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Déliberation - 1425
Procès Verbal - PV 2023 09 06
Déliberation - download
Procès Verbal - pv 2023 06 09
Document publié le Vendredi 9 juin 2023 par la commune de Comines.
Lien du pdf (Procès Verbal - pv 2023 06 09)
Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Assurance,
PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 1 sur 47
PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU
CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023
Procès-verbal rédigé conformément à l’article 24 du Règlement intérieur du Conseil Municipal 2020-2026 adopté par la délibération n°2020-60 du 16 décembre 2020.
Le 09 juin 2023 à 19h00, le Conseil municipal de Comines, légalement convoqué le 02 juin 2023, s’est réuni dans les Salons d’Honneur de l’Hôtel de Ville sous la présidence de Monsieur Eric VANSTAEN, Maire.
Secrétaire de séance :
M. Eric MUSELET, 2nd Adjoint.
Nombre de membres :
En exercice : 33
Présents : 28
Votants : 33
Nom Prénom Présent(e) Absent(e) Donne procuration à
VANSTAEN Eric X
DA SILVA Amélie X
MUSELET Eric X
DELBART Isabelle X
CHRISTIAENS Philippe X
NIQUET Audrey X
BENZEKRI Hassan X
MORANDINI Litcia X
DILLY Stéphane X
FARELO Murielle X
VERPOORTEN Christine X
LEMERSRE ASPEEL Véronique X
ROGIER Jean-Claude X
SIOMBOING Xavier X
BOUDART Sébastien X
HOEDEMAKER Virginie X
BACQUART Jean Isabelle DELBART
FIGUEIREDO Céline Christine VERPOORTEN
CANION Elise X
ELAUT Julien Audrey NIQUET
BRANDSTAEDT Valentine Amélie DA SILVA
HOUSET Alexis X
VAN MERRIS Henri-Jean X
JOLY Ludivine X
HOFLACK Martine X
BOUTRY Jean-Claude X
MONROGER Jean-Claude X
VERMES Isabelle X
LESAGE Pascale X
BLAECKE Bruno Grégory TEMPREMANT
TEMPREMANT Grégory X
DEREUMAUX Patrick X
LEROY-PIETRZAK Anne-Natacha X
Le Maire procède à l’appel nominal. Le quorum étant atteint, la séance est ouverte. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 2 sur 47
1. DÉSIGNATION DU SECRÉTARIAT DE SÉANCE
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
L’article L. 2121-15 du Code Général des Collectivités dispose que :
« Au début de chacune de ses séances, le Conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire. Il peut adjoindre à ce ou ces secrétaires des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations. »
En conséquence, il vous est proposé de :
- Désigner le ou la secrétaire de séance,
Eric MUSELET et Henri-Jean VAN MERRIS se proposent.
Eric MUSELET est désigné pour remplir les fonctions de secrétaire de séance.
2. APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU
CONSEIL MUNICIPAL DU 04 AVRIL 2023
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
Concernant la modification des autorisations de programmes et de crédits de paiement, Jean-Claude BOUTRY demande pourquoi faut-il changer les caméras si les images sont exploitables ?
M. le Maire répond que les caméras sont vieillissantes et qu’il convient de les remplacer progressivement.
APPROUVÉ À LA MAJORITÉ
Pour : 29
Contre : 04
Abstention : 00
3. RAPPEL DES DÉCISIONS DU MAIRE PRISES EN APPLICATION DE L’ARTICLE L.2122-22 DU CODE GÉNÉRAL DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
N° OBJET DATE SERVICE
178 Contrat de cession de droit de représentation d'un spectacle
vivant : Représentation de l'artiste Yannick Noah le dimanche
10 septembre 2023
01/03/2023 Nautilys
179 Contrat de cession de droit de représentation d'un spectacle
vivant : Représentation de l'artiste Valentin Brunel connu sous
le nom de Kungs le samedi 09 septembre 2023
14/03/2023 Nautilys
180 Contrat de cession de droit de représentation d'un spectacle
vivant : Représentation de l'artiste Victor Flash le samedi 9
septembre 2023
01/03/2023 Nautilys
181 Contrat de coréalisation entre la commune et SMGH PROD
relatif à LE LYS FESTIVAL programmée les 09 et 10 septembre
2023
01/03/2023 Nautilys
182 Contrat de cession de droit de représentation d’un spectacle
vivant : Représentation de l’artiste JONAS BLUE le samedi 09
septembre 2023
29/03/2023 Nautilys
183 Mission Emploi Lys-Tourcoing - Participation financière pour
l'année 2023
30/03/2023 Finances
184 SOCIETE VILLETAZ AGENCEMENT (59273 FRETIN) Marché
2021-05 : Transformation et réhabilitation du restaurant de
30/03/2023 Finances PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 3 sur 47
l'apothicaire et du restaurant central en cuisine de finition /
liaison froide - Lot 6 - Agencement, signalisation - Avenant n°1
185 SOCIETE VILLETAZ AGENCEMENT (59273 FRETIN) Marché
2021-05 : Transformation et réhabilitation du restaurant de
l'apothicaire et du restaurant central en cuisine de finition /
liaison froide - Lot 6 - Agencement, signalisation - Avenant n°2
30/03/2023 Finances
186 Contrat de cession de droit de représentation d’un spectacle
vivant : Représentation de l’artiste HENRI PFR le samedi 09
septembre 2023
30/03/2023 Nautilys
187 Création d'une aire de jeux rue de la Blanche Bannière -
Demande de subvention à l'Agence Nationale du Sport
04/04/2023 Finances
188 Fixation des tarifs d'autorisation d'occupation temporaire du
domaine public lors du Lys Festival 2023
07/04/2023 Police
189 Fixation des tarifs d'occupation de la salle Lys Arena et des
repas pour l'association Régional NPDC des C.E.M.E.A
12/04/2023 ASA
190 ENTREPRISE SEPENTRIONALE DE CONSTRUCTION
(59167 LALLAING) - Marché 2021-05 - ENTREPRISE
SEPTENTRIONALE DE CONSTRUCTION (59167) -
Transformation et réhabilitation du restaurant de l'Apothicaire et
du restaurant central en cuisine de finition/liaison froide - Lot 3 -
Gros œuvre étendu - Avenant N° 2
18/04/2023 Finances
191 ENTREPRISE SEPENTRIONALE DE CONSTRUCTION
(59167 LALLAING) - Marché 2021-05 : Transformation et
réhabilitation du restaurant de l'apothicaire et du restaurant
central en cuisine de finition / liaison froide - Lot 3 : Gros œuvre
étendu - Avenant n°3
20/04/2023 Finances
192 SOCIETE BL ENERGIES (59130 LAMBERSART= - Marché
2021-05 : Transformation et réhabilitation du restaurant de
l'apothicaire et du restaurant central en cuisine de finition /
liaison froide - Lot 4 : Electricité - Avenant n°1
20/04/2023 Finances
193 SOCIETE EQUIP'FROID ET COLLECTIVITES (59510
FOREST SUR MARQUE) - Marché 2021-05 : Transformation et
réhabilitation du restaurant de l'apothicaire et du restaurant
central en cuisine de finition / liaison froide - Lot 7 : Equipement
cuisine - Avenant n°1
20/04/2023 Finances
194 SOCIETE EQUIP'FROID ET COLLECTIVITES (59510
FOREST SUR MARQUE) - Marché 2021-05 : Transformation et
réhabilitation du restaurant de l'apothicaire et du restaurant
central et cuisine de finition / liaison froide - Lot 7 : Equipement
cuisine - Avenant n°2
20/04/2023 Finances
195 SOCIETE EQUIP'FROID ET COLLECTIVITES (59510
FOREST SUR MARQUE) - Marché 2021-05 : Transformation et
réhabilitation du restaurant de l'apothicaire et du restaurant
central et cuisine de finition / liaison froide - Lot 7 : Equipement
cuisine - Avenant n°3
20/04/2023 Finances
196 SOCIETE SALVAREVIAM (59520 MARQUETTE LEZ LILLE) -
Marché 2021-05 : Transformation et réhabilitation du restaurant
de l'apothicaire et du restaurant central et cuisine de finition /
liaison froide - Lot 8 : VRD, aménagement extérieurs - Avenant
n°1
20/04/2023 Finances
197 SOCIETE SALVAREVIAM (59520 MARQUETTE LEZ LILLE) -
Marché 2021-05 : Transformation et réhabilitation du restaurant
de l'apothicaire et du restaurant central et cuisine de finition /
liaison froide - Lot 8 : VRD, aménagement extérieurs - Avenant
n°2
20/04/2023 Finances
198 Portant autorisation d’occupation temporaire du domaine public
municipal : Mise à disposition d’un logement situé au 19 rue des
Ecoles à Comines contre astreinte
20/04/2023 Urbanisme
199 ENTREPRISE SEPTENTRIONALE DE CONSTRUCTION
(591657 LALLAING) - Marché 2021-05 - Transformation et
réhabilitation du restaurant de l'Apothicaire et du restaurant
26/04/2023 Marchés
publics PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 4 sur 47
central en cuisine de finition/liaison froide - Lot 3 : gros œuvre
étendu - Avenant n° 4
200 Régie d'avances pour le paiement des menues dépenses n°
22104 - Avenant
26/04/2023 Finances
201 Fixation des tarifs des Etudes dirigées 04/05/2023 ASA
202
Régie de recettes maison de la musique N°3104 Sous- régie
323104 avenant : ajout de lieux d'installation de mode
d'encaissement et augmentation du fond de caisse
10/05/2023
Finances
203 MARCHE 2023-04 Achat d'un télescopique d'occasion et reprise de l'ancienne chargeuse 10/05/2023 Finances
204 Prestation municipales - exposé des divers tarifs municipaux applicables en la matière 12/05/2023 Finances
205 SOCIETE JESS (44800 SAINT HERBLAIN) Contrat de maintenance pour le progiciel Planitech Essentiel 16/05/2023 Marché
public
M. le Maire rappelle que pour les décisions prises par délégation du Conseil municipal, il en informe l’assemblée et que cette information ne donne pas lieu à débat.
En conséquence, il précise qu’à l’avenir, ce rendu-compte ne figurera plus à l’ordre du jour, ce dernier ne comportant que des questions soumises à débat.
4. DÉSIGNATION DE NEUF SUPPLÉANTS APPELÉS À FAIRE PARTIE DU COLLÈGE ÉLECTORAL CHARGÉ D’ÉLIRE LES SÉNATEURS
LE 24 SEPTEMBRE 2023
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
Les élections sénatoriales ont lieu le dimanche 24 septembre 2023 pour renouveler près de la moitié des sièges au Sénat (170 sur 348) pour 6 ans.
Elles concernent cette fois-ci les départements 37 à 66, les 8 départements d’Ile-de-France, Nouvelle-Calédonie, Martinique, Guadeloupe, La Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon (+ 6 sièges de sénateur pour les Français établis hors de France).
Les conseils municipaux sont donc convoqués le vendredi 9 juin pour les désignations de délégués et de suppléants par vote secret, avec report au 13 juin si absence de quorum (les conseillers municipaux étrangers ne peuvent participer au vote).
Un pouvoir est possible par conseiller municipal, le Maire peut éventuellement rajouter d’autres points à l’ordre du jour en respectant le nombre de jours francs habituels.
Il y a tout d’abord les délégués d’office :
– Dans les communes de 9 000 habitants et plus, tous les conseillers municipaux sauf les élus étrangers (art. LO286-1 du Code électoral) ;
Ensuite, l’élection des suppléants : 9 à Comines,
Des suppléants doivent aussi être élus dans toutes les communes pour remplacer les délégués empêchés le jour du vote :
Nombre de délégués titulaires Nombre de suppléants
5 ou moins 3
6 à 10 4
11 à 15 5
16 à 20 6
21 à 25 7
Etc. +1 par tranche de 5 délégués ou fraction de 5 délégués
Les suppléants sont issus de la liste électorale, ils sont élus au scrutin secret, sans débat, suivant le système de la représentation proportionnelle avec application de la règle de la plus forte moyenne, sans panachage ni vote préférentiel.
Une liste peut ne pas être complète et tout conseiller municipal ou groupe d’élus peut donc en présenter une, elle est composée alternativement d'un candidat de chaque sexe (art. L289 du Code électoral) PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 5 sur 47
Les déclarations de candidatures se font auprès du Maire en tout début de séance du conseil municipal, mais avant l’ouverture du scrutin (un envoi au Maire préalable est une sécurité mais ce ne sera pas valable en tant qu’acte de candidature officiel de la liste).
02 listes sont déposées avant l’ouverture du scrutin :
Liste « Un souffle d’avenir pour
Comines » :
1. Mme Christelle BERNARD
2. M. Thierry LEROY
3. Mme Dorothée MUSELET
4. M. Romain TIERSOONE
5. Mme Nicole BULCKAEN
6. M. Mathieu HAYAER
7. Mme Carole HAYAER
8. M. Thierry CAUCHY
9. Mme Catherine VANDERPERRE
Liste « Comines, Demain votre ville »
1. Mme Valérie MORTIER
2. M. Daniel DESVAUX
3. Mme Maud GAMBIER
4. M. Alexis PONCHEL
Le bureau électoral est composé des 2 conseillers municipaux les plus âgés et des 2 conseillers municipaux les plus jeunes, à savoir : Mme Martine HOFLACK, M. Jean- Claude BOUTRY, Mme Audrey NIQUET et M. Alexis HOUSET.
