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Déliberation - DEL N° 03.07.2024 01A PROLONGATION CONTRAT ASSURAN
Conseil Municipal - CONVENTION ASL RP
unknown - Convention Narvalos rp
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Luynes.
Lien du pdf (unknown - Convention Narvalos rp)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Sécurité publique,
CONVENTION DE PARTENARIAT ET DE MISE A DISPOSITION
FESTIVAL 2026 « LUYNES A L'ASSAUT DE L’AMERIQUE »
Préambule
La commune de Luynes accueille depuis plusieurs années, le Festival « Luynes à l’assaut de Amérique » porté par
l’association luynoise 1901 des Narvalo’s Bikers.
En 2024, le festival s’est déroulé durant 4 jours, du 12 au 15 septembre. Entre 50 000 et 60 000 personnes se sont
déplacées pour assister aux festivités. Le festival emporte plus de 200 bénévoles, 50 entreprises partenaires, propose
une vingtaine de points de restauration, un village commerçant, des concerts, des animations.
La participation communale ne se traduit pas par une subvention pécuniaire directe mais par une multitude d’actions
et de mises à disposition concourant à rendre possible l’existence du festival. C’est d’abord une mise à disposition du
domaine communal, une série d’autorisations administratives et une mise à disposition de moyens et de matériels, de
compteur d’eau et d’électricité.
La présente convention a pour ambition d’assoir, de sécuriser et de développer le partenariat avec l’association afin de
pérenniser le festival sur le territoire luynoïis.
AINSI. IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ENTRE :
La COMMUNE de Luynes, représentée par M. Bertrand RITOURET en qualité de Maire, en vertu de la délibération
du 26 mai 2020 portant élection du Maire.
d’une part,
ET:
L’ASSOCIATION ou l'OCCUPANT : Association 1901 les Narvalo’s Bikers, Avenue de l’Europe, 37230 LUYNES,
représentée par son président M. Nicolas GEORGET.
Numéro Répertoire National des Associations : W372012448 - SIRET : 80855692200017
d’autre part,
Envoyé en préfecture le 18/03/2026
Reçu en préfecture le 18/03/2026 S L 9
Publié le
ID : 037-213701394-20260303-DEL 03032026 13-DE Article 1 : Obiet de la convention
La présente convention a pour objet d’établir un partenariat avec l’association les Narvalo’s Bikers pour l’organisation du futur festival sur la commune. La présente convention prévoit la mise à disposition temporaire du domaine public, organise les étapes administratives et de coordination, met en place un partenariat de communication et rappelle les obligations de l’organisateur à la fois pour l’organisation de la tombola, le débit de boissons, l’occupation du domaine, la fourniture d’une attestation d’assurance, etc.
Article 2 : Date du festival : les 10. 11. 12 et 13 septembre 2026
D'un commun accord avec la commune, le festival est organisé le deuxième week-end de septembre, c’est-à-dire
pour 2026, les 10, 11, 12 et 13 septembre 2026. Le montage commence le week-end précédent et le démontage se
termine le mardi.
Article 3 : Périmètre du festival — Occupation du domaine
L'association est autorisée à occuper le domaine de la commune en respectant le périmètre suivant :
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La mise à disposition du domaine est consentie exclusivement pour l’objet de la présente convention. Il est rappelé à l’occupant que la présente convention revêt, conformément à l’article L.2122-3 du code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP), un caractère précaire et révocable. Cela signifie que la Commune pourra la résilier de façon unilatérale pour un motif d’intérêt général (risque d’inondation, catastrophe naturelle, trouble sévère à l’ordre public, etc.)
L'association est tenue de restituer le domaine dans un parfait état de propreté et de fonctionnement. Pour s’en assurer, un état des lieux contradictoire sera réalisé avant et après l’occupation du domaine. Toutes modifications, toutes dégradations devra faire l’objet d’une remise en état ou bien fera l’objet d’une facturation à la charge du prenant.
Afin de laisser l’association préparer le festival, défaire celui-ci et de remettre en état le périmètre utilisé, l’occupation du domaine est consentie du 07 septembre au 17 septembre 2026.
Envoyé en préfecture le 18/03/2026
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le S'LOF 2
ID : 037-213701394-20260303-DEL 03032026 13-DE Article 4 : Occupation du domaine — Obligation de la commune :
La Commune s’engage à ne rien faire qui puisse troubler la jouissance paisible des lieux par l’Occupant.
