Compte-Rendu - 20180613 cr juin

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Compte-Rendu - 20180613 cr juin Document publié le Mercredi 13 juin 2018 par la commune de Mauchamps. Lien du pdf (Compte-Rendu - 20180613 cr juin)Thèmes du document : Travail et emploi, Justice et droit, Institutions publiques, SEANCE DU 13 JUIN 2018

L'an deux mille dix-huit, le mercredi 13 juin 2018, à 20 h 45 le Conseil Municipal légalement convoqué s’est réuni à

la Mairie sous la présidence de Christine DUBOIS — Maire.

Légalement convoqué le 05 juin 2018.

PRÉSENTS Mesdames CHEMIT Dominique

GAUTIER Hélène

MAUDENS Karine

PIAT Sylvie

Messieurs ADAMO Jacques

La BRETONNIERE Laurent

FORTIN Jean-Luc

ABSENTS EXCUSÉS * Messieurs CEPEDA Christophe

(Pouvoir à GAUTIER Hélène)

de l’ESTANG du RUSQUEC Guillaume

(Pouvoir à Madame DUBOIS)

Nomination d’un secrétaire de séance : Monsieur Jean-Luc FORTIN

1 APPROBATION DU COMPTE RENDU DU 22 MARS 2018

Le compte rendu de la séance du 22 MARS 2018 est approuvé à l'unanimité.

2 FUITES D'EAU ENTRE L'ATELIER ET LA SALLE DES FETES

Madame le Maire explique qu’il y a 1 fuite d’eau entre la salle des fêtes et l'atelier, que le tuyau est poreux et

fissuré sur environs 18 mètres, distance entre la salle ou est le robinet d’arrêt de l’eau et l’atelier, il y a urgence de

mettre en place la réparation, les employés n’ont plus d’eau pour travailler

Le Maire propose à l'assemblée les 3 devis qui ont été demandés à 3 plombiers différents

Le 1% pour un montant de 4500 euros ttc de l’établissement CHATEUA -PATTARO

Le 2 ème pour un montant de 4920 euros de l'établissement DCL PLOMBERIE

Le 3 ème pour un montant de 3840 euros de l'établissement PCR PLOMBIER

Après examen des devis le conseil approuve à l’unanimité le devis n° 3 de la société PCR

3 CONVENTION ENTRE LA COMMUNE ET L’A.S.T.E { association pour la santé au travail dans

L'Essonne

Madame le Maire explique que la loi a changé et que maintenant les visites médicales sont redevenues

obligatoires,

Pour cela la commune doit signer une convention entre l'A.S.T. E Association pour la santé au travail en Essonne

Pour assurer un suivi du personnel, faire de la prévention et de la prise en charge, Après études comparatives, il

semble que cette association est idéale pour une petite structure communale comme la nôtre.

Après délibération le conseil municipal approuve cette décision à l'unanimité.

4 SUBVENTION EXCEPTIONELLE POUR LE CVEM

Madame le Maire explique que nous avons reçu un courrier du CVEM, elle lit cette lettre à l'assemblée et donne la

parole à Karine MAUDENS trésorière du CVEM, qui explique que le groupe de voltigeuses et voltigeurs n’ont plus de

cheval pour les compétitions suite à la mort subite de leur compagnon de concours.

1N'ayant pas anticipé la dépense pour le rachat d’un nouveau cheval, le CVEM a donc demandé à la commune et

aux conseillers de lui accorder une subvention exceptionnelle de 1000€.

Après délibération le conseil municipal approuve cette décision à 09 voix pour, Madame MAUDENS Karine ne prend

part au vote.

5 EMBAUCHE DE MME LOUISA BATAILLE EN CDD DE 6 MOIS

Madame le Maire explique que le départ de Melle NOËL Mélanie doit être remplacée par une personne qui sera

principalement dédiée à la comptabilité et au budget pour une durée de 6 mois / renouvelable sur une base de 14h

par semaine.

Après délibération le conseil municipal approuve cette décision à l'unanimité.

6 MISE EN PLACE D’UNE COMMISSION POUR LES NOUVEAUX PLANS DE CIRCULATION DE

LA COMMUNE

Madame Le Maire explique qu’il est nécessaire de créer une commission pour les nouveaux plans de circulation du

village suite aux futures constructions.

Les membres de la commission seront Madame GAUTIER Hélène, Monsieur ADAMO Jacques, Madame CHEMIT

Dominique, Madame PIAT Sylvie et Monsieur FORTIN Jean-Luc. (Suppléante Madame Karine MAUDENS.)

