Déliberation - Conseil du 22 septembre 2021

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Déliberation - Conseil du 22 septembre 2021 Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 par la commune de Saint-Pol-sur-Ternoise. Lien du pdf (Déliberation - Conseil du 22 septembre 2021)Thèmes du document : Justice et droit, Banque, Consommateurs, 1

S SÉ ÉA AN NC CE E D DU U M ME ER RC CR RE ED DI I 2 22 2 S SE EP PT TE EM MB BR RE E 2 20 02 21 1 À À 1 18 8 H HE EU UR RE ES S 3 30 0

Ordre du jour :

1-1 Présentation du rapport d’Observations Définitives de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion de la commune concernant les exercices 2015 et suivants

2-1 Compte-rendu des décisions prises par le Maire au nom du Conseil Municipal

------- : -------

1 – CONSEIL MUNICIPAL

2 – DIVERS2

Avant d’ouvrir la séance du Conseil Municipal, Monsieur le Maire informe l’assemblée communale que le public a dû être limité à 30 personnes étant donné le contexte sanitaire.

Il remercie la presse, les membres du Conseil Municipal, le public de leur présence. Monsieur le Maire procède ensuite à l’appel nominal des conseillers municipaux.

P Pr ré és se en nt ts s : Tous les membres en exercice, inscrits au tableau, à l’exception de :  Madame Nathalie DECAMP qui a donné pouvoir à Monsieur Didier HOCHART  Madame Marie-Hélène BELLINGUER qui a donné pouvoir à Madame Danielle VASSEUR  Monsieur Guillaume YVART qui a donné pouvoir à Madame Danielle VASSEUR  Monsieur Michaël HOCRELLE qui a donné pouvoir à Monsieur Didier HOCHART  Monsieur Thibaut AUGAIT qui a donné pouvoir à Madame Sandra CHERY  Monsieur Vincent JOSEPH qui a donné pouvoir à Monsieur Marc RICART  Madame Amandine DELATTRE qui a donné pouvoir à Monsieur Guillaume DEBAY  Madame Isabelle ROUSSEL qui a donné pouvoir à Madame Audrey PROVOST  Monsieur Maurice LOUF qui a donné pouvoir à Madame Claude ROUSSEZ 

S Se ec cr ré ét ta ai ir re e d de e s sé éa an nc ce e : :

 Madame Audrey PROVOST

Le quorum étant atteint, les membres du Conseil peuvent délibérer.

Monsieur le Maire invite les membres du Conseil Municipal à se recueillir en hommage :  à Monsieur Rémy CACHERA, décédé le 27 juillet 2021, Maire de la Ville de 1989 à 1992 et très impliqué dans la création du projet cinéma,

 au Major ROGER de la brigade d’Heuchin, décédé cet été. Le Major ROGER avait présenté lors d’un Conseil Municipal le dispositif participation citoyen. Il avait également participé au projet vidéo protection.

Monsieur le Maire propose à l’assemblée de respecter une minute de silence.

Après ce moment de recueillement, Monsieur le Maire poursuit la séance.

Monsieur le Maire informe les élus que cette séance et retransmise sur Facebook. Il en profite pour saluer le public de Facebook. Pour une bonne retransmission, Monsieur le Maire invite les élus à demander la parole afin que Madame Laurence DEPLANQUE, agent de la Ville, puisse leur remettre un micro lors les différentes interventions.

P PR RO OC CE ES S V VE ER RB BA AL L D DE E L LA A S SÉ ÉA AN NC CE E D DU U 2 29 9 J JU UI IN N 2 20 02 21 1

Lecture est faite du procès-verbal de la réunion du Conseil Municipal du 29 juin 2021. Monsieur le Maire soumet le procès-verbal à l’assemblée. Celui-ci est adopté à l’unanimité des membres présents ou représentés.

Il donne lecture de l’ordre du jour de la séance tel que précisé dans la convocation envoyée.3

Monsieur le Maire propose de modifier l’ordre du jour en présentant dans un premier temps les décisions prises par le Maire au nom du Conseil Municipal. Le rapport d’Observations Définitives de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion de la commune concernant les exercices 2015 et suivants serait présenté dans un second temps.

Par ailleurs, il soumet à l’assemblée délibérante de présenter rapidement une synthèse du rapport d’Observations Définitives de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion du Centre Communal d’Action Sociale de la commune concernant les exercices 2015 et suivants étant donné que celui-ci, a déjà été présenté ce jour au Conseil d’Administration du CCAS.

Monsieur le Maire soumet ensuite à l’approbation du Conseil Municipal l’ordre du jour, comme indiqué ci-dessus, qui est adopté à l’unanimité des membres présents ou représentés.

1 1 – – D DI IV VE ER RS S

1-1 Compte-rendu des décisions prises par le Maire au nom du Conseil Municipal

N 20 :

Un avenant à la convention de mise à disposition des locaux scolaires a été passé avec la Communauté de Communes pour l’organisation des Accueils de Loisirs (3 juillet au 1er septembre 2021). Cet avenant a été nécessaire en raison des travaux sur la toiture du restaurant scolaire.

N 21 :

Un contrat d’entretien a été signé pour la balayeuse (Référence MC210 Essence – Série 32335) avec la société MATHIEU, sise 85 rue Sébastien Choulette BP 32, 54202 TOUL CEDEX. Le présent contrat prendra effet à la date de signature, c’est-à-dire au 10 août 2021 avec une durée indéterminée. Les parties pourront résilier celui-ci à chaque échéance annuelle, à condition de respecter un préavis de 3 mois. Le forfait annuel sera de 3 370,50 € TTC. Ce prix sera révisable à partir de la 2ème année selon l’indice mensuel du coût horaire ICHT-IME.

N 22 :

Une convention de financement pour l'appel à projet pour « un socle numérique dans les écoles élémentaires » a été conclue avec l’Académie de Lille. Le coût des investissements pour la commune est estimé à 40 900,80 euros TTC (subvention demandée de 28 408,56 €).

N 23 :

Un contrat de maintenance a été passé pour le logiciel « Recensement » avec la SARL ADIC Groupe Sedi, BP 72001 30702 UZES. La prestation a pour objet l’assistance téléphonique et la mise à jour du logiciel. Le présent contrat prendra effet à compter du 1er septembre 2021, pour une période d’une année renouvelable deux fois par reconduction tacite, soit une durée totale de 3 ans. La redevance annuelle sera de 45 € HT.

N 24 :

Les partenaires institutionnels ont été sollicités afin d’obtenir des subventions pour le remplacement du revêtement de sol de la Salle Léo Lagrange.

Le coût des travaux est estimé à 59 000 € HT. Une convention de financement a été passée avec le Département du Pas-de-Calais pour ces travaux (subvention accordée de 29 500 €). Il est question d’un renouvellement de dossier. Cette dépense n’est pas prévue au budget 2021 mais pourrait l’être en 2022.4

N 25 :

Les partenaires institutionnels ont été sollicités afin d’obtenir des subventions pour le remplacement des portails du stade Léo Lagrange. Le coût des travaux est estimé à 13 360 € HT.

N 26 :

Un contrat a été signé pour la prestation « Nouveaux voisins » avec la Poste, dont le siège social se trouve 3 avenue du Centre, les Quadrants Bâtiment A, GUYANCOURT CS 20294 à SAINT QUENTIN LES YVELYNES CEDEX (78053). Le présent contrat prendra effet à compter du 1er septembre 2021 (abonnement mensuel de 12 mois – Abonnement de 149 € HT + coût pour les étiquettes). Cette prestation permettra d’organiser la réception pour les nouveaux Saint Polois.

N 27 :

Un contrat d'acquisition de logiciels et de prestation de services a été passé avec Segilog, dont le siège social se situe rue de l’Eguillon à la FERTÉ BERNARD (72400). Le présent contrat a pour objet la cession du droit d’utilisation de logiciels avec documentation d’utilisation et la fourniture par Segilog à la commune d’une prestation d’assistance, de suivi et de développement.

Le contrat est conclu pour une durée déterminée de 3 ans, non prorogeable par tacite reconduction. Le coût de la prestation (pour la période du 15/03/2021 au 14/03/2024) est de : * 28 701 € HT pour l’acquisition du droit d’utilisation des logiciels

* 3 189 € HT pour la maintenance et formations

* 95 € HT par poste et par an

N 28 :

Des conventions de mise à disposition des locaux scolaires et de la salle Martin ont été passées avec la Communauté de Communes du Ternois pour les animations extrascolaires en période de vacances scolaires ainsi que les mercredis (8 septembre 2021 au 2 septembre 2022).

N 29 :

Une convention de mise à disposition d’un local de la Maison Pour Tous a été signée avec la Communauté de Communes du Ternois pour les animations luthothèque (septembre à décembre 2021).

N 30 :

Un contrat de prestation avec l'association "Véhicules de l'Artois" a été conclu pour l'exposition de véhicules militaires du samedi 04 septembre 2021.

N 31 :

Une convention a été passée avec le Basket Club Saint Polois afin de mettre à disposition un animateur municipal pour l’encadrement de l’équipe U 13 le mercredi après-midi (reconduction).

N 32 :

Une convention de mise à disposition d'une salle de la Maison Pour Tous a été signée avec l'AFP2I pour l'organisation d'une formation. Cette mise à disposition est effective du 04 octobre au 28 janvier 2022 selon un planning fourni. L’AFP2I s’engage à régler la somme de 15 € par demi-journée d’utilisation (tarif en vigueur).

N 33 :

Un contrat de prestation a été passé pour une déambulation accordéon avec l'association "Abat- jour" le samedi 11 septembre 2021 dans le cadre de la ducasse. Le montant de cette prestation est de 200 € TTC.5

N 34 :

Une convention de partenariat avec le SESSAD a été signée pour la mise en œuvre d’un accompagnement pour un enfant scolarisé à l’école primaire sur le temps de la restauration scolaire (le lundi). L’accompagnement mis en place par le SESSAD est assuré gratuitement. Le SESSAD prendra en charge la responsabilité des activités proposées. La présente convention est signée pour l’année scolaire 2021/2022.

