Déliberation - 57 contrat de maintenance decalog

Documents similaires

Déliberation - dm 2026 02 sign. contrat maintenance defribrillate

Déliberation - dm 2025 29 sign. contrat service maintenance logic

Déliberation - 24 contrat dhebergement berger levrault

Déliberation - dm 2023 005 contrat de services lie au site intern

Déliberation - dm 2026 11 contrat cadre maintenance bouches et po

Déliberation - dm 2022 74 contrat de maintenance des progiciels p

Déliberation - 31 contrat de maintenance phonie inter

Déliberation - 78 contrat de maintenance de portes automatiques

Déliberation - 57 contrat transports scolaires olicars

Déliberation - 05 contrat site internet ville avec gallimedia

Déliberation - 57 contrat de maintenance decalog Document publié le Dimanche 31 décembre 2023 par la commune de Parmain. Lien du pdf (Déliberation - 57 contrat de maintenance decalog)Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Télécommunications et internet, Envoyé en préfecture le 10/12/2020

Reçu en préfecture le 10/12/2020

Affiché le 10/12/2020

ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC

DÉPARTEMENT DU VAL D'OISE

ARRONDISSEMENT DE PONTOISE

CANTON DE L'ISLE-ADAM

AALLE DE PARMAY

MAIRIE DE PARMAIN 95620

TEL. 01 34 08 95 80 - FAX 01 34 08 95 88

DT DECISION DU MAIRE

N° 2020/57

Contrat de maintenance logicielle avec la Société DECALOG

Le Maire de la Commune de PARMAIN,

VU le Code Général des Collectivités Territoriales,

VU la délibération n°2020/41 du 17/07/2020 donnant délégation du conseil au maire de

Parmain et à son premier adjoint,

CONSIDERANT qu'il y a lieu de renouveler le contrat de maintenance du logiciel Paprika sur 5

ordinateurs et 5 moniteurs situés à la Bibliothèque Municipale,

CONSIDERANT la proposition de la Société DECALOG, sise 1244 rue Henri Dunant, 07500

GUILHERAND-GRANGES,

DECIDE

ARTICLE 1 : La signature dudit contrat avec la Société DECALOG, sise 1244 rue Henri Dunant,

07500 GUILHERAND-GRANGES.

ARTICLE 2 : Le contrat prend effet au 1° janvier 2021, il sera ensuite reconductible d'année en

année, dans la limite de 3 ans, soit jusqu’au 31 décembre 2023.

ARTICLE 3 : Le montant de ce contrat est de 3 338,62 € T.T.C/an.

ARTICLE 3 : Madame la Directrice Générale des Services est chargée de l’exécution de la

présente décision qui recevra les mesures de publicité prévues à l’article L 2122-23 du Code

Général des Collectivités Territoriales.

ARTICLE 4 : Délai de recours de 2 mois à dater de la notification ou publication. Voie de

recours auprès du Tribunal Administratif (décret n°89-641 du 7/09/1989). Le T.A. de Cergy- Pontoise peut également être saisi directement via l'application « Télérecours citoyens »

(https://www.télérecours.fr).

Fait à PARMAIN, le 10 décembre 2020Envoyé en préfecture le 10/12/2020

Reçu en préfecture le 10/12/2020

Affiché le 10/12/2020 :

ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC

Renouvellement du

CONTRAT DE MAINTENANCE LOGICIELLE

CML10/PARMAIN/0121

Entre les soussignés :

DECALOG, société par actions simplifiée au capital de 361 080 Euros, dont le siège social est situé 1244 rue Henri DUNANT — 07500 GUILHERAND GRANGES, représentée par son Président : Philippe MAMY, ci-après désignée par "DECALOG", d'une part

et:

Mairie de PARMAIN, (N° de siret : 219 504 800 00018) représenté(e) par M_ TILL ANTER Loi, en qualité de

MIT ci-après désigné{e) par "le client", d'autre part

Il a été convenu ce qui suit

ARTICLE 1 — OBJET DU CONTRAT

Au titre du présent contrat, DECALOG assurera au client qui l'accepte, les services de

maintenance définis à l'article 2 pour les logiciels mentionnés dans l'annexe et les éventuels avenants

