Déliberation - DCM24 52 CP RGPD

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Déliberation - DCM24 52 CP RGPD Document publié le Lundi 24 juin 2024 par la commune de Montgeron. Lien du pdf (Déliberation - DCM24 52 CP RGPD)Thèmes du document : Données personnelles, Institutions publiques, Investissement et développement économique, ee RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

gg MAIRIE DE MONTGERON

MONTGERON CONSEIL MUNICIPAL

DÉPARTEMENT DE L'ESSONNE EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS CODE POSTAL 91230

CONSEIL MUNICIPAL DU 24 JUIN 2024

OBJET : N°24/52

Renouvellement de l'adhésion au groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil, avec le Centre Interdépartemental de Gestion de la grande couronne

L'an deux mil vingt-quatre, le vingt-quatre du mois de juin à 18h00, LE CONSEIL MUNICIPAL, convoqué le 14 juin 2024, s'est réuni en séance ordinaire sous la présidence de Madame Sylvie CARILLON, Maire

LE Eire, SoLIqNE, CONSEILLERS EN EXERCICE certifie que le compte-

ae de 'a présente Présents : Mme SyWie CARILLON, Maire, Mme NICOLAS, M. GOURY, éHpération a éteaticne Mme DOLLFUS, M. CORBIN, Mme GARTENLAUB, M. LEROY, Mme RAUNIER,

dans les délais légaux. M. LE TADIC, Mme NOURRY, M. NOEL, M. FERRIER, Mme MOISSON, Mme DALAIGRE, M. MATTENET, Mme MORIN, M. MAGADOUX, Mme CARLOS,

Mme BENZARTI, Mme TOUCHON, M. LE MEUR, M. HACKERT,

Mme CIEPLINSKI, Mme BILLEBAULT, M. CROS (à partir de 18h28),

Mme NADJI, M. VEYRAT, M. MILOSEVIC (à partir de 19h42)

Absents ayant donné procuration :

M. DUROVRAY ayant donné procuration à Mme CARILLON

M. KNAFO ayant donné procuration à M. CORBIN

Mme PLECHOT ayant donné procuration à Mme DOLLFUS

M. SALL ayant donné procuration à M. GOURY

M. SOUMARE ayant donné procuration à M. LEROY

Mme DE SOUZA ayant donné procuration à Mme MOISSON

Mme GUERY ayant donné procuration à Mme NICOLAS

Absents :

M. CROS jusqu'à la délibération n°24/38

M. MILOSEVIC jusqu'à la délibération n°24/56

Mme DALAIGRE a été élue secrétaire de séancel REQÇU EN PREFECTURE

le A ORRERE

dl Application agrée E-kqui , DÉLIBÉRATION N°24/52

99_DE-091-219104215-20240624-0CH2452_CP-

OBJET : RENOUVELLEMENT DE L'ADHESION AU GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA RELIURE DES ACTES ADMINISTRATIFS ET/OU DE L'ETAT CIVIL, AVEC LE CENTRE INTERDEPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE

Vu le Code général des collectivités territoriales,

Vu le Code de la commande publique, notamment ses articles L2113-6 et L2113-7,

Vu le Décret 2010-783 paru le 11 juillet 2010 sur la tenue des registres administratifs,

Vu l'arrêté du 22 février 1968 pris en application de l'article 2 du décret n° 68-148 du 15 février 1968 sur la tenue des registres d'état civil,

Considérant la convention constitutive du groupement de commandes signée du Président du CIG en date du 19 décembre 2023,

Considérant l'intérêt administratif et économique pour la commune, de mutualiser la réalisation de la prestation de reliure des actes administratifs et d'états civils en rejoignant le groupement de commandes coordonné par le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne de la région d'Ile-de-France (CIG Grande Couronne),

Considérant l'avis de la Commission municipale permanente en date du 19 juin 2024,

Le Conseil municipal,

Après en avoir délibéré,

Al’ unanimité,

Ne participe

APPROUVE

DECIDE

AUTORISE

DIT

Ville de Montgeron

pas au vote : M. MILOSEVIC

Les termes de la convention constitutive du groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil, désignant le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne comme coordonnateur du groupement.

D'adhérer au groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil.

Madame le Maire, ou son représentant, à signer la convention constitutive du groupement de commandes et tous documents s'y rapportant et prendre toutes les mesures nécessaires à l'exécution de la présente délibération.

Que la présente délibération peut faire l'objet d'un recours devant le Tribunal Administratif de Versailles dans un délai de deux mois à compter de sa publication ou notification.