Le Conseil Municipal a pris acte de ces informations.

2 2 – – C CO ON NS SE EI IL L M MU UN NI IC CI IP PA AL L

2-1 Présentation du rapport d’Observations Définitives de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion de la commune concernant les exercices 2015 et suivants

Le rapport d’Observations Définitives de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion de la commune concernant les exercices 2015 et suivants a été envoyé à l’ensemble des membres du Conseil Municipal avec la convocation et la note de synthèse.

Avant de présenter ce rapport, Monsieur le Maire souhaite expliquer le rôle de la Chambre Régionale des Comptes. La Chambre Régionale des Comptes (CRC) procède à une évaluation des politiques publiques locales. L'examen de la gestion permet à la Chambre de formuler des observations répondant à un triple objectif :

• apporter une information aux élus locaux sur d'éventuels dysfonctionnements • contribuer à l'amélioration de la gestion de la collectivité en l'invitant à corriger ou prévenir les dysfonctionnements relevés

• participer à la démocratie locale en informant le citoyen sur l'emploi des deniers publics et porte sur :

• la régularité des actes de gestion, c'est à dire la conformité au droit des opérations de dépenses et de recettes

• l'économie des moyens mis en œuvre dans l'utilisation des fonds publics • l'évaluation des résultats atteints par rapport aux objectifs fixés par le Conseil Municipal, c'est à dire l'efficacité de l'action de la collectivité.

Monsieur le Maire précise aux élus le déroulement de ce contrôle, à savoir :

• Ouverture du contrôle des comptes et de la gestion de la commune de Saint Pol sur Ternoise par courrier du Président de la CRC du 2 octobre 2020 adressé à Monsieur Benoît DEMAGNY, Maire et ordonnateur en fonction depuis le 28 mai 2020. Son prédécesseur, Monsieur Maurice LOUF, en a été avisé par lettre du 26 octobre 2020.

• Période du contrôle par la CRC : octobre 2020 à février 2021 piloté par un Magistrat avec 3 personnes sur place.

• 4 visites sur place en dehors de l’entretien d’ouverture le 16 octobre 2020 et l’entretien de clôture le 1er mars 2021.

• Transmission et analyse de documents par la CRC.

• La Chambre, dans sa séance du 11 mars 2021, a arrêté des OBSERVATIONS PROVISOIRES transmises au Maire et à son prédécesseur qui ont pu intervenir pour donner un avis sur la situation. Des extraits ont également été adressés à des tiers concernés.

• Après avoir examiné les réponses obtenues et entendu à sa demande, l’ancien DGS, la Chambre, dans sa séance du 7 juillet 2021 a arrêté les OBSERVATIONS DEFINITIVES.6

• Ce rapport ferme et définitif produit qui engage la CRC a été communiqué fin juillet 2021 à chaque partie en qui a pu produire des remarques avant fin août 2021 (remarques jointes en annexes du rapport).

• Le rapport d'observations définitives doit être communiqué à l'assemblée délibérante dès sa plus proche réunion (22 septembre 2021). Passée cette date, ces documents deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande.

• Cette mission de la Chambre est non juridictionnelle, contrairement au jugement des comptes des comptables publics.

Monsieur le Maire rappelle quelques précautions de confidentialité « ce document revêt un caractère confidentiel qu’il vous appartient de protéger jusqu’à sa communication à votre assemblée délibérante. Il conviendra de l’inscrire à l’ordre du jour de sa plus proche réunion, au cours de laquelle il donnera lieu à débat. Dans cette perspective, le rapport sera joint à la convocation adressée à chacun de ses membres. Dès la tenue de cette réunion, ce document pourra être rendu public, dans les conditions fixées par le code des relations entre le public et l’administration. » (Extrait du courrier du Président de la Chambre Régionale des Comptes Hauts- de-France).

Après ce rapport, des actions seront entreprises conformément à l’article L. 243-9 du code des juridictions financières : « dans un délai d'un an à compter de la présentation du rapport d'observations définitives à l'assemblée délibérante, l’ordonnateur de la collectivité territoriale ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre présente, dans un rapport devant cette même assemblée, les actions qu'il a entreprises à la suite des observations de la Chambre Régionale des Comptes ».

Monsieur le Maire débute la présentation du rapport de la Chambre Régionale des Comptes. Les éléments présentés ont été réalisés dans le passé. La situation est grave. Le Conseil Municipal devra être transparent et mettre en place des actions pour regarder l’avenir.

Les informations, ci-après, sont des extraits mot à mot de ce rapport.

Synthèse du rapport :

« La commune de Saint-Pol-sur-Ternoise (Pas-de-Calais) compte 4970 habitants. Elle appartient à la communauté de communes du Ternois dont elle est la ville-centre. En 2020, son budget est de l’ordre de 6 M€. Fin 2020, la collectivité présente une solvabilité financière satisfaisante, avec une capacité de désendettement de 7,4 ans. Pour s’assurer de la soutenabilité de son plan d’investissement, qui demeure à construire, elle devra élaborer une prospective financière lui permettant de préserver son niveau d’épargne et s’inscrire ainsi dans une trajectoire financière solide.

Entre 2015 et 2020, le conseil municipal a été privé de ses prérogatives en raison de la mise en place d’un système de décisions irrégulières reposant notamment sur trente-quatre délibérations non votées. Celui-ci s’est accompagné de graves manquements dans la gestion administrative de la commune laquelle n’était pas sous contrôle. »

« Une telle pratique l’a également exposée à des risques financiers, comme l’illustre la souscription d’une ligne de trésorerie de 600 000 € décidée par le directeur général des services alors en fonctions, ou encore la découverte d’un détournement de fonds par un agent de 10 600 €.

De même, l’assemblée délibérante a été privée, en partie, de son pouvoir de décision en matière de marchés publics. Ainsi, la réhabilitation de l’école maternelle Pignon, pour un coût de 3,5 M€ TTC, a été engagée sans l’autorisation formelle du conseil municipal.

De graves lacunes ont également été relevées dans la gestion des ressources humaines. Certains agents ont ainsi bénéficié d’avancements sur la base de délibérations non adoptées par le conseil municipal, ce qui a généré un coût pour la commune de 179 000 € et a été également à l’origine de primes et indemnités fixées irrégulièrement. »7

Monsieur le Maire précise que le potentiel détournement de fonds ne concerne pas uniquement la Ville mais également le Syndicat Intercommunal à Vocation Unique, SIVU (pour un montant total de 125 000 €).

Le rapport de la Chambre Régionale des Comptes est composé de 40 pages (119 pages avec les annexes). Il comporte 3 chapitres.

1 / UNE GOUVERNANCE ENTACHÉE DE GRAVES MANQUEMENTS

CONCLUSION INTERMÉDIAIRE

Entre 2015 et 2019, la gouvernance de la commune a connu de graves entorses aux dispositions légales et réglementaires. Le conseil municipal a, pour partie, été privé de ses prérogatives. Un système de « fausses délibérations » et d’actes irréguliers a été mis en place. Trente-quatre d’entre elles inscrites au registre n’ont, en réalité, pas été approuvées par l’assemblée délibérante.

Monsieur le Maire précise que pour ces fausses délibérations, le Conseil Municipal n’était pas informé de ces décisions soit parce que ces points n’étaient pas inscrits à l’ordre du jour, soit la délibération n’était pas en phase avec le procès-verbal. Certaines de ces délibérations n’ont pas été transmises à la Préfecture.

Les commissions permanentes prévues au règlement intérieur n’ont pas été suffisamment sollicitées. De même, la commission d’appel d’offres n’a pas été conduite à se prononcer sur d’importants marchés publics, comme celui de la réhabilitation de l’école de la commune.

Cette situation révèle une gestion des affaires communales qui n’était pas sous contrôle. De surcroît, les décisions prises, notamment en matière de gestion de personnel, ont exposé la collectivité à des risques juridiques et financiers. La Chambre évalue leur coût à 323 000 € pour la période 2015 à 2020.

1.1 Un conseil municipal privé, pour partie, de ses prérogatives

1.1.1. L’instauration d’un système de délibérations non adoptées

34 délibérations n’ont pas été débattues et approuvées par le conseil municipal.

Leurs projets n’ont pas été inscrits à l’ordre du jour des conseils municipaux.

Elles n’ont pas toutes été transmises au préfet, celles-ci n’ayant donc pas de caractère exécutoire. L’ancien directeur général des services a contracté une ligne de trésorerie de 600 000 € en 2019, sur la base d’une « fausse » délibération signée par ses soins.

Des travaux ont été engagés et payés sans approbation formelle du conseil municipal.

Treize délibérations ont modifié le tableau budgétaire des emplois communaux, ou n’ont pas respecté la décision du conseil municipal … ces promotions représenteraient, depuis 2016, un coût de 179 000 €. Les changements de grade des emplois créés n’ayant pas été approuvées par l’assemblée délibérante, ces dépenses sont intervenues à l’issue d’une procédure irrégulière.

Monsieur le Maire demande aux élus s’ils souhaitent s’exprimer. Ces éléments sont assez graves mais il est important qu’un débat se tienne. Ce débat va peut être rendu difficile étant donné l’absence de Monsieur LOUF mais néanmoins les élus peuvent poser des questions et Monsieur le Maire essayera d’y répondre dans la mesure de ses connaissances.

