Déliberation - DELIB 21 12 2017 70

Documents similaires

Déliberation - DELIB 21 12 2017 63

Déliberation - DELIB 21 12 2017 64

Déliberation - DELIB 21 12 2017 65

Déliberation - DELIB 21 12 2017 68

Déliberation - DELIB 21 12 2017 61

Déliberation - DELIB 21 12 2017 73

Déliberation - DELIB 21 12 2017 60

Déliberation - DELIB 21 12 2017 67

Déliberation - DELIB 21 12 2017 62

Déliberation - DELIB 21 12 2017 72

Déliberation - DELIB 21 12 2017 70 Document publié le Vendredi 15 décembre 2017 par la commune de Roncq. Lien du pdf (Déliberation - DELIB 21 12 2017 70)Thèmes du document : Banque, Handicap et inclusivité, Institutions publiques, DÉPARTEMENT RÉPUBLIQUE FRANCAISE

DU NORD COMMUNE DE RONCQ

ARRONDISSEMENT ---000---

DE LILLE

Extrait du Registre

CANTON Des

TOURCOING-1I Délibérations du Conseil Municipal

---000---

N° d’ordre 21/12/2017/70

L’an deux mille dix-sept, le vingt et un décembre à 18 h30, les membres du Conseil Municipal se sont réunis salle du conseil, aux Anciennes Ecuries, en cette commune, en session ordinaire, sous la présidence de M. Rodrigue DESMET, Maire, suivant convocation du 15 décembre 2017.

NOMBRE DE CONSEILLERS MUNICIPAUX EN EXERCICE LE 21 DECEMBRE

2017: 33

PRESENTS : @0)

Rodrigue DESMET - Antonio DA SILVA - Chantal NYS -— Patrick BOSSUT - Thérèse-Marie COUVREUR - Peggy ROBERT - Michel PETILLON - Annick CASTELEIN - Thibault TELLIER - Anne THOREZ - Claudine ZAHM - Réjane CASTEL - Rose-Marie BUCHET - Dany DELBECQUE - Colette DEBEUF — Claudie RIUS - Laurent WINDELS — Vincent LEDOUX - Thierry MITTENAERE - Nathalie CARDON - Xavier DUQUESNE - Mustapha GUIROUS - Franck GILME - Alexandra COUSTY - Fernando ROCHA - Jaquelina FONSECA - Louis COSYN - Patrick VANDAMME - Jean-Luc WABANT - Eric ZAJDA

PROCURATION : «)

Jean-Valéry MONVOISIN donne procuration à Laurent WINDELS

Jonathan GLIBERT donne procuration à Jaquelina FONSECA

ABSENTE : (1)

Jeannique VANDEWIELE

SECRETAIRE :

Louis COSYN

- CHALLENGE RAID -

- ACTION INTERCOMMUNALE -

- PARTENARIAT AVEC L'ASSOCIATION POUR LES LOISIRS DES JEUNES «aLs DE LINSELLES -

- NOUVEAUX CONVENTIONNEMENTS POUR 2018, 2019 ET 2020 -

Nod'ordre 21/12/2017/70 - Page E sur 3Depuis 2003, la ville de Roncq est partenaire de l’Association pour les Loisirs des Jeunes (ALI) de Linselles, tout comme les communes de Bondues, Bousbecque, Linselles et Wervicq-Sud, dans le cadre du « Challenge Raid » organisé chaque week-end de Pentecôte.

Un des objectifs fondamentaux de ce rendez-vous vise à proposer aux jeunes (8-25 ans) et à leurs parrains un temps fort leur permettant d’établir de nouveaux contacts sociaux. Dans un esprit familial et une ambiance de kermesse, où dominent l'entraide et la confiance... ce Challenge Raïd offre aux participants (concurrents. parrains, bénévoles.) l’occasion de se dépasser, à apprendre à vivre en collectivité, de développer le sens de la solidarité et favoriser les bonnes pratiques sportives.

