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Procès Verbal - 14 mise en place du teletravail modification n1
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Déliberation - 8.1 RESSOURCES HUMAINES – MISE EN PLACE DE LASTREI
unknown - Communauté d'agglomération - Pays de Fontainebleau - 2021 134 Ressources Humaines Mise en place du teletravail a la CAPF
Document publié le Vendredi 1 janvier 2021
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays de Fontainebleau - 2021 134 Ressources Humaines Mise en place du teletravail a la CAPF)
Thèmes du document : Travail et emploi, Dialogue social, Grandes et moyennes entreprises,
y. Pays de
Ja Fontainebleau
Extrait du registre des délibérations de la séance du conseil communautaire du 16 décembre 2021
Délibération n° 2021-134 - Ressources Humaines - Mise en place du télétravail à la communauté d'agglomération du Pays de Fontainebleau
Membres élus 61
Membres en exercice 61
Présents ou ; / 59
représentés
Ne prend pas part 0
au vote
Votants 57
Abstention 0
Blancs ou nuls 0
Suffrage exprimés 57
Majorité absolue 29
Pour 57
Contre 0
L'an deux mil vingt-et-un, le 16 décembre, à compter de 19h00, le conseil communautaire, régulièrement convoqué en date du 10 décembre 2021, s'est réuni à La Samoisienne à Samois-sur-Seine sous la présidence de M. Pascal GOUHOURY.
Membres présents :
M. Pascal GOUHOURY, Président.
Mmes Françoise BICHON-LHERMITTE, Françoise BOURDREUX-TOMASCHKE, Isabelle BOLGERT, Francine BOLLET, Véronique FÉMÉNIA, Anne-Sophie GUERIN, Lamia KORT, Marie HOLVOËT, Hélène MAGGIORI, Naciba MESSAOUDI, Mylène MUSY, Marie-Charlotte NOUHAUD, Chantal PAYAN, Sonia RISCO, Pascale TORRENTS-BELTRAN, Isabelle TORQUE et Nathalie VINOT.
MM. Christophe BAGUET, Christian BOURNERY, Michel CALMY, Michel CHARIAU, Jean-Claude DELAUNE, David DINTILHAC, Richard DUVAUCHELLE, Patrick GAUTHIER, Julien GONDARD, Michaël GOUÉ, Francis GUERRIER, Pascal GROS, Thomas IANZ, Fabrice LARCHÉ, Fabrice MALCHERE, Yann MOREAU, Nicolas PIERRET, Jean-Philippe POMMERET, Patrick POCHON, Daniel RAYMOND, Thierry REYJAL, Alain RICHARD, Laurent ROUSSEL, Laurent SIGLER, Gérard TAPONAT, Alain THIERY, Gérard THOMAS, Yannick TORRES, Vitor VALENTE, Frédéric VALLETOUX et Anthony VAUTIER.
Membres ayant donné pouvoir :
Mme Magali BELMIN donne pouvoir à M. Thierry REYJAL
Mme Gwenaël CLER donne pouvoir à M. Frédéric VALLETOUX M. Thibault FLINE donne pouvoir à Mme Hélène MAGGIORI
Mme Anne GHYSSENS donne pouvoir à M. Alain THIERY
M. Olivier MAGRO donne pouvoir à Mme Marie-Charlotte NOUHAUD Mme Cécile PORTE donne pouvoir à M. Fabrice LARCHÉ
Mme Judith REYNAUD donne pouvoir à M. Julien GONDARD
Mme Marie-Laure VASSEUR donne pouvoir à M. Christian BOURNERY Accusé de réception en préfecture 077-200072346-20211224-2021-134-DE Date de réception préfecture : 24/12/2021 Membres absents :
Mme Sophie BERTHOLIER
Mme Aurélie BRICAUD
Mme Audrey TAMBORINI
M. Cédric THOMA
Secrétaire de Séance : M. Pascal GROS.
Rapporteur : Mme Véronique FEMENIA
Ce point a été présenté à la commission finances, ressources humaines et mutualisation du 7 décembre 2021.
Il est fait référence aux textes suivants :
« le code général des collectivités territoriales,
+ laloin° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, + laloin° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale,
e le décret n°85-603 du 10 juin 1985 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale, e le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature, ° le décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature,
e l'avis du comité technique en date du 30 septembre 2021.
Le décret n° 2016-151 du 11 février 2016, modifié par le décret n° 2020-524 du 5 mai 2020, détermine les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique.
