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Compte-Rendu - Cpte Rendu du 8 MARS 2022
Document publié le Mardi 8 mars 2022 par la commune de Saint-Paul-et-Valmalle.
Lien du pdf (Compte-Rendu - Cpte Rendu du 8 MARS 2022)
Thèmes du document : Consommateurs, Industrie, Institutions publiques,
DÉPARTEMENT DE L'HÉRAULT
Affichéle A+ Mars 202€
MAIRIE DE
SAINT-PAUL-ET-VALMALLE
34570 =
CONSEIL MUNICIPAL
MARDI 8 MARS 2022
COMPTE RENDU
L’an deux mille vingt-deux, le mardi 8 mars à 18h00, le Conseil Municipal de la Commune de ST PAUL ET VALMALLE, dûment convoqué s’est réuni en session ordinaire au nouveau préfabriqué situé à côté de la salle polyvalente, sous la présidence de M. BERTOLINI Jean- Pierre, le Maire.
Nombre de conseillers en exercice : 15
Date de convocation du Conseil Municipal : 03/03/2022
Présents : M. BERTOLINI Jean-Pierre, M. CANCHY Eric, Mme GELLY Evelyne, M. GELY Frédéric, Mme GUIZARD Sophie, M. LASSALVY Niéolass M. LEGA Arnaud, M. MAVIGNER Jean-François, Mme Y AHIA OUI Aïcha ; ‘
Absents excusés : M. BELLAY Marc, Mme EUZET Anne-Sophy, Mme FERNANDEZ Aurore, Mme LANDES Caroline, Mme MICHEL-KARAOUZENE Isabelle, M. VIAL Jean- Marie ;
Pouvoir de M. VIAL Jean-Marie à M. MAVIGNER Jean-François ;
Pouvoir de Mme EUZET Anne-Sophy à Mme GUIZARD Sophie
Pouvoir de Mme MICHEL-KARAOUZENE Isabelle à Mme Y AHIAOUI Aïcha ;
Mme GUIZARD Sophie est élue secrétaire.
Le quorum étant atteint, Monsieur le Maire propose de passer au vote des questions inscrites à l’ordre du jour.
1/ Mutualisation des services: approbation du schéma de mutualisation et des conventions.
VU le Code général des collectivités territoriales (CGCT), et son article L. 5211-4-2 : VU la délibération n°2734 du Conseil communautaire en date du 13 décembre 2021 approuvant la révision du schéma de mutualisation des services pour la période 2022-2027 ; VU la délibération n°2762 du Conseil communautaire en date du 24 janvier 2021 approuvant
les conventions des services mutualisés
VU l'avis du comité technique de la communauté de communes en date du 9 novembre 2021
Place de la Mairie - 34570 SAINT PAUL ET VALMALLE
Téléphone : 04 67 55 19 00 - Télécopie : 04 67 55 41 Oé - Courriel : maiie@stpauletvaimalle.fr CONSIDERANT l'intérêt des futures parties signataires de se doter de services communs chargés de l'exercice de missions fonctionnelles ou opérationnelles en dehors des compétences transférées, ceci afin d’aboutir à une gestion rationalisée,
CONSIDERANT les engagements de principe formulés par une grande majorité des communes membres en vue d’adhérer à différents services mutualisés retenus dans le cadre de la révision du schéma de mutualisation,
CONSIDERANT que les conventions spécifiques d’application à conclure avec les communes membres volontaires sont établies thème par thème et précisent pour chacun de manière détaillée le contenu du service mutualisé, le calcul de coûts de ce dernier, les principes de refacturation, les modalités de mise en œuvre et d’ajustement,
Le Conseil oui l’exposé du Maire, après en avoir délibéré, à l’unanimité des suffrages exprimés,
DECIDE :
- d'approuver le rapport ci-annexé relatif aux mutualisations des services 2022-2027,
comportant le nouveau schéma de mutualisation à mettre en œuvre pour la durée du
mandat.
- d'approuver les termes des conventions type de mutualisation telles qu’annexées, des
services suivants :
" groupement de commandes,
" service informatique,
“" observatoire fiscal,
"opération d'aménagement,
- d'autoriser le Maire à signer lesdits avenants avec la Communauté de communes
Vallée de l'Hérault ainsi que toutes les pièces afférentes à ce dossier.
DIT : que la proposition d’un poste de bibliothécaire mutualisé sur le territoire de la
Communauté de Communes de la Vallée de l'Hérault est toujours à l’étude.
2/ Convention avec la Communauté de Communes de la Vallée de l'Hérault pour linstruction technique des autorisations et actes relatifs à l’occupation des sols / Avenant 1.
VU le Code général des collectivités territoriales (CGCT), et son article L. 5211-4-2 ;
VU la délibération du conseil municipal en date du 27/01/2021 autorisant le Maire à signer la nouvelle convention pour l'instruction technique des autorisations et actes relatifs à
l'occupation des sols à partir du 1° janvier 2021 ;
VU la délibération n°2755 du Conseil communautaire en date du 13 décembre 2021 approuvant les termes de l'avenant n°1 à la convention pour l'instruction technique des actes et autorisations relatifs à l'occupation des sols et ce à partir du 1° janvier 2022;
CONSIDERANT que toutes les communes, à compter du 1° janvier 2022 sont soumises à l'obligation de proposer une solution de saisie par voie électronique (SVE) pour les autorisations d'urbanisme ( article L112-8 et L112-9 du code de l'Urbanisme et décret n° 2018-954 du 5 novembre 2018 ), CONSIDERANT que toutes les communes de plus de 3500 habitants sont soumises à
l'obligation d'instruction par voie dématérialisée.
CONSIDERANT que le service instructeur s'est équipé d’un logiciel spécifique pour l'instruction des actes d'urbanisme qui intègre des solutions permettant de répondre aux obligations des communes.
CONSIDERANT qu'il convient de signer un avenant à la convention initialement conclue avec chaque commune dont l’objet est de définir les modalités de fonctionnement entre le service instructeur et les communes.
Le Conseil ouï l’exposé du Maire, après en avoir délibéré, à l’unanimité des suffrages exprimés,
DECIDE :
- _ d’approuver les termes de l’avenant n°1 à la convention ci-annexé pour l’instruction technique des autorisations et actes relatifs à l’occupation des sols, et ce à partir du 1® janvier 2022.
- D’autoriser Monsieur le Maire à signer avec la Communauté de Communes Vallée de Hérault ledit avenant, et à accomplir l’ensemble des formalités afférentes à la bonne exécution de ce dossier.
3/ Participation de la commune d’Aumelas aux dépenses de fonctionnement de
l'Ecole Suzanne Saint-Julien / Année scolaire 2021/2022.
Monsieur le Maire indique aux conseillers que l’Ecole Suzanne Saint Julien de ST PAUL ET VALMALLE accueille cette année quatre élèves qui résident sur la commune d’Aumelas. Les modalités de mise en œuvre de la répartition des charges de fonctionnement entre la commune de résidence et la commune d’accueil sont prévues par l’article 23 de la loi n°83-663 du 22 juillet 1983 modifiée.
Monsieur le Maire propose à l’Assemblée de l’autoriser à demander à la commune d’Aumelas, le remboursement des dépenses de fonctionnement de l’école publique Suzanne
Saint-Julien de St Paul et Valmalle pour l’année scolaire 2021/2022.
Le Conseil, ouï l’exposé du Maire, après en avoir délibéré, à l’unanimité,
AUTORISE : Monsieur le Maire à demander à la commune d’Aumelas, le remboursement des dépenses de fonctionnement de l’école publique Suzanne Saint-Julien de St Paul et
Valmalle pour quatre enfants scolarisés sur l’année scolaire 2021/2022.
FIXE : les frais de scolarité à 648,19 € par enfant et par an. Le montant de la participation de la commune d’Aumelas pour l’année scolaire 2021/2022 est donc de 648,19 € X 4 enfants = 2.592,76 €.
INSCRIT : cette recette sur le budget communal 2022 sur le compte 74748. 4, Questions diverses.
a/ Crise humanitaire en Ukraine.
M. le Maire indique aux conseillers qu'une collecte est organisée pour recueillir en Mairie les dons concernant spécifiquement la logistique ( lits de camp, sacs de couchage, couvertures de survie, matériels électriques.) l'hygiène ( gels, savons, dentifrices, brosses à dents, couches, médicaments non périmés, rasoirs, serviettes hygiéniques...) et le secours ( gants à usage unique, masques chirurgicaux, matériel de suture, blouses médicales, bandages élastiques, garrots, lecteurs à glycémie, pansements hémostatiques, pansements, solutions antiseptiques, matériel médical....). Ceux-ci seront acheminés par les services techniques de la Commune vers le lycée agricole de Gignac, point centralisateur de la Vallée de l'Hérault.
