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Déliberation - 57 contrat de maintenance decalog
Document publié le Dimanche 31 décembre 2023 par la commune de Parmain.
Lien du pdf (Déliberation - 57 contrat de maintenance decalog)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Télécommunications et internet,
Envoyé en préfecture le 10/12/2020
Reçu en préfecture le 10/12/2020
Affiché le 10/12/2020
ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC
DÉPARTEMENT DU VAL D'OISE
ARRONDISSEMENT DE PONTOISE
CANTON DE L'ISLE-ADAM
AALLE DE PARMAY
MAIRIE DE PARMAIN 95620
TEL. 01 34 08 95 80 - FAX 01 34 08 95 88
DT DECISION DU MAIRE
N° 2020/57
Contrat de maintenance logicielle avec la Société DECALOG
Le Maire de la Commune de PARMAIN,
VU le Code Général des Collectivités Territoriales,
VU la délibération n°2020/41 du 17/07/2020 donnant délégation du conseil au maire de
Parmain et à son premier adjoint,
CONSIDERANT qu'il y a lieu de renouveler le contrat de maintenance du logiciel Paprika sur 5
ordinateurs et 5 moniteurs situés à la Bibliothèque Municipale,
CONSIDERANT la proposition de la Société DECALOG, sise 1244 rue Henri Dunant, 07500
GUILHERAND-GRANGES,
DECIDE
ARTICLE 1 : La signature dudit contrat avec la Société DECALOG, sise 1244 rue Henri Dunant,
07500 GUILHERAND-GRANGES.
ARTICLE 2 : Le contrat prend effet au 1° janvier 2021, il sera ensuite reconductible d'année en
année, dans la limite de 3 ans, soit jusqu’au 31 décembre 2023.
ARTICLE 3 : Le montant de ce contrat est de 3 338,62 € T.T.C/an.
ARTICLE 3 : Madame la Directrice Générale des Services est chargée de l’exécution de la
présente décision qui recevra les mesures de publicité prévues à l’article L 2122-23 du Code
Général des Collectivités Territoriales.
ARTICLE 4 : Délai de recours de 2 mois à dater de la notification ou publication. Voie de
recours auprès du Tribunal Administratif (décret n°89-641 du 7/09/1989). Le T.A. de Cergy- Pontoise peut également être saisi directement via l'application « Télérecours citoyens »
(https://www.télérecours.fr).
Fait à PARMAIN, le 10 décembre 2020Envoyé en préfecture le 10/12/2020
Reçu en préfecture le 10/12/2020
Affiché le 10/12/2020 :
ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC
Renouvellement du
CONTRAT DE MAINTENANCE LOGICIELLE
CML10/PARMAIN/0121
Entre les soussignés :
DECALOG, société par actions simplifiée au capital de 361 080 Euros, dont le siège social est situé 1244 rue Henri DUNANT — 07500 GUILHERAND GRANGES, représentée par son Président : Philippe MAMY, ci-après désignée par "DECALOG", d'une part
et:
Mairie de PARMAIN, (N° de siret : 219 504 800 00018) représenté(e) par M_ TILL ANTER Loi, en qualité de
MIT ci-après désigné{e) par "le client", d'autre part
Il a été convenu ce qui suit
ARTICLE 1 — OBJET DU CONTRAT
Au titre du présent contrat, DECALOG assurera au client qui l'accepte, les services de
maintenance définis à l'article 2 pour les logiciels mentionnés dans l'annexe et les éventuels avenants
ARTICLE 2 — DEFINITION DE LA MAINTENANCE
Par maintenance, on doit entendre :
- l'assistance téléphonique des utilisateurs ayant suivi la formation initiale au logiciel Les utilisateurs n'ayant pas suivi la formation au logiciel pourront, néanmoins faire appel au service d'assistance téléphonique, DECALOG se réserve toutefois le droit de ne pas assurer cette assistance si l'absence de formation engendre une demande d'assistance excessive
- la modification des programmes en cas de dysfonctionnement du logiciel, et la remise en état éventuelle des fichiers exploités dans le cas où le dit dysfonctionnement à entraîné des anomalies ou détériorations.