La définition, la durée et l'aménagement du temps de travail des agents territoriaux sont fixés par l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale. Il est ainsi proposé à l'assemblée de définir les modalités d'exercice du télétravail à la communauté d'agglomération du Pays de Fontainebleau.
Les activités éligibles au télétravail sont les suivantes :
+ Activités rédactionnelles (rédaction d'actes administratifs, de rapports, de notes de synthèse, de notes de services, de marchés publics, de comptes rendus, de conventions, de courriers...) ;
« Activités administratives (montage, suivi et animation de réunions, préparation d'ateliers, préparation de formations...) ;
« Activités financières (gestion de bons de commande, de factures, de la paie...) : + Activités informatiques (mise à jour du site internet, animation de réseaux sociaux, dépannage informatique...) ;
e Activités de suivi des formations en distanciel.
Les activités ou tâches non éligibles au télétravail sont les suivantes : e Activités nécessitant d'assurer un accueil ou une présence physique effective dans les différents locaux de la communauté d'agglomération (accueil, tenue d'ateliers, animation, surveillance de locaux, travaux de maintenance, entretien des locaux ou des espaces, contrôle de chantiers...) ;
+ Activités nécessitant l'utilisation en format papier de dossiers de tous types ou nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre ; + Activités portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en-dehors des locaux de la communauté d'agglomére*--
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Accusé de réception en préfecture
077-200072346-20211224-2021-134-DE
Date de réception préfecture : 24/12/2021 Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amenée à évoluer, sans qu'il soit nécessaire de redélibérer.
Article 2 - Lieu d'exercice du télétravail
Le télétravail a lieu exclusivement au domicile de l’agent.
Article 3 - Critères pris en compte pour apprécier la demande de télétravail
A. Éligibilité des activités au télétravail
Le supérieur hiérarchique, en lien avec le service des ressources humaines, définira si les activités réalisées par l'agent sont éligibles au télétravail et si elles sont en quantité suffisante pour donner lieu à télétravail.
En effet, l'autorisation de télétravail dépend d’une analyse des activités. Un agent peut être concerné par le télétravail à condition qu'il accomplisse des activités pouvant, d'une part, être effectuées à distance de son lieu de travail et étant, d'autre part, en quantité suffisante pour pouvoir être regroupées lors d'une journée de télétravail.
B. Capacité de l'agent à télétravailler
Le supérieur hiérarchique, en lien avec le service des ressources humaines, vérifiera que l'agent dispose des aptitudes nécessaires pour télétravailler.
En effet, la mise en place du télétravail nécessite de repenser l'organisation du travail. Le télétravail impose un management davantage centré sur l'autonomie et la responsabilité des agents, le contrôle par les résultats et le respect des délais.
Pour ce faire, le supérieur hiérarchique devra apprécier l'aptitude de l’agent à télétravailler, selon les critères suivants : capacité à être autonome et discipliné, à travailler de manière organisée, à gérer son temps et à respecter les délais fixés, à rendre compte de façon régulière et complète et à maitriser les technologies de l'information et de la communication.
C. Intérêt du service et nécessités de service
Le supérieur hiérarchique, en lien avec le service des ressources humaines, définira si la demande de télétravail est compatible avec l'intérêt et les nécessités de service.
En effet, le supérieur hiérarchique est responsable du bon fonctionnement de son service et de l'animation de la dynamique collective. L'attribution de jours de télétravail aux agents doit ainsi permettre une parfaite continuité du service et ne pas déséquilibrer l'organisation globale de la communauté d'agglomération.
D. Conformité des installations du domicile de l'agent aux spécifications techniques
Les spécifications techniques des installations du domicile sont détaillées dans l'annexe 1.
Le domicile de l'agent devra notamment disposer d'un espace de travail adapté permettant de travailler dans de bonnes conditions notamment d'ergonomie.
Cet espace dédié au télétravail devra respecter les règles de sécurité notamment en matière d'installation électrique.
Cet espace devra également être équipé d’une connexion internet avec un débit suffisant (environ 8Mbit/s) pour réaliser l’activité professionnelle en télétravail.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 Enfin, l'agent devra veiller à ce que son assurance habitation couvre le risque lié à l'exercice du télétravail au domicile.
Article 4 - Modalités d'organisation du télétravail
A. Principe : télétravail régulier
1. Nombre de jours de télétravail
Il sera attribué un maximum de 2 jours de télétravail au cours de chaque semaine de travail, dans la limite d’un temps de présence sur le lieu de travail qui ne peut être inférieur à 2 jours par semaine.