Les activités physiques et sportives sont un vecteur essentiel en lien avec ces objectifs. Différentes épreuves sont ainsi proposées aux raiders telles que VTT, orientation, course à pied, canoë kayak, javelot, carabine, quad, jeu laser, saut à l'élastique, triathlon, bourle, boule ferrée…

Compte tenu de l'intérêt de ce dispositif en direction de nos jeunes et de leurs familles, dans son esprit comme dans sa fréquentation (150 Roncquois ayant participé au RAID 2017), il vous est proposé par la présente délibération :

- de reconduire pour la période 2018/2020 la participation de la commune au Challenge Raïd ;

- d’autoriser en conséquence Monsieur le Maire à signer les conventions annuelles d’actions correspondantes avec l’ALJ, et notamment la convention 2018 jointe en annexe de la présente délibération ;

- que la commune se mobilise au sein du groupe partenariat, composé de membres de chaque ville, qui est chargé de trouver des financements avec un objectif de résultat de 13.000 €. A noter à ce titre que la convention 2018 stipule, dans son article 9, qu’en cas de défaut de partenariat actif relativement au démarchage de financement, celui-ci sera réparti entre les différentes villes au prorata des efforts consentis par chaque ville dans la recherche de partenaires ;

- de fixer notre participation financière annuelle à 4.500 € pour la période 2018/2020 (participation 2018 prévisionnelle de 3,420€). La participation communale résultant :

1. du nombre de raiders et parrains (participation) ;

2. des frais de coordination en fonction du nombre d’habitants ;

Nd'ordre 21/12/2017/70 - Page 2 sur 3Cette participation pourra, le cas échéant, être augmentée comme défini dans

l'alinéa précédent.

La commission plénière municipale a examiné cette question lors de sa séance du

14 décembre 2017.

ADOPTEE

POUR 5 32

CONTRE 1: 0

ABSTENTION : 0

Pour extrait conforme,

Le Maire,

Rodrigue DESMET

Certifié exécutoire compte-tenur 2 J

de la transmission en Préfecture le : 2. A2

et de la publication Le :. 23 M DIT

Le Maire ,-77 >

RAT

7 Rodrigue DESMET

DGS

Nod'ordre 21/12/2017/70 - Page 3 sur 3à Convention d'action 2018 challenge raid

Entre les soussignés

D'une part,

L'Association pour les Loisirs des Jeunes (A.L.J.),

12, rue de Bousbecque — B.P. 50025

59497 — Linselles cedex

juliendhalluin59@gmail.com

Représentée par son Président, Monsieur DHALLUIN Julien,

Et, d'autre part,

La Ville de Bondues, représentée par Monsieur DELEBARRE Patrick, Maire La Ville de Bousbecque, représentée par Monsieur BEEUWSAERT Alexandre, Maire La Ville de Linselles, représentée par Monsieur LEFEBVRE YVES, Maire La Ville de Roncq, représentée par Monsieur DESMET Rodrigue, Maire La Ville de Wervicq-Sud, représentée par Monsieur JACOB Jean-Gabriel, Maire

Il a été convenu ce qui suit

Article 1 : objet de la convention & objectifs du Challenge Raid proposés par le Comité Organisateur

La présente convention a pour objet de déterminer le partenariat entre les Villes partenaires du Challenge Raïd et l'A.L.J. ainsi que l'engagement de chacune des parties.

L'objectif principal est d'une part de proposer à des jeunes de 8 à 25 ans un temps fort, leur permettant d'établir de nouveaux contacts sociaux et renforcer les liens familiaux et, d'autre part, les amener à se dépasser et à apprendre à vivre en collectivité, dans la solidarité et favoriser les bonnes pratiques sportives. C'est pourquoi, cette manifestation ne proposera pas d'alcool à la vente.

Article 2 : fonctionnement & rôle du Comité Organisateur

L'organisation du Challenge raid repose sur un Comité Organisateur (C.O.). Il comprend : - le Président de l'A.L.J,

- un élu de chaque Ville partenaire,

- des agents communaux de chaque Ville partenaire,

- des membres d'associations,

- des membres indépendants.

La coordination générale du projet est assurée par un technicien de la Ville de Linselles, conformément à la convention qui lie la Ville de Linselles et l'A.L.J.

Le coordinateur est : Guillaume GHESQUIER - jeunesse@ville-linselles.com — 06 37 77 56 80

Il est le garant de l'échéancier, du dépôt du dossier de la manifestation auprès de la Préfecture et des relations internes du comité,

Le C.O. prend ses fonctions dans le courant du mois de septembre, sur convocation du Président de l'A.L.J. Le C.O. propose les objectifs, le fonctionnement, l'échéancier, les modalités d'inscription et le programme selon un budget prévisionnel. Ces éléments organisationnels sont repris dans un document intitulé, « les bases synthétiques du challenge raid ».

