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Document publié le Jeudi 22 septembre 2022
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Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Dialogue social,
Convention de mise en place d’un service commun pour le
déploiement et la maintenance du logiciel finances entre la
communauté de communes Mellois en Poitou et le CIAS
Mellois en Poitou
Entre les soussignés :
La Communauté de communes Mellois en Poitou représentée par son Président dûment habilité par délibération en date du 22 septembre 2022, M. Fabrice MICHELET Président, ci‐après dénommé "l'EPCI",
d'une part,
Et :
Le Centre Intercommunal d’Action Sociale Mellois en Poitou représenté par sa Vice- Présidente, Mme Sylvie COUSIN dûment habilitée par délibération du ........................, ci‐après dénommé "Le CIAS",
d'autre part,
VU le Code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L. 5211‐4‐ 2 confirmant qu’un Etablissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre et un établissement public rattaché à ce dernier peuvent se doter de services communs, indépendamment de tout transfert de compétences.
PRÉAMBULE
Le CIAS souhaite se doter du même logiciel de gestion financière que l’EPCI. Afin de bénéficier de l’expertise des chefs de projets de l’EPCI et de permettre l’installation d’une instance CIAS sur le serveur de l’EPCI, il est convenu de créer un service commun consacré à la mutualisation du déploiement et de la maintenance du logiciel de gestion financière dans un but de rationalisation des moyens des deux établissements.
Cette mutualisation présente un intérêt particulier dans le cadre de la bonne organisation des services de chacune des structures afin d’aboutir à une gestion rationalisée et mutualisée.
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QU'IL SUIT
ARTICLE 1 er : OBJET ET CONDITIONS GÉNÉRALES
Après avoir informé les organes délibérants, recueilli l'avis du comité technique de l'EPCI en date du 6 juillet 2022, l'avis du comité technique du CIAS en date du 21 juin 2022, la présente convention a pour objet de fixer les modalités de création et de fonctionnement du service commun, notamment la situation des agents concernés, les modalités de remboursement, et les conditions du suivi du service commun.
ARTICLE 2 : PERIMETRE DU SERVICE COMMUN
Le CIAS et la communauté de communes Mellois en Poitou décident la création d’un service commun du déploiement et de la maintenance du logiciel de gestion financière.
Le périmètre du service est le suivant :
- Logiciel métier : « CIVIL NET FINANCES » de l’éditeur CIRIL
- Personnel affecté à la gestion et la maintenance du logiciel :
o Directeur de la Direction des Systèmes d’Information pour la supervision de la mutualisation
o Chef de projet informatique pour le déploiement du logiciel
ARTICLE 3 : DUREE DE LA CONVENTION ET DENONCIATION
La présente convention prend effet au 1er septembre 2022, sans limite de durée. La présente convention pourra être résiliée, soit d’un accord commun entre les parties, soit par l’une ou l’autre des parties moyennant le respect d’un préavis de 12 mois suivant la notification de la délibération de l’organe délibérant compétent. Dans cette hypothèse, les parties se rapprocheront afin d’évaluer, de concert, les modalités de sortie de la convention qui préservent l’intérêt des 2 parties.
ARTICLE 4 : CONDITIONS D'EMPLOI DU PERSONNEL
ARTICLE 4.1 : SITUATION DES AGENTS DU SERVICE COMMUN
La mise en place du service mutualisé, s'agissant du personnel, s'exerce dans les conditions fixées par la présente convention, en vertu notamment de l'article L. 5211- 4-2 du code général des collectivités territoriales.
Les agents demeurent statutairement employés par la communauté de communes, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs.
ARTICLE 4.2 : CONDITIONS D'EMPLOI DES AGENTS DU SERVICE COMMUN
Pour un fonctionnement efficient du service commun, le personnel est placé sous l’autorité fonctionnelle soit du Président de la Communauté de communes "Mellois en Poitou", soit du Président du Centre Intercommunal d’Action Sociale Mellois en Poitou.
La structure du service commun pourra, en tant que de besoin, être modifiée d'un commun accord entre les parties, et ce, en fonction de l'évolution des besoins respectifs constatés par les parties, sans remettre en cause la présente convention.
Le président de l'EPCI/ du CIAS adresse directement ou par voie hiérarchique au directeur général des services les instructions nécessaires à l'exécution des tâches du service commun. ARTICLE 5 : MODALITES DE FINANCEMENT ET REPARTITION DES FRAIS
ARTICLE 5.1 : STATUTS DES LOCAUX ET DES BIENS MATERIELS
La Communauté de communes en qualité de gestionnaire du service commun, est chargée de s'acquitter de l'intégralité des dépenses afférentes au fonctionnement et à l'investissement du service commun.
Les biens affectés au service commun sont acquis, gérés et amortis par la Communauté de communes.
Article 5.2 : MODALITES DE REPARTITION DES FRAIS
La communauté de communes Mellois en Poitou détermine le coût global de fonctionnement du service et les répartis entre les parties selon les modalités suivantes.
