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Déliberation - Annexe Convention de Groupement de Commandes Informatiques Avec la Cceg ar Pref
Document publié le Mercredi 1 février 2023 par la commune de Treillières.
Lien du pdf (Déliberation - Annexe Convention de Groupement de Commandes Informatiques Avec la Cceg ar Pref)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Consommateurs,
CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES
ACQUISITION DE MATERIELS ET SOLUTIONS
INFORMATIQUES
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 Entre :
La Communauté de communes d’Erdre et Gesvres, représentée par son président en exercice M. Yvon LERAT, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil communautaire en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Casson, représentée par son maire en exercice M. Philippe EUZENAT, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Fay-de-Bretagne, représentée par son maire en exercice M. Claude LABARRE, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Grandchamp-des-Fontaines, représentée par son maire en exercice M. François OUVRARD, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Héric, représentée par son maire en exercice M. Patrice LERAY, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Les Touches, représentées par son maire en exercice M. Laurence GUILLEMINE, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Nort-sur-Erdre, représentée par son maire en exercice M. Yves DAUVE, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Notre-Dame-des-Landes, représentée par son maire en exercice M. Jean-Paul NAUD, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et, Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20230411-2023-04-30-DE Date de télétransmission : 13/04/2023 Date de réception préfecture : 13/04/2023 La Commune de Petit-Mars, représentée par son maire en exercice M. Jean-Luc BESNIER, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Sucé-sur-Erdre, représentée par son maire en exercice M. Julien LEMETAYER, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Treillières, représentée par son maire en exercice M. Alain ROYER, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX
et,
La Commune de Vigneux-de-Bretagne, représentée par son maire en exercice Mme Gwenola FRANCO, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil municipal en date du XX/XX/XXXX.
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 Préambule et exposé des motifs
Le Comité de Suivi du Service Commun Informatique du 1er février 2023 et le Comité Opérationnel du 17 janvier 2023 ont mis en évidence l’intérêt de cette constitution juridique.
Celle-ci vise plusieurs objectifs. D’une part, le groupement de commande permet la simplification des procédures d’achats, l’optimisation des coûts financiers, l’uniformisation et l’harmonisation des solutions matériels-logiciels-services mises en œuvre dans les communes et la CCEG par le SCI. D’autre part, il facilite l’optimisation et la rationalisation du travail du SCI sur des solutions communes, et permet l’accession à des centrales d’achat réservés à des collectivités de grandes strates.
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 Ceci étant exposé, il est convenu ce qui suit :
1. Objet
Les collectivités listées en amont de la présente convention constituent un groupement de commandes, selon les modalités définies à l’article XXXX du Code de la commande publique, ayant pour objet l’acquisition de solutions informatiques (matériels et/ou logiciels et/ou prestations de services) nécessaires au fonctionnement des systèmes d’information.
L’adhésion à la convention de groupement de commandes n’entraînent pas l’obligation pour chacun des membres d’effectuer exclusivement par ce biais ses achats dans le domaine des équipements et solutions informatiques. Les membres seront sollicités avant chaque commande passée auprès d’une centrale d’achats ou avant le lancement d’une procédure soumise au code de la commande publique.
2. Coordonnateur
La Communauté de communes d’Erdre et Gesvres est désignée, d'un commun accord, en tant que coordonnateur du groupement de commandes.
3. Membres du groupement
Le groupement de commandes est constitué par les personnes morales dénommées "membres" du groupement dans la convention – et signataire de la présente convention.
4. Missions du coordonnateur
Le coordonnateur est chargé des missions suivantes :
- Définir l'organisation technique et administrative de la procédure de consultation, - Définir et recenser les besoins dans les conditions qu'il fixera,
- Élaborer le dossier de consultation des entreprises (DCE),
- Soumettre le DCE aux membres du groupement pour validation,
- Assurer la rédaction et l'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence,
- Gérer le profil acheteur permettant la dématérialisation des offres,
- Assurer la rédaction et la mise à disposition des DCE aux candidats intéressés, - Rédiger et envoyer les éventuelles demandes de précisions aux candidats, - Analyser les offres reçues et rédiger le rapport d'analyse des offres,
- Convoquer et conduire les réunions de la Commission d'appels d'offres,
- Notifier les lettres de rejet.
Le coordonnateur reste compétent en cas d'infructuosité de la procédure pour mener à bien la suite de la consultation dans le respect du code de la commande publique.
Les besoins seront satisfaits par des commandes passées auprès de la centrale d’achats « XXXXX » Chaque collectivité fera remonter son besoin auprès du service commun informatique qui centralisera la commande.
Commande passée et signée par chacun des membres – SCI centralise et envoi la commande. Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 5. Missions des membres
Les acquisitions étant effectuées auprès d’une centrale ou par le biais de procédure de marché public, les missions des membres sont variables selon le cas :
- Procédure de marché public :
- Déterminer la nature et l'étendue des besoins à satisfaire. Ils adressent au coordonnateur l'état de leur besoin ainsi que le chiffrage des prestations attendues, préalablement à l'envoi, par le coordonnateur, de l'avis d'appel public à la concurrence, - Valider le DCE, le cas échéant
- Participer aux analyses techniques des offres,
- Signer l'acte d'engagement à hauteur du besoin qu'ils auront définis,
- Respecter le choix du titulaire du marché correspondant à ses besoins tels que déterminés dans son état des besoins,
- S'assurer de la bonne exécution technique et financière du marché en ce qui le concerne, - Assister le coordonnateur dans les contentieux liés à la passation des marchés, le cas échéant.