- l'installation des améliorations successives apportées par DECALOG, au logiciel et
l'adaptation éventuelle des autres parties du logiciel ou de ses fichiers aux dites améliorations
- La mise à disposition, par DECALOG, d’un mode d'emploi relatif aux nouvelles fonctians
contenues dans la mise à jour et l'exposé écrit des modifications de fonctionnement du logiciel que la mise à jour engendre
- L'ensemble de ces prestations sera assuré sans que Décalog ne puisse prétendre à aucun paiement, ni de ses services, ni des frais engagés, en particulier, en matière de déplacement.
ARTICLE 3 — CONDITIONS D'INTERVENTION
Dans le cadre de la prestation de maintenance, DECALOG s'engage à intervenir selon les modalités suivantes :
Intervention sur appel - Dans le cadre de l'assistance, le client a accès à Un numéro de téléphone pour poser toutes les questions relatives à l'utilisation du logiciel. Les heures d'accès du client sont les suivantes : du lundi au jeudi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13h 30 à 18 h 00 {le vendredi jusqu'à 17 h 00) et le samedi de 8 h 30 à 12h00etde13h30à17h 00 (sont exclus les jours fériés et chômés), Si le service de maintenance de Décalog ne peut pas traiter l'appel directement, il rappelle dans un délai maximum de 4 heures ouvrées DECALOG s'efforcera, par téléphone, de résoudre la difficulté relevée, en fournissant au client les informations et les procédures à suivre, Cette procédure est préalable à toute autre intervention de la part de DECALOG
intervention par télémalntenance — Le cas échéant, DECALOG pourra intervenir à distance, via le réseau téléphonique commuté ou Internet pour tenter de résoudre le problème, sous réserve que le client ait fait le nécessaire pour installer où faire installer une configuration adaptée, Cette procédure est préalable à toute intervention sur site de la part de DECALOG.
Le client s'engage notamment à fournir aux intervenants de DECALOG :
- un accès en télémaintenance en ordre de fonctionnement avec les autorisations nécessaires,
- la possibilité d'interroger un ou plusieurs utilisateurs du client ayant subi les difficultés en cause,
Intervention sur site — À la suite d’une intervention par téléphone ou en télémaintenance restée infructueuse, DECALOG est susceptible d'intervenir sur le site du client, Le client s'engage alors à permettre au technicien de DECALOG un libre accès aux équipements supportant le logiciel. Quel que soit le mode d'interventian mis en œuvre, dans le cas où le dysfonctiannement s'avère bloquant, c'est à dire inhibant une fonction essentielle du logiciel, DECALOG s'engage à régler le dysfonctionnement dans un délai de 8 heures ouvrées ou, à défaut, à proposer une solution de contournement dans l'attente d'une solution pleinement satisfaisante. Dans le cas où il serait fait appel au service de maintenance sans justification, ou si l'incident se révélait être dû à des causes ne relevant pas de l'objet du présent contrat, DECALOG serait autorisé à présenter au client une facture au temps passé et à répercuter les frais de déplacement
ARTICLE 4 — GESTION DES APPELS TELEPHONIQUES
Dans le cas où le dysfonctionnement du logiciel nécessiterait une intervention
téléphonique longue (plus de 10 minutes) ou répétée (plus de deux appels dans la même semaine), le client serait en droit de demander à DECALOG de prendre en charge l'appel et donc le coût de la communication téléphonique. Bien entendu, cette obligation ne
concerne que les cas où une défaillance du logiciel est à l'origine de la nécessité
d'intervention
Sont donc exclus de cette clause les cas d'intervention engendrée par une mauvaise manipulation du personnel en place ou un accident extérieur et non imputable à un défaut du logiciel
Al'inverse, dans le cas où la demande correspond à un besoin d'assistance dans l'utilisation du logiciel, les communications téléphoniques sont, a priori, à la charge du client, DECALOG se réservant le droit, dans ce cas, de demander aux utilisateurs d'être à l'origine de l'appel téléphonique
Ces règles ne sont pas applicables aux sites installés à l'étranger ou outre-mer. Pour ces
derniers, les communications téléphoniques sont, à priori, à la charge du client, DECALOG
se réservant le droit de demander aux utilisateurs d'être à l'origine de l'appel téléphonique
ARTICLE 5 — LOGICIELS CONCERNES
Les prestations de maintenance fournies par la société DECALOG s'appliquent à l'ensemble des logiciels installés sur le matériel informatique du client et s'ils figurent en annexe aux présentes
Toute modification de la configuration initiale des logiciels, notamment par l'adjonction de licences d'accès complémentaires, pendant la durée d'exécution du présent contrat, devra faire l'objet d'un avenant au présent contrat
Il est expressément convenu entre les parties que, en cas d'extension du nombre de
licences, le refus de l'avenant destiné à prendre en compte cette extension entraînera la
rupture automatique du contrat de maintenance logicielle initial, Cette rupture
interviendra un an après l'installation des licences supplémentaires.
