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Déliberation - 2019 88 nols blancs 2019 association maison de la russie
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Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Institutions publiques,
Envoyé
en
préfecture
le
10/07/2019
Reçu
en
préfecture
le 10/07/2019
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le
ER
ID
: 017-211704150-20190626-2019_88NCELBLAN-DE
CONSEIL
MUNICIPAL
DU
MERCREDI
26
JUIN
2019
Délibération DAD/DD 2019 - 88.
NOELS
BLANCS
2019
- « ASSOCIATION
MAISON
DE
LA
RUSSIE
»
Président
de
séance
: Monsieur
Jean-Philippe
MACHON
Etaient
présents
: 27
Jean-Philippe
MACHON,
Jean-Pierre
ROUDIER,
Nelly
VEILLET,
Françoise
BLEYNIE,
Frédéric
NEVEU,
Liliane
ARNAUD,
Marcel
GINOUX,
Céline
VIOLLET,
Dominique
ARNAUD,
Gérard
DESRENTE,
Dominique
DEREN,
Jacques
LOUBIERE,
Danièle
COMBY,
Christian
SCHMITT,
Christian
BERTHELOT,
Annie
TENDRON,
Marylise
MOREAU,
Philippe
CREACHCADEC,
Bruno
DRAPRON,
Nicolas
GAZEAU,
Mélissa
TROUVE,
Aziz
BACHOUR,
Brigitte
BERTRAND,
François
EHLINGER,
Philippe
CALLAUD,
Josette
GROLEAU,
Serge
MAUPOUET.
Excusés
ayant
donné
pouvoir
: 6
Jean
ENGELKING
à
Christian
SCHMITT,
Erol
URAL
à Jean-Philippe
MACHON,
Marie-Line
CHEMINADE
à Bruno
DRAPRON,
Caroline
AUDOUIN
à Annie
TENDRON,
Renée
BENCHIMOL-LAURIBE
à Philippe
CALLAUD,
Laurence
HENRY
à Serge
MAUPOUET.
Absentes
excusées
: 2
Brigitte
FAVREAU,
Claire
CHATELAIS.
Secrétaire
de
séance
: Françoise
BLEYNIE
Date
de
la convocation
: 19
juin
2019
Date
d'affichage:
f (
JUIL.
2019
Le
Conseil
Municipal,
Vu
le Code
Général
des
Collectivités
Territoriales,
et
notamment
l’article
L.2122-22,
Vu
l’article
R2122-3
du
Code
de
la Commande
publique
permettant
la conclusion
d’un
marché
sans
publicité
ni mise
en
concurrence
préalables
lorsque
le service
ne
peut
être
fourni
que
par
un
opérateur
économique
déterminé
(...)
pour
des
raisons
techniques
Considérant
que
la ville
de
Saintes
souhaite
organiser
un
événement
de
grande
ampleur,
« Les
Noëls
Blancs
» du
18
décembre
2019
au
6 janvier
2020,
sur
le thème
de
la Russie,
Considérant
que
la manifestation
comprend
la venue
de
prestataires
commerçants
russes
(artisanat
et
produits
de
bouche),
des
programmations
artistiques
issue
du
pays
invité,
un
restaurant
bar
russe,
des
animations
tout
public
sur
le thème
de
la découverte
d’un
noël
orthodoxe. Considérant
que
l'Association
Maison
de
la Russie,
possède
l'expérience
et les
compétences
nécessaires
pour
l’organisation
d’un
tel
événement,
à savoir,
la mise
en
réseau
et
la mobilisation
Envoyé
en
préfecture
le
10/07/2019
Reçu
en
préfecture
le 10/07/2019
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ER
ID
: 017-211704150-20190626-2019_88NCELBLAN-DE
nécessaires
d'acteurs
économiques,
diplomatiques,
artistiques
et
juridiques
en
République
de
Russie,
la capacité
a contractualiser
selon
le droit
russe,
nécessaire
à la
tenue
d’une
telle
manifestation,
Considérant
que
le montant
de
cette
prestation
est
de
33
000
€ TTC,
comprenant
la prestation
de
l'association
et
le coût
des
différentes
interventions
artistiques,
artisanales
et
commerciales, Considérant
qu’à
titre
indicatif,
les
prestations
seront
décomposées
de
la façon
suivante
:
-
Phase
1 qui
consiste
en
la recherche
de
prestataires
commerçants,
restaurateurs
et
artistiques
et
la proposition
d’un
catalogue
qui
devra
être
validé
par
la ville,
et
la mise
en
place
des
documents
contractuels
entre
les
prestataires
et
la Maison
de
Russie,
le tout
pour
un
montant
de
9 000
€.
