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Déliberation - Convention générale adhésion pôle informatique

Conseil Municipal - Charte informatique

Déliberation - 1634488595 convention dassistance informatique de

unknown - Communauté de communes - Deux Rives - 2020D9 1 130 Convention Pole Informatique CDG 82 EX 2020 Document publié le Jeudi 26 janvier 1984 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Deux Rives - 2020D9 1 130 Convention Pole Informatique CDG 82 EX 2020)Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Télécommunications et internet, Loi 84-53 du 26 janvier 1984

CONVENTION GENERALE

D’ADHESION AU POLE INFORMATIQUE DU CDG82

Version 2020

Entre

Le Centre Départemental de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn et Garonne (CDG82)

23, Boulevard Vincent Auriol, 82000 MONTAUBAN

Représenté par son Président Francis LABRUYERE, dûment habilité par délibération du Conseil d'Administration du Centre en date du 30 novembre 2005

d'une part,

et

d'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

Préambule

Dans le cadre de ses missions d’assistance aux collectivités en matière de Technologies de l’Information et de la Communication, le CDG82 propose un ensemble de prestations destinées à favoriser le déploiement de l’e-administration sur le département en mutualisant les frais d'installation et de fonctionnement d'outils et de plateformes, et en assurant la formation et une assistance personnalisée et de proximité aux utilisateurs de ces technologies.

La présente convention a pour objet de définir les conditions techniques et financières d’exercice de l’ensemble de ces missions.

Les 5 premiers chapitres de cette convention détaillent les 5 familles de prestations proposées « à la carte » aux collectivités dans les différents domaines du numérique. Le sixième chapitre expose les dispositions communes.

Sommaire

I - Assistance « Systèmes, Réseaux et Bureautique » page 2 II - Assistance aux logiciels métiers Berger-Levrault et Cosoluce page 3 III - Accompagnement à la dématérialisation des procédures page 5 IV - Assistance « Messagerie électronique et sites web » page 12 V - Accompagnement à la protection des données personnelles (RGPD/DPD) page 16 VI - Dispositions communes page 20

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 1 sur 18I - Assistance « Systèmes, Réseaux et Bureautique »

Article 1.1 : Détail des prestations

Cette assistance concerne principalement les postes informatiques dédiés à la bureautique ou à l'Internet. Elle peut être souscrite pour tout ou partie des postes de la collectivité ainsi que pour ceux de ses établissements et services annexes.

Pour chacun de ses postes informatiques, la collectivité/l’établissement peut opter pour 2 niveaux de prestations :

Niveau 1 = Antivirus et inventorisation :

Cette option consiste en la fourniture et l’installation par le CDG82 :

 d’un antivirus mutualisé, garantissant l’homogénéité du parc d’antivirus dans la structure, et sa mise à jour régulière,

 d’un outil d’inventorisation automatique du matériel permettant d’obtenir à tout moment, la liste des postes composant le parc de la collectivité/l’établissement et leurs caractéristiques techniques détaillées, (description de l’ensemble des composants matériels, type et version du système d’exploitation).

 Important : le niveau 1 ne concerne que de la fourniture de logiciels, et ne comprend aucune prestation de formation ni d’assistance sur site ou téléphonique.

Niveau 2 = Prestations du Niveau 1 + Assistance Systèmes, Réseaux et Bureautique

Outre la fourniture et l’installation des logiciels antivirus et d’inventorisation prévues au niveau 1, le niveau 2 comprend :

 la maintenance des systèmes d'exploitation,

 la maintenance des réseaux, la recherche et l’éradication de virus et malwares,  la maintenance des connexions internet (modems/ routeurs),

 l'assistance sur les logiciels mis à disposition par certains organismes publics,  le paramétrage et la maintenance logicielle des outils de sauvegarde,  l'installation et le paramétrage des périphériques (imprimantes, scanners, …),  l'installation, la maintenance sur les principaux logiciels de bureautique du marché,  l’inventorisation des postes en convention,

 le support et le conseil sur la fourniture de matériels informatiques,  les opérations de transfert à l’occasion du remplacement de postes de travail.

 Important : Ces prestations de niveau 2 s'entendent sans limite du nombre d'interventions, téléphoniques ou sur site.

Article 1.2 : Exclusions

D'une manière générale, la collectivité/l’établissement reconnaît être informée que l'assistance proposée par le CDG82, qu'elle soit de niveau 1 ou de niveau 2, ne porte que sur les systèmes et logiciels et en aucun cas sur le matériel.

Les interventions de dépannage consécutives à l'absence d'antivirus ou à un antivirus non mis à jour depuis plus d'un mois, n'entrent pas dans le cadre de la présente convention et seront facturées au tarif journalier prévu à l'article 6.2

Concernant les systèmes d'exploitation et les logiciels de sécurité (anti-virus, pare-feu, anti-spyware), le Pôle Informatique n'assurera une maintenance que sur les solutions qu'il préconise.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 2 sur 18Article 1.3 : Inventaire des postes à maintenir

Un recensement des postes informatiques de la collectivité/l’établissement sera établi annuellement par le Pôle Informatique du CDG82 à l’aide d’un outil installé sur chacun poste en convention. Ce recensement fera l'objet d'une annexe à la présente convention sur laquelle la collectivité/l’établissement cosignataire devra définir pour l'année le niveau d'assistance qu'elle désire poste par poste.

Article 1.4 : Coût de l’assistance « Systèmes- Réseaux et Bureautique »

La formule de tarification de l’assistance « Systèmes- Réseaux et Bureautique est la suivante :

(N1 x T1) + (N2 x T2)

Où :

N1 = Nombre de postes bénéficiant de l'assistance de niveau 1 (antivirus et inventorisation)

T1 = Coût forfaitaire annuel par machine bénéficiant de l'assistance de niveau 1 = 40 € /an pour 2020.

