Déliberation - Annexe Reglement Location Salles Municipales

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Déliberation - Annexe Reglement Location Salles Municipales Document publié le Mercredi 30 octobre 2024 par la commune de Saint-Hilaire-de-Lusignan. Lien du pdf (Déliberation - Annexe Reglement Location Salles Municipales)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Institutions publiques, RÈGLEMENT INTÉRIEUR

DES SALLES MUNICIPALES

Article Préliminaire — Définition des salles.

Le présent règlement concerne les salles communales régulièrement prêtées, louées, ou mises à disposition sous quelque

forme que ce soit. Le public concerné est : les associations communales ou extérieures, les organisateurs de spectacles

et manifestations, les écoles de la Commune, les institutions publiques et les particuliers. Ces salles sont les suivantes : - Salle d'animation culturelle Uria Monzon

- Salle des fêtes de Cardonnet

- Salle des ainés ruraux

Les règles communes sont applicables à l’ensemble de ces trois salles.

Dans le présent document, la Commune, propriétaire et loueur, est dénommée « la Commune », et les occupants à

quelque titre que ce soit, « le locataire ».

Article 1 - Procédure de réservation

Le planning des réservations est tenu à jour, salle par salle, et centralisé en Mairie. Il contient l’exhaustivité des

réservations, y compris celles concernant les utilisations répétitives (cours, séances ou réunions hebdomadaires.…).

La réservation n’est effective qu’à réception par le secrétariat du contrat de location complété et signé par le demandeur.

Ce dernier devra être retourné au moïns un mois avant la manifestation avec le chèque de caution de 1.500 € et de

l'attestation d'assurance responsabilité civile.

Les réservations seront enregistrées dans l’ordre chronologique de la réception des contrats de location signés par le

locataire sous réserve des dispositions suivantes :

+ La commune se réserve le droit d’utiliser prioritairement ces salles pour ses manifestations propres.

* Le planning réalisé dans le cadre du calendrier des animations programmées est également prioritaire. Les

manifestations des associations ou institutions publiques autres que la Commune, non prévues dans le calendrier des

fêtes ou déplacées, ne pourront être autorisées que si elles ne se superposent pas avec une autre manifestation préalable.

Article 2 —' Tarifs et gratuité.

Les tarifs de la location sont ceux en vigueur à la date effective du contrat de location, au vu de la délibération du Conseil

Municipal du 30 octobre 2024.

Les salles sont gratuites pour les agents de la commune à hauteur de 1 fois par an.

TARIFS DES LOCATIONS DES SALLES MUNICIPALES

SALLES | ESPACE CULTUREL SALLE SALLE DES

URIA-MONZON DE AINES USAGERS 7 CARDONNET RURAUX

Particuliers Hors Commune Pas de location Pas de location Pas de location

Administrés 450 € le WE 200 € le WE 150€ le WE

Associations Commune Gratuit Gratuit Gratuit

Entreprises et Associations 550 € le WE Pas de location Pas de location

Hors Commune 300 € la journée hors WE Pas de location Pas de location

TARIF AU TITRE DE LA SOLIDARITÉ

POUR LES COMMUNES DE L’AGGLOMERATION AGENAISE ESPACE URIA-MONZON

UNIQUEMENT

Associations des Communes de l’Agglomération d’Agen Manifestation : 2175 € WE AG ou petite réunion de bureau Gratuit

AR Prefecture

047-214702466-20241030-DEL30102024F-DE

Reçu le 12/11/2024Mo LE u Trésor Public

Les salles sont gratuites pour :

* les manifestations organisées par la municipalité.

+ les manifestations organisées par les services de l'Agglomération d'Agen

* les manifestations et réunions organisées par les associations ayant leur siège social sur la commune.

Article 3 - Mise à disposition des salles

Les clefs des salles sont remises, sur place, au responsable de l’organisme utilisateur ou de la personne ayant loué la

salle à heure désignée sur le contrat de location ou après rendez-vous pris auprès du secrétariat de mairie. Cette remise

se fait en présence d’un élu délégué ou, à défaut, d’un agent communal.

Il est procédé à un état des lieux de la salle, signé par un représentant de la commune et par le locataire. Le chèque de

caution, dont le montant a été défini par délibération du conseil municipal, sera demandé à l’issue de cet état des lieux.

La commune s’engage à fournir une salle propre.

Les portes d'accès doivent être tenues fermées pour la bonne marche de la climatisation, pour l'isolation

acoustique et pour le respect des habitants proches.

Interdiction formelle (pour les particuliers) de dresser à l'extérieur de la salle : tente, chapiteau, buvette, tables,

chaises et autre

L'utilisateur devra obligatoirement rendre la salle propre :

- Ranger les tables et les chaises conformément aux directives affichées dans l’entrepôt de ce matériel

- Balayer et vider les poubelles (y compris celles de toilettes).

- Nettoyer les abords de la salle (papiers, bouteilles, déchets, mégots)

- Ne pas oublier d’éteindre les lumières et les robinets.

Les punaises, agrafes et adhésifs sont interdits sur les murs, le matériel et le plancher bois, et ne sont autorisés seulement

sur la cimaise bois périphérique.

