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Déliberation - cms 786 Delib 14 Avenant 5 mise en place services communs
Document publié le Lundi 15 février 2021 par la commune de Saint-Quentin.
Lien du pdf (Déliberation - cms 786 Delib 14 Avenant 5 mise en place services communs)
Thèmes du document : Justice et droit, Investissement et développement économique, Institutions publiques,
EXTRAIT DU PROCES-VERBAL
DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
______
Séance du 15 FÉVRIER 2021 à 15h00
en la salle de réception du Palais de Fervaques
Sont présent(e)s :
Mme Frédérique MACAREZ, M. Freddy GRZEZICZAK, Mme Marie-Laurence MAITRE, M. Thomas DUDEBOUT, Mme Françoise JACOB, M. Alexis GRANDIN, Mme Sylvie ROBERT, M. Michel MAGNIEZ, Mme Béatrice BERTEAUX, M. Frédéric ALLIOT, Mme Monique BRY, M. Karim SAÏDI, Mme Mélanie MASSOT, Mme Sandrine DIDIER, M. Vincent SAVELLI, Mme Colette BLERIOT, M. Bernard DELAIRE, M. Jean-Michel BERTONNET, M. Lionel JOSSE, Mme Luz GARCIA IDALGO, M. Philippe VIGNON, M. Yves DARTUS, Mme Djamila MALLIARD, M. Pascal TASSART, Mme Sylvette LEICHNAM, Mme Agnès POTEL, M. Xavier BERTRAND, M. Dominique FERNANDE, M. Philippe CARAMELLE, Mme Assiba BEAUFRERE, Mme Aïssata SOW, Mme Aïcha DRAOU, Mme Najla BEHRI, Mme Cindy JANKOWIAK, Mme Lise LARGILLIERE, M. Antoine MACAIGNE, M. Julien ALEXANDRE, M. Louis SAPHORES, Mme Sylvie SAILLARD, Mme Nathalie VITOUX, M. Sébastien ANETTE, Mme Anne-Sophie DUJANCOURT, M. Julien CALON, M. Olivier TOURNAY, M. Aurélien JAN.
Secrétaire de Séance : Mme Najla BEHRI
_____
En vue de structurer la mise en commun des moyens, la Communauté d’Agglomération, la Ville, le CCAS, le SIAD et l’OTC, ont conclu une convention relative à la mise en place de services communs pour répondre aux objectifs suivants :
Coordination de l’action publique locale pour une meilleure
articulation des politiques publiques sur le territoire,
Optimisation des organisations administratives,
Rationalisation des coûts de l’administration.
Afin de tenir compte des nouvelles évolutions structurelles indispensables au fonctionnement des collectivités et de toujours répondre à ces objectifs, il est apparu nécessaire de créer trois services communs à compter du 1er mars 2021 :
La Direction des Affaires Juridiques
La Direction des Assemblées et des Affaires Immobilières
La Direction des Finances et de la Commande Publique
Dans le même temps, le service commun « Archives » est rattaché à la Direction du Patrimoine.
C'est pourquoi, il est proposé au Conseil :
1°) d’approuver les termes de l’avenant tel qu’annexé au présent rapport ;
2°) d’autoriser Madame Sylvie ROBERT à signer ledit avenant et à effectuer toutes démarches et formalités subséquentes.
VILLE DE
SAINT-QUENTIN
_____
OBJET
ADMINISTRATION
GENERALE -
Avenant n°5 à la
convention de mise
en place de services
communs.
-=-
Rapporteur :
Mme le Maire
Date de convocation :
09/02/2021
Date d'affichage :
19/02/2021
Nombre de Conseillers
en exercice : 45
Quorum :15
Nombre de Conseillers
présents ou représentés : 45
Nombre de Conseillers
votant : 45 rédérique MACAREZ Maire de Saint-Quentin DELIBERATION Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal, par 42 voix pour et 3 abstentions adopte le rapport présenté. Se sont abstenu(e)s : Mme Sylvie SAILLARD, Mme Nathalie VITOUX, M. Sébastien ANETTE. Pour extrait conforme, Accusé de réception – Ministère de l'intérieur 002-210206660-20210215-52312-DE-1-1 Acte certifié exécutoire Réception par le préfet : 19 février 2021 Publication : 19 février 2021 Pour l'"Autorité Compétente" par délégation AVENANT N°5 À LA CONVENTION RELATIVE A LA MISE EN PLACE DE
SERVICES COMMUNS
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Communauté d'Agglomération du Saint-Quentinois, représentée par sa
Présidente, Madame Frédérique MACAREZ, habilitée à signer la présente
convention par une délibération du Conseil de Communauté en date du 17
février 2021
Ci-après dénommée « La Communauté d'Agglomération »
ET,
La Ville de Saint-Quentin, représentée par son Maire-adjoint chargé des finances
et de l’administration générale, Madame Syivie ROBERT, habilitée à signer la
présente convention par une délibération du Conseil Municipal en date du 15
février 2021
Ci-après dénommée « La Ville »
ET,
Le Centre Communal d’Action Sociale de Saint-Quentin, 60 rue de Guise
02100 Saint-Quentin, représenté par son Vice-Président, Monsieur Freddy
GRZEZICZAK, habilité aux présentes par une délibération du Conseil
d’Administration en date du ...