- Phase
2 qui
consiste
dans
le suivi
réglementaires
et
logistiques
nécessaires
à la
venue
des
prestataires
et
marchandises,
ainsi
que
la mise
en
place
d’une
proposition
d'éléments
de
scénographie
pour
un
montant
de
11
000
€
- Phase
3 qui
consiste
en
la réalisation
opérationnelle
des
noëls
blancs
de
l'accueil
des
prestataires
à la
clôture
de
l'évènement
pour
un
montant
de
13
000
€
Après
consultation
de
la Commission
« Dynamiser
» du
jeudi
13
juin
2019,
Ilest
proposé
au
Conseil
Municipal
de
délibérer
:
-
Sur
l’approbation
de
la réalisation
de
cette
prestation,
-
Sur
l’autorisation
donnée
au
Maire,
ou
à son
représentant
de
signer
tout
document
relatif
à cette
prestation.
Le
Conseil
Municipal,
Après
en
avoir
délibéré,
ADOPTE
à la
majorité
l’ensemble
de
ces
propositions.
Pour
l’adoption
: 27
Contre
l’adoption
: 0
Abstentions
: 6 (M.
Philippe
CALLAUD
en
son
nom
et
celui
de
Mme
Renée
BENCHIMOL
LAURIBE,
M.
François
EHLINGER,
Mme
Josette
GROLEAUM.
MAUPOUET
en
son
nom
et
celui
de
Mme
Laurence
HENRY)
Ne
prennent
pas
part
au
vote
: 0
Les
conclusions
du
rapport,
mises
aux
voix,
sont
adoptées.
Pour
extrait
conforme,
Le
Maire,
En
application
des
dispositions
des
articles
R.421-1
à R.421-5
du
code
de
justice
administrative,
cette
décision
peut
faire
l’objet
d’un
recours
en
annulation
par
courrier
ou
par
l'application
Télérecours
citoyens
accessible
à partir
du
site
www.telerecours.fr
devant
le
Tribunal
Administratif
de
Poitiers
dans
un
délai
de
deux
mois
à compter
de
sa
publication.
26
juin
2019
- 88
Noëls
Blancs
2019
- «
Association
MAISON
DE
LA
RUSSIE
»
2/2
Envoyé
en
préfecture
le
10/07/2019
Reçu
en
préfecture
le 10/07/2019
Affiché
le
ER
ID
: 017-211704150-20190626-2019_88NCELBLAN-DE
« Les
Noëls
Blancs
2019
»
CONVENTION
DE
PRESTATION
DE
SERVICES
ENTRE LES SOUSSIGNÉS La Ville de Saintes,
Square
André
Maudet,
17107
SAINTES
CEDEX
N°
Siret
: 211
704
150
003
51
- code
APE
: 751A
Licences
d’entrepreneur
du
spectacle
: 1/1023451
; 2/1023450
; 3/1023451
Représentée
par
Dominique
Arnaud,
en
qualité
de
Maire
Adjoint,
autorisé
à signer
la présente
convention
par
délibération
n°
en
date
du
Ci-après
dénommée
« l'ORGANISATEUR
» d’une
part,
ET L'association
MAISON
DE
LA
RUSSIE
Représentée
par
N°
Siret
:
Ci-après
dénommée
« l'association
» d'autre
part
Il a été
convenu
entre
les
soussignés
ce
qui
suit
:
Préambule La
Ville
développe
un
projet
de
grande
ampleur
un
événement
de
grande
ampleur,
« Les
Noëls
Blancs
» du
18
décembre
2019
au
6 janvier
2020,
sur
le thème
de
la Russie.