M. le Maire signale également que la Préfecture centralisera, par le biais des communes, toutes démarches et initiatives publiques, privées, ou encore associatives Pour organiser
l'accueil de réfugiés ukrainiens.
b) Extinction de nuit de l'éclairage public.
M. le Maire demande aux conseillers de se prononcer sur la question de l'extinction de nuit
de l'éclairage public.
Le Conseil, après en avoir délibéré,
DONNE : un accord de principe pour éteindre l'éclairage public de toutes les rue du village entre minuit et 5h ou 6h du matin ( à définir).
c) Contrôles des débroussaillements.
M. le Maire rappelle que des contrôles sur le débroussaillement seront effectués aux abords des constructions les plus exposées au risque incendie de forêt de notre commune, entre le 15 avril et le 30 juin 2022 par les services de l'Etat. Des contraventions pourront être dressées,
dont le montant peut s'élever à 1.500 €
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19h00.
Fait à St Paul et Valmalle, le 9 mars 2022
Le Maire,
Jean-Pierre BERTOLINI
POUVOIR
Je soussigné(e), f
Mg au - CET
de me rerrésenter à la Réunion du Conseï Municipal |
de prendre part à toutes détbérations,
Le présent pouvoir conservent ses effets pour tout autre jour suivant,
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Cette Réunion serait reportée pour une cause queiconque,
aura VO D . _ OKR27.
Forter à la main “Bon pour Fouvoir” et signer =
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POUVOIR
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Le présent pouvoir conservant ses effets pour tout autre jour suivant, auquel
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donne pouvoir |
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de ma riréoertr à ia Réunion du Conso Munkpai !
de prendre part à toutes délibérations, Ê
émettre tous votes, et signer tous documentts.
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Le présent pouvoir conservant ses effets pour tout autre jour suivant, auquel
| 4 : Fait à Phebie de 6K/03/2022.
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Porter à le main ‘Bon pour Fouvolr et signer DÉPARTEMENT DE L'HÉRAULT
Affiché le 3 mars 2022
MAIRIE
DE
SAINT-PAUL-ET-VALMALLE
34570
REUNION
DU
CONSEIL MUNICIPAL
MM. les membres du Conseil Municipal sont convoqués, pour la réunion qui aura lieu au
nouveau-préfcbriqué (sous salle polywnlents) le MARDI 8 MARS 2022 à 18h00.
ORDRE DU JOUR :
17 Mutualisation des services : approbation du schéma de mutualisation et des conventions.
2/ Convention avec la Communauté de Communes de la Vallée de l’Hérault pour l'instruction technique des autorisations et actes relatifs à l’occupation des sols / Avenant 1.
3/ Participation de la commune d’Aumelas aux dépenses de fonctionnement de l'Ecole Suzanne Saint-Julien / Année scolaire 2021/2022.
4/ questions diverses.
A St Paul et Valmalle, le 3 mars 2022
Le Maire,
Jean-Pierre BERTO
Place de la Mairie - 34570 SAINT PAUL ET VALMALLE
Téléphone : 04 67 55 19 00 - Télécopie : 04 67 55 41 06 - Courriel : maiie@stpauletvalmalle.fr VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
RAPPORT SUR LA MUTUALISATION DES SERVICES
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et de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault
Présentation du schéma de mutualisation des services révisé Table des matières
Rapport sur la mutualisation des services... 3
1) Le schéma de mutualisation de la CCVH 2016-2021... rss 3
Il) L'évaluation du schéma en 2020... nr rrnr rennes sense eeensneenenenerese 4
I) La démarche de révision en 2021 sense 5
Le schéma de mutualisation 2022-2027 inserer 6
1) Les services mutualisés inserer 6
Il} Les modalités de suivi et révision du schéma de mutualisation... 14
ill) Les modalités de calcul des coûts et de refacturation aa ss 15
IV) Positionnement des communes - Au 30 novembre 2021... rennes 18 I. Rapport sur la mutualisation des services
Une volonté partagée pour un développement harmonieux des communes
et de la communauté de communes Vallée de l'Hérault
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L. 5211-39-1 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) créé par la loi n° 2010-1563 du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales (loi RCT), le président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre établit, dans l’année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux, un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l'EPCI et ceux des communes membres. Ce rapport doit comprendre un projet de schéma de mutualisation des services, à mettre en œuvre pendant la durée du mandat.
Le rapport relatif aux mutualisations de services et le projet de schéma afférent doivent être transmis pour avis à chacun des conseils municipaux des communes membres. Le conseil municipal de chaque commune dispose d’un délai de trois mois pour se prononcer. À défaut de délibération dans ce délai, son avis est réputé favorable.
Le schéma indique ce qui va être mutualisé au cours du mandat, étant précisé que certaines actions pourront être mises en place dès l’adoption dudit schéma et que d’autres nécessiteront davantage de temps avant de devenir effectives.
Chaque année, lors du débat d'orientation budgétaire ou, à défaut, lors du vote du budget, l'avancement du schéma de mutualisation fera l’objet d’une communication du Président qu’il présentera en séance du Conseil communautaire.
1) Le schéma de mutualisation de la CCVH 2016-2021
Concomitamment au renouvellement de son projet de territoire, la Communauté de communes à lancé dès juillet 2014 la démarche d'élaboration de son schéma de mutualisation. || s'agissait ainsi à la fois d’anticiper l'obligation règlementaire (adoption du schéma avant le 31 décembre 2015), mais aussi de répondre à une vraie volonté politique commune : donner un nouveau cadre aux expériences de mutualisation déjà engagées depuis plusieurs années (autorisation du droit des sols et maitrise d'ouvrage déléguée) et développer de nouveaux champs de mutualisation pour répondre à des besoins forts exprimés par les communes.
Le schéma a été élaboré progressivement durant 13 mois, dans le cadre d’une démarche
participative, associant les services de la CCVH, les services municipaux et les élus des
communes volontaires, et suivant plusieurs étapes: diagnostic/état des lieux (RH,
matériel.....), recensement des besoins, analyse, propositions techniques, débats techniques et politiques.
Les communes ont ensuite été invitées à choisir les services auxquels elles souhaitaient
adhérer. 26 communes sur 28 se sont engagées dans au moins un service mutualisé. Un premier rapport sur la mutualisation des services comportant le projet de schéma été adopté par délibération du Conseil communautaire le 14 décembre 2015, à l'issue d’avis unanimement favorables des Communes membres.
Le schéma de mutualisation s'est organisé autour de 8 thèmes, correspondant à 8 services
mutualisés :
— Service juridique
— Service informatique
— Observatoire fiscal
— Ingénierie en urbanisme
— Ressources humaines
— Assistance marchés publics
— Groupement d'achat
— Opération d'aménagement
Chacun de ces services a fait l’objet d’une fiche d’impacts puis d’une convention d'application
signée par les communes adhérentes et précisant les modalités de mise en œuvre, forme de
mutualisation, calendrier, ressources humaines, coûts estimatifs et modalités de participation
financière. Les services ont démarré officiellement entre janvier et juin 2016.
Il est à noter que les actions menées en matière d'ADS relèvent bien de la mutualisation
mais n’ont pas donné lieu à une refonte du système contractuel déjà mis en place.
Il) L'évaluation du schéma en 2020
Après 4 années de mise en œuvre et dans la perspective du renouvellement des conseils municipaux et de l’assemblée communautaire en mars 2020, la communauté de communes a conduit une évaluation de son schéma de mutualisation des services en 2020. Cette évaluation visait trois grands objectifs :
— Apprécier les résultats et effets du schéma de mutualisation depuis son lancement en
janvier 2016 : amélioration du service public local, synergies développées avec les
communes, économies réalisées...
- Identifier les leviers et freins de la mise en œuvre du schéma : périmètre, qualité des
prestations, dimensionnement, coûts et modalités de fonctionnement des services
apportés aux communes; organisation et pilotage du schéma; adhésion et
mobilisation des parties prenantes.
— Définir des scénarios d'évolution du schéma pour le prochain mandat, sur la base des
pistes d'amélioration, des nouveaux besoins et des enjeux identifiés (dimension
prospective)
L'ensemble des communes de la Vallée de l'Hérault ainsi que les référents des services
mutualisés ont ainsi été rencontrés en entretien. Les résultats ont été restitués lors du
séminaire des élus de septembre 2020. 111) La démarche de révision en 2021
Sur la base des résultats de cette évaluation, l’année 2021 a ainsi été consacrée à la révision
du schéma. Cette révision s’est déclinée en 3 axes de travail :
- |) Faire évoluer les services existants : missions, périmètres, activités..pour une plus grande efficacité et adéquation aux attentes des communes
-__2) Etudier de nouvelles pistes de mutualisation, afin de répondre aux nouveaux besoins exprimés par les communes, notamment dans le cadre des ateliers du projet de territoire et d’une enquête en ligne diffusée auprès de l’ensemble des communes début 2021
- 3) Actualiser le système de coûts et refacturation du schéma mis en place en
2016, afin qu’il corresponde davantage aux réalités de fonctionnement des services et de la structure
A l'issue de ce travail conduit avec les services experts de la communauté de communes, les
fiches d’impacts des services existants ont été actualisées et de nouvelles fiches
correspondants aux nouvelles pistes de mutualisation ont été créées. Ces fiches ont été
présentées et discutées lors d’un conseil des maires et en réseau territorial en septembre
2021.
