Déliberation - D2024 63 MISE A Disposition Locaux Communaux AUX Associations

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Déliberation - D2024 63 MISE A Disposition Locaux Communaux AUX Associations Document publié le Lundi 16 septembre 2024 par la commune de Clayette. Lien du pdf (Déliberation - D2024 63 MISE A Disposition Locaux Communaux AUX Associations)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Institutions publiques, Envoyé en préfecture le 19/09/2024 Reçu en préfecture le 19/09/2024 Publié le S L O7 ID :071-217101336-20240916-D2024 63 2-DE Département de Saône-et-Loire COMMUNE DE LA CLAYETTE DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL N° 2024/63 Séance du 16 septembre 2024 L'an deux mille vingt-quatre, le seize du mois de septembre à dix-neuf heures trente, le Conseil municipal légalement convoqué, s’est réuni en mairie en séance publique, sous la présidence de Monsieur Christian LAVENIR, Maire. Date de convocation : 10 septembre 2024 Présents : LAVENIR Christian, LE CLOIREC Alain, LABONNE NOLLET Laurie, BERDAGUE Patrick, MORIN DESMURS Michèle, DESCHARNE Samuel, MATHUS Véronique, CLEMENT Nathalie, DELANGLE Sylvain, BENCADI Karim, LAROCHE Daniel, DELANGLE Nombre de Membres présents : 13 Sylvie, MATHIEUX Marc. Nombre de Membres en exercice: 19 Nombre de suffrages exprimés : 16 Votes Pour: 16 Procurations: BUSSEUIL Georges à S. DESCHARNE, BOUCLIER Florence à M. MORIN DESMURS, PLATHEY Pierre à N. CLEMENT Vote Contre : 0 Abstentions : 0 Absents excusés : CLEMENT Pascal, MUNCH Armelle, MARTINOT Noémie Le secrétariat a été assuré par : Patrick BERDAGUE Objet : Mise à disposition des locaux communaux aux associations sédentaires Monsieur Descharne, Adjoint au Maire en charge des associations, indique qu’il convient de régler les conditions d’occupations des locaux par les associations sédentaires ou utilisant régulièrement un même lieu. Les élus ont pris connaissance du modèle de convention annexé à la présente délibération. Le Conseil Municipal, après délibéré, à l’unanimité : -VALIDE les termes du modèle de convention de mise à disposition des locaux communaux annexé à la présente délibération. -CHARGE Monsieur le Maire de procéder à la signature des conventions avec les associations concernées. D2024/156 Ce-Envoyé en préfecture le 19/09/2024 Reçu en préfecture le 19/09/2024 Publié le S L O7 ID :071-217101336-20240916-D2024 63 2-DE Acte télétransmis au contrôle de légalité le 100 / Acte contresigné le )9/17024 Le Maire, C. LAVENIR D2024/157 CeEnvoyé en préfecture le 19/09/2024 Reçu en préfecture le 19/09/2024 Publié le ID :071-217101336-20240916-D2024 63 2-DE De ANNEXE Convention de mise à disposition de locaux NOM ASSOCIATION Entre : - La commune de La Clayette, représentée par son Maire, Monsieur Christian LAVENIR, - Et l'Association bénéficiaire dénommée XXXX dont le siège est sis XXXXXXX 71800 La Clayette et dont l'objet est « XXXXXXX » représentée par son président, Monsieur/Madame XXXXX. Vu la délibération du conseil municipal du 16/09/2024, DISPOSITIONS GENERALES ET DESTINATION Article 1er : La commune met à la disposition de l'association les locaux suivants dont elle est propriétaire : 200000000XX 0000000000 Article 2 : L'association s'engage à affecter les locaux à l'objet exclusif énoncé en préambule et plus particulièrement à la réalisation des activités ou actions suivantes : -dispense de cours de xxxxxxx -gestion administrative du club de xxxxx DISPOSITIONS FINANCIERES Article 3 : Cette mise à disposition est réalisée dans les conditions financières suivantes : - les locaux sont mis à disposition à titre gratuit ; -la présente convention est consentie intuitu personae (pour cette association nommément et pour elle seule) et en considération des occupations décrites ci-dessus, toute cession de droits en résultant est interdite. De même, l'association n’est pas autorisée à sous-louer tout ou partie des équipements et, plus généralement d’en conférer la jouissance totale ou partielle à un tiers. CONDITIONS D'UTILISATION Article 4 : L'association s'engage : - à préserver le patrimoine municipal en assurant la surveillance des locaux et en veillant à leur utilisation rationnelle, afin d'éviter toute dégradation ou toute usure anormale des équipements ; - à prendre toutes les mesures de sécurité prévues par la réglementation en matière de locaux accueillant du public, afin de garantir la sécurité des personnes et des équipements ; - à garantir le bon fonctionnement de la structure, en offrant aux adhérents l'ensemble des prestations faisant partie de l'objet de l'association et en veillant à ne pas troubler l'ordre public ; - à entretenir des relations de bon voisinage avec les habitants du quartier ; - à respecter les consignes d'utilisation suivante : Ilest strictement interdit de fumer dans les locaux La consommation de l’eau et de l’électricité devra être raisonnée. Les locaux devront être débarrassés et nettoyés après chaque usage (poubelles vidées, verres et canettes au tri, évier nettoyé etc.) La commune rappelle qu’elle est le seul médiateur dans les désaccords ou litiges pouvant intervenir entre les associations utilisant les locaux. D2024/158Envoyé en préfecture le 19/09/2024 Reçu en préfecture le 19/09/2024 Publié le ID :071-217101336-20240916-D2024 63 2-DE ne Article 5: Pour toutes les manifestations organisées, autres que celles mentionnées ci-dessus et menées dans le cadre de leur activité principale, l’association devra louer les salles {celles mises à disposition ainsi que les autres locaux communaux portés à la location) dans