Ci-après dénommé « Le CCAS »
ET,
L'Office de Tourisme et des Congrès du Saint-Quentinois, 3 rue Emile Zola 02100
Saint-Quentin, représenté par son Président, Monsieur Alexis GRANDIN, habilité
aux présentes par une délibération du Conseil d'Administration en date du ...
Ci-après dénommé « L’OTC »
ET,
Le Syndicat Intercommunal d’Aide à Domicile de Saint Quentin, 60 rue de Guise BP 704 - 02314 Saint-Quentin cedex, représentée par son Président en exercice,
Monsieur Thomas DUDEBOUT, habilité aux présentes par une délibération du
Conseil d'Administration en date du ...
Ci-après dénommé « Le SIAD »
Page 1 sur 4 Ci-après dénommées ensemble « les Parties »
Vu le Code général des collectivités territoriales (ci-après dénommé « le CGCT ») et notamment l’article L5211-4-2 ;
Vu la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale
et à la proximité de l'action publique
Vu la délibération de la Ville en date du 12 décembre 2016;
Vu la délibération de la Communauté d'Agglomération en date du 16 décembre 2016 ; Vu la délibération du CCAS en date du 12 décembre 2016;
Vu la délibération de l'OTC en date du 6 décembre 2016;
Vu la convention relative à la mise en place de services communs en date du 2 mars
2017 ;
Vu l'avenant n°1 en date du 17 septembre 2018 ;
Vu l'avenant n°2 en date du 20 mai 2019 ;
Vu l'avenant n°3 en date du 6 août 2019 ;
Vu l'avenant n°4 en date du 18 janvier 2021 ;
Vu l'avis des Comités Techniques de la Ville et de la Communauté d'Agglomération
du Saint-Quentinois en date du 5 février 2021 ;
Vu la délibération de la Ville en date du 15 février 2021 ;
Vu la délibération de la Communauté d'Agglomération du Saint-Quentinois en date du
17 février 2021
Page 2 sur 4 PREAMBULE
Afin de structurer la mise en commun des moyens, la Communauté d'Agglomération
du Saint-Quentinois, la Ville de Saint-Quentin, le CCAS et l'OTC, ont conclu une
convention relative à la mise en place de services communs le 2 mars 2017. Le SIAD
a été ajouté par voie d’avenant n°1 en date du 17 septembre 2018.
Le présent avenant a pour objet de tenir compte des nouvelles évolutions structurelles
indispensables au fonctionnement des collectivités en créant trois nouveaux services
communs.
Article 1.
À compter du 1° mars 2021, la Direction des Affaires Juridiques, la Direction des Assemblées et des Affaires Immobilières et la Direction des Finances et de la Commande Publique sont mises en commun en application de l’article L.5211-4-2 du CGCT.
AUTORITE TYPE DE
SERVICES COMMUNS GESTIONNAIRE MUTUALISATION
Direction des Affaires Juridiques Cormuneuts Descendante d'Agglomération
Direction des Assemblées et des Affaires Communauté es ; LR Descendante
Immobilières d'Agglomération
Direction des Finances et de la Commande Communauté , , . Descendante
Publique d'Agglomération
Aussi, le service commun « Archives » sera désormais rattaché à la Direction du Patrimoine.
La fiche d'impact, le détail des moyens mis en commun ainsi que les clés de répartition utilisées pour les remboursements sont annexés au présent avenant.
Article 2.
Les autres dispositions de la convention relative à la mise en place de services communs non visées dans le présent avenant demeurent applicables.
Fait à Saint-Quentin, le
Page 3 sur 4 Pour la Communauté d'Agglomération
du Saint-Quentinois
Frédérique MACAREZ
Présidente de la Communauté
d'Agglomération du Saint-Quentinois
Pour le Centre Communal d'Action
Sociale de Saint-Quentin
Freddy GRZEZICZAK
Vice-Président du
CCAS de Saint-Quentin
Pour le Syndicat Intercommunal d'Aide
à Domicile de Saint-Quentin
Thomas DUDEBOUT
Président du SIAD de Saint-Quentin
Pour la Ville de Saint-Quentin
Sylvie ROBERT
Maire-adjoint chargé des finances et
de l'administration générale
Pour l'Office de Tourisme et des
Congrès du Saint-Quentinois
Alexis GRANDIN
Président de l'OTC
du Saint-Quentinois
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Nombre d'agents concernés à l’établissement de la convention :
1 directeur
1 assistante de direction en charge de thématiques juridiques-RGPD-CADA 1 chargé des affaires juridiques
1 chargé des affaires juridiques et des assurances
1 chargé des assurances et renfort assistante de direction
Missions :
Conseils
Traitement des contentieux
Mise en place des registres RGPD et suivi des communications CADA
Rédaction de notes d'audit, d'analyses, et de synthèses juridiques
Rédaction, relecture et retraitement des actes et conventions/contrats à portée juridique
Prise en charge de toutes les procédures d'assurance, du budget au règlement des sinistres.