Madame Claude ROUSSEZ souhaite apporter des précisions concernant les fausses délibérations. Ce sont des délibérations qui ont fait l’objet parfois d’un rattachement, c’est un procédé certes que la Chambre Régionale des Comptes dénonce, car elle joue son rôle en le faisant. Madame ROUSSEZ pense que pratiquement toutes les collectivités territoriales, si elles étaient soumises à ce type de contrôle, ces pratiques seraient également relevées. Monsieur LOUF a envoyé ses arguments à la Chambre Régionale des Comptes notamment pour les promotions pour le personnel. Cés éléments se trouvent en annexe du rapport. Elle invite les élus à en prendre connaissance.8

Monsieur le Maire rappelle que la loi interdit le principe des fausses délibérations et il est surpris que Madame ROUSSEZ soupçonne que d’autres collectivités territoriales utilisent cette pratique. Une bonne partie de ces fausses délibérations concernent la gestion du personnel communal et les finances. La démocratie a mis en place un Conseil Municipal, et il ne comprend pas pourquoi certains sujets seraient abordés en assemblée délibérante et pas d’autres notamment les points les plus importants. Il rappelle que le pouvoir de décision revient au Conseil Municipal et non au Maire. Il est question d’argent public et non de l’argent du Maire. Concernant les arguments de Monsieur LOUF, ceux-ci seront présentés à la fin de la présentation du rapport.

Monsieur René GRANDSIR précise que Monsieur LOUF est retenu auprès de sa famille, c’est donc pour des raisons personnelles et familiales qu’il ne peut participer à cette séance du Conseil Municipal.

1.1.2. Un défaut d’informations du conseil municipal dans un contexte d’encadrement insuffisant des pouvoirs délégués au maire

En 2014, le conseil municipal a accordé une large délégation au maire.

Ce contexte a favorisé la gestion anormale décrite précisément.

L’ancien maire ne fournissait pas les informations nécessaires et les instances internes ne fonctionnaient pas normalement.

Aucune de ces commissions ne traitait les affaires financières.

La commune n’a pas fourni de pièces attestant de la convocation des membres de la commission d’appel d’offres et n’a pas transmis de procès-verbaux.

Dans l’opération réhabilitation de l’école maternelle 2015 et 2016, la commission d’appel d’offres ne s’est pas réunie.

Madame Danielle VASSEUR rappelle qu’il n’y a eu aucune commission d’appel d’offres pendant tout le mandat de 2014 à 2020. Un conseiller municipal de l’époque, qui siégeait dans cette instance, lui a confirmée. Elle précise qu’il y avait eu pendant cette période, des chantiers notamment la réhabilitation de l’école maternelle.

1.2 Une gestion des affaires communales dont le contrôle doit être revu

1.2.1 Une large délégation au directeur général des services non contrôlée

Depuis 2014, le maire a donné de larges délégations de signature en son absence au DGS, tout en déléguant aussi ses fonctions et sa signature à plusieurs adjoints pour assurer « la bonne marche de l’administration communale ». Toutefois, ces derniers n’ont pu que marginalement signer des actes en lieu et place du maire, le directeur général ayant exercé ce pouvoir, souvent même en dehors de toute absence du maire. Ainsi, en signant de manière électronique tous les bordereaux électroniques et de façon manuscrite certains d’entre eux, l’ancien DGS a exercé irrégulièrement les pouvoirs dévolus au seul ordonnateur.

Monsieur le Maire donne exemple de la signature des mandants. Ce pouvoir est dévolu uniquement au Maire en tant qu’ordonnateur.

Dans le domaine des marchés publics, il (le DGS) a signé en 2018 les contrats et devis relatifs aux prestations informatiques et télécommunication (cf. infra), ce qui n’était rigoureusement pas possible. En effet, les décisions concernant les marchés publics relèvent des compétences que le conseil municipal a déléguées au maire. Toutefois, celui-ci ne pouvait pas subdéléguer sa signature au directeur général, faute d’une mention explicite dans la délibération de cette possibilité. »

Dans le domaine de la gestion des personnels, des agissements identiques sont relevés.

Tous ces agissements ont pu prospérer, dans la mesure où le maire n’a pas contrôlé l’usage de sa délégation, ce qui n’est plus le cas depuis 2021, le champ de celle-ci ayant été significativement restreint.9

Monsieur le Maire informe que depuis le 30 juin 2020, la délégation au Directeur Général des Services (DGS) n’existe plus du fait que l’ancien DGS est en maladie depuis cette date. Lors de l’arrivée de la nouvelle Directrice Générale des Services, les délégations ont été réduites. Les responsabilités sont donc prises par le Maire.

1.2.2 Des décisions non régulières aux conséquences financières importantes

La Chambre évalue les conséquences financières des décisions litigieuses à 323 000 € pour la période 2015 à 2020 :

• Délibération - Modification du tableau des effectifs : 179 000 €

• Délibération - Souscription d’une ligne de trésorerie de 600 000 € : 4 200 €

Cette ligne a été souscrite par l’ancien DGS. Les 4 200 euros correspondant à des frais financiers. • Contrat - Marché de prestations informatiques sans mise en concurrence : 92 800 € • Délibération - Indemnités accessoires irrégulières : 37 180 € (* voir rapport CRC du CCAS) • Etat de frais de mission - Déplacements non justifiés : 9 820 €

Le DGS de l’époque est concerné par l’établissement de certaines de ces décisions, soit en les ayant signées, soit en n’ayant pas contrôlé l’action de ses collaborateurs. Dans sa réponse, il indique avoir « toujours agi en parfaite cohésion avec l’ancien maire et sous ses ordres » ou en faisant confiance à ceux-ci, même s’il reconnaît avoir une certaine part de responsabilité dans leurs défaillances. Au surplus, en tant que chef de service, il lui appartient de veiller à ce que les agents placés sous sa responsabilité exercent leurs fonctions avec « dignité, impartialité, intégralité et probité ».

La Chambre constate également que l’ancien DGS a tiré un profit personnel des décisions prises. Elle évalue ces avantages indus à près de 64 000 €.

• Au titre d’activités accessoires, qui se sont élevées, le concernant, à 37 068 €.

• En ne respectant pas les conditions d’attribution de son logement de fonction, il a bénéficié d’avantages estimés à 24 600 €.

• Il s’est octroyé 2 280 € de remboursements pour des missions non justifiées.

Un encadrement plus strict des délégations et un contrôle plus étroit de leur usage par le maire auraient permis d’éviter ces dérives.

Monsieur le Maire demande aux élus s’ils ont des questions concernant cette première partie. Aucune prise de parole n’étant sollicitée, il poursuit la présentation.

2 / DES MANQUEMENTS IMPORTANTS DANS LA GESTION DE LA COMMUNE

CONCLUSION INTERMÉDIAIRE

Le fonctionnement administratif de la commune et les procédures en matière de gestion financière, d’achat public et de ressources humaines présentent des désordres significatifs, aux conséquences financières et juridiques importantes.

Les dysfonctionnements et manques de contrôle sur la chaîne de la dépense, en particulier l’absence d’une comptabilité d’engagement fiable, ont autorisé entre autres des détournements de fonds. À défaut d’un changement d’organisation, de la mise en place de procédures rigoureuses et d’un contrôle effectif, il existe un risque sérieux que de tels actes puissent se reproduire.

Faute de structuration de la fonction « achat » et de procédures clairement établies, le respect des principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence n’est pas assuré.

Des irrégularités importantes ont été relevées dans la gestion des ressources humaines, dont les conditions d’intervention et de rémunération d’agents municipaux pour le centre communal d’action sociale et les avantages indus du logement de fonction dont a bénéficié l’ancien directeur général des services.10

2.1 Des manquements dans la gestion budgétaire et comptable

2.1.1. Une organisation interne déficiente

Pour sécuriser le circuit de dépenses, une réorganisation s’impose.

Le service « fait » est rarement constaté. En effet, très peu de mentions sur un document spécifique ou sur la facture ont été relevées. Cette tâche est régulièrement effectuée par le service des finances lors du mandatement, sans que celui-ci puisse s’assurer de son effectivité.

Monsieur le Maire précise qu’il n’y avait pas de chaîne des dépenses, à savoir : demande de devis, engagement, achat ou réparation, réception de la facture, vérification du service fait et paiement de la facture et que ces étapes doivent être réalisées par différents agents.

À leur réception, les factures doivent être payées dans un délai de 30 jours. Au cas d’espèce, les contrôles ont mis en évidence que celles déposées électroniquement sur le portail « Chorus » sont bien datées. Tel n’est pas systématiquement le cas de celles sous format papier, ce qui ne permet pas de s’assurer du respect des délais de paiement.

En matière de recette, les comptes présentés, fin 2019, un volume de 103 063 € de créances non recouvrées au titre de la tarification de la cantine scolaire. Cette situation découle d’une mauvaise organisation dans la commande des repas, quant à leur facturation et à leur recouvrement.

2.1.2. Des engagements juridiques non traduits comptablement

La Chambre a contrôlé le circuit interne de la prise en charge de la dépense, de son engagement à sa liquidation, en procédant par échantillonnage. En l’état, il ne permet pas de s’assurer que les engagements juridiques aient été traduits dans la comptabilité, ce qui expose la collectivité à des risques financiers, d’autant que le dispositif de contrôle informatique présente des limites.

Dans la pratique, les bons de commande ne sont pas toujours dématérialisés et enregistrés dans le logiciel financier de la commune, ce qui ne facilite pas leur archivage et leur suivi.

La mauvaise tenue de la comptabilité d’engagement ne permet donc pas de s’assurer de la sincérité des résultats des exercices 2015 à 2019.

L’ordonnateur de ne dispose pas de tableaux de bord fiables lui permettant de suivre ses crédits.

2.1.3. Des risques pris dans la gestion budgétaire et comptable aux conséquences graves pour la collectivité

2.1.3.1. La commune, victime d’un détournement de fonds

L’organisation non sécurisée du circuit de la dépense et l’absence de contrôle à chaque étape ont créé des conditions favorables à la réalisation d’opérations frauduleuses.

