Compte-Rendu - cr Reunion cm du 16 06 2020

Documents similaires

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 30 06 2020

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 05 03 2020

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 01 12 2020

Compte-Rendu - CR REUNION CM 21 10 2020

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 21 01 2020

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 18 06 19

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 27 05 2020

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 28 07 2020 BUDGET

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 15 10 19

Compte-Rendu - CR REUNION CM DU 04 MAI 2021

Compte-Rendu - cr Reunion cm du 16 06 2020 Document publié le Mardi 16 juin 2020 par la commune de Sames. Lien du pdf (Compte-Rendu - cr Reunion cm du 16 06 2020)Thèmes du document : Logement, Transports, Fiscalité, Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 1 sur 9

Compte rendu de la réunion du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Convocation du 11 juin 2020 (affichée le 11/06/2020 n° 95/2020

L’an deux mille vingt, le seize du mois de juin à dix-neuf heures trente minute, le Conseil Municipal de la Commune de SAMES, convoqué, s’est réuni au nombre prescrit par la loi, dans la salle de la mairie, sous la présidence de M. Yves PONS, Maire.

Sont présents les conseillers municipaux suivants :

ALVES Fernando FERNANDEZ Nathalie

CANTAU Christian HERBILLE Elisabeth

DAGUIN Stéphane LADONNE Laura

D’ALMEIDA Prudence NARBEY Nicolas

DASQUET Anne PASQUIER Annick

DUCAZAU Patricia PONS Yves

DUMERCQ Benoît ROUMEGOUX Patrice a démissionné ETCHELECU Jean-Jacques

Absent : aucun

Procuration : aucune

L’ordre du jour est le suivant :

▪ Présentation du Plan de référence

▪ Indemnités des Elus

▪ Frais de déplacement des Elus

▪ Prorogation du bail de Mr Coulinet

▪ Location T1 - Mr Birmens

▪ Motion Scories d’Atlantique

▪ Questions diverses

Aux fins de lutter contre la propagation de l’épidémie de COVID-19, il a été décidé, pour assurer la tenue de la réunion dans des conditions conformes aux règles sanitaires en vigueur, que celle-ci devait être publique, et que le nombre maximal de personnes autorisées à y assister était de 10.

I - Plan de Référence

Intervention de Mme Myriam AYHERRA de la CAPB et de Mme Marie BERTHÉ de l’Atelier du Paysage.

Dans la continuité de la rénovation de la place du village, devenue place du Pérouiller, l’équipe municipale du précédent mandat a souhaité étendre sa réflexion sur le devenir du centre bourg en commençant par l’actuelle salle de sports.Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 2 sur 9

Rénovation ou construction d’une nouvelle salle ? Si c’est une nouvelle salle, où l’implanter ? Avec quels impacts sur la circulation et le stationnement ?

L’équipe municipale précédente avait choisi de se faire accompagner dans la construction d’un plan de référence pour le centre bourg par Mme Myriam AYHERRA de la CAPB et de Mme Marie BERTHÉ de l’Atelier du Paysage.

C’est ce plan de référence que Myriam AYHERRA et Marie BERTHÉ présentent aux élus du nouveau Conseil Municipal.

A la suite de cette présentation, le Conseil municipal décide à l’unanimité des présents de faire appel au service ingénierie de la CAPB pour nous accompagner sur l’étude de faisabilité de la future salle polyvalente.

II – INDEMNITES DE FONCTION DES ELUS.

Peuvent bénéficier d’indemnités de fonction :

➢ Les Maires,

➢ Les Adjoints,

➢ Les conseillers municipaux dans certaines limites.

Les indemnités de fonction constituent une dépense obligatoire pour les communes. Les indemnités doivent faire l’objet d’une délibération spécifique qui doit respecter certaines règles :

Lorsque le conseil municipal est renouvelé, la délibération fixant les indemnités de ses membres intervient dans les trois mois suivant son installation, elle doit être nominative. Toute délibération du conseil municipal concernant les indemnités de fonction d’un ou de plusieurs de ses membres est accompagnée d’un tableau annexe récapitulant l’ensemble des indemnités allouées aux membres du conseil municipal.

