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Déliberation - N 262 Culture et Patrimoine Mise à disposition des Arènes pour des concerts en juillet 2024 et à l année pour des réceptifs
Document publié le Jeudi 14 décembre 2023 par la commune de Bayonne.
Lien du pdf (Déliberation - N 262 Culture et Patrimoine Mise à disposition des Arènes pour des concerts en juillet 2024 et à l année pour des réceptifs)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit,
Sayonne* BAIONA-PAYS BASQUE
COMMUNE DE BAYONNE
Département des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne
SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 14 DECEMBRE 2023
DELIBERATION N° DE-2023-262
L'an deux mil vingt-trois, le 14 décembre, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni l'Hôtel de ville, salle du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, Maire. La séance a été ouverte à 17h30.
Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45
Présents :
M. ETCHEGARAY, Mme DURRUTY, M. MILLET- BARBÉ, Mme LAUQUÉ, M. UGALDE, Mme HARDOUIN-TORRE, M. CORRÉGÉ, Mme LOUPIEN-SUARES, M. LACASSAGNE, Mme CASTEL, M, ALQUIÉ, Mme MEYZENC, M. PARRILLA ETCHART, Mme DUHART, M. AGUERRE, Mme BRAU- BOIRIE, Mme BISAUTA, M. ARCOUET, Mme LARRÉ, M. PAULY, Mme LAPLACE, M. DAUBISSE (à partir de la délibération DE-2023-252), M. SÉVILLA, Mme ZITTEL (jusqu'à la délibération DE- 2023-254), Mme BENSOUSSAN (jusqu'à la délibération DE-2023-290), Mme LARROZE- FRANCEZAT (jusqu'à la délibération DE-2023-258), M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI, M. BOUTONNET-LOUSTAU, Mme DELOBEL, Mme CAPDEVIELLE, M. DUZERT, M. ESTEBAN (à partir de la délibération DE-2023-252), Mme DUPREUILH, M. ETCHETO, Mme BROCARD, Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE, M. BERGÉ.
Absents représentés par pouvoir :
Mme MARTIN-DOLHAGARAY à M. ETCHEGARAY ; M. LAIGUILLON à Mme LOUPIEN-SUARES ; M. SALANNE à Mme DURRUTY ; M. DAUBISSE à M. CORREGE (jusqu'à la délibération DE- 2023- 251); Mme MOTHES à M. ERREMUNDEGUY : M. ALLEMAN à Mme LAUQUÉ ; Mme ZITTEL à M. ARCOUET (à partir de la délibération DE- 2023- -255); Mme BENSOUSSAN à M. PAULY (à partir de la délibération DE-2023-291) Mme LARROZE-FRANCEZAT à M. ALQUIÉ (à partir de la délibération DE-2023-259), M. ESTEBAN à Mme CAPDEVIELLE, (jusqu'à la délibération DE-2023- 251) ; Mme LIOUSSE à Mme BROCARD.
Absent(s) :
Secrétaire :
M. BOUTONNET-LOUSTAU
Entendu le rapport de M. UGALDE,
OBJET: CULTURE _ET PATRIMOINE - Mise à disposition des Arènes pour des concerts en juillet 2024 et, à l'année, pour des réceptifs.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20231214-23_07634-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 _
LJayonne BAIONA-PAYS BASQUE
Organisation de spectacles et concerts aux Arènes
Par délibération du 5 décembre 2019, le Conseil municipal a consenti une réduction exceptionnelle des tarifs de location des Arènes aux producteurs qui ont programmé des spectacles dans le cadre d'"Arènes en scène". Cette location, fixée par délibération du Conseil municipal du 5 juin 2014 à 16 500 € HT par concert, a ainsi été ramenée à 12 000 € HT.
A la demande des producteurs, compte tenu d'un contexte économique aléatoire sur le spectacle vivant, ces tarifs ont été maintenus après la crise sanitaire et appliqués en juillet 2022 et 2023.
