unknown - Communauté de communes - Sisteronais Buëch - DELIB CCSB 123.26 ANNEXE V2 reglement interieur

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unknown - Communauté de communes - Sisteronais Buëch - DELIB CCSB 123.26 ANNEXE V2 reglement interieur Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Sisteronais Buëch - DELIB CCSB 123.26 ANNEXE V2 reglement interieur)Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Institutions publiques, 1

REGLEMENT INTERIEUR

Préambule

L’article 82 de la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République (modifiant l’article L.2121-8 du Code Général des Collectivités Territoriales) a prévu l’obligation pour les conseils municipaux des communes de plus de 1000 habitants de se doter d’un règlement intérieur qui doit être adopté dans les six mois qui suivent leur installation.

Tous les établissements publics de coopération intercommunale sont également tenus d’établir dans les mêmes conditions leur règlement intérieur (article L.5211-1 du CGCT). Le règlement intérieur précédemment adopté continue à s’appliquer jusqu’à l’établissement du nouveau règlement.

Le contenu du règlement intérieur est fixé librement par l’assemblée délibérante qui peut se donner des règles propres de fonctionnement interne, dans le respect toutefois des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

La loi impose néanmoins à l’assemblée délibérante l’obligation de fixer dans son règlement intérieur : - les conditions d’organisation du débat d’orientation budgétaire (article L.2312-1 du CGCT) ; - les conditions de consultation des projets de contrats de service public ou de marchés prévus à l’article L.2121-12 du CGCT ;

- les règles de présentation, d’examen et la fréquence des questions orales (article L.2121-19 du CGCT) ;

- l’espace prévu pour les élus de l’opposition lorsque des informations générales sur les réalisations et la gestion du conseil communautaire sont diffusées par la communauté de communes (article L2121-27-1 du CGCT).

Le règlement intérieur est transmissible au titre du contrôle de légalité et peut être déféré au tribunal administratif.

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les modalités relatives au fonctionnement des instances et de la gouvernance de la Communauté de Communes Sisteronais Buëch (CCSB).2

CHAPITRE I : Organisation des séances du conseil

communautaire

Article 1 : Périodicité et lieu des séances

Le conseil communautaire se réunit au moins une fois par trimestre (article L.5211-11 du CGCT).

Le président peut réunir le conseil communautaire chaque fois qu’il le juge utile. Il est tenu de le convoquer dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée lui en est faite par le représentant de l’Etat dans le Département ou par le tiers au moins des membres en exercice du conseil communautaire. En cas d’urgence, le représentant de l’Etat dans le Département peut abréger ce délai.

Le conseil communautaire se réunit alternativement dans les différents lieux fixés et recensés par délibération. L’ordre de rotation est appliqué sous réserve de la disponibilité des salles et des éventuelles contraintes logistiques.

Article 2 : Convocations

Toute convocation est faite par le président (article L. 2121-10 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Cinq jours francs au moins avant la tenue de la réunion, la convocation est transmise aux conseillers communautaires de manière dématérialisée ou, si les conseillers communautaires en font la demande expresse, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse.

En cas d’urgence, le délai de convocation peut être abrégé par le président, sans toutefois pouvoir être inférieur à un jour franc. Dans ce cas, le président en rend compte dès l’ouverture du conseil communautaire, lequel se prononce définitivement sur l’urgence et peut décider de renvoyer en tout ou partie l’examen des affaires inscrites à l’ordre du jour à une séance ultérieure.

La convocation indique les questions portées à l’ordre du jour et précise la date, l’heure et le lieu de la réunion.

Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée au bâtiment siège de la CCSB et publiée sur le site internet de la CCSB.

Elle est accompagnée d’une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération.

Les conseillers communautaires suppléants sont destinataires des convocations aux réunions du conseil communautaire ainsi que des documents annexés à celles-ci (article L.5211-6 du CGCT).

Les conseillers municipaux des communes membres de la CCSB qui ne sont pas membres du conseil communautaire sont informés des affaires de la CCSB faisant l'objet d'une délibération (article L.5211-40-2 du CGCT).

Ils sont destinataires d'une copie de la convocation adressée aux conseillers communautaires avant chaque réunion du conseil communautaire accompagnée, le cas échéant, de la note explicative de synthèse.

Leur sont également communiqués :

- le rapport sur les orientations budgétaires ;3

- le rapport d’activités de la CCSB;

- le procès-verbal des réunions du conseil communautaire ;

- le procès-verbal des réunions du bureau communautaire.

Si la conférence des maires émet des avis, ceux-ci sont adressés à l'ensemble des conseillers municipaux des communes membres de la CCSB.

Les documents sont transmis ou mis à disposition de manière dématérialisée par la CCSB. Ils sont consultables en mairie par les conseillers municipaux, à leur demande.

Article 3 : Ordre du jour

Le président fixe l’ordre du jour des séances du conseil communautaire.