N2 = Nombre de postes bénéficiant de l'assistance de niveau 2 (assistance Systèmes, Réseaux et Bureautique)

T2 = Coût forfaitaire annuel par machine bénéficiant de l'assistance de niveau 2 = 126.40 € /an pour 2019*

II – Assistance aux logiciels COSOLUCE ou BERGER-LEVRAULT

Article 2.1 – Détail des prestations

Cette assistance est plus particulièrement destinée à garantir la continuité de service sur les postes informatiques dédiés aux logiciels métiers fournis par les éditeurs avec lesquels le CDG82 a signé un accord de partenariat départemental, à savoir les sociétés COSOLUCE et BERGER-LEVRAULT.

Cette assistance de niveau 3 comprend les prestations du niveau 2 d’assistance « Systèmes – Réseaux - Bureautique » décrites au chapitre 1, auxquelles s'ajoutent toutes les interventions nécessaires au bon fonctionnement des logiciels métiers sur lesquels les techniciens du CDG82 sont formés et ont reçu l'agrément des fournisseurs.

Ceci comprend :

 L'installation, le paramétrage, l’assistance téléphonique, télémaintenance et maintenance sur site des logiciels COSOLUCE ou BERGER-LEVRAULT.

 La formation des agents à l'utilisation de ces logiciels, sur site ou dans les locaux du CDG82.

 Le prêt si nécessaire de matériel, (sous réserve de stock disponible), pour faire faire à une panne bloquante sur un des postes maintenus, le temps de sa réparation.

 La veille réglementaire sur les applications métiers.

 Important : Ces prestations de niveau 3 s'entendent sans limite du nombre d'interventions, (téléphoniques ou sur site).

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 3 sur 18* : Tarif en vigueur en 2019. Fera l’objet d’une actualisation en 2020 en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC (cf. article 6.3)

Article 2.2 : Coût de l’assistance aux logiciels Cosoluce ou Berger-Levrault

La formule de tarification de l’assistance aux logiciels Cosoluce ou Berger-Levrault est la suivante :

F + (N3 x T3)

Où :

F = Un forfait annuel « métier » par collectivité = 315.99 € / an pour l'année 2019*

N3 = Nombre de postes bénéficiant de l'assistance de Niveau 3

T3 = Coût forfaitaire annuel par machine bénéficiant de l'assistance de Niveau 3 = 189.60 € /an pour 2019*

III – Accompagnement à la dématérialisation des procédures

Préambule

La dématérialisation des procédures administratives constitue une étape décisive de la modernisation de l’action publique. De nouvelles procédures et plateformes de dématérialisation s’imposent régulièrement aux collectivités locales, souvent confrontées à un défaut d’accompagnement de la part des administrations centrales, faute de moyens.

Afin d’assister les collectivités et établissement publics locaux du département dans la mise en place et l’utilisation de ces téléprocédures, le Centre de Gestion propose depuis 2008 un éventail, toujours croissant, de plateformes, d’outils et de services mutualisés de dématérialisation des procédures.

Outre son intérêt financier, cette mutualisation, aujourd’hui fortement encouragée par les services de l’Etat, présente également l’avantage de libérer les collectivités des contraintes techniques et garantit une forte homogénéité des solutions en place sur le département.

Plusieurs prestations sont proposées dans le cadre de cet accompagnement à la dématérialisation des procédures :

 Fourniture de certificats électroniques,

 Plateforme de dématérialisation des actes administratifs,

 Plateforme de dématérialisation des marchés publics,

 Plateforme de dématérialisation des flux comptables,

 Parapheur électronique

 Plateforme de dématérialisation des convocations aux assemblées.

Article 3.1 : Certificats électroniques

L'acquisition et l’installation de certificats électroniques est un préalable obligatoire à l’utilisation des plateformes de dématérialisation des procédures :

 sur la plateforme STELA (actes réglementaires et budgétaires) : pour s’authentifier et accéder au site,  pour signer électroniquement (flux comptables, marchés publics, …),  sur tous autres services nécessitant un certificat RGS (SYLAE, etc …).

Un certificat électronique est nominatif et engage la responsabilité de son titulaire. Il est donc fortement conseillé d’en sécuriser l’utilisation et notamment d’éviter de partager le même certificat entre plusieurs utilisateurs. En revanche, un même certificat peut servir pour plusieurs plateformes. Le CDG82, en sa qualité d'Autorité d'Enregistrement Déléguée, en partenariat avec la C.C.I. de Montauban et Chambersign, est en mesure de procéder aux formalités de souscription et de délivrance sur site ("face à face") de certificats RGS pour le compte de la collectivité/l’établissement cosignataire. Dans ce cadre, une assistance pourra également être assurée pour leur installation et/ou leur utilisation. Ces certificats électroniques, sont fournis à prix coutant par le CDG82. Le tarif appliqué sera celui mentionné sur le bon de commande proposé à la collectivité/l’établissement au moment de leur souscription.

* : Tarif en vigueur en 2019. Fera l’objet d’une actualisation en 2020 en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC (cf. article 6.3) CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 4 sur 18Article 3.2 : Dématérialisation des Actes soumis au contrôle de légalité ou à une obligation de transmission au représentant de l’Etat

Article 3.2.1 : Objet de la prestation

Le CDG82 propose pour le compte de la collectivité/l’établissement cosignataire pendant la durée de la convention, un ensemble de prestations destinées à lui permettre la dématérialisation et la télétransmission aux services de l’Etat chargés du Contrôle de Légalité des documents règlementaires, en application du décret n°2005-324 du 7 avril 2005 (programme ACTES) et des documents budgétaires transmis au format XML, scellés par l’application TotEM.

Cette démarche est conduite en concertation avec les services préfectoraux auprès desquels le CDG82 assure un rôle de coordonnateur et de référent technique pour le compte des collectivités adhérentes à la présente convention.

Pour ce faire, le CDG82 a passé un marché avec un tiers de télétransmission homologué par le Ministère de l’Intérieur qui assure la mise à disposition sur ses serveurs d'une plateforme de dématérialisation dédiée aux collectivités du Tarn et Garonne, et qui délègue au CDG82 les prestations d'administration suivantes :

 le paramétrage des collectivités et des comptes utilisateurs sur la plate-forme,  l'installation et le paramétrage sur site,

 la formation et l'assistance des utilisateurs.

Article 3.2.2 : Références du tiers de télétransmission homologué retenu (T.D.T.)