M. le Maire invite à procéder à l’élection des suppléants par un vote sans débat au scrutin secret. Après dépouillement, les résultats sont :
- Nombre de votants : 33
- Bulletins blancs ou nuls : 00
- Suffrages exprimés : 33
Ont obtenu :
Liste « Un souffle d’avenir pour Comines » : 22 suffrages obtenus, soit 6 suppléants.
Liste « Comines, Demain votre ville » : 11 suffrages obtenus, soit 3 suppléants
5. DÉCISION MODIFICATIVE N°1 - VIREMENT DE CRÉDITS
Rapporteur : Philippe CHRISTIAENS, 4ème Adjoint.
Le projet de budget primitif de l’exercice 2023, présenté selon l’instruction budgétaire et comptable M14, a été voté, chapitre par chapitre, en dépenses et en recettes des sections d’investissement et de fonctionnement, par les membres de l’assemblée délibérante le 4 avril 2023.
Au cours d’un exercice comptable il est possible de modifier à tout moment les inscriptions budgétaires autorisées dans le budget primitif.
Les crédits pour le versement des primes pour la rénovation des façades ont été prévus comme à l’habitude à l’imputation 70 / 6718 aux charges exceptionnelles en dépenses de fonctionnement à hauteur de 15 000 € mais le SGC d’ARMENTIERES souhaite que les crédits soient basculés en dépenses d’investissement au compte 20422 Bâtiments et installations.
Des réparations urgentes devant intervenir au niveau du chemin communal des Magrès pour la sécurité des usagers, 7 500 € de l’opération 10795 sont réaffectés à l’opération 10794.
En conséquence, il vous est proposé :
- D’approuver les ajustements de crédits repris ci-dessus.
- De constater alors :
• Que le chapitre 67 s’élève désormais à 2 000 € (soit – 15 000 €) ;
• Que le chapitre 023 s’élève désormais à 1 295 000 € (soit + 15 000 €) ; • Que les dépenses de fonctionnement sont toujours à 15 980 950 € ; PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 6 sur 47
• Que le chapitre 021 s’élève désormais à 1 295 000 € (soit + 15 000 €) ; • Que le montant des recettes d’investissement est désormais de 12 434 726.16 € ; • Que le chapitre 204 s’élève désormais à 15 000 € (+ 15 000 €) ;
• Que le budget d’investissement est équilibré à 12 434 726.16 € (+ 15 000 €) ; • Que le montant alloué à l’opération 10795 Espaces verts et aires de jeux est désormais de 1 061 832 € (- 7 500 €) ;
• Que le montant alloué à l’opération 10794 Voirie est désormais de 17 500 € (+7 500 €) ; • Que cela n’a aucune incidence sur le montant total des opérations d’équipement qui est toujours à 10 794 726.16 € (RAR 2022 = 2 721 588.70 € + BP 2023 à 8 073 137.46 €).
ADOPTÉE À LA MAJORITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 23
Contre : 00
Abstention : 10 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 7 sur 47 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 8 sur 47
6. SUBVENTION 2023 AU CCAS
Rapporteur : Philippe CHRISTIAENS, 4ème Adjoint.
Le budget primitif de la ville a été adopté par délibération en date du 4 avril 2023.
Le droit commun prévoit que les dépenses de fonctionnement peuvent être engagées, liquidées et mandatées dans la limite de celles prévues au budget primitif de l’année précédente, sans avoir à convoquer l’assemblée délibérante.
Toutefois, pour les subventions, une délibération reste nécessaire.
Les dépenses du Centre Communal d’Action Sociale pour l’accomplissement de ses missions proviennent de ses éventuelles recettes propres et, principalement, d’une subvention allouée par la commune.
Les besoins de financement du Centre Communal d’Action Sociale ayant été définis par son conseil d’administration qui en a approuvé le budget primitif 2023 le 6 avril 2023.
Le fonctionnement de l’établissement public demande l’allocation d’une subvention de la commune à hauteur de 439 500 €.
En conséquence, il vous est proposé de :
- Confirmer l’inscription de 439 500 € (compte 657362) au budget de l’exercice 2023 ;
- Dire que cette subvention sera versée par acomptes selon les besoins du Centre Communal d’Action Sociale.
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 9 sur 47
7. RÈGLEMENT FINANCIER RELATIF AU PAIEMENT DES PRESTATIONS MUNICIPALES – AVENANT CORRECTIF
Rapporteur : Philippe CHRISTIAENS, 4ème Adjoint.
Les dispositions concernant l’obligation d’inscription dématérialisée (chapitre I b) demande à être rectifiée. En effet, la migration d’API PARTICULIER vers API IMPOT PARTICULIER serait trop onéreuse pour la ville de COMINES.
Dispositions en vigueur et évolutions proposées.
Le présent avenant abroge les dispositions antérieurs portant sur les mêmes objets. CHAPITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
b) Une obligation d’inscription dématérialisée
Les procédures d’inscription aux différentes prestations municipales sont dématérialisées et se mettent en œuvre uniquement par l’intermédiaire du portail famille de la Ville de COMINES (comines.portail-familles.app).
Les usagers ont l’obligation d’activer leur compte famille pour bénéficier des services publics facultatifs.
Il s’agit de la phase 1 obligatoire d’inscription administrative.
Les modalités suivantes sont à respecter :
- Nouvel usager : Formuler une demande sur le portail famille, à la rubrique «créer mon compte» en y indiquant :
* Noms et prénoms, et adresse des parents,
* Noms, prénoms et date de naissance des enfants,
* Renseignements sollicités par membre de la famille concerné et transmission des pièces justificatives demandées.
* Adresse mail de contact permettant la réception des identifiants nécessaires à l’ouverture du compte famille.
- Usager déjà utilisateur et détenteur d’un compte famille : Au terme de chaque année scolaire, réactualiser les données familles et transmettre les pièces justificatives sollicitées via le compte personnel.
Le non-respect de la procédure ici exposée peut entraîner le refus au demandeur du bénéfice du service public facultatif sollicité. L’utilisateur s’engage à ce que les informations transmises soient exactes, complètes et à jour, en effectuant les modifications nécessaires à cette fin. L’interface « API Impôt Particulier » pour l’ensemble des usagers (nouvel utilisateur comme détenteur de compte) :
Cette interface proposée par la DGFIP, est intégrée au portail Familles. Elle permettra à l’administration municipale d’avoir directement accès aux données fiscales des usagers afin de calculer automatiquement le quotient familial correspondant.
Dans ce cadre, plus aucun justificatif ne sera demandé.
L’usager devra compléter sur son compte, son numéro fiscal et le cas échéant, son numéro d’allocataire. A défaut, son inscription comme ses réservations seront inaccessibles Dans le cas où l’usager ne disposerait pas de numéro fiscal (jeune majeur ou actif, transfrontalier belge, …), il devra saisir la régie unique à l’adresse mail suivante : guichet.unique@ville-comines.fr
Celle-ci lui demandera ses justificatifs de revenus à faire parvenir de manière dématérialisée afin d’ouvrir ses droits. Le défaut de transmission des pièces sollicitées ne permettra donc pas à l’usager de disposer d’un compte et d’avoir accès aux prestations municipales. De même, pour tout changement de situation majeure en cours d’année, la régie unique devra être saisie. Elle demandera les justificatifs nécessaires afin de recalculer le quotient familial applicable.
Les justificatifs doivent être dématérialisés et déposés sur le compte personnel pour être considérés, à défaut et quelle que soit la forme de transmission, ils ne le seront pas. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 10 sur 47
La régularisation ne s’appliquera qu’à la date de transmission des données requises et prendra effet lors de la facturation suivante.
Après chaque création, modification et/ou dépôt de document, une alerte automatisée est envoyée aux usagers informant de la validation de leurs opérations.
Dès que la phase 1 obligatoire d’inscription administrative est accomplie, l’usager devra également réserver via son compte famille les plages sur lesquelles il souhaite utiliser la prestation.
Il s’agit de la phase 2 obligatoire de réservation afin que l’usager indique préalablement et selon les délais fixés, ses présences sur les plannings de réservation des activités municipales fréquentées.
Pour chaque prestation pour laquelle la réservation préalable n’aura pas été effectuée, une majoration sera systématiquement appliquée sur le tarif en vigueur. Ces majorations sont cumulatives et journalières. Les parents dont la particularité des horaires de travail ne permet pas la réservation ou l’annulation de prestations municipales dans les délais fixés seront exemptés de pénalités financières. Pour ce faire, ces derniers seront invités à fournir au préalable une attestation de leur employeur. Celle-ci pourra courir à l’année si les conditions de travail sont permanentes ou être temporaire si elles sont liées à des circonstances spécifiques. Les services concernés par la prestation en question se réservent le droit de faire des contrôles inopinés des justificatifs. Dans ce cas précis, il est conseillé aux usagers de réserver au préalable les prestations municipales requises afin de s’assurer une place qui pourra toutefois être annulée sans pénalité, sur saisie formelle à l’adresse mail guichet.unique@ville-comines.fr.
Pour les accueils de mineurs des petites et grandes vacances, la majoration est aux mêmes conditions d’inscription, soit à la semaine.
De même, toute réservation non annulée dans les délais d’inscription, sera considérée comme due et sera facturée.
Il est à noter que tout usager ne disposant pas des moyens informatiques adéquats, pourra utiliser ceux de la Médiathèque ou du Centre Communal d’Action Sociale.
Cas particuliers :
- Le multi-accueil fait l’objet d’un traitement spécifique. La pré-inscription obligatoire est dématérialisée et s’effectue sur le portail familles. Si elle aboutit à l’inscription de l’enfant, cette modalité oblige un rendez-vous préalable avec la directrice de la structure afin de finaliser le dossier. Les usagers de cette prestation ont accès à leur facturation via leur compte personnel sur le portail famille.
- Pour les bénéficiaires du repas à domicile, l’inscription initiale s’établit sur un dossier administratif en version papier et elle est reconduite tacitement chaque année, sous réserve de dénonciation préalable. Seul l’avis d’imposition ou de non-imposition de l’année n-1 doit être transmis dans les délais fixés pour une actualisation de la facturation. - L’inscription uniquement au séjour ados n’est pas autorisée.
Les séjours ne sont ouverts qu’aux jeunes ayant été inscrits à au moins une semaine précédant le séjour.
Cette disposition vaut aussi bien pour juillet que pour août ».
En conséquence, il vous est proposé :
- D’adopter les modifications en bleu, toutes les autres dispositions restant en vigueur.
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 11 sur 47
8. CONVENTION DE CONSTITUTION D’UN GROUPEMENT DE
COMMANDES : SOUSCRIPTION DU MARCHÉ D’ASSURANCE DES PRESTATIONS STATUTAIRES
Rapporteur : Audrey NIQUET, 5ème Adjointe.
Dans le cadre de la procédure de renouvellement du marché à intervenir, il convient de créer un groupement de commandes constitué de la Ville de COMINES et du C.C.A.S, conformément aux articles L.2113-6 à L.2113-8 du Code de la Commande Publique.
Le marché qui prendra effet au 1er janvier 2024 concerne les risques statutaires du personnel.
La Ville assurera la coordination du groupement.
Afin de centraliser la procédure de renouvellement du marché, le coordonnateur prend à sa charge l’ensemble des activités d’audit, de définition des besoins et des risques, de mise en concurrence des candidats, d’analyse des offres, de choix des assureurs et de notification du marché.
Le coordonnateur assurera également la gestion des contentieux qui découleraient de ces activités.
En conséquence, il vous est proposé :
- De permettre la création du groupement de commandes avec le C.C.A.S de Comines ;
- De dire que la ville de Comines sera le coordonnateur du groupement de commandes ainsi constitué ;
- D’autoriser Monsieur le Maire à signer la convention constitutive du groupement de commandes reprise ci-dessous et l’ensemble des actes et documents en résultant. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 12 sur 47
CONVENTION CONSTITUTIVE D’UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LE MARCHE DE SOUSCRIPTION DU CONTRAT D’ASSURANCE DES PRESTATIONS STATUTAIRES DE LA VILLE DE COMINES ET DU C.C.A.S
PREALABLEMENT, IL EST EXPOSE QUE :
Afin d’assister le C.C.A.S de Comines dans ses démarches administratives d’une part, de coordonner et d’optimiser la politique d’achat de prestations de service d’assurance des prestations statutaires d’autre part, la ville de Comines et le C.C.A.S ont décidé de constituer un groupement de commandes régi par les dispositions des articles L.2113-6 à L.2113-8 du Code de la Commande Publique.
La présente convention organise les modalités de fonctionnement de ce groupement de commandes.
Article 1 : Objet du groupement de commandes
Il est constitué un groupement de commandes, intitulé « Groupement de commandes pour la passation du marché de souscription du contrat d’assurance des prestations statutaires du personnel de la ville de Comines et du C.C.A.S, sur le fondement des articles L.2113-6 à L.2113-8 du Code de la Commande Publique.
La procédure de passation qui sera mise en œuvre est celle d’une procédure adaptée conformément à l’article L.2123-1 du Code de la Commande Publique. Article 2 : Durée du groupement
Le groupement est constitué à compter de la date de signature de la présente convention. Il prendra fin à l’échéance du marché conclu.
