Déliberation - 2024 01 13 remboursement de frais aux elus

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Déliberation - 2024 01 13 remboursement de frais aux elus Document publié le Vendredi 9 février 2024 par la commune de Rumilly. Lien du pdf (Déliberation - 2024 01 13 remboursement de frais aux elus)Thèmes du document : Transports, Handicap et inclusivité, Jeunesse, REPUBLIQUE FRANÇAISE

VILLE DE

AUUUTNE

Ÿ Extrait du registre des

de la Haute savoe délibérations du Conseil Municipal Arrondissement d'Annecy

L’an deux mil vingt-quatre, le 15 février à 19 heures 30 min

Le Conseil Municipal de la Ville de RUMILLY, dûment convoqué, s’est réuni en session ordinaire, à la mairie de Rumilly, sous la présidence de Monsieur Christian DULAC, Maire.

Nombre des membres en exercice : 33

Date de convocation du Conseil Municipal : 09 février 2024.

Présents: M. DULAC — Mme LABORIER — M. BERNARD-GRANGER - Mme CHAUVETET — M. TRUFFET — Mme BOICHET-PASSICOS — M. CLÉVY — Mme CROENNE -— M. VIOLLET — Mme CHARVIER — M. COLLOMB — Mme STABLEAUX — M. DEPLANTE — Mme GROS - Mrs PERRUISSET — ABRY — MENELOT — Mme MARTINA — Mrs. PRICAZ — GERBIER - Mme TERRIER — M. TAMRI — Mmes GALMICHE — AUGUSTIN — DESBIOLLES -— M. PETIT - Mme BONANSEA — Mrs MONTEIRO-BRAZ — TURK-SAVIGNY - Mme CHAL.

Absents excusés : M. PEIGNON qui a donné pouvoir à M. TRUFFET - Mme PINSON qui a donné pouvoir à M. PETIT.

Absente : Mme OLIVER.

Monsieur Michel ABRY a été désigné Secrétaire de séance.

Délibération n° 2024-01-13

Nature : 5. Institutions et vie politique — 5.6. Exercice des mandats locaux Objet : Remboursement de frais aux élus

Rapporteur : Mme Edwige LABORIER, Adjointe au Maire

Les élus, en plus de leurs indemnités de fonctions, peuvent prétendre au remboursement de certaines dépenses particulières.

Sous certaines conditions et dans certaines limites, la collectivité peut prendre en charge des frais induits par l’exercice des fonctions d’élu pour le compte de la collectivité.

Le Conseil municipal de Rumilly avait délibéré en date du 22 septembre 2022 sur le remboursement des frais aux élus et prévu que cette délibération serait valable pendant la durée du mandat des élus du Conseil municipal et pendant les six premiers mois à compter de l'installation du nouveau Conseil

municipal.

La réglementation fixe un cadre général mais donne compétence aux organes délibérants des collectivités pour fixer certaines modalités de remboursement et pour moduler les montants des indemnisations.Ces remboursements de frais sont limités à 4 cas :

- Le remboursement de frais nécessités par l'exécution d'un mandat spécial ou frais de mission. - Le remboursement des frais de déplacement des membres du Conseil municipal. - Le remboursement des frais d'aide à la personne des élus municipaux. - Le remboursement des frais d’aide et de secours engagés personnellement par les élus.

La Commune de Rumilly ne peut légalement prévoir d’autres dépenses.

Dans un souci de bonne gestion du budget communal et pour des raisons de simplicité, les élus ont souhaité privilégier un remboursement des frais au forfait et non au réel.

Ainsi, les dispositions suivantes sont proposées :

N Les frais d'exécution d’un mandat spécial (articles L2123-18 et R2123-22-1 du Code Général des Collectivités Territoriales)

Le mandat spécial qui exclut les activités courantes de l'élu, devra correspondre à une opération déterminée de façon précise, quant à son objet et limitée dans sa durée.