L’octroi des indemnités de fonction est subordonné à l’exercice effectif des fonctions. Ainsi, un adjoint n’ayant pas reçu de délégation ou dont la délégation a pris fin ou un Maire empêché ne peut pas justifier de l’exercice effectif de fonctions et ne peut donc pas prétendre au versement d’indemnités.

Afin de ne pas délibérer chaque année, il est conseillé de fixer l’indemnité non pas en euro mais en pourcentage de l’indice de référence (indice 1027).

La fixation du montant des indemnités de fonction doit respecter certaines règles. Le montant des indemnités votées par le Conseil Municipal ne doit pas dépasser une enveloppe maximale calculée à partir de strates démographiques et déterminées en appliquant, au montant du traitement correspondant à l’indice brut terminal de l’échelle indiciaire de la fonction publique (indice brut 1015), le barème suivant exprimé en pourcentage (art. L.2123-23 et L.2123-24 du Code Général des Collectivités Territoriales).

Population totale (Habitants) : de 500 à 999

MAIRES – valeur à compter du 1er janvier2020

Taux maximal (en % de l’indice brut 1027) 40.3 % Valeur indemnité – annuelle 18 809,04Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 3 sur 9

Valeur indemnité – mensuelle 1 567,42

ADJOINTS – valeur à compter du 1er janvier 2020

Taux maximal (en % de l’indice brut 1027) 10,7 % Valeur indemnité – annuelle 4 993,92 Valeur indemnité – mensuelle 416,16

Exemple de calcul avec 1 Maire et 4 adjoints – commune de 650 habitants : L’enveloppe maximale est de 18 809,04 € (maxi maire) + 19975,68 € (4 X maxi adjoint) soit : 38 874,72 € par an.

Dans les communes de moins de 1 000 habitants, l’indemnité allouée au Maire est fixée au taux maximal, sauf si le conseil municipal en décide autrement.

Lorsqu’un adjoint ou un conseiller municipal supplée le Maire, il peut percevoir pendant la durée de la suppléance et après délibération du conseil municipal, l’indemnité fixée pour le Maire.

L’indemnité versée à un adjoint peut dépasser le maximum prévu à condition que le total des indemnités maximales susceptibles d’être allouées au Maire et aux adjoints ne soit pas dépassé. En aucun cas, l’indemnité versée à un adjoint ne peut dépasser l’indemnité maximale susceptible d’être allouée au Maire de la Commune.

Nota : Les indemnités de fonction perçues par les élus locaux ne sont saisissables que pour la partie qui excède la fraction représentative des frais d’emploi, telle que définie à l’article 204- 0 du Code Général des Impôts, soit 646,25 €, pour un élu exerçant un seul mandat.

Par principe, l’imposition des indemnités de fonction s’opère par voie d’une retenue à la source, libératoire de l’impôt sur le revenu.

Les délégations de fonction accordées par le Maire aux adjoints n’étant pas arrêtées à ce jour, il n’y a pas eu de délibération. Néanmoins, le Conseil Municipal a souhaité fixer comme suit les indemnités :

• A M. Yves PONS, Maire : l'indemnité de fonction au taux de 40,3% du montant de traitement correspondant à l'indice brut terminal de l'échelle

indiciaire de la Fonction Publique,

• A Mme Nathalie FERNANDEZ, 1ere adjointe : l'indemnité de fonction au taux de 10,7% de l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la

Fonction Publique,

• A M. Prudence d’ALMEIDA, 2e adjoint : l'indemnité de fonction au taux de 10,7% de l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la Fonction

Publique,

• A M. Christian CANTAU, 3e adjoint : l'indemnité de fonction au taux de 10,7% de l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la Fonction

Publique,Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 4 sur 9

• A M. Nicolas NARBEY, 4e adjoint : l’indemnité de fonction au taux de 10,7% de l’indice brut terminal de l’échelle indiciaire de la Fonction

Publique.

Messieurs d’ALMEIDA, CANTAU et NARBEY, adjoints ont fait savoir qu’ils renonçaient à 10 % de leur indemnité et qu’ils souhaitaient que ces 10 % soient utilisés pour des délégations de fonction attribuées à des conseillers municipaux.

Monsieur PONS, Maire, s’est aligné sur leur proposition.

Le Conseil municipal a décidé à l’unanimité que l’indemnité de la première adjointe serait conservée dans son entier en raison de la charge de travail de cette fonction.