Article 5 : Occupation du domaine — Obligation de l’ Association :
L'association :
1. Prendra le domaine, les locaux et équipements mis à disposition dans l'état où ils se trouvent au moment de
l’entrée en jouissance ;
Entretiendra les locaux et équipements en bon état de réparation de toute nature, à l'exception des grosses réparations qui restent à la charge de la Commune ;
Veillera au respect des normes applicables aux locaux, équipements et domaine mis à disposition en matière d’hygiène, de sécurité et d'accessibilité au public ;
Laïissera la Commune visiter les locaux ou les faire visiter chaque fois que cela sera nécessaire pour
effectuer les réparations qui lui incombent, pour s’assurer de la sécurité des lieux ou que l’usage qui en est
fait est conforme à leur destination telle que définie par la présente convention ;
Préviendra immédiatement la Commune de toutes dégradations qu’elle constaterait dans les locaux et sur
le domaine et qui entraîneraient des réparations ;
Souffrira les désagréments dus aux grosses réparations qui deviendraient nécessaires aux locaux et
équipements mis à disposition et que la Commune ferait exécuter pendant la durée de la convention, sans
pouvoir réclamer aucune indemnité ni diminution de redevance ;
Ne pourra faire ni gros travaux ou aménagements importants du domaine ni dans les locaux sans l’autorisation préalable, expresse et écrite de la Commune ;
Pourra réaliser les petits aménagements nécessaires aux besoins de son activité après avis préalable, express et écrit de la Commune ;
Article 6 : Redevance. charges et taxes de séjour.
Considérant la nature exceptionnelle de l’événement, regroupant plusieurs milliers de personnes, Considérant les installations conséquentes sur le domaine,
Considérant que l’occupant assure l’alimentation électrique de la majorité des besoins du festival grâce à des groupes électrogènes, hormis les éclairages subsidiaires déjà branchés sur le réseau.
Considérant que la ville est un partenaire du festival, l’occupant s’acquittera d’un forfait à hauteur de 400 EUR.
Article 7 : Régime de responsabilité et assurance
Durant la mise à disposition du domaine communal, l’association est responsable juridiquement des faits qui s’y déroulent.
L’association fournit une attestation en responsabilité civile organisateur d’évènement. En effet, de nombreux risques peuvent survenir le jour de l’événement : mouvement de foule, blessures, problèmes de sécurité, incendies causés par les installations, fautes de l’association ou bien des bénévoles, etc.
L’attestation couvrira les dommages suivants :
Dommages matériels, corporels.
Dommages aux biens mobiliers mis à dispositions lors de l’évènements.
Dommages aux biens confiés,
Responsabilité civile : intervenants, bénévoles et salariés.
Article 8 : Organisation d’une tombola
L'association organise dans le cadre du festival, une tombola réglementairement définie comme un jeu de hasard par lequel le joueur, en contrepartie d’une participation financière, tente sa chance pour obtenir un gain. En principe, en dehors de la loterie nationale et des casinos, les jeux d’argent sont interdits sur le territoire national. Une association peut organiser une loterie si les 3 conditions suivantes sont respectées :
Envoyé en préleciure le 18/03/2026 3
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le
ID : 037-213701384-20260303-DEL 03032026 _13-DE
ne 4 e Les bénéfices de la loterie sont totalement destinés à des causes scientifiques, sociales, familiales, humanitaires, philanthropiques, éducatives, sportives ou culturelles ou à la protection animale ou à la défense de l'environnement, à but non lucratif
e Le gain espéré est constitué d'objets mobiliers
La loterie est autorisée par le Maire de la commune où est situé le siège social de l'association (par le préfet de police, si le siège est à Paris).
A noter : l’association organisatrice de la loterie doit avoir des statuts qui correspondent à l’un des critères précis ci- dessous.
L'association doit également veiller à ce que les points suivants soient respectés : e Elle doit organiser la loterie elle-même et ne peut pas déléguer cette activité à des tiers à des fins commerciales, même sous forme de prestation de service.
Les loteries doivent se dérouler en présentiel : les loteries en ligne sont totalement interdites. L'organisation par des sociétés à but lucratif (commercial), même avec la participation d'associations, est interdite.
La demande d'autorisation doit être faite auprès du Maire de la commune où est situé le siège social de l'association. Vous devez foumir les documents suivants :
e Formulaire CERFA 11823*03 — Avant le 30 juillet 2025
e Statuts de l'association (en cas de première demande)
e Bilan du dernier exercice financier si le capital d'émission de la loterie (prix unitaire du billet multiplié par le nombre de billets émis) dépasse 7 500 €
Lorsque le capital d'émission de la loterie dépasse 30 000 €, le Maire statue après avis du directeur départemental ou régional des finances publiques.