Les excellents résultats de la dernière saison en matière de fréquentation et l'inflation constatée sur l'ensemble des postes de dépenses fixes et variables payées par la collectivité, conduisent à réévaluer le tarif de la location à un niveau proche de ce qu'il fut avant la crise sanitaire. Il est proposé de le porter à 17 000 € HT par concert pour couvrir les dépenses à la charge de la Ville.
Réceptifs accueillis aux Arènes
Il à été constaté une nette augmentation des demandes d'accueil de réceptifs, notamment sur les mois de mai, juin et septembre, en week-end, avec des impacts significatifs sur la tranquillité des riverains.
Pour limiter cet impact, il est proposé de modifier le règlement général d'utilisation des Arènes (document joint) en configuration "Réceptif, congrès, séminaire". Il est notamment envisagé de fixer à 22 h 30 l'heure limite des animations et d'imposer un départ de l'établissement à minuit au plus tard (ajout de cette disposition dans l'article "TII-C - Durée").
En outre, concernant la mise à disposition de différentes prestations, il est prévu de préciser que la location des arènes se fait sans aménagement à la charge de la Ville. A titre exceptionnel, cette disposition peut être assouplie avec facturation des prestations humaines et logistiques. Le prêt gratuit de matériels (tables, chaises, scènes, armoires électriques) est toutefois consenti aux associations bayonnaises, sous réserve des stocks disponibles (modifications apportées à l'article "III-D - Prestations incluses").
Enfin, concernant la tarification de la location des Arènes, pour améliorer la lisibilité du règlement d'utilisation de celles-ci, il est prévu d'ajouter une colonne : "Particuliers (mariages, anniversaires, baptêmes)" avec les mêmes tarifs que ceux consentis aux associations et pour une utilisation à usage non commercial (modification de l'article "IV-A - Tarification").
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20231214-23_07634-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 _
LDJayonne BAIONA-PAYS BASQUE
Il est demandé au Conseil municipal d'approuver les dispositions ci-dessus et les mises à jour correspondantes des règlements d'utilisation des Arènes telles que présentées en
annexe.
Ont signé au registre les membres présents.
Adopté à l'unanimité
Jean-René ETCHEGARAY
Maire de Bayonne
Par délégation du Maire
David/Tollis
Directeur géné
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20231214-23_07634-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 27/11/2023 1
REGLEMENT D’UTILISATION
DES ARENES MUNICIPALES DE BAYONNE
APPLICABLES POUR LES
RECEPTIFS – CONGRES ‐ SEMINAIRES
ARTICLE I – DESCRIPTIF DES LIEUX
Les arènes municipales (Arènes Marcel Dangou, sises au 4 bis, avenue des Fleurs) sont mises à disposition par la Ville de Bayonne.
Les lieux pouvant être mis à disposition sont les suivants :
- gradins,
- ruedo,
- callejon,
- patio de caballos,
- écuries
- l’espace dédié au catering.
Ils feront l’objet d’une demande préalable.
Une visite préalable avec l’organisateur, ses prestataires et les représentants de la Ville est recommandée.
Cette mise à disposition exclut les espaces et locaux suivants :
- chapelle,
- tonnelle,
- pièces ou espaces tenus fermés à clé.
ARTICLE II – RESERVATIONS
Toute demande de réservation doit être confirmée par courrier et adressée à Monsieur le Maire de Bayonne. Celle‐ci ne devient définitive qu’à réception de la convention de mise à disposition signée et accompagnée d’un chèque de caution d’un montant correspondant à 50% de la redevance de mise à disposition prévue par l’article IV.
ARTICLE III – MISE A DISPOSITION
Elle fait obligatoirement l’objet d’une convention à passer entre la Ville de Bayonne et l’organisateur. Cette convention tient lieu de support juridique au contrat passé entre la Ville de Bayonne et l’organisateur. La convention décrit les modalités de la mise à disposition dans les domaines suivants énumérés ci‐après.
A ‐ Capacité
La capacité maximum des arènes sera fixée par la Ville en fonction de la nature de la manifestation.