ARTICLE 2 — DEFINITION DE LA MAINTENANCE

Par maintenance, on doit entendre :

- l'assistance téléphonique des utilisateurs ayant suivi la formation initiale au logiciel Les utilisateurs n'ayant pas suivi la formation au logiciel pourront, néanmoins faire appel au service d'assistance téléphonique, DECALOG se réserve toutefois le droit de ne pas assurer cette assistance si l'absence de formation engendre une demande d'assistance excessive

- la modification des programmes en cas de dysfonctionnement du logiciel, et la remise en état éventuelle des fichiers exploités dans le cas où le dit dysfonctionnement à entraîné des anomalies ou détériorations.

- l'installation des améliorations successives apportées par DECALOG, au logiciel et

l'adaptation éventuelle des autres parties du logiciel ou de ses fichiers aux dites améliorations

- La mise à disposition, par DECALOG, d’un mode d'emploi relatif aux nouvelles fonctians

contenues dans la mise à jour et l'exposé écrit des modifications de fonctionnement du logiciel que la mise à jour engendre

- L'ensemble de ces prestations sera assuré sans que Décalog ne puisse prétendre à aucun paiement, ni de ses services, ni des frais engagés, en particulier, en matière de déplacement.

ARTICLE 3 — CONDITIONS D'INTERVENTION

Dans le cadre de la prestation de maintenance, DECALOG s'engage à intervenir selon les modalités suivantes :

Intervention sur appel - Dans le cadre de l'assistance, le client a accès à Un numéro de téléphone pour poser toutes les questions relatives à l'utilisation du logiciel. Les heures d'accès du client sont les suivantes : du lundi au jeudi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13h 30 à 18 h 00 {le vendredi jusqu'à 17 h 00) et le samedi de 8 h 30 à 12h00etde13h30à17h 00 (sont exclus les jours fériés et chômés), Si le service de maintenance de Décalog ne peut pas traiter l'appel directement, il rappelle dans un délai maximum de 4 heures ouvrées DECALOG s'efforcera, par téléphone, de résoudre la difficulté relevée, en fournissant au client les informations et les procédures à suivre, Cette procédure est préalable à toute autre intervention de la part de DECALOG

intervention par télémalntenance — Le cas échéant, DECALOG pourra intervenir à distance, via le réseau téléphonique commuté ou Internet pour tenter de résoudre le problème, sous réserve que le client ait fait le nécessaire pour installer où faire installer une configuration adaptée, Cette procédure est préalable à toute intervention sur site de la part de DECALOG.

Le client s'engage notamment à fournir aux intervenants de DECALOG :

- un accès en télémaintenance en ordre de fonctionnement avec les autorisations nécessaires,

- la possibilité d'interroger un ou plusieurs utilisateurs du client ayant subi les difficultés en cause,

Intervention sur site — À la suite d’une intervention par téléphone ou en télémaintenance restée infructueuse, DECALOG est susceptible d'intervenir sur le site du client, Le client s'engage alors à permettre au technicien de DECALOG un libre accès aux équipements supportant le logiciel. Quel que soit le mode d'interventian mis en œuvre, dans le cas où le dysfonctiannement s'avère bloquant, c'est à dire inhibant une fonction essentielle du logiciel, DECALOG s'engage à régler le dysfonctionnement dans un délai de 8 heures ouvrées ou, à défaut, à proposer une solution de contournement dans l'attente d'une solution pleinement satisfaisante. Dans le cas où il serait fait appel au service de maintenance sans justification, ou si l'incident se révélait être dû à des causes ne relevant pas de l'objet du présent contrat, DECALOG serait autorisé à présenter au client une facture au temps passé et à répercuter les frais de déplacement

ARTICLE 4 — GESTION DES APPELS TELEPHONIQUES

Dans le cas où le dysfonctionnement du logiciel nécessiterait une intervention

téléphonique longue (plus de 10 minutes) ou répétée (plus de deux appels dans la même semaine), le client serait en droit de demander à DECALOG de prendre en charge l'appel et donc le coût de la communication téléphonique. Bien entendu, cette obligation ne

concerne que les cas où une défaillance du logiciel est à l'origine de la nécessité

d'intervention

Sont donc exclus de cette clause les cas d'intervention engendrée par une mauvaise manipulation du personnel en place ou un accident extérieur et non imputable à un défaut du logiciel

