Déliberation - B46 2021 Validation du règlement de fonctionnement du service commun du Pôle de Proximité du Coeur du Cotentin

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Déliberation - B46 2021 Validation du règlement de fonctionnement du service commun du Pôle de Proximité du Coeur du Cotentin Document publié le Jeudi 21 octobre 2021 par la commune de Magneville. Lien du pdf (Déliberation - B46 2021 Validation du règlement de fonctionnement du service commun du Pôle de Proximité du Coeur du Cotentin)Thèmes du document : Famille, Consommateurs, Économie et finances, Communauté d’Agglomération du Cotentin – Décision de Bureau n° B46_2021 du 21 octobre 2021 1/3

BUREAU DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU COTENTIN

DECISION PRISE EN APPLICATION DU CODE GENERAL

DES COLLECTIVITES TERRITORIALES

Le jeudi 21 octobre Deux Mille Vingt et Un, à 14 heures, le Bureau de la Communauté d’Agglomération du Cotentin, dûment convoqué, s’est réuni en visioconférence, sous la présidence de Monsieur David MARGUERITTE, Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin.

Nombres de Membres : 35 Nuls – Blancs – Abstention : 0 Nombres de présents : 26 Exprimés : Pour 26 – Contre 0

Présents : Mesdames MAHIER Manuela, GRUNEWALD Martine, PIC Anna, BELLIOT- DELACOUR Nicole, MOUCHEL Evelyne, LAINE Sylvie, MARTIN MORVAN Véronique, BIHEL Catherine et Messieurs MARGUERITTE David, COQUELIN Jacques, FAGNEN Sébastien, ASSELINE Yves, LAMORT Philippe, BRIENS Eric, LECHATREUX Jean-René, MABIRE Edouard, CROIZER Alain, LERENDU Patrick, LEMYRE Jean-Pierre, DENIS Daniel, BARBE Stéphane, MAUQUEST Jean-Pierre, LEQUILBEC Frédérik, DIGARD Antoine, DE BOURSETTY Olivier, LEGOUET David.

Excusés : Mesdames CASTELEIN Christèle, THOMINET Odile, LEROSSIGNOL Françoise, et Messieurs ARRIVE Benoît, CATHERINE Arnaud, FAUCHON Patrick, BAUDIN Philippe, LEJAMTEL Ralph, HEBERT Dominique.

Réf – n° B46_2021

OBJET : Validation du règlement de fonctionnement du service commun du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin

Exposé

Suite aux retours de compétences arrêtés par le Conseil communautaire les 24 mai et 28 juin 2018, le service commun du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin a été créé pour gérer collégialement les compétences rétrocédées.

La convention de création du service commun signée le 31 janvier 2019 prévoyait dans son article 6.2 l’écriture d’un règlement de fonctionnement.

Ainsi, des réflexions ont été menées par la Commission de territoire de service commun pour élaborer ce règlement.

Ces travaux ont, dans un premier temps, nécessité un avenant à la convention de création de service commun, pour intégrer des modifications relatives aux modalités de décision et de financement du service commun.Communauté d’Agglomération du Cotentin – Décision de Bureau n° B46_2021 du 21 octobre 2021 2/3

Cet avenant ayant été validé en Conseil communautaire du 8 décembre 2020, il convient désormais de valider le projet de règlement acté par la Commission de territoire du service commun ainsi que par l’ensemble des communes.

Aussi,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment l’article L.5211-10,

Vu l’arrêté du Préfet de la Manche du 4 novembre 2016 portant création de la Communauté d’Agglomération du Cotentin,

Vu la délibération du Conseil communautaire n°DEL2018_252 en date du 20 décembre 2018 décidant de la création d’un service commun au sein du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin,

Vu la délibération du Conseil communautaire n°DEL2020_210 en date du 8 décembre 2020 validant l’avenant n°1 à la convention de création du service commun,

Vu la délibération n°DEL2021_101 du 29 juin 2021 portant délégation de pouvoir du Conseil au Bureau et au Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin – Modification n°2,

Vu la délibération 2020-57 en date du 6 novembre 2020 du Conseil municipal de BREUVILLE,

