'effectue sur la base d'un état annuel indiquant la liste des recours au
service, convertis en unités de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance de la
communauté, chaque année, avant la date d'adoption du budget. Pour l'année de signature de la
convention, le coût unitaire est porté à la connaissance de la communauté dans un délai de trois
mois à compter de la signature de la convention.
À la signature de la présente convention, le nombre prévisionnel d'unités de fonctionnement s'établit,
pour un mois de mise à disposition, à 30 jours,
6.3 —- Exécution financière
Année de préparation du budget
Le coût unitaire prévisionnel servant à l'établissement du budget de l'année N sera établi à partir des
dépenses prévisionnelles de l'exercice en cours (N-1) et porté à la connaissance de la communauté,
chaque année, avant la date d'adoption du budget, prévue à l'article L. 1612-2 du Code Général des
Collectivités Territoriales, soit avant le 1° novembre de l’année en cours (N-1)
Année de l'exécution du budget (Année N)
Le coût unitaire réel servant de justificatif de paiement sera constaté à partir des dépenses réelles
de l'exercice N-1 et porté à la connaissance de la communauté, chaque année avant la fin du 1°
trimestre, soit avant le 31 mars de l’année de l'exécution budgétaire.
L'état annuel des dépenses constatées sur l'exercice N-1 sera signé des 2 parties sous un délai de
30 jours à compter de sa réception,
6.4 - Délai de paiement
Le paiement s'effectuera sous 30 jours à réception de l'avis des sommes à payer émis après
signature de l'état annuel par les deux parties
ARTICLE 7 - COMITE DE SUIVI
Un comité de suivi est créé pour :
- réaliser un bilan annuel de la mise en œuvre de la présente convention, annexé au rapport d'activité
des deux collectivités ;
- examiner les conditions financières de ladite convention :
- le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la
communauté et la commune.
Il est composé des maires ou maire-adjoints ou agents en charge des ressources humaines et des
finances de la commune, des Président ou vice-présidents en charge de ces mêmes domaines, des
directeurs généraux des services des deux collectivités.
6/13 Envoyé en préfecture le 05/07/2023
Reçu en préfecture le 05/07/2023
Publié le
ID : 078-200034130-20230629-20230639-DE ARTICLE 8 - DURÉE DE LA CONVENTION ET DÉNONCIATION
La présente convention est conclue pour une durée de trois (3) ans à compter du 1° juillet 2023.
Elle pourra être modifiée, par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
Elle pourra être dénoncée par l'une ou l'autre des parties, suite à une délibération de son assemblée
ou de son organe délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation des services de la collectivité,
par exemple dans le cas où la communauté ne bénéficierait plus de la mise en commun des services,
objet de la présente convention.
Dans ce cas, la dénonciation sera notifiée au cocontractant par voie de lettre recommandée avec
accusé de réception moyennant un préavis fixé à 6 mois. Cette dénonciation emportera un
remboursement au prorata sur l'exercice budgétaire concerné, ainsi qu'une répartition des éventuels
matériels mutualisés acquis au cours de l’exécution de la présente convention, par accord entre les
deux collectivités.
ARTICLE 9 - JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE
En cas de litige résultant de l'application de la présente convention et d'échec des négociations
amiables, le tribunal administratif de Versailles est compétent.
Fait à Feucherolles
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Pour la commune
Le Maire,
Laurent RICHARD
Pour la communauté,
Le Président,
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