Al'inverse, dans le cas où la demande correspond à un besoin d'assistance dans l'utilisation du logiciel, les communications téléphoniques sont, a priori, à la charge du client, DECALOG se réservant le droit, dans ce cas, de demander aux utilisateurs d'être à l'origine de l'appel téléphonique

Ces règles ne sont pas applicables aux sites installés à l'étranger ou outre-mer. Pour ces

derniers, les communications téléphoniques sont, à priori, à la charge du client, DECALOG

se réservant le droit de demander aux utilisateurs d'être à l'origine de l'appel téléphonique

ARTICLE 5 — LOGICIELS CONCERNES

Les prestations de maintenance fournies par la société DECALOG s'appliquent à l'ensemble des logiciels installés sur le matériel informatique du client et s'ils figurent en annexe aux présentes

Toute modification de la configuration initiale des logiciels, notamment par l'adjonction de licences d'accès complémentaires, pendant la durée d'exécution du présent contrat, devra faire l'objet d'un avenant au présent contrat

Il est expressément convenu entre les parties que, en cas d'extension du nombre de

licences, le refus de l'avenant destiné à prendre en compte cette extension entraînera la

rupture automatique du contrat de maintenance logicielle initial, Cette rupture

interviendra un an après l'installation des licences supplémentaires.

ARTICLE 6 — LIMITES ET EXCLUSIONS DE LA MAINTENANCE

Sont exclus du champ d'application du présent contrat :

- les logiciels fournis au client par des tiers

- les logiciels développés par le client ou par des tiers

- d'une manière générale, tout logiciel non explicitement référencé dans l'annexe aux

présentes,

Sont exclus du présent contrat, les dysfonctionnements résultant :

- d'une dégradation volontaire,

- d'une contamination du système par un virus informatique,

- d'une attaque ou intrusion,

- d'une utilisation hors normes,

- d'une défaillance du matériel,

- d'adjonction de dispositifs matériels ou logiciels supplémentaires non homologués par DECALOG,

- de défaut d'alimentation électrique,

- et plus généralement d'accident (foudre, inondation, etc...), de négligence où de fausses

manœuvres,

- d’une absence de communication par le client de toute information précise sur l’anomalie rencontrée,

- du caractère non reproductible de l’anomalie rencontrée par le client

Sont également exclues des prestations couvertes par le présent contrat et feront l'objet d'une facturation complémentaire :

- les prestations liées à la correction des anomalies causées par une utilisation incorrecte du logiciel par le client ou par des modifications ou interventions quelconques sur le logiciel par le client ou à son initiative par un tiers, sauf autorisation écrite par DECALOG, - les prestations qui se révèleraient ne pas être liées directement au logiciel, - les sauvegardes de fichiers et saisies d'exploitation,

- la reconstitution de fichiers en cas de destruction accidentelle,

-les modifications où compléments de fonctionnalités afférentes au logiciel demandés par

le client,

- les prestations liées au non respect des spécifications, procédures, mesures de sécurité

et de prudence, avertissements divers, figurant dans la documentation assaciée au logiciel

Il est rappelé en particulier, qu'il est de la responsabilité du client d'effectuer des

sauvegardes quotidiennes de la base de données et de s'assurer de leur bonne exécution Sont également exclus du présent contrat la mise à disposition du matériel nécessaire à la mise en œuvre d'une nouvelle version du logiciel fourni par DECALOG, la mise à jour du système d'exploitation et, d'une manière générale, les dispositifs matériels ou logiciels non-produits par DECALOG, nécessaires au fonctionnement de la mise à jour du logiciel Le présent contrat prévoit également la mise à disposition, par DECALOG, d'un mode d'emploi relatif aux nouvelles fonctions cantenues dans la mise à jour et l'exposé écrit des

DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog.net

SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C 1/4modifications de fonctionnement du logiciel que la mise à jour engendre. Toutefois, ces documents écrits ne pourront pas être exigés par le client, en cas de mise à jour intermédiaire justifiée par la demande, de la part du client, d'une adaptation à un besoin particulier où de la résolution d’un dysfonctionnement ponctuel du logiciel Par ailleurs, le contrat de maintenance logicielle ne couvre pas la prestation de formation nécessaire à l'utilisation du logiciel, Si celle-ci s'avère nécessaire, DECALOG sera autorisé à facturer la formation, après accord avec le client

Pour permettre à DECALOG d'assurer sa mission de maintenance, le client s'oblige à faire installer et à maintenir en état de fonctionnement un système de télémaintenance conforme aux instructions de canfiguration transmises par DECALOG lors de l'installation {matériel de communication - modem, routeur ou autre — et logiciel de prise de contrôle à distance en version « élève »), L'indisponibilité de ce système de télémaintenance chez le client délie DECALOG des obligations du présent contrat, le personnel de DECALOG étant en droit d'exiger le rétablissement de la télémaintenance pour intervenir. Les obligations de DECALOG liées au présent contrat reprennent dès là mise en ordre de marche de la

télémaintenance

ARTICLE 7 — CONDITIONS SPECIFIQUES AU PORTAIL

Le présent contrat s'applique intégralement à la maintenance des portails installés par DECALOG, moyennant les spécificités suivantes :

- Article 1, ajouter le paragraphe suivant : il est rappelé que logiciel portail de DECALOG est basé sur un logiciel libre soumis à des contraintes communautaires dont DECALOG n'a

pas la maîtrise.

- Article 2, tiret 2, - la modification des programmes en cas de dysfonctionnement du

logiciel ne s'applique qu'aux modules développés et installés par DÉCALOG. La remise en état éventuelle des fichiers exploités est limité au dit dysfonctionnement s'il a entraîné des

anomalies ou détériorations

- Article 2, tiret 3, l'installation des améliorations successives apportées par DECALOG au

logiciel portail ne s'applique qu'aux modules du portail installés par DECALOG, elle ne

concerne que les correctifs de sécurité, les évolutions réglementaires et le maintien de la

compatibilité avec les autres logiciels installés par DECALOG. La liste exhaustive de ces modules est annexée au présent contrat toute installation par DECALOG de nouveau

module du portail devra faire l'objet d'un avenant

- Article 2, il convient de rajouter le paragraphe suivant: « DECALOG s'engage à faire

fonctionner son portail dans les versions courantes des principaux navigateurs mais ne peut garantir un fonctionnement optimal avec leurs versions futures dont elle n'a pas la maîtrise, »

- Article 3, paragraphe 7, les dysfonctionnements bloquants décrits dans ce paragraphe ne correspondent qu'à des modules du logiciel développés et installés par DECALOG - Article 5, paragraphe 2 et 3, il convient de remplacer les mots « licences d'accès » par les mots « modules du portail »

- Article 6, il convient de rajouter le paragraphe suivant : « Sont exclus du présent contrat

les dysfonctionnements résultant de l'installation par le client ou par un tiers d'un nouveau

module du portail. D'une manière générale, DECALOG décline toute responsabilité concernant les canséquences d'une telle intervention qui fait l’objet d’une prestation spécifique et d'une facturation complémentaire, »

- Article 6, paragraphe 3, tiret 6, les sauvegardes concernent non seulement la base de données mais également l'intégralité des fichiers constituant le portail

- Article 15, remplacer le mot « logiciels » par les mots « logiciels et modules du portail »

ARTICLE 7 BIS — CONDITIONS SPECIFIQUES À LA SECURISATION DE POSTE

« DECALOG EPN »

Dans le cas d’une solution « Decalog EPN » (Espaces Publics Numériques) installée, le présent contrat s'applique intégralement à la maintenance des solutions de sécurisation de poste informatique « EPN », moyennant les spécificités suivantes :

- Des boîtiers sont fournis et font partie intégrante de notre solution, seul DECALOG est

habilité à intervenir sur ces équipements

ARTICLE 8 — DUREE, DEBUT DE LA PRESTATION ET PREAVIS

Le présent contrat prend effet à compter du 1 janvier 2021 et son échéance est fixée au 31 décembre 2023. Chaque partie pourra le dénoncer par lettre recommandée avec accusé de réception, à la fin de chaque année civile, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois, Après l'échéance du 31 décembre 2023, un nouveau contrat devra être établi Il'est expressément convenu, entre les parties, que les avenants destinés à prendre en compte d'éventuelles licences logicielles complémentaires n'ont aucun effet sur l'échéance du présent contrat qui demeure inchangée, quelle que soit la date de prise en charge des nouvelles licences.