Vu la délibération 2020-103 en date du 16 décembre 2020 du Conseil municipal de BRICQUEBEC en-COTENTIN,

Vu la délibération n° 5 en date du 22 janvier 2020 du Conseil municipal de BRIX,

Vu la délibération n° 2021-04-06 en date du 11 janvier 2021 du Conseil municipal de COLOMBY,

Vu la délibération n° 39-2020 en date du 27 novembre 2020 du Conseil municipal de HUBERVILLE,

Vu la délibération n° 2020-39 en date du 27 novembre 2020 du Conseil municipal de LIEUSAINT,

Vu la délibération n° 2020/11/09-14 en date du 9 novembre 2020 du Conseil municipal de l’ETANG-BERTRAND,

Vu la délibération n° 398-2020 en date du 2 mars 2020 du Conseil municipal de MAGNEVILLE,

Vu la délibération n° 43-2020 en date du 10 novembre 2020 du Conseil municipal de MONTAIGU-la-BRISETTE,

Vu la délibération n° 42-2020 en date du 24 novembre 2020 du Conseil municipal de MORVILLE,

Vu la délibération n° 2020-49 en date du 23 novembre 2020 du Conseil municipal de NEGREVILLE,

Vu la délibération n° 80-2020 en date du 3 novembre 2020 du Conseil municipal de RAUVILLE-la-BIGOT,Communauté d’Agglomération du Cotentin – Décision de Bureau n° B46_2021 du 21 octobre 2021 3/3

Vu la délibération n° 2020-047 en date du 1er décembre 2020 du Conseil municipal de ROCHEVILLE,

Vu la délibération n° 11-2021 en date du 2 mars 2021 du Conseil municipal de SAUSSEMESNIL,

Vu la délibération n° 2020-56 en date du 15 octobre 2020 du Conseil municipal de SAINT-JOSEPH,

Vu la délibération n° 8-2020 en date du 12 juin 2020 du Conseil municipal de SOTTEVAST,

Vu la délibération n° 2021-01-03 en date du 5 janvier 2021 du Conseil municipal de TAMERVILLE,

Vu la délibération en date du 2 mars 2020 du Conseil municipal de VALOGNES,

Vu la délibération n° 2020-73 en date du 24 novembre 2020 du Conseil municipal de YVETOT-BOCAGE,

Par ces motifs, le Bureau communautaire après en avoir délibéré :

- Approuve le règlement de fonctionnement du Service Commun du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin,

- Autorise le Président, le Vice-Président ou le Conseiller Délégué à signer toute pièce nécessaire à l’exécution de la présente décision.

Annexe : Règlement de fonctionnement du Service Commun

Le Président,

David MARGUERITTE1

REGLEMENT de FONCTIONNEMENT du SERVICE COMMUN

« Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin »

PREAMBULE

Le Conseil Communautaire a décidé, dans les délais fixés par la loi MAPTAM du 27 janvier 2014, de se prononcer sur la restitution des compétences optionnelles et supplémentaires ainsi que d’arrêter la définition de l’intérêt communautaire pour les compétences concernées.

Les retours de compétences ont été arrêtés par le Conseil Communautaire les 24 mai et 28 juin 2018.

La charte fondatrice de la CAC, validée par délibération du Conseil Communautaire du 21 janvier 2017, prévoyait d'accompagner les retours de compétences vers les communes avec des propositions d'outils de mutualisation.

Cette mutualisation, sous forme de service commun porté par la CAC, a vocation à maintenir la solidarité qui existait entre les communes de l’ancienne intercommunalité, assurer la continuité de service et permettre aux communes de bénéficier de l’appui technique et fonctionnel que peut leur apporter l’EPCI.

Pour mettre en œuvre cette mutualisation, une convention de création du service commun a été établie en date du 31 janvier 2019. Les conventions de répartition du patrimoine et de répartition des agents viennent également compléter les modalités de restitution dans ce contexte de création de service commun.

Le présent règlement vise à préciser davantage le fonctionnement du Service Commun du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin.2

ARTICLE 1 : PERIMETRE DU SERVICE

Le Service Commun du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin intervient sur les 19 communes du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin.