2. Jour fixe et jour flottant
Dans un souci d'organisation des services, mais aussi de flexibilité, le télétravail s'articulera de la manière suivante :
e Pas plus d’un jour fixe par semaine ;
° Pas plus d’un jour flottant par semaine.
Une journée pourra être scindée en 2 demi-journées. L'agent pourra moduler sa demande.
Pour utiliser les jours flottants, l'autorisation devra être sollicitée par l'agent auprès de son supérieur hiérarchique, au moins 5 jours ouvrés avant le jour souhaité.
Les jours de télétravail pourront être annulés en fonction des nécessités de service et ne seront pas rattrapés.
3. Durée de l'autorisation de télétravail
La durée de l'autorisation de télétravail est d'un an. L'autorisation prévoira une période d'adaptation de trois mois.
Un mois avant la fin de l'autorisation, celle-ci pourra être renouvelée par arrêté, après entretien et avis favorable du supérieur hiérarchique et après consultation du service des ressources humaines.
En cas de changement de fonctions, l'agent devra présenter une nouvelle demande de télétravail.
B. Exception : télétravail ponctuel
1. Nombre de jours de télétravail
Lorsque l’agent ne souhaite pas télétravailler de manière régulière ou qu'il n’a pas sollicité le maximum de 2 jours de télétravail, une autorisation ponctuelle pourra être délivrée pour un recours temporaire au télétravail. Cette autorisation sera accordée pour réaliser une activité déterminée et ponctuelle, correspondant à une activité éligible au télétravail.
Il sera attribué un maximum de 2 jours de télétravail au cours de chaque semaine de travail, dans la limite d'un temps de présence sur le lieu de travail qui ne peut être inférieur à 2 jours par semaine.
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Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 2. Jour fixe et jour flottant
Dans un souci d'organisation des services, mais aussi de flexibilité, le télétravail s’articulera de la manière suivante :
e Pas plus d'un jour fixe par semaine ;
° Pas plus d'un jour flottant par semaine.
Une journée pourra être scindée en 2 demi-journées. L'agent pourra moduler sa demande.
Pour utiliser les jours flottants, l'autorisation devra être sollicitée par l'agent auprès de son supérieur hiérarchique, au moins 5 jours ouvrés avant le jour souhaité.
Les jours de télétravail pourront être annulés en fonction des nécessités de service et ne seront pas rattrapés.
3. Durée de l'autorisation de télétravail
La durée de cette autorisation est strictement limitée à la réalisation de l’activité déterminée et n'est pas renouvelable.
C. Dérogation au nombre de jours maximum de télétravail
Il peut être dérogé au nombre des 2 jours maximum dans les cas suivants : - pour une durée de six mois maximum, à la demande de l’agent dont l'état de santé, le handicap ou l'état de grossesse le justifie et après avis du médecin de prévention ; cette dérogation est renouvelable dans les mêmes conditions, après avis du médecin de prévention ;
-_ lorsqu'une autorisation de télétravail est demandée en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou au travail sur site (pandémie, événement climatique, grève des transports publics, situation d’urgence...).
Articl - Modalités d'autorisation du télétravail
A. Demande de l'agent
Le télétravail peut être sollicité par les fonctionnaires et les agents contractuels de l’agglomération.
L'agent devra ainsi solliciter par écrit l'exercice du télétravail. Un formulaire type sera mis à disposition par le service des ressources humaines.
L'agent devra transmettre les documents nécessaires au service des ressources humaines. Ce dernier contactera le supérieur hiérarchique qui complètera la demande.
Afin de favoriser l'intégration des nouveaux agents, un délai de quatre mois est mis en place
avant que l'agent ne puisse solliciter le télétravail.
B. Réponse à la demande de l'agent
Le supérieur hiérarchique et le service des ressources humaines apprécieront la compatibilité de la demande de télétravail par rapport aux critères d'appréciation énoncés à l'article 3 et aux nécessités de service.
Une réponse écrite est donnée à la demande de télétravail dans un délai d'un mois maximum à compter de sa date de réception par le service des ressources humaines ou de la date limite de dépôt quand une campagne de recensement est organisée.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 1. Accord
L'acte autorisant l'exercice des fonctions en télétravail mentionnera notamment : - Les activités exercées en télétravail :
-_ Le lieu d'exercice du télétravail :
- Les modalités d'organisation du télétravail (nombre de jours, durée de l'autorisation, durée de la période d'adaptation...) ;
- Les heures de travail durant lesquelles l'agent exerce ses activités en télétravail et les modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail ;
-_ La nature et les conditions d'installation, de restitution, d'utilisation et de maintenance
du matériel mis à disposition de l'agent ;
- La date de prise d'effet du télétravail.