ARTICLE 6 — LIMITES ET EXCLUSIONS DE LA MAINTENANCE
Sont exclus du champ d'application du présent contrat :
- les logiciels fournis au client par des tiers
- les logiciels développés par le client ou par des tiers
- d'une manière générale, tout logiciel non explicitement référencé dans l'annexe aux
présentes,
Sont exclus du présent contrat, les dysfonctionnements résultant :
- d'une dégradation volontaire,
- d'une contamination du système par un virus informatique,
- d'une attaque ou intrusion,
- d'une utilisation hors normes,
- d'une défaillance du matériel,
- d'adjonction de dispositifs matériels ou logiciels supplémentaires non homologués par DECALOG,
- de défaut d'alimentation électrique,
- et plus généralement d'accident (foudre, inondation, etc...), de négligence où de fausses
manœuvres,
- d’une absence de communication par le client de toute information précise sur l’anomalie rencontrée,
- du caractère non reproductible de l’anomalie rencontrée par le client
Sont également exclues des prestations couvertes par le présent contrat et feront l'objet d'une facturation complémentaire :
- les prestations liées à la correction des anomalies causées par une utilisation incorrecte du logiciel par le client ou par des modifications ou interventions quelconques sur le logiciel par le client ou à son initiative par un tiers, sauf autorisation écrite par DECALOG, - les prestations qui se révèleraient ne pas être liées directement au logiciel, - les sauvegardes de fichiers et saisies d'exploitation,
- la reconstitution de fichiers en cas de destruction accidentelle,
-les modifications où compléments de fonctionnalités afférentes au logiciel demandés par
le client,
- les prestations liées au non respect des spécifications, procédures, mesures de sécurité
et de prudence, avertissements divers, figurant dans la documentation assaciée au logiciel
Il est rappelé en particulier, qu'il est de la responsabilité du client d'effectuer des
sauvegardes quotidiennes de la base de données et de s'assurer de leur bonne exécution Sont également exclus du présent contrat la mise à disposition du matériel nécessaire à la mise en œuvre d'une nouvelle version du logiciel fourni par DECALOG, la mise à jour du système d'exploitation et, d'une manière générale, les dispositifs matériels ou logiciels non-produits par DECALOG, nécessaires au fonctionnement de la mise à jour du logiciel Le présent contrat prévoit également la mise à disposition, par DECALOG, d'un mode d'emploi relatif aux nouvelles fonctions cantenues dans la mise à jour et l'exposé écrit des
DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog.net
SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C 1/4modifications de fonctionnement du logiciel que la mise à jour engendre. Toutefois, ces documents écrits ne pourront pas être exigés par le client, en cas de mise à jour intermédiaire justifiée par la demande, de la part du client, d'une adaptation à un besoin particulier où de la résolution d’un dysfonctionnement ponctuel du logiciel Par ailleurs, le contrat de maintenance logicielle ne couvre pas la prestation de formation nécessaire à l'utilisation du logiciel, Si celle-ci s'avère nécessaire, DECALOG sera autorisé à facturer la formation, après accord avec le client
Pour permettre à DECALOG d'assurer sa mission de maintenance, le client s'oblige à faire installer et à maintenir en état de fonctionnement un système de télémaintenance conforme aux instructions de canfiguration transmises par DECALOG lors de l'installation {matériel de communication - modem, routeur ou autre — et logiciel de prise de contrôle à distance en version « élève »), L'indisponibilité de ce système de télémaintenance chez le client délie DECALOG des obligations du présent contrat, le personnel de DECALOG étant en droit d'exiger le rétablissement de la télémaintenance pour intervenir. Les obligations de DECALOG liées au présent contrat reprennent dès là mise en ordre de marche de la
télémaintenance
ARTICLE 7 — CONDITIONS SPECIFIQUES AU PORTAIL
Le présent contrat s'applique intégralement à la maintenance des portails installés par DECALOG, moyennant les spécificités suivantes :
- Article 1, ajouter le paragraphe suivant : il est rappelé que logiciel portail de DECALOG est basé sur un logiciel libre soumis à des contraintes communautaires dont DECALOG n'a
pas la maîtrise.