Opérateur de

télétransmission

agréé

Nom de l’opérateur de télétransmission : SICTIAM

Numéro de téléphone : 04 92 96 92 92

Adresse de messagerie : stela@sictiam.fr

Adresse postale : SICTIAM

2323 Chemin Saint Bernard – Porte 15, SPACE ANTIPOLIS 3, 06225 VALLAURIS

Convention de raccordement signée le 13/03/2012 entre le ministère de l’Intérieur et le SICTIAM

Dispositif de

télétransmission

homologué

Nom du dispositif de télétransmission homologué utilisé par la collectivité/l’établissement : STELA

Référence de l’homologation du dispositif homologué : SIC

Nom de l’opérateur de télétransmission : SICTIAM

Article 3.2.3 : Service assuré par le CDG82

Le CDG82 assure pour le compte de la collectivité/l’établissement cosignataire les prestations suivantes :

- Installation - paramétrage

 Paramétrage de la collectivité/l’établissement sur la plateforme.

 Paramétrage des comptes utilisateurs de la collectivité/l’établissement sur la plateforme.  Paramétrage sur site de l'accès à la plateforme.

 Assistance à l'installation de certificats électroniques fournis par le CDG82.

- Formation

 Les techniciens assureront une formation à l'utilisation de la plateforme d'une demi-journée sur site.

- Accès à la plateforme

Pendant la durée de la convention, la collectivité/l’établissement cosignataire bénéficie :  d'un droit d'accès illimité à la plateforme, en termes de nombre et de volume d'actes transmis,  de l'hébergement illimité de l'historique des transactions passées.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 5 sur 18- Assistance aux utilisateurs

 Les techniciens du CDG82 assureront une assistance téléphonique et téléassistance aux utilisateurs, de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h du lundi au vendredi.

 Cette assistance sera exclusivement réservée aux utilisateurs ayant suivi la formation à l'utilisation de la plateforme et sur les postes paramétrés par les techniciens du CDG82.

Article 3.2.4 : Réversibilité de la solution

Conformément aux spécifications du Ministère de l’Intérieur, dans le cas où la collectivité/l’établissement déciderait de changer de tiers de télétransmission, la plate-forme permet d'exporter l'historique des transactions.

Article 3.2.5 : Prérequis

La solution proposée fonctionnant en mode "client léger", la collectivité/l’établissement est libre d'utiliser le matériel, système d'exploitation et navigateur validés par le Tiers de Télétransmission. Le CDG82 n'assurera l'installation et l'assistance que sur des postes informatiques répondant aux préconisations suivantes :

 accès Internet en haut débit,

 antivirus installé et à jour.

Pour se connecter à la plateforme, la collectivité/l’établissement devra disposer d'au moins un certificat électronique de type RGS 1, sur clé cryptographique IAS ECC2.

Article 3.2.6 : Engagements de la collectivité / l’établissement

La collectivité/l’établissement s'engage :

 à signer avec les services préfectoraux dont elle/il dépend une convention de raccordement Actes, définissant notamment la nature des actes transmis et la date prévue de démarrage.  à se procurer au moins un certificat électronique de type RGS sur support cryptographique, et à sécuriser son utilisation.

 à ne confier la mission de dématérialisation des actes qu'à des agents préalablement formés.  à informer dans les meilleurs délais les techniciens du CDG82 en cas de constatation de disfonctionnement de la plateforme.

 à ne pas solliciter directement le support technique du tiers de télétransmission, qui n'assurera une assistance qu'aux techniciens du CDG82.

Article 3.3 : Dématérialisation des procédures de passation des marchés publics

Article 3.3.1 : Objet de la prestation

Des obligations incombent aux collectivités en matière de dématérialisation de leurs marchés publics. Tout marché d'un montant supérieur ou égal au seuil en vigueur (25 000 € au 01.10.2018) doit faire l'objet d'une publication dématérialisée sur un "profil acheteur" afin d'offrir aux acteurs économiques un accès en ligne aux avis d'appel public à concurrence (AAPC) et aux dossiers de consultation des entreprises (DCE) amis également leur permettre de déposer les offres dans un format dématérialisé.

A ce jour, toutes les collectivités doivent être en mesure de recevoir des offres par voie électronique pour leurs marchés d'achats de fournitures, de services ou de travaux d'un montant supérieur au seuil définit dans le code de la Commande Publique.

Pour des questions de sécurité et sauf exception, les collectivités ne peuvent pas utiliser leur propre site internet pour assurer cette publication, ni un simple email et doivent utiliser les services d'une plateforme spécialisée.

1 RGS : Référentiel Général de Sécurité

2 IAS ECC : Identification, Authentification et Signature / carte européenne du citoyen CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 6 sur 18Pour répondre à ce besoin des collectivités, le CDG82 met à disposition une Plateforme Départementale Mutualisée de Dématérialisation des Procédures de Marchés Publics.

Pour ce faire, un marché a été passé avec un tiers de télétransmission spécialisé, qui assure la mise à disposition d'une plateforme sécurisée dédiée aux collectivités territoriales du Tarn et Garonne : www.marchespublics82.com, et qui délègue au CDG82 les prestations suivantes :

 le paramétrage du "profil acheteur" des collectivités et des comptes utilisateurs sur la plateforme,  le paramétrage éventuel des sites internet des collectivités pour la publication des offres, (sous réserve que le site soit développé avec l’outil fourni par le CDG82),

 la formation et l'assistance des utilisateurs.

Article 3.3.2 : Références du tiers de télétransmission retenu

Nom du dispositif : AWS-Marchés-Publics, société AVENUE WEB SYSTEMES SARL, 97, rue du Général Mangin - 38100 GRENOBLE

Dispositif habilité par le BOAMP, le JOUE et le MONITEUR, pour une transmission directe des avis sans ressaisie. N° d’habilitation BOAMP: B9FO-JXGI-225C-6F43

Article 3.3.3 : Fonctionnalités principales de la plateforme marchespublics82.com

Cette plateforme est destinée à fournir aux collectivités un "profil acheteur" afin de leur permettre :

 d'assurer la publication légale dématérialisée de leurs avis de marchés,  de proposer aux acteurs économiques le retrait en ligne des dossiers de consultation des entreprises (DCE), et de tracer ces retraits (identification, horodatage),  de recevoir et gérer les offres électroniques des entreprises de façon sécurisée.