les mêmes conditions générales et de coût que les autres associations (sauf exclusions prévues par la délibération relative à la fixation des tarifs de location des salles communales). l'est précisé que dans ce cas elles devront solliciter une réservation auprès du secrétariat de mairie, remplir un contrat de location et se soumettre aux états des lieux préalable et postérieur à la manifestation. Article 6 : L'association s'engage à fournir à la commune, et à chaque rentrée sportive, un planning d'utilisation de la salle/des lieux La mairie précise que les locaux ne devront pas être occupés pendant les périodes d'entretien effectuées par les employés communaux. ENTRETIEN, MAINTENANCE, REPARATIONS DIVERSES, FONCTIONNEMENT ET CONTROLES Article 7 : L'association s'engage à pourvoir à l'entretien des locaux après chaque utilisation (menée dans le cadre des activités mentionnées à l'article 2 de la présente convention) et à l'issue de chaque manifestation plus ponctuelle. L'association s'engage à restituer les lieux dans l’état de propreté dans lequel elle les a trouvés. La commune supportera l'ensemble des charges liées à l'occupation des locaux (chauffage, eau, gaz, électricité, frais d'entretien, taxes, etc.). La collectivité s'engage à réaliser les travaux qui sont à la charge du propriétaire. L'association informeràa la collectivité des travaux qu'elle estime nécessaires à la sécurité, à la bonne utilisation ou à la conformité des locaux. Les travaux que l'association souhaiterait réaliser doivent être formulés par écrit et avoir fait l’objet d’une réponse expresse de la commune pour être engagés. Article 8 : Les agents et les élus de la commune sont libres d'accéder aux installations, notamment aux compteurs, et de vérifier à tout moment l'existence et la consistance des biens mis à disposition. La commune devra également être dépositaire de toutes les clés, mêmes celles ouvrant les locaux (de stockage où autres) spécialement mis à disposition de l’association. Article 9 : Pour tout affichage publicitaire dans l'enceinte du bâtiment mis à disposition, l'association devra obligatoirement formuler une demande écrite à la mairie précisant le nom du partenaire, son domaine d'activité, le type et la dimension du support ainsi que la durée d'affichage souhaités. Pour les affichages en extérieur, la commune pourra, sur demande préalable, autoriser la pose temporaire pour la durée d’une manifestation d’un affichage publicitaire qui n’endommagerait pas le support sur lequel il est installé. En fonction des contraintes techniques et juridiques, la Mairie confirmera à l'utilisateur, dans les meilleurs délais, l'autorisation ponctuelle ou saisonnière. RESPONSABILITES ET ASSURANCES Article 10 : L'association s'engage à souscrire une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile ainsi que les risques locatifs. Une copie de ces contrats devra être produite à l'appui de la présente convention et sera remise chaque année à la commune. La commune conseille aux associations stockant du matériel propre dans ledit bâtiment, à en dresser la liste exhaustive et à souscrire une assurance contre le vol. Article 11: L'association s'engage à informer la collectivité de tous les problèmes pouvant survenir dans l'exercice de la présente convention. Article 12 : D2024/159Envoyé en préfecture le 19/09/2024 Reçu en préfecture le 19/09/2024 Publié le ID :071-217101336-20240916-D2024 63 2-DE De En cas de non-respect, par l'une ou l'autre des parties, des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit à l'expiration d'un délai de 30 jours suivant la réception (ou première présentation) d'une lettre motivée, par envoi recommandé avec accusé de réception, valant mise en demeure. Article 13 : En cas d'atteinte à l'ordre public ou de dégâts interdisant la continuité normale de l'activité, la collectivité se réserve le droit de procéder à la fermeture des locaux sans préavis, sur arrêté pris par son exécutif. Article 14 : Tous les changements qui pourraient intervenir dans le fonctionnement ou dans les statuts de l'association devront être signalés à la collectivité dans les 30 jours de leur intervention et pourront donner lieu à une révision de la présente convention, par voie d'avenant, ou à sa résiliation dans les conditions prévues à l'article 11 ci-avant. DURÉE ET EXPIRATION DE LA CONVENTION Article 15 : La présente convention est établie à compter de sa signature par toutes les parties et reconduite tacitement. Lors de la prise d'effets de la présente convention, comme à son expiration, il sera procédé à un état des lieux contradictoire. Article 16 : A l'expiration de l’activité de l'association, cette dernière s'engage à rendre les locaux et les équipements dans l’état dans lequel ils se trouvaient à la mise à disposition de l'infrastructure, dans la limite de leur usure normale. La collectivité se réserve le droit de demander à l'association la prise en charge des frais de remise en état qui résulteraient d'une mauvaise gestion, d'une insuffisance ou d'une affectation non conforme au présent contrat. Article 17 : Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle. En cas d'échec de voies amiables de résolution, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur l'application de cette convention devra être porté devant le Tribunal administratif de Dijon. Fait en 2 exemplaires, à La Clayette, le ../..../2024, Le président de l'association Le Maire, C. LAVENIR D2024/160Envoyé en préfecture le 19/09/2024 Reçu en préfecture le 13/09/2024 A nd Publié le ID:071-217101386-20240916-D2024 63_2-DE