Afin
de
développer
un
volet
«animations,
ateliers
et
manifestation
» comprenant
la venue
de
prestataires
commerçants
russes
(artisanat
et
produits
de
bouche),
des
programmations
artistiques
issue
du
pays
invité,
un
restaurant
bar
russe,
des
animations
tout
public
sur
le thème
de
la
découverte
d’un
noël
orthodoxe.
Article
1 : OBJET
Cette
convention
définit
le rôle
de
chacune
des
parties
dans
le déroulement
de
l'évènement
de
grande
ampleur,
« Les
Noëls
Blancs
» du
18
décembre
2019
au
6 janvier
2020,
sur
le thème
de
la
Russie Article
2 : Obligations
de
l’'ORGANISATEUR
L'ORGANISATEUR
s'engage
à :
Mise
en
place
du
village
de
chalets
avec
accès
électrique
Mise
en
place
d’un
restaurant
éphémère
300m2
(Tivoli)
avec
accès
électrique,
éclairage
et
chauffage
et
mobiliers
(tables
— chaises-
tonneaux
mange
debout
— comptoirs)
scène
(3m
par
2m)
et
matériel
son
et
lumière
Mise
en
place
d’un
espace
cuisine
couvert
avec
eau
et
électricité
annexe
au
restaurant
Mise
en
place
de
la décoration
sur
la place
sur
le thème
de
la Russie,
de
braseros,
de
mobiliers
bois
mange
debout,
création
d’un
jardin
de
lumière
Mise
en
place
de
la sécurité
— surveillance
de
la place
et
des
installations
de
21h
à 8h30
le matin
(2
agents)
le 10/07/2019
ID:
017-211704150-20160625-2013
_88NOE:
Mise
à disposition
d’un
local
de
stockage
a proximité
et
d’un
transpalette
pour
déchargement
des
marchandises Prise
en
charge
de
l'hébergement
pour
les
équipes
russes
(artistes
et
commerçantes).
La
restauration
quotidienne
reste
à la
charge
des
intervenants
russes.
Une
salle
de
repas
et
une
cuisine
seront
proposées
en
lien
avec
l'hébergement
Mise
à disposition
d’une
voiture
et
de
deux
mini
bus
pour
le personnel
russe
si besoin
Mise
en
place
de
la communication
à l’échelle
grande
région
sur
les
noëls
blancs
russes.
Article
3 : Obligations
de
l’Association
L'Association
s'engage
:
JURIDIQUE - Prendre
en
charge
logistiquement
financièrement
et
réglementairement
la venue
(et
le retour)
des
équipes
russes
et
des
marchandises
(pour
le volet
logistique
et
le cout
ainsi
que
les
droits
de
douanes
- Le
prestataire
contractualisera
pour
l’ensemble
du
projet
avec
la maison
de
Russie
d’Agen
qui
reste
le référent
pour
la ville
de
Saintes.
- L'assurance
des
biens
et
des
personnes
pour
le voyage
et
la durée
de
la manifestation
Les
équipes
russes
proposées
par
le
prestataire
assureront
la
prise
en
charge
de
leur
repas
quotidiens
ORGANISATION
EVENEMENT
-
Proposer
à
la
maison
de
Russie
d'Agen,
les
animations
commerciales
(restaurant,
marché,
marchandises
et
équipe
russe),
animations
artistiques
‘et
festives
pour
la manifestation
du
18
décembre
19
au
6 janvier
2020.
- Fournir
une
équipe
village
(12
à
15
chalets)
et
une
équipe
restaurant
—
bar
si
possible
francophone
ou
anglophone
- Fournir
les
éléments
de
communication
et
d’information
sur
les
produits
proposés,
les
animations.