Lors de la notification de cet acte, le service des ressources humaines remettra à l'agent une copie des règles prévues par la présente délibération et un document rappelant ses droits et obligations.
2, Refus
Le refus opposé à une demande d'autorisation ou de renouvellement de télétravail doit être motivé et précédé d'un entretien avec le supérieur hiérarchique, accompagné si besoin du service des ressources humaines.
La communauté d'agglomération peut ainsi refuser le télétravail (incompatibilité avec les critères énoncés à l’article 3, nécessités de service...).
C. Fin du télétravail
Il peut être mis fin au télétravail, à tout moment et par écrit, à l'initiative de la communauté d'agglomération ou de l'agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois. Pendant la période d'adaptation de trois mois, ce délai de prévenance est ramené à un mois.
Ces délais de prévenance peuvent être réduits en cas d'accord entre les deux parties. Dans le cas où la communauté d'agglomération met fin à l'autorisation de télétravail sans accord de l'agent, le délai de prévenance de deux mois peut tout de même être réduit à un mois, en cas de nécessité du service dûment motivée.
L'interruption du télétravail à l'initiative de la communauté d'agglomération doit être motivée et précédée d'un entretien avec le supérieur hiérarchique, accompagné si besoin du service des ressources humaines.
La commission administrative paritaire ou la commission consultative paritaire compétentes
peuvent être saisies, par l'agent concerné, du refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement de télétravail formulée par lui, ainsi que de l'interruption du télétravail à l'initiative de la communauté d'agglomération. Ce refus peut également faire l’objet d'un recours contentieux devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois à compter de sa notification.
Article 6 - Règles e
des données
L'agent en télétravail s'engage à utiliser le matériel de la communauté d'agglomération à des fins strictement professionnelles et à respecter les règles d'utilisation des outils informatiques en vigueur au sein de l’agglomération.
Il s'engage à veiller à ce que les données traitées au domicile demeurent confidentielles et ne soient pas accessibles à des tiers.
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 Article 7 - Formation aux équipements et _outils nécessaires à l'exercice du télétravail
Les agents autorisés à télétravailler seront accompagnés, si besoin, par le service informatique dans la bonne utilisation des équipements et outils nécessaires à l'exercice du télétravail.
Article 8 - Temps de travail et modalités de contrôle
Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu de travail.
A. Temps de travail
Les règles relatives au temps de travail et aux horaires de travail sont applicables dans les mêmes conditions, que l’agent exerce son activité sur son lieu de travail ou hors des locaux de la communauté d'agglomération.
Un agent en télétravail doit consacrer son temps de travail à son activité professionnelle, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.
Lorsque l'agent exerce son activité en télétravail, il effectue les mêmes horaires que ceux réalisés à la communauté d'agglomération. Durant ces horaires, l'agent doit pouvoir être joignable. Un agent en télétravail pourra notamment être amené, à la demande de son supérieur hiérarchique ou des nécessités de service, à rester joignable pendant des plages horaires fixes afin de faciliter les échanges et d'apporter de la souplesse.
L'agent n'est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail. Si l'agent quitte son lieu de télétravail pendant ses heures de travail, sans autorisation préalable de son supérieur hiérarchique, il pourra faire l'objet d'une procédure disciplinaire.
Les bonnes pratiques en matière de déconnexion sont également valables en télétravail.
B. Modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail
L'agent doit être en mesure de rendre compte de l'intégralité de son activité professionnelle pendant son temps de télétravail. Le contrôle de l’activité de l'agent relève du supérieur hiérarchique.
Un agent en télétravail pourra notamment être amené, à la demande de son supérieur hiérarchique, à effectuer des auto-déclarations (mail en début et en fin de journée de travail) ou à faire usage de tout autre outil de gestion du temps de travail déployé par l'agglomération.
du télétravail
A. Sécurité et protection de la santé
Les règles relatives à la sécurité et à la santé des travailleurs sont applicables dans les mêmes conditions, que l'agent exerce son activité sur son lieu de travail ou hors des locaux de la communauté d'agglomération. Les conseils ergonomiques relatifs au poste de travail et le matériel de travail y afférent sur prescription médicale sont également valables dans les deux modalités de travail.
L'agent en télétravail s'engage à respecter les dispositions légales et réglementaires en matière de santé et de sécurité au travail.