- Article 2, tiret 2, - la modification des programmes en cas de dysfonctionnement du
logiciel ne s'applique qu'aux modules développés et installés par DÉCALOG. La remise en état éventuelle des fichiers exploités est limité au dit dysfonctionnement s'il a entraîné des
anomalies ou détériorations
- Article 2, tiret 3, l'installation des améliorations successives apportées par DECALOG au
logiciel portail ne s'applique qu'aux modules du portail installés par DECALOG, elle ne
concerne que les correctifs de sécurité, les évolutions réglementaires et le maintien de la
compatibilité avec les autres logiciels installés par DECALOG. La liste exhaustive de ces modules est annexée au présent contrat toute installation par DECALOG de nouveau
module du portail devra faire l'objet d'un avenant
- Article 2, il convient de rajouter le paragraphe suivant: « DECALOG s'engage à faire
fonctionner son portail dans les versions courantes des principaux navigateurs mais ne peut garantir un fonctionnement optimal avec leurs versions futures dont elle n'a pas la maîtrise, »
- Article 3, paragraphe 7, les dysfonctionnements bloquants décrits dans ce paragraphe ne correspondent qu'à des modules du logiciel développés et installés par DECALOG - Article 5, paragraphe 2 et 3, il convient de remplacer les mots « licences d'accès » par les mots « modules du portail »
- Article 6, il convient de rajouter le paragraphe suivant : « Sont exclus du présent contrat
les dysfonctionnements résultant de l'installation par le client ou par un tiers d'un nouveau
module du portail. D'une manière générale, DECALOG décline toute responsabilité concernant les canséquences d'une telle intervention qui fait l’objet d’une prestation spécifique et d'une facturation complémentaire, »
- Article 6, paragraphe 3, tiret 6, les sauvegardes concernent non seulement la base de données mais également l'intégralité des fichiers constituant le portail
- Article 15, remplacer le mot « logiciels » par les mots « logiciels et modules du portail »
ARTICLE 7 BIS — CONDITIONS SPECIFIQUES À LA SECURISATION DE POSTE
« DECALOG EPN »
Dans le cas d’une solution « Decalog EPN » (Espaces Publics Numériques) installée, le présent contrat s'applique intégralement à la maintenance des solutions de sécurisation de poste informatique « EPN », moyennant les spécificités suivantes :
- Des boîtiers sont fournis et font partie intégrante de notre solution, seul DECALOG est
habilité à intervenir sur ces équipements
ARTICLE 8 — DUREE, DEBUT DE LA PRESTATION ET PREAVIS
Le présent contrat prend effet à compter du 1 janvier 2021 et son échéance est fixée au 31 décembre 2023. Chaque partie pourra le dénoncer par lettre recommandée avec accusé de réception, à la fin de chaque année civile, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois, Après l'échéance du 31 décembre 2023, un nouveau contrat devra être établi Il'est expressément convenu, entre les parties, que les avenants destinés à prendre en compte d'éventuelles licences logicielles complémentaires n'ont aucun effet sur l'échéance du présent contrat qui demeure inchangée, quelle que soit la date de prise en charge des nouvelles licences.