Sans qu'il soit possible d'en dresser une liste exhaustive, l'organisation d'une manifestation de grande ampleur (festival, exposition), le lancement d'une opération nouvelle (chantier important), un surcroît

de travail momentané et exceptionnel (catastrophe naturelle) pourront être de nature à justifier un mandat spécial.

Le mandat spécial doit entraîner des déplacements inhabituels et indispensables.

Dans ce cadre, les élus auront droit au remboursement des frais engagés, frais de séjour, frais de transport, frais d’aide à la personne :

A) Les frais de séjour (hébergement et restauration) seront remboursés forfaitairement en application de l’article R2123-22-1 du Code Général des Collectivités Territoriales.

Le remboursement forfaitaire s'effectuera dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l'Etat, selon les modalités de l'arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, fixé comme suit :

Grandes villes et

communes de la

métropole du Grand Commune de Paris Taux de base

Paris

Hébergement 90,00 euros 120,00 euros 140,00 euros

Frais de repas 20 euros

Les justificatifs des dépenses réellement supportées doivent être impérativement présentés pour générer le versement de l'indemnisation des frais d'hébergement et de repas, dans la limite des montants inscrits.

Cet arrêté sera amené à évoluer sans qu'il ne soit nécessaire de prendre une nouvelle délibération pour mettre à jour ces montants.B)

C)

D)

Les dépenses de transport seront remboursées au forfait.

Compte tenu de la complexité d'établir un état de frais réels, le Ministère de l'Intérieur accepte que ces dépenses donnent lieu à un remboursement forfaitaire et ce, dans les conditions prévues par le décret n°2019-1044 du 11 octobre 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 (article 10) et par un arrêté du 14 mars 2022 mars 2022 modifiant l'arrêté du 3

juillet 2006.

Puissance du Jusqu'à 2000km De 2001 à Au-delà de véhicule en CV 10 000 km 10 O00km 5 CV et moins 0,32 0.40 0.23 6CV/7CV 0.41 0.51 0.30 8 CV et plus 0.45 0.55 0.32

Cet arrêté sera amené à évoluer sans qu'il ne soit nécessaire de prendre une nouvelle délibération pour mettre à jour ces montants.

S'agissant des autres moyens de transport, les élus pourront bénéficier d’un remboursement aux frais réels sur présentation des titres de transport correspondants (billets de train, d’avion, de transport en commun, taxi, parking, ..). L'engagement des frais de déplacement devra se faire dans une logique de recherche d'économie pour la collectivité (2è"e classe, transport en commun chaque fois que cela est possible.….).

Les frais d’aide à la personne comprendront les frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui auront besoin d'une aide personnelle à leur domicile. Leur remboursement ne pourra pas excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC).

Les autres dépenses liées à l'exercice d'un mandat spécial peuvent être remboursées par la Commune sur présentation d’un état de frais et après délibération du Conseil municipal s'ils apparaissent nécessaires au bon accomplissement du mandat spécial.

N Les frais de déplacement

Il est rappelé que :

A)

B)

En application de l’article 9 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 modifié : « Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et lorsque l'intérêt du service l’exige, le plus adapté à la nature du déplacement ». A ce titre, l’utilisation

du transport en commun est à privilégier.

Le covoiturage est à encourager lors de déplacements de plusieurs personnes. L'utilisation

des véhicules personnels est autorisée si aucun véhicule de service n'est disponible ou adapté au déplacement.

Ne pourront faire l’objet de remboursement les dépenses de transports des conjoints des élus ou de personnes tierces à la collectivité.

Les frais de déplacement courant sur la Commune

Les frais de déplacement des élus liés à l'exercice normal de leur mandat seront couverts par leur indemnité de fonction.

Les frais pour se rendre à des réunions hors du territoire de la commune (art. L.2123-

18-1, R.2123-22-1 à R.2123-22-3 du CGCT)

Les membres du Conseil municipal pourront prétendre, sur présentation de pièces justificatives et d'un état de frais à la prise en charge des frais de séjour et de transport qu'ilsengagent à l’occasion de leurs déplacements pour prendre part aux réunions des organismes

dont ils font partie ès qualités.