- Centrale d’achat :
- Envoi du recensement du besoin afin que le coordonnateur puisse faire établir une proposition commerciale et financière par la centrale d’achat qui sera ensuite transmise à chaque commune concernée pour signature.
6. Adhésion
Chaque membre adhère au groupement de commandes par délibération de son assemblée délibérante.
Une copie de la délibération est notifiée au coordonnateur du groupement de commandes.
7. Durée du groupement
Le groupement est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra y être mise fin par délibération concordante des collectivités adhérentes.
8. Retrait
Les membres peuvent se retirer du groupement de commandes dès lors qu’aucune procédure d’acquisition en cours ou de commande auprès d’une centrale d’achat les concernant n’a été lancée.
9. Participation aux dépenses
Chaque membre s'engage à contribuer aux frais liés à la passation des marchés visés en objet, le cas échéant. Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20230411-2023-04-30-DE Date de télétransmission : 13/04/2023 Date de réception préfecture : 13/04/2023 Les membres du groupement de commandes déclarent voter chaque année à leur budget primitif les crédits nécessaires et suffisants pour l'ensemble des acquisitions dont ils ont besoin pour chaque exercice budgétaire.
Ils rembourseront le coordonnateur des frais de procédure exposés suite à l'émission d'un titre de recette par ce dernier, selon la clef de répartition suivante :
Montant global de frais de publicité
Nombre de collectivités concernées
Tous les frais d’adhésion aux lots de la centrale d’achat seront avancés par la Communauté de Communes et ensuite remboursés par les Communes sur la base de la clé de répartition suivante :
- Coût d’adhésion au lot / nombre de collectivités bénéficiaires
10. Commission d'appel d'offres
La Présidence de la Commission d'appel d'offres est assurée par le représentant du coordonnateur.
La Commission d'appel d'offres du groupement est composée d'un représentant, ayant voix délibérative, de la Commission d'appel d'offres de chaque membre du groupement.
Cette Commission interviendra dans le cadre des acquisitions hors du champ des centrales d’achat.
11. Procédure de dévolution des marchés
En fonction des montants, des types d’achats, le coordonnateur définira la procédure adéquate ainsi que la structuration du marché à lancer le cas échéant.
12. Modification de la convention constitutive du groupement de commandes
Toute modification de la présente convention de groupement de commandes doit être approuvée dans les mêmes termes par l'ensemble des membres du groupement. La modification, formalisée dans un avenant, ne prend effet que lorsque l'ensemble des membres du groupement en aura approuvé les modalités.
Aucune modification de la convention ne sera possible dès lors qu’un avis d'appel public à la concurrence aura été envoyé pour publication par les services du coordonnateur du groupement.
13. Action en justice
Le coordonnateur peut agir en justice au nom et pour le compte des membres du groupement, après leur accord sauf pour les procédures de référé au regard des délais très Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 rapides d'audiencement. Il informe et consulte les membres sur sa démarche et son évolution.
14. Confidentialité et diffusion
Chaque membre s'engage à respecter le secret sur toutes les informations ayant trait aux prix et conditions des offres, qui sont considérées comme confidentielles.
La teneur des débats durant la procédure de choix des prestataires ainsi que les résultats ne doivent pas être divulgués.
Tous les documents réalisés ou réceptionnés par le coordonnateur du groupement sont soumis aux règles de confidentialité, sous réserve des dispositions de la loi sur l'accès aux documents administratifs, codifiée dans le code des relations entre le public et les administrations.
15. Litiges relatifs à la présente convention
Tout litige pouvant survenir dans le cadre de la présente convention relèvera de la compétence du Tribunal administratif de Nantes.
Les parties s'engagent toutefois à recherche une solution amiable au litige.
Fait à Grandchamp-des-Fontaines
Le : 07/02/2023
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 Signature des représentants des membres du groupement :
Pour la communauté de communes d’Erdre et Gesvres,
Le Président, M. Yvon LERAT,
Pour la commune de Casson,
Le Maire, M. Philippe EUZENAT,
Pour la commune de Fay-de-Bretagne,
Le Maire, M. Claude LABARRE,
Pour la commune de Grandchamp-des-Fontaines,
Le Maire, M. François OUVRARD,
Pour la commune d’Héric,
Le Maire, M. Patrice LERAY,
Pour la commune de Les Touches
Le Maire, Mme Laurence GUILLEMINE,
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023 Pour la commune de NORT-SUR-ERDRE
Le Maire, M. Yves DAUVE,
Pour la commune de Notre-Dame-des-Landes,
Le Maire, M. Jean Paul NAUD,
Pour la commune de Petit-Mars,
Le Maire, M. Jean Luc BESNIER,
Pour la commune de Sucé-sur-Erdre,
Le Maire, M. Julien LEMETAYER,
Pour la commune de Treillières,
Le Maire, M. Alain ROYER,
Pour la commune de Vigneux-de-Bretagne,
Le Maire, Mme Gwenola FRANCO,
Pour la commune de Saint Mars du Désert,
Le Maire, Mme Barbara NOURRY,
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20230411-2023-04-30-DE
Date de télétransmission : 13/04/2023
Date de réception préfecture : 13/04/2023