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Déliberation - cms 546 Delib 02 Adoption reglement organisation seance du CM
Document publié le Lundi 29 juin 2020 par la commune de Saint-Quentin.
Lien du pdf (Déliberation - cms 546 Delib 02 Adoption reglement organisation seance du CM)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Institutions publiques, Justice et droit,
VILLE DE
S A I N T - Q U E N T I N
_____
OBJET
CONSEIL MUNICIPAL
- Adoption du règlement
pour l'organisation
des séances du Conseil
Municipal à distance par
visioconférence pendant la
durée de l'état d'urgence
sanitaire.
-=-
Rapporteur :
Mme le Maire
Date de convocation :
23/06/20
Date d'affichage :
07/07/20
Nombre de Conseillers
en exercice : 45
Quorum : 15
Nombre de Conseillers
présents ou représentés : 45
Nombre de Conseillers
votant : 45
EXTRAIT DU PROCES-VERBAL
DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
_________
Séance du 29 JUIN 2020 à 18h00
Réunion par visioconférence
Sont présents :
Mme Frédérique MACAREZ, M. Xavier BERTRAND, Mme Marie-Laurence MAITRE, M. Freddy GRZEZICZAK, Mme Colette BLERIOT, M. Alexis GRANDIN, Mme Françoise JACOB, M. Karim SAÏDI, Mme Agnès POTEL, Mme Sylvie ROBERT, M. Frédéric ALLIOT, M. Jean-Michel BERTONNET, Mme Sandrine DIDIER, M. Dominique FERNANDE, Mme Mélanie MASSOT, M. Vincent SAVELLI, Mme Monique BRY, M. Bernard DELAIRE, Mme Sylvette LEICHNAM, M. Philippe CARAMELLE, Mme Najla BEHRI, M. Yves DARTUS, M. Pascal TASSART, M. Antoine MACAIGNE, M. Assiba BEAUFRERE, M. Lionel JOSSE, M. Luz GARCIA IDALGO, M. Julien ALEXANDRE, Mme Sylvie SAILLARD, Mme Anne-Sophie DUJANCOURT, M. Aurélien JAN, M. Sébastien ANETTE, Mme Béatrice BERTEAUX, M. Julien CALON, Mme Aïcha DRAOU, M. Thomas DUDEBOUT, Mme Cindy JANKOWIAK, Mme Lise LARGILLIERE, M. Michel MAGNIEZ, M. Louis SAPHORES, Mme Aïssata SOW, M. Olivier TOURNAY.
Sont excusés représentés :
Mme Djamila MALLIARD représenté(e) par M. Pascal TASSART, M. Philippe VIGNON représenté(e) par Mme Françoise JACOB, Mme Nathalie VITOUX représenté(e) par Mme Sylvie SAILLARD
Secrétaire de Séance : Mme Najla BEHRI ____________
L’ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer
la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux afin de faire face à l'épidémie de covid-19 permet aux exécutifs locaux de « décider que la réunion de l’organe délibérant se tient par visioconférence ou à défaut par audioconférence ».
L’ordonnance prévoit que le conseil municipal décide des modalités
techniques de la séance par une délibération au cours de la première séance à distance.
Il convient de préciser que la Ville a retenu la solution technique CISCO
WEBEX MEETING, service proposé par la société CISCO, pour la tenue de cette séance à distance par visioconférence.
Chaque élu municipal a été doté d’une tablette numérique utile au vote
et a bénéficié d’une formation à l’outil de réunion et de vote, assurée par un technicien de la DINMI qui s’est tenu à sa disposition.
En complément, une assistance technique a été mise en place via une
ligne téléphonique dédiée.
Dans ces conditions, et après s’être assuré de l’exactitude des
coordonnées de l’ensemble des conseillers municipaux, les inscriptions et convocations à cette première réunion ont fait l’objet d’une procédure d’envoi sur tablette, avec accusé de réception et de lecture, selon le procédé de convocation habituel.
La convocation contenait toutes les précisions utiles aux conseillers
pour participer à la séance à distance.
L’ensemble des conseillers convoqués ont accusé réception de ladite
convocation.
Ils ont confirmé par tout moyen de leur présence ou de leur absence à
la séance.
Ils ont donné pouvoir quand ils le souhaitaient pour voter en leur nom.
Enfin, un rappel a été envoyé avant l’heure d’ouverture de la séance, à
l’ensemble des membres du conseil.