POUR EXTRAIT CONFORME

Conseil municipal du 24 juin 2024! RECÇU EN PREFECTURE 1!

le 27/06/2824

99_DE-091-219104215-20240624-0DCH2452_CP-

GRANDE COURONNE

CONVENTION CONSTITUTIVE DU GROUPEMENT DE COMMANDES

POUR LA RELIURE DES ACTES ADMINISTRATIFS ET/OU DE L'ETAT CIVIL PAR LES COLLECTIVITES ET ETABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX

Entre,

Le Centre interdépartemental de gestion de la Grande Couronne de la Région Île-de-France, représenté par GET Dane LEVEL Preside) dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil d'administration en date du 5 décembre 2023, désigné ci-après par « le CIG » ou « le centre de gestion »,

D'une part, et,

Les collectivités et établissements publics adhérents du groupement de commandes, représentés par les personnes habilitées à signer la présente convention par délibération de leur assemblée délibérante, désignées dans l'annexe 1 à la présente convention (engagement de l'adhérent), ci-après désignés « les adhérents »,

D'autre part,

Il est constitué un groupement de commandes, au sens de l'article L2113-6 du Code de la commande publique, réunissant à la fois des collectivités territoriales et des établissements publics pour la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil.

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet la constitution d’un groupement de commandes. Elle définit en outre le coordonnateur du groupement de commandes, les modalités de fonctionnement du groupement, les modalités ainsi que les rapports et obligations de chaque membre.

Le présent groupement de commandes porte sur la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil, résultant des besoins que les collectivités et établissements ont fait connaître au centre de gestion.

ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention prend effet la veille de l'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence, sous réserve de sa signature par les membres du groupement, à sa transmission au service chargé du contrôle de légalité de la Préfecture et à l'accomplissement des formalités de publication de droit commun.

Elle prendra fin avec le terme de l'accord-cadre à bons de commande pour là passation duquel elle est mise en œuvre ou à la date fixée par l'ensemble de ses membres ayant conjointement décidé d'y mettre fin. Dans ce dernier cas, cette décision devra être validée par les assemblées délibérantes de l'ensemble des membres du groupement et sera formalisée dans un avenant à la présente convention signé par l'ensemble des exécutifs.

ARTICLE 3 : ROLE ET OBLIGATIONS DU CIG AU SEIN DU GROUPEMENT

3-1/Désianation du coordonnateur

Le CIG est désigné coordonnateur du présent groupement par l'ensemble des membres du groupement. Le siège du coordonnateur est situé 15, rue Boileau, 78 008 Versailles Cedex.

3-2/ Obligations du coordonnateur

Recueil des besoins : le coordonnateur recense les besoins exprimés par chaque membre adhérent du groupement. Ce recueil s'effectue via une enquête de besoins mise à disposition des collectivités. Le coordonnateur les assiste, si nécessaire, dans la définition de leurs besoins.! REÇU EN PREFECTURE 1!

le 27/06/2824

EL Application agrée E-hepalbtecenn L

BE LAS 2122 06242 ex mm

Opérations de sélection : le coordonnateur mène la procédure de passation de marché, pour le compte de tous les

adhérents, jusqu'à la notification au prestataire retenu.

La mission du coordonnateur comprend :

e L'élaboration et la rédaction des documents constituant le dossier de consultation,

e La rédaction et l'envoi pour publication de l'avis d'appel public à la concurrence,

. La gestion des questions/réponses avec les candidats,

e La réception et l'analyse des candidatures et des offres,

e La convocation et l'organisation de la commission d'appel d'offres

e La rédaction du rapport de présentation prévu aux articles R2184-1 à R2184-3 du Code de la commande

publique

e La signature des pièces du marché par le Président du CIG, puis leur transmission au service chargé du contrôle

de la légalité,

e La rédaction et l'envoi des lettres de rejet aux candidats écartés avec leur motivation,

e La notification du marché au titulaire,

+ L'information des membres du groupement du candidat retenu.

Le coordonnateur reste compétent en cas d’infructuosité pour mener à bien la passation d'une nouvelle

procédure.

Exécution : le coordonnateur assure

e. La collecte, la vérification et la centralisation des bons de commande préparés par les adhérents,

e. Leur transmission au titulaire, avec information de l'adhérent

e L'éventuelle reconduction annuelle du marché, pour une durée maximale de 4 années.

e L'envoi de toute autre information relative au marché, sollicitée par les membres du

groupement,

. La passation d'éventuels avenants et/ou marchés complémentaires

e L'agrément d'éventuels sous-traitants

La mission du coordonnateur prend fin lorsque la convention et le marché expirent

3-3/ Commission d'appel d'offres du coordonnateur

La commission d'appel d'offres du groupement est celle du coordonnateur ; les adhérents n'y sont pas représentés.