Cette plateforme permet de traiter les types de procédures suivants :

 Demande de devis (service payant),

 Procédures ouvertes : Procédure Adaptée, Appel d'Offre Ouvert, Concours ouvert, autres.  Procédures restreintes : Procédure Adaptée, Appel d'Offre Restreint, Procédure concurrentielle avec négociation, Dialogue Compétitif, Concours restreint, autres.

Outre ces fonctionnalités légales obligatoires, la plateforme offre également la possibilité :

 de transmettre sans ressaisie, les mêmes informations aux plateformes nationales (BOAMP, JOUE, …), ainsi qu'aux principaux journaux d'annonces légales,

 de publier sur leur propre site internet, sans ressaisie, la liste des marchés en cours et passés,  d'alerter automatiquement les fournisseurs inscrits sur la plateforme de la publication de nouveaux marchés susceptibles de les intéresser,

 de suivre les procédures et faciliter la gestion des C.A.O. (gestion des lots, gestion des registres)

 d'accéder à de l'information réglementaire (guide et fiches techniques), et à de l'aide en ligne. 

Article 3.3.4 : Service assuré par le CDG82

Le CDG82 s'engage à assurer pour le compte de la collectivité/l’établissement cosignataire les prestations suivantes :

 Installation – paramétrage

o Paramétrage du "profil acheteur" de la collectivité/l’établissement sur la plateforme www.marchespublics82.com.

o Paramétrage des comptes utilisateurs de la collectivité/l’établissement sur la plateforme. o Paramétrage de l'affichage des marchés en cours ou passés sur le site Internet officiel de la collectivité/l’établissement cosignataire, sous réserve que la collectivité/l’établissement soit adhérente à la prestation Internet du CDG82.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 7 sur 18 Formation

Les techniciens du CDG82 assureront une formation technique à l'utilisation de la plateforme aux utilisateurs identifiés.

Cette formation sera assurée à distance, par téléphone, avec prise en main du poste par le technicien formateur.

Un accès à une plateforme "Ecole" sera mis à disposition des utilisateurs de la collectivité/l’établissement afin d'en faciliter l'apprentissage.

Des formations groupées périodiques pourront être assurées par les techniciens du CDG82, dans les locaux du CDG82, en vue d’actualiser les connaissances des utilisateurs déjà formés. Le CDG82 pourra également organiser des formations groupées de perfectionnement, assurées par le tiers de télétransmission, AWS, …

 Accès à la plateforme

Pendant la durée de la convention, la collectivité/l’établissement cosignataire bénéficie : o d'un droit d'accès à la plateforme, illimité en termes de nombre et de nature des marchés publiés, o de l'hébergement illimité de l'historique des transactions passées. o La plateforme est disponible 24h/24 et 7j/7.

 Assistance aux utilisateurs

Les techniciens du CDG82 assureront une assistance technique aux utilisateurs de la plateforme. Cette assistance sera exclusivement téléphonique et/ou par prise en main à distance, de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h du lundi au vendredi.

Elle sera exclusivement réservée aux agents ou élus des collectivités adhérentes ayant suivi la formation dispensée par les techniciens du CDG82.

Elle ne portera que sur des questions techniques liées aux fonctionnalités de la plateforme.

Article 3.3.5 : Prérequis

La solution proposée fonctionnant en mode "client léger", la collectivité/l’établissement est libre d'utiliser le matériel, système d'exploitation et navigateur de son choix. Le CDG82 n'assurera l'installation et l'assistance que sur des postes informatiques répondant aux préconisations suivantes :  accès Internet en haut débit,

 antivirus installé et à jour.

L'utilisation d'un certificat de signature électronique par la collectivité/l’établissement peut se révéler nécessaire dans certains cas, notamment en cas de correspondances électroniques.

Article 3.3.6 : Engagements de la collectivité / l’établissement

La collectivité/l’établissement cosignataire s'engage :

 à ne confier l’accès à la plateforme qu'à des personnes ayant déjà des connaissances en matière de gestion des marchés publics et préalablement formés à l’utilisation de la plateforme par les techniciens du CDG82,

 à sécuriser l'utilisation des identifiants de connexion à la plateforme, et des éventuels certificats électroniques,

 à informer dans les meilleurs délais les techniciens du CDG82 en cas de constatation de disfonctionnement de la plateforme.

La collectivité/l’établissement est responsable des données transmises et publiées sur la plateforme, y compris en cas de piratage ou de vol de ses identifiants de connexion.

Article 3.4 : Dématérialisation des flux comptables

Article 3.4.1 : Objet de la prestation

Le CDG82 propose pour le compte de la collectivité/l’établissement cosignataire pendant la durée de la convention, un ensemble de prestations destinées à lui permettre la dématérialisation et la télétransmission à la DGFIP des flux comptables (en fonction de l’éditeur du logiciel comptable).

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 8 sur 18Cette démarche est conduite en concertation avec les services des finances publiques auprès desquels le CDG82 assure un rôle de coordonnateur et de référent technique pour le compte des collectivités adhérentes à la présente convention.

Pour ce faire, le CDG82 a passé un marché avec un tiers de télétransmission qui assure la mise à disposition sur ses serveurs d'une plateforme de dématérialisation dédiée aux collectivités du Tarn et Garonne, et qui délègue au CDG82 les prestations d'administration suivantes :  le paramétrage des collectivités et des comptes utilisateurs sur la plate-forme,  l'installation et le paramétrage sur site,

 la formation et l'assistance des utilisateurs.

