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Actualisation du schéma de

mutualisation et de coopération de la

Métropole Européenne de Lille

et de ses communes membres

2022-2026RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 2

Sommaire

Préambule ............................................................................................................................................... 3

I. Les objectifs de la politique de mutualisation métropolitaine ................................................. 4

II. Les grands principes du schéma de mutualisation .................................................................... 4

III. Des actions mutualisées essentielles à la mise en œuvre des politiques publiques locales 5

Achat, fournitures et logistique....................................................................................................... 7

Transition écologique, espaces naturels et agriculture .................................................................. 9

Urbanisme, aménagement et habitat ........................................................................................... 12

Numérique, innovation et performance de l’administration ........................................................ 14

Sécurité, patrimoine et assurances ............................................................................................... 16

Développement économique et territorial ................................................................................... 17

IV. Les actions de coopération et les réseaux d’expertise ........................................................ 18

V. La gouvernance du schéma de mutualisation ......................................................................... 20

Pilotage .......................................................................................................................................... 20

Information et concertation avec les communes ......................................................................... 20

VI. Les impacts en termes de ressources humaines et financiers ............................................ 21RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 3

Préambule

La mutualisation consiste en une mise en commun de moyens entre communes et EPCI : principalement des moyens humains, mais aussi des équipements, des moyens techniques, des ressources immatérielles (ex : moyens informatiques).

Déployé depuis 2015, le schéma de mutualisation et de coopération de la Métropole Européenne de Lille (MEL) est aujourd’hui un outil structurant des coopérations entre la MEL et les communes. Il propose plusieurs champs d’action publique qui permettent à chacune des communes de bénéficier d’une expertise et d’une d’ingénierie sur des sujets essentiels à l’action publique : urbanisme, achat, transition énergétique, numérique, etc.

Les démarches de mutualisation ont permis de créer une culture de travail commune entre les équipes municipales et métropolitaines. La dynamique est alimentée par un principe fondamental : les communes sont libres de s’inscrire ou non dans un projet de mutualisation. La mutualisation permet ainsi d’agir de manière efficace et d’optimiser les coûts, dans une perspective d’amélioration continue des services rendus aux citoyens.

Conformément au pacte de gouvernance adopté en juin 2021, la MEL et les communes ont souhaité actualiser le schéma de mutualisation en s’inscrivant dans la continuité des actions déployées depuis 2015, pour répondre aux besoins des territoires. Cette démarche s’est appuyée sur les instances de gouvernance territoriales et métropolitaines, notamment lors de deux séries de huit Conférences territoriales des maires en janvier 2021 et mai 2022. Les services des communes ont également été régulièrement associés lors des réunions de DGS et Secrétaires de mairie de territoires, et lors du Comité métropolitain du 16 mars 2022. Les actions déployées ont pu ainsi être questionnées afin d’améliorer les prestations proposées et d’envisager de nouvelles perspectives.

Lors de cette concertation, les communes ont fait part d’enjeux prioritaires de mutualisation pour le territoire, tels que l’achat, notamment d’énergie, la transition écologique, la protection des données ou encore le partage d’expertise sur la gestion du risque.

Depuis 2015, 18 dispositifs ont été déployés (service commun, mises à disposition de services, prestations de services ou groupements de commande) et près de 60 agents de la MEL et de certaines communes aux compétences diverses (correspondant à 16 équivalents temps plein) sont investis pour répondre aux besoins des communes. Les dépenses d’investissement et de fonctionnement engagées par la MEL s’élèvent aujourd’hui à 1,3 million d’euros, témoignant du volontarisme de la MEL d’appuyer les communes sur ces thématiques. L’intérêt réciproque pour ces dispositifs se traduit par le fait que toutes les communes du territoire sont adhérentes à au moins une action du schéma de mutualisation, et 53% d’entre elles sont investies sur 5 à 9 actions.