Pace 7 sur Q E -
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 L'agent en télétravail est couvert pour les accidents survenus à l’occasion de l'exécution des tâches confiées par la communauté d'agglomération. Il s'engage à déclarer tout accident survenu sur le lieu de télétravail.
Un accident intervenant en dehors du domicile de l'agent, pendant les heures normalement travaillées, ne pourra donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service. De même, aucun accident domestique ne pourra donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service.
Le poste en télétravail fera l'objet d'une évaluation des risques professionnels au même titre que l’ensemble des postes de travail de la communauté d'agglomération.
B - Accès du CHSCT au lieu d'exercice du télétravail
Les membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) peuvent procéder à intervalles réguliers à la visite des services relevant de leur champ de compétence. Ils bénéficient pour ce faire d'un droit d'accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées.
Les membres du CHSCT vérifieront lors des visites la bonne application des règles applicables en matière d'hygiène et de sécurité.
L'accès au domicile du télétravailleur est subordonné à l'accord de l'agent, dûment recueilli par écrit. L'agent qui refuse une visite pourra voir son autorisation de télétravail retirée ou non renouvelée.
- Matériels mis à disposition et modalités de prise en charge des coûts du télétravail
A. Matériels mis à disposition
La communauté d'agglomération prend en charge et met à disposition les outils suivants : ° la fourniture de l'équipement informatique nécessaire et des accessoires associés (matériel individuel ou en pool...) :
« l'accès à la messagerie professionnelle et aux logiciels nécessaires à l'exercice des activités en télétravail ;
° la fourniture d'une solution de téléphonie (téléphone portable professionnel individuel ou de pool, renvoi de ligne fixe sur son téléphone personnel...) ; + les fournitures de bureau.
De manière exceptionnelle, un agent pourra être autorisé, par le service des ressources humaines en lien avec le service informatique, à utiliser ses équipements informatique et téléphonique personnels (jours flottants de télétravail, autorisation ponctuelle de télétravail, non disponibilité du matériel professionnel...).
L'agent en télétravail assurera la mise en place des matériels et leur connexion au réseau, en lien si besoin avec le service informatique.
Dans le cas où la demande est formulée par un agent en situation de handicap, la communauté d'agglomération mettra en œuvre au domicile de l'agent les aménagements de poste nécessaires, sous réserve que les charges consécutives à la mise en œuvre de ces mesures ne soient pas disproportionnées, notamment compte tenu des aides qui peuvent compenser, en tout ou partie, les dépenses engagées à ce titre par la communauté d'agglomération.
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 B. Maintenance et restitution
La communauté d'agglomération assure également la maintenance des équipements fournis. Afin de pouvoir bénéficier des opérations de support, d'entretien et de maintenance, il appartient à l'agent en télétravail de rapporter régulièrement les matériels fournis et de faire part au service informatique de tout problème.
À l'issue de la durée d'autorisation d'exercice des fonctions en télétravail, l'agent restituera à la communauté d'agglomération l'ensemble des matériels qui lui ont été confiés.
C. Coûts
L'agglomération ne prendra pas en charge les coûts liés aux abonnements privés de l'agent (téléphone, internet, électricité, eau...).
Article 11 - Bilan annuel
Le télétravail fera l'objet d'un bilan annuel présenté au comité technique et au comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et par la suite au futur comité social territorial.
Article 12 - Date d'effet
Les dispositions de la présente délibération prendront effet à compter du 1° janvier 2022.
Il est demandé à l'assemblée :
d'approuver la mise en place du télétravail selon les modalités décrites précédemment ;
-__ d'autoriser M. le Président à signer tout acte à intervenir dans ce cadre et à effectuer toutes les démarches nécessaires à l'exécution de la délibération.
Décision :
L'assemblée décide, à l'unanimité :
- d'approuver la mise en place du télétravail selon les modalités décrites précédemment ;
- d'autoriser M. le Président à signer tout acte à intervenir dans ce cadre et à effectuer toutes les démarches nécessaires à l'exécution de la délibération.
Fait les jours, mois et an susdits,
Ont signé les membres présents.
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Certifié exécutoire SR RrBES m2 RTE Publication le en
Le présent acte administratif peut faire l'objet d’un recours pour excès de pouvoir dans les deux mois suivant sa publication et sa transmission au représentant de l'État auprès du tribunal administratif de Melun ou par l'application Télérecours citoyénre =raceihls 3 nsrtir 40 site www.telerecours.fr
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Date de réception préfecture : 24/12/2021 Accusé de réception en préfecture
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