ARTICLE 9 — PRIX— CONDITIONS DE PAIEMENT
Les prestations du présent contrat sont soumises aux conditions fixées en annexe
Envoyé en préfecture le 10/12/2020
Reçu en préfecture le 10/12/2020
Affiché le 10/12/2020 ET
La facturation sera réalisée sur]
Les factures de maintenance sd ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC
numérique à l'adresse communiquée. L'envoi d'un document au format papier ne se fera qu'à la demande du destinataire Tout changement d'adresse mail devra être communiquée dans les délais les plus brefs, Le paiement sera effectué après réception des
factures émises par DECALOG
Le paiement sera effectué selon les règles de la comptabilité publique. En cas de retard de
paiement, des intérêts moratoires seront versés. Le taux est celui de l'intérêt légal
augmenté de deux points.
A défaut de paiement d'une seule facture à son échéance, la société DECALOG se réserve
le droit de suspendre ses prestations, au plus tard 30 jours après une mise en demeure d'exécution adressée par lettre recommandée qui sera restée sans effet
ARTICLE 10 - INDEXATION
Afin que l'évolution des prix soit régulière, nos prix seront révisés annuellement en
fonction de l'évolution de l'indice SYNTEC et qui s'établit ainsi :
P1= PO x S1
so
P1: prix révisé, année N
PO : Montant initial et par la suite dernier prix révisé, année N-1
S1 : Valeur du dernier indice SYNTEC publié à la date de révision — indice septembre N-1
50 : Valeur de l'indice SYNTEC publié à la date de la précédente révision —-indice septembre
N-2
Cependant, P1 ne pourra être inférieur à 1
ARTICLE 11 — ACCES - SECURITE
Le client laissera libre accès aux équipements à tout le personnel de DÉCALOG et à ses
conseils. Un représentant du client devra toujours être présent au côté du technicien DECALOG lors de ses interventions. Le technicien peut refuser d'intervenir en cas contraire, sans que le bénéficiaire puisse réclamer des dommages et intérêts à DECALOG au résilier
son contrat
ARTICLE 12 — TOLERANCE — NULLITE D'UNE CLAUSE
La déclaration de nullité d'une clause du présent contrat, de ses annexes ou avenants
a'entraînera pas la nullité de l'ensemble. Par ailleurs, en aucun cas, et quels que soient sa
durée et son niveau, une tolérance de DECALOG qui serait contraire aux spécifications du contrat ne pourra être assimilée à un droit acquis,
ARTICLE 13 — DESCRIPTION DES PIECES CONTRACTUELLES
Les parties conviennent que les propositions de DECALOG, ainsi que les pièces les complétant ou les modifiant, concrétisent les obligations auxquelles DECALOG s'engage La proposition et les pièces complémentaires ou modificatives figurent en annexe au
présent contrat.