Au titre de l’année 2022, année de déploiement du logiciel de gestion financière :
Le coût du service comprend exclusivement les charges de personnel liées au fonctionnement du service.
Pour le chef de projet : 30% de son temps de travail pendant 6 mois pour le déploiement du logiciel puis 5% de son temps de travail pour le maintien en condition opérationnel : ((Coût du poste annuel chargé / 2) x 0,3) + ((Coût du poste annuel chargé / 2) x 0,05)
Pour le DSI : 5% de son temps de travail pour la supervision de la mutualisation : Coût du poste annuel chargé x 0,05
Une majoration de 10% sera appliquée sur les charges de personnel pour couvrir les frais de structure.
Les charges de personnel seront refacturées par la Communauté de communes sur la base d’un état correspondant au salaires bruts réels chargé ajouté d’un état des charges de fonctionnement communes du service.
Au titre des années suivantes, à compter du 1er janvier 2023 :
La clé de répartition du coût globalisé du service est identifiée comme suit :
- Pour la communauté de communes Mellois en Poitou : L’unité de fonctionnement est le nombre de mandats et de titres émis sur l’ensemble des budgets émis sur l’année N-1
- Pour le CIAS Mellois en Poitou : L’unité de fonctionnement est le nombre de mandats et de titres émis sur l’ensemble des budgets émis sur l’année N-1
Le nombre de mandats et de titres émis par le CIAS et par l’EPCI annuellement est issu du tableau de bord fourni par la DGFIP sur la plateforme hélios.
Les coûts du service commun sont identifiés comme suit :
• Charges de personnel (012) : Pour le chef de projet : 5% de son temps de travail pour le maintien en condition opérationnel du logiciel : Coût du poste annuel chargé x 0.05
Pour le DSI : 5% de son temps de travail pour la supervision de la mutualisation : Coût du poste annuel chargé x 0,05
Une majoration de 10% sera appliquée sur les charges de personnel pour couvrir les frais de structure.
Les charges de personnel seront refacturées par la Communauté de communes sur la base d’un état correspondant au salaires bruts réels chargé ajouté d’un état des charges de fonctionnement communes du service.
• Autres frais de fonctionnement (011)
Coût du fonctionnement annuel du logiciel
Renouvellement des biens : Dotation aux amortissements annuelle du logiciel
Une actualisation des charges réelles sera effectuée tous les ans avec une possibilité d’anticiper cette étape dans le cas de modifications substantielles des conditions d’exercice de la mutualisation.
Article 5.3 : MODALITES DE FINANCEMENT
Un appel de remboursement sera effectué dans l’année : un titre sera émis sera émis au 15 novembre de chaque année représentant le solde de la masse salariale dû pour l’année en cours auxquels seront ajoutés le remboursement des charges de fonctionnement communes du service commun sur l’année courante.
Le montant prévisionnel de la participation du CIAS annuelle est transmis par l’EPCI avant la date d’adoption du budget, soit avant le 15 avril de l’exercice auquel il s’applique. Il est estimé sur la base du nombre de mandats et de titres du CIAS et de l’EPCI N-1 et du montant des dépenses prévues pour l’année N au budget de l’EPCI.
Le montant réel, diminué du montant de l’acompte facturé à la fin du premier semestre de l’année N, sera facturé au plus tard le 31 janvier N+1 sur la base du nombre réel de mandats et de titres émis par chaque entité et du montant réel des dépenses constatées par l’EPCI dans le compte administratif N.
Le remboursement des frais s'effectue sur la base d'un état annuel de l’EPCI indiquant la liste des recours au service, convertis en unités de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance du CIAS, chaque année, avant la date d'adoption du budget, soit avant le 31 mars de l’exercice auquel il s’applique.
ARTICLE 6 : OBLIGATIONS - DISCIPLINE
Le Président de la Communauté de communes Mellois en Poitou exerce le pouvoir disciplinaire sur les agents du service commun concerné par la présente convention.
ARTICLE 7 : MODALITÉS DE CONTRÔLE ET D'ÉVALUATION DES ACTIVITÉS DU PERSONNEL L'évaluation individuelle annuelle (entretien professionnel) des agents du service commun exerçant la totalité de leurs fonctions au sein dudit service relève de l'EPCI.
ARTICLE 8 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D’ÉVALUATION DU SERVICE COMMUN
Un Comité de suivi est composé du Président de la Communauté de communes Mellois en Poitou, du Président du CIAS et de la Vice-présidente référente aux solidarités.
Il arbitre et tranche sur les adaptations ou modifications des orientations préalablement définies. Il examine les conditions financières de la convention.
ARTICLE 9 : LITIGES RELATIFS A LA PRESENTE CONVENTION
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle. En cas d’échec de ces voies amiables, tout litige pouvant survenir du fait de la présente convention relève de la compétence du Tribunal Administratif de Poitiers.
Fait à Melle, le , en 2 exemplaires.
Communauté de communes Mellois en Poitou CCAS Mellois en Poitou
Madame la Vice-Présidente, Monsieur le Président
Sylvie COUSIN Fabrice MICHELET