Conformément à l’article L 5211-39-1 du CGCT, le présent rapport sur la mutualisation est adressé aux communes, qui peuvent délibérer en Conseil municipal pour avis dans les 3 mois suivant la transmission. Au-delà, l’avis est réputé favorable.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 4

I. Les objectifs de la politique de mutualisation métropolitaine

Cinq objectifs principaux guident la politique de mutualisation métropolitaine :

1. Optimiser et rationnaliser l’action publique en mutualisant les activités qui pourraient être optimisées si elles étaient exercées en commun ;

2. Maîtriser les dépenses publiques, notamment en regroupant les achats ; 3. Renforcer le co-développement et la complémentarité entre la MEL et les communes pour plus de cohérence de l’action publique à l’échelle des territoires ;

4. Améliorer le service rendu aux usagers et développer des politiques publiques ambitieuses à leur service quelle que soit la taille de la commune ; 5. Permettre la continuité du service public dans un cadre budgétaire de plus en plus contraint.

Ce cadre favorise le développement d’actions opérationnelles qui s’adaptent dans le temps aux besoins des communes, aux évolutions du territoire et aux impératifs législatifs.

II. Les grands principes du schéma de mutualisation

Le schéma de mutualisation repose sur des règles générales qui garantissent un travail collaboratif efficace en accord avec les enjeux politiques :

- Les communes sont libres de s’inscrire ou non dans un projet de mutualisation. L’objectif demeure toutefois de répondre aux attentes du plus grand nombre ;

- Pour chaque action de mutualisation, une convention détaillant les modalités pratiques du partenariat est établie entre les acteurs ;

- Le schéma de mutualisation s’adapte aux dynamiques intercommunales et territoriales, ainsi qu’aux spécificités de chaque territoire :

o Certaines démarches de mutualisation ont une pertinence à être déployées entre les communes d’un même bassin de vie ;

o D’autres dispositifs ont vocation à s’adresser à l’ensemble des communes du territoire car les enjeux auxquels ils répondent sont plus globaux.

- Une action de mutualisation s’appuie sur la dynamique collective et sur un pilotage technique dédié, avec notamment un COPIL thématique. Chaque dispositif bénéficie ainsi d’une certaine autonomie, et de ses propres outils et réseaux de communication avec les communes.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 5

III. Des actions mutualisées essentielles à la mise en œuvre des politiques

publiques locales

AVERTISSEMENT

Le présent rapport a pour objectif l’actualisation du schéma de mutualisation et de

coopération. Il recense les actions déployées, ainsi que leurs éventuelles

évolutions et de nouvelles perspectives, issues de l’expression des communes.

Toutes ces demandes ou projets recensés feront l’objet d’une expertise et d’une

mise en perspective, afin d’identifier le véhicule juridique de mutualisation adéquat

et de prioriser leur mise en œuvre ; mais aussi de mesurer la complémentarité avec

des dispositifs existants d’autres institutions et partenaires.

Par ailleurs, l’évolution des dispositifs engagés et le déploiement de nouvelles

actions de mutualisation seront aussi tributaires d’études complémentaires, des

capacités financières et des ressources humaines qui y seront consacrées.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 6

En matière de mutualisation, les actions déployées s’appuient sur la variété des véhicules juridiques existants (service commun, mise à disposition de services, prestation de services, règlement de mise à disposition de bien partagé) et relèvent de plusieurs thématiques essentielles à l’action publique :

- Achats, fournitures et logistique ;

- Transition écologique, espaces naturels et agriculture ;

- Urbanisme, aménagement et habitat ;

- Numérique, innovation et performance de l’administration ;

- Sécurité, patrimoine et assurances ;

- Développement économique et territorial.

Le présent rapport présente, thématique par thématique :

- Dans un premier temps, l’offre existante ;

- Dans un deuxième temps, les perspectives d’évolution qui pourront être déployées à court-terme ;

- Dans un troisième temps et en fonction des besoins identifiés par les communes, les perspectives de moyen-terme nécessitant des études approfondies.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 7

Achat, fournitures et logistique

L’objectif ici est de réduire les dépenses d'achat afin d'optimiser la capacité d'action des collectivités.