Cette prise en charge sera assurée dans les mêmes conditions que pour les frais liés à

l'exécution du mandat spécial à savoir :

- Frais de séjour

Le remboursement forfaitaire s'effectuera dans la limité du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l'État, selon les modalités de l'arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des

personnels civils de l'Etat, fixé comme suit :

Grandes villes et

communes de la

métropole du

Grand Paris

Taux de base Commune de Paris

Hébergement 90,00 euros 120,00 euros 140,00 euros

Frais de repas 20 euros

Les justificatifs des dépenses réellement supportées doivent être impérativement présentés pour générer le versement de l'indemnisation des frais d'hébergement et de repas, dans la limite des montants inscrits.

Cet arrêté sera amené à évoluer sans qu'il ne soit nécessaire de prendre une nouvelle

délibération pour mettre à jour ces montants.

- Frais de transport

Ces dépenses donnent lieu à un remboursement forfaitaire dans les conditions prévues par le décret n°2019-1044 du 11 octobre 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 (article 10) et par un arrêté du 14 mars 2022 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006.

Puissance du Jusqu'à 2000km De 2001 à Au-delà de véhicule en CV 10 000 km 10 000km 5 CV et moins 0.32 0.40 0.23 6 CV/7CV 0.41 0.51 0.30 8 CV et plus 0.45 0.55 0.32

Cet arrêté sera amené à évoluer sans qu'il ne soit nécessaire de prendre une nouvelle

délibération pour mettre à jour ces montants.

S'agissant des autres moyens de transport, les élus pourront bénéficier d'un remboursement aux frais réels sur présentation des titres de transport correspondants (billets de train, d'avion, de transport en commun, taxi, parking, …). L'engagement des frais de déplacement devra se

faire dans une logique de recherche d'économie pour la collectivité (2è"e classe, transport en commun chaque fois que cela est possible...).

Les élus en situation de handicap pourront prétendre au remboursement de frais spécifiques de déplacement, d'accompagnement et d’aide technique, y compris lorsque la réunion se

déroule sur le territoire de leur commune.C) Les frais de déplacement des élus à l’occasion des formations (art. L.2133-14 du CGCT)

Les frais de séjour, de déplacement et d'enseignement donneront également le droit à remboursement dans les mêmes conditions que les frais pour l'exercice d’un mandat spécial (en sachant que les frais d'enseignement à l'organisme de formation seront pris en charge directement par le budget communal) à savoir :

- Frais de séjour

Le remboursement forfaitaire s'effectuera dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l’État, selon les modalités de l'arrêté du

20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État, fixé comme suit :

Grandes villes et

communes de la

métropole du

Grand Paris

Taux de base Commune de Paris

Hébergement 90,00 euros 120,00 euros 140,00 euros

Frais de repas 20 euros

Les justificatifs des dépenses réellement supportées doivent être impérativement présentés pour générer le versement de l'indemnisation des frais d'hébergement et de repas, dans la limite des montants inscrits.

Cet arrêté sera amené à évoluer sans qu'il ne soit nécessaire de prendre une nouvelle délibération pour mettre à jour ces montants.

- Frais de transport

Ces dépenses donnent lieu à un remboursement forfaitaire dans les conditions prévues par le décret n°2019-1044 du 11 octobre 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 (article 10) et par un arrêté du 14 mars 2022 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006.

Puissance du Jusqu'à 2000km De 2001 à Au-delà de véhicule en CV 10 000 km 10 O00km 5 CV et moins 0.32 0.40 0.23

6CV/7CV 0.41 0.51 0.30

8 CV et plus 0.45 0.55 0.32

Cet arrêté sera amené à évoluer sans qu'il ne soit nécessaire de prendre une nouvelle délibération pour mettre à jour ces montants.

S'agissant des autres moyens de transport, les élus pourront bénéficier d’un remboursement aux frais réels sur présentation des titres de transport correspondants (billets de train, d'avion, de transport en commun, taxi, parking, ..).