Article 3.4.2 : Références du tiers de télétransmission homologué retenu

Opérateur de

télétransmission

agréé

Nom de l’opérateur de télétransmission : SICTIAM

Numéro de téléphone : 04 92 96 92 92

Adresse de messagerie : stela@sictiam.fr

Adresse postale : SICTIAM

2323 Chemin Saint Bernard – Porte 15, SPACE ANTIPOLIS 3, 06225 VALLAURIS

Convention de raccordement signée le 13 mars 2012 entre le ministère de l’Intérieur et le SICTIAM

Dispositif de

télétransmission

homologué

Nom du dispositif de télétransmission homologué utilisé par la collectivité/l’établissement : STELA

Référence de l’homologation du dispositif homologué : SIC

Nom de l’opérateur de télétransmission : SICTIAM

Article 3.4.3 : Service assuré par le CDG82

Le CDG82 assure pour le compte de la collectivité/l’établissement cosignataire les prestations suivantes :

 Installation - paramétrage

o Paramétrage de la collectivité/l’établissement sur la plateforme.

o Paramétrage des comptes utilisateurs de la collectivité/l’établissement sur la plateforme.

 Accès à la plateforme

Pendant la durée de la convention, la collectivité/l’établissement cosignataire bénéficie : o d'un droit d'accès illimité à la plateforme, en termes de nombre et de volume de flux transmis, o de l'hébergement illimité de l'historique des transactions passées.

 Assistance aux utilisateurs

Les techniciens du CDG82 assureront une assistance téléphonique et téléassistance aux utilisateurs, de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h du lundi au vendredi.

Article 3.4.4 : Réversibilité de la solution

Conformément aux spécifications du Ministère de l’Intérieur, dans le cas où la collectivité/l’établissement déciderait de changer de tiers de télétransmission, la plate-forme permet d'exporter l'historique des transactions.

Article 3.4.5 : Prérequis

La solution proposée fonctionnant en mode "client léger", la collectivité/l’établissement est libre d'utiliser le matériel, système d'exploitation et navigateur validés par le Tiers de Télétransmission. Le CDG82 n'assurera l'installation et l'assistance que sur des postes informatiques répondant aux préconisations suivantes :

 accès Internet en haut débit,

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 9 sur 18 antivirus installé et à jour.

Article 3.4.6 : Engagements de la collectivité / l’établissement

La collectivité/l’établissement s'engage :

 à informer dans les meilleurs délais les techniciens du CDG82 en cas de constatation de dysfonctionnement de la plateforme,

 à ne pas solliciter directement le support technique du tiers de télétransmission, qui n'assurera une assistance qu'aux techniciens du CDG82.

Article 3.5 : Le Parapheur électronique

Le CDG82 met à disposition des collectivités qui le souhaitent le parapheur électronique SESILE du SICTIAM permettant la dématérialisation complète de flux documentaires avec valeur probante. Ce parapheur permet l’envoi dématérialisé de documents dans un circuit de validation, (workflow), la notification des intervenants, la validation à distance, et le suivi permanent de l’état d’avancement et l’accès à l’historique de traitement des documents. La signature électronique des documents ainsi transmis est possible grâce à un certificat électronique. Des « web services » peuvent également être mis en place pour connecter un parapheur à des logiciels tiers, afin d’automatiser l’envoi de documents dans le circuit de validation et la récupération d’informations dans les logiciels métiers, (exemple : signature de flux comptable PESV2 depuis le logiciel de gestion Comptabilité).

La souscription de cette option comprend la fourniture des accès à la plateforme, l’hébergement des données, l’installation, le paramétrage, la formation et l’assistance aux utilisateurs identifiés dans la convention.

Article 3.6 : Le module Convocation aux assemblées

Le CDG82 met également à disposition des collectivités qui le souhaitent une plateforme (STELA) permettant de gérer les convocations aux assemblées des organes délibérants de façon entièrement numérique et sécurisée. Ce module permet de générer les convocations qui sont ensuite transmises par mail aux membres de l’assemblée renseignés dans l’administration. Le gestionnaire bénéficie d’un tableau de bord afin de suivre l’envoi, la réception et l’acquittement des convocations. Les participants se connectent sur leur espace pour se prononcer sur leur participation ou non, ils peuvent aussi donner procuration et répondre à des questions complémentaires posées par le gestionnaire. Un système de relance automatique est prévu au cas d’absence de réponse. Le module permet également de gérer la liste de présence.

La souscription de cette option comprend la fourniture des accès à la plateforme, l’hébergement des données, l’installation, le paramétrage, la formation et l’assistance aux utilisateurs identifiés dans la convention.

Article 3.7 : Coût de l’accompagnement à la dématérialisation des procédures

La souscription de prestations décrites au chapitre 3 « dématérialisation des procédures », donne lieu :

 la première année : à des frais d'installation forfaitaires (198.01 € pour 2019*), destinés à couvrir les actions de formation initiale et de paramétrage de la collectivité/l’établissement sur les plateformes Actes et/ou flux comptables et/ou Marchés Publics, mises à disposition par le CDG82.

 tous les ans : à un coût forfaitaire par utilisateur (93.18 € pour 2019*), comprenant l’accès et l’assistance et la formation continue à l’utilisation des plateformes Actes et/ou flux comptables et/ou Marchés Publics.

 pour les modules optionnels, (Parapheur SESILE, Convocation aux assemblées, …) : un forfait destiné à couvrir l’installation et la formation sera appliqué la 1ère année seulement, pour chaque module installé, à raison de 20 € par utilisateur déclaré pour 2020.

Rappel : A ces coûts, peuvent éventuellement s'ajouter ceux liés à l'acquisition de certificats électroniques (pouvant être fournis à prix coutant par le CDG82, cf. article 3.1).

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 10 sur 18* : Tarif en vigueur en 2019. Fera l’objet d’une actualisation en 2020 en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC (cf. article 6.3)

Article 3.8 : Exclusions

D'une manière générale, la collectivité/l’établissement reconnaît être informée que l'assistance proposée par le CDG82 ne porte que sur les fonctionnalités des plateformes et sur l'usage éventuel des certificats électroniques nécessaires à leur bon fonctionnement sous réserve qu'ils aient été fournis par le CDG82.