Celle-ci est présidée par le Président du CIG et fonctionne selon les règles des articles 11414-2,L1414-3 etL1411-5 du Code général des collectivités territoriales.

ARTICLE 4 : ROLE ET OBLIGATIONS DES ADHERENTS AU SEIN DU GROUPEMENT

Chaque membre du groupement doit :

Concernant le recueil des besoins : déterminer l'étendue de ses besoins en constitution de registres,

Concernant l'adhésion : envoyer au CIG la présente convention signée, accompagnée de l'engagement d'adhésion signé, de la délibération autorisant l'adhésion au groupement de commandes, Concernant l'exécution :

e Envoyer au CIG son (ses) bon(s) de commande, selon le modèle fourni.

e Planifier avec le prestataire la prise en charge des feuillets et réceptionner les registres constitués.

e Mettre en paiement au profit du prestataire les sommes dues à réception de la facture, dans les délais prévus

par l'article R 2192-10 du Code de la commande publique.

e Informer le CIG sur toute anomalie présentée par les travaux de reliure.

De plus, les adhérents devront veiller au respect des clauses contractuelles des marchés et/ou accords-cadres passés

dans le cadre du groupement de commande. Le coordonnateur ne pourra être tenu responsable du non-respect de

ces clauses par un adhérent.! RECÇU EN PREFECTURE 1!

le 27/06/2824

93 _DE-041-219104215-20240624-0CH2452_CP-

ARTICLE 5 : RETRAIT D'ADHERENTS AU GROUPEMENT

Les adhérents peuvent se retirer du groupement. Le retrait est constaté par une délibération de l'assemblée délibérante de l'instance autorisée du membre concerné qui fixe la date de sortie du groupement. Une copie de la

délibération est notifiée au coordonnateur.

ARTICLE 6 : PARTICIPATION FINANCIERE AUX FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT

Le CIG ne perçoit aucune rémunération, ni ne demande aucune participation financière aux adhérents, au titre des frais de procédure et de fonctionnement du groupement de commandes.

ARTICLE 7 : MODIFICATION DES TERMES DE LA PRESENTE CONVENTION

Toute modification de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l'ensemble des membres du groupement. Les délibérations des assemblées délibérantes des membres du groupement des instances sont notifiées au coordonnateur. La modification ne prend effet que lorsque l'ensemble des membres a approuvé les modifications.

ARTICLE 8 : TRAITEMENT ET PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

8-1/ Pour la constitution, la coordination et l'animation du aroupement de commandes

Pour l'ensemble des données collectées et traitées dans le cadre de la constitution et de la coordination du

groupement de commandes pour la reliure des actes administrés et/ou de l'état civil, le CIG, en tant que Responsable de traitement, s'engage à respecter la réglementation en vigueur relative à la protection des données.

Le CIG s'engage notamment à :

e Ne pas utiliser les données personnelles à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées ;

° Ne pas conserver les données personnelles au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles celles-ci ont été collectées et dans la limite maximale fixée par la législation ;

e Mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées afin de garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données personnelles collectées ;

° Ne pas transmettre à un tiers non habilité ou non autorisé les données personnelles collectées ; e À examiner les demandes d'exercice des droits des personnes concernées et à y apporter une réponse dans le délai maximal réglementaire.

Pour toute question, les parties pourront contacter le délégué à la protection des données du CIG à l'adresse rapd@cigversailles.fr.

8-2/ Pour la préparation, la passation et la mise en œuvre du marché de prestation de service pour la reliure

des actes

Dans le cadre de la préparation, la passation et l'exécution du marché de prestation de service pour la reliure des actes,

un traitement de données résiduel peut survenir pour lequel le CIG agit pour le compte de la collectivité. À ce titre et

conformément à l'article 28 du RGPD, le CIG agit en tant que Sous-traitant de la Collectivité qui est le Responsable de

traitement :

Constitution du groupement de commandes a ]

Préparation, passation et exécution du marché de prestation de service pour la reliure des actes et

notamment examen des candidats, choix du titulaire, et centralisation des bons de commande pour

transmission au titulaire.

Types de données Représentant de la collectivité : identité, et coordonnées professionnelles.