En 2020, la mission « risques et audit » de la direction départementale des finances publiques (DDFiP) du Pas- de-Calais a relevé qu’un agent municipal avait, l’année précédente, bénéficié irrégulièrement de trois virements, pour un montant total de 10 626 €. Ils ont été réalisés sur la base de factures falsifiées, empruntant l’identité d’un fournisseur de la collectivité et mentionnant des prestations inexistantes.

2.1.3.2 Des risques financiers dans les conditions d’utilisation des moyens de la collectivité Alors que l’évolution du prix moyen des carburants repris par l’INSEE est de + 30 % entre 2015 et 2019, la collectivité a subi, malgré la stabilité de sa flotte automobile, une augmentation de plus de 50 % pour ce poste en cinq ans.

En 2020, les frais de photocopies s’élèvent à 31 300 €, soit 4,5 fois plus que leur montant en 2015 (6700 €). Enfin, la Chambre relève que le dispositif de remboursement des frais de mission des agents comporte des fragilités et ne permet pas de s’assurer du bien-fondé des déplacements. Entre 2015 et 2020, les montants en cause s’élèvent en moyenne à près de 3 900 € par an, soit une somme totale de 23200 €, dont 60 % ont été versés à cinq agents.11

La Chambre a constaté qu’aucun contrôle des états présentés par les agents n’est réalisé. La Chambre demande donc à la commune de clarifier sans délai les conditions de remboursement des frais de missions de ses agents. Elle recommande de clarifier l’organisation afférente et de définir les procédures permettant de s’assurer de la traçabilité des opérations.

Monsieur le Maire précise qu’un suivi des frais de déplacement est désormais en place.

2.2 Des manquements dans la gestion des achats et des marchés publics

2.2.1. L’organisation de la fonction « achat » à clarifier

La commune n’a pas désigné de responsable chargé de la fonction «achat», qui pourrait être à même d’effectuer un recensement exhaustif des besoins, procéder à une évaluation des fournisseurs et contrôler la cohérence des prix et prestations proposées. Plusieurs agents interviennent, de l’identification des besoins à l’achat, sans que leur rôle soit défini. Ainsi, certains bons de commande sont présentés par des agents des services techniques, sans l’aval de leur supérieur.

2.2.2. Des procédures de commande publique non transparentes

2.2.2.1 Des entorses répétées aux règles de la commande publique : l’exemple de l’opération de réhabilitation de l’école maternelle Pignon

2.2.2.2 Des délais de dépôt des offres qui limitent la concurrence : l’exemple des marchés de voirie en 2015 et 2018

2.2.2.3 Le dépassement des seuils autorisés : l’exemple du marché de prestations informatiques et de télécommunication

La Chambre ne dispose pas des convocations et des comptes rendus, qui auraient permis de connaître les soumissionnaires invités à négocier et par là-même d’apprécier le respect du principe d’égalité de traitement des candidats.

En définitive, la Chambre observe, au travers des trois exemples évoqués, que l’organisation de la fonction « achat » et les procédures de mise en concurrence ne permettent pas d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.

Elle demande à la commune de définir des procédures et un fonctionnement qui garantissent le respect des principes fondamentaux de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, rappelés à l’article L. 3 du code de la commande publique.

Monsieur le Maire rappelle que pour le chantier de l’école maternelle le marché pour le maître d’œuvre a dû être relancé étant donné une erreur de procédure. En effet, une action en justice avait été lancée par une entreprise évincée lors de la première consultation. La prestation était en dessous des 15 000 €, seuil de l’époque, ce qui permettait de ne pas faire une ouverture à la concurrence. Par ailleurs, la Chambre a soulevé des négociations frauduleuses notamment par une société qui avait baissé son prix lors de la négociation. Pour terminer son chantier, cette même société a bénéficié de 5 avenants qui ont permis de remonter significativement le coût total de la prestation. Par ailleurs, pour ce chantier certains documents n’ont pas été transmis au contrôle de la légalité. Monsieur le Maire invite les élus à consulter les détails de l’analyse de ce chantier de la CRC dans le rapport. Par ailleurs, au niveau du marché de voirie, deux appels d’offres ont été lancés en 2015 et en 2018 mais avec des délais très courts rendant difficile la concurrence sur ces marchés.

Concernant les prestations informatiques, aucun marché n’a été lancé alors qu’au vu du montant de la dépense, à savoir environ 93 000 €, une consultation aurait dû être lancée.

2.3 Des manquements réitérés dans la gestion des ressources humaines

Les irrégularités relevées témoignent, entre autres, d’un manque d’expertise dans ce domaine.12

2.3.1. Le temps effectif des agents non contrôlé

La commune ne dispose pas de règlement ou de note interne encadrant l’organisation du temps de travail. Les modalités de décompte du temps de travail, de pose et de suivi des congés ne permettent pas en l’état de s’en assurer D’une part, la commune ne dispose pas d’un décompte automatisé du temps de travail. Les agents reportent sur une feuille de papier les heures effectuées, sans validation systématique par le supérieur hiérarchique.

Il en est de même du décompte déclaratif pour le versement d’indemnités horaires pour travaux supplémentaires (IHTS).

Par ailleurs, chaque agent tient son propre décompte des congés. Aucun tableau de suivi, ni collectif ni individuel, des droits à congés n’est tenu, ce qui ne permet évidemment pas de s’assurer qu’ils sont respectés. La Chambre recommande à la commune de définir une organisation efficiente permettant le suivi et le contrôle régulier du temps de travail des agents.

2.3.2. Les fragilités juridiques du régime indemnitaire

Monsieur le Maire précise que les agents bénéficient d’un traitement de base en fonction de leur grade et de leur échelon. A cela, ils peuvent bénéficier d’un régime indemnitaire (IFSE / CIA). L’IFSE (Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d'Expertise) est lié au poste et à la technicité et non pas à la personne. Il existe également un système de prime liée à la performance, individuelle, le CIA (Complément Indemnitaire Annuel), qui jusqu’à présent n’a pas été mis en place.

2.3.2.1 Le régime indemnitaire

La Chambre rappelle que le classement des fonctions occupées doit être effectué à partir de critères professionnels tels que l’encadrement, la technicité, l’expertise ou l’expérience requise, ou les sujétions particulières. Or, le conseil municipal et le comité technique n’ont pas débattu de ces critères. Faute de classement des fonctions, le montant et l’évolution accordés à certains agents ne sont pas justifiés. Pour exemple : L’IFSE accordée mensuellement à un responsable de service, agent de catégorie C classé en groupe 1, a augmenté de 56 % entre 2016 et 2019, sans qu’aucun changement de poste ne le justifie Celle concernant un autre cadre a progressé de + 53 % en novembre 2017.

Monsieur le Maire indique qu’il existe aucune cohérence dans la gestion du régime indemnitaire.

A contrario, l’indemnité de sept agents n’a pas fait l’objet d’un examen en 2020, alors que celui-ci doit intervenir au moins tous les quatre ans.

L’assemblée délibérante a retenu le principe de la mise en place du CIA en fixant des plafonds annuels par groupe de fonction. Toutefois, aucun versement n’a été effectué depuis 2016.

La Chambre observe que la mesure a été appliquée indistinctement à tous les personnels, si bien que la commune s’est privée d’un levier pour valoriser l’engagement professionnel et la manière de servir de ses agents. En réponse, le maire en fonctions confirme qu’« aucune équité et reconnaissance professionnelle juste n’existe dans le système mis en place, entraînant aujourd’hui des disparités importantes et des incohérences entre agents», ce que la Chambre l’invite à corriger.

2.3.2.2. La prime annuelle

La commune octroie à ses agents une prime annuelle au titre des avantages collectivement acquis. En 2020, 61 agents en ont bénéficié, pour un montant total de 98 000 €.

Sa revalorisation annuelle, dont le principe avait été acté en 1992, n’est pas régulière. Le maire est donc fondé à mettre fin à l’octroi de cette prime. En conclusion, la Chambre rappelle à la commune la nécessité de redéfinir un régime indemnitaire applicable aux agents, conforme à la réglementation.

Monsieur le Maire souhaite rassurer les agents. C’est la revalorisation annuelle qui pose problème. La négociation se fera de manière juste et équitable.13

2.3.3. Des interventions non régulières d’agents municipaux pour le centre communal d’action sociale La Chambre rappelle donc à la commune l’obligation d’encadrer, par convention, les mises à disposition de ses personnels auprès du CCAS.

Cinq autres agents interviennent de manière permanente pour l’établissement, au titre d’activités accessoires. La Chambre constate qu’ils n’ont pas sollicité, auprès du maire, l’autorisation de cumul d’activité accessoire prévue par la réglementation. De surcroît, ces interventions au titre d’activité accessoire sont juridiquement contestables.

En conséquence, pour la Chambre, jusqu’en février 2020, les cinq agents concernés ne pouvaient pas bénéficier de ces indemnités. Depuis, l’évolution du décret précité rend possible cette situation cumulative si la durée totale de service qui en résulte n’excède pas 15 % de celle de l’emploi à temps complet. En réponse, le maire actuel confirme que les missions réalisées pour le compte du CCAS « ne sont pas effectuées en dehors du temps de travail, et qu’elles font parties des missions du poste de l’agent ». En conclusion, la Chambre constate que les conditions d’intervention des agents communaux pour le compte du CCAS ne sont pas régulières, ce à quoi il convient de remédier.

2.3.4. La nomination non régulière d’un agent sur un emploi permanent

En 2014, le conseil municipal a renouvelé le contrat de collaborateur de cabinet existant depuis 2011. Le recrutement et la rémunération de l’intéressée sont conformes aux dispositions du décret no 87-1004 du 16 décembre 198732 et n’appellent pas d’observation.

Cette fonction est directement rattachée à celle du maire, et le contrat s’achève au plus tard à la fin de son mandat. Deux arrêtés du 9 mars 2020, rédigés de manière identique et signés par celui-ci et le directeur général des services alors en fonctions, actent la nomination de cet agent au titre des emplois permanents à temps complet au 1er avril, sur un poste d’adjoint administratif.

La loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 a reporté l’installation des conseils municipaux nouvellement élus. Ainsi, l’assemblée délibérante et le maire en exercice ont conservé leurs mandats jusqu’au 28 mai 2020. Jusqu’à cette date, la collaboratrice de cabinet, dont le contrat n’avait pas été dénoncé, ne pouvait donc occuper un emploi permanent dans la collectivité, conformément aux dispositions de l’article 2 du décret précité qui exclut une telle possibilité. De surcroît, les conditions matérielles de cette nomination sur emploi permanent apparaissent contestables, sous réserve de l’appréciation souveraine du juge administratif.

D’une part, les arrêtés précités font référence à une création d’emploi publiée par le centre départemental de gestion de la fonction publique territoriale. Or, ce dernier a enregistré la demande de la commune le 17 mars, soit postérieurement au 9 mars, date de l’arrêté portant nomination de l’agent. Au surplus, aucune publicité n’a été opérée. Ledit arrêté mentionne la candidature de la collaboratrice. La Chambre n’a pas obtenu la copie de cette dernière.

D’autre part, la création de l’emploi en cause l’a été dans des conditions qui interrogent. La délibération du 2 juillet 2019 signée par l’ancien DGS et portant modification du tableau des effectifs, par laquelle est créé le poste d’adjoint administratif, fait partie des actes pour lesquels l’approbation du conseil municipal n’est pas établie (cf. supra).

2.3.5. Les conditions non régulières d’attribution du logement de fonction à l’ancien directeur général des services et les avantages indus qu’il en a retirés

En 2014, le conseil municipal a attribué au DGS un logement de fonction pour nécessité absolue de service, ce qu’autorise la réglementation.

Par arrêté, l’ancien maire a fixé les conditions de cette mise à disposition.

La délibération et l’arrêté décrivent le logement dans des termes divergents.

Pour la première, il est de type 3 de 80 m², alors que pour le second il est de 100 m². En réalité, il est de type 4 et d’une superficie de 141 m².

La délibération et l’arrêté précisent que l’occupant supporte l’ensemble des réparations et des charges locatives (eau, gaz, électricité, chauffage), ce qui est conforme à la réglementation. Faute de compteurs individuels dans le logement, un forfait mensuel de 100 € a été retenu, lequel est revalorisé annuellement et régulièrement payé par le DGS. Pour la Chambre, ce montant est inférieur aux charges locatives dues.14

La délibération précitée rappelle que l’attribution d’un logement pour nécessité absolue de service constitue un avantage en nature.

• Celui-ci est donc soumis aux cotisations de Sécurité Sociale. Le conseil municipal et le maire n’ont pas précisé si la valorisation était appliquée forfaitairement ou à partir de la valeur locative du logement, ce qui est irrégulier. La Chambre observe que l’avantage a été valorisé à 273,38 € par mois, soit 3 280 € par an, sans qu’aucune pièce atteste du mode de détermination de ce montant. • Sous réserve de l’appréciation souveraine de l’URSSAF et des services des impôts, la Chambre a procédé à l’évaluation de cet avantage en nature. Il serait de 528 € 41 par mois sur la base de la méthode forfaitaire, de 410 € selon la valeur locative cadastrale, et de 676 € selon la valeur locative réelle. Dans les trois cas, le forfait fixé par la commune est inférieur à celui normalement dû, soit un différentiel estimé a minima à 9 800 € depuis 2015 au bénéfice de l’occupant.

La Chambre observe également qu’entre septembre 2015 et août 2020, cet avantage n’était plus comptabilisé dans la paye de l’agent.

Or, en sa qualité de responsable des services et de bénéficiaire de la fiche de paie, l’ancien DGS ne pouvait ignorer cette lacune. Un rappel de cotisations de 14 215 € a été opéré par la commune, dont 1 226 € à la charge du fonctionnaire. Ce dernier contestant ce rappel, il ne l’a pas réglé à ce jour.

La délibération prévoit, enfin, que la mise à disposition du logement implique une diminution de 50 % de la prime de fonctions de l’agent. Cette mesure n’a pas été respectée.

La minoration de moitié de sa part « fonctions » souhaitée par l’assemblée délibérante n’a jamais été appliquée. En conséquence, entre 2015 et 2020, ce sont 22 500 € de primes indues qui lui ont donc été versées. Également 2 100 € d’ordures ménagères n’ont pas été réclamées.

Pour la Chambre, en ne respectant pas scrupuleusement la réglementation ou en n’appliquant pas les décisions de l’assemblée délibérante, cette attribution de logement de fonction a généré un coût pour la commune de 24600 € entre 2015 et 2020.

Aussi, il lui appartient de se conformer aux dispositions du code général de la propriété des personnes publiques s’agissant de concessions de logement. La Chambre relève que des irrégularités similaires ont été relevées dans la gestion du centre communal d’action sociale.

Monsieur le Maire demande aux élus s’ils ont des questions concernant cette partie. Aucune prise de parole n’étant sollicitée, il poursuit la présentation.

3 / UNE SOLVABILITÉ FINANCIÈRE QUI RESTE SATISFAISANTE

CONCLUSION INTERMÉDIAIRE

En 2020, la situation financière de la collectivité a été peu affectée par la crise sanitaire. Son épargne brute s’est redressée depuis 2019 et sa solvabilité financière, mesurée à l’aune de la capacité de désendettement de 7,2 ans, est satisfaisante, d’autant que le niveau de trésorerie à la fin de l’exercice 2020 lui offre des marges de manœuvre.

Elle doit élaborer une prospective financière avec pour objectif de continuer à maîtriser ses charges tout en optimisant ses produits, et s’assurer ainsi de la soutenabilité d’un plan pluriannuel d’investissement, qui reste lui aussi à concevoir.

Elle doit, enfin, également veiller à la bonne information de l’assemblée délibérante et des citoyens sur sa situation financière et son évolution.15

3.1 Une trajectoire financière en voie de restauration

3.1.1. La capacité d’autofinancement se restaure mais demeure fragile

En 2020, la capacité d’autofinancement brut de la commune atteint 700 000 €. Elle est voisine de 12 % de ses recettes réelles de fonctionnement, ce qui est un ratio à peine supérieur au seuil d’alerte de 10 % communément retenu.

Monsieur le Maire indique que la solvabilité financière de la Ville est satisfaisante mais la capacité d’autofinancement pour rembourser les dettes est proche du seuil d’alerte.

Après une dégradation significative en 2018, dont les facteurs sont décrits ci-après, elle s’est, depuis, rétablie au niveau de 2016. Pour la Chambre, ce niveau satisfaisant aurait cependant pu être plus favorable, sans les coûts induits par les errements de gestion relevés précédemment.

3.1.2. Une stratégie d’investissement à construire

Entre 2015 et 2019, les dépenses d’équipement se sont élevées à 8,4 M€, soit en moyenne 1,7 M€ par an. En 2020, elles s’élèvent à 742 000 €, en net recul. La clôture d’opérations engagées précédemment, le renouvellement électoral et la crise sanitaire expliquent ce faible niveau.

Depuis 2015, les principales opérations sont les suivantes : la construction de l’école maternelle Pignon (3,5 M€), la réhabilitation d’un immeuble (1,1 M€), divers travaux d’enfouissement des réseaux et de rénovation de l’éclairage public (710 000 €), et la rénovation des trottoirs et parkings (660 000 €). La Chambre constate qu’elles ne s’inscrivent pas dans un plan pluriannuel d’investissement, reflet de la stratégie menée tant en matière d’acquisition et cession, que de renouvellement et d’entretien du patrimoine communal.

La fiabilité de l’inventaire des immobilisations, tenu par la commune, n’est pas acquise. En effet, un écart significatif de 7,9 M€ est constaté entre le montant de celles-ci (60,9 M€) et les informations de l’état de l’actif tenu par le comptable public, qui les évalue à 68,8 M€.

La Chambre invite donc la commune à se rapprocher de ce dernier pour les mettre en concordance.16

Elle l’invite également à parfaire la connaissance de son patrimoine, en réalisant un diagnostic lui permettant de formaliser, d’une part, un plan de maintenance courante et de gros entretien et, d’autre part, un plan pluriannuel d’investissement.

Entre 2015 et 2019, le financement propre de la commune s’est élevé à 5,5 M€. Il comprend l’autofinancement (1,4 M€), les subventions d’investissement reçues (1,4 M€), les produits du fonds de compensation de la TVA (1,1 M€), les fonds affectés à l’équipement (0,3 M€) et les cessions de trois immeubles (1,3 M€). La commune ayant accordé des subventions d’investissement de 300 000 € sur la période, il en résulte un besoin de financement peu élevé de 3,1 M€ entièrement couvert par le recours à l’emprunt.

3.1.3. Un endettement maîtrisé

Entre 2015 et 2020, la commune s’est endettée de 0,5 M€. Fin 2020, son encours de dette est de 5,2 M€. En six ans, le recul de la capacité d’autofinancement et l’augmentation de l’encours ont dégradé la capacité de désendettement, qui passe de 5,2 à 7,4 ans.

Toutefois, la solvabilité financière, mesurée à l’aune de ce ratio, est satisfaisante et la collectivité s’est inscrite depuis 2019 dans une trajectoire favorable, d’autant que le niveau de trésorerie de 929 000 € en 2020 lui offre une marge de manœuvre importante.

Avec celle-ci, elle pourrait utilement mener une réflexion en vue de rembourser par anticipation une partie de son endettement, diminuer la pression fiscale, ou encore engager de nouveaux investissements. La Chambre lui recommande d’élaborer une prospective financière pluriannuelle, comprenant des objectifs de consolidation de sa capacité d’autofinancement et d’utilisation de sa trésorerie. Ces différents points mériteraient d’être repris dans les documents d’orientations budgétaires de la commune qui, à ce stade et en contradiction avec les textes, ne comprennent pas de vision prospective.