ARTICLE 2 : MISSIONS DU SERVICE

Les missions du « Service Commun du Pôle de Proximité du Cœur du Cotentin » (SC PP du Cœur du Cotentin) sont les suivantes :

1. Affaires scolaires : Actions favorisant la réussite scolaire des élèves du secondaire : achat et distribution de dictionnaires aux élèves de fin CM2.

2. Politique petite enfance :

- Gestion du multi-accueil la « Farandole » à Valognes et du multi-accueil les « Bou’d’chou » à Bricquebec-en-Cotentin ;

- Gestion du Relais Assistant(e)s Maternel(le)s ;

- Gestion du Lieu d’Accueil Enfants-Parents.

3. Gestion du réseau de lecture : Coordination et gestion du réseau de lecture publique Cœur Cotentin.

4. Sport : Participation aux dépenses de fonctionnement des annexes d’enseignement sportif mises à disposition par les communes de Valognes et Bricquebec-en-Cotentin aux établissements scolaires du secondaire.

5. Tourisme : Balisage et petit entretien des chemins de randonnées entretenus par l’ancienne Communauté de Communes mais non retenus au titre de l’intérêt communautaire.

ARTICLE 3 : GOUVERNANCE DU SERVICE COMMUN

3 - A –Instances de gouvernance

L’organe décisionnel du Service Commun est la Commission de Territoire du Service Commun (CTSC). Le Président de la Commission de Territoire, élu par le Conseil Communautaire, sur proposition des membres de la commission, est l’organe exécutif qui intervient dans le respect de sa délégation.

La Commission de Territoire du Service Commun (CTSC) est composée des membres de la Commission de Territoire. Elle comprend ainsi l’ensemble des conseillers communautaires titulaires, des maires et des maires délégués des communes membres du territoire. Les conseillers suppléants siègent en cas d’absence du conseiller titulaire de la commune.

Seuls les représentants titulaires possèdent une voix délibérative. En cas d’absence du titulaire, le suppléant utilise cette voix délibérative. Un maire siégeant à la Commission de Territoire sans être conseiller communautaire obtient la voix délibérative en lieu et place du conseiller communautaire de la commune.

Quand le titulaire et le suppléant, représentants d’une commune, sont absents, le titulaire peut donner pouvoir à tout membre titulaire de la CTSC.

La Commission de Territoire du Service Commun s’appuie sur les groupes de travail thématiques suivants :

1. Petite enfance

2. Réseau lecture

3. Suivi des bâtiments

4. Finances et préparation budgétaire

5. Fonctionnement du Service Commun.3

Ces groupes de travail thématiques se réunissent pour suivre le fonctionnement du service, en proposer les politiques avant arbitrage de la Commission de Territoire du Service Commun. Ils peuvent se saisir de tout sujet en lien direct avec le thème du groupe de travail.

Ces groupes de travail sont ouverts aux élus communaux dans la limite du nombre de représentant par commune fixé pour la Commission de Territoire du Service Commun. Ils sont présidés par un membre de la Commission de Territoire afin d’assurer un relai avec cet organe décisionnel. Ce représentant est désigné par la Commission de Territoire.

Le rapporteur d’un groupe de travail fait porter à l’ordre du jour de la CTSC tous les sujets en rapport avec son thème dès lors que celui-ci a été validé à la majorité des membres présents du groupe de travail.

Si nécessaire, d’autres groupes de travail seront constitués sur simple décision de la CTSC.

3 - B –Le fonctionnement de la CTSC

La convocation sera adressée par mail aux membres de la CTSC ainsi qu’aux membres des groupes de travail.

Les réunions de la CTSC seront fixées librement par le Président. Si l’ordre du jour le permet et afin d’éviter la multiplication des réunions, la CTSC sera programmée avant ou après une Commission de Territoire.

La CTSC prendra des décisions sur des sujets qui portent exclusivement sur les compétences restituées aux communes et gérées collégialement.