A l’issue de ces opérations, les conseillers municipaux sont donc à
même de participer effectivement à la réunion du conseil convoqué.
Dans ces conditions, il convient d’adopter les modalités d’organisation
qui figurent dans le règlement annexé à la présente délibération, et qui détaille les dispositions techniques, l’organisation de la séance et de la prise de parole, le déroulement du scrutin, les conditions d’enregistrement et de conservation des débats, et les modalités d’information du public à la séance.
C’est pourquoi, il est proposé au Conseil :
- d’approuver le règlement pour l’organisation des séances du Conseil
municipal à distance par visioconférence pendant la durée de l’Etat d’urgence sanitaire, tel qu’annexé à la présente délibération.
DELIBERATION
Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal, par 43avoix pour
et 2aabstentions adopte le rapport présenté.
Se sont abstenu(e)s : M. Aurélien JAN, M. Olivier TOURNAY.
Pour extrait conforme, Accusé de réception - Ministère de l'intérieur
002-210206660-20200629-49995-DE-1-1
Acte certifié exécutoire
Réception par le préfet : 06/07/20
Publication : 07/07/20
Pour l'"Autorité Compétente"
par délégation REGLEMENT POUR L’ORGANISATION DES SEANCES
DU CONSEIL MUNICIPAL A DISTANCE PAR VISIOCONFERENCE
PENDANT LA DUREE DE L’ETAT D’URGENCE SANITAIRE
En application de l’article 6 de l'ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, « dans les collectivités territoriales et leurs groupements, le maire ou le président peut décider que la réunion de l'organe délibérant se tient par visioconférence ou à défaut par audioconférence ».
Les convocations à la première réunion de l'organe délibérant à distance, sont transmises par le Maire et par tout moyen.
Le Maire rend compte des diligences effectuées par ses soins lors de cette première réunion.
1. Pré-requis pour la tenue d’une séance à distance.
Coordonnées personnelles :
Afin de pouvoir organiser les séances à distance, les membres de l’assemblée doivent communiquer au Maire leurs coordonnées emails et téléphoniques personnelles permettant de les contacter et de recevoir des messages. Ce fichier de gestion publique des coordonnées est conforme aux prescriptions de la CNIL et au Règlement général à la protection des données (RGPD).
Coordonnées administratives :
L’Administration communique par email – et éventuellement par téléphone - aux membres de l’assemblée, les coordonnées nécessaires aux échanges téléphoniques et électroniques avec la collectivité.
Connexion internet :
Chaque membre de l’assemblée doit disposer d’une connexion internet permettant d’utiliser la technologie retenue pour participer à une séance de l’assemblée délibérante par visioconférence. En cas d’impossibilité ils doivent contacter sans délai le service en charge ces questions au : 03 23 06 32 29.
Matériel :
Chaque membre de l’assemblée doit disposer du matériel nécessaire à sa participation à une séance à distance (tablette, ordinateur). Les tablettes sont fournies par la collectivité. La collectivité procède aux formations adaptées.
Pour les séances en visioconférence, ce matériel doit être équipé au minimum d’une caméra et d’un microphone.
Il doit également pouvoir permettre l’utilisation de la solution technique retenue, au moyen de laquelle se tiendra la séance.
2. Identification et convocation :
Identification préalable des membres de l’assemblée :
Au regard de la solution technique choisie, et afin de limiter les risques d’usurpation, l’identification des membres de l’assemblée, en vue de participer à une séance à distance, s’effectue de la façon suivante : Pour la visioconférence :
- Chaque membre reçoit préalablement un compte utilisateur sur la plateforme de l’outil de visioconférence, compte qui est activé par un technicien lors de la formation des participants à la visioconférence ;
- L’Administration diffuse par email à chaque membre les éléments de connexion à la séance (lien internet de connexion, n° d’identifiant de la réunion, autres lien techniques). Convocation :
Toute séance à distance fait l’objet d’une convocation adressée par le Maire à l’adresse email personnelle ou à celle techniquement dédiée par le logiciel de visioconférence, à chaque membre de l’assemblée.
La convocation obéit aux règles de droit commun figurant au CGCT notamment quant au délai d’envoi et à son contenu.
Confirmation de l’envoi de la convocation :
Le Maire envoie par email une confirmation de l’envoi de la convocation à chaque membre de l’assemblée délibérante.
Confirmation de la participation à la séance :
Pour permettre notamment l’établissement préalable d’une liste de présence, chaque membre convoqué doit confirmer sa participation ou sa non-participation à la séance au moins 48 heures avant son déroulement.