ARTICLE 9 — PRIX— CONDITIONS DE PAIEMENT

Les prestations du présent contrat sont soumises aux conditions fixées en annexe

Envoyé en préfecture le 10/12/2020

Reçu en préfecture le 10/12/2020

Affiché le 10/12/2020 ET

La facturation sera réalisée sur]

Les factures de maintenance sd ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC

numérique à l'adresse communiquée. L'envoi d'un document au format papier ne se fera qu'à la demande du destinataire Tout changement d'adresse mail devra être communiquée dans les délais les plus brefs, Le paiement sera effectué après réception des

factures émises par DECALOG

Le paiement sera effectué selon les règles de la comptabilité publique. En cas de retard de

paiement, des intérêts moratoires seront versés. Le taux est celui de l'intérêt légal

augmenté de deux points.

A défaut de paiement d'une seule facture à son échéance, la société DECALOG se réserve

le droit de suspendre ses prestations, au plus tard 30 jours après une mise en demeure d'exécution adressée par lettre recommandée qui sera restée sans effet

ARTICLE 10 - INDEXATION

Afin que l'évolution des prix soit régulière, nos prix seront révisés annuellement en

fonction de l'évolution de l'indice SYNTEC et qui s'établit ainsi :

P1= PO x S1

so

P1: prix révisé, année N

PO : Montant initial et par la suite dernier prix révisé, année N-1

S1 : Valeur du dernier indice SYNTEC publié à la date de révision — indice septembre N-1

50 : Valeur de l'indice SYNTEC publié à la date de la précédente révision —-indice septembre

N-2

Cependant, P1 ne pourra être inférieur à 1

ARTICLE 11 — ACCES - SECURITE

Le client laissera libre accès aux équipements à tout le personnel de DÉCALOG et à ses

conseils. Un représentant du client devra toujours être présent au côté du technicien DECALOG lors de ses interventions. Le technicien peut refuser d'intervenir en cas contraire, sans que le bénéficiaire puisse réclamer des dommages et intérêts à DECALOG au résilier

son contrat

ARTICLE 12 — TOLERANCE — NULLITE D'UNE CLAUSE

La déclaration de nullité d'une clause du présent contrat, de ses annexes ou avenants

a'entraînera pas la nullité de l'ensemble. Par ailleurs, en aucun cas, et quels que soient sa

durée et son niveau, une tolérance de DECALOG qui serait contraire aux spécifications du contrat ne pourra être assimilée à un droit acquis,

ARTICLE 13 — DESCRIPTION DES PIECES CONTRACTUELLES

Les parties conviennent que les propositions de DECALOG, ainsi que les pièces les complétant ou les modifiant, concrétisent les obligations auxquelles DECALOG s'engage La proposition et les pièces complémentaires ou modificatives figurent en annexe au

présent contrat.

Le présent contrat exprime l'intégralité de la volonté des parties. Aucun autre document

ne peut engendrer d'obligations au titre des présentes s'il n’a fait l'objet d'un avenant signé

par les deux parties

ARTICLE 14 — CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE

Tout litige susceptible de s'élever entre les parties à propos de l'exécution ou de

l'interprétation du présent contrat sera de la compétence exclusive du Tribunal

administratif du siège social du Client

ARTICLE 15 — NOMBRE ET DESCRIPTIF DES ANNEXES

Le présent contrat comporte une annexe (logiciels concernés et prix)

Au-delà de ces pièces, toute modification devra faire l'objet d'un avenant

Fait à GUILHERAND GRANGES en deux exemplaires

Pour DECALOG Pour le Client,

Le 12 octobre 2020 Le

PARMAIN (N° de siret : 219 504 800 00018)