Une meilleure articulation des compétences de la commune et de l’intercommunalité constituerait un levier d’économies.

Saint-Pol-sur-Ternoise appartient à la communauté de communes du Ternois. Cette dernière exerce de plein droit, en lieu et place de ses communes membres, certaines compétences définies à l’article L. 5214-16 du code général des collectivités territoriales. Le transfert d’une compétence à l’intercommunalité entraîne celui du service communal précédemment chargé de sa mise en œuvre.

Or, entre 2015 et 2019, la commune a exercé des services relevant d’une compétence de l’intercommunalité, ce que confirme son président en réponse. En effet, trois agents de son service « animation » ont proposé des actions (animations périscolaires, accueils de loisirs, journées familiales ou encore activités sportives) qui ont aussi été mises en œuvre au plan intercommunal.

Ces dépenses indues réduisent les moyens de la commune, à hauteur de 67 000€ de dépenses de personnel.

3.2 Le rapport d’orientations budgétaires s’inscrit dans une approche essentiellement rétrospective

3.2.1 Le rapport d’orientations budgétaires s’inscrit dans une approche essentiellement rétrospective Le conseil municipal débat annuellement des orientations budgétaires sur la base d’un rapport. La dimension prospective de ce rapport doit être renforcée, afin de permettre à l’assemblée délibérante d’appréhender la trajectoire de la commune à moyen terme.

Pour exemple, les emprunts souscrits en 2019, à hauteur d’1,2 M€, sont absents du rapport. Une amélioration est, toutefois, constatée en 2020 (l’encours de la dette au 31 décembre de l’année N ainsi que sa structure sont précisés).

3.2.2 La présentation incomplète des documents budgétaires

Les informations statistiques, fiscales et financières ne sont pas toutes renseignées dans les états prévus à cet effet. Ainsi, l’encours de dette et son niveau rapporté à la population.

En conclusion, la Chambre recommande de renforcer l’information de l’assemblée délibérante et des citoyens en respectant la réglementation fixant le contenu du rapport d’orientation budgétaire, en assurant la complétude des annexes budgétaires et en intégrant aux documents budgétaires une présentation brève et synthétique.17

En résumé, la Chambre Régionale des Comptes a formulé plusieurs rappels au droit, à savoir :18

La présentation du rapport de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion de la Ville est terminée.

Monsieur René GRANDSIR ressent un malaise par rapport à cette présentation. Il adhère au principe d’un contrôle de l’argent public. Cette présentation ressemble, pour lui, plus à un Tribunal qu’à une réflexion collective. Il s’étonne que la Chambre Régionale des Comptes n’ait pas reçu l’ancien Directeur Général des Services, le principal intéressé dans ce rapport. L’ancien Maire est absent. Ce n’est pas de la faute du Maire actuel. Monsieur GRANDSIR aurait aimé une analyse plus sereine en présence de toutes les parties. Il regrette le ton utilisé par la CRC notamment la dramatisation des expressions employées. Monsieur GRANDSIR reconnait que les irrégularités sont nombreuses et doivent être pointées. Cependant, la situation de la Ville de Saint Pol sur Ternoise n’est pas comparable aux affaires Balkany, de Levallois-Peret ou de Marseille. Avec cette présentation, Monsieur GRANDSIR pense comprendre que Monsieur le Maire s’engage à ne pas commettre d’irrégularités. Son équipe y veillera. Monsieur GRANDSIR a été pointé dans ce rapport pour deux signatures irrégulières. Il se souvient que pour l’une de ces signatures, il s’est interrogé sur le bien fondé de l’acte qui lui a été présenté, à savoir une aide d’urgence à une famille. La procédure n’a pas été respectée car il y avait urgence dans cette situation : une famille était dans le besoin. Il pense que l’humain ne doit pas être oublié dans les procédures surtout pour les élus locaux. Il souhaiterait que les élus s’interrogent sur le nombre de signatures réalisées pendant la durée d’un mandat.

Monsieur le Maire informe que l’ancien Directeur Général des Services a bien été contacté par la Chambre Régionale des Comptes. Il est surpris que Monsieur GRANDSIR minimise les faux actes. Il est question d’usage de faux en écriture publique. La sanction peut être de 150 000 € d’amende et 10 ans d’emprisonnement.19

Concernant les fausses délibérations, Monsieur le Maire indique que Monsieur GRANDSIR a signé une fausse délibération pour le compte du CCAS alors qu’il était uniquement 2ème Adjoint au Maire et une fausse délibération pour la Ville pour la création de deux emplois communaux.

Monsieur GRANDSIR indique qu’il était question de deux contrats pour des saisonniers.

Monsieur le Maire précise que l’ancien Directeur Général des Services a indiqué qu’il ne pouvait pas attendre les vraies délibérations étant donné qu’il n’y avait pas de Conseils Municipaux. La nouvelle équipe est en place depuis plus d’un an et elle n’a jamais été confrontée à ce problème. En cas de besoin, un Conseil Municipal est organisé. Concernant l’aide d’urgence évoquée par Monsieur GRANDSIR, la Maison Départementale de la Solidarité peut également intervenir à ce sujet et palier à l’urgence. Il existe une législation, l’organisation de la commune doit être « carré ». La population s’est exprimée lors des élections municipales, les élus doivent agir en toute confiance et transparence. L’argent de la commune est de l’argent public et non celui du Maire.

Monsieur Jean Claude GIROT rappelle la chance d’être dans un pays démocratique avec des services qui contrôlent les communes et les institutions. Il n’est pas simple de gérer une commune avec des procédures lourdes, plus lourdes que celles d’une entreprise ou d’une association. Il y a eu des irrégularités et des dysfonctionnements. Il y a des pistes d’améliorations. Monsieur GIROT retient des précédentes mandatures qu’il y a eu des réalisations importantes notamment l’école maternelle. Même si on ne peut pas comparer la Ville de Saint Pol sur Ternoise avec la Ville de Marseille, la Presse de cette région met en avant des manquements graves au niveau de l’éducation, de la construction et de l’entretien des écoles, ce qui n’est pas le cas à Saint Pol sur Ternoise. Monsieur GIROT attire l’attention des élus sur la réponse de Monsieur le Maire concernant la vente des bijoux de famille, notamment l’immeuble de la rue des Procureurs. Il est vrai que la Ville ne percevra plus les 140 000 € de loyer annuel. Néanmoins, il précise que ce bâtiment est vétuste avec des problèmes d’accessibilité et des conditions de travail pour les salariés du Département. Il était nécessaire de repenser ce site. La Ville aurait pu voir de nouveau un service public quitter le territoire. La Maison du Département Solidarité est un lieu très important pour la protection de l’enfance, dans le cadre de l’accompagnement des familles qui sont en difficultés. Pour lui, la vente de ce bâtiment au profit du Département est une décision juste par l’ancienne municipalité, ce qui permet par la même occasion de ne pas avoir une nouvelle verrue en centre-ville. Pour mémoire, le Département investira environ 3 millions d’euros pour réhabiliter ce site, somme que la commune n’aurait pas pu investir. Monsieur GIROT retient de ce rapport que la solvabilité de la Ville est satisfaisante. Il aimerait que la Chambre Régionale des Comptes ait davantage de moyens afin de pouvoir contrôler plus de communes et d’institutions pour pointer les dysfonctionnements, améliorer le fonctionnement des collectivités territoriales et améliorer le service rendu aux habitants.

Monsieur le Maire souhaite préciser que même si la procédure du marché de l’école maternelle n’a pas été faite dans les règles, il était cependant nécessaire d’entreprendre ces travaux. Ce rapport ne remet pas en cause les décisions politiques.

Monsieur le Maire souhaite apporter des explications complémentaires concernant la solvabilité de la commune. Celle-ci reste satisfaisante. La solvabilité c’est le fait d'être solvable et de pouvoir payer ses créanciers. Monsieur le Maire présente à l’assemblée une « slide » Budget 2021 du Conseil Municipal du 12 avril 2021 :20

Approche Hors Polopolos & hors cession d’immeuble & hors report d’excédent de2020

Approche Hors Polopolos & hors cession d’immeuble avant Amortissements

Il convient d’optimiser les charges, car les produits sont de 5 592 K€, le delta est donc de 175 K€ et la Ville a 322 K€ d’amortissements ou 505 K€ de remboursement de capital.

Monsieur le Maire indique qu’il est difficile d’analyser ces éléments avec des grands chiffres. Il a donc proratisé ces éléments avec des chiffres parlant au quotidien.

Chiffres proportionnels au Budget 2021 – Hors report des années précédentes • Vous avez un revenu total de 1 000 €.

• Vous avez des factures à payer de 970 €.

• Vous êtes en situation de solvabilité qui reste satisfaisante : vous pouvez payer vos factures. • Vous dégagez un excédent de 30 €.

• Vous devez rembourser vos emprunts déjà contractés 90 €.

• Vous avez une capacité à rembourser de 120 € grâce au report de l’année précédente. • Vous êtes proches du seuil d’alerte.

• La Ville peut rembourser les emprunts grâce au report de l’année précédente : Pour mémo : 411 K€ pour 2021 (équivalent 71 € dans l’exemple).

• Dans l’exemple du dessus, vous ne pouvez pas vous acheter une voiture à crédit car vous devez attendre qu’un autre emprunt s’arrête.