 Offre existante

La Centrale d'Achat Métropolitaine – CAM (83 communes adhérentes ; 2,32 Équivalent Temps Plein (ETP) de la MEL en 2021) mise en place depuis janvier 2019, répond à cet enjeu avec une offre de 55 marchés disponibles enrichie continuellement (voir liste des marchés en annexe). Il est constaté des gains d’acquisition évalués à hauteur de - 20% sur l’ensemble des marchés de la Centrale d’Achat Métropolitaine. En investissant dix thèmes prioritaires pour le territoire, la Centrale d'Achat Métropolitaine engage également la MEL et ses communes dans une politique d'achat responsable et durable avec certaines prestations emblématiques telles que les marchés télécommunication et fournitures de bureau.

La convention de partenariat avec l’UGAP (89 communes métropolitaines adhérentes) regroupant la MEL, la Région, les Conseils départementaux du Nord et du Pas-de-Calais, de l’Aisne, de l’Oise, de la Somme et Amiens Métropole permet, quant à elle, d’atteindre les meilleures tranches de prix sur le catalogue de l'UGAP. La MEL, ses communes et leurs organismes associés (de type CCAS) ont réalisé un gain sur la tarification de 5 520 907€ par rapport aux prix du catalogue durant la durée de la convention (2018-21).

Le réseau métropolitain des moyens d'impression (14 communes adhérentes ; 0,08 ETP de la MEL en 2021) complète l’action mutualisée sur cette thématique, avec la mise à disposition par le service imprimerie de la MEL de prestations d'impression. Ce dispositif permet également de mettre en réseau les moyens d’impression des communes qui le souhaitent dans le but d'étoffer le catalogue des prestations.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 8

 Perspectives d’évolution à court-terme

Centrale d’Achat Métropolitaine (CAM)

 Des ateliers de travail avec les communes ont permis de définir les bases de la programmation de la Centrale d’Achat Métropolitaine pour les années 2022-2025.

 Parmi les prochaines prestations attendues par les communes :

o L’offre de services composée de prestations en sécurité des systèmes d’information (SSI) permettra d’assister les communes dans la définition de leur politique de sécurité des informations ;

o La fourniture, pose, maintenance d’équipements dédiés à la vidéo- protection urbaine ou technique intégrera des évolutions technologiques et un élargissement de la gamme de produits disponibles par rapport au précédent groupement de commandes.

Réseau métropolitain des moyens d'impression

 Le renouvellement de la convention intégrera de nouvelles prestations : numérisation, impression grand format (papier, bâche), sticker, signalétique simple et l’impression 3D. L’imprimerie métropolitaine pourrait également accompagner les partenaires lors de la définition de leurs besoins d’impression pour orienter les impressions via le réseau métropolitain ou les prestataires externes dans le cadre des marchés de la CAM.

 Perspectives à moyen terme nécessitant des études approfondies

Au-delà de la programmation actuelle et à venir de la Centrale d’Achat Métropolitaine et de la convention partenariale avec l'UGAP 2022-2026, la MEL pourra étudier au cours de ce mandat les autres modalités à sa disposition pour investir des univers d’achat spécifique. Dans ce cadre, certaines communes ont exprimé leur souhait de réinterroger leur politique en matière d’achat de véhicules automobiles. Cette volonté s’inscrit dans la poursuite des objectifs de transition écologique, via notamment un renouvellement des flottes municipales - priorisant l’achat de véhicules électriques ou hybrides par exemple - dans le cadre de la future Zone à Faibles Émissions métropolitaine (ZFEm). Si l’étude de faisabilité s’avère concluante, la MEL pourrait coordonner un groupement de commandes sur le domaine.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 9

Transition écologique, espaces naturels et agriculture

Dans le cadre du Plan Climat Air Énergies Territorial (PCAET), la MEL s’engage à réduire de 16% les consommations énergétiques du territoire d’ici 2030, à multiplier par trois la production d’énergies renouvelables d’ici 2030 et à atteindre la neutralité carbone d’ici 2050. Dans le cadre de la concertation des communes sur la mutualisation, cette politique apparaît comme une priorité pour celles-ci.

 Offre existante

Au travers de son offre de mutualisation, la MEL accompagne actuellement les communes pour atteindre ces objectifs au travers de deux démarches : la valorisation des Certificats d’Économies d’Énergie (CEE) et le Conseil en Énergie Partagé (CEP).