La Direction générale des finances publiques vérifie, notamment, si les éléments suivants sont respectés : e L'association justifie d'une certaine ancienneté (aucune durée n'est fixée dans les textes) et offre une garantie de sérieux
e Le budget de l'association est en équilibre et une part significative des recettes est affectée à des actions de bienfaisance, d'encouragement des arts ou de pratique d'activités sportives
e Le montant du capital d'émission est en rapport avec les besoins réels créés par l'action envisagée et avec les possibilités de placement des billets
e La loterie a un caractère exceptionnel et ne constitue pas la principale ressource de l'association pour lui assurer son fonctionnement
e Le montant des frais d'organisation, achat de lots compris, ne dépasse pas 15 % du capital d'émission
Dans le cadre de l’organisation du festival et considérant le souhait de l’association de réaliser une tombola, celle-ci doit se conformer de l’ensemble de ces prescriptions.
Un arrêté municipal sera formulé par le service du Secrétariat Général de la commune de Luynes sur présentation d’un dossier complet.
Article 9 : Dossier de sécurité
Pour les évènements regroupant simultanément plus de 5 000 personnes, un dossier de sécurité en Préfecture est obligatoire. Le dossier sera porté par l’association et déposé par l’association en Préfecture. La commune pourra apporter son soutien et son concours pour défendre le dossier auprès des services de la Préfecture, comme dans les années précédentes.
L’association prendra connaissance des guides de bonnes pratiques suivants afin d’établir un solide dossier de sécurité :
Guides de bonnes pratiques Vigipirate : http://www.encasdattaque.£ouv.fr. Guides de bonnes pratiques de sécurisation d’un événement de voie publique :
https:/www.interieur.gouv.fr/Publications/Securite-interieure/Securisation-des-evenements-de-voie-publique Référentiel national missions de sécurité civile (RNMSC - DPS) :
https://www.interieur.gouv.fr/Le-ministere/Securite-civile/Documentation-technique/Secourisme-et-associations/Les- textes-reglementaires
Envoyé en préfecture le 18/03/2026
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le S L G 4
ID : 037-213701394-20260303-DEL 03032026 13-DE Article 10 : Demande d’un débit de boissons
L'association peut ouvrir une buvette temporaire pour vendre des boissons des groupes 1 (boissons sans alcool) et 3 (boissons en-dessous de 18°) à condition d'avoir obtenu l'autorisation du Maire de la commune.
L'ouverture de buvettes ou de bars n'entraîne pas de démarche particulière auprès de l'administration fiscale.
Cependant, les recettes générées par cette activité peuvent devoir être comptées parmi les recettes lucratives (c'est-à- dire rapportant de l'argent). Celles-ci sont soumises à déclaration et à imposition:
+ dès le premier euro, si elles occupent une part prépondérante dans le budget de l'association,
e ou au-delà du seuil des 76 679 € annuels, si elles sont accessoires.
La demande devra être formulée auprès du service de l’ Administration Générale de la Commune au moins 1 mois et demi avant l’événement.
L’association se conformera à toutes les prescriptions locales et réglementaires relatives à la tenue et à la police des débits de boissons. L’association ne délivrera aucune boisson de 3?" catégorie :
- Aux personnes en état d’ébriété ou d’excitation manifeste,
- Aux mineurs de moins de 18 ans,
- Ne pratique pas de tarification inférieure à celui des boissons non alcoolisées, + À toutes personnes après l’heure prévue pour la fin de la manifestation,
Article 11 : Demande de matériel
L’association formulera sa demande de matériel auprès de la commune et prendra à sa charge le déplacement, la pose,
la dépose et le rapatriement au Centre Technique Municipal.
Un agent des services contrôlera et participera à la mise en place du matériel afin de s’assurer du bon usage et de la bonne installation de celui-ci.
La demande sera exclusivement formulée en utilisant le formulaire de réservation du matériel de la commune. Le
formulaire est disponible sur simple demande à ctm(@luynes.fr
La demande devra être formulée avant le 30 juillet 2026.
L’association viellera à remettre en état le matériel endommagé.
Article 12 : Partenariat de communication
Objectifs du partenariat : Promotion mutuelle et visibilité accrue réciproque
Les engagements de la commune : implication de la Ville de Luynes pour le festival :
- Promotion grâce aux supports de communication de la ville
- Mise en œuvre d’actions de communication le temps du festival
Les engagements de l’association :
- Nouvel édito de Monsieur le Maire dans le programme du festival
- Mise en avant du logo de la ville sur le festival (oriflammes, etc.)