Il est convenu que chaque ville détermine un technicien et un élu référents pour le suivi des thèmes ci-dessous et afin de pourvoir à toutes difficultés rencontrées lors de la manifestation en intervenant et prenant les décisions qui s'imposent : - partenariat/ communication

- épreuves / sécurité

- alimentation

- bivouac

- encadrement des épreuves (bénévoles)

Les référents favoriseront la prise en charge de ces domaines de compétences sur leur commune et ne sont pas obligatoirement des membres du C.O.à Convention d'action 2018 challenge raid

Le suivi du projet sera assumé par :

Pour la ville de Bondues,

Elu référent : Eric DESREUMAUX edesreumaux@nordnet.fr

Technicien référent : Frédéric ALLART jeunesse@mairie-bondues.fr

Pour la ville de Bousbecque,

Elu référent : Gérald DUCOULOMBIER gerald.ducoulombier@bousbecque.fr Technicien référent : Thibault OSTYN thibaut.ostyn@bousbecque.fr

Pour la ville de Linselles,

Elue référente : Pascale DHALLUIN p.dhalluin@ville-linselles.com

Technicien référent : Sébastien DECROIX sebastien.decroix@ville-linselles.com

Pour la ville de Roncq,

Elu référent : Thierry MITTENAERE thierry.mittenaere@roncq.fr

Technicien référent : Johan VANDER-ELSTRATE johan.vanderelstrate@roncq,.fr

Pour la ville de Wervicq-Sud,

Elus référents : M. le Maire maire@wervicq-sud.com et David HEIREMANS davidjudoka@sfr.fr Technicien référent : Loïc ROUCOU loic.roucou@wervicq-sud.com

L'échéancier des réunions de préparation a été établi (voir pièce jointe). Chaque ville sera ainsi représentée par au moins un de ses référents aux réunions. Dans le cas où aucun d'entre eux ne pourra être présent, ils en feront part au coordinateur et communiqueront les informations utiles à la bonne organisation de la manifestation.

Article 3 : gestion administrative de la manifestation

L'organisation du Challenge Raid suppose que chaque Ville s'engage à : - introduire, par son représentant au sein du C.O., et assurer le suivi des demandes issues des réunions du C.O. pour l'autorisation des occupations de sites et salles, la mise en place d'arrêtés, la mise à disposition et l'installation de matériel ainsi que du personnel communal pour couvrir l'événement.

L'A.L.J. est chargée d'introduire le dossier auprès des autorités compétentes 2 mois avant (3 mois si passage en Belgique), pour les autorisations préfectorales et autres, ainsi que d'assurer la couverture des risques découlant de la manifestation.

Chaque ville participante s'engage à prendre part à des réunions inter services afin d'améliorer la gestion de la manifestation.

L'A.L.J, s'engage à réaliser un compte rendu après chaque réunion, ainsi qu'un bilan, lesquels seront diffusés par courriel aux membres du Comité et référents villes, dès réception des adresses internet. Ensuite, charge aux villes de diffuser à leur convenance.

Article 4 : programmation de l'événement

Il est convenu :

- que lors de la programmation de l'évènement, le C.O. prenne en compte l'équilibre de la répartition des épreuves, selon leur spécificité.

- que chaque épreuve fera l'objet d’une fiche technique, document de référence auprès de la Préfecture. Cette fiche est réalisée par le technicien référent de la commune qui accueille l'épreuve, en partenariat avec le Référent Site (Personne Responsable de l'épreuve durant la manifestation). La fiche technique reprend les contraintes de sécurité, les demandes d'interventions auprès des villes, les besoins humains et matériels, selon des contraintes de capacité d'accueil et de durée préalablement établies par le C.O., un plan de situation, les diplômes des intervenants. Cette fiche est donc à remettre au coordinateur 2 mois et 15 jours avant la manifestation. - que les épreuves gérées par une association où par un prestataire, feront l'objet d’une convention type, introduite par la ville recevant l'épreuve.

- que la gestion du programme soit assurée par le C.O. en collaboration avec les Villes partenaires : Préparation, mise en place & rangement des sites — Gestion des sites par des bénévoles ou des associations.à Convention d'action 2018 challenge raid

- que chaque Ville partenaire ait des épreuves sur son territoire. Toutefois, devant l'étendue du territoire à couvrir pour les épreuves, les catégories limiteront leur déplacement, afin de garder un équilibre entre la durée de transport en V.T.T. et la durée des épreuves : 8-10 ans, 11-12 ans et 13-14 ans © 3 villes par jour, 15-17 ans © 4 villes par jour et 18-25 ans ® 4 ou 5 par jour.