L’objectif du dispositif CEE (49 communes adhérentes dans le cadre de la 2e édition du dispositif 2022-2025 ; 0,46 ETP de la MEL en 2021) est de centraliser le dépôt des dossiers sur l’ensemble du territoire et ainsi bénéficier d’une valorisation financière plus conséquente grâce à l’effet de massification. Trois dépôts mutualisés ont été réalisés regroupant au total 5 785 opérations pour le compte de la MEL et des communes. Cette démarche de mutualisation a ainsi généré 1 790 266 € de recettes dont 502 494 € ont été reversés aux communes et à la Fédération d’électricité de l’arrondissement de Lille (FEAL), qui ont valorisé des opérations.

Le Conseil en Énergie Partagé (39 communes adhérentes ; 3,05 ETP de la MEL en 2021) vise actuellement à accompagner les communes de moins de 15 000 habitants vers une gestion énergétique optimisée de leur patrimoine. Le conseiller en énergie, partagé entre plusieurs communes, assure le suivi continu des consommations énergétiques de ces communes, les assiste dans leurs projets de rénovation et de constructions durables ainsi que dans leurs projets de production d’énergies renouvelables. Cette démarche déployée en 2017 a été renouvelée le 1er juin 2021.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 10

 Perspectives d’évolution à court-terme

Conseil en Énergie Partagé (CEP)

 Suite aux échanges avec les communes, la MEL engage actuellement une étude pour ouvrir une nouvelle vague d’adhésion aux communes de moins de 15 000 habitants.

 Suite à l’intérêt que suscite la démarche du Conseil en Énergie Partagé, la MEL réfléchit à élargir le dispositif à de nouvelles communes au-delà du seuil de 15 000 habitants (actuellement non éligibles) dans le cadre d’une formule ajustée visant à s’adapter aux configurations des collectivités de plus grande taille, et selon des modalités financières qui restent à définir.

 En complément de ces évolutions, la MEL étudie l’éventualité de développer son offre d’accompagnement :

o dans le champ de l’aide à la décision, au travers d’un accompagnement à l’élaboration de la stratégie immobilière des communes qui le souhaitent. Cette assistance aurait pour objectif d'améliorer la connaissance du patrimoine et d’identifier, en concertation avec la commune, les axes prioritaires pour la mise en œuvre de plans d’investissements pluriannuels ; o de manière opérationnelle, avec l'objectif d'accompagner davantage le passage à l’action des communes. L'offre de service viserait à proposer une assistance technique pour concevoir, réaliser et exploiter de manière performante les projets de rénovation énergétique et de production d’énergie renouvelable.

En matière d’achat d’énergie, la situation mondiale entraîne une augmentation inédite des coûts de l’énergie pour les collectivités. Dans ce contexte inflationniste, le développement de solutions d’achat en matière de gaz et électricité à l’échelle du territoire métropolitain ne semble pas opportun à court terme. En effet, la stratégie de groupement d’achat de l'UGAP existante en la matière donne aujourd'hui encore des garanties appréciables dans cette conjoncture très instable : il a déjà permis une réduction notable du coût de l’énergie pour les communes membres, notamment en contenant au maximum la forte augmentation.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 11

 Perspectives à moyen terme nécessitant des études approfondies

D’autres pistes pourront être explorées, comme l’achat groupé en matière de pellets. Une démarche coordonnée par la Métropole permettrait notamment de structurer une filière à l’échelle locale et ainsi répondre aux objectifs de son PCAET.

Par ailleurs, en complémentarité des actions de mutualisation existantes et au regard des initiatives de certaines communes sur le territoire, la MEL interrogera la faisabilité d’accompagner les démarches d’achat d’énergie groupé à destination des habitants – pour la plupart mises en suspens actuellement au regard du contexte énergétique incertain. Afin d’accompagner des actions structurantes qui nous permettront de limiter durablement nos consommations énergétiques, et de réduire notre dépendance aux énergies fossiles, la MEL souhaite étudier les dispositifs d’appui à la création de boucle locale de l’énergie, en favorisant la production locale d’énergie renouvelable et l’autoconsommation collective.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 12

Urbanisme, aménagement et habitat

Depuis 2015, la MEL a initié une offre à destination des communes volontaires pour faire face aux évolutions législatives ou explorer le potentiel de nouvelles mesures dans les domaines de l’urbanisme et de l’habitat.