Ces données sont obligatoirement précisées dans la convention de mise à disposition établie entre la Ville de Bayonne et l’organisateur.
B ‐ Fiche technique
Elle sera établie et transmise par l’organisateur au gestionnaire au plus tard un mois avant la manifestation et précisera : - les programmes et horaires définitifs des montages, déroulé, démontages, etc. - les équipements (sonorisation, éclairage, vidéo, traiteur, animations…) que l’organisateur souhaite installer, - tout autre détail particulier.
Elle devra être acceptée par la Ville.
C ‐ Durée
La durée prévue sera précisée dans la convention de mise à disposition.
Tout dépassement pourra faire l’objet d’une facturation supplémentaire.
Toute activité devra s’arrêter à 22h30 et l’organisateur devra avoir quitté l’établissement au plus tard à minuit.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20231214-23_07634-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 27/11/2023 2
D ‐ Prestations incluses
La Ville de Bayonne met à disposition les arènes sans aucun aménagement. A titre exceptionnel, si la Ville devait néanmoins prendre en charge des prestations logistiques (livraison de tables, de chaises, installation de scène) ou électriques, le temps de travail des agents municipaux sera facturé à l’organisateur sur la base de 41,59€ de l’heure par agent.
Les prestations suivantes sont à la charge de l’organisateur et peuvent être imposées par la Ville : L’équipement des espaces
Le nettoyage des espaces
La sécurisation des acteurs et du public
La sécurité incendie (agents, extincteurs dédiés à la manifestation…)
Seules les associations bayonnaises pourront bénéficier d’un prêt gratuit de matériel sous réserve des disponibilités et de l’accord de la Ville
ARTICLE IV – TARIFICATION ET LOCATION
A ‐ Tarification
Le montant de la redevance est fixé au de la manière suivante :
Durée de l'utilisation
Particuliers
(mariage,
anniversaire,
baptême…)
Organisateur soit professionnel,
association ou particulier avec
utilisation des arènes pour un usage à
caractère associatif, non commercial
ou non professionnel
Organisateur
professionnel ou
association avec
utilisation des arènes
pour un usage à
caractère commercial ou
professionnel
Inférieure ou égale à 2h 600 € HT 600 € HT 1 200 € HT
Demi‐journée (de 2h
jusqu’à 6h) 1 200 € HT 1 200 € HT 2 400 € HT
Journée
(supérieure à 6h et
inférieure ou égale à
12h)
2 400 € HT 2 400 € HT 4 800 € HT
Forfait 1/2 journée
montage/démontage 300 € HT 300 € HT 600 € HT
Toute prestation complémentaire réalisée ou prise en charge par la Ville de Bayonne à la demande et pour le compte de l’organisateur sera facturée.
Toutes les dépenses engagées par la Ville de Bayonne du fait du non‐respect par l’organisateur des dispositions et obligations prévues par le règlement général d’utilisation, la convention et le cahier des charges sécurité viendront majorer le montant de la redevance.
B ‐ Conditions de paiement
L’organisateur remettra un chèque d’acompte, correspondant à 50% de la redevance, au moment de la réservation. Le solde de la redevance sera versé le jour de la manifestation.
Les prestations complémentaires, fournies par la Ville de Bayonne à l’organisateur, feront l’objet d’une facturation exigible le soir de la manifestation.
La Ville se réserve le droit d’exiger le paiement de l’acompte, du solde et des prestations complémentaires par chèque de banque.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 18/12/2023
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ARTICLE V‐ REGLES RELATIVES A L’UTILISATION DES LIEUX
A ‐ Interdiction de cession
L’organisateur ne peut céder à quiconque, personne physique ou morale, organisme ou groupement, les droits qu’il tient du contrat passé avec la Ville, sauf par accord écrit de cette dernière.
B ‐ Autorisations
L’organisateur fera son affaire de l’obtention de l’autorisation d’ouverture au public par les services de la Préfecture des Pyrénées‐Atlantiques pour la manifestation concernée par le contrat.