3 - C–Conditions d’adoption des décisions par la CTSC

Les modalités d’adoption des décisions seront à différencier en fonction de la nature et des impacts des décisions prises :

- Toute décision de gestion courante, s’inscrivant dans la continuité du fonctionnement normal du service et n’entrainant pas d’augmentation de plus de 6 % des dépenses de fonctionnement par rapport au budget total des dépenses n-1, sera prise par la Commission de Territoire du Service Commun à la majorité simple. Le vote des communes ne sera pas appelé. De même, les éventuelles participations communales résultant de dépenses ou pertes de recettes indépendantes de la volonté du service commun suivront cette modalité d’adoption.

- Les décisions impactant l’organisation des missions ou portant sur des projets d’investissements importants et ayant des répercussions significatives sur les participations financières des communes membres (c’est-à-dire augmentation du budget total des dépenses de fonctionnement supérieures à 6% par rapport au budget n-1), seront prises à la majorité qualifiée (2/3 des votes) de la CTSC puis soumis à la validation de l’ensemble des communes membres. Les conseils municipaux seront alors invités à délibérer, sauf impossibilité, dans un délai de 2 mois.

Si un projet n’obtient pas l’accord de la CTSC dans les conditions de majorité requises, il n’est pas soumis aux conseils municipaux. Il sera alors décidé des suites à donner : abandon, adaptation du projet selon les observations de la CTSC ou reprise du projet par un groupe de travail... Dans le cas où un conseil municipal délibère défavorablement, il sera demandé au Maire d’en rapporter les motifs afin de trouver un éventuel consensus et des suites à donner.

Quand un projet soumis au vote des communes n’obtient pas l’avis favorable à l’unanimité des conseils municipaux, la commission de territoire du service commun décide des suites à donner : abandon, adaptation du projet selon les observations des conseils municipaux, ouverture de discussions avec le(s) conseil(s) municipal(ux) concerné(s)...4

ARTICLE 4 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D’EVALUATION.

La Commission de Territoire du Service Commun, sur proposition du groupe de travail propose les objectifs annuels ou pluriannuels des missions à confier au Service Commun.

Sur la base de ces objectifs, le directeur du Pôle propose un programme d’exécution répondant aux attentes de l’ensemble des communes adhérentes au Service Commun.

Afin d’évaluer l’atteinte de ces objectifs, le directeur du Pôle présentera chaque année en Commission de Territoire du Service Commun un bilan d’activité qu’il communique aux communes membres. Ce dispositif de suivi et d'évaluation est mis en place au travers :

- d’un bilan technique permettant d'apprécier l'état d'avancement des projets et l’activité des services et missions,

- d’un tableau de bord administratif et financier retraçant les procédures en cours, les évolutions du service, les prévisions budgétaires, engagements et écritures comptables.

Chaque commune présentera auprès de son conseil municipal les éléments du bilan d’activité et financier du Service Commun.

ARTICLE 5 : EXECUTION

Le Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin délègue auprès du Président de la CTSC une partie de ses prérogatives pour la gestion du Service Commun et intervient en arbitrage à défaut d’accord.

Dans l’exécution des tâches confiées, le Président de la CTSC adresse directement au directeur du Pôle toutes instructions nécessaires. Sur simple demande, il transmet à tout Maire copie de ces actes et informations.

Dans le cadre des missions confiées, le Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin et tout Maire du Service Commun peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et leur responsabilité, délégation de signature au directeur du Pôle pour l’exécution des missions qui lui sont confiées.

Le Président CTSC contrôle l’exécution des tâches en tant qu’autorité gestionnaire. Toutefois, en cas de difficulté(s) dans la gestion ou l’exécution des missions, tout Maire pourra adresser au Président de la CTSC toute remarque ou demande visant à remédier aux difficultés qu’il rencontre, notamment en matière de respect de la réglementation, des instructions données et de la qualité du service rendu.

En cas de difficulté, un arbitrage sera réalisé, selon la procédure suivante : - le directeur du Pôle de Proximité en lien avec les élus concernés trouve un compromis entre les besoins de chacune des collectivités ;

- à défaut d’accord, le directeur du Pôle de Proximité expose la situation en CTSC où les membres seront amenés à trouver une solution.