L’ordre du jour est reproduit sur la convocation et porté à la connaissance du public par affichage au bâtiment siège de la CCSB à Sisteron, et par transmission aux médias locaux. Les affaires inscrites à l’ordre du jour peuvent être préalablement soumises pour avis aux commissions intercommunales compétentes et au bureau communautaire.

Dans le cas où la séance se tient sur demande du tiers des membres du conseil, le président est tenu de mettre à l’ordre du jour les affaires qui font l’objet de la demande.

Article 4 : Accès aux dossiers

Tout membre du conseil communautaire a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la communauté de communes qui font l'objet d'une délibération (article L.2121-13 du CGCT par renvoi de l’article L.5211-1 du même code).

Afin de permettre l’échange d’informations sur les affaires relevant de ses compétences, la communauté de communes peut, dans les conditions définies par le conseil communautaire, mettre à disposition de ses membres élus, à titre individuel, les moyens informatiques et de télécommunications nécessaires (article L2121-13-3 du CGCT).

Durant les cinq jours précédant la séance et le jour de la séance, les délégués communautaires peuvent consulter les dossiers, au secrétariat général de la CCSB (bâtiment de Lazer), aux jours et heures ouvrables.

Si la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché accompagné de l'ensemble des pièces peut être consulté au service de la commande publique (bâtiment de Lazer) par tout conseiller communautaire, à sa demande, aux jours et heures ouvrables (article L. 2121-12 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Les conseillers qui voudraient consulter les mêmes dossiers en dehors des heures ouvrables doivent adresser une demande écrite au président de la CCSB.

Dans tous les cas, ces dossiers sont tenus à la disposition des membres de l’assemblée.

Toute autre intervention, demande d’information complémentaire ou intervention d’un conseiller communautaire auprès de l’administration intercommunale, devra se faire sous couvert du président de la CCSB ou de l’élu délégué en charge du dossier.

Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil communautaire, des budgets et des comptes de la CCSB, des décisions et arrêtés du président. Chacun peut les publier sous sa responsabilité (article L2121.26 du CGCT)4

La communication de ces documents qui peut être obtenue aussi bien du président de la CCSB que des services déconcentrés de l’Etat intervient dans la limite des possibilités techniques de l’administration :

- Par consultation gratuite sur place, au secrétariat général de la CCSB (bâtiment de Lazer), sauf si la préservation du document ne le permet pas ;

- Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par la CCSB ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;

- Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;

- Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé (article L.331-9 du Code des relations entre le Public et l’Administration).

Article 5 : Questions orales

Lors de chaque séance du conseil communautaire, les conseillers communautaires peuvent poser des questions orales ayant trait aux affaires de la communauté (article L. 2121-19 du CGCT sur renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Ces questions orales peuvent revêtir deux formes : des interventions ponctuelles posées au fur et à mesure de l'examen des points inscrits à l'ordre du jour et en lien direct avec les rapports présentés, ou des questions diverses formulées à la fin de chaque séance, après l’épuisement de l’ordre du jour.

Le président, le vice-président ou le membre du bureau délégué y répond directement.

Si le nombre, l’importance ou la nature des questions orales le justifie, le président peut décider de les traiter dans le cadre d’une séance du conseil communautaire spécialement organisée à cet effet ou de les transmettre pour examen aux commissions de travail concernées.

Les questions et les réponses figurent intégralement au procès-verbal de la séance.

A la demande d'un dixième au moins des membres du conseil communautaire, un débat portant sur la politique générale de la communauté de communes est organisé lors de la réunion suivante du conseil communautaire. L’application de cette disposition ne peut donner lieu à l'organisation de plus d'un débat par an.

Article 6 : Questions écrites

Chaque membre du conseil communautaire peut adresser au président des questions écrites sur toute affaire ou tout problème concernant la communauté de communes ou l’action communautaire.

Ces questions devront être transmises au président au plus tard 48 heures avant la séance du conseil communautaire afin de lui permettre de bénéficier du temps nécessaire pour y répondre.

Le texte des questions écrites adressées au président fait l’objet de sa part d’un accusé de réception.5

Article 7 : Amendements

Des amendements ou contre-projets peuvent être déposés sur toutes les affaires inscrites à l’ordre du jour du conseil communautaire.

Ils doivent être motivés, rédigés et signés par le ou les conseillers communautaires rédacteurs et remis au président de la communauté de communes au plus tard 48 heures avant la tenue de la séance où sont examinées les affaires qui font l’objet de l’amendement.

Le conseil communautaire décide si ces amendements sont mis en délibération, rejetés ou renvoyés à la commission compétente.

A l’occasion des décisions budgétaires, les amendements comportant majoration d’une dépense ou diminution d’une recette, ne sont recevables que s’ils prévoient en compensation et respectivement, l’augmentation d’une autre recette ou la diminution d’une autre dépense. A défaut, le président de la communauté de communes peut les déclarer irrecevables.