- que l'accueil du vendredi soir soit réalisé dans les villes d'accueil (bivouac) afin d'animer l'ensemble du territoire et de permettre une plus grande souplesse, ainsi qu'une convivialité.

- que pour toute épreuve, il doit être pensé une épreuve de remplacement ou de repli gardant les mêmes capacités d'accueil (à prévoir en même temps que la fiche technique).

- que certaines épreuves peuvent être annulées pour des contraintes de sécurité ou de météorologie. - que l'A.L.J. s'engage à envoyer les fiches techniques à chaque Ville, ainsi qu'aux Référents de Catégorie. - que les Villes partenaires, par l'intermédiaire de leurs techniciens, s'engagent à mettre en œuvre la fiche technique le jour J.

Article 5 : gestion humaine

Le Challenge Raid s'appuyant sur de nombreux bénévoles pour la logistique et la sécurité, chaque ville se doit d'amplifier la communication de l'événement au sein de sa commune et inciter les associations à yparticiper: Suite à la répartition des épreuves sur les villes, il est souhaitable que chaque épreuve puisse être gérée par des bénévoles trouvés par les villes. C'est d’ailleurs pour cela qu'une réunion sera assurée par chaque ville, avec les Référents de Catégorie, les Référents Sites, afin d'harmoniser les fonctionnements et passer les consignes du C.O. Cette réunion doit avoir lieu au moins 15 jours avant l'évènement, afin de pouvoir prendre en compte des demandes des bénévoles. Il est convenu que chaque Ville qui accueille un bivouac mette à disposition un référent (technicien ou élu) afin de faciliter l'accueil de la catégorie et puisse éventuellement palier aux problèmes d'intendance (douches, salles, lumières, sécurité du lieu du bivouac...) Il est d'ailleurs prévu une rencontre au moins un mois avant la manifestation, entre les Responsables de Catégorie et le Responsable bivouac.

Article 6 : gestion des inscriptions

Il est convenu :

- que chaque ville peut demander avant le début des inscriptions, la réservation de deux places pour des équipes 18- 25 ans provenant des villes jumelées.

- que les renseignements des inscriptions se fassent par le biais du site Internet de l’A.L.J. et le dépôt des dossiers, lors d'une permanence:

- que l'A.L.J. s'engage à envoyer les affiches annonçant les inscriptions à chaque Ville, au moins un mois avant. Les modalités d'inscription (prix, conditions, nombre d'équipes, pièces à fournir, lieu et horaires...) seront définies par le C.0.

Article 7 : gestion de la communication

Il est convenu que le C.O. mette en place un groupe communication qui sera chargé de son fonctionnement. Les Villes partenaires s'engagent à diffuser l'ensemble de la communication mise en place par le C.O. Charge aux référents de chaque ville d'introduire les documents et d'élargirà sa convenance la communication au sein de la commune et notamment lors de la manifestation.

Les Villes partenaires ont indiqué la quantité de plaquettes nécessaires qu'elles souhaitent diffuser. La répartition des 19 500 exemplaires se fera ainsi : Bondues : 4000, Bousbecque : 2100, Linselles : 3700, Roncq : 7000 et Wervicq : 2100 exemplaires. À cela, s'ajoutent 600 plaquettes pour l'organisation. Les 260 affiches seront réparties de la façon suivante : Bondues : 50, Bousbecque : 50, Linselles : 75, Roncq : 65, Wervicq : 20. Les invitations (x 200) seront quant à elles envoyées en format PDF par e-mail ou en format papier.

Article 8 : gestion de l'intendance

Il est convenu que le C.O. mette en place un groupe alimentation.

Dans un but de gestion économique de l’alimentaire, celle-ci est gérée par l'A.L.J. Toutefois, afin d'avoir de la souplesse et de la réactivité, il est convenu que les référents de chaque Ville se chargent des commandes et du retour des marchandises.

En ce qui concerne le matériel, les demandes seront transmises au travers des fiches techniques pour les épreuves, tandis que pour l'alimentation elles seront transmises au travers des comptes-rendus.

3à Convention d'action 2018 challenge raid

Il est convenu que chaque ville mette à disposition le maximum de matériel. Toutefois, il existe un stock disponible géré par l'A.L.J. Un inventaire est disponible et un prêt de matériel est réalisable pour les autres temps d'animation de chaque ville, sous réserve d'avoir signé la convention et rempli la fiche de prêt.