Elles ont ensuite été transmises à l’ensemble des communes pour demande de confirmation
d'engagement en octobre 2021.
Sur la base des retours des communes, les fiches ont pu être finalisées et les services dimensionnés, en vue d’une mise en œuvre effective, suite à la signature des conventions
avec les communes, à partir d'avril 2022.
Le nouveau schéma de mutualisation comportant les services existants révisés et les
nouveaux services créés est présenté page suivante, Il Le schéma de mutualisation 2022-2027
D) Les services mutualisés
À compter du | avril 2022, avec un déploiement progressif selon les thématiques et selon les modalités définies dans le tableau ci-après pour la durée du mandat en cours, le schéma de mutualisation s'organise autour de 13 thèmes.
Ces thèmes ont été retenus suite aux positionnements des communes retournées à la CCVH en novembre 2021 (cf positionnement des communes p18).
On retrouve ainsi dans le schéma :
- Les 8 services existants depuis 2016 auxquels a été ajouté le service ADS
- 2 nouveaux services communs créés pour répondre aux besoins des communes : l'ingénierie financière et la mutualisation de matériel évènementiel. Ce sont les seuls services retenus parmi les 4 pistes envisagées car ils comptabilisaient plus de 8 communes intéressées
- 2 formes de mutualisation particulière, ne relevant de la création de service commun : un accompagnement technique de 4 communes pour mutualiser un poste de bibliothécaire ; l’organisation de séjours intercommunaux pour les jeunes du territoire via un groupement de commandes
Chaque commune à décidé de ce à quoi elle a souhaité participer ou pas. Le service proposé a donc été conçu et dimensionné « sur mesure » tant dans sa nature, ses finalités et ses contours que dans son coût, calculé au plus juste, et dans son financement, réparti de la façon la plus équitable.
Les thèmes retenus dans le schéma de mutualisation sont présentés dans le tableau ci-après.
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HA onbiuyoar luouuouSpdtu022; 2413940![qig ID Les modalités de suivi et révision du schéma de mutualisation
Pour la mise en œuvre effective de chaque service de mutualisation, une convention sera signée entre chaque commune concernée et la communauté de communes dans laquelle seront précisées les modalités de réalisation du service.
Le schéma de mutualisation fera l’objet de bilans annuels reposant sur :
- La réalisation d’un bilan et la tenue d’une commission de gestion paritaire par service mutualisé. La commission de gestion paritaire est présidée par un élu référent et animée par le responsable du service mutualisé. Les communes membres (binôme technicien/élu) sont invitées. Cette réunion porte sur : les activités réalisées par le service durant l’année écoulée ; le coût du service et le coût par commune ; les perspectives pour l’année suivantes ; les éventuels nouveaux besoins de communes ; les demandes d’entrées ou sorties du service de communes le cas échéant
- La réalisation d’un bilan général du schéma de mutualisation au moment du débat d'orientation budgétaire, par communication du Président de la communauté de communes. Ce bilan porte sur les modalités de mise en œuvre du présent schéma, thème par thème, permettant de mesurer ce qui a été réalisé, d'identifier les éventuelles difficultés rencontrées et proposer des évolutions pour l'année suivante. Sur la base de ce bilan ex post, des ajustements pourront être envisagés, avec comme objectif une amélioration des résultats escomptés,
ajustements qui pourront porter tant sur le contenu de la thématique que sur les modalités de mise en œuvre, le calcul des coûts, etc. . À cette occasion, la bonne adéquation entre ce qui est effectivement fait et les attentes et les besoins sera analysée et évaluée. Le calcul des coûts pourra être ajusté.
L’admission en cours de mandat d’une nouvelle commune peut être étudiée, avec calcul des incidences sur la faisabilité et le coût du service et modalités financières à induire.
La « sortie » d’une commune peut aussi, en cas de motif particulièrement argumenté, être étudiée, avec calcul éventuel des pénalités afférentes si cette sortie devait porter préjudice à la qualité du service ou engendrer des surcoûts pour les communes restantes. En tout état de cause, le principe demeure celui de la définition du schéma de mutualisation pour la période allant d'avril 2022 jusqu’à la définition d’un nouveau schéma dans l’année qui suit le renouvellement électoral de 2026. 11) Les modalités de calcul des coûts et de refacturation
1. Nature des coûts des services mutualisés
Le coût de chaque service est composé de 2 éléments :
“ _Les charges directes
Ces charges sont composées des charges de personnel affecté à la mutualisation (ETP) et d'éventuelles autres charges spécifiques au fonctionnement du service mutualisé. Elles sont réévaluées chaque année, sur la base des données N-1, et ventilées selon la part du service affecté à la mutualisation.
Charges concernées :
Charges directes Type de charges Charges de personnel affecté à Salaire chargé annuel hors Tous les services
la mutualisation (ETP) formation
Abonnement, documentation Publications spécialisées Certains services existants ex
plateforme WEKA pour le service
juridique
Logiciel métier spécifique * Amortissement coût Certains services existants ex : clarilog acquisition licence pour le service informatique
Frais de maintenance,
prestations, assistance
Matériel spécifique * Amortissement coût Certains nouveaux services ex : matériel acquisition évènementiel
Espace de stockage * Amortissement coût Certains nouveaux services ex : stockage acquisition matériel évènementiel
+ ou coût location annuel ÿ Les coûts environnés
Il s’agit de charges à caractère général, ventilées au nombre d’ETP, sur la base de 275 ETP CCVH ainsi que des dépenses annuelles des services supports, ventilées à la part d’ETP mutualisés (4%).
Charges concernées :
Bâtiment Services supports Autres
[2 Frais de nettoyage [2 Accueil, courrier Fournitures , administratives
D Finances / .
0 Frais d'entretien marchés publics D Frais de
du bâtiment O RH télécommunication
Ü] Assurance CO] Communication L. Photocopies
, . C1 Prospective O2 Formation Fluides (électricité, .
eau etc.) [) Documentation C} Frais de déplacement
[1 Juridique
[] Assemblées / assurances
[1 Contrôle de gestion /
fiscalité
D si
[1 Moyens généraux
[1 Foncier
[1 Bâtiments et infrastructure
C1 Direction générale 2. Les modalités de refacturation
La refacturation s'effectue selon 2 systèmes, adaptés aux types de service :
Ÿ” Refacturation à l’acte
Le montant des actes est déterminé individuellement, sur la base d’un « devis » établi par le
service, estimant le temps d'intervention, et d’un tarif horaire/journalier défini préalablement.
Ce système s'applique aux services dont le type de sollicitation et le type d'accompagnement
proposé sont relativement homogènes et individualisables. Ex : opération d'aménagement,
ADS, ingénierie financière.
* Refacturation fondée sur la notion de coût fixe (ou forfaitaire)
Sauf exception (ex service informatique), le coût du service est réparti entre les communes selon un système mixte :
o À 50% part fixe répartie uniformément entre les communes
o À 50% part variable en fonction des caractéristiques des communes
(50%population et 50% revenu par habitant et effort fiscal)
Ce système concerne des services « partagés » CCVH/communes pouvant connaitre des
sollicitations/types d'accompagnement très hétérogènes et non individualisables. Ex
observatoire fiscal, assistance juridique.
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Mutualisation
Convention relative à un service Observatoire fiscal
commun ENTRE LES SOUSSIGNES
La Communauté de communes Vallée de l'Hérault, située 2 Parc d'activités de Camalcé, 34150
GIGNAC, représentée par M. Jean-François SOTO agissant en sa qualité de Président, ci-après désignée « la Communauté de communes »,
D'UNE PART,
ET
La commune de El. dorniciliée PL. eee fletue
STE , représentée par M. BERELAX T- Pac mn sa qualité de Maire,
ci-après désignée la Commune,
D'AUTRE PART
Ensemble désignés ci-après « les Parties »,
Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT), en particulier l'article L. 521 1-4-2 ;
Vu les statuts de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault ;
Vu la délibération du conseil municipal de la Commune en date du .... se prononçant favorablement
sur la révision du schéma de mutualisation et autorisant son maire à signer les conventions
subséquentes ;
Vu les délibérations du conseil communautaire en date du 13/12/2021 et du 24/01/2021 approuvant la révision du schéma de mutualisation et autorisant le président à signer les conventions de
mutualisation subséquentes ;
Vu l'avis du comité technique de la Communauté de communes en date du 09/11/2021 ;
Considérant l'intérêt des Parties signataires de se doter de services communs afin d'aboutir à une
gestion rationalisée ;
Page 2 sur 9
Convention Mutualisation- Service Observatoire fiscol Commun En cas de difficulté pour programmer les travaux confiés aux agents du service mutualisé, un arbitrage
sera réalisé, selon la procédure suivante :
- les directeurs généraux (ou leurs adjoints) tentent de trouver un compromis entre les
besoins de chacune des entités :
- à défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés à trouver une solution,
en lien, si nécessaire avec les élus concernés.