CHAPITRE II : Tenue des séances

du conseil communautaire

Article 8 : Accès et tenue du public

Les séances du conseil communautaire sont publiques (article L. 2121-18 du CGCT sur renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Aucune personne autre que les membres du conseil communautaire ou de l’administration intercommunale ne peut s’asseoir à la table où siègent les membres du conseil communautaire. Un chevalet indique la place de chaque conseiller à la table du conseil. Afin de faciliter le comptage des votes à main levée (le cas échéant) et de vérifier le quorum, les conseillers sont invités à conserver pendant toute la séance, la place qui leur est attribuée.

L’accès au public est autorisé dans la limite des places disponibles et dans le respect des règles de sécurité (y compris sanitaires).

Le public et les représentants de la presse sont autorisés à occuper les places qui leur sont réservées dans la salle. Ils doivent observer le silence durant toute la durée de la séance. Toutes les marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites.

Toute personne qui trouble le bon déroulement de la séance peut être expulsée de l’auditoire par le président.

Article 9 : Séance à huis clos

Sur demande de cinq membres ou du président de la communauté de communes, le conseil communautaire peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, de se réunir à huis clos (article L. 5211-11 du CGCT).

La décision de tenir une séance à huis clos est prise par un vote public du conseil communautaire. Lorsqu’il est décidé que le conseil communautaire se réunit à huis clos, le public ainsi que les représentants de la presse doivent se retirer.6

Article 10 : Présidence

Le conseil communautaire est présidé par le président de la communauté de communes et, à défaut,

par son remplaçant (article L. 2121-14 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Dans les séances où le compte financier unique de la communauté de communes est débattu, le conseil communautaire élit son président de séance. Dans ce cas, le président de la communauté de communes peut, même s'il n'est plus en fonction, assister à la discussion ; mais il doit se retirer au moment du vote.

Le président procède à l’ouverture des séances, vérifie le quorum, dirige les débats, accorde la parole, rappelle les orateurs à l’affaire soumise au vote. Il met fin s’il y a lieu aux interruptions de séance, met aux voix les propositions et les délibérations, décompte les scrutins, juge conjointement avec le secrétaire de séance les épreuves des votes, en proclame les résultats, prononce la suspension et la clôture des séances après épuisement de l’ordre du jour.

Article 11 : Secrétariat de séance

Au début de chacune de ses séances, le conseil communautaire nomme un de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire (article L. 2121-15 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code). Il est de coutume que soit nommé le plus jeune des conseillers communautaires titulaires présents.

Le secrétaire de séance assiste le président de séance pour la vérification du quorum et celle de la validité des pouvoirs, de la constatation des votes et du bon déroulement des scrutins. Il contrôle l’élaboration du procès-verbal de séance.

Le président peut adjoindre à ce ou ces secrétaire(s) un ou plusieurs auxiliaire(s) pris en dehors des membres du conseil communautaire, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations (voir article 15 du règlement).

Afin de faciliter la rédaction des procès-verbaux, les débats peuvent être enregistrés. Des outils de retranscription assistés par intelligence artificielle peuvent être utilisés. Ces enregistrements doivent être sécurisés et conformes au Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 12 : Quorum

Le conseil communautaire ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente (article L. 2121-17 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Les pouvoirs donnés par les conseillers communautaires absents n’entrent pas dans le calcul du quorum.

Si, après une première convocation, ce quorum n'est pas atteint, le conseil communautaire est à nouveau convoqué à trois jours au moins d'intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum.

Le quorum doit être atteint à l’ouverture de la séance mais aussi lors de la mise en discussion de toute question soumise à délibération. Ainsi, si un conseiller communautaire s’absente pendant la séance, cette dernière ne peut se poursuivre que si le quorum reste atteint malgré ce départ.7

Si le quorum n’est pas atteint à l’occasion de l’examen d’un point de l’ordre du jour soumis à délibération, le président lève la séance et renvoie la suite des affaires à une date ultérieure.

Article 13 : Suppléances et pouvoirs

Tout conseiller communautaire empêché d’assister à une séance du conseil est tenu d’en informer le président avant chaque séance et de prévenir son suppléant le cas échéant (article L. 5211-6 du CGCT). A défaut, il est considéré absent.

Si le conseiller communautaire ne dispose pas de suppléant ou si son suppléant est lui-même empêché, il peut donner un pouvoir écrit de voter en son nom à un autre conseiller communautaire (article L. 2121-20 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code). Dans ce cas, le pouvoir doit être daté et signé.

Sa transmission peut s'effectuer par voie électronique. Le pouvoir (sous forme de scan ou de document signé numériquement) doit être déposé prioritairement sur la plateforme sécurisée dédiée à l’envoi des convocations au plus tard trois heures avant le début de la séance. Il peut également être adressé sous la même forme au secrétariat général de la Communauté de Communes à l’adresse suivante secretariat.general@sisteronais-buech.fr au plus tard trois heures avant le début de la séance. Un courriel donnant pouvoir ne saurait constituer un support écrit valide (réponse ministérielle ° 3949 du 28 mars 2023, JO AN).