Article 9 : gestion financière

La gestion, l'organisation et le suivi administratif de la manifestation nécessitent une coordination. Ce poste est assuré par un agent de la municipalité de la ville de Linselles durant environ 6 mois de l’année. Cela représente pour la ville un apport financier d'environ 12 500 €, pour le suivi administratif, en plus de la subvention versée à l'A.L.J. La Ville de Linselles, étant impliquée depuis l'origine du projet, souhaite conserver la maîtrise de l'événement. Toutefois, il est proposé de répartir la moitié de ce coût de travail sur les 5 villes par une prise en charge de 0,155 € par habitant. De plus, afin d'être au plus près de la charge évaluée par la participation des jeunes de chaque ville, il est préconisé de prendre en compte 1/10" de la moyenne du coût d'un raideur, soit 2,20 € en 2017. Enfin, dans le but de stabiliser le budget de la manifestation, il est demandé une subvention fixe de 1 000 € pour les villes partenaires et 3 000 € pour la ville de Linselles.

Le calcul des subventions a été déterminé selon une étude transmise aux représentants des villes (techniciens et élus). Celle-ci est annexée à la convention.

Ainsi, les Villes partenaires s'engagent à attribuer par mandat administratif et voter par délibération de leur Conseil Municipal, un montant fixe de 1 000 €, une prise en charge de 0,155 € par habitant pour la coordination et une prise en charge de 2,20 € par participant (raiders et parrains de l'édition précédente),

- soit pour la ville de Bondues, 220,12 € au titre de la participation des raiders et 1 542,56 € au titre de la

contribution à la coordination

soit 2 762,68 € pour un total arrondi de 2 760 €

-__ soit pour la ville de Bousbecque, 250,93 € au titre de la participation des raiders et 750,36 € au titre de la contribution à la coordination

soit 2 001,29 € pour un total arrondi de 2 000 €

- soit pour la ville de Linselles, 594,32 € au titre de la participation des raiders et 1 290,84 € au titre de la contribution à la coordination

soit 4 885,16 € pour un total arrondi de 4 880 €

- soit pour la ville de Roncq, 330,18 € au titre de la participation des raiders et 2 097,77 € au titre de la contribution

à la coordination

soit 3 427,95 € pour un total arrondi de 3 420 €

- soit pour la ville de Wervicq-Sud, 103,46 € au titre de la participation des raiders et 818,09 € au titre de la contribution à la coordination

soit 1 921,55 € pour un total arrondi de 1 920 €

pour l'édition du Challenge Raid 2018, versés au plus tard deux mois avant l'événement. De plus, la distribution de la plaquette est à la charge de chaque ville.

Il est convenu :

- que le C.O. dépose des demandes de subventions auprès des différentes instances existantes (villes, députés, conseillers généraux...).

- que le C.O., afin d'équilibrer le budget, mette en place un groupe partenariat qui sera chargé de trouver des financements, dont l'objectif à atteindre est de 13 000 € pour 2018. Pour cela, chaque ville partenaire, par l'intermédiaire de ses référents ou de bénévoles, s'engage à procéder au démarchage des partenaires potentiels de sa commune ou dans ses relations.

En cas de déficit de la manifestation et après avoir recherché ensemble des financements possibles, celui-ci sera réparti entre les différentes villes au prorata des efforts consentis par chaque ville dans la recherche de partenaires. L'A.L.J. tient à la disposition des communes le bilan financier de la manifestation.

En cas d'annulation pour des motifs exceptionnels du Challenge Raid, la subvention sera calculée sur la base des sommes déjà engagées.à Convention d'action 2018 challenge raid

Article 10 : assurance de l'événement :

Il est convenu :

- que l'Association pour les Loisirs des Jeunes assure les raiders et les bénévoles, ainsi que le matériel loué et clairement listé dans la demande d'assurance.

- que chaque Ville assure ses sites prêtés pour l'événement, ainsi que son matériel. - que chaque raider doit être couvert pour les autres risques, par une assurance individuelle accident.

Faire précéder la signature de la mention « lu & approuvé » et dater

Le Président

de l'Association pour les Loisirs des Jeunes Le Maire de Bondues

Le Maire de Bousbecque Le Maire de Linselles

Le Maire de Roncq Le Maire de Wervicq-Sud

5]