Paprika CS2 version complète licence de base

Paprika CS2 Licence poste professionnel (incluse(s) dans la licence de base)

Paprika CS2 Licence poste professionnel

EPM Licence de base

EPM Boîtier site principal inclus dans la licence de base

EPM Licence pour poste public incluse dans la licence de base

EPM Licence pour poste public

EPM portail captif pour Accès Wifi

Paprika CS2 Portail Opac3d : Accès illimités par l'Internet

dl 1373,48 1373,48

3 00 ,00

1 134,38 134,38

1 403,63 403,63

1 ,00 00

3 00 ,00

è 43,25 86,50

1 276,78 276,78

1 507,41 507,41

Total HT. annuel (pour une année pleine} 2 782,18

TVA20% 556,44

TOTALTTC en euros 3 338,62

DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog net

SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C

2/4Envoyé en préfecture le 10/12/2020

Reçu en préfecture le 10/12/2020 EM

Affiché le 10/12/2020 =

ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC

Annexe au contrat : Clauses de Protection des Dorirees

Entre les soussignés :

DECALOG, société par actions simplifiée au capital de 361 080 Euros, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aubenas sous le numéro 331,746.396.00042,

dont le siège social est situé 1244 rue Henri DUNANT — 07500 GUILHERAND GRANGES, représentée par son Président, Monsieur Philippe MAMWY, ci-après désignée par

"le sous-traitant" ou "DECALOG" d'une part,

et:

Mairie de PARMAIN (N° de siret : 219 504 800 00018), représenté(e) par M. TAILLANTIE R_ en qualité de __ mare , ci-après désigné(e) par "le Client", ou "le responsable de traitement" d'autre part,

ARTICLE 1 - OBJET DE L'ANNEXE

Préalablement à la signature de cette annexe, le Client a confié à Decalog la

réalisation de prestations de maintenance ou de services applicatifs hébergés et

ont signé un contrat définissant notamment sa nature, les engagements respectifs

et sa durée {« Contrat »}. || est rappelé que le Client reste propriétaire des

contenus (données, informations...) qu'il héberge, Decalog s'engageant à ne pas

utiliser ces contenus autrement que pour les besoins exclusifs de l'exécution de

ces services.

Cette Annexe a pour objet de définir plus spécifiquement les conditions dans

lesquelles Decalog s'engage à effectuer pour le compte du Client les opérations

de traitement de données à caractère personnel définies ci-après dans le cadre

exclusif du Contrat. Les présentes clauses sont ajoutées et font partie intégrante

du Contrat.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s'engagent à respecter

la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère

personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen

et du Conseil du 27 avril 2016, applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, «

le règlement européen sur la protection des données »).

ARTICLE 2 - DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L'OBJET DE LA SOUS-

TRAÎTANCE

Decalog, « le sous-traitant », est autorisé à traiter pour le compte du Client, « le

responsable de traitement », les données à caractère personnel nécessaires pour

maintenir en conditions opérationnelles et ou héberger les applications et

services hébergés objet du Contrat entre le Client et Decalog.

Les opérations réalisées sur les données sont de trois types :

e La collecte,

e Le stockage,

e L'hébergement éventuel

La finalité des traitements est liée aux missions dont est chargé le Client qui

représente une bibliothèque, un centre de documentation, un musée où un

service d'archives notamment :

e La gestion du service rendu par le Client à ses usagers.

La gestion des collections et des fonds régis par le Client.

« La communication du Client avec ses usagers.

La gestion du référentiel des utilisateurs du logiciel (bibliothécaires,

documentaliste, archiviste, régisseur d'œuvre...)

La production de statistiques sur le service rendu par le Client à ses usagers.

La production de statistiques sur l’activité des utilisateurs des logiciels fournis.

» Le respect d'obligations légales.

La finalité des traitements est aussi liée à des interventions réalisées par Decalog

dans le cadre de :

e La migration des données d’une solution à l'autre,

e La réalisation de tests fonctionnels.

