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Document publié le Mardi 25 février 2025 par la commune de Fayence.
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Thèmes du document : Consommateurs, Sport, Assurance,
Département du Var
Arrondissement de Draguignan
Convention de mise à disposition du Club House et de ses équipements au profit de l’Association « Tennis-Club de Fayence » Année 2025
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MAIRIE DE FAYENCE
Convention de mise à disposition du Club House et de ses équipements Année 2025
Entre :
La Commune de FAYENCE (VAR), représentée par Monsieur Bernard HENRY, Maire, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal en date du 25 février 2025 (n°D_2025_02_005),
D’une part
ET
L’Association « Tennis-Club de Fayence » représentée par son Président Monsieur Yannick AUMAGE ci-après dénommé par le Titulaire
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 : Mise à disposition
La commune de FAYENCE accepte de mettre à la disposition du Titulaire les équipements de tennis situés au lieudit « Le Grand Jardin » et désignés ci-après en vue de son utilisation dans le cadre d’activités sportives, conformément à la présente convention.
Le matériel et le mobilier mis à disposition sont listés en annexe 1 à cette convention.
Article 2 : Désignation
Les équipements de tennis comprennent :
- Les 4 courts de tennis d’une superficie de 2 500 m² environ implantés au lieudit « Le Grand Jardin » ; Département du Var
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- Le local dénommé « Club House » situé également au lieudit « Le Grand Jardin » et composé de 6 pièces d’une superficie totale avoisinant les 137 m².
Article 3 : Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée d’un an à compter de la date de signature. Elle se renouvellera ensuite par reconduction expresse.
Article 4 : Dénonciation de la convention
La présente convention pourra être dénoncée par l’association par lettre recommandée avec avis de réception moyennant un préavis de 2 mois.
A tout moment :
- Par la commune, si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées par les parties ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues par ladite convention et ses annexes, en cas de force majeure ou pour des motifs liés au bon fonctionnement des services municipaux, par lettre recommandée avec avis de réception adressée au Titulaire.
- Par le Titulaire pour cas de force majeure, cessation d’activité ou autre motif qui seront soumis à l’appréciation de la commune et signifiés au Maire par lettre recommandée.
Article 5 : Conditions générales
Le Titulaire s’engage à n’utiliser les équipements que dans le cadre de l’article 1. Les équipements ne pourront être utilisés à d’autres fins que celles liées à la pratique du sport sans l’accord préalable et écrit de la Commune.
Le Titulaire devra utiliser les équipements dans le respect de l’ordre public et des bonnes mœurs. Il est autorisé à y entreposer les matériels nécessaires au fonctionnement de son activité.
Article 6 : Mesures préventives et règles générales d’utilisation
6.1 - Occupation du Club House :
Celle-ci se fera en fonction de la catégorie, du type et de l’effectif fixé par la Commission de sécurité compétente. Elle sera autorisée dans la limite des activités permises par ce classement, après signature de la présente convention, et sera placée sous l’autorité et la responsabilité du Président de l’Association ou de son suppléant en cas de défaillance. En cas de vol dans les locaux, la responsabilité de la Commune ne saurait être engagée, en sa qualité de propriétaire.
6.2 - Utilisation des équipements de tennis :
Les équipements seront utilisés conformément aux prescriptions suivantes : Extérieur : Ne pas encombrer les accès et sorties de secours du Club House (stationnement de motos, voitures, camions etc…)
Intérieur : Ne pas gêner les issues de secours et les maintenir déverrouillées. Département du Var
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S’assurer de l’emplacement et reconnaître les marques d’alarme et d’alerte. Repérer l’emplacement des moyens de secours (extincteurs…). Respecter les couloirs de circulation lors d’installations de tables, chaises etc… Ne pas utiliser d’installations électriques volantes.
Article 7 : Sécurité, responsabilité
Préalablement à l’utilisation des locaux, le Titulaire s’engage :
A souscrire une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées au cours de l’utilisation par l’occupant du Club House et de ses équipements mis à sa disposition.
La preuve d’avoir satisfait à ces exigences sera donnée à la Commune par la production d’une attestation du ou des assureurs, à chaque date de signature de la présente convention.
A prendre connaissance des consignes de sécurité ainsi que des éventuelles consignes particulières, spécifiques et s’engage à les appliquer afin de garantir la sécurité des personnes et des équipements.