Le Président de la Communauté et le Maire peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et leur responsabilité, délégation de signature au chef du service commun pour l'exécution des missions qui lui sont confiées.
Article 3 : Conditions financières et modalités de remboursement
e Charges salariales annuelles + charges annuelles spécifiques au fonctionnement du service : le montant annuel des charges salariales et spécifiques au fonctionnement du service est déterminé sur la base de la comptabilité réalisée de l'année N-1.
+ Charges annuelles environnées : charges à caractère général, ventilées au nombre d'ETP,
et dépenses annuelles des services supports, ventilées à la part d'ETP mutualisés
La répartition du coût entre les communes adhérentes au service commun se fera selon le principe suivant :
o À S0% part fixe répartie uniformément entre les communes
o A 50% part variable en fonction des caractéristiques des communes (50%
population et 50% revenu par habitant et effort fiscal)
i r
La prise en charge financière par la commune bénéficiaire du service commun s'effectue
mensuellement par imputation sur l'attribution de compensation qui lui est versée sous réserve des stipulations de l'artide 6.
En cas d'attribution de compensation négative, la Communauté de communes émettra mensuellement
un titre de recette couvrant les coûts du service commun.
évision 1
L'organe délibérant de la Communauté de communes vote chaque année à la majorité des suffrages exprimés, sur la base de la comptabilité réalisée de l'année N-1, le montant de l’imputation sur l'attribution de compensation à allouer à chaque commune.
Poge 4 sur 9
Convention Mutucñsation- Service Observatoire fisca! Commun Article ler : Objet de la convention
En dehors des compétences transférées et dans le cadre d’une bonne organisation des services, les signataires des présentes décident d'organiser un service « Observatoire fiscal » commun, formation restreinte du service Fiscalité et contrôle de gestion de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault, ayant pour missions de permettre un suivi analytique du tissu fiscal territorial année par
année ainsi qu'une optimisation des bases fiscales.
Ce service est chargé des domaines suivants :
s Vérification sélective des locaux (VSL) :
> Établissement de listes de locaux à vérifier
> Suivi des travaux auprès des services fiscaux
*__ Préparation et animation de commissions communales des impôts directs (CCID)
+ Assistance fiscale aux communes membres
> Politique des taux
> Politique d'abattement
> Etudes d'impact sur des réformes à venir etc.
> Analyses fiscales ciblées
L'adhésion de nouvelles communes au service « Observatoire fiscal » commun, ainsi que toute
modification du champ initial des missions du service telles que définies ci-dessus feront l'objet de travaux de la commission de gestion paritaire du service commun telle que visée à l'article 5 de la présente convention.
1. Tableau nel imé Ï in
+ Au regard de l'étude préalable à la révision du service « Observatoire fiscal » commun et du nombre de communes s'étant engagées à adhérer au service commun l'année de conclusion
de la présente convention, il en ressort les données suivantes (cf annexe |)
st ES rer ne
__—— de mission fi fiscalité
et contrôle de gestion
Les agents exerçant en totalité ou en partie leurs fonctions dans le service commun sont placés sous
l'autorité du Président de la Communauté de communes. Il dispose à ce titre de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination (évaluation, rémunération, discipline, congés, organisation du temps de travail, formation, etc.)
Le Président contrôle et organise l'exécution des tâches du service commun. Sur demande du Maire
de la Commune, il adresse tout document utile relatif à l'exécution des tâches confiées.
Page 3 sur 9
Convention Mutuafsation. Service Observatoire fiscal Commun 3.4 Révision spécifique du coût :
ll pourra être procédé à une révision annuelle spécifique du coût du service commun dans les hypothèses suivantes et après avis de la commission visée à l'article 5 des présentes se prononçant à la majorité des suffrages exprimés :
- sur les réévaluations éventuelles des coûts ou des besoins des communes adhérentes restant
au service commun en cas de résiliation anticipée de la présente convention telle que prévue à l'article 8 ;
- sur les adhésions de nouvelles communes au service commun ;
- sur les modifications du champ initial des missions du service commun telles que définies à l'article ler de la présente convention ;
Les éventuelles modifications envisagées feront l'objet d'un avenant signé entre les parties et
préalablement autorisé par délibération exécutoire et nécessiteront d'ajuster le montant de l'imputation sur l'attribution de compensation.
icle 4 : ñ bi
Les biens affectés au service commun restent acquis, gérés et amortis par la Communauté de communes.
Un suivi du fonctionnement et des perspectives du service «Observatoire fiscal» commun est au minimum assuré une fois par an au sein d’une commission de gestion paritaire, dont les membres sont désignés à raison d'un binôme Technicien/Elu par commune et pour la Communauté de communes (Cf. annexe 2 - communes engagées au 30/1 112021),
Cette commission est créée en particulier pour :
- réaliser un rapport annuel sur la mise en œuvre et la gestion du service «Observatoire fiscahs
commun. Ce rapport est intégré ou annexé au rapport annuel d'activité de la Communauté de communes visé à l'articie L 5211-39, alinéa ler, du CGCT ;
- examiner les conflits qui lui sont soumis en vertu de l'article 9 :
- le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la
Communauté et la Commune ;
- examiner les possibilités et les incidences financières d'adhésion de nouvelles communes au service
«Observatoire fiscal» commun et/ou sur les sorties anticipées telles que celles visées au 3.4 de la présente convention,
- examiner les possibilités et les incidences financières de modification du champ initial des missions
du service telles que définies à l'article ler de la présente convention.
Poge 5 sur 9
Convention Mutuakisation- Service Observatoire fiscoi Commun Article 6 : Assurances et responsabilités
Durant la mise en commun du service, le ou les fonctionnaires/agents agiront sous la responsabilité de ta Communauté. Les sommes exposées au titre de cette gestion commune sont incluses dans le
coût annuel du service précisé à l'article 3.
En cas d'affectation partielle d'un agent à un service commun, le ou les fonctionnaires/agents mis à disposition agiront sous la responsabilité de la Communauté lorsqu'ils rempliront leurs fonctions au sein du service commun et sous la responsabilité de leur structure d'origine pour les fonctions pour lesquelles ils n'ont pas été mis à disposition.
En cas de faute lourde commise par l'une des deux parties au détriment de l'autre, la partie victime pourra engager la responsabilité de l’autre partie, mais devra au préalable avoir tenté une démarche amiable, dont au moins la saisine de la commission visée à l'article 5 des présentes et la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues à l'article 9 des présentes.
Article 7 : Durée
La présente convention prend effet à compter du Ler avril 2022 et court jusqu'au 31 décembre 2027.
Au plus tard trois mois avant le terme de la convention, celle-ci peut être prorogée de manière
expresse par avenant signé en vertu de délibérations exécutoires.
Article 8 : Résiliation
Si une commune souhaite mettre fin à la présente convention avant son terme, elle devra en avertir
la Communauté de communes par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un
délai de préavis de 3 mois au minimum. La résiliation prendra effet à la fin de l'année au cours de
laquelle la convention est dénoncée, soit au 31 décernbre. En aucun cas l résiliation ne pourra prendre
effet en cours d'année.
icle 9 : Litiges
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la
présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une
instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d'épuisement des voies
internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l'article L 211-4 du Code de justice
administrative.
Ce n'est qu'en cas d'échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux portant sur
l'interprétation ou sur l'application de la présente convention devra être porté devant le Tribunal
administratif de Montpellier.
Poge 6 sur 9
Convention Mutuoksation- Service Observototre fiscal Commun osi inales
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi qu'aux trésoriers et aux assureurs respectifs de la Communauté et de la Commune.