Plus précisément, cette convention ne comprend pas :

 d'assistance réglementaire pour la rédaction des marchés,

 d'assistance téléphonique aux entreprises souhaitant utiliser la plateforme pour retirer des dossiers ou déposer leurs candidatures. Ce service sera, en revanche, assuré par le prestataire AWS,  d'assistance sur site à l'ouverture des plis électroniques,

 d’assistance sur les systèmes d'exploitation, les réseaux, les connexions Internet, les logiciels de bureautique, ou applications métiers, les dispositifs de sécurité (anti-virus, pare-feu, etc...), ni sur tout autre matériel ou périphérique (scanner, imprimante, etc ...).

 d’assistance aux agents non référencés en tant qu’utilisateurs des plateformes et n’ayant pas suivi la formation initiale.

Article 3.9 : Archivage des données

Les dispositions du Code du Patrimoine en matière d’archivage s’appliquent aux données générées ou reçues via les plateformes de dématérialisation. Leur application reste sous la responsabilité de la collectivité à qui reviendra le soin de prendre les mesures nécessaires pour assurer la conservation pérenne et sécurisée de ces données.

Article 3.10 : Responsabilité

Le CDG82 ne peut en aucun cas se substituer à l'autorité territoriale dans le cadre de cette mission. Il ne peut être tenu responsable en cas d'inobservation de la réglementation en vigueur dans ce domaine ni en cas de mauvaise utilisation des plateformes ou des certificats électroniques.

Le SICTIAM et la société A.W.S. retenues par le CDG82 pour la mise en œuvre et l’hébergement des plateformes, présentent des garanties de qualité de service (niveau de sécurité, disponibilité des serveurs, etc.), conformes aux normes en vigueur et aux attentes du marché professionnel.

Le CDG82 ne pourra en aucun cas être tenu responsable de défaillances relevant d’un des deux prestataires ni du fournisseur d’accès à Internet de la collectivité ni de dysfonctionnements techniques survenant sur le système informatique de celle-ci (matériels ou logiciels).

V- Assistance « Messagerie électronique et sites web »

Article 4.1 : Object de la prestation

Le CDG82 propose pour le compte de la collectivité cosignataire au titre de l'exercice 2020 une assistance à l'utilisation de la messagerie et au développement des sites internet. Trois niveaux de prestations sont proposés (packs), afin d’adapter le périmètre et le coût du service aux besoins des collectivités.

Le détail des prestations proposées dans chaque pack est détaillé ci-dessous. Il reste possible de les compléter par des prestations complémentaires « à la carte ».

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 11 sur 18Article 4.1.1 : Les packs « Internet »

Fonctionnalités Pack Découverte Pack Confort Pack Expert

Messagerie

Nom de domaine 1 1 1

Adresse emails 2 5 5

Assistance téléphonique et emails x x x

Site Internet

Responsive Design x x x

Outil d'administration x x x

Hébergement du site

(Sauvegarde des données, Sécurité des serveurs) x x x

Assistance à la mise à jour du site

(Accompagnement par téléphone et email) x x x

Référencement naturel x x x

Statistiques Google Analytics x x x

Maintenance Technique

(Mise à jour de sécurité du CMS) x x x

Accessibilité (RGAA) x x x

Formation initiale des utilisateurs x x x

Nombre de page illimité 15 pages x x

Sécurisation du site en HTTPS x x x

Charte graphique

Personnalisation des templates fournis par le

CDG x x

Intégration des templates fournis par un

prestataire du CDG x

Intégration des templates fournis par un non

prestataire du CDG Sur devis

Modules simples

Accès rapide x x

Actualités x x x

Agenda x x

Gestion de l'arborescence x x

Contacts x x x

Gestionnaire des fichiers x x

Gestionnaire des formulaires x x

Mentions légales x x x

Réseaux Sociaux x x

Recherche x x x

Portail enfance/citoyen Berger-Levrault x x

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 12 sur 18Marchés publics x x

Modules Avancés

Multilingue x

Gestion des utilisateurs x

Flash Infos x

Galerie photos x x

Galerie Vidéos x

Comptes rendus x x x

Plan/Accès x x

Location de salle x

Météo x

Sondage x

Enquêtes publiques x

Newsletters (Inscription) x

Module de paiement TIPI Sur devis Sur devis

Réseaux Sociaux Avancés x

Gestion des évènements avancée x

Article 4.1.2 : Les services à la carte

Les services complémentaires « à la carte » sont :

 La fourniture de noms de domaine supplémentaires.

 La fourniture d'adresses mél supplémentaires avec accès possible par webmail (messagerie

collaborative Zimbra), d'une capacité de 5Go ou de 10 Go.

 Le développement de modules spécifiques sur la base d’un cahier des charges fourni par la collectivité.

 L’intégration d’une charte graphique fournie par un prestataire.

 La formation complémentaire à l’utilisation de la plateforme de gestion du site internet.

 L’aide à la recherche et à la rédaction de contenu.

Article 4.1.3 : L’accompagnement

Pour les 3 packs, l’accompagnement de la collectivité à la création de son site web comprenant :

 Le recueil des besoins de la collectivité.

 L'intégration dans le site de la collectivité d'un certain nombre de modules ou fonctionnalités au fur et à mesure de leur implémentation sur la plateforme.

 Le paramétrage des accès du (ou des) utilisateur (s) à l'interface de gestion du site de la collectivité (back-office).

 La formation initiale d'une journée des utilisateurs.

 L'assistance du (ou des) utilisateur(s) à la mise à jour du site de la collectivité (intégration de contenu) via l’interface d’administration.

 La mise en ligne du site.

 L'hébergement et la sauvegarde du site sur les serveurs web du CDG82.

 L’optimisation pour le référencement.

 La maintenance technique du site internet comprenant les mises à jour de sécurité et les corrections de bugs.

Remarque : Cet accompagnement ne comprend pas la migration (ou reprise du contenu) d'un éventuel site existant. Cette migration pourra toutefois être proposée et chiffrée au cas par cas par le CDG82, et fera dans ce cas l'objet d'une facturation complémentaire aux conditions prévues à l'article 4.3 de la présente convention.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 13 sur 18Article 4.2 : Exclusions

D'une manière générale, la collectivité reconnaît être informée que la présente prestation ne comprend aucune prestation de maintenance système. Ces opérations sont en effet proposées dans le cadre de l’assistance «systèmes, réseaux » (Cf. Chapitre I).