L'engagement des frais de déplacement devra se faire dans une logique de recherche d'économie pour la collectivité (2ème classe, transport en commun chaque fois que cela est possible.….).N Les frais d’aide à la personne des élus municipaux

Tous les conseillers municipaux bénéficient de droit à remboursement par la commune des frais de garde d'enfants de moins de 16 ans ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d'une aide personnelle à leur domicile, qu'ils ont engagés en raison de leur participation

à des réunions communales.

Ce remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du SMIC.

Le remboursement sera effectué sur présentation d’une facture correspondant aux heures de réunions

et de la convocation à la réunion qui a nécessité le besoin de garde.

Ce montant ne pourra excéder le reste à charge réel, toutes aides financières et tout crédit ou

réduction d’import pris en compte.

De plus, les maires et tous les adjoints qui utilisent le chèque-emploi-service-universel prévu par l'article L. 129-5 du Code du travail pour assurer la rémunération des salariés chargés soit de la garde des enfants, soit de l'assistance aux personnes âgées ou handicapées ou à celles qui ont besoin d'une aide personnelle à leur domicile en application de l’article L. 129-1 du Code du travail peuvent se voir accorder par délibération du conseil municipal une aide financière dans des conditions fixées par le

décret n°2007-808 du 11 mai 2007.

Cette aide est au maximum égale à 1 830,00 euros par an (article D.7233-8 du code du travail) et ne

peut excéder le coût des services supportés par le bénéficiaire et n’est pas imposable (D.2123-22-7).

Cette aide sera versée sur présentation d'une déclaration CESU précisant les coordonnées de la personne ou de l'organisme ayant assuré la garde, la date et l'heure de la prestation.

Le bénéfice de cette aide financière n’est ni cumulable avec le remboursement des frais d'aide à la personne attribués dans le cadre d’un mandat spécial ni cumulable avec les frais d'aide à la personne.

Ces remboursements seront faits dans le cadre des plafonds fixés par la loi, en intégrant leurs évolutions, sans qu'une nouvelle délibération soit nécessaire. |

N Les frais exceptionnels d’aide et de secours engagés personnellement par les élus

Les dépenses exceptionnelles d'assistance ou de secours engagées en cas d'urgence par le Maire ou par un adjoint sur leurs deniers personnels peuvent leur être remboursées par la Commune sur

justificatif, après délibération du Conseil municipal.

VU les articles L.2123-18, L.2123-19, et R.2123-22 à D.2123-22-7 du Code Général des Collectivités Territoriales,

VU le décret n°2019-1044 du 11 octobre 2019 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat,

VU l'arrêté du 14 mars 2022 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'État,

La délibération qui sera prise concernant ce point abroge la délibération du 22 septembre 2022 prise par le Conseil Municipal de la Ville de Rumilly relative aux frais de missions des élus municipaux à l'occasion d'un mandat spécial. Elle est valable pendant la durée du mandat des élus du Conseil Municipal et pendant les six premiers mois à compter de l'installation du nouveau Conseil Municipal.La commission « Ressources » a débattu de ce dossier lors de sa réunion en date du 6 février 2024.

Le Conseil municipal, à l’unanimité,

AUTORISE l'Exécutif à conférer un mandat spécial à un élu ou plusieurs élu(s) du Conseil municipal pour les évènements suivants qui sont accomplis dans l’intérêt communal :

- Participation au congrès des Maires,

-_ Toute manifestation dans le cadre du jumelage avec la ville de Michelstadt,

- Tout évènement ou manifestations publiques mettant en valeur l’image de la commune et notamment dans le cadre d’événements culturels, protocolaires ou de tournois ou compétitions sportives.

L’Exécutif devra en rendre compte au Conseil municipal le plus proche.

APPROUVE les modalités et conditions de prise en charge des dépenses engagées par les élus dans l’exécution de leurs missions telles que détaillées ci-dessus.

Les crédits sont prévus au budget principal de la Ville, en dépenses de fonctionnement.

Le Secrétaire de séance, Pour le Maire empêché,

Michel ABRY Edwige LABORIER,

Première Adjointe au Maire