 Offre existante

Dans le domaine de l’urbanisme, deux premiers dispositifs ont été mis en place dès 2015 :

- Une offre de service dans le domaine des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol délivrés au nom de la commune (Service Instructeur Métropolitain sur l’Autorisation du Droit des Sols – SIM ADS) (22 communes adhérentes – 5 ETP de la MEL en 2021) : il s'agit d'une offre de service proposée par la MEL visant à l’instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme pour les communes de moins de 10 000 habitants. Depuis 2016, le service mutualisé instruit pour le compte des communes adhérentes en moyenne 1 000 dossiers d’urbanisme par an ; - L’application pour la gestion des Autorisations du Droit des Sols et du Guichet Numérique des Autorisations d'Urbanisme (GéOxalis) (78 communes adhérentes – 1,65 ETP de la MEL en 2021) : ce dispositif donne accès à une plateforme informatique mutualisée entre la MEL et les communes pour la gestion des autorisations du droit des sols. Depuis le 1er janvier 2022, la MEL propose au travers de ce progiciel un guichet numérique des autorisations d'urbanisme (GNAU) permettant aux pétitionnaires qui le souhaitent de déposer leur dossier d'urbanisme de façon dématérialisée ;

Dans une optique d’amélioration continue et afin de répondre aux besoins des communes et aux évolutions législatives, deux nouveaux dispositifs ont été mis en place depuis le Conseil métropolitain d’octobre 2021 :

- Une offre de service dans le domaine des autorisations relatives à l’affichage extérieur délivrées au nom de la commune (Service Instructeur Métropolitain sur le Règlement Local de Publicité Intercommunal – SIM RLPi) (28 communes adhérentes) : afin d'assurer l'effectivité du Règlement Local de Publicité métropolitain voté lors du mandat 2014-2020, la MEL propose un service pour instruire les autorisations en matière d'affichage extérieur (enseignes, publicités numériques...). Dans le cadre de ce service, la MEL accompagne également les communes dans la mise en œuvre de leurs pouvoirs de police ;

- Offre de service relative au registre dématérialisé des procédures de participation du public (53 communes adhérentes) : les évolutions du droit en matière d'urbanisme ont induit la dématérialisation de tout ou partie des procédures de consultation du public. La MEL s'est dotée d'une solution informatique adaptée aux exigences légales qu'elle propose de mutualiser.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 13

En matière d’habitat, la MEL est désormais compétente dans la mise en œuvre des différents outils de lutte contre la non-décence de l’habitat, à savoir : l'autorisation préalable de mise en location, l'autorisation préalable à la division de logement et la déclaration de mise en location. La MEL, qui dispose de la compétence, confie l’exécution d’une partie des missions aux communes membres et volontaires (28 communes adhérentes) comme l’accueil du public concerné, la communication de proximité, l’enregistrement et l’instruction des demandes. La MEL, quant à elle, assure la coordination d’ensemble comme la mise en place d’une plateforme de saisie dématérialisée, l’organisation du contrôle, l’information et la veille juridique.

 Perspectives d’évolution à court-terme

Dispositifs mutualisés de lutte contre la non-décence de l’habitat

 La délibération-cadre prise par le Conseil métropolitain du 29 avril 2022 a acté la pérennisation de ces dispositifs et l’élargissement à de nouvelles communes, pour une entrée en vigueur au 1er janvier 2023. La nouvelle convention de prestations de services proposera un nouveau périmètre – portant à 28 communes adhérant à au moins un des dispositifs – ainsi qu’une actualisation des conditions financières.

 En complémentarité du dispositif existant susceptible d’évoluer, une convention CAF/MEL/communes est en cours de finalisation pour financer 2100 visites par an pour les communes ayant un service d’hygiène et de santé. Pour les 30 autres communes, la MEL propose que les visites se fassent via AMELIO.