De plus, l'assistance sur les logiciels de messagerie et de navigation se limite aux solutions préconisées par le CDG82.

Article 4.3 : Coût de l’accompagnement « Messagerie électronique et sites Web »

En contrepartie des prestations énumérées à l'article 4.1, la collectivité s'engage à verser au CDG82, sur production de titre, une somme composée d'une part du montant du forfait de base et d'autre part du montant des éventuelles prestations complémentaires souscrites.

Tarifs pour l'année 2020

Packs Internet

Pack Découverte 352.58 € / an

Pack Confort 636.12 € / an

Pack Expert 1272.24 € / an

Services

complémentaires

à la carte

 Développement des modules spécifiques

 Intégration d’une charte graphique fournie par un

prestataire sur la base d’un cahier des charges fourni

par la collectivité

 Formation complémentaire à l’utilisation du site

internet (sur devis)

 Aide à la rédaction de contenu

Sur devis sur la

base d’un forfait

jour de 250 €

 Nom de domaine supplémentaire :

 Adresses mél sécurisées supplémentaire de 5 Go :

 Supplément par compte mél de 10 Go :

15 € / an

12.26 € / an

8.12 € / an

Article 4.4 : Réserve de responsabilité

Les sites Internet hébergés par CDG82, qu'ils soient développés par celui-ci ou directement par la collectivité/l’établissement sont de la responsabilité exclusive de ce(tte) dernier(e).

En aucun cas le CDG82 pourra être tenu responsable du contenu d'un site, (diffamation, droits d'auteurs, contenu illicite, piratage, etc...) ni des liens auxquels il fait référence.

La collectivité/l’établissement s'engage à contrôler régulièrement le contenu de son site et le CDG82 s'engage à apporter les modifications demandées sur les sites qu'il développe dans les meilleurs délais.

La collectivité/l’établissement s'engage également à sensibiliser régulièrement ses utilisateurs aux questions de sécurité, en particulier concernant la « dureté » des mots de passe de messagerie.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 14 sur 18V - Accompagnement à la protection des données personnelles - DPD mutualisé

Préambule

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD), rend obligatoire pour tout organisme public, la désignation d'un Délégué à la Protection des Données (DPD), sous peine de sanctions pénales et financières (Article 37 du RGPD).

En relation avec l’organisme de contrôle (CNIL), auprès duquel il est déclaré, le DPD a pour mission, d’informer et de conseiller les responsables de traitement en matière de protection des données, s’assure de la bonne tenue des registres des traitements, et veille à ce que les personnes concernées soient informées de leurs droits et de leurs obligations au titre du RGPD.

Le DPD doit avoir un niveau d’expertise suffisant pour lui permettre d’exercer les missions qui lui sont confiées et doit être autonome pour pouvoir alerter le responsable des traitements en toute indépendance.

Il peut être un membre du personnel de l’établissement ou un prestataire. Il peut également être mutualisé entre plusieurs entités, (article 37.3 du RGPD).

Afin de permettre aux collectivités et établissements publics affiliés de se mettre en conformité avec cette nouvelle règlementation, le CDG82 propose désormais les services d’un DPD mutualisé comprenant la mise à disposition de la collectivité/l’établissement, d’une plateforme d’assistance à la mise en conformité.

Article 5.1 : Objet de la prestation

Cette convention a pour objet de définir les engagements entre le CDG82 et la collectivité/l’établissement cosignataire. Elle définit les conditions dans lesquelles le CDG82 accompagne la collectivité/l’établissement dans sa mise en conformité avec le RGPD, via son service de DPD mutualisé.

La collectivité/l’établissement déclare adhérer au service « DPD mutualisé » et désigne le délégué à la protection des données du CDG82, en tant que Délégué à la Protection des Données de la collectivité/l’établissement.

Article 5.2 : Engagements réciproques des parties

Article 5.2.1 : Engagements du CDG82 envers la collectivité cosignataire

Le CDG82 s’engage à mettre à disposition de la collectivité/l’établissement cosignataire les services d’un DPD mutualisé, dument formé, dont les missions sont définies à l’article 39 du RGPD à savoir :

 Informer et conseiller la collectivité sur les obligations qui lui incombent en matière de protection des données personnelles.

 Veiller au respect et à la bonne mise en œuvre du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

 En cas de demande, fournir des conseils sur la façon dont peut être mis en application le RGPD, à la fois par des conseils juridiques et techniques.

 Être désigné en tant que « délégué à la protection des données » de la collectivité auprès de l’autorité de contrôle (CNIL).

Le CDG82 s’engage également à fournir à la collectivité/l’établissement cosignataire un accès à une plateforme mutualisée de gestion des données personnelles et d’aide à la mise en conformité avec le RGPD.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 15 sur 18Article 5.2.2 : Engagements de la collectivité cosignataire envers le CDG82

Afin que le DPD mutualisé puisse exercer ses missions dans les meilleures conditions la collectivité/l’établissement s’engage notamment à respecter les points suivants (article 38 du RGPD) :

 Le DPD mutualisé est associé à toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel.

 La collectivité/l’établissement fournit au DPD les moyens nécessaires pour lui permettre d’accéder aux données afin d’exercer ses missions de manière indépendante.

 Le DPD doit pouvoir faire directement un rapport à la direction de la collectivité/l’établissement en

cas de besoin.

 Enfin, la collectivité/l’établissement s’engage à désigner une personne « référente RGPD », qui

sera chargée de la tenue du registre des traitements, et qui sera l’interlocuteur privilégié du DPD

pour toutes les questions relatives à la protection des données personnelles.

Article 5.3 : Les missions du DPD mutualisé

Les missions du DPD mutualisé se déroulent en deux phases : une phase de mise en place la première année et une phase d’accompagnement les années suivantes. Le tarif de chacune de ces phases est basé sur le nombre d’habitants par collectivité, (cf. article 5.6 de cette convention).

Article 5.3.1 : Phase de mise en place (1ère année)

Principales actions menées par le DPD au cours de cette phase :

 Réunions d’information sur le RGPD et de présentation du service DPD mutualisé auprès des

collectivités/établissements.