À défaut d'envoi électronique dans le délai susmentionné, le pouvoir original en version papier doit être obligatoirement remis au président à l'ouverture de l'instance.

Chaque conseiller communautaire ne peut détenir qu’un seul pouvoir. Le pouvoir est toujours révocable.

Sauf cas de maladie dûment constatée ou de congé de maternité (loi n° 2025-1249 du 22 décembre 2025 portant création d’un statut de l’élu local), un pouvoir ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives.

Un pouvoir peut aussi être établi au cours d’une séance à laquelle participe un conseiller obligé de se retirer avant la fin de la séance. Afin d’éviter toute contestation sur leur participation au vote, les conseillers communautaires qui quittent la salle des délibérations doivent faire connaître au président leur souhait de se faire représenter.

Article 14 : Personnel intercommunal et intervenants extérieurs

Le conseil communautaire peut adjoindre au secrétaire de séance des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances et ne participent pas aux délibérations. Ces auxiliaires peuvent être la directrice générale des services de la communauté de communes, un autre membre de l’administration intercommunale, ou toute personne qualifiée concernée par l’ordre du jour et invitée par le président.

Les auxiliaires de séance ne prennent la parole que sur invitation expresse du président et restent tenus à l’obligation de réserve telle qu’elle est définie par le statut de la fonction publique.8

CHAPITRE III : Organisation des débats et des votes

Article 15 : Déroulement de la séance

A l’ouverture de la séance, le président constate le quorum et proclame la validité de la séance si celui-ci est atteint.

Il cite les pouvoirs reçus et fait désigner le secrétaire de séance.

Il fait approuver et signer le procès-verbal de la séance précédente et prend note des rectifications éventuelles.

Il rend compte des décisions qu’il a prises en vertu de la délégation du conseil communautaire (article L.5211-10 du CGCT). Ces décisions sont présentées sous la forme d’un tableau récapitulatif dont chaque conseiller communautaire dispose d’un exemplaire électronique.

Le président appelle ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour ; seules celles-ci peuvent faire l’objet d’une délibération.

Si un point urgent se présente, le président demande au conseil communautaire l’autorisation de l’ajouter à l’ordre du jour. Ce point ne peut donner lieu à délibération que sous réserve de l’accord unanime des membres du conseil communautaire.

Le président peut aussi soumettre au conseil communautaire des questions diverses qui ne nécessitent pas d’être actés par délibération.

Le président aborde les points de l’ordre du jour tels qu’ils apparaissent dans la convocation. Chaque affaire fait l’objet d’un résumé sommaire par le président ou les rapporteurs désignés par le président. Cette présentation peut être précédée ou suivie d’une intervention du président lui-même ou du vice- président compétent.

La parole est accordée par le président aux membres du conseil communautaire qui la demandent. Ces derniers sont invités à se présenter au début de leur prise de parole.

Lorsqu’un membre du conseil communautaire s’écarte de la question traitée ou qu’il trouble le bon déroulement de la séance par des interruptions ou des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par le président qui peut alors faire, le cas échéant, application des dispositions prévues à l’article 17 du présent règlement.

Les membres du conseil communautaire prennent la parole dans l’ordre chronologique de leur demande. Au-delà de cinq minutes d’intervention, le président peut interrompre l’orateur et l’inviter à conclure très brièvement. Lorsque viennent en délibération des projets ou des présentations portant sur des questions importantes engageant la politique intercommunale et nécessitant de plus larges développements et des échanges de vues plus élaborés (investissements importants, budgets et comptes financiers uniques, présentation de la politique intercommunale menée dans tel ou tel domaine, bilan de fonctionnement d’un service, etc…) chacun peut s’exprimer sans qu’il y ait, a priori, limitation de durée.

Il appartient au président de séance seul de mettre fin aux débats.

Sous peine d’un rappel à l’ordre, aucune intervention n’est possible pendant le vote d’une affaire soumise à délibération.9

Article 16 : Gestion des conflits d'intérêts

Lorsqu'un conseiller communautaire, un vice-président ou le président, se trouve dans une situation de conflit d'intérêts au sens de l'article L. 1111-13 du CGCT et de la charte de l'élu local, il est tenu d'en informer le président par écrit ou de le déclarer expressément avant l'ouverture du débat et du vote sur l'affaire concernée.

L'élu concerné s'abstient de prendre part aux discussions, aux débats ainsi qu'au vote de la délibération relative à l'affaire en cause. Il quitte la salle ou s'abstient de siéger parmi les membres votants pendant la durée de l'examen du dossier.

La déclaration d'intérêts et l'absence de participation de l'élu au vote sont systématiquement consignées au procès-verbal de la séance.

Article 17 : Police de l’assemblée

Le président a seul la police de l'assemblée.