En outre, pour les manifestations à caractère politique ou confessionnel, l’organisateur devra produire une autorisation spécifique, obtenue auprès du Maire de Bayonne.
C ‐ Maintien du programme
L’organisateur s’engage à assurer dans les locaux la manifestation indiquée dans la convention.
D ‐ Prise de vues, enregistrement, reproduction, projection
Toute prise de vues ou de son, toute photographie, reproduction totale ou partielle, à des fins commerciales, quel qu’en soit son support ou sa destination, est interdite, sauf autorisation conjointe de la Ville et de l’organisateur. Dans ce cas, la Ville de Bayonne se réserve la possibilité de percevoir des droits qui seront payés par l’organisateur, ce dernier faisant son affaire d’un remboursement éventuel auprès des personnes morales ou physiques qu’il aura conjointement autorisées avec la Ville de Bayonne.
Toute projection de documents cinématographiques non revêtus d’un visa de la Commission de Censure du Centre National de la Cinématographie est interdite, sauf si la preuve est apportée que la projection envisagée fait l’objet d’une dérogation de cette Commission.
La Ville de Bayonne se réserve le droit, à son seul profit, de projeter dans les arènes sur écran dans l’axe de la scène durant l’entracte et/ou avant la représentation, des films publicitaires et/ou d’animation en accord avec l’organisateur. Pour le cas où l’organisateur aurait traité avec une société pour diffuser dans les mêmes conditions qu’au paragraphe précédent un film ou un ensemble de spots à caractère publicitaire, la Ville percevra un droit d’un montant de 500 € H.T. (cinq cents euros hors taxes). = à maintenir ?
E ‐ Etat des lieux
L’organisateur prendra les locaux, équipements et matériels demandés dans l’état où ils se trouveront au moment de l’entrée en jouissance et les rendra au moment convenu dans le même état, sauf les conditions suivantes du présent article : - Tout aménagement et toute décoration supplémentaire des locaux doivent, dans chaque cas, être autorisés par la Ville de Bayonne. Ils seront effectués sous son contrôle, aux frais de l’organisateur, et ne devront entraîner aucune détérioration des locaux. Ils doivent, par ailleurs, respecter les règlements en vigueur de sécurité et le règlement intérieur, tant par leur nature que leur disposition.
- Les matériels spéciaux ou installations spéciales éventuellement apportés par l’organisateur, avec l’accord de la Ville de Bayonne, devront faire l’objet d’une assurance qui sera présentée huit jours avant leur dépôt dans les lieux. Ils seront enlevés dans les conditions prévues au contrat.
A défaut, la Ville fera procéder d’office à cet enlèvement, aux frais, risques et périls de l’organisateur, sans préjudice de l’indemnité d’occupation supplémentaire qu’il pourra réclamer.
F ‐ Dégradations
Toute dégradation constatée par la Ville au cours d’une manifestation engage la responsabilité solidaire de son auteur et de l’organisateur. Si l’auteur n’est pas identifié, l’organisateur supportera seul les frais de réparation. Les autocollants apposés dans le périmètre des arènes ainsi que les graffitis, sont considérés comme des dégradations.
ARTICLE VI‐ ASSURANCES
L’organisateur devra remettre à la Ville une attestation d’assurance précisant que sa responsabilité civile est bien couverte. La Ville de Bayonne conserve à sa charge, en sa qualité de propriétaire, l'assurance des Arènes en dommages aux biens (incendies, dégâts des eaux, risques annexe,...) sans renonciation à recours contre l'organisateur.
L'organisateur s'engage à souscrire auprès d'une compagnie notoirement connue, une assurance responsabilité civile pour couvrir les risques liés à l'événement.