Article 3 : Membres du groupement
Le groupement de commandes est constitué des personnes publiques signataires de la présente convention :
- la ville de Comines (coordonnateur), représentée par son Maire agissant au nom et pour le compte de la ville en vertu de la délibération du conseil municipal en date du 29 mars 2022,
- le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), représenté par son Président, le Maire, agissant au nom et pour le compte du CCAS en vertu du Conseil d’Administration en date du 2 septembre 2020,
Article 4 : Coordonnateur du groupement
Pour la réalisation du groupement, la ville de Comines est désignée par l’ensemble des membres du groupement comme coordonnateur. La ville de Comines a donc la qualité de pouvoir adjudicateur.
Le siège du coordonnateur est situé Hôtel de Ville – Grand’ Place 59560 Comines. Article 5 : Missions du coordonnateur
Le coordonnateur est chargé :
- d’assister les membres dans la définition de leurs besoins et de les centraliser ; - de définir l’organisation technique et administrative des procédures de consultation ; - d’élaborer l’ensemble du dossier de consultation des entreprises en fonction des besoins définis par les membres du groupement ;
- d’organiser les opérations de sélection du cocontractant ;
- d’assurer l’ensemble de la procédure de passation et d’attribution du marché, ainsi que l’exécution au nom de l’ensemble des membres du groupement ;
- de transmettre aux membres du groupement les documents nécessaires à l’exécution du marché en ce qui les concerne ;
- le coordonnateur assure le conseil technique aux membres du groupement dans l’exécution du marché.
La vie du contrat et la gestion des sinistres seront assurés par le coordonnateur. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 13 sur 47
Article 6 : Missions des membres
Les membres sont chargés d’informer le coordonnateur des problèmes éventuellement rencontrés dans le cadre de l’exécution du marché.
Article 7 : Adhésion
Chaque membre adhère au groupement de commandes en adoptant la présente convention par délibération de son assemblée délibérante. Une copie de la délibération est notifiée au coordonnateur du groupement de commandes.
Article 8 : Retrait
Tout membre peut se retirer du groupement à tout moment. Le retrait est constaté par une délibération de son assemblée délibérante. Une copie de la délibération est notifiée au coordonnateur. Dans ce cas, le retrait fera l’objet d’un avenant à la présente convention. Article 10 : Indemnisation
La mission du coordonnateur ne donne pas lieu à indemnisation.
Article 11 : Dispositions financières
Chaque membre procèdera au paiement de ses propres dépenses résultantes du marché. Article 12 : Modification de la présente convention
Toute modification de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l’ensemble des membres du groupement par la conclusion d’un avenant à celle-ci. Les décisions des membres sont notifiées au coordonnateur. La modification ne prend effet que lorsque l’ensemble des membres du groupement a approuvé les modifications.
A Comines, le
Le Maire de la ville de Comines,
Le président du CCAS,
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 14 sur 47
9. SUBVENTIONS AUX ASSOCIATIONS 2023 - 2 ÈME TABLEAU
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
Les associations cominoises poursuivant un but d’intérêt général, déclarée et immatriculée au répertoire Sirene peuvent demander un soutien financier pour :
- Réaliser une action ou un projet d’investissement,
- Contribuer au développement d’activités,
- Contribuer au financement global de leurs activités.
Par ailleurs, la conclusion d’une convention est obligatoire lorsque le montant des concours municipaux est supérieur à 23 000 euros.
Enfin les dossiers de demande de subvention d’un montant inférieur ont été reçus et validés comme étant complets.
En conséquence, il vous est proposé :
- D’allouer aux associations ayant transmis leur dossier de demande, une subvention de fonctionnement pour l’année 2023 fixée comme suit,
ASSOCIATIONS Subvention attribuée en 2022 ∑ proposé au vote
FONCTION 2 - ENSEIGNEMENT / FORMATION
Association pour la gestion des fournitures du collège
Saint Joseph 5 139,25 € 2 000,00 €
Groupement des parents d'élèves Ph de Commynes 3 233,00 € 2 800,00 €
FONCTION 4 - SPORT JEUNESSE
Flandre joyeuse 2 600,00 € 2 600,00 €
Roue d'or 14 000,00 € 14 000,00 €
M. le Maire propose de retirer la subvention versée au Rotary club afin de la verser directement à l’EHPAD. Il explique cette proposition par le fait que la subvention attribuée au Rotary permettait de payer les abonnements au journal de l’établissement. Or, ces abonnements ont été stoppés et il souhaite maintenir ce service pour les résidents. Les membres de l’assemblée sont d’accord.
- D’allouer une subvention à l’EHPAD de Comines correspondant à 05 abonnements à La Voix du Nord au tarif en vigueur
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 15 sur 47
10. SUBVENTION 2023 AU COMITÉ
DE LA FÊTE HISTORIQUE DES LOUCHES
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
Le Comité de la Fête Historique des Louches est en cours d’organisation de la 139ème Fête des Louches qu’il souhaite faire précéder d’un tournoi de chevalerie.
Les résultats de l’opération 2022 sont conformes à l’objet du projet mentionné dans l’article 1er de la convention afférente.
En conséquence, il vous est proposé :
- D’allouer à l’association Comité de la Fête Historique des Louches les subventions telles que reprises en l’article 3 de la convention annexée :
« La Ville s’engage à soutenir l’association dans la réalisation de son engagement repris à l’article 1 par :
• l’attribution d’une subvention de fonctionnement,
• l’attribution d’une subvention d’animation,
• l’attribution d’une subvention liée à l’organisation de la fête foraine.
La Ville alloue à l’association, pour l’exercice 2023, une subvention de fonctionnement dont le montant total s’élève à 7 000 €, ainsi qu’une subvention d’animation d’un montant total de 31 700 € destinée à couvrir les dépenses fléchées ci-dessous :
• Groupes musicaux et productions artistiques : 25000 €
• SACEM (pour productions artistiques) : 600 €
• Location costumes (cortège) : 1050 €
• Fournitures et accessoires (pour les animations) : 400 €
• Sécurité (Croix Rouge ou Protection civile, défilé des allumoirs,
char et cortège, jet de louches…) : 3000 €
• Communication (supports : affiches, cartes postales…) : 1650 €
La Ville alloue par ailleurs à l’association, pour l’exercice 2023, une subvention liée à l’organisation de la fête foraine d’un montant de : 3500 €
Enfin, cette année, une subvention exceptionnelle d’animation de 23 000 € est allouée pour un tournoi de chevalerie proposé par le Comité des louches une semaine avant la fête des louches, les samedi 30/09 et dimanche 1er/10/2023.
Les concours cumulés de la commune à l’association pour l’année 2023 se montent donc à 65 200 € et seront liquidés comme suit :
Cette somme sera versée comme suit :
• 85% de 42 200 € dès le rendu exécutoire de la présente, soit 35 870 € comprenant : • 7 000 € de subvention de fonctionnement ;
• 28 870 € de subvention d’animation.
Le solde de 15 %, soit 6 330 €, sera versé à l’issue de l’opération sous réserve du respect par l’association des dispositions de l’article 5.
23 000 € dès le rendu exécutoire de la présente. »
- D’autoriser M. le Maire à signer la convention reprise ci-dessous. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 16 sur 47
CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LA VILLE DE COMINES ET LE COMITÉ DE LA FÊTE HISTORIQUE DES LOUCHES
La Ville de COMINES, représentée par son Maire, Eric VANSTAEN, sis Hôtel de Ville - Grande Place – B.P. 20059 - 59 559 COMINES, agissant en vertu d’une délibération du Conseil Municipal en date du 9 juin 2023,
Désignée sous le terme « la Ville », D'UNE PART,
ET L'Association « LE COMITÉ DE LA FÊTE HISTORIQUE DES LOUCHES », association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé 5 rue Victor Hugo 59560 COMINES, représentée par son Président Monsieur Jean-Claude LECOINTRE, Désignée sous le terme « l’association », D'AUTRE PART,
IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1. : OBJET DE LA CONVENTION
Par la présente convention, l’association, conformément à son esprit et à ses statuts, s’engage à organiser la 139ème « FETE HISTORIQUE DES LOUCHES » (dont le programme prévisionnel est précisé dans une annexe à la présente) et à mettre en œuvre, à cette fin, tous les moyens nécessaires à sa bonne exécution.
La « FETE HISTORIQUE DES LOUCHES » se tient traditionnellement le second dimanche du mois d’octobre. Elle est entièrement réalisée sur le territoire de COMINES France, à l’exception du cortège historique qui démarre de COMINES Belgique. La 139ème « FETE HISTORIQUE DES LOUCHES », aura pour thème « Edifices d’autrefois ». Cette édition marquera également le 21 ème anniversaire du jet de louches des enfants. Une animation exceptionnelle autour de la chevalerie s’intègrera au programme cette année, les samedi 30/09 et dimanche 1er/10.
ARTICLE 2. : DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
Des annexes à la présente convention précisent :
• Le programme prévisionnel 2023 – visé à l’article 1er ; du programme définitif, il sera tiré des fiches techniques permettant à chacun des partenaires de connaître les obligations auxquelles il s’engage ;
• L’échéancier de transmission des éléments nécessaires à la Direction de la Communication de la Ville et les préconisations techniques de communication. • La Ville de COMINES apportera son soutien financier (selon les modalités précisées à l’article 3.) et technique pour l’édition de supports de communication dont le choix, la conception et la mise en œuvre relèvent de l’initiative et de la responsabilité de l’association. Néanmoins les maquettes mentionnant le partenariat de la Ville et/ou son logo seront soumises préalablement à la Direction de la Communication. L’association s’engage donc :
A réaliser intégralement tous les documents et démarches promotionnelles de l’ensemble des festivités qu’elle organise, à l’exception (et sous réserve de la réalisation par elle-même des supports mentionnés et du respect de l’échéancier) : o Du carton d’invitation du jet de louches. La Ville imprimera les invitations (maquette à transmettre à la Direction de la Communication / voir annexe) ; o Du dossier de presse. L’impression est prise en charge par la Ville mais la rédaction incombe intégralement à l’association (la Direction de la Communication remettra à l’association un fichier « contacts presse») ;
A faire apparaître sur l’ensemble de ses outils de communication le nouveau logo de la Ville et, dans la mesure du possible, la mention : « avec le soutien de la Ville de COMINES ».
Les relations avec les medias et la direction de la communication de la Métropole Européenne de Lille (demande de soutien pour la publication dans Sortir, distribution de produits dérivés etc.), seront gérées par l’association ; tout contact avec un media sera dirigé vers l’association. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 17 sur 47
La diffusion des outils de communication (affiches, tracts…) sera prise en charge par l’association à l’exception de la distribution dans les équipements municipaux et dans celui du réseau des offices de Tourisme de la Métropole Lilloise et de COMINES-WARNETON (Belgique) qui sera prise en charge par la Maison du patrimoine.
Le programme réalisé à l'initiative de la seule association, il reprendra le "mot du maire", le logo de la Ville, l'affiche générale. Le projet complet sera transmis à la Ville pour appréciation avant impression puis diffusion par l’association.
Enfin, la Ville réserve au comité la 4ème de couverture du journal Municipal « Ma Ville Ma campagne » d’octobre, pour y insérer l’affiche générale (dont le fichier aura été remis préalablement au service selon l’échéancier mentionné en annexe).
ARTICLE 3. : MODALITÉS FINANCIÈRES.
La Ville s’engage à soutenir l’association dans la réalisation de son engagement repris à l’article 1. Par, en ce qui concerne la « Fête des Louches » :
• L’attribution d’une subvention de fonctionnement,
• L’attribution d’une subvention d’animation,
• L’attribution d’une subvention liée à l’organisation de la fête foraine. La Ville alloue à l’association, pour l’exercice 2023, une subvention de fonctionnement dont le montant total s’élève à 7 000 €, ainsi qu’une subvention d’animation d’un montant total de 31 700 € destinée à couvrir les dépenses fléchées ci-dessous :
o Groupe musicaux et productions artistiques :
(Cortège, marché médiéval et animations…) : 25 000 €
o SACEM (pour productions artistiques) : 600 €
o Location costumes (cortège) : 1 050 €
o Fournitures et accessoires (pour les animations) : 400 €
o Sécurité (Croix Rouge ou Protection civile, défilé des allumoirs,
char et cortège) : 3 000 €
o Communication (supports : affiches, cartes postales…) : 1 650 €
Enfin, la Ville alloue à l’association, pour l’exercice 2023, une subvention liée à l’organisation de la fête foraine d’un montant de 3 500 €.
Ces concours cumulés à hauteur de 42 200 €, pour l’exercice 2023, seront liquidés au profit de l’association comme suit :
- 85% dès le rendu exécutoire de la présente, soit 35 870 € comprenant : 7 000 € de subvention de fonctionnement,
28 870 € de subvention d’animation.
Le solde de 15 %, soit 6 330 €, sera versé à l’issue de l’opération sous réserve du respect par l’association des dispositions de l’article 5.
Cette année s’ajoute à cela une subvention exceptionnelle de 23 000 € qui sera allouée pour un tournoi de chevalerie proposé par le Comité des louches une semaine avant la fête des louches, les samedi 30/09 et dimanche 1 er/10/2023.
Cette somme sera versée comme suit : 100% dès le rendu exécutoire de la présente. ARTICLE 4. : OBLIGATIONS DE MISE EN ŒUVRE
La Ville s’engage à soutenir techniquement l’association pour la réalisation de l’objet mentionné à l’article 1er, par le biais de contributions non financières consistant en des interventions de personnels ou techniques.