Fait à laut. en deux exemplaires originaux, le ......S.f3/22
Le Président de la Communauté de
communes vallée de l'Hérau
Poge ? sur Ÿ
Convention Muruoksatian. Service Observatoire fiscal Commun Annexe | : Fiche d'impact sur le personnel et détail du calcul des coûts du service commun Annexe 2 :
m ail Supérieur hiérarchique |
Nil ds scene li (eu
Service contrôle T Chargée de missions fiscalité Ms |__| Gignac - Siège de Communauté de communes gestion et fiscalité et contrôle de gestion Sous l'autorité du Directeur général des servics
J
Charges de personnel affecté à la
mutualisation (ETP)
Logiciel spécifique Logiciel Finindev
Sataires chargés annuels hors formation
1251 498,98 € 1 365,26 €
102 979,24 € Part d'ETP mutualisés CCVH | 0,30 2 574,48 €
Total des charges environnées pour le service ERA E A
Total des charges directes et des coûts ETES (estimatif 2022} 17 274,39 €
Page 8 sur 9
Conventron Mutuoksavon. Sernce Obsenanoïre fiscol Cemmun Communes positionnées au 30/11/2021 (confirmations d'engagement)
ARGELLIERS
GIGNAC
LA BOISSIERE
LE POUGET
MONPEYROUX
POUZOLS
PUECHABON
SAINT-ANDRE DE SANGONIS
SAINT-JEAN DE FOS
SAINT-PAUL ET VALMALLE
Page 9 sur 9 Y VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Mutualisation
Convention relative à un service opérations d'aménagement
commun ENTRE LES SOUSSIGNES
La Communauté de communes Vallée de l'Hérault, située 2 Parc d'activités de Camalcé, 34150 GIGNAC, représentée par M. Jean-François SOTO agissant en sa qualité de Président, ci-après
désignée « la Communauté de communes »,
D'UNE PART,
ET
La commune de ST. ess À _ , domiciliée ..., Ur: k. us représentée par M. RER CSC TFou en sa qualité de Maire, chaprès désignée la
Commune,
D'AUTRE PART
Ensemble désignés ci-après « les Parties »,
Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT), en particulier l'article L 521 1-4-2 ;
Vu les statuts de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault ;
Vu la délibération du conseil municipal de la Commune en date du ... se prononçant favorablement sur la révision du schéma de mutualisation et autorisant son maire à signer les conventions
subséquentes ;
Vu les délibérations du conseil communautaire en date du 13/12/2021 et du 24/01/2021 approuvant la révision du schéma de mutualisation et autorisant le président à signer les conventions de
mutualisation subséquentes ;
Vu l'avis du comité technique de la Communauté de communes en date du 09/11/2021 :
Considérant l'intérêt des Parties signataires de se doter de services communs afin d'aboutir à une
gestion rationalisée ;
Page 2 sur 8
Convention Mutusksation- Service Opération d'oménagement Commun Article ler : Objet de la convention
En dehors des compétences transférées et dans le cadre d'une bonne organisation des services, les
signataires des présentes décident d'organiser un service « Opérations d'aménagement » commun, formation restreinte du service Bâtiments infrastructure de la Communauté de communes Vallée de l'Hérauit, ayant pour missions d'accompagner le maître d'ouvrage pour la réalisation d'opérations, sur l'ensemble des domaines de construction (neuve ou réhabilitation) et d'infrastructure.
Ce service est chargé d'assister les communes membres selon les phases et dans les domaines suivants :
* La phase pré-opérationnelle : analyse de là demande, définition du besoin et programmation, montage financier de l'opération
* La phase opérationnelle : pilotage technique et administratif permanent de l'opération dans les relations avec les interlocuteurs institutionnels, les opérateurs et les usagers, organisation des acteurs du projet et commande des prestations, jusqu'à la réception de l'opération par la collectivité, préparation de l'exploitation de l'ouvrage
L'adhésion de nouvelles communes au service « Opérations d'aménagement » commun, ainsi que
toute modification du champ initial des missions du service telles que définies ci-dessus feront l'objet de travaux de la commission de gestion paritaire du service commun telle que visée à l’article 5 de la
présente convention,
1.1 Tableau du personnel:
Au regard de l'étude préalable à la révision du service « Opérations d'aménagement » commun et du nombre de communes s'étant engagées à adhérer au service commun l'année de conclusion de k présente convention, il en ressort les données suivantes (cf annexe !)
Service Bâtiment infrastructure Chargés de travaux
Les agents exerçant en totalité ou en partie leurs fonctions dans le service commun sont placés sous l'autorité du Président de la Communauté de communes. I! dispose à ce titre de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination évaluation, rémunération, discipline, congés, organisation du temps de travail, formation, etc.)
Le Président contrôle et organise l'exécution des tâches du service commun. Sur demande du Maire
de la Commune, il adresse tout document utile relatif à l'exécution des tâches confiées.
En cas de difficulté pour programmer les travaux confiés aux agents du service mutualisé, un arbitrage
sera réalisé, selon la procédure suivante :
Poge 3 sur 8
Convention Mutualisation- Service Opération d'aménagement Commun - les directeurs généraux (ou leurs adjoints) tentent de trouver un compromis entre les
besoins de chacune des entités ;
- à défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés a trouver une solution, en lien, si nécessaire avec les élus concernés.
Le Président de là Communauté et le Maire peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et leur responsabilité, délégation de signature au chef du service commun pour l'exécution des missions qui lui sont confiées.
La Commune s'engage à rembourser à là Communauté les coûts de fonctionnement engendrés par la mise à disposition, à son profit, du service identifié à l'article ! de la présente convention.
Le coût unitaire de fonctionnement correspond à «un tarif journalier », soit les charges de fonctionnement annuelles du service / 256 jours.
Les charges de fonctionnement annuelles du service sont composées des :
e Charges annuelles directes du service : charges salariales annuelles + charges annuelles spécifiques au fonctionnement du service. Le montant annuel des charges directes du service est déterminé sur la base de la comptabilité réalisée de l'année N-1.
e Charges annuelles environnées : charges à caractère général, ventilées au nombre d'ETP, et dépenses annuelles des services supports, ventilées à la part d'ETP mutualisés
Le remboursement des frais de fonctionnement s'effectue sur la base du coût unitaire de
fonctionnement du service (tarif journalier), multiplié par le nombre d'unités de fonctionnement
{nombre de jours travaillées) constatées pour la commune bénéficiaire.
Le remboursement effectué par la commune bénéficiaire de la mise à disposition fait l'objet d'un versement aux termes de chaque phase, dont le montant est fixé au nombre d'unité de coût de fonctionnement consommé. À charge pour la Communauté de communes d'émettre les titres de recettes correspondants.
Une régularisation intervient dans le mois (ou les deux mois) suivant l'adoption du compte administratif
de la Communauté de communes.
Lou à s# a
ll pourra être procédé à une révision annuelle spécifique du coût du service commun dans les
hypothèses suivantes et après avis de la commission visée à l'article 5 des présentes se prononçant à
la majorité des suffrages exprimés :
Poge 4 sur 8
Convention Mutualsation. Service Opération d'aménagement Commun - sur les réévaluations éventuelles des coûts ou des besoins des communes adhérentes restant
au service commun en cas de résiliation anticipée de la présente convention telle que prévue
à l'article 8 ;
- sur les adhésions de nouvelles communes au service commun ;
- sur les modifications du champ initial des missions du service commun telles que définies à
l'article ler de la présente convention ;
Les éventuelles modifications envisagées feront l'objet d'un avenant signé entre les parties et
préalablement autorisé par délibération exécutoire.
e 4 : i
Les biens affectés au service commun restent acquis, gérés et amortis par la Communauté de
communes.
Un suivi du fonctionnement et des perspectives du service « Opérations d'aménagement » commun est au minimum assuré une fois par an au sein d'une commission de gestion paritaire, dont les membres sont désignés à raison d'un binôme Technicien/Elu par commune et pour la Communauté de communes (Cf. annexe 2 - communes engagées au 30/11/2021).
Cette commission est créée en particulier pour :
- réaliser un rapport annuel sur la mise en œuvre et la gestion du service « Opérations d'aménagement » commun. Ce rapport est intégré ou annexé au rapport annuel d'activité de la Communauté de communes visé à l'article L. 5211-39, alinéa ler, du CGCT ;
- examiner les conflits qui lui sont soumis en vertu de l'article 9 ;
- le cas échéant, être force de proposition pour amélicrer la mutualisation des services entre la
Communauté et la Commune ;
- examiner les possibilités et les incidences financières d'adhésion de nouvelles communes au service « Opérations d'aménagement » commun et/ou sur les sorties anticipées telles que celles visées au 3.4
de {a présente convention,
- examiner les possibilités et les incidences financières de modification du champ initial des missions
du service telles que définies à l'article ler de la présente convention.
icie 6 : Ass etre
Durant la mise en commun du service, le ou les fonctionnaires/agents agiront sous la responsabilité de la Communauté. Les sommes exposées au titre de cette gestion commune sont incluses dans le coût annuel du service précisé à l'article 3.
En cas d'affectation partielle d'un agent à un service commun, le ou les fonctionnaires/agents mis à
disposition agiront sous la responsabilité de la Communauté lorsqu'ils rempliront leurs fonctions au
Page 5 sur 8
Convention Mutualsation. Service Opération d'aménagement Commun sein du service commun et sous la responsabilité de {eur structure d'origine pour les fonctions pour
lesquelles ils n'ont pas été mis à disposition.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l'autre, la partie victime
pourra engager la responsabilité de l'autre partie, mais devra au préalable avoir tenté une démarche amiable, dont au moins la saisine de la commission visée à l'article 5 des présentes et la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues à l'article 9 des présentes.