 Perspectives à moyen terme nécessitant des études approfondies

Par ailleurs, certaines communes ont exprimé le besoin d’une assistance quant à l’estimation des biens. Dans le cadre de son observatoire foncier, la MEL répond aux sollicitations ponctuelles des communes en communiquant notamment les portails- ressources à disposition pour les accompagner dans leurs démarches.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 14

Numérique, innovation et performance de l’administration

Face aux exigences toujours plus fortes et aux évolutions réglementaires récentes dans le domaine du numérique, de l’innovation et de la performance des administrations, la MEL traduit son accompagnement par la mise en place de solutions de mutualisation dans ce domaine.

 Offre existante

Suite à l'entrée en vigueur du règlement européen relatif à la protection des données personnelles, la MEL propose une offre de service relative à la protection des données personnelles (RGPD) (59 communes adhérentes – 4,55 ETP en 2021) ayant pour objet la mise à disposition d’un service de Délégués à la Protection des Données (DPD) et Responsables de la Sécurité des Systèmes d'Information (RSSI) assumant d’une part les charges et les obligations liées au traitement des données à caractère personnel, et d’autre part permettant ainsi de bénéficier d’un accompagnement personnalisé.

Face aux problématiques d’archivage, la MEL a développé des solutions de mutualisation pour assister les communes dans le domaine. Dès 2017, la MEL a proposé aux communes le dépôt d'une partie de leurs archives définitives au sein du service de la MEL (4 communes adhérentes – 0,45 ETP en 2021).

 Perspectives d’évolution à court-terme

Offre de service relative à la protection des données personnelles (RGPD)

 En s’appuyant sur l’expérience acquise depuis le lancement de la démarche, la MEL pourrait proposer une refonte de la convention et des modalités financières fin 2022-début 2023.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 15

Mutualisation des archives

- Dépôt des archives définitives : fin 2022/début 2023, le nouveau centre de conservation de la MEL ouvrira ses portes à Ronchin. Un travail pourra être mené avec les communes pour identifier les priorités et les éventuelles communes intéressées.

- Archivage électronique : le Centre de Gestion 59 propose sur le territoire de la MEL une offre d’archivage à l’âge courant et intermédiaire en direction des communes, sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales du Nord. C’est pourquoi la MEL souhaite s’inscrire en complémentarité de cette offre et proposer un dispositif d’archivage électronique patrimonial (âge définitif) mutualisé aux communes qui le souhaitent. Cette offre, en cours de construction, offrira une solution d’archivage aux communes de la MEL, notamment pour le Guichet numérique des autorisations d’urbanisme.

 Perspectives à moyen terme nécessitant des études approfondies

Par ailleurs, certaines communes ont exprimé le besoin de disposer d’une ingénierie territoriale pour la recherche et les opportunités de financement de leurs projets.

Dans le cadre de l’animation portée par l’observatoire fiscal partagé, les expertises de la MEL en matière de recherches de financement proposeront une présentation des différents dispositifs de financement (État, Europe, autres collectivités, …) que les communes peuvent être amenées à solliciter.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 16

Sécurité, patrimoine et assurances

La prévention du risque est une préoccupation majeure pour la MEL et ses communes. Le schéma de mutualisation propose des actions concrètes pour accompagner les communes dans ces domaines.

 Offre existante

Dans le cadre du schéma directeur métropolitain de vidéo protection urbaine, la MEL a développé un plan d'actions adapté aux besoins d'efficience technique et budgétaire. Le plan s'est concrétisé notamment à travers la mise en place d'un groupement de commandes qui prévoit l’acquisition, l’installation, la maintenance d’équipements de vidéo protection (56 communes adhérentes). Ce marché sera renouvelé en janvier 2023 dans le cadre de la centrale d’achat métropolitaine.

En matière d'assurances, la MEL a proposé un groupement de commandes (36 communes adhérentes) permettant à la MEL et ses communes-membres de réaliser des économies sur les contrats d’assurances IARD (Incendies, Accidents et Risques Divers) et aux communes de s'assurer en cas de risques parfois difficiles à couvrir.