Il peut faire expulser de l'auditoire ou arrêter tout individu qui trouble l'ordre. En cas de crime ou de délit (propos injurieux ou diffamatoires), le président en dresse un procès- verbal et le Procureur de la République en est immédiatement saisi.

Article 18 : Suspension de séance

La suspension de séance est décidée à tout moment par le président de séance. Ce dernier peut mettre aux voix toute demande de suspension formulée par au moins un tiers des conseillers communautaires.

Il revient au président de séance de fixer la durée des suspensions de séance.

Article 19 : Modalités de vote

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés (article L. 2121-20 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code).

Les bulletins ou votes nuls, les bulletins blancs et les abstentions ne sont pas comptabilisés dans les suffrages exprimés.

Le vote a lieu au scrutin public à la demande du quart des membres présents. Le vote a lieu au scrutin secret, soit lorsqu'un tiers des membres présents le réclame, soit lorsqu'il y a lieu de procéder à une nomination ou à une représentation.

S'il y a simultanéité entre une demande de vote au scrutin public et une demande de vote au scrutin secret, c'est la demande de vote au scrutin secret qui l'emporte.

Le conseil communautaire peut décider, à l'unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux représentations, sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin.10

Lorsqu’aucune forme particulière de scrutin n’est imposée par le CGCT, le mode de votation ordinaire est le vote à main levée. Le résultat du vote est constaté par le président et le secrétaire de séance qui comptent le nombre de votants pour et le nombre de votants contre. Lorsqu'il y a un partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président de séance est prépondérante.

En cas de scrutin secret, lorsqu’il y a un partage égal des voix, la proposition est rejetée.

Le vote électronique anonyme est en vigueur au sein du conseil communautaire. Il est mis en œuvre au moyen d'un logiciel sécurisé et conforme à la législation en vigueur, garantissant la sincérité des scrutins et la confidentialité du vote secret lorsque celui-ci est requis.

Le vote du compte financier unique (article L. 1612-12 du CGCT) qui est présenté annuellement par le président de la communauté de communes et qui doit intervenir avant le 30 juin de l’année suivant l’exercice budgétaire concerné, est arrêté si une majorité de voix ne s’est pas dégagée contre son adoption.

Article 20 : Débat d’orientation budgétaire

Un débat d’orientation budgétaire doit avoir lieu dans un délai de dix semaines avant l’examen du budget, lors d’une séance ordinaire, après inscription à l’ordre du jour (article L.5211-1 du CGCT).

Ce débat est suivi par le vote d’une délibération afin qu’il soit pris acte de sa tenue.

La convocation à la séance au cours de laquelle il sera procédé au débat d’orientation budgétaire est accompagnée d’un rapport sur les engagements pluriannuels envisagés ainsi que sur la structure et la gestion de la dette. Ce rapport comporte, en outre, une présentation de la structure et de l'évolution des dépenses et des effectifs. Il précise notamment l'évolution prévisionnelle et l'exécution des dépenses de personnel, des rémunérations, des avantages en nature et du temps de travail.

CHAPITRE IV : Comptes rendus des débats et des décisions

Article 21 : Extraits des délibérations

Les extraits des délibérations du conseil communautaire transmis au préfet, conformément à la législation en vigueur, mentionnent la date de convocation, la date et le lieu de la réunion, le nom du président de séance, le nombre et le nom des membres présents et représentés, et le résultat du vote. Ils indiquent également le texte intégral de l’exposé de la délibération et indiquent la décision du conseil communautaire. Ces extraits sont signés par le président de la communauté de communes ou par le vice-président ayant présidé la séance en cas d’empêchement du président.

Depuis le 1er juillet 2022, la publication électronique est la formalité de publicité de droit commun. (Ordonnance n° 2021-1310 du 07/10/2021 et décret n° 2021-1311 du 07/10/2021). Les actes sous format électronique doivent être mis à disposition du public sur le site internet de la collectivité dans leur intégralité, sous un format non modifiable et dans les conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l’intégrité et à en effectuer le téléchargement.11

Les collectivités territoriales et leurs établissements sont tenus de fournir une version papier d’un acte publié sous forme électronique à quiconque en fait la demande, dans les conditions prévues par les articles L.311-9 et suivants du Code des Relations entre le Public et l’Administration.

Article 22 : Procès-verbaux et comptes-rendus

• Procès-verbaux (article L. 2121-23 du CGCT par renvoi de l’article L. 5211-1 du même code ; article 40 de l’ordonnance n° 2021-1310 du 07 octobre 2021)

Les séances du conseil communautaire donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal de l’intégralité des débats.

Les délibérations sont inscrites au procès-verbal et classées au registre par ordre de date. Une fois approuvé, le procès-verbal est signé à la fois par l’exécutif local et par le secrétaire de séance, puis publié sur le site internet de la CCSB.

Au début de chaque séance, le président soumet à l’approbation de l’assemblée le procès-verbal de la séance précédente dans la mesure où il a pu être établi et adressé à l’ensemble des conseillers.