L’association s’engage à mettre en œuvre, en concertation mais sous le contrôle de l’administration communale, un dispositif de sécurité et de prévention des risques notamment en faisant appel aux intervenants : Croix Rouge ou Protection civile, sociétés de sécurité assurant la protection du public et des animateurs du défilé des allumoirs, du jet de louches des enfants, du cortège et du jet de louches.
L’association s’engage à veiller au bon état de ses installations et du matériel qu’elle fait circuler sur la voie publique (tours du château rue du château, écus sur la façade de l’Hôtel de ville, chars et géants etc.). PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 18 sur 47
L’association s’engage à adresser à la municipalité, par courrier, ses demandes d’occupation de sites, de mise à disposition de matériel, de soutien logistique, d’occupation du domaine public etc.
L’association s’engage à respecter la législation relative à la propriété intellectuelle et aux droits d’auteur, notamment en effectuant les déclarations (pour les animations artistiques) à la S.A.C.E.M, à la SACD etc.
L’association souscrira toutes les polices d’assurance pour garantir sa responsabilité civile. Elle paiera les primes et les cotisations de ces assurances sans que la responsabilité de la Ville puisse être mise en cause. Elle devra justifier à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du système de prime correspondant.
Plus généralement, l’association s’engage à accomplir toutes les formalités et démarches liées à la bonne réalisation de l’objet de la présente comme à la sécurité des personnes, participants et public, concernées par son action.
Lors de la mise en œuvre du projet, l’Association peut procéder à son adaptation tant budgétaire qu’en termes d’organisation ou de déroulé tant que les modifications ne remettent pas en cause ses engagements tels qu’ils sont à l’article 1. L’Association notifie ces changements à la Ville par écrit dès qu’elle peut les évaluer et en tout état de cause avant le 03 août.
Le cas échéant, l’association déclarera préalablement la manifestation à la Préfecture, selon les délais en vigueur, après en avoir défini les modalités d’organisation avec la Ville et sa police Municipale.
Par ailleurs, l’association confirme ou infirme à la Ville la tenue de la 139 ème Fête Historique des Louches les 6, 7 et 8 octobre 2023, pour le 1er septembre au plus-tard. ARTICLE 5. : CONTROLE DE L’ADMINISTRATION
L’association adressera à la Ville, avant le 31 décembre de l’année en cours : • Les éléments conformes à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations,
• Et ceux définis d’un commun accord entre la Ville et l’Association,
Soit un rapport financier, établi en toute bonne foi, exposant, notamment, l’utilisation des sommes qu’elle en aura reçues, et un rapport moral (présentant le bilan de l’année et les orientations futures), sous la forme des pièces suivantes :
- Le compte rendu financier, et le compte rendu quantitatif et qualitatif du projet, sous la forme du Cerfa n°15059. Le compte-rendu financier peut-être accompagné d’un tableau détaillé de l’ensemble des dépenses (soutenues ou non par la Ville) et de l’ensemble des recettes, sous la forme d’un « compte-de résultat » si le Comité le juge nécessaire.
- Ces comptes rendus (Cerfa n°15059) doivent obligatoirement être accompagnés : o du dernier rapport annuel d’activité (ou CR détaillé de l’assemblée générale de fin d’année) ;
o des comptes approuvés, des « états financiers » validés, du dernier exercice clos.
- Les éléments définis d’un commun accord entre la Ville et l’Association, notamment : o le tableau détaillé des dépenses « soutenues » mentionnées dans l’article 3 ; o les justificatifs de toutes les « dépenses soutenues » mentionnées dans l’article 3
Si l’ensemble de ces documents n’étaient pas remis à la Ville pour le 31 décembre, le versement du solde de 15% de la subvention serait reporté et conditionné à leur remise ultérieure – et ce obligatoirement dans les six mois suivant la fin de l’exercice 2023- et à leur examen. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 19 sur 47
Ces documents sont signés par le président ou toute personne habilitée. Leur remise à la Ville est la démarché préalable à tout dépôt de toute nouvelle demande de subvention.
L’association s’engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par l’administration de la réalisation de l’objectif, notamment par l’accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
En cas de non présentation des comptes rendus et des justificatifs demandés dans les délais, de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle, sans l’accord formel de la Ville, des conditions d’exécution de la convention par l’association, et/ou en cas d’annulation ou de modification substantielle du programme des festivités (pour force majeure ou pour tout autre motif) la Ville pourra exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
Enfin, l’association fera porter une clause de dégagement financier pour motif sanitaire aux contrats qu’elle passera avec les prestataires et/ou artistes qu’elle aura retenus. ARTICLE 6. : MODIFICATION DE LA CONVENTION
Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les parties, fera l’objet d’un avenant.
Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci ne puissent conduire à remettre en cause les objectifs généraux définis à l’article 1er. ARTICLE 7. : DURÉE DE LA CONVENTION – RÉSILIATION
La présente convention est à échéance du 31 décembre 2023.
En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai de quinze jours suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
Fait à Comines, en deux exemplaires, le
Le Président de l’association Le Maire,
Le Comité de la Fête historique des Louches
Jean-Claude LECOINTRE Eric VANSTAEN
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 20 sur 47
Annexes :
FÊTE HISTORIQUE DES LOUCHES 2023
Sur le thème « Edifices d’autrefois »
PROGRAMME PRÉVISIONNEL :
• Exposition thématique : du 1er septembre au 14 octobre dans les couloirs de l’hôtel de ville, complétés de photos suite au concours organisé du 1 er /05 au 31/07
• TOURNOI DE CHEVALERIE : samedi 30/09 de 14h à 22h et dimanche 1er/10 de 14h à 18h
o Spectacle : entrainement des chevaliers, figures acrobatiques et jeux
médiévaux à cheval
o Spectacle de chevalerie
o Animations pédagogique et ludique pour les enfants
o Fauconnerie
o 3 échassiers en déambulation
o Samedi soir spectacle nocturne : chevaux, feu, pyrotechnie
• OUVERTURE OFFICIELLE DE LA FÊTE : samedi 7/10 à 19h, sur le parvis de l’Hôtel de ville, suivi du cortège des allumoirs, du jet de louches des enfants, de la remise de prix du concours et de l’ouverture officielle de la Fête foraine)
• MARCHE MÉDIÉVAL AVEC ANIMATIONS : samedi 7/10 à partir de 14h et dimanche 8/10 à partir de 10h dans le jardin public
• LA FÊTE FORAINE : du samedi 7/10 au lundi 9/10,
• MESSE A L’EGLISE SAINT CHRYSOLE : dimanche 8/10, à 10h
• COURSE CYCLISTE CRITÉRIUM DES LOUCHES : dimanche 8/10 matin - suivie de la réception de remise des récompenses dans le bar de Lys Arena à 11h30
• CORTÈGE HISTORIQUE : dimanche 8/10, à 15h
• JET DE LOUCHES : dimanche 8/10, à 17h
• REMISE DE LA CLEF DE LA VILLE : dimanche 8/10, vers 18h (suivie de la réception officielle de clôture)
• FRANC MARCHÉ : lundi 9/10, de 8h30 à 13h sur la grand place et rues voisines,
• REMISE DES PRIX du concours photos lundi 9/10 à 18h00
• CONCERT CLASSIQUE : lundi 9/10, à 20h, à l’auditorium Lys Arena -par la Société Symphonique L’Espérance PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 21 sur 47
FÊTE HISTORIQUE DES LOUCHES 2023
Sur le thème « Edifices d’autrefois »
Outils et calendrier prévisionnels de Communication
préconisations techniques et échéancier :
1) AFFICHES 40 x 60
- Format : 400 x 600 mm
- Quantité : 500 ex
- Papier : cyclus print 115 g
- Impression quadri recto
- Diffusion : 20 ex par la ville (bâtiments municipaux), 80 pour la Maison du patrimoine (partenaires touristiques et demandes), 380 ( ?) ex par le comité (commerçants, associations…)
- Remise des exemplaires imprimés à la ville au plus tard lundi 4/09/2023 2) TRACTS CORTÈGE
- Format : A5
- Quantité : 7 000 ex
- Papier : cyclus print 90 g
- Impression quadri recto + verso
- Diffusion : 500 ex par la Maison du patrimoine, les 6 500 ex par le comité lors du cortège - Remise des exemplaires imprimés à la ville au plus tard mardi 19/09/2023 3) CARTON D’INVITATION JET DES LOUCHES (pour les invités de la Ville) - Format : 99 x 210 mm
- Quantité : à définir
- Impression quadri recto/ verso (copies en interne)
- Diffusion : les ex sont envoyés par la Ville, à partir de mardi 19/09/23 - Remise du fichier (visuel de recto) pour impression mercredi 30/08/2023 - NB : édition et remise des laisser-passer (pour le jet et/ou la réception), par le Comité, pour ses invités dont le nombre maximum sera indiqué au Comité par la Municipalité 4) 4 ème DE COUV. MVMC OCTOBRE
- Format : 21x29,7 cm (A4), CMJN, 5 mm de débord
- Remise du fichier au service communication au plus tard mercredi 30/08/2023 5) DOSSIER DE PRESSE
- Réalisé par l’association. Impression par la Ville (30 exemplaires). Si besoin, mise à disposition du « fichier presse » de la Ville pour envoi du dossier et des invitations presse par l’association.
6) AFFICHE « ALLUMOIRS » :
- Impression par le Comité ; remise de 20 exemplaires à la Maison du patrimoine pour diffusion dans les services municipaux (culture et jeunesse), à partir de mardi 5/09/23. 7) DIVERS
- MARQUE-PAGE : Remise d’exemplaires imprimés (avec les cartes postales) à la Maison du patrimoine pour diffusion à l’accueil ;
- CALICOTS : installation par le Comité (selon le planning annuel d’affichage des calicots géré par le service de la communication de la Ville)
- Livrets programme : Remise de 70 exemplaires à la Maison du patrimoine pour diffusion à l’accueil (après leur distribution en toutes boites par le Comité).
Nb : pour les modalités relatives à l’exposition et au concours de photos, voir les modalités inscrites dans la convention spécifique à cette manifestation PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 22 sur 47
11. SUBVENTION À L’ASSOCIATION PHILHARMONIE DE
QUESNOY-SUR-DEULE
Rapporteur : Mme Murielle FARELO, 9ème Adjointe.
La Philharmonie de Quesnoy-sur-Deûle fut fondée en 1828. Elle est désormais composée d'un orchestre d'Harmonie et d'une batterie fanfare.
Elle poursuit ses activités entre perpétuation des traditions locales et protocolaires (commémorations, festivités), projets interdisciplinaires et échanges internationaux. Elle s’initie également aux nouvelles formes de musiques.
L’association a d’ailleurs animé musicalement, à plusieurs reprises, la cérémonie annuelle du 6 septembre commémorant l’anniversaire de la libération de Comines le 6 septembre 1944 par les troupes Britanniques.
Par ailleurs, l’association a pour projet d’animer le 79ème anniversaire de la Libération de Comines, le 6 septembre prochain…... Ainsi, et bien que n’étant pas cominoise, la Philharmonie de Quesnoy-sur-Deûle développe à Comines une action d’intérêt local, en animant l’un de ses temps-fort commémoratifs conduit chaque année par la Municipalité et les associations patriotiques cominoises.
En conséquence, il vous est proposé :
- D’allouer à l’association Philharmonie de Quesnoy-sur-Deûle, pour l’exercice 2023, une subvention d’animation de 450,00 €, pour la soutenir dans ses activités de pratique collective de la musique ;
- De liquider ce concours au profit de l’association comme suit : sur constat de la réalisation du projet envisagé.
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 23 sur 47
12. CONCOURS MUNICIPAUX AUX DÉPENSES DU CENTRE
SOCIAL DE COMINES
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire.
En matière d’offre d’accueils et de loisirs proposée aux administrés sur la commune, le Centre Social de Comines est un partenaire.
Ses actions « Enfance » sont complémentaires à l’offre de service municipale et permettent de mieux répondre aux besoins des familles sur le territoire cominois.
C’est pourquoi la ville de Comines, sous condition de critères, soutient financièrement l’association sur deux pendants :
-> actions enfance : accueils de mineurs (A.C.M.) et halte-garderie,
-> animation globale.
I) Modalités de soutien municipal aux actions « enfance » du Centre Social :
I-1) Cadre général de subventionnement municipal :
La ville de Comines verse à l’association une participation spécifique Enfance s’appuyant sur les critères plafonds de co-financement du Contrat Enfance Jeunesse, à partir des heures enfants réelles (ou effectivement réalisées) et en fonction d’un pourcentage de prise en charge arrêté.
La subvention Enfance soutient les actions suivantes :
-> la halte-garderie,
-> les accueils de loisirs périscolaires (mercredis) et extrascolaires (vacances scolaires) pour les maternels et les primaires.
Par ailleurs, les nouvelles règles de la P.S.U. (prestation de service unique) sont reprises pour la halte-garderie. Désormais, le coût heure/enfant plafond retenu dépend du taux de facturation de la structure obtenu à l’année échue ainsi que de la fourniture de couches ou repas.
Ladite subvention court sur deux années, à l’identique du versement des prestations de la Caisse d’Allocations Familiales du Nord :
- Une avance en année N
- Le solde en année N + 1, à partir du réalisé de l’année N.
I-2) Modalités de participation municipale aux actions « enfance » du Centre social :
Pour les A.C.M. et la halte-garderie, ce sont les états de présence « réels » et comptes de résultat communiqués par le Centre Social à la Caisse d’Allocations Familiales (C.A.F.) du Nord pour le calcul de ses participations « Enfance » au titre de l’année 2022 qui sont retenus pour l’établissement du montant de la participation municipale au même titre.