La première réunion préparatoire sera le MARDI 26 JUIN à 20h.

Un flyer sera déposé dans les boites aux lettres pour les habitants qui seraient volontaires à la candidature de 5

postes de membre extérieur au conseil municipal pour cette nouvelle commission.

7 QUESTIONS DIVERSES :

a) Les tas de terre au niveau du stade seront utilisés pour faire le merlon autour du stade.

Les tas de grave dans le chemin du Château d’Eau de la base Intermarché seront aussi étalés dans les prochains

jours par les services de la CCEJR.

b) Madame DUBOIS tient particulièrement à remercier Monsieur Didier CHAMPION pour son aide régulière pour

l'entretien du matériel communal.

c) Mail de Monsieur OFFRETE JL en question du PUBLIC AU CONSEIE MUNICIPAL DU 13 juin 2018

L'ordre du jour prévoit l'embauche d'une secrétaire à temps partiel.

Comment cette embauche se justifie-+-elle alors qu'une secrétaire à temps complet est déjà en poste ? @uelles sont Les fonctions oecupées aujourd'hui par cette dernière, sachant que Le nombre de compétences (carte d'identité, passeport, lnstructions des permis ole construire ete.) ne sont pas ou plus dans Les attributions des petites mairies comme Maucharups ?

Après avoir lu à haute voix cette question aux conseillers, Madame le Maire et ses adjoints ont répondu ce qui suit :

Madame Louisa BATAILLE est embauchée en comptabilité gestion du budget pour 14h par semaine comme l'était

déjà l’ancienne comptable Melle NOËL Mélanie et non en secrétaire de Mairie, poste occupée à temps complet

titulaire par la secrétaire actuelle Madame JAZEIX Michèle.

Ses attributions et son travail ont affectivement beaucoup évolués depuis ces dernières années, Les

dématérialisations systématiques de chaque document, lui demandent beaucoup de temps.

Elle entretient des liens avec les structures intercommunales de la CCEUR, les partenaires et les autres communes

environnantes, les associations sportives ou culturelles le 2. Zéro, les écoles, échanges de matériel, mutualise les

travaux de voirie, réceptionne le conseil communautaire de la CCEJR.

2Pendant 4 années, elle a formé dans le cadre d’un emploi aidé une future adjointe administrative et comptable

complétement novice, qui est maintenant partie comme secrétaire de Mairie dans un autre département.

Elle rédige les communiqués d’information, de communication, de gestion du site internet mauchamps.org, du

Facebook de la mairie.

Elle planifie la location de la salle des fêtes, accueil les locataires, complète les dossiers de location, fait les états

des lieux d'entrée et de sortie.

Elle organise l’ensemble des fêtes de la commune (Noël, Saint Jean)

L'ensemble du conseil approuve son emploi du temps, et Monsieur FORTIN Jean-Luc confirme que la secrétaire est

largement occupée, d’ailleurs Madame le Maire précise que l’ensemble des Communes se plaignent de la

surcharge de travail transférés sur les petites communes du fait des dématérialisations.

Madame le Maire et l’ensemble du conseil propose de joindre au CR une annexe intitulée FICHE DE POSTE DE LA

SECRETAIRE DE MAIRIE référence du CIG de Versailles .

d) LA SAINT JEAN LE SAMEDI 23 JUIN demande des volontaires pour la mise en place des tables et des chaises

rendez-vous à partir 16h place Saint Jean.

Madame le Maire lève la séance à 21 h 25.

MAIRIE DE MAU CHAMPS]

9 0 JUN 08 |LOGO

FICHE DE POSTE

Intitulé du poste : SECRETAIRE DE MAIRIE

Mission du poste : Collaboratrice du Maire et des élus municipaux, vous assurez la mise en œuvre des activités

de la Mairie de

ACTIVITES PRINCIPALES COMPETENCES MOBILISEES

Assistance à l'autorité territoriale

- aider à la décision et conseil aux élus

- assister l'autorité territoriale pour la définition des

orientations stratégiques de la commune

- assurer le suivi et le pilotage des projets

communaux

- contrôler la légalité des actes administratifs et

juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal

- préparer et rédiger des documents administratifs et

techniques,

- Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil

municipal avec rédaction des comptes rendu de

séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

Elaboration du Budget /dossiers de subventions

/ marchés publics / urbanisme

- assurer le montage des dossiers relatifs aux

opérations d'investissement avec recherche de

subventions et suivi administratif et financier des

projets.