Le présent contrat exprime l'intégralité de la volonté des parties. Aucun autre document
ne peut engendrer d'obligations au titre des présentes s'il n’a fait l'objet d'un avenant signé
par les deux parties
ARTICLE 14 — CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE
Tout litige susceptible de s'élever entre les parties à propos de l'exécution ou de
l'interprétation du présent contrat sera de la compétence exclusive du Tribunal
administratif du siège social du Client
ARTICLE 15 — NOMBRE ET DESCRIPTIF DES ANNEXES
Le présent contrat comporte une annexe (logiciels concernés et prix)
Au-delà de ces pièces, toute modification devra faire l'objet d'un avenant
Fait à GUILHERAND GRANGES en deux exemplaires
Pour DECALOG Pour le Client,
Le 12 octobre 2020 Le
PARMAIN (N° de siret : 219 504 800 00018)
Paprika CS2 version complète licence de base
Paprika CS2 Licence poste professionnel (incluse(s) dans la licence de base)
Paprika CS2 Licence poste professionnel
EPM Licence de base
EPM Boîtier site principal inclus dans la licence de base
EPM Licence pour poste public incluse dans la licence de base
EPM Licence pour poste public
EPM portail captif pour Accès Wifi
Paprika CS2 Portail Opac3d : Accès illimités par l'Internet
dl 1373,48 1373,48
3 00 ,00
1 134,38 134,38
1 403,63 403,63
1 ,00 00
3 00 ,00
è 43,25 86,50
1 276,78 276,78
1 507,41 507,41
Total HT. annuel (pour une année pleine} 2 782,18
TVA20% 556,44
TOTALTTC en euros 3 338,62
DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog net
SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C
2/4Envoyé en préfecture le 10/12/2020
Reçu en préfecture le 10/12/2020 EM
Affiché le 10/12/2020 =
ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC
Annexe au contrat : Clauses de Protection des Dorirees
Entre les soussignés :
DECALOG, société par actions simplifiée au capital de 361 080 Euros, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aubenas sous le numéro 331,746.396.00042,
dont le siège social est situé 1244 rue Henri DUNANT — 07500 GUILHERAND GRANGES, représentée par son Président, Monsieur Philippe MAMWY, ci-après désignée par
"le sous-traitant" ou "DECALOG" d'une part,
et:
Mairie de PARMAIN (N° de siret : 219 504 800 00018), représenté(e) par M. TAILLANTIE R_ en qualité de __ mare , ci-après désigné(e) par "le Client", ou "le responsable de traitement" d'autre part,
ARTICLE 1 - OBJET DE L'ANNEXE
Préalablement à la signature de cette annexe, le Client a confié à Decalog la
réalisation de prestations de maintenance ou de services applicatifs hébergés et
ont signé un contrat définissant notamment sa nature, les engagements respectifs
et sa durée {« Contrat »}. || est rappelé que le Client reste propriétaire des
contenus (données, informations...) qu'il héberge, Decalog s'engageant à ne pas
utiliser ces contenus autrement que pour les besoins exclusifs de l'exécution de
ces services.
Cette Annexe a pour objet de définir plus spécifiquement les conditions dans
lesquelles Decalog s'engage à effectuer pour le compte du Client les opérations
de traitement de données à caractère personnel définies ci-après dans le cadre
exclusif du Contrat. Les présentes clauses sont ajoutées et font partie intégrante
du Contrat.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s'engagent à respecter
la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère
personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen
et du Conseil du 27 avril 2016, applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, «
le règlement européen sur la protection des données »).
ARTICLE 2 - DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L'OBJET DE LA SOUS-
TRAÎTANCE
Decalog, « le sous-traitant », est autorisé à traiter pour le compte du Client, « le
responsable de traitement », les données à caractère personnel nécessaires pour
maintenir en conditions opérationnelles et ou héberger les applications et
services hébergés objet du Contrat entre le Client et Decalog.
Les opérations réalisées sur les données sont de trois types :
e La collecte,
e Le stockage,
e L'hébergement éventuel
La finalité des traitements est liée aux missions dont est chargé le Client qui
représente une bibliothèque, un centre de documentation, un musée où un
service d'archives notamment :
e La gestion du service rendu par le Client à ses usagers.
La gestion des collections et des fonds régis par le Client.
« La communication du Client avec ses usagers.
La gestion du référentiel des utilisateurs du logiciel (bibliothécaires,
documentaliste, archiviste, régisseur d'œuvre...)
La production de statistiques sur le service rendu par le Client à ses usagers.
La production de statistiques sur l’activité des utilisateurs des logiciels fournis.
» Le respect d'obligations légales.
La finalité des traitements est aussi liée à des interventions réalisées par Decalog
dans le cadre de :
e La migration des données d’une solution à l'autre,
e La réalisation de tests fonctionnels.