I-2-1) Accueils de loisirs – réalisé 2022 :
MODALITES DE SUBVENTIONNEMENT MUNICIPAL
Type d’accueil : Coût heure/enfant plafond fixé (*) Pourcentage de prise en charge applicable
ACM périscolaire (dont garderie) 4,00 € 26%
ACM extrascolaire (dont garderie) 4,00 € 26%
(*) sauf si le coût réel desdites actions est en deçà. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 24 sur 47
REALISE 2022 DU CENTRE SOCIAL EN ACCUEIL DE LOISIRS
Type d’accueil : Nombre d’heures- enfants réalisées Charges propres à l’action Coût heure-enfant 2022
Accueils de loisirs
périscolaires 4 933H50 18 069,85€ 3,66€
Accueils de loisirs
extrascolaires 20 860H50 90 315,63€ 4,33€
TOTAUX 25 794H00 108 385,48 €
La participation municipale aux actions accueils de loisirs du Centre Social de Comines au titre de l’année 2022, s’arrête donc à :
Type
d’accueil :
Coût heure-
enfant plafond
fixé
Pourcentage de
prise en charge
applicable
Réalisé 2022 du
Centre social de
Comines en
heures-enfants
Participation
municipale au
titre de l’année
2022
ACM
périscolaires 3,66€ 26% 4 933H50 4 695€
ACM
extrascolaires 4,00€ 26% 20 860H50 21 695€
TOTAL : 26 390€
I-2-2) Halte-garderie – réalisé 2022 :
MODALITES DE SUBVENTIONNEMENT MUNICIPAL
Type d’accueil : halte-garderie Coût heure/enfant plafond fixé(*) Pourcentage de prise en charge applicable
Taux de facturation inférieur ou
égal à 107%
Fourniture de couches et repas
8,76€ 24%
Taux de facturation supérieur à
107% et inférieur ou égal à
117%
Fourniture de couches et repas
8,10€ 24%
Taux de facturation supérieur à
117%
Fourniture de couches et repas
7,49€ 24%
(*) sauf si le coût réel desdites actions est en deçà.
REALISE 2022 DU CENTRE SOCIAL
Type
d’accueil :
Nombre d’heures-
enfants réalisées
Charges propres
à l’action
Coût heure-
enfant 2022
Taux de
facturation*
Halte-garderie 11 414H 133 264,32€ 11,68€ 101,72%
Fourniture de couches : oui
Fourniture de repas : oui
* Taux de facturation = heures facturées / heures réalisées X 100 : (10 732H / 10 590H) X 100 = 101% PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 25 sur 47
La participation municipale aux actions halte-garderie du Centre Social de Comines au titre de l’année 2021, s’arrête donc à :
Type
d’accueil :
Coût heure-
enfant plafond
fixé
Pourcentage de
prise en charge
applicable
Réalisé 2022 du
Centre social de
Comines en
heures-enfants
Participation
municipale au
titre de l’année
2022
Halte-garderie 8,76€ 24% 11 414H 23 997€
I-2-3) Résumé des concours municipaux aux actions « enfance » du Centre Social :
Type d’accueil : Participation municipale au titre de l’année 2022 Accueils de loisirs 26 390€
Halte-garderie 23 997€
TOTAL 50 387€
Dans l’objectif d’épargner la trésorerie du Centre Social de Comines, il lui est octroyé une avance sur la participation municipale à ses dépenses « Enfance » au titre de l’année en cours égale à 50% de la subvention attribuée pour le même objet au titre de l’année échue.
1-2-4) Les mises à dispositions gracieuses consenties à l’association :
L’allocation du photocopieur par la Commune au Centre Social de Comines est maintenue et ce pour la réalisation de 50 000 photocopies par an, tout dépassement de ce quota constaté sur l’année concernée fera l’objet d’une régularisation. Le coût annuel de cette allocation pris en charge par la Ville est de 1 002€.
De plus, la Ville met gracieusement à disposition du Centre Social divers locaux municipaux pour les activités reprises ci-dessous, pour un montant annuel total de 21 574€ :
Activités de
l’association
Locaux municipaux Coût des mises à
disposition gracieuses
Foot en salle E. Decottignies 1 313€
Stretching postural Salle de danse N. Cornille 0€
Atelier Rénov’meuble La tannerie 7 852€
Accompagnement
scolaire
Ecoles Veil et Brel
(2 salles) 0€
ACM Ecole Veil en PVS + MDE
GVS 5 915€
Auditorium Lys Arena 1 200€
Coût total des mises à disposition 16 280€
II) Modalités de participation municipale à l’animation globale du Centre social :
II-1) Cadre général de subventionnement municipal :
La subvention municipale liée à l’animation globale a pour base le dernier plafond communiqué par la Caisse Nationale d’Allocations Familiales (C.N.A.F.) en la matière, sur lequel s’applique aussi un pourcentage de prise en charge.
II-2) Modalités de participation municipale :
Animation globale : Dernier plafond C.N.A.F. Pourcentage de prise en charge applicable
Base de calcul 176 963€ 35%
Subvention municipale 61 937€ PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 26 sur 47
En conséquence, il vous est proposé :
I) D’arrêter les concours municipaux aux actions spécifiques « Enfance » du Centre Social de Comines, au titre de l’année 2022, comme suit :
A) Participation municipale aux actions spécifiques « Enfance » : 50 387€,
B) Déduction du montant de cette subvention de l’avance de 44 516€ déjà versée, soit un solde de 5 871€,
C) Pondération de 17 282€ correspondant aux prises en charge municipales suivantes :
le photocopieur pour 1002€,
les mises à disposition gracieuses de locaux municipaux pour 16 280€,
D) Soit un solde total de 67 669€ de concours municipaux aux dépenses spécifiques « Enfance » du Centre Social de Comines, au titre de l’année 2022.
II) D’arrêter les concours municipaux aux dépenses du Centre Social, au titre de l’année 2023 :
A) Concours municipaux à la Mission d’Animation Globale :
Comparaison de ce socle à hauteur de 35% du plafond de la Caisse Nationale d’Allocations Familiales (C.N.A.F.) au regard des efforts consentis par l’association pour le développement de ses accueils enfance,
Soit 176 963€ X 35% = 61 937€,
B) Déduction du montant de l’avance de 61 937€ déjà versée à la mission d’animation globale, soit un solde 0€,
C) Concours municipaux aux dépenses spécifiques « Enfance » :
1) Attribution au Centre Social de Comines d’une avance sur la participation municipale au titre des dépenses qui seront supportées par l’association pour ses actions « Enfance » 2023,
2) Fixation de ladite avance à 50% de la participation municipale aux dépenses supportées par le Centre Social de Comines au titre de ses actions « Enfance » de l’année 2022, soit à 25 194€,
3) Réajustement de ladite avance de la subvention qui sera allouée en 2024, au Centre Social au titre de la participation municipale aux dépenses supportées par l’association pour ses actions « enfance » de l’année 2023, en tenant compte des coûts heure/enfant/plafond,
III) D’autoriser Monsieur le Maire à signer la convention afférente, portant sur les concours municipaux précités.
IV) Récapitulatif des divers concours municipaux aux Centre Social de Comines :
Concours Municipaux Montant Prises en
charges Ville
Déjà payé A verser
Participation municipale spécifique « Enfance » au titre
de l’année 2022 comprenant :
la part spécifique « enfance »,
la mise à disposition d’un photocopieur,
la mise à disposition de locaux municipaux.
67 669€ dont :
50 387€
1 002€
16 280€
1 002€
16 280€
44 516€ 5 871€
Participation municipale à la « Mission d’Animation
Globale » au titre de l’année 2023 61 937€ 61 937€ 0€
Avance de la participation municipale spécifique «
Enfance » au titre de l’année 2023 25 194€ 0€ 25 194€
Soit un total de concours municipaux
au Centre Social de : 154 800€
Avances versées 106 453€
Reste à verser un total de : 31 065€ PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 27 sur 47
INTITULE DE L’OPERATION :
Concours municipaux aux dépenses du Centre Social de
Comines
CONTROLE DE GESTION
AGENT REFERENT : Virginie KAMINSKI
POURQUOI
?
(contexte,
historique,
constat local,
problématique
repérée,
besoin
spécifique)
Depuis le 1er/01/1998, partenariat contractualisé entre la Ville de Comines et la C.A.F. du Nord pour faciliter la mise en adéquation entre les demandes / besoins des parents ayant des enfants et l’offre de services proposée sur la commune.
Ce partenariat a d’abord pris la forme de contractualisations distinctes (Contrat Enfance : 0/6 ans et Contrat Temps Libre : 6/16 ans) bâties sur des schémas pluriannuels d’actions, déclenchant le cofinancement mécanique de la C.A.F. du Nord à hauteur de 47,7% sur les dépenses nouvelles assumées par la commune.
Dès 2008, ces contrats ont été requalifiés par la C.A.F. en « Contrat Enfance Jeunesse » (0/17 ans) : poursuite des schémas pluriannuels d’action financées sur 4 ans à partir d’enveloppes normées et sous réserve du respect des seuils contractuels fixés (coût heure enfant, taux d’occupation, taux de facturation,..).
QUOI ?
(objectifs
généraux et
opérationnels)
Répondre aux besoins exprimés par les parents en :
Développant l’offre de services existante ou en créant les structures sollicitées, Proposant des services répondant aux demandes en loisirs et modes de garde.
COMMENT
?
(descriptif,
moyens à
mettre en
œuvre :
réunions,
supports,
rythme,)
Le Centre social, partenaire de la Ville dans le champ de l’enfance, a maintenu et adapté son offre de services (halte-garderie et accueils de loisirs : A.L.S.H.).
En contrepartie des dépenses enfance supportées par l’association, la Ville lui alloue une subvention recouvrant 1 participation à la mission d’animation globale et une autre spécifique aux actions Enfance.
POUR
QUI ?
Les enfants fréquentant les accueils de loisirs et la halte-garderie du Centre Social.
PAR QUI ? Les équipes de direction et d’animation accueils de loisirs et halte-garderie du Centre Social. AVEC
QUI ?
La Ville, le Département et la C.A.F.
QUAND ?
(durée de
préparation,
période
d’action,
période
d’évaluation)
Dès l’année échûe, le Centre Social doit faire parvenir l’ensemble des justificatifs attendus permettant au Conseil Municipal d’arrêter les concours à allouer.
Ces derniers sont conditionnés par le respect des critères fixés, la réalité et le réalisé de l’exercice, …
CRITERES
D’EVALUA
TION
La participation à la mission d’animation globale est fonction du plafond défini par la C.N.A.F. et du % de prise en charge Ville,
La participation aux actions enfance est fonction des heures-enfants réalisées en accueils de loisirs et en halte-garderie, sur lesquelles s’appliquent un % de prise en charge Ville. (*) : A compter de 2018, la prestation enfance se voit déduite du montant des repas ALSH consommés par l’association jusqu’au passage aux repas livrés (sept 2021) BILAN
(Les totaux
sont arrondis)
ANNEE Participation à la mission d’animation globale Participation spécifique aux Enfance TOTAL
2023 61 937€ 25 194€
(prévisionnel à 50%)
2022 61 937€ 50 387€ 112 324€
2021 61 022€ (*) 44 515€ 105 537€
2020 60 120€ (*) 29 432€ 89 552€
2019 59 231€ (*) 41 194€ 100 425€
2018 57 494€ (*) 38 843€ 96 337€
2017 57 494€ 47 730€ 105 224€
2016 56 449€ 48 534€ 104 983€
2015 55 424€ 42 439€ 97 863€
2014 54 417€ 47 032€ 101 449€
2013 52 458€ 45 132€ 97 590€
2012 52 458€ 45 463€ 97 921€
2011 50 778€ 42 594€ 93 372€
2010 56 523€ 43 301€ 99 824€
2009 50 455€ 31 516€ 81 971€ PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 28 sur 47
2008 48 916€ 31 712€ 80 628€
2007 41 157€ 30 730€ 71 887€
2006 30 886€ 35 346€ 66 232€
2005 41 641€ 31 771€ 73 412€
2004 41 641€ 31 239€ 72 880€
2003 40 078€ 29 761€ 69 839€
2002 38 173€ 33 946€ 72 119€
2001 37 333€ 33 279€ 70 612€
2000 36 456€ 32 775€ 69 231€
1999 35 917€ 26 067€ 61 984€
1998 35 597€ 0€ 35 597€
1997 40 704€ 0€ 40 704€
Pour l’exercice 2020 :
> La pandémie COVID ayant obligé la fermeture des structures d’accueil lors du 1 er confinement, explique la baisse de la subvention municipale aux actions enfance de l’association. 2021 : Retour à la normale pour les activités de l’association, notamment la halte-garderie. ACTIONS PETITES E NFANCE DU CENTRE SOCIAL
Année Nbre heure /
enfants
halte-
garderie
Dépenses
halte-
garderie
Coût heure /
enfant halte
garderie
Nbre heure /
enfants
A.LS.H.
Dépenses
A.L.S.H.
Coût heure /
enfant
A.LS.H.