Enfin, crée en 2018, le service commun métropolitain dédié à la gestion et à la prévention du risque lié aux carrières souterraines (12 communes adhérentes et la MEL) est porté par la Ville de Lille. Depuis juin 2018, 186 carrières souterraines ont été inspectées. En 2021, plusieurs interventions ont été réalisées, comme par exemple : un accompagnement technique sur 23 projets de construction, 17 interventions d’urgence suite à des mouvements de terrains, l’examen de 145 permis de construire avec recommandations ou prescriptions, et 116 certificats de carrières souterraines produits dans le cadre des cessions immobilières. Le service métropolitain des carrières souterraines a pour perspective, à partir de 2022, de commencer à se réapproprier 30 hectares de catiches, qu’elles soient non visitées à ce jour ou que leurs puits d’accès soient à créer.

 Perspectives à moyen terme nécessitant des études approfondies

Dans le domaine de la vidéo-protection, d’autres solutions visant à une meilleure coordination entre les acteurs publics pourraient être initiées. La MEL pourrait expérimenter, avec quelques communes, la transmission des flux vidéo des communes vers la MEL pour une surveillance continue des espaces publics métropolitains. Cela pourrait contribuer à la réflexion relative à la mise en œuvre d’un éventuel Centre Métropolitain de Supervision Urbaine (CMSU).

Par ailleurs, en matière de gestion du risque, la MEL a engagé un travail de recensement des communes ayant un Plan communal de Sauvegarde en complémentarité des actions de mutualisation. L’objectif est d’élaborer à moyen terme un atlas métropolitain des risques, afin de préparer un Plan Métropolitain de Sauvegarde (PMS), dans les 5 ans à venir, conformément à la Loi « Matras ». La MEL pourrait ainsi animer un réseau d’acteurs auprès des communes dans le cadre de sonRAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 17

PMS (échanges de bonnes pratiques, réseaux d’experts…). L'expertise de la Ville de Lille sur la gestion du risque pourrait être partagée dans ce cadre.

Développement économique et territorial

 Offre existante

La MEL expérimente pour 2 ans par le biais d’un marché lancé en octobre 2021 et dans le cadre de son Appel à Manifestation d’Intérêt « Objectif Centralité », l’accompagnement des communes à travers la mobilisation de managers de centre- ville en temps partagé sur le territoire métropolitain.

 Perspectives à moyen terme nécessitant des études approfondies

Au terme de cette expérimentation et de son évaluation, la MEL aura testé les modalités d’accompagnement des communes. Cela permettra d’affiner le besoin, afin d’étudier l’intégration éventuelle de cette action dans le schéma de mutualisation et de coopération métropolitain.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 18

IV. Les actions de coopération et les réseaux d’expertise

La MEL s’est dotée d’outils numériques pour ses besoins propres, qui peuvent également répondre aux besoins des communes. Les communes intéressées peuvent donc en bénéficier :

- Le portail Open-data : les communes accèdent au portail OPENDATA de la MEL afin qu’elles puissent intégrer leurs propres données ;

- L’observatoire fiscal partagé : les communes accèdent à un système d'information offrant des fonctionnalités avancées comme la possibilité d'établir des diagnostics sur la taxe d'habitation et la taxe foncière ;

- L’outil cartographique MELMAP Pro : ce portail à destination des communes permet de consulter via un accès sécurisé et personnel, un ensemble de données géographiques généralistes ou spécifiques métier : réseaux, cadastre, PLU, etc. ;

- L’outil Litteralis : il est proposé aux communes une application de gestion pour les assister dans l'exercice du pouvoir de police de conservation et du pouvoir de police de circulation et stationnement.

Afin de permettre une mise en commun de ces moyens, la MEL mettra à disposition des communes de son territoire ces biens selon les modalités définies par un règlement de mise à disposition de bien partagé en cours d’élaboration (Article L.5211- 4-3 du CGCT) pour tous les dispositifs cités précédemment.

Ces règlements visent à préciser les droits et obligations des utilisateurs et les conditions d’utilisation. Toutes nouvelles actions de coopération feront l’objet d’un règlement de mise à disposition.