Toute correction portée au procès-verbal d’une séance est mentionnée dans le procès-verbal de la séance suivante au cours de laquelle la rectification a été demandée.

• Liste des délibérations

Conformément à l’article L. 2121-25 modifié du CGCT, la liste des délibérations, examinées par le conseil communautaire, doit être affichée au siège et publiée sur le site internet de la communauté de communes dans un délai d’une semaine à compter de l’examen de ces délibérations.

La liste doit comporter à minima la date de la séance et la mention de l’objet de l’ensemble des délibérations approuvées ou refusées par l’organe délibérant.

Article 23 : Publicité

Une fois établi, le procès-verbal de séance du conseil communautaire est tenu à la disposition des conseillers communautaires qui peuvent en prendre connaissance quand ils le souhaitent.

Tous les conseillers municipaux des communes membres sont informés des affaires de la communauté de communes faisant l'objet d'une délibération.

Ils sont destinataires d'une copie de la convocation adressée aux conseillers communautaires ou aux membres avant chaque réunion de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale, accompagnée, le cas échéant, de la note explicative de synthèse. Leur sont également communiqués :

- le rapport d’activité de la communauté de communes ;

- le rapport sur les orientations budgétaires

- la liste des délibérations examinées par l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale (dans un délai d'un mois suivant chaque séance), - le procès-verbal de ses séances (dans un délai d'un mois suivant la séance au cours de laquelle il a été arrêté).12

Les documents mentionnés ci-dessus sont transmis ou mis à disposition de manière dématérialisée par la CCSB.

Ces documents sont consultables en mairie par les conseillers municipaux, à leur demande.

Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil communautaire ainsi que des budgets et des comptes de la communauté de communes et des arrêtés à caractère réglementaire pris par le président.

La liste des délibérations et le procès-verbal sont également mis en ligne sur le site Internet de la communauté de communes. Ils sont tenus à disposition des médias locaux.

Article 24 : Enregistrement des débats

Les séances du conseil communautaire peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle.

CHAPITRE V : Les Commissions

Article 25 : Création des commissions thématiques

Des commissions thématiques intercommunales peuvent être créées par délibération du conseil communautaire au regard des compétences exercées par la communauté de communes. Au cours de chaque séance, l’assemblée délibérante peut former des commissions chargées d’étudier les questions soumises au conseil.

Article 26 : Rôle des commissions

Les commissions thématiques sont chargées d’étudier les dossiers de leur compétence et préparer les délibérations et décisions qui sont soumises au bureau et au conseil communautaires. Elles n’ont aucun pouvoir de décision. Elles émettent de simples avis ou formulent des propositions.

Article 27 : Composition des commissions

Le conseil communautaire fixe par délibération la composition (nombre et liste des membres) de chaque commission. Le président de la communauté de communes est membre de droit de toutes les commissions.

Les commissions sont ouvertes à tout conseiller communautaire et à tout conseiller municipal de l’une des communes membres.

La composition des commissions doit respecter le principe de représentation proportionnelle pour permettre l’expression pluraliste des élus. Selon la jurisprudence administrative fondée sur l’article13

L. 2121-22 du CGCT, elle tend également à assurer le respect de la parité entre les femmes et les hommes.

Le délégué désigné s’engage à suivre régulièrement les travaux de la (ou des) commission(s) à laquelle il siège.

Les conseillers communautaires peuvent assister, en qualité d’auditeur, aux réunions de toute commission autre que celle dont ils sont membres après en avoir informé le président de la commission au moins 48 heures avant la réunion.

Lorsqu’un conseiller communautaire titulaire n’a pas la possibilité d’assister à une réunion d’une commission dont il est membre, il peut se faire représenter par son suppléant au conseil communautaire ou par un autre conseiller communautaire.

Il peut également être remplacé par un conseiller municipal de la même commune désigné par le maire.

Article 28 : Fonctionnement des commissions

Chaque commission est convoquée par le président de la CCSB.

Lors de la première réunion de chaque commission, il est procédé à la désignation d’un vice-président afin que ce dernier puisse convoquer les membres de la commission et présider la réunion en cas d’absence ou d’empêchement du président de la CCSB.

Chaque commission se réunit lorsque le président le juge utile. Toutefois, il doit réunir la commission à la demande de la majorité de ses membres.

La convocation est transmise aux membres de la commission au moins cinq jours francs avant la tenue de la réunion, de manière dématérialisée ou, si les conseillers communautaires en font la demande expresse, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse.

La convocation précise l’ordre du jour de la réunion de la commission et, le cas échéant, est accompagnée des documents nécessaires.

Les séances des commissions ne sont pas publiques, sauf décision contraire prise à la majorité des membres présents.

Les commissions émettent un avis ou valide une proposition à la majorité des membres présents. Aucun quorum de présence n’est exigé.

Les agents de la CCSB en charge du suivi des dossiers examinés en commission assistent aux séances des commissions.