Objet du traitement

personnelles par Référent de la collectivité : identité, coordonnées professionnelles, données professionnelles.

catégories de Candidats au marché de prestation de service : identité, coordonnées professionnelles, données

personnes concernées | professionnelles. |

U Collecte _ LL

Accès

Nature dutraitement | Transmission au titulaire du marché (bon de commande)

Conservation

Destruction _ : — |F REÇU EN PREFECTURE

le 27/06/2424

ü A pegelec art bcun dorée £ ke De CON E

99_DE-091-219104215-20240624-0CH2452 CP

Durée du traitement | La durée du traitement est égale à la durée de la présente convention. |

Durée de conservation | Données des représentants et référents des CT: validité et élimination _

des données et sort Données du marché : 10 ans pour le candidat retenu, 5 ans pour les candidats non retenus et |

final élimination |

_ a Fournir au CIG les Données Personnelles objet de la présente convention lorsque le CIG ne procède | pas directement à leur collecte ;

Obligations de la Documenter par écrit toute instruction donnée au CIG concernant le traitement objet de la présente | Collectivité convention j | | | Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par | | le RGPD de la part du CIG: | : Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du CIG. 4 Traiter les données personnelles exclusivement selon les consignes écrites de la collectivité;

S'assurer que les agents du CIG accédant aux données personnelles s'engagent à respecter leur

confidentialité ;

Solliciter la Collectivité pour recourir à un sous-traitant ultérieur avec lequel un contrat de sous-

Engagements du CIG | traitance conforme au RGPD sera conclu ;

Mettre à la disposition de la Collectivité toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect

de la loi en matière de protection des données;

Mettre en place les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin d'assurer la protection, |

la confidentialité et l'intégrité des données personnelles. . |

Pour informer les personnes de la gestion de leurs données personnelles et de leurs droits ;

Assistance du CIG àla | Pour répondre aux demandes des personnes portant sur l'utilisation de leurs données personnelles ;

demande de la CT Pour toutes les formalités nécessaires à réaliser auprès de la CNIL, et en cas de violation de données,

dont la Collectivité sera informée dans les meilleurs délais.

Coordonnées du DPD D ÉSRES _ EE | rypds cigversailles fr | du CIG |

ARTICLE 9 : LITIGES

La présente convention est régie par le droit français. En cas de difficultés lors de son exécution, les parties s'efforcent de résoudre leur différend à l'amiable.

Toute contestation relative à l'interprétation ou à l'exécution de la présente convention ne trouvant pas de solution

amiable ressort du tribunal administratif de Versailles.

A Versailles, ke AAÏ1Q 1122 nr.

Pour le Centre de gestion,

Coordonnateur du groupement,FREUER CT Sn

le 27/06/2424

l Aprhication agrée E-bepalbtecoenn L

43_DE- (0948246 1 04205 -201240624-0CH2452_CP-

GRANDE COURONNE

ANNEXE 1 A LA CONVENTION CONSTITUTIVE

ENGAGEMENT DE L'ADHERENT AU GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA RELIURE DES ACTES ADMINISTRATIFS ET/OU DE L'ETAT CIVIL

IDENTIFICATION DE LA COLLECTIVITE OÙ DE L'ETABLISSEMENT PUBLIC ADHERENT

Dénomination :

SIRET zen

Code postal : sn

Ville : "Mau _ | D

Téléphone :

CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D'ÎLE-DE-FRANCEle 27/06/2624

EL Apple arthcun dre £ leu bre CON E

99_DE-091-219104215-20240624-0CH2452_CP-

IDENTIFICATION DU REPRESENTANT DU POUVOIR ADJUDICATEUR (ADHERENT DU GROUPEMENT) ET DU

REFERENT :

REPRESENTANT DU POUVOIR ADJUDICATEUR

SIGNATAIRE DE LA CONVENTION ET DU PRESENT DOCUMENT ANNEXE :

Nom : dre

Prénom :

Qualité : reel

REFERENT

(PERSONNE EN CHARGE DU SUIVI DU DOSSIER DANS LA COLLECTIVITE) :

Nom : nn nent nn

Prénom : . cree

Fonction : "inner

Téléphone : rennes

ENGAGEMENT

Je soussigné(e) RU OU

autorisé(e) par une délibération en date du , adressée en Préfecture le :

adhère au groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil

et engage le pouvoir adjudicateur que je représente à rémunérer

le titulaire du marché passé pour le compte du groupement de commandes auquel j'ai souscrit.

Signature du membre du groupement :

(Nom, prénom, qualité)

Le service Archives du CIG collecte vos données afin de traiter votre demande d'adhésion au groupement de commandes.

Pour en savoir plus sur la gestion de vos données et sur vos droits, contactez notre délégué à rgpd@cigversailles.fr.

CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D'ÎLE-DE-FRANCE