Article 7 : Durée
La présente convention prend effet à compter du I+r avril 2022 et court jusqu’au 31 décembre 2027.
Au plus tard trois mois avant le terme de la convention, celle-ci peut être prorogée de manière
expresse par avenant signé en vertu de délibérations exécutoires.
Article 8 : Résiliation
Si une commune souhaite mettre fin à la présente convention avant son terme, elle devra en avertir la Communauté de communes par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de 3 mois au minimum. La résifiation prendra effet à la fin de l'année au cours de laquelle la convention est dénoncée, soit au 31 décembre. En aucun cas la résiliation ne pourra prendre effet en cours d'année.
Article 9 : Litiges
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une
instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d’épuisement des voies
internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l'article L. 211-4 du Code de justice administrative.
Ce n'est qu'en cas d'échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux portant sur
l'interprétation ou sur l'application de la présente convention devra être porté devant le Tribunal
administratif de Montpellier.
rtic] : Disposition inale
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi qu'aux
trésoriers et aux assureurs respectifs de la Communauté et de la Commune.
Fait à LI bel. en deux exemplaires originaux, le 4 {3 / 20Ù ê
Le Président de la Communauté de
communes vallée de l'Hérault Annexe | : Fiche d'impact sur le personnel et détait du calcul des coûts du service commun
ignac — Bätiment COSMO de la Communauté de comm
unes
infrastructures Sous l'autorité du Directeur Général des Services Techniques
Service Bitiments- Chargés de travaux 75% Gignac — Bâtiment COSMO de là Communauté de communes infrastructures Sous l'autorité du responsable du service Bätiment-infrastructure
r -t e h
i
arges de personnel affecté à la mutualisation | Salaires chargés annuelshors
(ŒTF) formation
Total des charges directes
RE
Charges de fonctionnement
Part d'ETP mutualisés
Services supports 102 979,24 € CCVH
RSR CEE TS TE Ie LT = [RRER7LA
Total des charges directes et des coûts environnés (CETTE TI ET 65 652 €
Tarif journalier (estimatif 2022) 256€
Pose Jr 8
Convention Muualsotion- Service Opération d'aménagement Corsmum Annexe 2 : Communes positionnées au 30/11/2021 (confirmations d'engagement)
Page 8 sur 8 Convention Mastualisagon- Senéce Opération d'aménagement Comme N , VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Mutualisation
VIe CRIS da teinte te Eee) laal te ENTRE LES SOUSSIGNES
La Communauté de communes Vallée de l’Hérauit, située 2 Parc d'activités de Camalcé, 34150 GIGNAC, représentée par M. Jean-François SOTO agissant en sa qualité de Président, ci-après
désignée « la Communauté de communes »,
D'UNE PART,
ET
La commune de AAA lobes PL ...de.lahatue VAS LE D , représentée par M. RERTEN T° PLeuo en sa qualité de Maire, ci-après désignée la Commune,
D'AUTRE PART
Ensemble désignés ci-après « les Parties »,
Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT), en particulier l'article L. 521 1-4-2 ;
Vu les statuts de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault ;
Vu la délibération du conseil municipal de la Commune en date du .. se prononçant favorablement sur la révision du schéma de mutualisation et autorisant son maire à signer les conventions
subséquentes ;
Vu les délibérations du conseil communautaire en date du 13/12/2021 et du 24/01/2021 approuvant la révision du schéma de mutualisation et autorisant le président à signer les conventions de
mutualisation subséquentes ;
Vu l'avis du comité technique de la Communauté de communes en date du 09/11/2021 ;
Considérant l'intérêt des Parties signataires de se doter de services communs afin d'aboutir à une
gestion rationalisée ;
Poge 2 sur 9
Convention Mutualisation- Service informatique Commun Article 1er : Objet de la convention
En dehors des compétences transférées et dans le cadre d'une bonne organisation des services, les
signataires des présentes décident d'organiser un service « Informatique » commun, formation restreinte du service Informatique de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault, ayant pour missions :
o Des télécommunatiors et services associés
o Des matériels de reprographies et services associés
o Du parc informatique matériel et services associés
o Eu pare RETOUR cpfele et services associés
o L'acquisition, le déploiement et la maintenance du matériel
© L'assistance technique et bureautique aux utilisateurs
, ite de et qui se décl
© La création et l'animation du schéma directeur informatique mutualisé
o La conduite des projets informatique en découlant décidés par les communes
concernées
L'adhésion de nouvelles communes au service « Informatique» commun, ainsi que toute modification du champ initial des missions du service telles que définies ci-dessus feront l'objet de travaux de la
commission de gestion paritaire du service commun telle que visée à l'article 5 de la présente convention.
| b du nel imé en Equivalent T Plei E
Au regard de l'étude préalable à la révision du service « Informatique» commun et du nombre de
communes s'étant engagées à adhérer au service commun l'année de conclusion de la présente convention, il en ressort les données suivantes (cf détail en annexe 1)
Direction des systèmes | Technicien informatique
d'information
Direction des systèmes Technicien informatique 12,5%
d'information
Page 3 sur 9
Convention Mutualisation- Service Informatique. Commun icie 2 :
Les agents exerçant en totalité ou en partie leurs fonctions dans le service commun sont placés sous
l'autorité du Président de la Communauté de communes. Il dispose à ce titre de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination (évaluation, rémunération, discipline, congés, organisation du temps de travail, formation, etc.)
Le Président contrôle et organise l'exécution des tâches du service commun. Sur demande du Maire de la Commune, il adresse tout document utile relatif à l'exécution des tâches confiées.
En cas de difficulté pour programmer les travaux confiés aux agents du service muütualisé, un arbitrage
sera réalisé, selon la procédure suivante :
- les directeurs généraux (ou leurs adjoints) tentent de trouver un compromis entre les
besoins de chacune des entités ;
- à défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés a trouver une solution,
en lien, si nécessaire avec les élus concernés.
Le Président de la Communauté et le Maire peuvent donner, par. arrêté, sous leur surveillance et leur
responsabilité, délégation de signature au chef du service commun pour l'exécution des missions qui
lui sont confiées.
e Charges salariales annuelles + charges annuelles spécifiques au fonctionnement du service : le montant annuel des charges salariales et spécifiques au fonctionnement du service est déterminé sur la base de la comptabilité réalisée de l'année N-I.
+ Charges annuelles environnées : charges à caractère général, ventilées au nombre d'ETP, et dépenses annuelles des services supports, ventilées à la part d'ETP mutualisés
La répartition du coût entre les communes adhérentes au service commun se fera selon le principe
suivant :
Proratisation, par commune, des charges visées aux 3.1 en fonction du nombre de postes informatiques déterminé l'année précédant la signature de la présente convention, Le cas échéant, cette quantité fait l'objet d'une révision annuelle.
ité ï i ne:
La prise en charge financière par la commune bénéficiaire du service commun s'effectue
mensuellement par imputation sur l'attribution de compensation qui lui est versée sous réserve des
stipulations de l'article 6.
En cas d'attribution de compensation négative, la Communauté de communes émettra mensuellement un titre de recette couvrant les coûts du service commun.
Poge 4 sur 9
Convention Mutualisotion- Service Informatique. Commun 3.3 Révision annuelle d üt du servi mmun :
L'organe délibérant de ia Communauté de communes vote chaque année à la majorité des suffrages
exprimés, sur la base de la comptabilité réalisée de l’année N-1, le montant de l'imputation sur
l'attribution de compensation à allouer à chaque commune.
ä » x + sn
Il pourra être procédé ä une révision annuelle spécifique du coût du service commun dans les hypothèses suivantes et après avis de la commission visée à l'article 5 des présentes se prononçant à la majorité des suffrages exprimés :
- sur les réévaluations éventuelles des coûts ou des besoins des communes adhérentes restant
au service commun en cas de résiliation anticipée de la présente convention telle que prévue à l'article 8 ;
- sur les adhésions de nouvelles communes au service commun ;
- sur les modifications du champ initial des missions du service commun telles que définies à l'article Ier de {a présente convention :
Les éventuelles modifications envisagées feront l'objet d'un avenant signé entre les parties et préalablement autorisé par délibération exécutoire et nécessiteront d'ajuster le montant de l'imputation sur l'attribution de compensation.