 Sensibilisation sur les questions de protection des données et enjeux du RGPD.

 Paramétrage de la plateforme d’aide à la mise en conformité RGPD (Préparation des fiches de

traitements, création d’un compte par collectivité).

 Formation initiale du « référent RGPD » de la collectivité/l’établissement à l’utilisation de la

plateforme.

 Désignation du DPD du CDG82 en tant que délégué à la protection des données mutualisé pour la

collectivité auprès de l’autorité de contrôle française (CNIL).

Article 5.3.2 : Phase d’accompagnement (les années suivantes)

Principales actions menées par le DPD au cours de cette phase :

 Accompagnement du « référent RGPD » de la collectivité dans la réalisation de l’inventaire des

traitements de données collectées grâce à l’utilisation de la plateforme mise à disposition par le

CDG82.

 Formation complémentaire et assistance du « référent RGPD » à l’utilisation de l’outil d’aide à la

mise en conformité.

 Assistance technique et/ou juridique pour toute question relative au RGPD.

 Veille juridique dans le domaine de la protection des données à caractère personnel.

 Préconisations en cas de constat de non-conformité après un état des lieux sur les pratiques

internes, ou en cas de plainte ou de saisine d’un tiers.

 Animation du réseau des référents RGPD : approfondissement de la thématique RGPD.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 16 sur 18Article 5.4 : Responsabilités des parties

Article 5.4.1 : Le Responsable de Traitement

L’article 4.7 du RGPD dispose que Le « Responsable de Traitement » est la « personne physique ou morale, l’autorité publique, la société ou l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel » mis en œuvre.

Concernant les collectivités ou établissements publics locaux, il s’agit de l’Autorité territoriale. Le RGPD stipule qu’il appartient au responsable de traitement de prendre les mesures nécessaires (techniques et organisationnelles) pour que les traitements de données à caractère personnel soient effectués conformément au règlement (article 24.1 du RGPD).

Article 5.4.2 : Responsabilité du DPD mutualisé

En cas de contrôle (CNIL), ou de litige avec un tiers, il incombe au Responsable de traitement de démontrer que les traitements et données mis en œuvre respectent les prescriptions du RGPD. En cas de non-conformité au RGPD, le Délégué à la Protection des Données mutualisé ne peut pas être tenu responsable.

Article 5.5 : Confidentialité

Au regard de l’article 38.4 du RGPD, le DPD mutualisé est soumis au secret professionnel. Ainsi, il lui incombe de respecter son obligation de confidentialité en ce qui concerne l’exercice de ses missions. Conformément à cet article, le DPD s’engage à ne pas communiquer d’informations contenant des données à caractère personnel à des tiers ou aux services de la collectivité non habilités.

Article 5.6 : Tarifs du service RGPD-DPD Mutualisé

 Pour les communes jusqu’à 10 000 habitants, la tarification est basée sur le nombre d’habitants (population totale), d’après le dernier recensement en vigueur établi par l’INSEE.  Pour les communes de plus de 10 000 habitants et les autres structures publiques locales, le tarif est établi sur devis après étude des besoins, sur la base d’un coût journée de 250 €, (charges et frais de déplacements compris).

Grille tarifaire pour l’adhésion à la prestation RGPD/DPD Mutualisé (Tarif par collectivité et par an pour 2020)

Tranches par nombre

d’habitants3

1ère année :

Phase de mise en place

Années suivantes : Phase :

d’accompagnement

0-300 400 € 250€

301-500 560 € 350€

501-700 770 € 450€ 701-900 1040 € 650€

901-2000 1200 € 750€

2001-2500 1360 € 850€ 2501-5000 1520 € 950€ 5001-10000 2080 € 1300€

Communes de plus de 10 000

habitants et autres structures Sur devis Sur devis

3 Les chiffres de la population pris en compte sont ceux de la « population totale » données par le dernier recensement de l’INSEE en vigueur.

CDG82 – Convention générale d’adhésion au Pôle Informatique – V2020 Page 17 sur 18VI- Dispositions communes

Article 6.1 : Les moyens

Pour assurer ces missions le CDG82 met à la disposition de la collectivité une équipe de 8 agents, (Ingénieur, attachés, techniciens), spécialisés dans leur domaine.

Ces agents interviennent à la demande sur site ou à distance, du lundi au vendredi, de 8H30 à12H et de 13H30 à 17H00.

Article 6.2 : Prestations complémentaires

Les interventions n'entrant pas dans le cadre de cette convention seront facturées, sauf disposition contraire précisée dans les chapitres précédents, à raison de 250 € la journée pour 2020, (valeur révisée annuellement dans les mêmes proportions que l'évolution de l'indice Syntec).

Article 6.3 : Facturation et Révision des tarifs

Un état détaillant l’ensemble des prestations souscrites par la collectivité/l’établissement sera adressé chaque année par le CDG82 et servira de base à la facturation.

A l’exception des certificats électroniques fournis par le CDG82 à prix coutant, l’ensemble des tarifs de la présente convention seront automatiquement révisés annuellement dans les mêmes proportions que l'évolution de l'indice SYNTEC, sur la base des valeurs en vigueur au mois de novembre de chaque année.

Les tarifs s'entendent toutes taxes et frais de déplacements compris.

Aucune réduction au prorata temporis ne sera appliquée en cas d'adhésion au service, de souscription à une nouvelle prestation, ou une résiliation, en cours d'année.

Article 6.4 : Durée de la convention

La présente convention prend effet à partir de la date de la signature par les deux parties, pour une durée d’un an. Elle est renouvelée tous les ans par reconduction tacite, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins trois mois avant la date d’échéance.

Article 6.5 : Responsabilité - Litiges

Tout litige pouvant résulter de l'application de la présente convention est réputé être du ressort du tribunal Administratif de Toulouse.

Fait en double exemplaire

Pour le CDG82 Pour la Collectivité/ l’Etablissement

à Montauban, le

le Président du CDG82,

Francis LABRUYERE

à le

le

Le premier exemplaire de la convention est à conserver par la collectivité/l’établissement. Le second exemplaire est à retourner au CDG82.

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