La MEL propose également aux communes du territoire plusieurs réseaux d’expertise permettant d’approfondir de manière thématique certains sujets partagés avec les territoires :

- Accessibilité : le réseau des référents Accessibilité ;

- Achat : les jeudis de la Centrale d'achat métropolitaine (CAM) ;

- Climat : le Club climat des communes ;

- Concertation : le réseau des acteurs de la participation citoyenne (RAP) ;

- Économie : le Club éco des communes ;

- Fiscalité : l’Observatoire fiscal partagé (OFP) ;

- Gestion des déchets : le réseau des communes dédié à la gestion des déchets ;

- Ressources Humaines : le Club Ressources humaines (RH) ;

- Urbanisme/droit des sols : le réseau des services instructeurs ;

- Habitat : Club Instructeur Permis de louer et de diviser ;

- …RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 19

Ces réseaux d’expertise se réunissent plusieurs fois par an et sont ouverts aux élus et/ou techniciens des communes intéressées. Ils permettent de partager les retours d’expériences, les problématiques communes, et d’accroitre la coopération entre tous les acteurs du territoire.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 20

V. La gouvernance du schéma de mutualisation

La Vice-présidente Gouvernance, territoires et métropole citoyenne porte l’animation et le suivi du schéma de mutualisation et de coopération pour la mandature 2020- 2026.

Pilotage

Un comité de pilotage composé de la Vice-présidente Gouvernance, territoires et métropole citoyenne, du Vice-Président délégué aux Finances, des Vice-président(e)s ou Conseiller(e)s métropolitains concernés par les dispositifs de mutualisation permet de valider les nouvelles actions à déployer et d’une manière générale les grandes évolutions du schéma.

Par ailleurs, des comités de pilotage thématiques se réunissent pour assurer la mise en place et le suivi de chaque action et de son évolution. Composés des Vice- président(e)s thématiques concernés et des directions métropolitaines impliquées, les communes peuvent y être associées.

Information et concertation avec les communes

Les actions de mutualisation, existantes ou à l’étude, font l’objet d’échanges et de co- construction réguliers entre la MEL et ses communes-membres dans le cadre des instances de gouvernances territoriale et métropolitaine – qu’elles soient politiques (Conférence métropolitaine des maires et Conférences territoriales des maires) – ou techniques (Comité métropolitain des DGS et Secrétaires de mairie, Réunions de DGS de territoire, Réseaux des référents communaux thématiques etc.).

Le Portail des territoires met à disposition des communes une information actualisée sur les actions de mutualisation. Les différents évènements y sont relayés (comités de pilotage, réunions d’information, ateliers de travail, etc.) ainsi que les principales actualités concernant les adhésions ou les renouvellements aux dispositifs proposés par la MEL.RAPPORT - SCHÉMA DE MUTUALISATION ET DE COOPÉRATION DE LA MÉTROPOLE EUROPÉENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES MEMBRES 2022-2026 21

VI. Les impacts en termes de ressources humaines et financiers

Chaque dispositif de mutualisation déployé fait l’objet d’un suivi visant à mesurer l'impact sur les ressources humaines et financières de la MEL. Cette démarche s’est construite au travers d’une méthodologie de valorisation du coût complet qui repose sur le recensement de deux indicateurs :

- le temps consacré par les agents pour réaliser la prestation de mutualisation. Exprimé en "équivalent temps plein" (ETP), cet indicateur vise à mesurer la charge de travail que représente le dispositif de mutualisation sur les agents ;

- les dépenses réalisées dans le cadre de la prestation de mutualisation et les éventuelles subventions. Il s'agit de recenser les coûts de fonctionnement (hors agent) et d'investissement rattaché au dispositif de mutualisation ainsi que d'éventuelles subventions (FEDER, ADEME, ...) ;

Sur la base de ces indicateurs, il est aujourd’hui proposé une annexe financière au schéma de mutualisation et de coopération qui évalue l’impact de façon rétrospective sur les années 2019-2020-2021 (voir synthèse financière en annexe). La période 2022-2026 du mandat sera l’opportunité de mettre en place une méthode d’évaluation prévisionnelle de l’impact du schéma de mutualisation pour répondre pleinement à l’article L 5211-39-1 du CGCT.

Un état des lieux sera proposé chaque année, lors du bilan d’étape du schéma de mutualisation et de coopération.

En matière de recouvrement des recettes, la MEL propose depuis 2019 une facturation consolidée semestrielle, afin de faciliter la lisibilité budgétaire pour les communes et la métropole.