III - Reconduction du bail de M. COULINET Jean-Philippe

(logement n° 5 Haras de SAMES).

M. COULINET Jean-Philippe a bénéficié d’un bail de location pour le logement meublé n° 5 aux Haras de SAMES, du 15 mars 2019 au 14 juin 2019.

Ce bail a ensuite été reconduit deux fois, jusqu’au 31 décembre 2019.

Après renseignements pris auprès de la trésorerie, M. COULINET Jean-Philippe n’était pas à jour de ses loyers fin 2019. Il a régularisé sa situation début février 2020.

De ce fait, M. le Maire propose de reconduire son bail jusqu’au 31 mars 2020. La délibération suivante est prise à l’unanimité des présents :

Délibération n° 2-16/06/2020 (extrait visé par e-administration le 29/06/2020

OBJET : Prorogation de la location de l’appartement n° 5 de type T2 meublé, à M. COULINET Jean-Philippe, pour la période du 1er avril 2020 au 31 mai 2021 inclus.

M. le Maire rappelle au conseil municipal la délibération n° 11 du 05 mars 2019, décidant de louer l’appartement n° 5 de type T2 meublé à M. COULINET Jean-Philippe, pour une durée de trois mois, soit du 15 mars 2019 au 14 juin 2019.

Il rappelle également les délibérations prorogeant ladite location :

- N° 5 du 11 juillet 2019, pour la période du 15 juin 2019 au 30 septembre 2019. - N° 2 du 15 octobre 2019, pour la période du 1er octobre 2019 au 31 décembre 2019. - N°5 du 05 mars 202, pour la période du 1er janvier au 31 mars 2020

Il fait part au Conseil Municipal de la demande de M. COULINET, de proroger à nouveau cette location.

Ouï l’exposé de M. le Maire, après en avoir délibéré,

Le Conseil Municipal, à l’unanimité des présents,Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 5 sur 9

DECIDE de proroger la location de l’appartement n° 5 de type T2 meublé à M. COULINET Jean- Philippe, pour la période du 1er avril 2020 au 31 mai 2021 inclus.

FIXE le montant du loyer pour

- pour la période du 1er janvier 2020 au 31 mai 2020 inclus : loyer à 370 €/mois + 80 € de charges (eau et électricité), soit 450 €/mois.

- pour la période du 1er juin 2020 au 31 mai 2021 inclus : loyer à 370 €/mois.

AUTORISE M. le Maire à signer l’avenant n°4 au contrat de location ci-joint, avec l’intéressé.

IV – Location de l’appartement de type T1 meublé

Monsieur le Maire informe les conseillers municipaux qu’il a reçu une demande de location de la part de M. BIRMENS.

Monsieur le Maire précise qu’il travaille au téléski du Lac de Sames pour la saison d’été.

Monsieur le Maire propose donc de prendre la délibération suivante :

Délibération n°3-16/06/2020 : (extrait visé par e-administration le 29/06/2020)

OBJET : Location de l’appartement de type Studio meublé, pour une durée de cinq mois, à compter du 1er juin 2020, à M. BIRMENS.

M. le Maire rappelle au conseil municipal la délibération n° 38 en date du 02 juillet 2009 et la délibération n° 3-08/06/12, portant sur la location temporaire des appartements du centre technique des Haras de Sames.

Il rappelle également que les locations hivernales, les locations professionnelles et les locations de moyenne durée et (ou) hors vacances scolaires doivent faire l’objet de délibérations spécifiques.

Il fait part au Conseil Municipal de la possibilité de louer à M. BIRMENS l’appartement de type Studio meublé, à compter du 1er juin 2020.

Ouï l’exposé de M. le Maire et après en avoir délibéré,

Le Conseil Municipal, à l’unanimité des présents,

DECIDE de louer l’appartement n°3 de type Studio meublé à M. BIRMENS pour une durée de cinq mois, soit du 1er juin 2020 au 31 octobre 2020.

FIXE le montant du loyer pour cette période à 300 €/mois + 50 € de charges (eau et électricité), soit 450 €/mois.

PRECISE qu’une caution, portant sur un mois de loyer hors charges, soit 300 €, sera exigée, à la signature du bail,

AUTORISE M. le Maire à établir un état des lieux contradictoirement entre les deux parties, au début et à la fin du bail, et à signer le contrat de location ci-joint, avec l’intéressé.