TOTAL
HEURES/EN
FANTS
REALISEES
1997 2 419,00 18 929€ 7,82 16 992,00 37 465€ 2,20 19 411,00
1998 20 796€ 46 705€
1999 48 708€ 54 169€
2000 7 460,00 55 522€ 7,44 20 904,00 63 324€ 3,03 28 364,00
2001 12 936,00 71 946€ 5,56 25 200,00 69 773€ 2,77 38 136,00
2002 14 380,00 98 409€ 6,86 22 580,00 76 327€ 3,37 36 960,00
2003 11 540,00 83 957€ 7,27 21 572,00 81 145€ 3,76 33 112,00
2004 10 576,00 86 948€ 8,22 25 044,00 83 078€ 3,31 35 620,00
2005 10 908,48 77 541€ 7,11 25 272,00 73 867€ 2,92 36 180,48
2006 14 507,52 99 666€ 6,87 20 716,00 69 913€ 3,27 35 223,52
2007 11 207,52 94 327€ 8,41 20 908,00 63 755€ 2,95 32 115,52
2008 12 166,48 108 966€ 8,95 18 716,00 66 310€ 3,61 30 882,48
2009 12 390,88 84 593€ 6,83 17 260,00 68 079€ 3,94 29 650,88
2010 11 967,00 96 444€ 8,06 15 293,00 66 863€ 4,37 27 260,00
2011 11 170,50 90 769€ 8,13 16 051,00 66 390€ 4,14 27 221,50
2012 11 351,00 101 627€ 8,95 24 801,50 102 807€ 4,14 36 152,50
2013 11 885,50 106 188€ 8,93 23 803,50 96 283€ 4,04 35 869,00
2014 12 493,00 106 658€ 8,54€ 24 408,00 100 911€ 4,13€ 36 901,00 2015 12 365,00 120 572€ 9,75€ 22 906,00 82 937€ 3,62€ 35 721,00 2016 12 425,00 129 404€ 10,41€ 27 755,00 97 779€ 3,52€ 40 180,00 2017 11 616,00 107 527€ 9,26€ 25 119,50 103 200€ 4,11€ 36 735,50 2018 11 276,00 100 538€ 8,92€ 24 881,50 94 451€ 3,80€ 36 157,50 2019 11 432,00 98 035€ 8,57 24 350,00 124 738€ 5,12€ 35 782,00
2020 6 604,00 89 875€ 13,61€ 24 343,00 85 973€ 3,53€ 30 947,00
2021 10 590,00 112 258€ 10,60€ 23 750,50 86 500€ 3,64€ 34 340,50 2022 11 414,00 133 264€ 11,68€ 25 794,00 108 385€ 4,20€ 37 208,00 Seuils contractuels C.A.F. : 7,22€ heure/enfant pour la halte-garderie et 4€ heure/enfant pour l’A.L.S.H. A compter de 2015, le seuil contractuel C.A.F. pour la halte-garderie change car il tient compte de la fourniture des couches et des repas. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 29 sur 47
ANNEE 2023 - CONVENTION PORTANT CONCOURS MUNICIPAUX AU CENTRE SOCIAL Entre la Ville de COMINES,
représentée par son Maire, Eric VANSTAEN, agissant en vertu d’une délibération de son Conseil Municipal en date du 09 juin 2023,
désignée ici sous le terme « l'Administration »,
et l'association dénommée Centre Social,
association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé 25 place du Général de Gaulle à COMINES (59 560),
représentée par sa présidente, Madame Marie-France WOJCIECHOWSKI, désignée sous le terme « l'Association », d'autre part,
- No SIRET : 783 557 002 000 17
- Code APE : 853K
Préambule :
Conformément aux orientations données lors des Assises nationales de la vie associative, les administrations doivent, dans les relations qu'elles nouent avec les associations, veiller tout particulièrement au respect de la liberté associative et des principes éthiques qui sont le fondement de la vie associative.
Le subventionnement sur projet ou action ne doit pas conduire à exclure tout financement de frais de structure dans le cas, notamment, où ce projet ou cette action coïncide avec l'objet statutaire de l'association.
Sur le territoire de la ville de Comines, l’Administration agit dans, notamment, le champ de l’Enfance selon les priorités suivantes :
- Cohérence et sécurité éducative,
- Approche globale de l’enfant,
- Qualité du service à la population.
L’Association, dans son action Enfance, rencontrant les priorités de l’Administration, la présente arrête les modalités de son soutien à la première.
Article 1er : Objet de la convention :
Par la présente convention, l'Association s'engage à réaliser les actions conformes à son objet social : - Halte-Garderie,
- A.C.M. (accueil collectif de mineurs) : accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires maternels et primaires,
- Animation globale.
et à mettre en œuvre, à cette fin, tous les moyens nécessaires à leur bonne exécution. Pour sa part, l'Administration s'engage, sous réserve de l'inscription des crédits aux budgets de l’exercice, à soutenir financièrement la réalisation de ces actions, y compris les moyens de fonctionnement qu'elle requiert selon les conditions suivantes :
Détermination des concours municipaux :
1) Concours aux accueils « enfance » :
Type d’accueil Coût heure – enfant
Plafond retenu
Pourcentage de prise en
charge applicable
Halte-Garderie 8,76€ 24 %
ACM périscolaires 3,66€ 26 %
ACM extrascolaires 4,00€ 26 %
- Ce sont les états de présence « réels » et comptes de résultat communiqués par le Centre Social de Comines à la Caisse d’Allocations Familiales du Nord pour le calcul de ses participations « enfance » au titre de l’année 2022 qui sont retenus pour l’établissement du montant de la participation municipale au même titre.
- Pour la halte-garderie, interviennent également le taux de facturation et la fourniture de couches et de repas.
- Réfaction desdits concours, des avances déjà versées d’un montant de 44 516€. 2) Concours à la « Mission d’Animation Globale » :
Il est bâti depuis le socle de référence de 1997 à hauteur de 40 703,88€ : - comparé à 35% du plafond de la Caisse Nationale d’Allocations Familiales (C.N.A.F.) au regard des efforts consentis par l’association pour le développement de ses accueils petite enfance,
=> 176 963€ X 35% = 61 937€,
SOIT une participation à la Mission d’Animation Globale pour l’année 2023 de 61 937€ sur laquelle s’applique la déduction de l’avance du même montant déjà versée. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 30 sur 47
3) Autres concours :
- Mise à disposition d’équipements :
L’Association se verra mettre à disposition, sous réserve de l’accomplissement des formalités nécessaires et qu’ils soient disponibles et dans un état les rendant propres à leur destination, les équipements, propriété de l’Administration, qu’elle aura expressément sollicités au titre de la réalisation de l'objectif mentionné à l'article 1 er .
Les mises à disposition gracieuses opérées dans ce cadre représentent un coût annuel de 16 280€. - Mise à disposition de moyens :
L’Association se voit mettre à disposition, dans le strict cadre du marché passé par l’Administration en matière de matériels de reprographie, un photocopieur de marque Canon, modèle IR 2200 à chargeur recto-verso.
L’Administration assumera la location dudit matériel et sa maintenance à concurrence de 50 000 photocopies par année civile et ce, pour un crédit annuel ouvert à hauteur de 1 002 €. Enfin, ledit matériel sera accompagné de son meuble de rangement. - Avance sur le concours aux accueils 2023 :
Sur la demande expresse de l’Association, l’Administration lui alloue une avance pour un montant égal à 50% de celui ici arrêté, soit 25 194€.
Article 2 : Durée de la convention
Conçue pour se dérouler sur une durée d’une année, la présente convention est à échéance du 31 décembre 2023.
Elle pourra être renouvelée sous réserve de la présentation par l'association, un mois après la tenue de l'assemblée générale et, au plus tard, à l'expiration d'un délai de six mois suivant la clôture de l'exercice comptable des documents mentionnés aux articles 5 et 6.
L'administration notifie chaque année le montant de la subvention.
Article 3 : Modalités d'exécution de la convention
Des annexes à la présente convention précisent :
- les programmes d'actions conformes à l'objet social de l'association visés à l'article 1 er ; - le budget prévisionnel global de l'objectif ainsi que les moyens affectés à sa réalisation. Cette annexe détaille les autres financements attendus en distinguant les apports de l'Etat, ceux des collectivités territoriales, des établissements publics, des fonds communautaires, les ressources propres, etc. ; - les contributions non financières dont l'association dispose pour la réalisation de l'objectif mentionné à l'article 1er (mise à disposition de locaux, de personnel...).
Article 4 : Montant de la subvention et conditions de paiement
La subvention est imputée sur les crédits du chapitre 5-23, article 6574, du budget de l’année 2022. Des éléments fournis, il ressort que le réalisé du Centre Social au titre de l’année 2022 s’établit comme suit :
Type d’accueil Nombre d’heures-
enfants réalisées
Charges propres à
l’action
Coût heure-enfant
2022
Autres critères
ACM périscolaires 4 933H50 18 070€ 3,66€ /
ACM
extrascolaires 20 860H50 90 316€ 4,33€ /
Halte-Garderie
11 414H00 133 264€ 11,68€
Taux de facturation
= 101%
Fourniture de repas
et de couches
TOTAUX : 37 208H00 241 650€
Les concours municipaux aux actions « petite enfance » du Centre Social de Comines au titre de l’année 2022 s’établissent donc comme suit :
Type d’accueil Coût heure-enfant
plafond retenu
Pourcentage de
prise en charge
applicable
Réalisé 2022 du
Centre Social de
Comines en
heures-enfants
Participation
municipale au titre
de l’année 2022
ACM périscolaires 3,66€ 26,00% 4 933H50 4 695€
ACM
extrascolaires 4,00€ 26,00% 20 860H50 21 695€
Halte-Garderie 8,76€ 24,00% 11 414H00 23 997€
TOTAL : 50 387€ PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 31 sur 47
Le montant total de la subvention en numéraire allouée à l’association est de 154 800€ dont 31 065€ encore à verser (solde de la « prestation Enfance » 2022 + participation « animation globale » 2023 + avance « prestation Enfance » 2023 – les déductions des avances « enfance » et « animation globale ») selon le tableau ci-dessous :
Concours Municipaux Montant Prises en
charges Ville
Déjà payé A verser
Participation municipale spécifique « Enfance »
au titre de l’année 2022 comprenant :
la part spécifique « enfance »,
la mise à disposition d’un photocopieur,
la mise à disposition de locaux municipaux.
67 669€
dont :
50 387€
1 002€
16 280€
1 002€
16 280€
44 516€ 5 871€
Participation municipale à la « Mission
d’Animation Globale » au titre de l’année 2023 61 937€ 61 937€ 0€ Avance de la participation municipale spécifique
« Enfance » au titre de l’année 2023 25 194€ 0€ 25 194€
Soit un total de concours municipaux
au Centre Social de : 154 800€
Avances versées 106 453€
Reste à verser un total de : 31 065€
Cette subvention annuelle sera créditée au compte de l'association selon les procédures comptables en vigueur et les modalités suivantes : Mandat administratif.
Les versements seront effectués au compte n°30027 17007 0026233701 90 ouvert auprès de l’établissement BSD COMINES, sous réserve du respect par l'association des obligations mentionnées à l'article 5.
Le comptable assignataire est le Trésorier Municipal.
Article 5 : Obligations comptables
L'Association s'engage :
- à fournir chaque année le compte rendu financier propre aux programmes d'actions conformes à l'objet social de l'association - signé par le président ou toute personne habilitée, dans les six mois suivant sa réalisation ou avant le 1er juillet au plus tard de l'année suivante ;
- à adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au règlement no 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations, homologué par arrêté interministériel en date du 8 avril 1999, et à fournir lesdits comptes annuels dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. L'association, qui est soumise à l'obligation légale de faire procéder au contrôle par un (ou plusieurs) commissaire(s) aux comptes ou qui fait appel volontairement à un contrôle exercé par un commissaire aux comptes, s'engage à transmettre à l'administration tout rapport produit par celui-ci ou ceux-ci dans les délais utiles.
Article 6 : Autres engagements
L'Association communiquera sans délai à l'administration copie des déclarations mentionnées aux articles 3 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d'administration publique pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association. En cas de retard pris dans l'exécution de la présente convention, l'Association en informe également l'Administration.
Article 7 : Conditions d’exécution
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de l'Administration des conditions d'exécution de la convention par l'Association, et sans préjudice des dispositions prévues à l'article 10, l'Administration peut suspendre ou diminuer le montant des avances et autres versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention. Article 8 : Contrôle de l'administration
L'Association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par l'Administration de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'Association remet, dans un délai de six mois, un bilan couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, est réalisé par l'Administration, en vue d'en vérifier l'exactitude. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 32 sur 47
Article 9 : Evaluation
L'évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions auxquels l'Administration a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre celle-ci et l'Association et précisées en annexe de la présente convention. L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet mentionné à l'article 1er, sur l'impact des actions ou des interventions, s'il y a lieu, au regard de leur utilité sociale ou de l'intérêt général, sur les prolongements susceptibles d'être apportés à la convention, y compris la conclusion d'une nouvelle convention.
Article 10 : Conditions de renouvellement de la convention
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 8 et au dépôt des conclusions éventuellement provisoires de cette évaluation prévu à l'article 9.
Article 11 : Avenant
Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant.
Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci ne puissent conduire à remettre en cause les objectifs généraux définis à l'article 1er.