• Et en plus, vous avez vendu des maisons qui vous rapportaient environ un loyer de 30 €.21

Monsieur le Maire présente un autre cas de figure :

Monsieur le Maire préfèrerait que la Ville se trouve dans le deuxième cas de figures. Il attire l’attention des élus sur la capacité d’autofinancement de la Ville qui se restaure mais demeure fragile (page 32 du rapport de la CRC). « En 2020, la capacité d’autofinancement brut de la commune atteint 700 000 €. Elle est voisine de 12 % de ses recettes réelles de fonctionnement, ce qui est un ratio à peine supérieur au seuil d’alerte de 10 % communément retenu. »

Un emprunt de 2005 tombe en 2021 avec une annuité de - 63 K€/an. Un autre emprunt a débuté en 2020 avec une annuité de + 23 K€/an. Un emprunt de 2006 tombe en 2022 avec une annuité de - 49 K€/an. En 2022, la Ville pourrait remboursement en plus l’équivalent de 70 K€ / an, à condition d’avoir toujours des reports d’excédents.

Pour information, avec la crise sanitaire, le prix de la molécule de gaz a explosé. L’impact pour la commune est estimé à plus ou moins de + 100 K€/an. Avec la renégociation du contrat de chauffe, la baisse pour la commune aurait dû être de 130 K€/an (avant la négociation 330 K€/an après la négociation 200 K€/an).

Monsieur le Maire propose quelques réflexions « Macro » :

• La Ville ne peut pas supporter les amortissements.

• La Ville ne peut pas vendre un immeuble tous les ans.

• La Ville a perdu des loyers : 140 K€/an de l’immeuble rue des Procureurs. • La Ville vit sur les reports d’excédents et/ou vente d’immeubles.

• La Ville n’est pas capable de rembourser le capital de la dette par l’excédent dégagé (remboursement capital de 505 K€).

Monsieur le Maire souhaite désormais présenter les annexes fournies par Monsieur LOUF. Il propose de reprendre point par point ces arguments.

1. Des conditions d’études difficiles pour la CRC, ne permettant pas une analyse complète qui retrace réellement la gestion administrative de la Ville, de 2014 à 2020.

Monsieur le Maire indique que les agents de la Chambre Régionale des Comptes sont des professionnels et que la crise sanitaire n’a eu aucun impact sur leur analyse.22

2. Une situation financière satisfaisante : Le rapport de la CRC indique une épargne brute qui s’est redressée, une solvabilité financière QUI RESTE satisfaisante, un niveau de trésorerie en 2020 qui offre des marges de manœuvre.

Monsieur le Maire rappelle à l’assemblée la présentation qu’il vient de faire la différence entre la situation financière et la solvabilité. Il y a sans doute une confusion entre ces deux mots.

Madame Claude ROUSSEZ précise qu’il n’y a pas que confusion. Pour elle, Monsieur le Maire a fait sa démonstration en s’appuyant sur l’analyse de la CRC. Elle précise qu’au point 3.1.3 de ce rapport, la CRC n’indique pas seulement que la solvabilité est satisfaisante mais également que l’endettement est maîtrisé et que la commune est capable d’engager des nouveaux investissements. Elle regrette que Monsieur le Maire n’ait pas mis en avant ces aspects positifs. Madame ROUSSEZ a l’impression que tout est mis en place pour charger en négatif la gestion de la commune par l’ancienne municipalité. Elle a l’impression d’être soupçonnée d’avoir été malhonnête.

3. Une gouvernance dynamique et responsable, malgré des contraintes de fonctionnement

Monsieur le Maire indique que concernant les fausses délibérations, les arguments apportés sont faux (annexe M. Louf - pages 5 & 6).

a / Sécurisation de la rue de la Paix : à aucun moment, ce point est inscrit dans le rapport du Conseil Municipal du 19 décembre 2019 (voir le rapport en annexe des arguments de Monsieur DEMAGNY concernant le rapport de la CRC).

b / Renouvellement adhésion centre de gestion : effectivement ce point a été délibéré en 2015 sauf que le contrat avait une échéance au 31 décembre 2019. Une fausse délibération a été rattachée au Conseil Municipal du 19 décembre 2019 avec des nouveaux taux.

c / Cession de 4 parcelles : une délibération a été prise le 03 juillet 2012. Le notaire en charge de l’acte de vente a demandé en date du 25 septembre 2018 de réactualiser cette délibération, d’où la fausse délibération rattachée au Conseil Municipal du 1er octobre 2018.

d / Annulation de location de salles : un titre a été établi qui devait être annulé. Pour ce faire une fausse délibération a été rattachée au Conseil Municipal du 1er octobre 2018. e / Précisions sur des délibérations

• Pour la subvention Halte Répit, la délibération dont parle Monsieur LOUF est celle qui autorise le dépôt de dossier au Département, votée le 1er octobre 2018. Par contre, la délibération du 14 octobre 2019 qui porte sur l’acceptation de la subvention est bien une fausse délibération.

• Indemnités des élus : ce point n’a jamais été abordé au Conseil Municipal du 27 février 2017.

• RIFSEEP : une délibération a été votée le 13 juin 2016, par contre, bloquée par la Préfecture qui demandait des précisions, lesquelles ont été faites avec une fausse délibération rattachée au Conseil Municipal du 22 septembre 2016.

• Travaux barreau ZI : la délibération N° 22/09/16-05 est légale (celle dont Monsieur LOUF parle). Par contre, la délibération N° 22/09/16-07B est illégale en partie (dépenses rajoutées en plus) il y a 2 délibérations pour un même sujet.

Monsieur le Maire lit la conclusion du courrier de Monsieur LOUF « Et tout au long de ces 6 années de mandat, ces délibérations qualifiées d’irrégulières par la CRC, qui auraient induit des dépenses illégitimes pour la commune, ne m’ont jamais été signalées comme telles ni par les services municipaux, ni par ceux de la Trésorerie Publique, ni par ceux de la Préfecture. »

Monsieur le Maire estime que c’est une attitude irresponsable car il est question de reporter la faute sur les agents municipaux, sur la Trésorerie et sur la Préfecture.23

Monsieur le Maire présente maintenant les annexes qu’il a transmis à la CRC. Il a précisé que concernant « l’instauration d’un système de délibérations non adoptées » (page 7 du rapport de la CRC), l’ancien Maire parle d’une « transcription erronée des débats ». Monsieur le Maire a indiqué dans son argumentaire les éléments suivants « Ces propos viennent mettre en cause l’agent chargé de la retranscription des débats et décisions. Cette allégation nous semble relever d’un manque de responsabilité de l’ancien Maire. Effectivement cette dernière nous semble en complet décalage avec le niveau de compétences et qualités professionnelles que nous pouvons reconnaître à cet agent. L’agent concerné proposait à la relecture de Monsieur LOUF et Monsieur GASTON les projets de rapports des Conseils Municipaux pour validation avant diffusion. Il est aussi à noter, que le DGS et le Maire sont responsables de la relecture de ces procès-verbaux avant mise au vote de l’ensemble des rapports au Conseil Municipal ».

Concernant la capacité d’autofinancement (page 33 du rapport de la CRC), sur la période 2015 à 2020, les budgets de la Commune et du CCAS ont bénéficié de recettes exceptionnelles liées à la cession d’immeubles. Deux conséquences à moyen terme de ces décisions : la dégradation des capacités d’autofinancement s’est trouvée partiellement masquée (vente des bijoux de famille, avec un appauvrissement du patrimoine municipal) et une perte de loyers conséquente pour les années futures : environ 140 000 € / an.

Madame Betty SOYEZ rappelle qu’elle n’était pas membre du Conseil Municipal à l’époque. La CRC a fait un rapport à charges étant donné qu’elle doit pointer les dysfonctionnements et les irrégularités dans le fonctionnement des collectivités afin de rendre des comptes et de faire respecter la loi. Le mandat de l’ancienne équipe ne se limite pas aux éléments de la CRC. Elle rappelle que de nombreuses choses ont été faites pendant les 6 ans de ce mandat. Cette analyse va permettre de modifier le fonctionnement de la commune. Madame SOYEZ espère que la nouvelle équipe va être en capacité de respecter toutes ces consignes. Elle précise que les membres de l’ancienne équipe ont fait de leur mieux, y ont mis tout leur cœur et qu’ils n’avaient pas de mauvaises intentions. Elle précise que « personne n’est censée ignorer la loi, mais à contrario personne ne sait tout par rapport à la loi et surtout dans la gestion d’une collectivité car les réglementations changent et évoluent vite ». Madame SOYEZ indique que certaines personnes penseront qu’il y a eu de la négligence et trop de liberté à certaines personnes. Elle insiste sur le fait que le précédent mandant ne se limite pas au rapport de la CRC mais des bonnes choses ont été réalisées ces dernières années. Toutes les décisions qui ont été prises n’étaient pas toutes illégales. L’équipe n’était pas constituée par des grands truands. Elle trouve certains propos déplacés et qu’il y a eu une analyse personnelle de certains mots.

Monsieur le Maire ne souhaite pas épiloguer sur ce dossier. Il précise que la CRC a constaté des manquements graves, des embauches, des indemnités accessoires irrégulières et des décisions injustifiées. L’ancien DGS en a profité pour 64 000 € ce qui explique la position de Monsieur le Maire d’être dur à son égard.

Madame SOYEZ ne remet pas en cause le rapport de la CRC et les faits qui ont été mis en avant. Cette situation est déplorable mais elle ne voudrait pas que la précédente mandature soit réduite à ces irrégularités. Elle met en avant le nombre de délibérations régulières qui ont été prises et le travail qui a été accompli. Elle espère que les choses positives soient mises en avant car ces éléments ont fait avancer la Ville de Saint Pol sur Ternoise. Madame SOYEZ souhaite, qu’étant donné que la nouvelle équipe a tous les éléments pour redresser cette situation et ne pour ne pas commettre d’erreur, tout sera fait dans les règles. Elle rejoint la position de Madame ROUSSEZ concernant le nombre de Maires qui se sont déjà retrouvés dans la même situation, à savoir commettre des irrégularités involontairement du fait notamment de l’évolution des lois.