- Proposer
et
mettre
en
place:en
lien
avec
la
maison
de
Russie
d'Agen
la
décoration
du
restaurant
éphémère
et
la décoration
intérieure
des
chalets
sur
le thème
« produits
russes
»
RESTAURANT
—
BAR
- Le
prestataire
proposera
une
équipe
restaurant
autonome
qui
assurera
la gestion
et
le service
du
public,
l'ouverture,
la
fermeture
la
gestion
du
chauffage
au
restaurant,
la
surveillance
du
niveau
des
fluides.
VILLAGE -
Les
équipes
russes
géreront
l'ouverture
et
la
fermeture
du
village
ainsi
que
l'accueil
du
public
aux
chalets
- Les
équipes
russes
géreront
les
braseros
mis
à disposition
sur
le village
(bois
à disposition)
Article
4 : Prix
Le
montant
de
la prestation
de
l'Association
est
fixé
à :
-
Phase
4.
qui
consiste
enia
recherche
de
prestataires
commerçants,
restaurateurs
et
artistiques
et
la proposition
d’un
catalogue
qui
devra
être
validé
par
la ville,
et
la mise
en
place
des
documents
contractuels
entre
les
prestataires
et
la Maison
de
Russie,
le tout
pour
un
montant
de
9 O00
€.
- Phase
2 qui
consiste
dans
le suivi
réglementaires
et
logistiques
nécessaires
a la
venue
des
prestataires
et
marchandises,
ainsi
que
la mise
en
place
d’une
proposition
d'éléments
de
scénographie
pour
un
montant
de
11
000
€
- Phase
3 qui
consiste
en
la réalisation
opérationnelle
des
noëls
biancs
de
laccueil
des
prestataires
à la
clôture
de
l'évènement
pour
un
montant
de
13
000
€
Article
5 : Annulation
Conditions
d'annulation
de
la réservation
: après
la signature
du
la présente
convention,
l'association
s'engage
auprès
de
différents
prestataires,
c'est
pourquoi
des
frais
d'annulation
seront
demandés
19
Envoyé
er
préfecture
le
10/07/2
leclure
le 10/07/2019
ID : 017-211
704160-20180628-2019
SENOELBLAN-DE
pour
tout
désistement
dans
un
délai
inférieur
à un
mois
avant
le jour
de
la prestation
selon
ce
barème
:
- 30%
de
la somme
totale
si l'annulation
intervient
à moins
d'1
mois
de
la date
réservée,
- 50%
de
la somme
totale
si l'annulation
intervient
à moins
de
15
jours,
- 100
% de
la somme
totale
si l'annulation
intervient
le
jour
de
la date
réservée.
Article
6 : Assurances
L'Association
s'engage
à contracter
toutes
les
polices
d'assurance
nécessaires
pour
garantir
sa
responsabilité
civile,
notamment
garantir
l'ORGANISATEUR
contre
tous
les
sinistres
dont
il pourrait
être
responsable.
1| doit
également
disposer
d'une
assurance
couvrant
les
risques,
pertes,
vols,
dégradations
concernant
le matériel
que
celui-ci
lui
appartienne,
soit
loué
ou
soit
prêté
par
l'ORGANISATEUR. La
preuve
d’avoir
satisfait
à ces
exigences
est
fournie
par
la production
d’une
ou
d’attestation(s)
du
ou
des
assureur(s)
au
plus
tard
le 1
juillet
2019.
L'ORGANISATEUR
est
assuré
en
responsabilité
civile.
Article
7 : Litiges
Tous
litiges
pouvant
survenir
entre
les
parties
à l’occasion
de
l’exécution
de
‘la présente
convention
sont
portés
devant
le Tribunal
territorialement
compétent.
Article
8 : Avenant
Toute
modification
aux
dispositions
de
la présente
convention
devra
faire
l’objet
d’un
avenant.
Fait
en
2 exemplaires
à Saintes,
le
Pour
l’Association
Pour
le Maire
et
par
délégation,
Dominique
ARNAUD
Président
Maire
Adjoint