Article 4 : e à disposition bien
Les biens affectés au service commun restent acquis, gérés et amortis par la Communauté de communes,
Un suivi du fonctionnement et des perspectives du service «informatique» commun est au minimum
assuré une fois par an au sein d’une commission de gestion paritaire, dont les membres sont désignés
à raison d'un binôme Technicien/Elu par commune et pour la Communauté de communes {Cf annexe
2 - communes engagées au 30/11/2021),
Cette commission est créée en particulier pour :
- réaliser un rapport annuel sur la mise en œuvre et la gestion du service «informatique» commun, Ce
rapport est intégré ou annexé au rapport annuel d'activité de la Communauté de communes visé à l'article L 5211-39, alinéa er, du CGCT :
- examiner les conflits qui lui sont soumis en vertu de l'article 9 ;
- le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la
Communauté et la Commune ;
- examiner les possibilités et les incidences financières d'adhésion de nouvelles communes au service
«informatique» commun et/ou sur les sorties anticipées telles que celles visées au 3.4 de la présente
convention,
Poge 5 sur 9
Convention Mutuaksation- Service Infomatique- Commun - examiner les possibilités et les incidences financières de modification du champ initial des missions du service telles que définies à l’article ler de la présente convention.
é e Î
Durant la mise en commun du service, le ou les fonctionnaires/agents agiront sous la responsabilité de la Communauté. Les sommes exposées au titre de cette gestion commune sont incluses dans le
coût annuel du service précisé à l'article 3.
En cas d'affectation partielle d'un agent à un service commun, le ou les fonctionnaires/agents mis à disposition agiront sous la responsabilité de la Communauté lorsqu'ils rempliront leurs fonctions au sein du service commun et sous la responsabilité de leur structure d'origine pour les fonctions pour
lesquelles ils n'ont pas été mis à disposition.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l'autre, la partie victime
pourra engager la responsabilité de l'autre partie, mais devra au préalable avoir tenté une démarche amiable, dont au moins la saisine de la commission visée à l'article 5 des présentes et la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues à l'article 9 des présentes.
Article 7 : Durée
La présente convention prend effet à compter du le avril 2022 et court jusqu'au 31 décembre 2027.
Au plus tard trois mois avant le terme de la convention, celle-ci peut être prorogée de manière
expresse par avenant signé en vertu de délibérations exécutoires.
i : Résili n
Si une commune souhaite mettre fin à la présente convention avant son terme, elle devra en avertir
la Communauté de communes par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de 3 mois au minimum. La résiliation prendra effet à la fin de l'année au cours de laquelle la convention est dénoncée, soit au 31 décembre. En aucun cas la résiliation ne pourra prendre effet en cours d'année.
Article 9 : Litiges
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la
présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d'épuisement des voies internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l'article L. 211-4 du Code de justice administrative,
Ce n'est qu'en cas d'échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur l'application de la présente convention devra être porté devant le Tribunal administratif de Montpellier.
Page 6 sur 9
Convention Mutualisation- Service informatique- Commun le 10 : Di itio e:
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi qu'aux trésoriers et aux assureurs respectifs de la Communauté et de la Commune.
Fait à ul en deux exemplaires originaux, le .. 4 {3 22.
communes vallée de l'Hérault de 87 Quel evu
Le Président de la Communauté de Le Maire de la Commune
Pen. fonas. PE Se
Page 7 sur 9
Convention Mutuabsation- Service Informatique- Commun Annexe ! : Fiche d'impact sur le personnel et détail du calcul des coûts du service commun
Technicien informatique [125% | Gignac- Siège de
lDirection des systèmes communes
d'information Sous l'autorité du directeur des systèmes d'information
Direction des systèmes | Technicien informatique 125% Gignac - Siège de Communauté de communes LL d'information Sous l'autorité du directeur des systèmes d'information
mutualisation (ETP)
Logiciel métier spécifique
102 979,24 € Part d'ETP mutualisés CCVH |0,25
LR RER SE TS TEE nnées pour le service 3 283,12€
Total des charges directes et des coûts environnés (estimatif 2022) 15890,66 €
Poge 8 ne Ÿ
Comention Mutuolsotian Serncs ifermomque- Commun Annexe 2 : Communes positionnées au 30/11/2021 (confirmations d'engagement)
ARGELLIERS
BELARGA
CAMPAGNAN
LA BOISSIERE
LE POUGET
POUZOLS
PUECHABON
PUILACHER
SANGONIS
SAINT: DE FOS
VALMALLE
TRESSAN
Pæehsurs Convendion Matsosction. Senice informatique. Commun VC L VALLÉE DE L'HÉRAULT
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Mutualisation
Crea RAI e
commandes commun ENTRE LES SOUSSIGNES
La Communauté de communes Vallée de l'Hérault, située 2 Parc d'activités de Camalcé, 34150
GIGNAC, représentée par M. Jean-François SOTO agissant en sa qualité de Président, ci-après
désignée « la Communauté de communes »,
D'UNE PART,
ET
La commune de L Zlalsralalle _domiciliée Place. ele (hrs
34.S7TC............., représentée par A BERTOUL NC TP ieut,, en sa qualité de Maire, ci-
après désignée la Commune,
D'AUTRE PART
Ensemble désignés ci-après « les Parties »,
Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT), en particulier l'article L. 52] 1-4-2 ;
Vu les statuts de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault ;
Vu la délibération du conseil municipal de la Commune en date du .:. se prononçant favorablement
sur la révision du schéma de mutualisation et autorisant son maire à signer les conventions subséquentes ;
Vu les délibérations du conseil communautaire en date du 13/12/2021 et du 24/01/2021 approuvant la
révision du schéma de mutualisation et autorisant le président à signer les conventions de
mutualisation subséquentes ;
Vu l'avis du comité technique de la Communauté de communes en date du 09/11/2021 ;
Considérant l'intérêt des Parties signataires de se doter de services communs afin d'aboutir à une
gestion rationalisée ;
Page 2 sur 9
Convention Mutuolsation- Service Groubement de commandes Commun Article ler : Objet de la convention
En dehors des compétences transférées et dans le cadre d'une bonne organisation des services, les
signataires des présentes décident d'organiser un service « groupement de commandes » commun,
formation restreinte du service Finances-marchés de la Communauté de communes Vallée de
l'Hérault, ayant pour missions de permettre aux communes justifiant de besoins communs de se
regrouper au sein du processus d'achat dans le but de réaliser des économies d'échelle.
Ce service est chargé des domaines suivants :
° _ Recensement des besoins des communes et de la CCVH sur des thématiques non prises en
charge par d’autres services mutualisés susceptibles de permettre des économies d'échelle
* _ Etude de faisabilité sur les thématiques identifiées (besoins de chaque commune, diagnostic de
l'existant, analyse des factures, consultation des entreprises, étude de gains potentiels.)
+ Réalisation des groupements de commandes : coordination des délibérations, animation d'une
CAO Ad hoc, suivi de l'exécution des groupements, rédaction des pièces administratives
(marchés, PV...)
L'adhésion de nouvelles communes au service « groupement de commandes » commun, ainsi que
toute modification du champ initial des missions du service telles que définies ci-dessus feront l'objet
de travaux de la commission de gestion paritaire du service commun telle que visée à l'article 5 de la
présente convention.
LI u du personnel rimé en Equivalent T in :
+ Au regard de l'étude préalable à la révision du service « groupement de commandes »
commun et du nombre de communes s'étant engagées à adhérer au service commun l'année
de conclusion de la présente convention, il en ressort les données suivantes (cf annexe |)
VLC UE JE
nte rven: nts/fonctions rattachement CCY\ + |
| Direction des Finances- | Chargé de groupement de commandes
marché
Direction des Finances- Responsable service marchés 10%
marchés
Direction des Finances- Directeur des finances 5%
marchés
Page 3 sur 9
Convention Mutualisation- Service Groupement de commandes Commun Article 2 : 10 ic
Les agents exerçant en totalité ou en partie leurs fonctions dans le service commun sont placés sous
l'autorité du Président de la Communauté de communes. Il dispose à ce titre de l'ensemble des
prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination (évaluation, rémunération,
discipline, congés, organisation du temps de travail, formation, etc.)
Le Président contrôle et organise l'exécution des tâches du service commun. Sur demande du Maire
de la Commune, il adresse tout document utile relatif à l'exécution des tâches confiées.
En cas de difficulté pour programmer les travaux confiés aux agents du service mutualisé, un arbitrage
sera réalisé, selon la procédure suivante :
- les directeurs généraux {ou leurs adjoints) tentent de trouver un compromis entre les
besoins de chacune des entités ;
- à défaut d'accord, les directeurs généraux des services seront amenés à trouver une solution, en lien, si nécessaire avec les élus concernés.