M. NARBEY, vice-président de la commission Travaux bâtiments signale qu’il faudra préciser à M. BIRMENS que l’appartement doit être accessible à la date qui lui seraCommune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 6 sur 9

communiquée pour permettre aux deux plombiers qu’il a contactés de préparer leurs devis pour les travaux qui commenceront dès la fin de son bail.

En effet, l’appartement devra être mis aux normes d’accessibilité pour répondre à la demande du cabinet des infirmières de Sames qui doit s’installer le 1er janvier 2021.

A ce sujet, Mme DUCAZAU a effectué des recherches pour savoir si la commune pouvait recevoir une aide financière pour cette mise aux normes. Il faut vérifier si ce projet est éligible en remplissant le dossier joint sur ecologic.gouv.fr

Ceci devra être fait rapidement, les délais d’instruction étant de quatre mois.

V – Remboursement des frais de déplacements aux élus

Suite au renouvellement du Conseil Municipal, plusieurs élus ont suivi la formation initiale proposée par l’Association des Maires. Il convient de leur rembourser les frais de route et de repas engagés lors de ce déplacement.

Par ailleurs, il convient également que la Commune prenne en charge les frais occasionnés lors des formations qui seront dispensées aux élus tout au long de ce mandat.

Le Conseil Municipal, après un large débat, décide que seuls les conseillers municipaux, à l’exclusion des adjoints, bénéficieront des indemnités liées aux déplacements lors des stages et missions, telles que fixées par la réglementation en vigueur.

A l’unanimité des présents, la délibération suivante est prise :

Délibération n°1-16/06/2020 (extrait visé par e-administration le 29/06/2020)

OBJET : Remboursement des frais de déplacement aux élus

En référence à l’article R.2123-22-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, les membres du Conseil Municipal peuvent prétendre, sur présentation de pièces justificatives, à la prise en charge des frais de transport et de séjour qu’ils engagent à l’occasion de leurs déplacements hors du territoire de la commune pour prendre part aux réunions des organismes dont ils font partie.

La prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions définies par le décret du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnées par les déplacements des personnels civils de l’Etat (cf. annexes).

Ouï l’exposé de M. le Maire, et après en avoir délibéré,

Le Conseil Municipal, à l’unanimité des présents

DECIDE que seuls les conseillers municipaux, à l’exclusion des adjoints, bénéficieront du remboursement des frais de déplacement exposés ci-dessous.

DECIDE de prendre en charge les frais occasionnés par les conseillers municipaux lors de leurs déplacements liés aux stages et missions divers qu’ils effectueront au cours de leurCommune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 7 sur 9

mandat, à compter du 27/05/2020, au vu d’un état de frais dûment complété (annexe 1).

PRECISE que les indemnités seront versées conformément aux tarifs forfaitaires en vigueur (annexe 2) et concerneront les :

- Indemnités kilométriques pour l’utilisation du véhicule personnel - Indemnités kilométriques pour l’utilisation de motocyclette, vélomoteur ou autre véhicule à moteur

- Indemnités de mission

- Indemnités de stage

PRECISE également que le montant de ces indemnités évoluera automatiquement selon les variations légales en vigueur.

PRECISE encore que les crédits nécessaires ont été votés au budget de l’exercice.

VI – Motion Scories de l’Atlantique

La commune voisine d’Hastingues (40) attire notre attention sur l’implantation prévue sur son territoire d’un dépôt des « Scories de l’Atlantique ». Ils joignent pour information la motion signée par le Conseil municipal d’Hastingues.

Le Conseil municipal dans son ensemble fait part de son inquiétude quant à cette implantation limitrophe de notre commune et s’interroge sur cette installation en termes de pollution de l’air et des eaux de ruissellement et des nuisances sonores ou visuelles.

M. le Maire se propose d’étudier les conséquences possibles pour Sames et de faire part de ses conclusions au prochain Conseil municipal, le mardi 30 juin 2020.

VII – Questions diverses

• Assurance pour les élus

M. PONS, Maire, informe le conseil qu’il a souscrit une assurance « Responsabilité des maires » auprès de Groupama. Cette assurance, proposée par l’association des Maires de France, couvre également la responsabilité des adjoints et des conseillers municipaux.