A procéder avec l’Adjoint chargé des Sports à une visite des locaux qui seront utilisés afin d’en établir l’état des lieux, d’identifier les emplacements des dispositifs d’alarmes, des moyens de lutte contre les incendies (extincteurs, robinets d’incendie armés) et d’avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.
A désigner et à communiquer à la Mairie les coordonnées des personnes responsables qui seront chargées d’assurer les premières mesures à prendre en cas d’urgence (alerte, évacuation…)
A respecter et à faire respecter scrupuleusement les modalités de la présente convention. La responsabilité en cas de non-respect serait alors imputable au Président ou au responsable préalablement désigné.
A garantir le bon fonctionnement de la structure, en offrant aux adhérents l’ensemble des prestations faisant partie de l’objet de l’association et en veillant à ne pas troubler l’ordre public.
Article 8 : Utilisation, type, catégorie et entretien des équipements de tennis
Le Titulaire s’engage à prendre soin des équipements de tennis qui lui sont confiés. Il en assurera le gardiennage ainsi que celui de ses accès, supportera aussi la maintenance des terrains (filets). Il contrôlera les entrées et les sorties des participants aux activités concernées. Il fera respecter les règles de sécurité.
Toute modification ou aménagements des locaux existants est formellement interdite au titulaire sans accord préalable et écrit de la Mairie.
Toute détérioration des locaux provenant d’une négligence grave de la part du titulaire devra être portée immédiatement à la connaissance de la Commune et faire l’objet d’une remise en état aux frais de l’Association. Le titulaire s’engage donc à réparer ou (et) Département du Var
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indemniser la Commune pour les dégâts matériels éventuellement commis lors de son utilisation.
Le nettoyage courant (propreté et maintenance des locaux) du Club House incombe à la commune. A ce titre, le Titulaire s’engage à les maintenir dans un bon état de propreté. La Commune se réserve le droit d’effectuer régulièrement des visites.
Le nombre des participants admis dans la buvette ne devra pas excéder 50 personnes en simultané. Les clefs du Club House seront remises à l’occupant qui reste responsable de leurs usages.
En cas de perte ou de vol de clé, l’association doit en informer la mairie ou les services techniques qui procèdent au remplacement de (des) la clé(s), le coût de la (des) clé(s) est à la charge de l’association.
Le Titulaire s’engage à ne pas louer ou prêter les équipements de tennis (Club House et courts) à quiconque. En cas de demande, il devra en faire part à la commune qui statuera en accord avec le titulaire et sous réserve d’un avenant délibéré en Conseil Municipal.
L’utilisation des locaux doit être réservée à une action conforme à la vocation de l’association et ne doit porter d’aucune manière atteinte à l’ordre public.
En cas d’atteinte à l’ordre public ou de dégâts interdisant la continuité normale de l’activité, la collectivité se réserve le droit de procéder à la fermeture des locaux sans préavis, sur arrêté pris par le Maire.
Article 9 : Occupation des équipements de tennis
Elle se fera dès effet de la présente. La commune reste prioritaire pour l’occupation du Club House dans le cadre de l’organisation des opérations électorales (bureau de vote), pour les cas d’urgence (réquisition de salles) et pour des manifestations communales ne pouvant être à titre exceptionnel accueillies dans les locaux habituellement dédiées (Espace Culturel...), ainsi que pour l’utilisation des douches et vestiaires.
Dans la mesure du possible, elle avertira le titulaire de sa décision par courrier et moyennant un délai préalable de 3 semaines (sauf réquisitions).
Si l’association souhaite réaliser des travaux de transformation ou d’amélioration dans les installations mises à sa disposition, elle devra obtenir l’accord préalable auprès de la commune, et à cette fin, elle lui adressera une demande écrite accompagnée d’un descriptif détaillé des travaux ou aménagements envisagés. En cas d’accord de la commune, ceux-ci seront réalisés sous son contrôle.
Article 10 : Obligations du titulaire
En tant que responsable de l’utilisation des équipements de tennis, le Titulaire s’engage :
A prendre en compte et à intégrer dans son planning d’utilisation l’ensemble des besoins de l’Ecole Elémentaire de FAYENCE en accord avec son Directeur
A mettre à la disposition de l’Ecole Elémentaire de FAYENCE un éducateur sportif B.E. 1er degré, le matériel et les structures dans le cadre de séances d’initiation au Département du Var
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Tennis. Cette mise à disposition est conclue pour l’année scolaire. L’encadrement de cette activité qui doit s’effectuer dans le respect des règles édictées par la FFT et des consignes propres au Tennis Club, est assuré par l’association qui devra prendre toutes les garanties en matière d’assurance ; les élèves restant toutefois sous la responsabilité des enseignants.