Le Président de la Communauté et le Maire peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et leur
responsabilité, délégation de signature au chef du service commun pour l'exécution des missions qui lui sont confiées.
icle 3 : Conditions fi i dit: bo ment
e Charges salariales annuelles + charges annuelles spécifiques au fonctionnement
du service : le montant annuel des charges salariales et spécifiques au fonctionnement du
service est déterminé sur la base de la comptabilité réalisée de l’année N-H.
e Charges annuelles environnées : charges à caractère général, ventilées au nombre d'ETP,
et dépenses annuelles des services supports, ventilées à la part d'ETP mutualisés
La répartition du coût entre les communes adhérentes au service commun se fera selon le principe
suivant :
o À 50% part fixe répartie uniformément entre les communes
o À 50% part variable en fonction des caractéristiques des communes (50%
population et 50% revenu par habitant et effort fiscal)
Pour le service groupement de commandes, à défaut de consolidation des effectifs
nécessaires au Île" avril 2022 et étant donné la nécessité de conduire une étude préalable
à la mise en place du service, la refacturation n’interviendra qu’à partir de 2023.
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Convention Mutualsation. Service Groupement de commondes Commun 2 lités de paiement du service € n par la commune :
La prise en charge financière par la commune bénéficiaire du service commun s'effectue
mensuellement par imputation sur l'attribution de compensation qui lui est versée sous réserve des
stipulations de l'article 6.
En cas d'attribution de compensation négative, la Communauté de communes émettra mensuellement
un titre de recette couvrant les coûts du service commun.
3 Révision annuel Üt du service :
L'organe délibérant de la Communauté de communes vote chaque année à la majorité des suffrages
exprimés, sur la base de la comptabilité réalisée de l'année N-1, le montant de l'imputation sur
l'attribution de compensation à allouer à chaque commune.
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Il pourra être procédé à une révision annuelle spécifique du coût du service commun dans les
hypothèses suivantes et après avis de la commission visée à l'article 5 des présentes se prononçant à
la majorité des suffrages exprimés :
- sur les réévaluations éventuelles des coûts ou des besoins des communes adhérentes restant
au service commun en cas de résiliation anticipée de la présente convention telle que prévue
à l'article 8 ;
- sur les adhésions de nouvelles communes au service commun ;
- sur les modifications du champ initial des missions du service commun telles que définies à
l’article Fer de la présente convention ;
Les éventuelles modifications envisagées feront l'objet d'un avenant signé entre les parties et
préalablement autorisé par délibération exécutoire et nécessiteront d'ajuster le montant de
l'imputation sur l'attribution de compensation.
icle 4 : Mise à disposition des biens
Les biens affectés au service commun restent acquis, gérés et amortis par la Communauté de
communes.
Article 5 : Co ission de ion paritaire rvice « groupement de mandes »
commun
Un suivi du fonctionnement et des perspectives du service « groupement de commandes» commun
est au minimum assuré une fois par an au sein d'une commission de gestion paritaire, dont les membres
sont désignés à raison d'un binôme Technicien/Elu par commune et pour la Communauté de
communes (Cf. annexe 2 - communes engagées au 30/11/2021).
Cette commission est créée en particulier pour :
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Convention Mutuofsation- Service Groupement de commandes Comrnun - réaliser un rapport annuel sur la mise en œuvre et la gestion du service « groupement de
commandes» commun. Ce rapport est intégré ou annexé au rapport annuel d'activité de la
Communauté de communes visé à l'article L. 5211-39, alinéa ler, du CGCT ;
- examiner les conflits qui lui sont soumis en vertu de l'article 9 ;
- le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la Communauté et la Commune ;
- examiner les possibilités et les incidences financières d'adhésion de nouvelles communes au service
« groupement de commandes» commun evou sur les sorties anticipées telles que celles visées au 3.4
de la présente convention,
- examiner les possibilités et les incidences financières de modification du champ initial des missions
du service telles que définies à l’article ler de la présente convention.
icle 6: u t nsabili
Durant la mise en commun du service, le ou les fonctionnaires/agents agiront sous la responsabilité
de la Communauté. Les sommes exposées au titre de cette gestion commune sont incluses dans le
coût annuel du service précisé à l’article 3,
En cas d'affectation partielle d’un agent à un service commun, le ou les fonctionnaires/agents mis à
disposition agiront sous la responsabilité de la Communauté lorsqu'ils rempliront leurs fonctions au sein du service commun et sous la responsabilité de leur structure d'origine pour les fonctions pour
lesquelles ils n’ont pas été mis à disposition.
En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l’autre, la partie victime pourra engager la responsabilité de l'autre partie, mais devra au préalable avoir tenté une démarche
amiable, dont au moins la saisine de la commission visée à l'article 5 des présentes et la mise en œuvre
des procédures de conciliation prévues à l’article 9 des présentes.
La présente convention prend effet à compter du 1er avril 2022 et court jusqu'au 31 décembre 2027.
Au plus tard trois mois avant le terme de la convention, celle-ci peut être prorogée de manière
expresse par avenant signé en vertu de délibérations exécutoires.
Arti : iliation
Si une commune souhaite mettre fin à la présente convention avant son terme, elle devra en avertir
la Communauté de communes par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de 3 mois au minimum. La résiliation prendra effet à la fin de l’année au cours de
laquelle la convention est dénoncée, soit au 31 décembre. En aucun cas la résiliation ne pourra prendre
effet en cours d'année.
Pore 6 sur 9
Convention Mteuasation- Service Groupement de commandes Commun Arti . Liti
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la
présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une
instance juridictionnelle.
»
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d'épuisement des voies
internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l'article L. 211-4 du Code de justice
administrative.
Ce n'est qu'en cas d'échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur l'application de la présente convention devra être porté devant le Tribunal
administratif de Montpellier.
icle 10 : Dispositio î
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés ainsi qu'aux trésoriers et aux assureurs respectifs de la Communauté et de la Commune.
Fait à £E Duel . en deux exemplaires originaux, le 3 : [3 [222
Le Président de la Communauté de Le Maire de la Commune
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Convention Mutualisation- Service Groupement de commandes Commun
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VALLÉE DE L'HÉRAULT COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
CONVENTION POUR L’'INSTRUCTION TECHNIQUE DES
AUTORISATIONS ET ACTES RELATIFS A L’'OCCUPATION DES
SOLS
AVENANT N°1 |
Entre d’une part
La commune de Saint-Paul-et-Valmalle, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Pierre BERTOLINI,
autorisé à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date dud131222
ci-après désignée « la commune ».
et
D’autre part
La Communauté de communes Vallée de l'Hérault, représentée par son Président M. SOTO, autorisé
à signer le présent avenant par délibération du Conseil communautaire en date du 13/12/2021]
ci-après désignée « la communauté de communes ».
À compter du ler janvier 2022, toutes les communes sont soumises à l'obligation de proposer une
solution de saisine par voie électronique (SVE) pour les autorisations d'urbanisme (article LI 12-8 et
L112-9 du code l’urbanisme et décret n°2018-954 du 5
novembre 2018).
De plus toutes les communes de plus de 3500 habitants sont soumises à l'obligation d'instruction par
voie dématérialisée.
Le service instructeur s’est équipé d’un logiciel spécifique pour l'instruction du droit des sols qui
intègre des solutions permettant de répondre aux obligations des communes.
Le présent avenant a donc pour objet la modification des articles 3, 6, 7 et d'ajouter un nouvel article
relatif à l'utilisation du logiciel métier Cart@ds.
ARTICLE ! :
Il est ajouté à l'article 3 : Missions assurées par la commune
Lorsqu'un dossier sera déposé sur le guichet unique des autorisations d'urbanisme, la commune
transmettra celui-ci est à la communauté de communes via le logiciel Cart@ds sous 7 jours. ARTICLE 2 :
Il est ajouté à Particle 6 : Classement — Archivage
La commune est responsable de l'archivage des dossiers. Aussi, pour les dossiers déposés de façon
dématérialisée, la commune devra organiser son propre archivage numérique différencié du logiciel
Cart@ds. Une solution mutualisée pourrait être envisagée à moyen terme.
ARTICLE 3:
Il est ajouté à l’article 7 : Réception du public
La communauté de communes ne répondra à aucune demande de renseignement par téléphone de la
part des pétitionnaires et/ou professionnels. Ces derniers seront automatiquement dirigés vers la
commune.
La communauté de communes pourra cependant, à la demande expresse de la commune, effectué des
rendez-vous téléphoniques avec les particuliers, de façon ponctuelle et occasionnelle.
ARTICLE 4:
Il est ajouté un nouvel article : Utilisation du logiciel métier Cart@ds
La communauté de communes met à disposition des communes le logiciel Cart@ds afin d’instruire
leurs propres dossiers et ainsi déployer un seul guichet unique de réception des demandes
dématérialisées. Une convention d'utilisation sera signée entre chaque commune et la communauté de
communes, propriétaire du dit logiciel.
ARTICLE 5 :
Les autres articles de la convention demeurent inchangés.
Fait à Gignac, le S [8 ] LE , en deux exemplaires
Pour la commune de Saint- Pour la communauté de communes Vallée de l'Hérault
Paul-et-Valmalle Le Président
Le Maire
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