• Commission TRAVAUX - Devis pour le vestiaire de la salle des sports

Il s’élève à 668,50€ pour :

◦ la vérification de la VMC,

◦ l’agrandissement de l’entrée des douches

◦ le changement du mitigeur

• Commission TRAVAUX – Chantiers en cours

◦ Réfection des chemins de la Barthe : le chantier est suivi par l’APGL. Les élus de la commission vont vérifier l’avancement des travaux.

◦ Voirie : le montant de l’enveloppe annuelle est de de 35 000€. La réfection du chemin de Garat en absorbera la quasi-totalité.Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 8 sur 9

◦ Curage des fossés : il est réalisé par l’entreprise Béhotéguy, choisie dans le cadre d’un groupement de commandes.

◦ Sécurisation du Chemin de Garat : Le devis est de 2 600€. Ce qui a été dit à M. CANTAU lors de sa visite de chantier ne correspond pas à ce qui est noté sur le devis. M. NARBEY va demander des explications à l’entrepreneur.

◦ Tête de pont à réparer : M. NARBEY se charge de contacter le responsable de la dégradation et de voir comment son assurance peut couvrir le montant des

réparations.

• Commission AFFAIRES CULTURELLES, JEUNESSE et SPORTS – Salle de sports ◦ réunir les présidents de toutes les associations utilisant les locaux pour évoquer différents sujets tels que la gestion des clés, l’hygiène dans la cuisine, l’inventaire du matériel, etc...

◦ prévoir un nettoyage par an (gros ouvrage, vitres…) avec une société de nettoyage, ◦ installer une armoire à pharmacie dans la cuisine.

• Commission AFFAIRES CULTURELLES, JEUNESSE et SPORTS – Fêtes de Sames Le comité des fêtes a annoncé l’annulation des fêtes de cette année en raison de la crise sanitaire. Il n’y aura pas de collecte dans les maisons. La

subvention municipale étant allouée pour l’organisation des fêtes, le comité s’interroge sur ce qu’il convient de faire : renoncer à la subvention ?

Organiser une sortie pour tous les jeunes du village ? La décision d’allouer la subvention revient au conseil municipal. S’il y a un changement d’utilisation de cette subvention, un nouveau projet doit lui être soumis. M. NABEY

rencontrera le Comité des fêtes pour leur faire part de cette décision.

• Commission COMMUNICATION - Bulletin municipal

La Commission Communication propose de faire appel à un graphiste pour un bulletin municipal trimestriel. Cette commande comporte :

◦ la création d’une maquette 4 pages A4 avec les rubriquages des différentes thématiques : 400€ , à payer une seule fois,

◦ la réalisation de chaque numéro : 250€ par bulletin,

◦ l’impression de chaque numéro : 140€ par bulletin.

Une fois la première maquette payée, cela représentera un coût annuel de 1 560€. Il est important que chacun pense au contenu du bulletin au fur et à mesure : photos avant/après d’un chantier, compte-rendu d’une réunion, photo d’un événement… Une version numérique du bulletin sera disponible sur le site de la mairie.

• Commission COMMUNICATION - Site de la mairie

Les infos ont été mises à jour (liste des élus, par exemple). Les informations à paraître sur le site doivent être transmises en priorité à la commission Communication. Bérénice URUEN, secrétaire de mairie, est la correspondante pour le site, elle peut faire le lien avec la commission et intégrer directement certaines informations.Commune de SAMES (Pyrénées-Atlantiques)

Séance du Conseil Municipal du 16 juin 2020

Page 9 sur 9

• Commission COMMUNICATION - Livret d’accueil

Il faut le remettre à jour. Afin de prévoir sa distribution aux nouveaux habitants, il faut également fixer la date de la cérémonie d’accueil des nouveaux habitants.

• Commission COMMUNICATION – Charte de la vie à Sames

La commission propose d’engager une réflexion sur l’écriture d’une Charte de vie à Sames.

• Messagerie électronique

M. ALVES propose une messagerie avec des adresses mail spécifiques, un agenda partagé et d’autres options telles que le partage de réservation des salles communales, pour un coût de 3€ par adresses mail et par mois.

Le conseil va réfléchir à cette proposition.

Plus rien n’étant à l’ordre du jour, la séance est levée à vingt-trois heures trente minutes.

Le Maire, Le secrétaire de séance

Yves PONS Nathalie FERNANDEZ