- assurer le montage, suivi administratif et financier

des dossiers de marchés publics.

- Suivi gestion des régies municipales

- Gestion de l'urbanisme

Secrétariat du Maire et des élus

- préparer la tenue de réunions de commissions

thématiques en lien avec les projets communaux

- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins

électoraux et des élections professionnelles.

- Organiser et participer aux commissions

communales des impôts directs.

- répondre aux courriers divers (particuliers,

administrations...),

- participer aux réunions diverses

|

Etat civil

- Enregistrer et rédiger des actes d'Etat Civil :

- Accueillir et informer les usagers sur les lois et

règlements en matière d'Etat Civil.

- Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances,

reconnaissances, mariages, décès).

- Délivrer les extraits où copies intégrales dans le

| respect des règles de publicité.

- Délivrer les autorisations administratives en matière

- Connaissances des Instances, processus et circuits

de décision, fonctionnement des assemblées

délibérantes,

- code général des collectivités territoriales

- Cadre juridique de la responsabilité civile et pénale

- bonne connaissance du droit administratif et

statutaire

- Connaissance de la législation des marchés publics,

- Maîtrise des outils bureautiques ( Word, Excel, se)

- Logiciel spécifiquefunéraire.

- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de

mariage, et de cérémonie de parrainage civil

- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration

des mariages.

- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des

déclarations d'actes :

- Apposer les mentions marginales.

- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture,

rédaction et tenue des tables annuelles et

décennales).

Formalités administratives diverses

-Recensement militaire avec établissement de la liste

des jeunes et délivrance des attestations

correspondantes — suivi avec les autorités militaires

Elections politiques et professionnelles

- Gérer les demandes d'inscription sur la liste

électorale, de radiations.

- Préparer les réunions de la commission de révision

des listes électorales et y participer

- Organiser matériellement et administrativement des

bureaux de votes

- Respecter les procédures liées aux scrutins

(dépouillement)

Gestion du cimetière

- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du

cimetière

- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de

travaux des entreprises prestataires

- Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques

techniques et juridiques liés à la gestion des

concessions

- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du

cimetière

- Procéder à toutes les opérations d‘attributions,

renouvellement et reprises des concessions

- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et

veiller à son respect

- Information générale à l'Etat civil

- Code civil

- Règles communes à la rédaction des actes d'Etat

Civil

- Procédures relatives au mariage

- Droit des étrangers résidant sur le territoire

- Techniques rédactionnelles administratives

- Code général des collectivités territoriales

- Code électoral

- Historique du cimetière

- Règlement du cimetière et plan

- Législation funéraire de la commune

- Consignes définies par la hiérarchie, pouvoir de

police du maire

Ressources humaines

- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers

individuels des agents,

- Suivi de l’absentéisme, des dossiers assurance

statutaire

- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions,

etc...)

- Préparer les éléments nécessaires aux procédures

collectives liées à la carrière (notation, évaluation)

Assurer une veille juridique :

- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire

et technique,

- rédiger des documents administratifs, conventions.

- Source du droit (Statut de la FPT, code du travail,

législation sociale, jurisprudence... }

- Règles relatives à l'accès aux documents

administratifs

- Instances, processus et circuits de décision

Autres activités

- participation à l’accueil physique et téléphonique du

\ RRRNÉ LE —public : cartes d'identités,

renseignements divers (gestion des salles

communales,

- recensement obligatoire, renseignements nouveaux

habitants).

- gérer les relations avec les associations et suivre les

partenariats

Polyvalence

- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon

fonctionnement du service public

SAVOIR ETRE

- capacité d'analyse et de synthèse, sens de

l'organisation

- sens du contact, et de la communication.

- sens du service public

- méthode et rigueur

- Autonomie, Initiative

- Discrétion

- Forte disponibilité

CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE

Présence aux cérémonies d'état civil

Présence aux réunions en soirée

Présence aux scrutins électoraux

RELATIONS DU POSTE

Internes : Maire, équipe municipale, agents

Externes : Public, partenaires institutionnels,

responsables associatifs, prestataires privés.

CADRE STATUTAIRE

Catégorie : A, BouC ?

Filière : administrative

Cadre d'emplois : Secrétaire de mairie

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE :

Moyens matériels :

Horaires de travail :

EVOLUTION DU POSTE