Interdiction d'utiliser nacelle et échelle,

A l’issue de la location, un état des lieux de sortie est réalisé et les clefs sont rendues au représentant communal. En cas

de dégradation sur le bâtiment, le matériel mis à disposition ou autres bâtiments ou équipements publics situés à

proximité, le chèque de caution pourra être encaissé.

Article 4 - Sécurité

L'utilisateur s’engage à respecter les consignes de sécurité suivantes :

- les portes d’accès et les issues de secours doivent être totalement dégagées.

- 1l est interdit de fumer dans la salle, conformément au décret n° 92-748 du 29 mai1992.

- tout matériel éventuellement installé par l’utilisateur en plus de celui qui est mis à sa disposition par la Commune doit

répondre aux exigences de sécurité en vigueur. Il est en outre de la responsabilité de l’utilisateur de veiller à ce que ce

matériel soit installé suivant ces mêmes exigences. Article MS52 de l'arrêté du 25 juin 1980 modifié par l'arrêté du 11

décembre 2009 relatif au règlement de sécurité portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité

contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP).

- la personne ayant loué la salle est responsable de l’évacuation de celle-ci en cas d’incendie et devra appeler les secours.

Pendant la présence du public, l'exploitant ou son représentant (par délégation dûment écrite et signée) doit se trouver

dans l’établissement pour :

- Décider des éventuelles premières mesures de sécurité ;

- Mettre en œuvre ou faire mettre en œuvre les moyens de secours à disposition dans l’établissement

Lorsque les conditions d’exploitation le justifient, il peut être admis par la commission de sécurité compétente que

l’exploitant ou son représentant (président d’association par exemple) ne soit pas en permanence dans l’établissement

Sous réserve :

- Que les consignes claires soient données à (aux) la personne(s) présente(s) sur le site et chargées de la sécurité

incendie.

_?.

AR Prefecture

047-214702466-20241030-DEL30102024F-DE

Reçu le 12/11/2024Cabinets

Capacités théoriques des Salles (en nombre de personnes) :

- Salle d'animation culturelle Uria Monzon :

- 300 personnes maximum

- Salle des fêtes de Cardonnet :

- 80 personnes maximum

- Salle des Aînés Ruraux

- 50 personnes

L’effectif théorique ne doit jamais être dépassé.

Police : L'utilisateur doit prendre toutes Les dispositions de police nécessaires afin que l’ordre soit respecté tant dans la

salle qu’aux abords immédiats.

Vol : La Commune ne peut pas être tenue pour responsable des vols de marchandises, objets ou articles divers que

utilisateur entreposerait dans la salle ou ses abords, avant, pendant et après la manifestation. Il est impératif que le matériel mis à disposition pour le nettoyage soît remis à sa place.

Incendie : L'utilisateur, en fonction de la manifestation, doit se conformer aux règles en vigueur qui s’appliquent à la

nature de ladite manifestation.

Article 5 - Assurances

- L'utilisateur doit souscrire une assurance en responsabilité civile en qualité d'utilisateur et d’organisateur et la remettre

le jour de l’état des lieux d'entrée. Cette attestation devra obligatoirement mentionner le bâtiment loué et la période de

location.

- La commune renonce au recours qu’elle pourrait être fondée à exercer contre les œuvres, associations, syndicats ou

administrations occupant les locaux mis à leur disposition à titre gratuit ou onéreux et dont la responsabilité se trouverait

engagée dans la réalisation de dommages matériels de frais ou de pertes garantis (articles 1302, 1732, 1733, 1734, 1735

du Code Civil).

Cette renonciation est consentie en contrepartie de l’engagement pris par l’utilisateur de renoncer au recours qu’il

pourrait être fondé à exercer contre la commune dont la responsabilité se trouverait engagée dans la réalisation de

dommages matériels, de frais ou de pertes garantis (articles 1719, 1721 du Code Civil).

Article 6 - Dégradations

- Les utilisateurs sont responsables des dégradations causées pendant la durée de location de la salle,

- La réparation des dégradations constatées est effectuée par les soins de la commune propriétaire des locaux,

aux frais et dépens de l’organisme utilisateur ou du locataire.

Article 7 - Dispositions diverses

Chauffage : La mise en œuvre du chauffage est à la charge de la Commune, responsable de l’application des mesures propres à assurer des économies d’énergie. Le chauffage des salles est préréglé ainsi que la climatisation. Il est indispensable que les portes restent fermées pour leur bonne marche.

Bruit : Les salles étant situées dans une zone habitée, l’utilisateur s’engage à respecter la tranquillité des riverains,

notamment en réglant en conséquence la sonorisation si celle-ci venait à être utilisée de façon tardive après minuit. La

salle est pourvue d'une isolation acoustique, les portes devront être fermées pour le respect des administrés proches de

la salle. Pour la salle de Cardonnet le bruit est interdit après 2h du matin (habitants de gites d’à côté).

Droits et obligations : L'utilisateur est tenu d’effectuer les démarches administratives nécessaires aux manifestations

(autorisation débit de boissons, déclaration S.A.C.E.M, etc., ..).

À Saint Hilaire de Lusignan, le

Le locataire,

AR Prefecture

047-214702466-20241030-DEL30102024F-DE

Reçu le 12/11/2024