En cas de participation, il doit, le cas échéant, indiquer le nombre de pouvoirs dont il est détenteur (deux au maximum pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire) et en transmettre la (les) copie(s) en pièce jointe de son email.
En cas de non-participation, il doit indiquer, le cas échéant, le nom du membre à qui il a donné procuration et en transmettre la copie en pièce jointe de son email.
3. La séance :
Rappel de la tenue de la séance :
Un rappel de la date et de l’heure de la séance est adressé par e-mail, à chaque membre de l’assemblée délibérante la veille de la séance.
Formalités préparatoires à la participation à la séance :
Chaque membre de l’assemblée doit s’assurer du bon fonctionnement de sa connexion internet pour participer à la séance et doit tester préalablement la solution technique retenue avec lequel se tiendra la séance.
En cas de difficulté, il est invité à contacter son opérateur de télécommunication et éventuellement le technicien informatique en charge de ces questions au : 03 23 06 32 29.
Au jour et à l’heure indiqués pour la tenue de la séance, chaque membre est invité à s’installer dans un environnement propice, qui lui permettra de se consacrer à cette séance (pièce séparée au sein du domicile, par exemple, ou site de regroupement convenu avec l’Administration en cas de difficultés de connexion ou de débit).
Ouverture de la séance :
Lorsque tous les participants sont connectés, le Maire ouvre la séance et procède à l’appel nominal. Chaque participant signale sa présence oralement et confirme, le cas échéant, s’il est détenteur de pouvoir(s). Après s’être assuré que le quorum est atteint - fixé au tiers des membres participants à la séance pendant l’état d’urgence sanitaire – le Maire passe à l’examen des points inscrits à l’ordre du jour.
Déroulement de la séance :
Le Maire expose chaque point inscrit à l’ordre du jour. Il peut donner la parole aux membres de l’assemblée. Il dirige les débats.
L’ensemble des membres du conseil ne peut être vu simultanément à l’écran, c’est pourquoi le déroulement des débats requiert une certaine discipline.
Ainsi, et pour la clarté de leurs interventions, les membres s’expriment à tour de rôle après avoir été préalablement autorisés à prendre la parole par le président de séance. Ils doivent user d’un temps de parole raisonnable en privilégiant des interventions courtes et efficaces afin que tous les participants
puissent s’exprimer. Le président de séance veille à l’expression de tous et procède à un rappel à l’ordre en tant que de besoin.
Pour signifier leur volonté de prendre la parole et afin de ne pas couper les débats en cours, ils utilisent de préférences les options proposées par la solution technique retenue. Ils doivent notamment solliciter la parole en rédigeant un message en indiquant « PAROLE » via le chat de l’outil proposé.
Avant de s’exprimer, chaque membre doit activer son micro et se présenter en déclinant son nom et son prénom.
Pendant le déroulement de la séance et afin d’éviter tous bruits de fond pouvant en perturber le bon déroulement, les membres de l’assemblée sont invités à couper leur micro, sauf pendant le temps où ils s’expriment.
Scrutin :
A l’issue des débats, le Maire engage le vote.
Il est voté au moyen des boutons suivants : Le scrutin est public et il ne peut être secret. En cas d'adoption d'une demande de vote secret, le Maire reporte ce point de l'ordre du jour à une séance ultérieure. Cette séance ne peut se tenir par voie dématérialisée.
A l’issue du vote, le résultat s’affiche à l’écran.
Clôture de la séance :
Lorsque l’ordre du jour est épuisé, le Maire clôture la séance.
Diffusion et enregistrement des débats :
L’enregistrement et la conservation des débats sont effectués pour l’intégralité de la réunion, laquelle est diffusée en direct sur site Internet de la ville et retransmise en direct sur la chaine de télévision VIAMATELE, ce qui lui assure son caractère public.
Le public n’est pas admis à participer.
L’enregistrement des débats est conservé pendant une durée de 12 mois. Les débats sont intégralement retranscrits par écrit.
Information du public :
Le public est informé de la tenue d’une séance à distance par la publication d’un communiqué dans la presse et sur le site internet de la collectivité et par affichage de l’avis en mairie.
Pour tout ce qui n’est pas prévu par le présent règlement, il convient de se reporter aux dispositions prévues par le code général des collectivités régissant les séances de l’assemblée délibérante en tant qu’il n’y est pas dérogé par l'ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 précitée.