Article 12 : Résiliation de la convention
En cas de non-respect par l'une ou l'autre partie des engagements respectifs inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre partie à l'expiration d'un délai de trois mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
Fait à Comines, le
Pour le Centre Social de
Comines,
La Présidente,
Marie-France
WOJCIECHOWSKI
Pour la Ville de Comines,
Le Maire,
Eric VANSTAEN
Isabelle VERMES rappelle que lors du dernier Conseil d’Administration du CCAS, Mme WOJCIECHOWSKI avait fait part de son souhait de s’entretenir avec M. le Maire afin du lui exposer les futures difficultés auxquelles elle serait bientôt confrontée. Elle demande si cette rencontre a eu lieu et ce qu’il en est ressorti.
M. le Maire explique qu’ils se sont rencontrés le 10 mai avec la CAF et le Département du Nord. Suite à un manque de document, une nouvelle réunion s’est tenue le 6 juin où un plan d’action a pu être mis en place. Chaque année, la CAF verse à la commune uine participation au titre des action enfance-jeunesse mises en place sur le territoire. 36 000 € tirés de ces concours seront versés au Centre Social. La ville ne les déduira pas cette année des 154 800 € de subventions alloués au Centre Social ce soir. A cela s’ajoutera également une subvention de la part du Département.
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 33 sur 47
13. ACQUISITION DES PARCELLES AK 12 ET AK 13 EN PARTIE SITUÉES AU 71 RUE GAMBETTA
Rapporteur : Patrick DEREUMAUX, Conseiller municipal délégué.
Monsieur et Madame BEAUMONT sont propriétaires des parcelles AK 12, AK 13 et AK 25, sises 71 rue Gambetta à Comines pour une contenance de 970m² qu’ils acceptent de céder pour 150 000 €.
Dans le cadre d’un projet commun avec la société immobilière de professionnels médicaux déjà installés sur le site, la Ville pourrait acquérir la parcelles AK 12 pour une contenance de 26m² et la parcelle AK 13 en partie pour 634m² selon le plan d’arpentage joint, la SCI décrite achetant les parcelles AK 13 en partie et AK 25.
Selon estimation des domaines sur la totalité du fonds en vente, la commune peut acheter à 100€ le m² soit 66 000 € pour les parcelles AK 12 et AK 13 en partie, les professionnels de santé se portant acquéreurs des parcelles AK 13 en partie et AK 25 pour la somme de 84 000 € et 270,97 le m².
Situés à proximité du centre-ville ainsi que de plusieurs équipements publics, ces espaces recevraient une aire de stationnement réalisée par la Métropole européenne de Lille qui l’a d’ores et déjà planifiée et financée à son Plan Pluriannuel d’Investissement.
L’équipement serait ensuite intégré au patrimoine métropolitain.
Enfin, les « frais de notaire » seraient à la charge de la Ville pour la partie qui la concerne.
En conséquence, il vous est proposé :
- De décider l’acquisition par la ville de Comines des parcelles AK 12 et AK 13 en partie, pour une contenance de 660m², appartenant à Monsieur et Madame BEAUMONT pour un montant de 66 000€ ;
- D’autoriser M. le Maire à signer tous documents relatifs à cette procédure.
Parcelle AK12 (26m²) et parcelle AK13 (634m²) PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 34 sur 47
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 35 sur 47
14. RÉTROCESSION À LA VILLE DE COMINES DES PARCELLES AS 20 ET AS 21 SITUÉES PRÈS DE LA LYS CHEMIN DE WARNETON BAS
Rapporteur : Patrick DEREUMAUX, Conseiller municipal délégué.
La SOFIM est propriétaire des parcelles AS 20 et AS 21, d’une contenance respective de 1637m² et 6274m² soit un total de 7911m².
En bordure de Lys, elles avaient été acquises dans le cadre de la réalisation du programme « Terrasses de la Lys ».
Aujourd’hui, la SOFIM propose à la ville d’en retrouver la propriété pour l’euro symbolique, les « frais de notaire » étant à la charge de la commune.
En conséquence, il vous est proposé :
- De décider la rétrocession à la ville de Comines des parcelles AS 20 et AS 21 appartenant à la SOFIM à l’euro symbolique ;
- D’autoriser M. le Maire à signer tous documents relatifs à cette procédure. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 36 sur 47
Jean-Claude BOUTRY demande le but de cette rétrocession. Patrick DEREUMAUX explique que ces parcelles permettront d’agrandir l’espace naturel
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 37 sur 47
15. MAJORATION - INDEMNITÉS DES ÉLUS – 3 ÈME LECTURE
Rapporteur : Eric VANSTAEN, Maire
L’article L2123-22 du Code général des collectivités territoriales nous dit que :
« Peuvent voter des majorations d'indemnités de fonction par rapport à celles votées par le conseil municipal dans les limites prévues par l'article L. 2123-23, par le I de l'article L. 2123-24 et par le I de l'article L. 2123-24-1 les conseils municipaux : 1° Des communes chefs-lieux de département, d'arrondissement et de canton ; 2° Des communes sinistrées ;
3° Des communes classées stations de tourisme au sens de la sous-section 2 de la section 2 du chapitre III du titre III du livre Ier du code du tourisme ;
4° Des communes dont la population, depuis le dernier recensement, a augmenté à la suite de la mise en route de travaux publics d'intérêt national tels que les travaux d'électrification ; 5° Des communes qui, au cours de l'un au moins des trois exercices précédents, ont été attributaires de la dotation de solidarité urbaine et de cohésion sociale prévue aux articles L. 2334-15 à L. 2334-18-4. ».
La formule de majoration :
Taux maximal de la strate supérieure X Taux appliqué / Taux maximal de la strate d’origine
La commune a été attributaire de la dotation de solidarité urbaine et de cohésion sociale au cours de l'un au moins des trois exercices précédents,
En conséquence, il vous est proposé :
- De fixer le montant des indemnités majorées pour l’exercice effectif des fonctions des adjoints et des conseillers municipaux délégués comme suit :
Article L2123-20-1 du Code général des collectivités :
« III. – Toute délibération du conseil municipal concernant les indemnités de fonction d'un ou de plusieurs de ses membres, à l'exception du maire, est accompagnée d'un tableau annexe récapitulant l'ensemble des indemnités allouées aux autres membres du conseil municipal. »
Élus Taux
% du montant du traitement correspondant
à l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire
de la fonction publique.
Maire 90,00%
9 Adjoints 20,59%
10 Conseillers municipaux délégués 9,30%
Nb : - Le montant des indemnités de fonctions est calculé sur l’indice brut terminal de la fonction publique.
- Les indemnités de fonctions seront automatiquement revalorisées en fonction de l’évolution de la valeur du point de l’indice.
- L’article L2123-24-1-1 du CGCT : « Chaque année, les communes établissent un état présentant l'ensemble des indemnités de toute nature, libellées en euros, dont bénéficient les élus siégeant au conseil municipal, au titre de tout mandat et de toutes fonctions exercés en leur sein et au sein de tout syndicat au sens des livres VII et VIII de la cinquième partie ou de toute société mentionnée au livre V de la première partie ou filiale d'une de ces sociétés. Cet état est communiqué chaque année aux conseillers municipaux avant l'examen du budget de la commune. »
ADOPTÉE À LA MAJORITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 22
Contre : 02
Abstention : 09 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 38 sur 47
Annexe à la DCM 2023-041 :
ÉTAT ANNUEL DES INDEMNITÉS DES ÉLUS
Les articles 92 dernier alinéa et 93 de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l’Engagement et à la Proximité ont institué une obligation d'établir un état annuel de l’ensemble des indemnités de toutes natures perçues par les élus siégeant au sein de leur conseil.
Cette présentation constitue une mesure d’information, elle n’a pas à faire l’objet d’un vote et ne donne pas lieu à une délibération.
Elus NOM
Montant brut
de
l'indemnité
Maire M. Eric VANSTAEN
Indemnité de fonction 3 622,97 €
Frais de représentation 500,00 €
1ère adjointe Mme Amélie DA SILVA 828,85 €
2nd adjoint M. Eric MUSELET 828,85 €
3ème adjointe Mme Isabelle DELBART 828,85 €
4ème adjoint M. Philippe CHRISTIAENS 828,85 €
5ème adjointe Mme Audrey NIQUET 828,85 €
6ème adjoint M. Hassan BENZEKRI 828,85 €
7ème adjointe Mme Litcia MONRANDINI 828,85 €
8ème adjoint M. Stéphane DILLY 828,85 €
9ème adjointe Mme Murielle FARELO 828,85 €
Conseillère municipale
déléguée Mme Véronique ASPEEL 374,37 €
Conseiller municipal délégué M. Jean-Claude ROGIER 374,37 €
Conseiller municipal délégué M. Xavier SIOMBOING 374,37 €
Conseiller municipal délégué M. Sébastien BOUDART 374,37 €
Conseiller municipal délégué M. Jean BACQUART 374,37 €
Conseiller municipal délégué Mme Elise CANION 374,37 €
Conseiller municipal délégué M. Julien ELAUT 374,37 €
Conseillère municipale
déléguée Mme Ludivine JOLY 374,37 €
Conseiller municipal délégué M. Patrick DEREUMAUX 374,37 €
Conseillère municipale
déléguée Mme Anne-Natacha LEROY 374,37 €
Conseiller métropolitain M. Alexis HOUSET 1 112,62 €
Conseiller régional M. Grégory TEMPREMANT 2 676,96 € PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 39 sur 47
16. CRÉATION D’UNE VACATION « GUIDE-CONFÉRENCIÈRE »
DANS LE CADRE DU PROJET DE MÉDIATION DE
L’OPÉRATION « CENTRALES »
Rapporteur : Ludivine JOLY, Conseillère municipale déléguée.
Dans le cadre d’un projet de médiation de l’opération « centrales » dont le principal axe est l’animation de visites thématiques (archivistique, patrimonial, conceptuel et urbanistique) est organisé de juillet à novembre 2023
Des expositions patrimoines et artistiques sont installées à la maison du patrimoine et deux visites thématiques en extérieur dans le périmètre des anciennes centrales sont prévues.
Ce projet nécessite l’intervention d’une guide-conférencière vacataire afin d’assurer cette mission.
Les personnels recrutés en qualité de vacataires pour accomplir un acte déterminé et limité dans le temps sont des agents publics n’ayant pas la qualité d’agent non titulaire au sens de la loi et de la jurisprudence administrative. Les règles de protection sociale, de rémunération et de congés ne leur sont pas applicables.
Le recrutement d’une guide-conférencière nécessite de fixer une rémunération en contrepartie de la tâche à accomplir.
En conséquence, il vous est proposé de :
- Créer une vacation « préparation et animation de visites thématiques en extérieur et à la maison du patrimoine » ;
- Recruter Madame Isabelle DEJARDIN pour assurer cette mission ;
- Fixer à 24,11 € nets (soit un brut de 30€) la rémunération horaire de cette vacation ;
- D’inscrire les crédits nécessaires au budget de l’exercice.
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 40 sur 47
17. RECOURS AU CONTRAT D’APPRENTISSAGE
Rapporteur : Amélie DA SILVA, 1ère Adjointe.
En complément de vos décisions précédentes relatives au même objet du 07 mars 2023, l’apprentissage apparait comme un outil de gestion prévisionnelle des effectifs et des compétences pour garantir la bonne marche des services.
En conséquence, il vous est proposé :
- D’autoriser le maire à conclure, à partir du troisième trimestre 2023, un contrat d’apprentissage conformément au tableau suivant :
Service Nombre de postes Diplôme préparé Durée de la formation
Ressources
Humaines 1
Bachelor
Ressources humaines 1 an
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00 PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 41 sur 47
18. DÉSIGNATION DES RÉFÉRENTS DÉONTOLOGUES DES ÉLU(E)S - AUTORISATION À SIGNER LA CONVENTION DE PRESTATION
DE SERVICES AFFÉRENTE
Rapporteur : Amélie DA SILVA, 1ère Adjointe.
I) Rappel du contexte
Conformément aux dispositions de l’article 218 de la loi n° 2022-217 du 21 février 2022 dite loi 3DS, ayant modifié les dispositions de l’article L.1111-1-1 du code général des collectivités territoriales, tout élu local peut désormais consulter un référent déontologue chargé de lui apporter tout conseil utile au respect des principes déontologiques consacrés dans la charte de l’élu local.
En application du décret n° 2022-1520 du 6 décembre 2022, les collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales et les syndicats mixtes ouverts doivent désigner un référent déontologue pour leurs élus au plus tard le 1 er juin 2023.
Plusieurs collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales ou syndicats mixtes ouverts peuvent désigner un même référent déontologue pour leurs élus par délibérations concordantes.
Par délibération 21 C 0231 en date du 23 avril 2021, le Conseil de la MEL a créé un comité de déontologie et d'éthique, organe consultatif composé de trois personnalités qualifiées, extérieures à la MEL, reconnues pour leur indépendance et leur impartialité, ainsi que pour leurs compétences en matière de droit public et de déontologie.
Le Comité de déontologie et d’éthique de la MEL est notamment composé des personnes suivantes :
- Madame Élise UNTERMAIER-KERLEO : présidente du comité de déontologie et d’éthique de la MEL et référente déontologue des élus métropolitains, Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO est maîtresse de conférences HDR en droit public à l’Université Jean Moulin Lyon 3 et membre de l’Observatoire de l’éthique publique.
- Monsieur Jean-Pierre BOUCHUT : ancien magistrat administratif près la cour administrative d'appel de Douai, M. Jean-Pierre BOUCHUT dispose d'une expérience de plus de 40 ans au sein de la fonction publique de l'État et de ses établissements publics.