Les commissions peuvent également entendre des conseillers municipaux ou des personnes qualifiées extérieures à la communauté de communes.

Les commissions peuvent organiser en leur sein des groupes de travail chargés d’étudier une problématique ou un dossier précis.

Les réunions des commissions peuvent se tenir en plusieurs lieux sur l’ensemble du territoire de la CCSB. Les membres de la commission peuvent également y assister en visioconférence.

Les réunions des commissions donnent lieu à un compte rendu à usage interne qui est transmis sous format dématérialisé à chaque membre de la commission, à l’ensemble des membres du bureau de la communauté de communes ou à tout conseiller communautaire qui en ferait la demande.14

Afin de faciliter la rédaction des comptes-rendus, les débats peuvent être enregistrés. Des outils de retranscription assistés par intelligence artificielle peuvent être utilisés. Ces enregistrements doivent être sécurisés et conformes au Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 29 : Les autres commissions spéciales

Le conseil communautaire peut décider en cours de mandat, de la création de commissions spéciales ou comités de pilotage pour l’examen d’une ou de plusieurs affaires. La durée de vie de ces commissions est dépendante du dossier à instruire : elles prennent fin à l’aboutissement de l’étude du dossier ou de sa réalisation.

Le conseil communautaire fixe par délibération le nombre de conseillers siégeant dans chacune de ces commissions spéciales et désigne ceux qui y siègeront.

Article 30 : La conférence des maires

La conférence des maires est présidée par le président de la CCSB.

Outre le président de la CCSB, elle comprend les maires des communes membres.

Elle se réunit sur un ordre du jour déterminé, à l’initiative du président de la CCSB ou, dans la limite de quatre réunions par an, à la demande d’un tiers des maires (article L.5211-11-3 du CGCT). La conférence des maires peut être consultée lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques de la CCSB. Elle peut donner lieu à des avis ou des propositions. Si la conférence des maires émet des avis, ceux-ci sont adressés à l'ensemble des conseillers municipaux des communes membres de la CCSB.

CHAPITRE VI : Le Bureau

Article 31 : Composition

Le bureau de la communauté de communes est composé du président, des vice-présidents et éventuellement d’autres membres du bureau (article L. 5211-10 du CGCT). Sa composition est fixée par délibération du conseil communautaire.

Article 32 : Attributions

Le bureau peut recevoir délégation d’une partie des attributions du conseil communautaire (article L. 5211-10 du CGCT). Les attributions déléguées sont fixées par délibération du conseil communautaire.15

Article 33 : Organisation des réunions

Le bureau se réunit une fois par mois (hors période estivale), en principe le premier lundi de chaque mois à 17h00.

Il peut également se réunir chaque fois que le président le juge utile.

La convocation, accompagnée de l’ordre du jour de la réunion et d’une note explicative de synthèse, est faite par le président. Elle est adressée aux membres du bureau au moins cinq jours francs avant la tenue de la réunion, sous format électronique.

Article 34 : Tenue des réunions

Le président assure la présidence du bureau. Il ouvre et clôture les réunions. Le bureau exerce une fonction délibérative dans les matières pour lesquelles il a reçu délégation du conseil communautaire.

Le bureau ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité de ses membres assiste à la réunion.

A l’ouverture de la séance, le président constate le quorum et proclame la validité de la séance si celui-ci est atteint. Il cite les pouvoirs reçus et fait désigner le secrétaire de séance. Il fait approuver et signer le procès-verbal de la séance précédente et prend note des rectifications éventuelles.

Le président appelle ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour pour délibération. Si un point urgent se présente, le président demande au bureau communautaire l’autorisation de l’ajouter à l’ordre du jour. Ce point ne peut donner lieu à délibération que sous réserve de l’accord unanime des membres du bureau communautaire.

Le mode de votation ordinaire est le vote à main levée. Le résultat du vote est constaté par le président et le secrétaire de séance qui comptent le nombre de votants pour et le nombre de votants contre. Lorsqu'il y a un partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président de séance est prépondérante.

Les réunions du bureau ne sont pas publiques.

Elles peuvent se tenir en plusieurs lieux sur l’ensemble du territoire de la CCSB. Le bureau peut également se réunir par tout moyen de télécommunication permettant l’identification de ses membres et leur participation effective. Dans le cas de visioconférence, le président fixe, pour chaque séance, les modalités de connexion et de vote.

Le bureau communautaire se prononce dans le cadre d’un scrutin ordinaire, à main levée.