Les données à caractère personnel traitées portent sur :
e L'identité et l'état civil des personnes (usagers, utilisateurs, prestataires) : nom,
prénom, sexe, date de naissance
e La localisation et l'identification : adresse postale, adresse mail, numéro de
téléphone fixe et mobile,
e La vie personnelle : transactions en cours (prêts, réservations), historique des
transactions (derniers emprunts), statistiques sur les transactions (prêt,
retours, réservations).
e Les journaux de connexion : dates, actions réalisées.
Les catégories de personnes concernées sont :
e Les utilisateurs des logiciels fournis,
« Les usagers du Client enregistrés dans la base,
e Les prestataires associés à la gestion des documents / biens / objets gérés dans
les logiciels.
ARTICLE 3 - DUREE DE VALIDITÉ
Les présentes dispositions de cette annexe entrent en vigueur à compter de leur
signature pour une durée égale à celle du Contrat auquel cette annexe est
attachée,
ARTICLE 4 - OBLIGATIONS DE DECALOG (sous-traitant) VIS-A-VIS DU CLIENT
{responsable de traitement)
DECALOG s'engage à :
41 Données traitées
Traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l'objet de la sous-
traitance
4.2 Instructions documentées
Traiter les données conformément aux instructions documentées du Client, Si
Decalog considère qu'une instruction constitue une violation du règlement
européen sur la protection des données où de toute autre disposition du droit de
l'Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en
informe immédiatement le Client. En outre, si Decalog est tenu, uniquement à la
demande du Client, de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou
à une organisation internationale, en vertu du droit de l'Union où du droit de l'Etat
membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de
cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une
telle information pour des motifs importants d'intérêt public,
43 Confidentialité
Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le
cadre du présent contrat,
44 Obligation de confidentialité
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère
personnel en vertu du présent contrat : s'engagent à respecter la confidentialité
ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; et
reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à
caractère personnel,
45 Concept de privacy by design
Prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les
principes de protection des données dès la conception et de protection des
données par défaut
4.6 Sous-traitance
Decalog peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant
ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il
informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé
concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants. Cette information
doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l'identité et les
coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client
dispose d'un délai minium de 10 (dix) jours ouvrables à compter de la date de
réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-
traitance ne peut être effectuée que si le Client n'a pas émis d'objection pendant
le délai convenu
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat
pour le compte et selon les instructions du Client, || appartient à Decalog de
s'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes
quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles
appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du
règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne
remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Decalog
demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de
l'exécution par l'autre sous-traitant de ses obligations.
4.7 Droit d’information des personnes concemnées
Il'appartient au Client de fournir l'information aux personnes concernées par les
opérations de traitement au moment de la collecte des données.
48 Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, Decalog aide le Client à s'acquitter de son obligation
de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées :
droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation
du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une
décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Decalog des demandes
d'exercice de leurs droits, Decalog adresse ces demandes dès réception par
courrier électronique au signataire du Contrat ou toute personne désignée par lui
ultérieurement
49 Notification des violations de données à caractère personnel
Decalog notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans
un délai maximum de 24 heures après en avoir pris connaissance par courrier
électronique. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile
DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog.net
SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C 3/4afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de
contrôle compétente.
Il appartient au Client, de notifier l'autorité de contrôle compétente (la CNIL en
France), les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais
et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins
que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour
les droits et libertés des personnes physiques.
Cette notification contiendra au moins :
e La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y
compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes
concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif
d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un
autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires
peuvent être obtenues ;
La description des conséquences probables de la violation de données à
caractère personnel ;
La description des mesures prises ou que le Client propose de prendre pour
remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas
échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Si, et dans la mesure où il n'est pas possible de fournir toutes ces informations en
même temps, les informations peuvent être communiquées de manière
échelonnée sans retard indu, Le Client communique la violation de données à
caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque
cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et
libertés d'une personne physique. La communication à la personne concernée
doit décrire, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données
à caractère personnel et contient au moins :
e La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y
compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes
concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif
d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un
autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
La description des conséquences probables de la violation de données à
caractère personnel ;
La description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose
de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y
compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles
conséquences négatives,
4.10 Aide de Decalog dans le cadre du respect par le Client de ses obligations
Decalog aide le Client pour la réalisation d'analyses d'impact relative à la
protection des données. Decalog aide le Client pour la réalisation de la
consultation préalable de l'autorité de contrôle
4.11 Mesures de sécurité et de confidentialité
Decalog s'engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité et de confidentialité
prévues par le code de conduite dont il s'est doté. Decalog s'engage à mettre en
œuvre les mesures suivantes :
e La supervision constante des systèmes et le suivi d'un plan de sauvegarde
adapté. Ces mesures, déjà existantes, sont renforcées pour garantir la sécurité
des données hébergées.