Clés de répartition de frais entre les parties :
Pondération entre les ratios suivants :
crédits consommés pour les missions juridiques effectuées pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
crédits de primes d'assurances consommés pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
nombre de consultations ou relectures juridiques pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
nombre de contentieux traités pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
nombre de documents formels rédigés pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
nombre de dossiers traités dans le cadre du RGPD et de la CADA pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
Source : Coriolis + outils comptables et financiers
Postes de dépenses concernés :
Dépenses RH de personnel
Frais de locaux
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SLN19V ANNEXE 4 : Direction des Assemblées et des Affaires Immobilières
Nombre d'agents concernés à l'établissement de la convention :
Direction :
- 1 directeur
- 1 assistante de direction chargée du suivi des instances communales et communautaires
Gestion des actes :
- 6 agents en charge des assemblées et des actes
Immobilier et Foncier
- 1 chef de service
- 3 assistants en immobilier et foncier
- 1 instructeur de déclaration d'intention d’aliéner
Missions :
- Organisation et gestion des assemblées délibérantes et des actes de la commune et de la communauté d'agglomération : préparation et suivi des réunions des bureaux et conseils municipaux, des commissions des finances, des conseils communautaires et des instances :
o Relecture et validation des délibérations, des actes et conventions, veiller à leur sécurité juridique et à leur transmission dématérialisée au contrôle de légalité et à la notification des actes
o Rédaction des comptes rendus de séances, élaboration des procès-verbaux o Tenue des registres des délibérations (+ décisions) et arrêtés et des recueils des actes administratifs
o Assurer le suivi des instances
- Mise en œuvre de la politique immobilière et foncière (Ville/Agglo)
- Gestion du domaine locatif (Ville/Agglo)
- Assurer le traitement des déclarations d'intention d’Aliéner (DIA)
- Mise à jour pour l'INSEE du Répertoire des Immeubles Localisés (RIL)
Clé de répartition de frais entre les parties :
Pondération entre les ratios suivants :
+ __ nombre de conventions, décisions et arrêtés pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
+ nombre de délibérations pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
nombre d'élus de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
e nombre de réunions des assemblées délibérantes de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
+ temps passé sur les missions immobilières et foncières pour le compte de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
Source : Logiciel Airs Délib + outils de suivi internes
Postes de dépenses concernés :
- Dépenses RH de personnel
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SLN19V ANNEXE 6 : Direction des Finances et de la Commande Publique
Nombre d'agents concernés à l’établissement de la convention :
Direction :
- 1 directeur
- 1 directeur adjoint
- 1 assistante de direction
Budget, fiscalité, suivi des satellites :
- 1 chef de service
5 coordinateurs budgétaires et comptable
1 chargé de mission suivi des délégations
1 agent en charge des subventions
1 chargé de mission recherche de financements extérieurs
Comptabilité :
- 1 chef de service
- 17 agents comptables
- 2 apprentis
Marchés publics :
- 1 chef de service
- 1 gestionnaire marchés publics
- 8 instructeurs marchés publics
- 1 acheteur marchés publics
Missions :
Direction :
- Diriger et coordonner les actions menées par la direction
- Suivi des Délégations de Services Publics (chauffage urbain + parking sous-terrain) - Suivi des associations
Budget :
- Recensement des besoins en Investissement et Fonctionnement ; - Préparation du Plan Pluriannuel d'investissement ;
- Préparation et présentation des documents budgétaires (conférences et arbitrages) ; - Etablissement des comptes administratifs et vérification du compte de gestion - Etablissement des décisions modificatives
- Suivi budgétaire
- Gestion trésorerie et dettes + spécificité FCTVA.
Comptabilité :
- Contrôle de la conformité des bons de commande, des virements de crédits, propositions de mandats et de titres
- Enregistrement des factures
- Traitement de la Comptabilité Générale / Des opérations de clôture / Gestion Immobilière / Suivi Régie / Opérations diverses (Déclarations TVA, Ouverture de comptes chez les fournisseurs.....).
Marchés publics :
-__ Suivi d'exécution et marchés
- Gestion des annonces légales et de la documentation
- Recenser les besoins
- Préparation des pièces administratives du dossier de consultation - Rédaction des pièces administratives
- Secrétariat des commissions d'appel d'offres et commissions ad'hoc Suivi de la procédure
Notification des marchés
Rédaction des procès-verbaux et des actes afférents
Conseil auprès des services
Préparation de l'exécution du marché
Suivi des avenants et des actes de sous-traitance
Clé de répartition de frais entre les parties :
Direction : pondération des ratios des services de la Direction des Finances et de la Commande Publique définis ci-dessous
Budaet, fiscalité, suivi des satellites : ratio volume budgétaire de chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
Comptabilité : ratio entre nombre de mandats et titres traités pour chaque collectivité au 31 décembre de l'exercice concerné
Marchés publics : ratio nombre de procédures au 31 décembre de l'exercice
concerné
Source : Coriolis + outils de suivi internes
Postes de dépenses concernés :
Dépenses RH de personnel
Frais de locaux
Frais de fonctionnement