Le Président de la CTSC s’engage à prendre en considération les demandes et remarques formulées, ainsi qu’à mettre tout en œuvre pour remédier aux difficultés soulevées via, notamment, le groupe de travail concerné.

ARTICLE 6 : CONDITIONS FINANCIERES

6-A Modalités de participation

Le coût du Service Commun est intégralement pris en charge par les communes bénéficiaires du service et réparti entre elles en fonction de la règle de répartition déterminée dans la convention de création du service commun.5

Cette participation se fera par :

- le prélèvement de 100 % du montant des attributions de compensation liées aux missions du service commun,

- le prélèvement de 20% du montant de la Dotation de Solidarité Communautaire « solidaire » destiné à l’ensemble des communes du territoire du Cœur du Cotentin. La participation de chaque commune à ce montant suivra la clé de répartition déterminée dans la convention de création du service commun,

- le versement d’un solde en N+1 sur la base du coût de service constaté dans le cadre du bilan financier.

6-B Inscriptions budgétaires

Le budget du service est un budget annexe avec une comptabilité analytique par Pôle de Proximité et par mission.

Le budget prévisionnel, les demandes de décision modificative ou de budget supplémentaire seront préparés par le groupe de travail « Finance » puis présentés pour validation à la Commission de Territoire du Service Commun.

Ces travaux intègreront les principes suivants :

- L’ensemble des attributions de compensation seront budgétairement versées en fonctionnement mais le montant des AC correspondants au renouvellement des biens meubles ou immeubles et du gros entretien ne pourra être affecté au financement de dépenses d’exploitation pérennes.

- Le déficit prévisionnel éventuel sera financé par l’inscription d’un appel à participation des communes

- L’excédent est reporté l’année n+1.

Après validation de la Commission de Territoire du Service Commun, ces prévisionnels budgétaires seront soumis au vote des conseils municipaux dans les conditions fixées à article 1.3.C : condition d’adoption des décisions de la Commission de Territoire du Service Commun.

Le présent règlement pourra être révisé en cas de besoin par avenant.

Fait à Cherbourg en Cotentin, le en vingt exemplaires originaux.

Le Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin,

David MARGUERITTE.

Le Maire de la Commune de BREUVILLE,

Monsieur Jean-Pierre POIGNANT.

Le Maire de la Commune de BRICQUEBEC-en-COTENTIN,

Monsieur Denis LEFER.

Le Maire de la Commune de BRIX,

Monsieur Pascal LEBRUMAN.

Maire de la Commune de COLOMBY,

Monsieur Robert LEBRETON.6

Maire de la Commune de HUBERVILLE,

Monsieur Jean-Marie RENARD.

Maire de la Commune de LIEUSAINT,

Monsieur Jean-Paul LEMOIGNE.

Maire de la Commune de L’ETANG-BERTRAND,

Monsieur Michel LECHEVALIER.

Maire de la Commune de MAGNEVILLE,

Monsieur Maurice DUCHEMIN.

Maire de la Commune de MONTAIGU-la-BRISETTE,

Monsieur Dominique GODAN.

Maire de la Commune de MORVILLE,

Monsieur Yves FRANCOIS.

Maire de la Commune de NEGREVILLE,

Monsieur Guy LESENECHAL.

Maire de la Commune de RAUVILLE-la-BIGOT,

Monsieur Hubert LEFEVRE.

Maire de la Commune de ROCHEVILLE,

Madame Sonia LEPOITTEVIN.

Maire de la Commune de SAINT-JOSEPH,

Monsieur Jean-Marie MOUCHEL.

Maire de la Commune de SAUXEMESNIL,

Monsieur Jean-Marie DOREY

Maire de la Commune de SOTTEVAST,

Monsieur Jean-Pierre TOLLEMER.

Maire de la Commune de TAMERVILLE,

Monsieur Jean-Pierre BERTEAUX.

Maire de la Commune de VALOGNES,

Monsieur Jacques COQUELIN.

Maire de la Commune de YVETOT-BOCAGE,

Monsieur Alain CROIZER.