Monsieur le Maire ne remet pas en cause le Conseil Municipal d’avant. En effet, ces membres n’étaient pas au courant des faits. Les faits concernent uniquement l’ancien Maire et l’ancien DGS. Par ailleurs, il ne pense pas qu’il existe beaucoup d’élus qui embauchent des agents sans en avertir leurs assemblées délibérantes. 60 % des fausses délibérations concernant les emplois et la finance.24

Il est questions de deniers publics. Monsieur le Maire termine en précisant qu’effectivement l’ancienne équipe a réalisé cependant des bonnes choses.

Monsieur le Maire indique à l’assemblée communale que l’ensemble des agents de la Ville seront reçu le 23 septembre après-midi afin de leur présenter ce rapport. Il faudra plusieurs années pour rectifier cette situation notamment pour la cohérence des ressources humaines. Une réorganisation interne a démarré (méthode de travail, responsabilité, capacité à prendre des décisions, flux d’informations, pilotage, formations,…). Il faudra regagner la confiance des agents pour qu’ils gardent une bonne motivation. Il existe de nombreux dossiers à examiner budgets, cantines, locations de biens, chauffage … Il n’existe aucune architecture informatique, tout est à construire. Au niveau juridique, tout est à reprendre. Tout ce travail ne se voit pas mais est capital : ce sont les fondations pour le futur. Monsieur le Maire aimerait mieux être sur le terrain que dans son bureau, mais dès qu’un nouveau dossier est ouvert, celui-ci est souvent mal monté ou des pièces sont manquantes.

Le Conseil Municipal prend acte de la communication du rapport d’observations définitives sur la gestion de la commune concernant les exercices 2015 et suivants et a débattu sur ce document.

Conformément à l’article L.243-9 du code des juridictions financières, les élus ont eu connaissance que dans un délai d'un an à compter de la présentation de rapport à l'assemblée délibérante, un point sera fait des actions qui ont été entreprises à la suite des observations de la Chambre Régionale des Comptes.

Monsieur le Maire présente succinctement le rapport de la CRC sur la gestion du Centre Communal d’Action Sociale (C.C.A.S.) concernant les exercices 2015 et suivants.

Le rapport de présentation est composé de 21 pages (30 pages avec les annexes).

Les informations, ci-après, sont des extraits mot à mot de ce rapport.

Synthèse du rapport :

« Comme l’ensemble des centres communaux d’action sociale (CCAS), celui de Saint-Pol-sur-Ternoise (Pas-de- Calais) est un établissement public administratif rattaché à la commune, disposant d’une autonomie administrative et financière, même si la subvention municipale constitue sa principale ressource. Ces établissements doivent être administrés par un conseil d’administration, composé paritairement de membres élus par le conseil municipal en son sein et de membres désignés par le maire.

Or, pour la période 2015 à 2020, sa gouvernance et sa gestion administrative présentent de nombreux dysfonctionnements qui font écho à ceux concomitamment relevés par la Chambre dans son rapport d’observations sur la commune.

Ainsi, la commission administrative, censée faire office de conseil d’administration, est privée pour partie de ses prérogatives, cinquante-deux délibérations importantes régissant le fonctionnement du CCAS n’ayant pas été adoptées. Certaines ont permis d’attribuer indûment des indemnités pour un montant de 37 180 €. Par ailleurs, l’établissement s’est dépossédé de 8 400 € de recettes en octroyant irrégulièrement des logements à titre gratuit. »

« Comme l’ensemble des centres communaux d’action sociale (CCAS), celui de Saint-Pol-sur-Ternoise (Pas-de- Calais) est un établissement public administratif rattaché à la commune, disposant d’une autonomie administrative et financière, même si la subvention municipale constitue sa principale ressource. Ces établissements doivent être administrés par un conseil d’administration, composé paritairement de membres élus par le conseil municipal en son sein et de membres désignés par le maire.

Or, pour la période 2015 à 2020, sa gouvernance et sa gestion administrative présentent de nombreux dysfonctionnements qui font écho à ceux concomitamment relevés par la Chambre dans son rapport d’observations sur la commune.25

Ainsi, la commission administrative, censée faire office de conseil d’administration, est privée pour partie de ses prérogatives, cinquante-deux délibérations importantes régissant le fonctionnement du CCAS n’ayant pas été adoptées. Certaines ont permis d’attribuer indûment des indemnités pour un montant de 37 180 €. Par ailleurs, l’établissement s’est dépossédé de 8 400 € de recettes en octroyant irrégulièrement des logements à titre gratuit. »

1 / LA GOUVERNANCE ET LE PILOTAGE ADMINISTRATIF SONT ENTACHÉS DE GRAVES DYSFONCTIONNEMENTS DONT CERTAINS AGENTS ONT SU TIRER PROFIT

CONCLUSION INTERMÉDIAIRE

La gouvernance et la gestion administrative du centre communal d’action sociale de Saint-Pol-sur-Ternoise ont été marquées par des décisions prises sur la base de cinquante-deux délibérations qui n’ont pas été votées par la commission administrative, faisant fonction de conseil administration. Celle-ci a été privée pour partie de ses prérogatives d’assemblée délibérante et le directeur de l’établissement a, par là-même, outrepassé ses délégations. Ces actes ont permis à certains agents de bénéficier d’indemnités et de logements de fonction dans des conditions favorables, ce qui représente pour le CCAS 37 180 € de dépenses indues et 8 400 € de recettes non perçues.

Ces constats sont identiques à ceux relevés par la Chambre à l’occasion du contrôle des comptes et de la gestion de la commune.

2 / UNE RÉFLEXION EST À ENGAGER EN VUE D’UNE GESTION PLUS EFFICIENTE

CONCLUSION INTERMEDIAIRE

Le centre intercommunal d’action sociale exerce l’instruction des demandes d’aides sociales légales et propose des prestations aux habitants du territoire du Ternois, et donc aux Saint-Polois.

Celles proposées par le centre communal sont complémentaires, mais plus limitées. La résidence autonomie qu’il gère accueille des personnes âgées peu dépendantes issues de tout le territoire du Ternois et au-delà. Une nouvelle analyse des besoins sociaux du territoire s’impose, pouvant être l’occasion de réfléchir à une meilleure efficience de l’organisation actuelle.

La présentation du rapport de la Chambre Régionale des Comptes sur la gestion du CCAS est terminée.

Monsieur le Maire indique qu’il s’agit d’un constat du passé. Monsieur le Maire souhaite que les élus restent optimistes. Il rassure les élus, ils peuvent faire confiance à l’équipe en place. Il faut désormais construire l’avenir en s’appuyant notamment sur les axes d’améliorations préconisés par la CRC. La population peut compter sur les agents, les conseillers municipaux que ce soit la majorité ou la minorité et les membres du bureau municipal. Il faudra retrouver la confiance des citoyens. Il espère pouvoir parler prochainement de projets pour oublier ce rapport. Il donne rendez-vous aux élus dans un an pour présenter les actions qui auront été mises en place.

Monsieur le Maire présente les améliorations qui ont déjà été actionnées :

 Arrêt total des fausses délibérations depuis le 28 mai 2020.

 Formation et explication auprès des agents responsables pour les sensibiliser aux décisions, délibérations et arrêtés.

 Réduction de la délégation accordée au DGS actuel.

 Signature papier de tous les mandats et des titres par le Maire ou en cas d’absence par un des 2 adjoints ayant une délégation de signatures, après vérification du service fait.  Arrêt des primes accessoires pour 4 agents et en cours pour 1 agent après passage aux différentes instances.26

 Convention de mise à disposition du personnel Ville vers le CCAS, Foyer et SIEP, passée en Conseil Municipal de juin 2021. Ce projet de convention est prévu au prochain Conseil d’Administration du CCAS et du Comité Syndical du SIEP.

 Arrêt du logement de fonction de l’ancien DGS depuis le 15 janvier 2021 (pas de logement prévu pour le nouveau DGS).

 Correction de l’absence de cotisation pour le logement de l’ex DGS en juillet 2020.  Engagements sont pour la plupart saisis depuis juin 2020.

 Pilotage budgétaire avec 2 points de situation par an, notamment sur les masses les plus importantes.

 Récapitulatif de tous les contrats/conventions en cours pour assurer un meilleur suivi et anticiper d’éventuels renouvellements.

 Travail en cours sur les coûts des photocopies et frais de téléphonie.

 Mise en concurrence régulière pour les achats significatifs.

 Mise en place en cours d’une procédure d’achat public conformément à la réglementation avec implication des agents concernés.

 Horaires de travail des agents validés par le N+1 et suivi des heures supplémentaires effectuées.  Mise en place (avec validation en Comité Technique avec les représentants du personnel) d’un formulaire de demandes d’autorisation d’absence (congés, récupération,…).

 Travail collaboratif entre DGS et les responsables des services et les agents avec sensibilisation aux aspects administratifs, organisationnels et financiers.

 Démarrage d’une réelle volonté de mettre en place une vraie politique de ressources humaines (modèle de fiche de poste et entretiens professionnels, recrutement sur savoir être et savoir-faire, …).  Recrutement en cours d’une personne avec expérience en finances et RH.  Comité Technique consulté et informé avec réponses apportées aux questions posées.  Réorganisation des services en cours, présenté en Comité Technique fin juin 2021 et présentée à l’ensembles des agents (Ville, CCAS, Foyer) lors d’une réunion début juillet 2021.  Mise en place d’une lettre d’information interne trimestrielle.

 Organisation de la gestion de la cantine en cours (anticiper les demandes d’inscription des enfants à la cantine).

 Pilotage optimisé des dépenses de façon à faire remonter la CAF.

 Non recours à l’emprunt pour ne pas aggraver la situation.

 Amélioration de la présentation au Conseil Municipal du DOB (Débat d’Orientations Budgétaires): tableau de bord, prospective financière, ratios significatifs,…

Aucune prise de parole n’étant sollicitée et l’ordre du jour étant épuisé, Monsieur le Maire lève la séance à 20 heures 20.