La réalisation régulière de tests d'intrusion qui permettent d'évaluer les
mesures de sécurités adoptées et, si nécessaire, d'adapter les dispositifs
L'encadrement strict des accès aux données du Client, Seuls les collaborateurs
Decalog autorisés accèdent aux données. Cet accès se fait dans un but précis et
connu du Client,
La suppression de toutes les copies en possession de Decalog dès la fin du
traitement réalisé.
L'obligation de confidentialité faite à tous les collaborateurs Decalog. Decalog
s'engage et veille à faire respecter cette obligation.
e L'anonymisation des données lorsque nécessaire (statistiques)
4.12 Sort des données au terme de la prestation
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données,
Decalog s'engage à :
e Détruire toutes les données à caractère personnel ou
e A renvoyer toutes les données à caractère personnel au Client ou
« A renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le
Client, Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies
existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois détruites,
Decalog justifiera par écrit de la destruction.
Envoyé en préfecture le 10/12/2020
Reçu en préfecture le 10/12/2020
Affiché le 10/12/2020
ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC
Le traitement a réalisé sera choisi dans la liste ci-dessus et précisé à Decalog par
le Client au terme de la prestation.
4.13 Registre des catégories d'activités de traitement
Decalog tient par écrit un registre de toutes les catégories d'activités de
traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :
Le nom et les coordonnées du Client, responsable de traitement, pour le
compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du
délégué à la protection des données,
Les catégories de traitements effectués pour le compte du Client,
Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays
tiers où à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays
tiers où de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés
à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la
protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties
appropriées,
Une description générale des mesures de sécurité techniques et
organisationnelles prises par Decalog.
4.14 Documentation
Decalog met à la disposition du Client là documentation nécessaire pour
démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation
d'audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu'il a
mandaté, et contribuer à ces audits.
415 Clause de confidentialité en cas d'opérations de maintenance où de
télémaintenance
Chaque opération de maintenance devra faire l'objet d'un descriptif précisant
les dates, la nature des opérations et les noms des intervenants, transmis au
Client.
En cas de télémaintenance permettant l'accès à distance aux fichiers du Client,
Decalog prendra toutes dispositions afin de permettre au Client d'identifier la
provenance de chaque intervention extérieure. À cette fin, Decalog s'engage à
obtenir l'accord préalable du Client avant chaque opération de
télémaintenance dont Decalog prendrait l'initiative.
Des registres seront établis sous les responsabilités respectives du Client et de
Decalog, mentionnant les date et nature détaillées des interventions de
télémaintenance ainsi que les noms de leurs auteurs.
ARTICLE 5 - OBLIGATION DU CLIENT vis-à-vis de DECALOG.
LE CLIENT s'engage à :
e Fournir à Decalog la liste des données non visées au chapitre 2 des présentes
clauses. En effet, les logiciels fournis permettent de gérer librement des
données locales. Le Client peut donc ajouter toute donnée, dont des données
à caractère personnel, qu'il considère comme nécessaire à l’accomplissement
de ses missions.
Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données
par Decalog,
Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des
obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données
de la part de Decalog,
Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès
de Decalog.
Le 12 octobre 2020
Pour « le sous-traitant » - DECALOG
Philippe MAMY - Président
Signature
Cachet
Pour le Client
Signature
Cachet
DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog.net
SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C
aja