Il s'engage également à souscrire, dans les mêmes conditions, une assurance dommages aux biens destinée à couvrir ses biens, objets ou aménagements contre tous dommages (risques locatifs), avec renonciation à recours contre la Ville de Bayonne. Il s’engage à fournir une attestation d’assurance couvrant expressément l'événement au plus tard à la signature de la présente convention.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20231214-23_07634-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 27/11/2023 4
Si l'événement ne pouvait avoir lieu pour quelque cause que ce soit (cas de force majeure, intempéries, refus d’autorisation administrative,...), l'organisateur prendra à sa charge les frais occasionnés par cette suppression, sans que celui‐ci ne puisse exiger aucune indemnité de la part de la Ville de Bayonne.
ARTICLE VII‐ CHARGES DIVERSES
L’organisateur acquittera directement les impôts, taxes et contributions diverses, ainsi que les frais dont il serait redevable envers toute personne ou organisme en raison de sa manifestation.
Il doit encore respecter la réglementation de la propriété littéraire et artistique, et notamment conclure tous accords préalables avec les organismes intéressés, en particulier la SACEM, et régler les droits et les taxes qui pourraient être dus à ces organismes.
ARTICLES VIII‐ SECURITE
Pendant toute la durée d’utilisation des lieux, l’organisateur doit respecter et faire respecter par les personnes participant aux manifestations sous sa responsabilité :
- les prescriptions légales et réglementaires sur la sécurité contre l’incendie dans les établissements recevant du public, ainsi que les consignes intérieures de sécurité, avec l’aide de l’équipe de sécurité de la Ville, - les normes de sécurité minimales imposées par la législation du travail,
- la détention du permis de cariste pour toute personne conduisant un chariot élévateur. L’organisateur s’engage à ce que toutes les personnes travaillant pour sa manifestation soient déclarées conformément à la législation en vigueur.
L’organisateur s’engage à respecter les limitations imposées par l’autorisation administrative pour que le nombre de spectateurs ne dépasse pas le nombre maximum indiquée dans la convention et ne pouvant dépasser en aucun cas, le nombre indiqué à l’article III.
L’organisateur communiquera à la Ville le nombre et le nom du personnel qui pourra avoir accès au lieu retenu, il fera en sorte qu’il respecte le règlement des Arènes.
La Ville fera expulser toute personne qui refusera de se conformer à la police des lieux.
ARTICLE IX‐ CONTRÔLE
L’organisateur s’engage à justifier, à la première demande de la Ville, du bon respect de ses obligations en lui communiquant les pièces justificatives, notamment en ce qui concerne :
- la fiche technique complète du spectacle,
- le contrôle des structures et des installations électriques,
- le paiement des charges et cotisations de son personnel et des artistes, et notamment les redevances dues à AUDIENS au titre des spectacles précédents,
- l’obtention des autorisations nécessaires, la remise de la déclaration de conformité aux règles de sécurité, l’acquit des primes correspondant aux assurances contractées, etc. les pièces demandées à l’article II - l’attestation d’assurance.
ARTICLE X‐ RESILIATION
A ‐ Tout manquement grave par une partie à l’une quelconque de ses obligations entraîne de plein droit la faculté pour l’autre de mettre fin au contrat par simple lettre recommandée avec accusé de réception, huit jours après une mise en demeure sans effet, de remédier au manquement constaté.
La Ville de Bayonne sera dispensée de tout préavis en cas de manquement aux Articles VI, VII, VIII, IX, X, ainsi qu’en cas de dépôt de bilan de l’organisateur. La notification de la Ville valant résiliation de plein droit.
B ‐ S’il devenait impossible de disposer au jour et à l’heure prévus des locaux pour une cause qui ne serait pas imputable à la Ville de Bayonne, celle‐ci serait seulement tenue au remboursement des sommes encaissées, sous déduction des frais engagés par l’organisateur pour la préparation de la manifestation.
C ‐ En cas de résiliation par l’organisateur ou de son fait, il sera procédé immédiatement à l’apurement des comptes. L’organisateur devra régler immédiatement tous les services déjà rendus par la Ville de Bayonne, tous les frais exposés par la Ville de Bayonne, ou qu’elle devra continuer à exposer.
Bayonne, le
L’Organisateur Le Propriétaire
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20231214-23_07634-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023