Le contenu pédagogique des séances d’initiation sera remis préalablement par l’éducateur sportif au nom de l’association au Directeur de l’école : les objectifs étant la découverte et l’initiation à l’activité, le challenge interclasses, le challenge inter-établissements.
A accueillir suivant les possibilités et un calendrier concerté les écoles des communes du Pays de Fayence (hors FAYENCE) et à produire un état récapitulatif d’utilisation pour l’année scolaire en cours aux Services Comptables de FAYENCE chargés de recouvrer directement auprès des communes concernées le montant des participations suivant délibération.
Cette mise à disposition ne sera opposable au titulaire que dans la limite de l’engagement financier de la commune stipulé à l’article 11.
- A prendre en charge les consommations courantes (eau, électricité) liées à l’activité du Club House
- A prendre en charge une partie de l’éclairage des courts de tennis s’il est constaté contradictoirement un dépassement anormal de la consommation. Cette disposition fera l’objet d’une entente amiable avant l’application des modalités de remboursement.
Article 11 : Obligations du propriétaire
En tant que propriétaire des locaux, la commune s’engage :
à procéder à l’entretien et aux réparations résultant de l’usure normale (surface de jeux, clôtures, installations électriques…) et à procéder aux mises aux normes des locaux suivant les législations et réglementations applicables.
à prendre en charge financièrement, suivant un tarif horaire et un plafond maximal d’heures délibérés en Conseil Municipal à chaque rentrée scolaire, un intervenant sportif BE 1er degré dans le cadre de l’initiation au tennis des élèves de l’école élémentaire de FAYENCE
Article 12 : Conditions annexes
12.1 – Panneaux publicitaires :
La commune autorise l’association à utiliser, de manière directe ou indirecte temporairement, à son bénéfice exclusif, l’enceinte de l’équipement de tennis comme support de publicité (visuelle) pour toutes les manifestations pour lesquelles l’association est partie prenante. Département du Var
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Toutefois, l’association devra proposer préalablement, pour avis, à l’autorité municipale les caractéristiques des contrats publicitaires envisagés (liste des annonciateurs, nature et format des panneaux, conditions de fixation, etc…).
L’affichage est interdit en dehors des espaces définis et des périodes définis par l’autorité municipale, de même que tout marquage à caractère promotionnel ou publicitaire.
Les panneaux publicitaires, devront être conformes à la réglementation en vigueur, notamment quant au contenu (en référence à la loi Evin par exemple) et aux caractéristiques techniques (conception, fixation, etc…). Ces panneaux ne pourront être apposés qu’après validation par l’Adjoint affecté au sport. Ces panneaux devront respecter l’éthique sportive et morale.
L’association prend à son compte la fourniture de panneaux publicitaire, la mise en place de ces panneaux et leur entretien.
L’association s’engage à ce que les panneaux installés puissent être enlevés ou occultés.
La commune autorise expressément l’association à percevoir, pour son compte, les recettes liées de cette exploitation.
Le respect de ces dispositions sera assuré par une mise en demeure par la collectivité enjoignant l’association de retirer les publicités litigieuses. En cas de refus, la commune pourra procéder à leur enlèvement d’office.
Article 13 : Avenant
Toute modification de la présente convention de l’une ou de l’autre partie pourra faire l’objet d’un avenant à soumettre à la décision municipale.
En cas de non-respect des dispositions de la présente convention par le Tennis Club, la ville de FAYENCE sera dégagée de toute responsabilité.
Fait en 2 exemplaires originaux A Fayence, le
Le Président de l’Association Le Maire,
« Tennis Club de Fayence »,
Yannick AUMAGE Bernard HENRY Département du Var
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ANNEXE 1 –
INVENTAIRE DU MATERIEL ET DU MOBILIER MIS A DISPOSITION
I- Mis à disposition par la commune :
- Un hall d’entrée
- Une salle de réunion
- Une kitchenette
- Un hall vestiaires, un vestiaire homme et un vestiaire femme, le tout équipé de douches et toilettes
- Un local pour le matériel
- Un local technique pour l’entretien
- Du mobilier nécessaire (tables, chaises, armoires…)
II- Mis à disposition par l’association :
- Des étagères murales de cuisine
- Du matériel de tennis