Les données à caractère personnel traitées portent sur :

e L'identité et l'état civil des personnes (usagers, utilisateurs, prestataires) : nom,

prénom, sexe, date de naissance

e La localisation et l'identification : adresse postale, adresse mail, numéro de

téléphone fixe et mobile,

e La vie personnelle : transactions en cours (prêts, réservations), historique des

transactions (derniers emprunts), statistiques sur les transactions (prêt,

retours, réservations).

e Les journaux de connexion : dates, actions réalisées.

Les catégories de personnes concernées sont :

e Les utilisateurs des logiciels fournis,

« Les usagers du Client enregistrés dans la base,

e Les prestataires associés à la gestion des documents / biens / objets gérés dans

les logiciels.

ARTICLE 3 - DUREE DE VALIDITÉ

Les présentes dispositions de cette annexe entrent en vigueur à compter de leur

signature pour une durée égale à celle du Contrat auquel cette annexe est

attachée,

ARTICLE 4 - OBLIGATIONS DE DECALOG (sous-traitant) VIS-A-VIS DU CLIENT

{responsable de traitement)

DECALOG s'engage à :

41 Données traitées

Traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l'objet de la sous-

traitance

4.2 Instructions documentées

Traiter les données conformément aux instructions documentées du Client, Si

Decalog considère qu'une instruction constitue une violation du règlement

européen sur la protection des données où de toute autre disposition du droit de

l'Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en

informe immédiatement le Client. En outre, si Decalog est tenu, uniquement à la

demande du Client, de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou

à une organisation internationale, en vertu du droit de l'Union où du droit de l'Etat

membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de

cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une

telle information pour des motifs importants d'intérêt public,

43 Confidentialité

Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le

cadre du présent contrat,

44 Obligation de confidentialité

Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère

personnel en vertu du présent contrat : s'engagent à respecter la confidentialité

ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; et

reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à

caractère personnel,

45 Concept de privacy by design

Prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les

principes de protection des données dès la conception et de protection des

données par défaut

4.6 Sous-traitance

Decalog peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant

ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il

informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé

concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants. Cette information

doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l'identité et les

coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client

dispose d'un délai minium de 10 (dix) jours ouvrables à compter de la date de

réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-

traitance ne peut être effectuée que si le Client n'a pas émis d'objection pendant

le délai convenu

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat

pour le compte et selon les instructions du Client, || appartient à Decalog de

s'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes

quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles

appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du

règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne

remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Decalog

demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de

l'exécution par l'autre sous-traitant de ses obligations.

4.7 Droit d’information des personnes concemnées

Il'appartient au Client de fournir l'information aux personnes concernées par les

opérations de traitement au moment de la collecte des données.

48 Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, Decalog aide le Client à s'acquitter de son obligation

de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées :

droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation

du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une

décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Decalog des demandes

d'exercice de leurs droits, Decalog adresse ces demandes dès réception par

courrier électronique au signataire du Contrat ou toute personne désignée par lui

ultérieurement

49 Notification des violations de données à caractère personnel

Decalog notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans

un délai maximum de 24 heures après en avoir pris connaissance par courrier

électronique. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile

DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog.net

SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C 3/4afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de

contrôle compétente.

Il appartient au Client, de notifier l'autorité de contrôle compétente (la CNIL en

France), les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais

et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins

que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour

les droits et libertés des personnes physiques.

Cette notification contiendra au moins :

e La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y

compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes

concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif

d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un

autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires

peuvent être obtenues ;

La description des conséquences probables de la violation de données à

caractère personnel ;

La description des mesures prises ou que le Client propose de prendre pour

remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas

échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où il n'est pas possible de fournir toutes ces informations en

même temps, les informations peuvent être communiquées de manière

échelonnée sans retard indu, Le Client communique la violation de données à

caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque

cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et

libertés d'une personne physique. La communication à la personne concernée

doit décrire, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données

à caractère personnel et contient au moins :

e La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y

compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes

concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif

d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un

autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

La description des conséquences probables de la violation de données à

caractère personnel ;

La description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose

de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y

compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles

conséquences négatives,

4.10 Aide de Decalog dans le cadre du respect par le Client de ses obligations

Decalog aide le Client pour la réalisation d'analyses d'impact relative à la

protection des données. Decalog aide le Client pour la réalisation de la

consultation préalable de l'autorité de contrôle

4.11 Mesures de sécurité et de confidentialité

Decalog s'engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité et de confidentialité

prévues par le code de conduite dont il s'est doté. Decalog s'engage à mettre en

œuvre les mesures suivantes :

e La supervision constante des systèmes et le suivi d'un plan de sauvegarde

adapté. Ces mesures, déjà existantes, sont renforcées pour garantir la sécurité

des données hébergées.