Lorsque ses intérêts personnels sont en cause dans les affaires soumises au bureau communautaire, tout membre du bureau s’engage à les faire connaître avant le débat et l’éventuel vote, et ce, afin de prévenir ou faire cesser tout conflit d’intérêts réprimés par la loi (charte élu local et article L.1111-13 du CGCT).16

Les séances (ou parties de séances) du bureau donnant lieu à délibération font l’objet d’un procès- verbal transmis pour information sous format électronique à l’ensemble des conseillers communautaires, ainsi qu’aux conseillers municipaux des communes membres de la CCSB. Les séances (ou parties de séances) du bureau ne donnant pas lieu à délibération et constituant des informations ou avis préparatoires à des décisions, font l’objet d’une compte rendu transmis sous format électronique à l’ensemble des conseillers communautaires titulaires. Il s’agit d’un document de travail, préparatoire aux décisions du conseil communautaire, non communicable en dehors des membres du conseil communautaire et des services de la CCSB.

Afin de faciliter la rédaction des comptes-rendus et procès-verbaux du bureau, les débats peuvent être enregistrés. Des outils de retranscription assistés par intelligence artificielle peuvent être utilisés. Ces enregistrements doivent être sécurisés et conformes au Règlement Général sur la Protection des Données.

Peuvent assister aux réunions du bureau, la directrice générale des services de la communauté de communes, un ou plusieurs autres membres de l’administration intercommunale, ou toute autre personne qualifiée dont la présence est souhaitée par le président.

CHAPITRE VII : Dispositions diverses

Article 35 : Désignation des délégués dans les organismes extérieurs

Le conseil communautaire procède à la désignation de ses membres ou de délégués pour siéger au sein d'organismes extérieurs dans les cas et conditions prévus par les dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales et des textes régissant ces organismes. La fixation par les dispositions précitées de la durée des fonctions assignées à ces membres ou délégués ne fait pas obstacle à ce qu'il puisse être procédé à tout moment, et pour le reste de cette durée, à leur remplacement par une nouvelle désignation opérée dans les mêmes formes.

L'élection d'un nouveau président n'entraîne pas, pour le conseil communautaire, l'obligation de procéder à une nouvelle désignation des délégués dans les organismes extérieurs.

Article 36 : Frais de déplacement des élus

Les membres du conseil communautaire peuvent demander le remboursement des frais engagés à l’occasion des réunions du conseil communautaire, du bureau, des commissions instituées par délibération dont ils sont membres.

Ces dispositions s’appliquent aussi aux organismes extérieurs où ils siègent en tant que représentants de la communauté de communes. Il appartient à l’organisme qui organise la réunion, et non à la CCSB, de prendre en charge le remboursement des frais de déplacement.

Ces frais peuvent être remboursés quand la réunion a lieu dans une commune autre que celle qu’ils représentent, dans les conditions fixées par décret.

Même les élus communautaires bénéficiant d’indemnités de fonction peuvent se voir rembourser les frais de déplacement liés à l’exercice de leur mandat (loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l’engagement dans la vie locale et à la proximité de l’action publique).17

Les membres du conseil communautaire en situation de handicap peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d'accompagnement et d'aide technique qu'ils ont engagés pour les réunions mentionnées ci-dessus, dans des conditions fixées par décret. Pour chaque élu, la prise en charge des frais de déplacement ou des frais d’accompagnement et d’aide technique engagés en situation de handicap s’effectue en fin d’année civile au vu d’un ordre de mission et d’un état de frais.

Article 37 : Organisation des groupes d’élus

Les conseillers communautaires peuvent se constituer en groupe d’élus. Cette constitution se traduit officiellement par une déclaration publique en conseil communautaire et par la remise au président de la CCSB d’une déclaration écrite, signée par tous les membres du groupe et accompagnée de la liste des membres du groupe et de la désignation de leur représentant.

Toute modification dans la constitution des groupes doit être portée à la connaissance du président. Chaque conseiller ne peut faire partie que d’un seul groupe. Chaque groupe doit être constitué d’au moins dix membres.

Chaque groupe a la possibilité d’être représenté par un conseiller au sein de chaque commission thématique ou spéciale, à condition que cette commission ait été créée après la constitution du groupe.

Chaque groupe qui en fait la demande auprès du président peut bénéficier du prêt d’une salle de réunion (article L.2121-27 du CGCT par renvoi de l'article L.5211-1 du même code).

Lorsque la CCSB diffuse, sous quelque forme que ce soit, un bulletin d'information générale sur les réalisations et la gestion du conseil communautaire, un espace est réservé à l'expression de chaque groupe d’élus (article L.2121-27-1 du CGCT par renvoi de l'article L.5211-1 du même code). Cet espace est constitué de la moitié d’une page par groupe, sur tout bulletin d’information de la CCSB comportant un édito du président.

CHAPITRE VIII : Application du règlement intérieur

Article 38 : Modification

Le présent règlement peut faire l’objet de modifications par délibération du conseil communautaire sur demande du président ou d’au moins un tiers des conseillers communautaires.

Article 39 : Application

Le présent règlement est applicable au conseil communautaire dès sa transmission au contrôle de légalité.

Il devra ensuite être adopté à chaque renouvellement du conseil communautaire dans les six mois qui suivent son installation. Dans l’attente, le règlement adopté par le précédent organe délibérant demeure en vigueur.