Les membres du comité de déontologie et d’éthique ont été désignés pour une durée de 3 ans renouvelable une fois. Ils ne sont ni élus, ni agents de la Métropole Européenne de Lille ou de l’une de ses communes membres, ne sont pas placés en situation de conflit d’intérêts, et répondent pleinement à ce titre aux critères de désignation en qualité de référent déontologue de l’élu local telles que définies par le décret susvisé.
II) Objet de la délibération
Il est proposé la désignation de Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et de M. Jean-Pierre BOUCHUT en qualité de référents déontologues des élus municipaux de la commune, de manière concordante entre l’ensemble des communes du territoire de la MEL intéressées, dans les conditions suivantes.
Les référents déontologues des élus de la commune sont chargés de délivrer aux élus municipaux de la commune tout conseil utile au respect des principes déontologiques consacrés par la Charte de l’élu local visée à l’article L.1111-1-1 du code général des collectivités territoriales, et plus généralement de toutes obligations et principes déontologiques ou de transparence qui leur sont personnellement applicables. Les référents déontologues des élus peuvent ainsi être saisis par tout élu municipal afin d'obtenir tout conseil utile au respect des obligations déontologiques qui lui incombent personnellement. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 42 sur 47
Les référents déontologues des élus n’exercent pas les fonctions de référent alerte au sens de l’article 8 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée. Dans le cas où ceux-ci seraient saisis par un élu souhaitant signaler la commission par un autre élu de faits susceptibles de caractériser des crimes, délits, violations de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice à l’intérêt général, les référents déontologues des élus invitent l’élu à opérer ce signalement auprès du Procureur de la République.
Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et M. Jean-Pierre BOUCHUT sont désignés conjointement, en qualité de référents déontologues des élus de la commune pour une durée déterminée expirant à la date de cessation de leur mandat au sein du comité de déontologie et d’éthique de la MEL, soit pour une durée expirant le 22 avril 2024, ou en cas de renouvellement le 22 avril 2027.
La saisine des référents déontologues s’effectue par écrit. La saisine doit être précise et circonstanciée. Elle peut être accompagnée de toute pièce utile à la compréhension de la situation. Les référents déontologues s’organisent librement pour déterminer le référent déontologue qui sera chargé de traiter le dossier.
Les référents déontologues des élus sont tenus au secret professionnel dans le respect des articles 226-13 et 226-14 du code pénal et à la discrétion professionnelle pour tous les faits, informations ou documents dont ils ont connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions.
L’identité de l’auteur de la saisine ainsi que l’ensemble des échanges entre le référent déontologue chargé du dossier et l’élu auteur de la saisine sont strictement confidentiels. Les conseils émis par le référent déontologue sont communiqués de manière exclusive à l'élu auteur de la saisine et au second référent déontologue.
Conformément aux dispositions de l’arrêté du 6 décembre 2022 pris en application du décret n° 2022-1520 du 6 décembre 2022 relatif au référent déontologue de l'élu local, le référent déontologue chargé du dossier sera indemnisé sous forme de vacation à hauteur de 80 euros par dossier traité. Les référents déontologues pourront être remboursés de leurs frais de déplacement, hébergement et repas dans les conditions règlementaires.
Par convention de prestations de services prise au visa de l’article L. 5215-27 du CGCT, la MEL assurera pour le compte de la commune la coordination opérationnelle, administrative et financière afférente aux saisines des référents déontologues par les élus municipaux de la commune. La MEL mettra à disposition des référents déontologues les moyens matériels d’exercer leur fonction. La MEL procèdera, pour le compte de la commune qui la mandatera à cet effet, à l’engagement, à la liquidation et au règlement des vacations et frais de déplacement, hébergement et restauration des référents déontologues. S’agissant de charges obligatoires des communes à l’initiative des élus municipaux, la MEL refacturera les dépenses de vacation et frais susvisés aux communes, semestriellement. La prestation de coordination opérationnelle, administrative et financière sera quant à elle réalisée par la MEL à titre gracieux.
En conséquence, il vous est proposé :
- De désigner conjointement, dans les conditions visées à la présente délibération, Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et M. Jean-Pierre BOUCHUT, en qualité de référents déontologues des élus de la commune ;
- D’autoriser le Maire à signer la convention de prestations de services jointe en annexe de la présente délibération et dont les conditions essentielles sont rappelées ci-dessus ;
- D’imputer les dépenses afférentes au budget inscrit de la commune. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 43 sur 47
Annexe :
CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICES
L. 5215-27 du CGCT
ENTRE :
La Métropole Européenne de Lille, dont le siège est situé 2 boulevard des Cités Unies, à LILLE, représentée par son vice-président, M. Michel COLIN, dûment habilité par la délibération du Conseil de la Métropole en date du 30 juin 2023,
Ci-après désigné « la MEL »
D’UNE PART
et
La Commune de Comines représentée par son Maire, Éric VANSTAEN, agissant aux présentes en vertu d’une délibération du Conseil Municipal en date du 09 juin 2023 rendue exécutoire le (date à préciser)
Ci-après désigné « la Commune »,
D’AUTRE PART
Ensemble « Les Parties », individuellement « Chaque Partie » ou « une Partie » Vu la délibération du Conseil de la Métropole du 30 juin 2023,
Vu la délibération du Conseil municipal de la Commune de Comines n° (à préciser) Préambule
Conformément aux dispositions de l’article 218 de la loi n° 2022-217 du 21 février 2022 dite loi 3DS, ayant modifié les dispositions de l’article L.1111-1-1 du code général des collectivités territoriales, tout élu local peut désormais consulter un référent déontologue chargé de lui apporter tout conseil utile au respect des principes déontologiques consacrés dans la charte de l’élu local.
En application du décret n° 2022-1520 du 6 décembre 2022, les collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales et les syndicats mixtes ouverts doivent désigner un référent déontologue pour leurs élus au plus tard le 1 er juin 2023. Plusieurs collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales ou syndicats mixtes ouverts peuvent désigner un même référent déontologue pour leurs élus par délibérations concordantes. Plusieurs maires de communes membres de la MEL s’étant montrées intéressées par la mise à disposition par la MEL d’un référent déontologue des élus mutualisé au bénéfice des communes, la MEL a proposé aux communes de désigner conjointement en qualité de référents déontologues Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et M. Jean-Pierre BOUCHUT, membres du comité de déontologie et d’éthique de la MEL, selon conditions et modalités définies à la présente convention et repris par courrier de M. le Vice-président Michel COLIN. La Commune ayant confirmé son intérêt pour adhérer au dispositif proposé par la MEL, le conseil municipal a procédé par délibération n°(à préciser) en date du 09 juin 2023 à la désignation conjointe de Mme Elise UNTERMAIER-KERLEO et M. Jean-Pierre BOUCHUT en qualité de référents déontologues des élus municipaux et a autorisé M. le Maire à conclure la présente convention.
Il est convenu ce qui suit :
Article 1: Objet de la convention
La présente convention fixe les modalités et conditions dans lesquelles la MEL assure pour le compte de la Commune la coordination opérationnelle, administrative et financière afférent à la saisine des référents déontologues par les élus de la Commune.
Article 2: Obligations de la MEL
2.1 Coordination opérationnelle
La MEL met à disposition les moyens matériels nécessaires à l’exercice par les référents déontologues de leur mission auprès des élus de la Commune, et en particulier des adresses mail et postales de saisine.
La saisine des référents déontologues s’effectue par courriel envoyé à l’adresse suivante : deontologue.elus.communes@lillemetropole.fr ou à toute adresse électronique que la MEL communiquerait à la Commune en cas de changement. Les référents déontologues sont les seules personnes à pouvoir consulter cette messagerie électronique et répondre aux courriels qui leur sont adressés par les élus municipaux. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 44 sur 47
De manière exceptionnelle, la saisine des référents déontologues peut également être effectuée par voie postale à l’adresse suivante, sous double pli confidentiel : Référents déontologues des élus de la commune de Comines
Métropole Européenne de Lille
Mission Médiation déontologie éthique
2 boulevard des Cités Unies
CS 70043
59040 Lille Cedex
En cas de saisine des référents déontologues par voie postale, la MEL effectue la réexpédition du second pli confidentiel non ouvert à l’adresse personnelle de l’un des référents déontologues, dans les meilleurs délais.
La MEL mettra également à disposition des salles de réunion permettant de recevoir les élus municipaux, sur demande des référents déontologues.
2.2. Coordination administrative et financière
La MEL procède, pour le compte de la Commune, à l’engagement, à la liquidation et au règlement des vacations des référents déontologues au titre de la saisine de ces derniers par les élus de la Commune.
Dans ce cadre notamment, la MEL établit une lettre de vacation annuelle permettant de formaliser l’engagement comptable des dépenses prévisionnelles annuelles de vacations. Si besoin, la MEL établit des lettres de vacations supplémentaires au cours de l’année civile. La MEL constate et valide le service fait des vacations sur la base des états déclaratifs établis par les référents déontologues et communiqués à la MEL par ces derniers. Les états déclaratifs font apparaître par commune et par référent déontologue pour la période passée : le nom de la commune, le nombre de dossiers traités, le coût unitaire et global des vacations, les frais de déplacement, hébergement, restauration éventuels. En raison de l’obligation de secret et de discrétion professionnels des référents déontologues, les états déclaratifs ne mentionnent ni le nom de l’élu auteur de la saisine, ni les motifs de saisine. Ces informations ne peuvent en aucun cas être divulguées à la MEL ou à la Commune, ce que la Commune reconnait et accepte.
Sur la base des états déclaratifs susvisés, la MEL procède à la liquidation des vacations par l’édition d’un bulletin de paie, par référent déontologue, et procède au mandatement des vacations et au remboursement de frais éventuels auprès du comptable public, en fournissant toutes pièces justificatives afférentes. La MEL s’assure du bon règlement des vacations et frais par le comptable public.
Article 3: Obligations de la Commune
La Commune communique à la MEL, dans les huit jours suivant leur caractère exécutoire : - La délibération du conseil municipal portant désignation conjointe des référents déontologues et autorisation à signer la présente convention,
- La présente convention.
La Commune s’engage à transmettre à la MEL la liste des élus municipaux de la Commune à la date de signature de la présente convention (Annexe 1). La Commune tiendra informée la MEL de tout changement pouvant intervenir dans la composition de son conseil, par l’envoi à la MEL de la liste des élus municipaux mise à jour dans les 10 jours suivant modification de la composition du conseil.
Toute communication à effectuer par la Commune à l’attention de la MEL sera réalisée par mail à l’adresse suivante : assemblees@lillemetropole.fr.
La Commune donne mandat à la MEL pour assurer la formalisation et le suivi de l’engagement, de la liquidation et du mandatement des vacations et frais des référents déontologues au titre de la saisine de ces derniers par les élus de la Commune.
La Commune s’engage à rembourser la MEL des vacations réglées aux référents déontologues afférentes à des saisines réalisées par des élus de la Commune, ainsi que des frais de déplacement, hébergement et restauration afférents.
Article 4: Conditions financières – refacturation – paiement
Les prestations de coordination opérationnelle, administrative et financière objet de la présente convention sont prises en charge par la MEL ne sont pas facturées à la Commune. La MEL refacture, semestriellement, le montant des vacations et frais de déplacement, hébergement et restauration réglées par ses soins au profit des référents déontologues à PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 45 sur 47
raison des saisines effectuées au cours de la période passée à l’initiative des élus de la Commune.
La refacturation des vacations et frais des référents déontologues sera incluse dans la facturation semestrielle applicable dans le cadre du schéma de mutualisation métropolitain. La commune s’engage à rembourser la MEL dans un délai de 30 jours après réception de l’avis de sommes à payer.
Article 5: Entrée en vigueur - Durée – Fin de la convention
La présente convention entre en vigueur à la date de signature par les deux Parties, et à la condition suspensive que la délibération prise par la Commune pour la désignation conjointe des référents déontologues des élus soit conforme au projet de délibération concordante communiqué par la MEL à la Commune,
La présente convention est conclue pour une durée déterminée expirant à la date de cessation du mandat des référents déontologues désignés par la délibération susvisée. Chaque Partie peut mettre fin à la convention à tout moment par Lettre Recommandée avec Avis de Réception, moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.
La résiliation de la présente convention aura pour effet de mettre automatiquement fin au mandat des référents déontologues.
Article 6: Modifications
Toute modification aux stipulations de la présente convention fera l’objet d’un avenant signé des deux parties.
Article 7: Règlement des litiges
Les Parties s’efforceront de régler à l’amiable tout différent relatif à l’interprétation et/ou à l’exécution de la présente convention. Elles disposeront d’un délai de trois mois à compter de la réception du premier courrier de l’une des Parties faisant part de son désaccord à l’autre Partie, pour aboutir à une solution amiable.
À défaut d’accord amiable, les litiges sont de la compétence du Tribunal Administratif de Lille
Fait le ……………….., en deux exemplaires.
Pour la Métropole Européenne de Lille Pour la Ville de Comines,
Le Vice-président Le Maire,
Michel COLIN Éric VANSTAEN
ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ – Scrutin ordinaire
Pour : 33
Contre : 00
Abstention : 00
L’ordre du jour étant épuisé, M. le Maire lève la séance.
Fait et délibéré en séance le 09 juin 2023,
Le Maire,
Eric VANSTAEN.
Le secrétaire de séance,
Eric MUSELET. PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 46 sur 47
Annexe informative à la DCM 2023-044 : PROCES-VERBAL CONSEIL MUNICIPAL DU 09 JUIN 2023 – Page 47 sur 47