La réalisation régulière de tests d'intrusion qui permettent d'évaluer les

mesures de sécurités adoptées et, si nécessaire, d'adapter les dispositifs

L'encadrement strict des accès aux données du Client, Seuls les collaborateurs

Decalog autorisés accèdent aux données. Cet accès se fait dans un but précis et

connu du Client,

La suppression de toutes les copies en possession de Decalog dès la fin du

traitement réalisé.

L'obligation de confidentialité faite à tous les collaborateurs Decalog. Decalog

s'engage et veille à faire respecter cette obligation.

e L'anonymisation des données lorsque nécessaire (statistiques)

4.12 Sort des données au terme de la prestation

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données,

Decalog s'engage à :

e Détruire toutes les données à caractère personnel ou

e A renvoyer toutes les données à caractère personnel au Client ou

« A renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le

Client, Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies

existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois détruites,

Decalog justifiera par écrit de la destruction.

Envoyé en préfecture le 10/12/2020

Reçu en préfecture le 10/12/2020

Affiché le 10/12/2020

ID : 095-219504800-20201210-DEC202057-CC

Le traitement a réalisé sera choisi dans la liste ci-dessus et précisé à Decalog par

le Client au terme de la prestation.

4.13 Registre des catégories d'activités de traitement

Decalog tient par écrit un registre de toutes les catégories d'activités de

traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :

Le nom et les coordonnées du Client, responsable de traitement, pour le

compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du

délégué à la protection des données,

Les catégories de traitements effectués pour le compte du Client,

Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays

tiers où à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays

tiers où de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés

à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la

protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties

appropriées,

Une description générale des mesures de sécurité techniques et

organisationnelles prises par Decalog.

4.14 Documentation

Decalog met à la disposition du Client là documentation nécessaire pour

démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation

d'audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu'il a

mandaté, et contribuer à ces audits.

415 Clause de confidentialité en cas d'opérations de maintenance où de

télémaintenance

Chaque opération de maintenance devra faire l'objet d'un descriptif précisant

les dates, la nature des opérations et les noms des intervenants, transmis au

Client.

En cas de télémaintenance permettant l'accès à distance aux fichiers du Client,

Decalog prendra toutes dispositions afin de permettre au Client d'identifier la

provenance de chaque intervention extérieure. À cette fin, Decalog s'engage à

obtenir l'accord préalable du Client avant chaque opération de

télémaintenance dont Decalog prendrait l'initiative.

Des registres seront établis sous les responsabilités respectives du Client et de

Decalog, mentionnant les date et nature détaillées des interventions de

télémaintenance ainsi que les noms de leurs auteurs.

ARTICLE 5 - OBLIGATION DU CLIENT vis-à-vis de DECALOG.

LE CLIENT s'engage à :

e Fournir à Decalog la liste des données non visées au chapitre 2 des présentes

clauses. En effet, les logiciels fournis permettent de gérer librement des

données locales. Le Client peut donc ajouter toute donnée, dont des données

à caractère personnel, qu'il considère comme nécessaire à l’accomplissement

de ses missions.

Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données

par Decalog,

Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des

obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données

de la part de Decalog,

Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès

de Decalog.

Le 12 octobre 2020

Pour « le sous-traitant » - DECALOG

Philippe MAMY - Président

Signature

Cachet

Pour le Client

Signature

Cachet

DECALOG | 1244 rue Henri Dunant - 07500 Guilherand-Granges | www.decalog.net

SAS au capital de 361 080 € | R.C.S Aubenas 331 746 396 00042 | APE 5829C

aja