- Présence du logo de la ville sur le diaporama qui passe sur l’écran géant. - Prise de parole de Monsieur le Maire lors du moment convivial avec les partenaires, le soir de l’ouverture du festival
Actions proposées :
Réseaux sociaux :
- Publications régulières sur les pages de la ville (Facebook, Instagram) avec utilisation de hashtags pour augmenter
la portée des publications
Envoyé en préfecture le 18/03/2026
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le S L C 5
ID : 037-213701394-20260303-DEL 03032026 _13-DE Site internet :
- __www.luynes.fr : Création d'une page dédiée au festival, présence du festival à l’agenda des événements de la
commune
- _www.narvalosbikers.com : Présence du logo de la cille dans les partenaires et dans le programme du festival mis en ligne
Affichage :
- Campagne dans le réseau ville (campagne financée par Narvalo’s Bikers)
- _ Banderole en entrée de ville aux frais de l’association.
- Oriflammes prêtées par la Ville de Luynes pour l’entrée du festival
- Mise en place de points de collecte et de tri des déchets avec l’aide de TMVL
Article 13 : Réunions de coordination
Avant l’événement, deux réunions de coordination seront organisées. Une première à 3 mois de l'événement, une deuxième à 10 jours de l’événement.
Après l’événement, une réunion sera organisée afin de faire le bilan du festival et un bilan de la bonne exécution du partenariat.
Article 14 : Objectifs et vigilances
La commune invite l’association à s’engager à travers une charte et un programme opérationnel d’actions afin que le festival :
Maitrise la gestion des déchets spéciaux :
- S’engage dans une démarche de tri sélectif des déchets sur le site - Organise la récupération des huiles de friture à travers une filière professionnelle. - Prenne en charge l’évacuation des eaux usées.
Réduise la production de déchets :
- En suggérant l’utilisation de gobelets et de pichets consignés.
- En maitrisant les déchets de type mégot.
Réduction des effets sonores du festival :
- Organiser la fin des concerts au plus tard à 00h30
- Prévoir une orientation des scènes pour réduire les nuisances vers le centre bourg.
Il est demandé à l’association de promouvoir au maximum les entreprises locales et notamment luynoises afin que événement produise des effets économiques sur le territoire.
Point de vigilance :
Le terrain est équipé d’un système d’arrosage automatique. Une vigilance accrue est requise pour ne pas le détériorer. Une coordination avec le Centre Technique Municipal est nécessaire. En cas de détérioration, une remise en l’état sera demandée.
Article 15 : Résiliation
Résiliation à l'initiative de la Commune :
Résiliation aux torts de l’Occupant
En cas d'inexécution par l’Occupant de l’une quelconque des obligations mises à sa charge par la présente convention, et à l'expiration d’un délai de 15 jours à compter de la réception d’une mise en demeure de payer ou d'exécuter restée sans effet, la présente convention sera résiliée de plein droit et sans indemnité.
Envoyé en préfecture le 18/03/2026 6
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le S L O7
ID : 037-213701394-20260303-DEL_03032026_13-DE Toute mise en demeure délivrée par la Commune au titre du présent article :
- sera faite par lettre en recommandé ou remise en main propre ;
- rappellera le jeu de la présente clause résolutoire en cas d’inexécution dans le délai imparti ;
- invitera l’Occupant à présenter ses observations dans le délai de 7 jours à compter de sa réception.
Résiliation pour motif d’intérêt général
La Commune pourra, à tout moment, résilier la présente convention pour un motif d’intérêt général (risque d’inondation,
catastrophe naturelle, trouble sévère à l’ordre public, etc.).
Cette résiliation ne donnera lieu au paiement d’aucune indemnité. Elle prendra effet à l’expiration d’un délai de 15 jours à compter de la réception par l’Occupant d’une lettre recommandée avec accusé de réception lui notifiant la décision de la Commune.
Article 16 : Attribution de juridiction
En cas de litige lié à l'exécution de la présente convention, seul le Tribunal Administratif d'Orléans sera compétent
pour en connaître, 28 rue de la Bretonnerie, 45057, Orléans.
Article 17 : Entrée en vigueur
La présente convention entrera en vigueur à compter de la date de sa notification par la Commune à l’Occupant, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en mains propres contre récépissé.
Faït à LUYNES en deux exemplaires, le 03 mars 2026
Le Maire de LUYNES, Le Président de Narvalo’s Bikers
Bertrand RITOURET Nicolas GEORGET
Envoyé en préfecture le 18/03/2026
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le
ID : 037-213701394-20260303-DEL 03032026 13-DE
TT Envoyé en préfecture le 18/03/2026
Reçu en préfecture le 18/03/2026
Publié le
ID : 037-213701394-20260303-DEL 03032026 13-DE